LA GESTION DE PROYECTOS
YESLY YESLY NAY NAYARITH RAMIREZ BLANCO MIGUEL ANGEL CAMARGO GARZON
Tutor: EDISON MORALES LIZARAZO Modulo: ANALISIS DE LA INFORMACION RECOLECTADA PARA DEFINIR LA TIPOLOGIA DE PROYECTO MULTIMEDIAL.
REGIONAL NORTE DE SANTANDER CENTRO DE LA EMPRESA, LA INDUSTRIA Y LOS SERVICIOS (CIES) CUCUTA
TABLA DE CONTENIDO Que es un proyecto? ...................................... ............................................................. ....................................................... ............................................ ............ 4 Mencione Tipos de proyectos............................................................................................ proyectos. ...........................................................................................44 Cuales son las etapas de un proyecto?...................... ............................................. .............................................. .................................. ........... 5 IDEA DEL PROYECTO. .................................................. ..................................................................................... ....................................... .... 5 ESTUDIO DE IDENTIFICACIÓN. .................... ........................................... .............................................. .............................. ....... 5 EL PERFIL DEL PROYECTO. ........................................................... ................................................................................ ..................... 6 Proyectos sociales. ....................... .............................................. .............................................. ...................................................... ............................... 6 Nombre del Proyecto. ....................................................... .............................................................................. ................................... ................. ..... 6 Descripción del Proyecto .................... ........................................... .............................................. ............................................... ........................ 6 Justificación Justifica ción del Proyecto. ................................................................ ........................................................................................ ........................ 6 Estudio del Mercado. ............................................................. ................................................................................................ ................................... 6 Área de influenci influenciaa del proyecto. ............................................................ ............................................................................... ................... 7 Demanda del Proyecto .................... ........................................... .............................................. ................................................... ............................ 7 Población Total Total Por Sexo y Edad ................................................................... ............................................................................. .......... 7 Que es la gestión de proyectos? ............................................................. ........................................................................................ ........................... 7 Cuales son las funciones del director del proyecto?........ ................ ................ ................ ................ ................ ............ ........ ...... 8 En que consiste el triángulo del proyecto? Explique la importancia del mismo. ............. .............88 Costo: El costo de desarrollar un proyecto depende de múltiples variables incluyendo costos de mano de obra, costos de materiales, administración de riesgo, infraestructura (edificios, máquinas, etc.), equipo y utilidades. Cuando se contrata a un consultor independiente para un proyecto, el costo típicamente será determinado por la tarifa de la empresa consultora multiplicada multiplicada por un estimado del avance del proyecto. ....................... .............................................. .............................................. .............................................. ........................................ ........................... .......... 9 Alcance: Requerimientos especificados para el resultado final. La definición global de lo que se supone que el proyecto debe alcanzar y una descripción específica de lo que el resultado final debe ser o debe realizar. Un componente principal del alcance es la calidad del producto final. La cantidad de tiempo dedicado a las tareas individuales determina la calidad global del proyecto. Algunas tareas pueden requerir una cantidad dada de tiempo para ser completadas adecuadamente, pero con más tiempo podrían ser completadas excepcionalmente. A lo largo de un proyecto grande, la calidad puede tener un impacto muy significativo en el tiempo y en el costo (o viceversa)......................................................................................... viceversa)......................................................................................... 9 Describa los elementos que conforman la planificación del proyecto. ............................ 9 Tareas....................... .............................................. .............................................. .............................................. ........................................................ ................................. 9 Duración....................... .............................................. .............................................. ................................................................... ................................................ .... 10 La duración del proyecto es el número de unidades de tiempo (horas, días, semanas, meses...) necesarias para llevar a cabo el proyecto..................................................... proyecto. .................................................... 10 Recursos ........................ ............................................... .............................................. .............................................. ............................................... ........................ 10 Los recursos que requiere re quiere la realización de un proyecto pr oyecto son de cuatro tipos: ........ ............. ..... 10 Programación.................... ........................................... .............................................. .............................................. ............................................. ...................... 10 TÉCNICAS DE PROGRAMACIÓN ...................................................... .................................................................... ................ 10 Costos.................... ........................................... .............................................. .............................................. ............................................ ................................. ............ 12 Cual es la clave del éxito en la gestión de proyectos? Describa los pasos para lograr que un proyecto sea exitoso....................... exitoso. ............................................. .............................................. .............................................. ............................... ........ 13 Que es un diagrama de Gantt? Ejemplos. ........................................................................ ........................................................................15 15 Que es el método PERT? Ejemplos................................................................................. Ejemplos. ................................................................................15 15 Aplicación de las técnicas PERT PERT::........ ................ ................ ................ ................ ................. ................. .............. .......... ........ ........ ........ ...... 16 Que es el método CPM? Ejemplos.................................................................................. Ejemplos. .................................................................................17 17 2
Que herramientas herramienta s informáticas pueden servir de apoyo en la gestión de proyectos? . . . . . 17
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CUESTIONARIO
Que es un proyecto? Se puede puede definir definir proyec proyecto to como como un conjun conjunto to de activid actividade ades s inte interd rdep epen endi dien ente tes s orie orient ntad adas as a un fin espe especí cífi fico co,, con con una una duración determinada. Un proye proyecto cto es una empresa empresa planifi planificad cada a que consiste consiste en un conjunto de actividades que se encuentran interrelacionadas y coor coordi dina nada da;; la razó razón n de un proy proyec ecto to es alca alcanz nzar ar objet objetiv ivos os específicos dentro de los límites que imponen un presupuesto y un lapso de tiempo previamente definidos.
Mencione Tipos de proyectos. •
PROYECTOS SOCIALES: un proyecto tiene carácter social cuan cuando do su comp comple leme ment ntac ació ión n y oper operac ació ión n no depe depend nde e necesariamente de la capacidad de pago de los consumidores o usuarios potenciales, ni de los rendimientos financieros sobre los dineros invertidos. Ejemplos: proyectos de salud, educación, etc.
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PROYECTO PROYECTOS S PRODUCTIV PRODUCTIVOS OS :
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PROYECTOS DE DE IN INFRAESTRUCTURA
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PROYECTOS AL INTERIOR INTERIOR DE UNA EMPRESA: creación
esto estos s proy proyec ecto tos s tien tienen en como como fin poner poner en operac operación ión una determ determina inada da capaci capacidad dad transform transformadora adora de insumo insumos, s, con el fin de producir producir bienes bienes con destino destino a atende atenderr necesi necesidad dades es de consum consumo. o. Ejempl Ejemplo: o: proy proyec ecto tos s de tran transf sfor orma maci ción ón indu indust stri rial al,, de prod produc ucció ción n agríc gríco ola o agr agroin oindus dustrial rial empr empres esar aria iall capit apital alis istta, de explotación minera, etc.
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tien tiene e como como propó propósit sito o fundam fundament ental al crear crear condi condicio cione nes s que facili faciliten ten e impulsen el desarrollo económico. El producto del proyecto sirve de instrumento para que las comunidades y los agentes econ económ ómic icos os dese desenc ncad aden enen en acti activi vida dade des s pr prod oduc ucti tiva vas s que que mejor me joren en sus sus ingres ingresos os y condi condicio cione nes s de vida, vida, y propic propicien ien efectos económicos hacia otros grupos sociales. Ejemplos: carreteras, centrales eléctricas, etc.
d nuevos productos (tecnológicos), ampliación mejoramiento mejoramiento (ampliación de capacidad productiva)
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o
Cuales son las etapas de un proyecto? ETAP ETAPAS AS DE UN PROYECTO. PRO YECTO.
La finalidad de todo proyecto como como docume documento nto de anális análisis, is, es aporta aportarr elemen elementos tos de juicio juicio para la toma de decisiones sobre su ejecución o sobre el apoyo que debiera prestar para su realización.
IDEA DEL PROYECTO. La creación de un proyecto surge con la idea para satisfacer una una nece necesi sida dad d medi median ante te la crea creaci ción ón de un bien bien o serv servici icio, o, apr aprovech vecha ando ndo la nece neces sidad idad exis xisten tente en un “nich nicho o de mercado”. Cualquier persona puede imaginarse como generar un serv servic icio io o un bien bien al nota notarr una una nece necesi sida dad. d. Es así así como como surgen los proyectos. En esta parte se le da nombre al proyecto, objet objetiv ivo o gene genera rall y espe específ cífic ico, o, just justifi ifica cació ción, n, desc descrip ripció ción n del del proyecto, se estiman inversiones globales y posibles fuentes de financiamiento, ya sean propias o externas. externas.
ESTUDIO DE IDENTIFICACIÓN. La identifica icación de la idea de un pro proyecto, responde bási básica came ment nte e a las las preg pregun unta tas s ¿qué ¿qué prod produc ucir ir? ? y ¿par ¿para a quié quién n producir?, cuyas respuestas involucran aspectos del mercado tales como demanda y oferta, precios, etc. Los Los estu estudio dios s de iden identi tifi fica caci ción ón tien tienen en por por obje objeti tivo vo trat tratar ar de detectar en primer lugar si la idea del proyecto es o no factible realizar. Las investigaciones que se realizan en esta fase son de carácter prel prelim imin inar ar,, por por lo tant tanto o no pose poseen en la prof profun undi dida dad d de los los estudios que siguen.
Investigación de Mercado . Por su carácter preliminar, constituye un sondeo de mercado, antes de incurrir en costo innecesario, se decide si conviene continuar con las fases siguientes del estudio del proyecto. Por medio de este sondeo del mercado, se deberá investigar si exis existe te dema demand nda a insa insati tisf sfec echa ha,, la cual cual pued puede e evid eviden encia ciarr por por medio de los siguientes indicadores: • Precios muy altos con relación a sus sus costos.
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• La existencia existencia de controles de costos costos • La existencia de racionamiento • Capacidad instalada ociosa.
EL PERFIL DEL PROYECTO. Muchos proyectos son evaluados para financiamiento a nivel de perfil, dependiendo muchas veces del monto de la inversión. Se tienen proyectos sociales y económicos a nivel de perfil.
Proyectos sociales. Estos proyectos los genera el gobierno o un ente con finalidad social. El contenido de un proyecto social puede establecerse de la siguiente manera:
Nombre del Proyecto. Debe nombrarse el proyecto y el lugar donde se ejecutará, por ej. Proye Proyecto cto de remodelación del Aeropuerto Internacional de Barajas en Madrid, España.
Descripción del Proyecto Menci encion ona a el nombr ombre e del proyect yecto o, así com como las las obra bras a desarrollar a nivel general, cuantificando los beneficiados, así como el monto estimado y las posibles fuentes de financiamientos.
Justificación del Proyecto. Se justifica el proyecto realizando un análisis de la situación actual y los beneficios que llevaría al área donde se ejecutaría, el núm número ero de pers ersonas onas bene benefi fici ciad adas as y los los prob proble lema mas s o necesidades que se solventarían y que además se evitarían en el futuro.
Estudio del Mercado. El objet bjetiv ivo o de estud tudio de merca ercado do,, es dete deterrmin minar muy muy punt puntua ualm lmen ente te la zona zona que que se aten atende derí ría a con con los los serv servic icio ios s mencionados anteriormente.
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Área de influencia del proyecto. Se refiere a la zona que tendrá efecto el proyecto, sirviendo de base para hacer el estudio de mercado en el área de influencia del proyecto.
Demanda del Proyecto Se debe debe descri describir bir y cuanti cuantifica ficarr la cantid cantidad ad de person personas as que requi equier eren en de la reali ealiza zaci ción ón del del proy proyec ecto to,, y que que será serán n los los beneficiarios directos del mismo. Debe distinguirse el segmento de mercado o las características de la población que recibirán el servicio. La población actual puede representarse en un cuadro como el siguiente:
Población Total Por Sexo y Edad Edad (Años)
M
F
Total
%
Total
Esta Esta poblac población ión debe debe proye proyecta ctarse rse para para cualqu cualquier ier número número de años, considerando la tasa de crecimiento de esta, tomando como base el total de la población del cuadro anterior utilizando la fórmula. Población Futura Futura = Población Base (1+i) n Donde: La i representa la tasa de crecimiento de la población Y n el numero de años según se quiera i r proyectando. Los Los porcen porcentaj tajes es determ determina inados dos en el cuadr cuadro o anterio anteriorr pueden pueden aplicarse a las poblaciones futuras según las edades.
Que es la gestión de proyectos?
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La gestión de proyectos es la disciplina de organizar y administrar recursos de manera tal que se pueda culminar todo el trabajo requerido en el proyecto dentro del alcance, el tiempo, y coste definidos. Un proyecto es un esfuerzo temporal, único y progresivo, emprendido para crear un producto o un servicio
Cuales son las funciones del director del proyecto? En que consiste el triángulo del proyecto? Explique la importancia del mismo. Como cualquier empresa humana, los proyectos necesitan ser ejecutados y
entregado entregados s bajo ciertas ciertas restriccio restricciones. nes. Tradicionalme radicionalmente, nte, estas estas restricciones han sido alcance, tiempo y costo. Esto también se conoce como el Triángulo de la Gestión de Proyectos, donde cada lado representa una restricción. Un lado del triángulo no puede ser modificado sin impactar a los otros. Un refinamiento posterior de las restricciones separa la calidad del producto del alcance, y hace de la calidad una cuarta restricción. •
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La rest restric ricci ción ón de tiem tiempo po se refi refier ere e a la cant cantida idad d de tiem tiempo po disponible para completar un proyecto. La restricción de coste se refiere a la cantidad presupuestada para el proyecto. La restricción de alcance se refiere a lo que se debe hacer para producir el resultado final del proyecto. Estas tres restricciones son frecuentemente competidoras entre ellas: incrementar el alcance típicamente aumenta el tiempo y el costo, una restricción fuerte de tiempo puede significar un incremento en costos y una reducción en los alcances, y un presu presupue puesto sto limitad limitado o puede puede traduc traducirs irse e en un incre incremen mento to en tiempo y una reducción de los alcances. La disciplina de la gestión de proyectos consiste en prop propor orcio ciona narr las las herr herram amie ient ntas as y técn técnic icas as que que perm permit iten en al equipo equipo de proye proyecto cto (no solame solamente nte al gerent gerente e del proye proyecto cto)) organizar su trabajo para cumplir con todas esas restricciones.
Tiempo:
El tiempo se descompone para propósitos analíticos en el tiempo tiempo reque requerid rido o para para comple completar tar los compon component entes es del
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proy proyec ectto que que es, a su vez vez, des descomp compu uesto esto en el tiem tiempo po reque equeri rido do para ara comp comple leta tarr cada cada tarea area que que cont contri ribu buye ye a la finali finalizac zación ión de cada cada compon component ente. e. Cuando Cuando se realiz realizan an tareas tareas utilizando gestión de proyectos, es importante partir el trabajo en pedazos menores para que sean fáciles de seguir. seguir.
costo o de desa desarr rrol olla larr un proy proyec ecto to depe depend nde e de Costo: El cost múltiples variables incluyendo costos de mano de obra, costos de mate materi rial ales es,, admi admini nist stra raci ción ón de ries riesgo go,, infr infrae aest stru ruct ctur ura a (edif (edific icio ios, s, máqu máquin inas as,, etc. etc.), ), equi equipo po y utili utilida dade des. s. Cuan Cuando do se contra contrata ta a un consu consultor ltor indepe independi ndient ente e para para un proye proyecto cto,, el costo típicamente será determinado por la tarifa de la empresa cons consul ulto tora ra mult multip ipli lica cada da por por un esti estima mado do del del avan avance ce del del proyecto.
Alcance:
Requerimientos especificados para el resultado final. La definición global de lo que se supone que el proyecto debe alcanzar y una descripción específica de lo que el resultado final debe ser o debe realizar. Un componente principal del alcance es la calidad del producto final. La cantidad de tiempo dedicado a las las tar tareas eas indi indivi vidu dual ales es dete determ rmin ina a la cali calida dad d glob global al del del proyecto. Algunas tareas pueden requerir una cantidad dada de tiempo para ser completadas adecuadamente, pero con más tiempo podrían ser completadas excepcionalmente. A lo largo de un proyecto grande, la calidad puede tener un impacto muy significativo en el tiempo y en el costo (o viceversa).
Describa los elementos que que conforman la planificación del proyecto. Tareas Todo Todo proyecto está compuesto de tareas o de actividades. Para que el proy proyec ecto to teng tenga a éxit éxito, o, ante antes s de todo todo es nece necesa sario rio plan planifi ifica carr con con cuidado las tareas y luego organizarlas en orden de prioridad. La siguiente forma puede servir para presentar algunas ideas útiles a su grupo o al personal de proyecto.
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Duración La duración del proyecto es el número de unidades de tiempo (horas, días, semanas, meses...) necesarias para llevar a cabo el proyecto. La duración del proyecto depende de la duración de cada una de las tareas y de las relaciones de dependencia que existan entre ellas. Dad Dada una una fech fecha a de inic inicio io,, la dura durac ción ión del del proy proyec ecto to NO nos proporciona directamente la fecha de finalización del proyecto. Para conocer la fecha de finalización es necesario utilizar el calendario del proyecto y el de cada uno de los recursos que participan.
Recursos Los recursos que requiere la realización de un proyecto son de cuatro tipos: a) tiempo. b) personas. c) dinero. d) equipo, instalaciones o instrumentos Para ara dete determ rmin inar ar los los recu recurs rsos os del del proy proyec ecto to debe debes s defi defini nirr cuál cuáles es necesitas para cada una de las tareas o acciones por realizar. Es decir, para cada acción: Qué tiempo, qué personas, qué gastos, qué equipo, instrumentos o instalaciones, se necesitan. Hecho lo anterior realiza un inventario para ver: Qué recursos tienes, define cuáles te faltan y establece cómo harás para conseguir lo que te falta.
Programación TÉCNICAS DE PROGRAMACIÓN
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Las técnicas de planificación se ocupan de estructurar las tareas a realizar dentro del proyecto, definiendo la duración y el orden de ejecución de las mismas, mientras que las técnicas de programación tratan de ordenar las actividades de forma que se pued puedan an iden identi tific ficar ar las las rela relacio cione nes s temp tempora orale les s lógi lógica cas s entr entre e ellas ellas,, determinando el calendario o los instantes de tiempo en que debe reali realizar zarse se cada cada una. una. La progr program amació ación n debe debe ser coher coherent ente e con los obje objeti tivo vos s pers perseg egui uido dos s y respe espeta tarr las las restr estric icci cion ones es exist xisten ente tes s (recursos, costes, cargas de trabajo, etc...). La programación consiste por lo tanto en fijar, fi jar, de modo aproximado, los instantes de inicio y terminación de cada actividad. Algunas actividades pueden tener holgura y otras son las actividades críticas (fijas en el tiempo).
PASOS: •
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Cons Constr trui uirr un diagr iagram ama a de tiemp iempo os (instantes de comienzo y holgura de las actividades). Establecer los tiempos de cada actividad. Anal Analiz izar ar los los cos costes tes del proy proyec ecto to y ajustar las holguras (proyecto de coste mínimo)
RESULTADOS: •
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Disponer de un diagrama de tiempos. Conocer actividades críticas y determinar la necesidad de recursos.
Para comenzar la programación, se ha de partir de los siguientes datos: • • • • •
diagrama de red del proyecto (PDM, ADM...); estimación de duración de actividades; recursos asignados a las actividades; calendarios de recursos para actividades; limit limitac acio ione nes, s, como como fech fechas as fija fijas s para para resu result ltad ados os o fase fases s del del proyecto.
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Según los resultados que deseemos conocer, podemos hacer uso de unas determinadas herramientas o de otras. En el siguiente cuadro se muestran todas ellas, que pasamos a comentar a continuación:
Costos Los costos son un aspecto importante de la programación y control del proyecto. Project proporciona varios tipos de costos. En Project, puede especificar y controlar los siguientes tipos de costos: * Costo basado en tasas: costo que se calcula en función de las tasa tasas s de pago pago (tas (tasa a de pago pago:: cost costo o del del recurs ecurso o por por hora hora.. Proj Projec ectt ofrece dos tipos de tasas de pago: tasas estándar y tasas de horas extra xtra.) .) espe espec cific ifica adas das para un recur ecurso so (rec (recu ursos rsos:: pers perso onas, nas, equipamiento y material que se utilizan para completar las tareas de un proyecto.) y la cantidad de trabajo (trabajo: en el caso de las tareas, corresponde a la mano de obra total necesaria para completar una una tare tarea. a. En las las asig asigna naci cion ones es,, la cant cantid idad ad de traba trabajo jo que que se ha asignado a un recurso. En los recursos, corresponde a la cantidad total de trabajo para la que está asignado un recurso en todas las tareas. Trabajo no equivale a duración de tarea.) realizado por ese recurso. * Costo por uso (costo por uso: tarifa fija por el uso de un recurso que se puede aplicar en lugar de, o además de, una variable. Para los recursos de trabajo, el costo por uso se acumula cada vez que se utiliza el recurso. Para los recursos materiales, el costo por uso se acumula sólo una vez.): costo que se contrae cada vez que se utiliza un recur ecurso so o una una vez vez por por cada cada tar tarea (tar (tarea ea:: acti activi vida dad d con con un comienzo y un fin. Los planes de proyectos se componen de tareas.) finalizada asignada al recurso.
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* Costo fijo (costo fijo: costo establecido para una tarea que permanece constante, independientemente de la duración de la tarea o del trabajo realizado por un recurso.): costo que se define para una tarea y no para un recurso. Los costos fijos no cambian, inde indepe pend ndie ient ntem emen ente te de la dura duració ción n (dur (durac ació ión: n: perío período do tota totall de tiempo de trabajo activo que es necesario para completar una tarea. Normalmente es la cantidad de tiempo de trabajo desde el comienzo hasta el fin de una tarea, definido en el calendario del proyecto y de recu recurs rsos os.) .) de la tare tarea a o del del trab trabaj ajo o real realiz izad ado o en la tare tarea a por por un recurso. * Recurso de costo (recursos de costo: recursos que no dependen de la cantidad de trabajo de una tarea o de la duración de una tarea, por por ejem ejemplo plo los los bille billete tes s de avió avión n o el aloj alojam amie ient nto. o.): ): recu recurs rso o que que permite acumular costos puntuales o periódicos que pertenecen a una tarea. Entre los recursos de costo se incluyen los pasajes de avión y el alojamiento. Suelen ser costos puntuales de cada tarea, aunque puede haber varios apuntes distintos para ese costo mientras dure la tarea. * Recurso de presupuesto (recurso de presupuesto: un recurso de pres presup upue uest sto o ayud ayuda a a capt captura urarr el dine dinero ro,, trab trabajo ajo o mate materi rial al que que financia a un proyecto. Los presupuestos sólo pueden aplicarse al nivel de proyecto mediante la asignación ión de un recurso rso de presupuesto a la tarea de resumen del proyecto.): recurso que se aplic aplica a al proy proyec ecto to en su tota totalid lidad ad.. Los Los recurs ecursos os de pres presup upue uest sto o repr repres esen enta tan n la capa capaci cida dad d máxi máxima ma de un proy proyec ecto to de cons consum umir ir unidades monetarias, de trabajo o de material. Sin embargo, esto no impl implic ica a que que un proy proyec ecto to no pued pueda a supe supera rarr su pres presup upue uest sto. o. Los Los recur recursos sos de presu presupue puesto sto propo proporc rcion ionan an un modo modo de compar comparar ar las cifra cifras s prev previs ista tas s con con los los cost costos os cont contin inuo uos s para para pode poderr real realiz izar ar un seguimiento del estado fiscal del proyecto p royecto..
Cual es la clave del éxito en la gestión de proyectos? Describa los pasos para lograr que un proyecto sea exitoso. La confianza es un elemento clave para lograr el éxito de un proyecto. Si los empleados ven el proyecto como una amenaza, gastarán más energía en tratar de mantener el control o quizás se vuelvan menos activos en lugar de trabajar para lograr el objetivo en común.
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A continuación se encuentran las claves para ganar la confianza de los empleados y lograr el éxito de un proyecto: •
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Compartir una visión estratégica
a través de una gestión efectiva. Establecer valores en común y compartir una cultura empr empres esar aria iall reemp eempla laza zará rá los los mied miedos os even eventu tual ales es con con una una relación basada en la confianza.
Implementar una metodología de trabajo en equipo.
La participación de los empleados brinda respaldo al proyecto ya que están más motivados a implementar ideas cuando ellos mism mismos os las las han han prop propue uest sto. o. Esta Estas s mism mismas as pers person onas as incl inclus uso o pued pueden en prom promov over er las las nuev nuevas as idea ideas s con con sus sus cole colega gas. s. Por el contrario, un proyecto que se haya concebido y desarrollado sin la ayuda de los empleados puede provocarles un sentimiento de exclusión. Debido a esto, siempre se deben tener en cuenta las necesi necesidad dades, es, los consejos consejos y temor temores es de los emple empleado ados s y de aquellos que se benefician con el proyecto para poder definir un solución de desempeño que se adecue a todos. Sin embargo, esta esta part partic icip ipac ació ión n tien tiene e lími límite tes s y se debe deberí ría a apli aplica carr a las las personas motivadas o imp imparciales les para beneficiarse mutu mutuam amen entte de la siner inergi gia a del del equi equipo po en lug lugar de unir unir oposición al proyecto.
Involucrar a los empleados y asignarles responsabilidades. Esto implica hacer que todos los emplea leados de la compañía comprendan su papel y la import importanc ancia ia en la nueva nueva organ organiza izació ción, n, y estab establec lecer er objeti objetivos vos que los motiven, mientras se les asigna responsabilidades. Es sumamente importante implementar un plan de capacitación apropiado para que cada empleado pueda evolucionar en su profesión. En tal entorno, cada empleado estará más inclinado a mejorar sus habilidades para alcanzar sus objetivos personales y, como como cons consec ecu uenci encia, a, inte interrcamb cambia iará rá su exper xperie ienc ncia ia y conocimiento con otros.
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Definir objetivos a corto plazo.
Además Además de los objeti objetivos vos generales del proyecto, se debe establecer una cierta cantidad de logro logros s interm intermedi edios os que, que, al cumplir cumplirse, se, servirá servirán n como como una una serie de pequeños triunfos.
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Que es un diagrama de Gantt? Ejemplos. El diagrama de Gantt, gráfica de Gantt o carta Gantt es una popular herramienta gráfica cuyo objetivo es mostrar el tiempo de dedicación previsto para diferentes tareas o actividades a lo largo de un tiempo total determinado. En gestión de proyectos, el diagrama de Gantt muestra el origen y el final de las diferentes unidades mínimas de trabajo y los grupos de tareas (llamados summary elements en la imagen) o las dependencias entre unidades mínimas de trabajo (no mostradas en la imagen). Ejemplo:
Que es el método PERT? Ejemplos. PERT (Program Evaluation and Review Technique) Desarrollado por la Special Projects Office de la Armada de EE.UU. a fin finales ales de los los 50s 50s para ara el prog progra ram ma de I+D I+D que cond condu ujo a la constr construcc ucción ión de los misile misiles s balíst balístico icos s Polaris olaris.. Está Está orient orientada ada a los sucesos o eventos, y se ha utilizado típicamente en proyectos de I+D en los que el tiempo de duración de las activid ivida ades es una incert incertidu idumbr mbre. e. Dado Dado que las estima estimacio ciones nes de duraci duración ón compor comportan tan incertidumbre se estudian las distribuciones de probabilidad de las dura duraci cion ones es.. Con Con un diag diagra rama ma PER PERT se obti obtien ene e un cono conocim cimie ient nto o
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preciso de la secuencia necesaria, o planificada para la ejecución de cada actividad y utilización de diagramas de red. Se trata de un método muy orientado al plazo de ejecución, con poca consideración hacia al coste. Se suponen tres duraciones para cada suceso, la optimista a, la pesimista b y la normal m; suponiendo una distribución beta, la duración más probable: t = (a + 4m + b) / 6 . Generalmente se denominan técnicas PERT al conjunto de modelos abstractos para la programación y análisis de proyectos de ingeniería. Estas Estas técnic técnicas as nos ayudan ayudan a progr programa amarr un proye proyecto cto con el coste coste mínimo y la duración más adecuada. Están especialmente difundidas el PERT y el CPM. Aplicación de las técnicas PERT: • • • •
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Determinar las actividades necesarias y cuando lo son. Buscar el plazo mínimo de ejecución del proyecto. Buscar las ligaduras temporales entre actividades del proyecto. proyecto. Iden Identi tifi fica carr las las acti activid vidad ades es crít crític icas as,, es deci decir, r, aque aquella llas s cuyo cuyo retra etras so en la ejec ejecuc ució ión n supon pone un retra etras so del del proy proyec ecto to completo. Iden Identi tifi fica carr el cami camino no crít crític ico, o, que que es aque aquell form formad ado o por por la secuencia de actividades críticas del proyecto. Detectar y cuantificar las holguras de las actividades no críticas, es decir, el tiempo que pueden retrasarse (en su comienzo o finalización) sin que el proyecto se vea retrasado por ello. Si se está fuera de tiempo durante la ejecución del proyecto, señala las actividades que hay que forzar fo rzar.. Nos da un proyecto de coste mínimo.
Las traducciones de las siglas en inglés significan: técnica de revisión y evaluación de programas, es una técnica de redes desarrollado en la década de los 50, utilizada para programar y controlar programas a realizar. Cuando hay un grado extremo de incertidumbre y cuando el control sobre el tiempo es más importante sobre el control del costo, PERT PERT es mejor opción que CPM.
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Que es el método CPM? Ejemplos. La traducción de las siglas en inglés significan: método del camino crítico, es uno de los sistemas que siguen los principios de redes, que fue fue desa desarr rrol olla lado do en 1957 1957 y es util utiliz izad ado o para para plan planea earr y cont contro rola larr proyectos, añadiendo el concepto de costo al formato PERT. Cuando los tiempos y costos se pueden estimar relativamente bien, el CPM puede ser superior a PERT. El método de la ruta crítica fue inventado por la corporación DuPont y es comú comúnm nmen ente te abre abrevi viad ado o como como CPM CPM por por las las sigl siglas as en ingl inglés és de Critical Path Method. En administración y gestión de proyectos, una ruta crítica es la secuencia de los elementos terminales de la red de proyectos con la mayor duración entre ellos, determinando el tiempo más corto en el que es posible completar el proyecto. La duración de la ruta crítica determina la duración del proyecto entero. Cualquier retraso en un elemento de la ruta crítica afecta a la fecha de término planeada del proyecto, y se dice que no hay holgura en la ruta crítica. Un proye proyecto cto puede puede tener tener varias varias rutas rutas crític críticas as parale paralelas las.. Una ruta ruta paralela adicional a través de la red con las duraciones totales menos cortas que la ruta crítica es llamada una sub-ruta crítica. Orig Origin inal alme ment nte, e, el méto método do de la ruta ruta críti crítica ca cons consid ider eró ó sola solame ment nte e depe depen nden dencias cias ent entre los los elem elemen enttos term erminal inale es. Un con concept cepto o relac relacion ionado ado es la cadena cadena crítica crítica,, la cual cual agrega agrega depend dependenc encias ias de recursos. Cada recurso depende del manejador en el momento donde la ruta crítica se presente.
Que herramientas informáticas pueden servir de apoyo en la gestión de proyectos? EL ORDENADOR EN LA GESTIÓN DE PROYECTOS * Campos de aplicación del ordenador en la gestión de proyectos. * Paquetes informáticos para la gestión de proyectos.
2. APLICACIÓN DE MS PROJECT * Lo básico en MS Project. * Análisis del PERT. * Trabajo con recursos y calendarios. * Ajuste del plan. Delimitaciones. * Control y seguimiento de un proyecto. * Características avanzadas de MS Project.
LA GESTIÓN DEL EQUIPO DE PROYECTO 17
1. ANALIZAR EL ENTORNO DEL JEFE DE PROYECTO * Análisis del entorno en el que se realizará el proyecto. * Conocer las nuevas competencias requeridas por el entorno. * Particularidades del Jefe de Proyecto dentro de la organización.
2. SABER COMUNICARSE Y MOTIVAR A LOS COLABORADORES COL ABORADORES * Barreras y actitudes que favorecen la comunicación. * La entrevista. * Herramientas de motivación del jefe de proyecto.
3. PREPARAR Y CONDUCIR LAS DIFERENTES REUNIONES DEL PROYECTO * El comportamiento del Jefe de Proyecto. Proyecto. * Moderar eficazmente una reunión. * Los secretos de las reuniones.
4. ORGANIZACIÓN PERSONAL DEL JEFE DE PROYECTO Y EMPLEO DEL TIEMPO. LA DELEGACIÓN * Establecer prioridades. * Clasificación de tareas: importantes, urgentes, activas, rutinarias. * La delegación como herramienta de gestión. * Etapas de una correcta delegación. * Delegación y motivación.
5. ELABORAR UN PLAN DE ACCIÓN PERSONAL * Traducir las herramientas de mejora en metas personales a medio plazo. * Asignar prioridades en relación a su equipo de trabajo.
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