MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES: Concepto del Manual de Organización y funciones El manual de organización y funciones, es un instrumento de trabajo necesario para normar y precisar las funciones del personal que conforman la estructura organizativa, delimitando a su vez, sus responsabilidades y logrando mediante su adecuada implementación la correspondencia funcional entre puestos y estructura. Este manual sirve como un instrumento de apoyo que define y establece la estructura orgánica y funcional formal y real, así como los tramos de control y responsabilidad y los canales de comunicación que permiten una funcionalidad administrativa de la institución.
El Manual de Organización Organización y Funciones permite: •
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Determinar las funciones específicas, responsabilidad y autoridad de los cargos dentro de la estructura orgánica. Proporciona información veraz a los funcionarios y servidores sobre sus funciones específicas, su dependencia jerárquica y coordinación para el cumplimiento de sus funciones, así como sus interrelaciones formales que le corresponde. Ayuda a institucionalizar la simplificación administrativa proporcionando inform informaci ación ón sobre sobre las funcio funciones nes que le corres correspon ponde de desemp desempeña eñarr al personal al ocupar los cargos.
Faci Facililita tarr el proc proces eso o de indu inducc cció ión n del del pers person onal al y perm permitite e el perfeccionamiento y/ u orientación de las funciones y responsabilidades del cargo al que han sido asignados, asignados, así como aplicar programas de capacitación.
Finalidad del Manual de Organización Organización y Funciones. Funciones. La finali finalidad dad de este este docume documento nto es consti constitui tuirr un instru instrumen mento to de gesti gestión ón institucional que oriente a los trabajadores en la ejecución de las funciones específi específicas cas y respons responsabil abilidad idades es que debe realizar. realizar. También, También, tiene tiene como finalidad ayudar a mejorar los canales de comunicación, coordinación y de gestión administrativa de la institución.
Objetivos del Manual de organización y funciones a)
Defi Defini nirr la estr estruc uctu tura ra orgá orgáni nica ca form formal al y real real de la inst institituc ució ión n que que establezca los niveles jerárquicos, líneas de autoridad y responsabilidad, requeridos para el funcionamiento organizacional.
b)
Definir, describir y ubicar los objetivos y funciones de cada puesto y unidades administrativas con el fin de evitar sobrecargas de trabajo, duplicidad, etc.
c)
Iden Identitific ficar ar las las línea líneass de comu comuni nica caci ción ón para para logra lograrr una una adec adecua uada da inte interre rrela laci ción ón entre entre las las unid unidad ades es admi admini nist stra ratitiva vass inte integr gran ante tess de la institución.
d)
Constituir un instrumento eficaz para organizar, dirigir, supervisar y controlar las actividades en general.
Procesos para la elaboración del Manual de Organización y Funciones Par Para proc roceder eder a elab laborar orar el manu manua al de orga organi niza zacción ión y func funcio ione ness es indi indisp spen ensa sabl ble e hace hacers rse e de un conj conjun unto to de info inform rmac ació ión, n, para para obte obtene nerr los los eleme elemento ntoss básico básicoss de análisi análisiss que nos propor proporcio cionen nen conoci conocimie miento nto de la situación orgánica, funcional y jurídica de la institución de referencia. Para tal efec efecto to se reco recomi mien enda da una una meto metodo dolo logí gía a que que comp compre rend nde e una una seri serie e de actividades interrelacionadas entre sí y conformándose en 3 fases: 1.-Recabación de información: Para Para la real realiz izac ació ión n de esta esta fase fase,, es nece necesa sari rio o el cont contar ar con con técn técnic icas as de investigación que permitan recopilar un conjunto de información para obtener el conocimiento a cerca de la estructura orgánica y funcional existente, tanto en lo formal como en lo real, de la institución de referencia. Estas técnicas para el efecto mencionado son: La investigación documental y la investigación de campo.
Investigación documental: El empleo de esta técnica permite captar la situación formal de la institución, esta se obtiene a través del análisis de sus documentos sobre los siguientes aspectos: Marco Jurídico Objetivo Institucional Antecedentes
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Invest Investiga igació ción n de campo: campo: Es conv conven enie ient nte e recu recurri rrirr a las las técn técnic icas as de obtención de información en forma directa, utilizando la entrevista, que es la forma empleada por los encargados de obtener la información, a través del diálogo personal con los responsables de las distintas unidades operativas. Se aconseja utilizar un guión o cuestionario al respecto, en la cual se obtenga la siguiente información. Descripción de objetivos específicos por unidad administrativa. Estructura orgánica actual. • •
MANUAL DE POLITICAS Y PROCEDIMIENTOS
b)
Definir, describir y ubicar los objetivos y funciones de cada puesto y unidades administrativas con el fin de evitar sobrecargas de trabajo, duplicidad, etc.
c)
Iden Identitific ficar ar las las línea líneass de comu comuni nica caci ción ón para para logra lograrr una una adec adecua uada da inte interre rrela laci ción ón entre entre las las unid unidad ades es admi admini nist stra ratitiva vass inte integr gran ante tess de la institución.
d)
Constituir un instrumento eficaz para organizar, dirigir, supervisar y controlar las actividades en general.
Procesos para la elaboración del Manual de Organización y Funciones Par Para proc roceder eder a elab laborar orar el manu manua al de orga organi niza zacción ión y func funcio ione ness es indi indisp spen ensa sabl ble e hace hacers rse e de un conj conjun unto to de info inform rmac ació ión, n, para para obte obtene nerr los los eleme elemento ntoss básico básicoss de análisi análisiss que nos propor proporcio cionen nen conoci conocimie miento nto de la situación orgánica, funcional y jurídica de la institución de referencia. Para tal efec efecto to se reco recomi mien enda da una una meto metodo dolo logí gía a que que comp compre rend nde e una una seri serie e de actividades interrelacionadas entre sí y conformándose en 3 fases: 1.-Recabación de información: Para Para la real realiz izac ació ión n de esta esta fase fase,, es nece necesa sari rio o el cont contar ar con con técn técnic icas as de investigación que permitan recopilar un conjunto de información para obtener el conocimiento a cerca de la estructura orgánica y funcional existente, tanto en lo formal como en lo real, de la institución de referencia. Estas técnicas para el efecto mencionado son: La investigación documental y la investigación de campo.
Investigación documental: El empleo de esta técnica permite captar la situación formal de la institución, esta se obtiene a través del análisis de sus documentos sobre los siguientes aspectos: Marco Jurídico Objetivo Institucional Antecedentes
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Invest Investiga igació ción n de campo: campo: Es conv conven enie ient nte e recu recurri rrirr a las las técn técnic icas as de obtención de información en forma directa, utilizando la entrevista, que es la forma empleada por los encargados de obtener la información, a través del diálogo personal con los responsables de las distintas unidades operativas. Se aconseja utilizar un guión o cuestionario al respecto, en la cual se obtenga la siguiente información. Descripción de objetivos específicos por unidad administrativa. Estructura orgánica actual. • •
MANUAL DE POLITICAS Y PROCEDIMIENTOS
Definición de Política: Manera de alcanzar objetivos. "Es un plan permanente que proporciona guías gene genera rale less para para cana canaliliza zarr el pensamiento admini administr strati ativo vo en direcc direccion iones es específicas
Definición de Manual de Políticas: Docu Docume ment nto o que que incl incluy uye e las las inte intenc ncio ione ness o acciones gene enerale raless de la administración que es prob probab able le que que se pres resente enten n en deter etermi mina nada dass circunstancias. Las políticas son la actitud de la administración superior. Las políticas escritas establecen líneas de guía, un marco dentro del cual el personal operativo pueda obrar para balancear las actividades y objetivos de la dirección superior según convenga a las condiciones del organismo social.
Objetivo del Manual de Políticas: •
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Presentar una visión de conjunto de la organización para su adecuada organización. Precisar expresiones generales para llevar a cabo acciones que deben realizarse en cada unidad administrativa. Proporcionar expresiones para agilizar el proceso decisorio. Ser instrumento útil para la orientación e información al personal. Facilitar la descentralización descentralización,, al suministrar a los niveles intermedios lineamientos claros a ser seguidos en la toma de decisiones. Servir de base para una constante y efectiva revisión administrativa.
Importancia de Manual de Políticas: Su importancia radica en que representa un recurso técnico para ayudar a la orientación del personal y también ayuda a declarar políticas y procedimientos procedimientos,, o proporcionar soluciones proporcionar soluciones rápidas a los malos entendimientos y a mostrar cómo puede contribuir el empleado al logro de los objetivos del organismo. Tamb Tambié ién n ayud yuda a los los adm adminis inistr trad ador ores es a no repe repeti tirr la info inform rmac ació ión n o instrucciones.
Ventajas de los manuales de Políticas: •
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Las políticas escritas requieren que los administradores piensen a través de sus cursos de acción y predeterminen que acciones se tomarán bajo diversas circunstancias. Se proporciona un panorama general de acción para muchos asuntos, y solame solamente nte los asunto asuntoss poco poco usual usuales es requie requieren ren la atención de altos altos directivos. Se proporciona un marco de acción dentro del cual el administrador puede operar libremente. Las políticas escritas ayudan a asegurar un trato equitativo para todos los empleados.
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Las políticas escritas generan seguridad de comunicación interna en todos los niveles. El manual de políticas es fuente de conocimiento inicial, rápido y claro, para ubicar en su puesto nuevos empleados.
Tipos de Manuales de Políticas: •
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Manuales Generales de Políticas: Abarcan todo el organismo social, incluye como elemento primario todas aquellas disposiciones generales como tipo fijo, las cuales en forma unilateral las establece cada área a efectos de sus propias responsabilidades y autoridad funcional. Manuales específicos de Políticas: Se ocupan de una funciona operacional, un departamento o sección en particular.
Desarrollo de políticas Para llevar a cabo la declaración de políticas se sugiere el siguiente método: 1. Formular una lista de políticas, por función operacional (Finanzas, personal, auditoría interna, etc.), aplicable al organismo social que se trate. 2. Discutir la lista de políticas con los responsables de cada función operacional para: Determinar una lista de las políticas que realmente se requieren definir. Precisar los límites a que llegarán las políticas. Determinar una prioridad de políticas para ser desarrolladas. Presentar un borrador de las políticas y discutirlas con los responsables del departamento correspondiente para su aceptación o modificación respectiva. Aprobación de las políticas por la dirección superior. Integrar las políticas al manual conforme éstas vayan siendo aprobadas. • • • •
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Preparación del manual El paso inicial para preparar un "Manual de políticas". Es determinar lo que se desea lograr. Una vez determinados los objetivos, habrá que ponerlos por escrito; cada tipo de manual tiene sus razones de ser, Además todos los manuales administrativos tienen un propósito en común: "Obtener mejores resultados". Posteriormente se iniciará la elaboración en sí del manual, iniciándose el procesamiento de la información, es decir; la integración propiamente de proceso de elaboración.
Elaboración del manual Para la elaboración del manual es muy importante uniformar criterios tanto en la terminología como en la presentación de la información, con el propósito de que se mantengan un sentido de continuidad y de unidad.
Pueden surgir durante la elaboración de manuales de políticas algunas dificultades al determinarse políticas y normas en forma escrita, ya que intereses particulares pueden producir resistencias o desinterés por determinar con éxito dichos manuales. o bien en que no operen las especificaciones en los misinos de la manera establecida. Algunas de las políticas que tratan con los niveles jerárquicos intermedios o inferiores son formuladas comúnmente por los jefes en sus respectivas áreas.
Definición de manual de procedimientos El manual de procedimientos es un componente del sistema de control interno, el cual se crea para obtener una información detallada, ordenada, sistemática e integral que contiene todas las instrucciones, responsabilidades e información sobre políticas, funciones, sistemas y procedimientos de las distintas operaciones o actividades que se realizan en una organización. Las empresas en todo el proceso de diseñar e implementar el sistema de control interno, tiene que preparar los procedimientos integrales de procedimientos, los cuales son los que forman el pilar para poder desarrollar adecuadamente sus actividades, estableciendo responsabilidades a los encargados de las todas las áreas, generando información útil y necesaria, estableciendo medidas de seguridad, control y autocontrol y objetivos que participen en el cumplimiento con la función empresarial. El sistema de control interno aparte de ser una política de gerencia, se constituye como una herramienta de apoyo para las directivas de cualquier empresa para modernizarse, cambiar y producir los mejores resultados, con calidad y eficiencia. Mejoramiento continúo La evaluación del sistema de control interno por medio de los manuales de procedimientos afianza las fortalezas de la empresa frente a la gestión En razón de esta importancia que adquiere el sistema de control interno para cualquier entidad, se hace necesario hacer el levantamiento de procedimientos actuales, los cuales son el punto de partida y el principal soporte para llevar a cabo los cambios que con tanta urgencia se requieren para alcanzar y ratificar la eficiencia, efectividad, eficacia y economía en todos los procesos. Objetivos y políticas 1. El desarrollo y mantenimiento de una línea de autoridad para complementar los controles de organización. 2. Una definición clara de las funciones y las responsabilidades de cada departamento, así como la actividad de la organización, esclareciendo todas las posibles lagunas o áreas de responsabilidad indefinida.
3. Un sistema contable que suministre una oportuna, completa y exacta información de los resultados operativos y de organización en el conjunto. 4. Un sistema de información para la dirección y para los diversos niveles ejecutivos basados en datos de registro y documentos contables y diseñados para presentar un cuadro lo suficientemente informativo de las operaciones, así como para exponer con claridad, cada uno de los procedimientos. Todos los procedimientos que se encuentran dentro del manual deben ser objetiva y técnicamente identificados, dándole la importancia que cada uno merece dentro del proceso productivo u operacional 5. La existencia de un mecanismo dentro de la estructura de la empresa, conocido como la evaluación y autocontrol que asegure un análisis efectivo y de máxima protección posible contra errores, fraude y corrupción. 6. La existencia del sistema presupuestario que establezca un procedimiento de control de las operaciones futuras, asegurando, de este modo, la gestión proyectada y los objetivos futuros. 7. La correcta disposición de los controles validos, de tal forma que se estimulen la responsabilidad y desarrollo de las cualidades de los empleados y el pleno reconocimiento de su ejercicio evitando la necesidad de controles superfluos así como la extensión de los necesarios.
Contenido del manual de procedimientos 1. Título y código del procedimiento. 2. Introducción: Explicación corta del procedimiento. 3. Organización: Estructura micro y macro de la entidad. 4. Descripción del procedimiento. 4.1. Objetivos del procedimiento 4.2. Normas aplicables al procedimiento 4.3. Requisitos, documentos y archivo 4.4. Descripción de la operación y sus participantes 4.5. Gráfico o diagrama de flujo del procedimiento 5. Responsabilidad: Autoridad o delegación de funciones dentro del proceso. 6. Medidas de seguridad y autocontrol: Aplicables al procedimiento.
7. Informes: Económicos, financieros, estadísticos y recomendaciones. 8. Supervisión, evaluación y examen: Entidades de control y gestión de autocontrol.
Manual de Control Interno Contable 1. 2. 3. 4. 5. 6.
El control interno Clasificación de los controles internos Controles específicos Método de evaluación Las pruebas de cumplimiento Diseñando un sistema de control interno
INTRODUCCIÓN : El control interno es de importancia para la estructura administrativa contable de una empresa . Esto asegura que tanto son confiables sus estados contables, frente a los fraudes y eficiencia y eficacia operativa.
DEFINICIÓN El sistema de control interno comprende el plan de la organización y todos los métodos coordinados y medidas adoptadas dentro de una empresa con el fin de salvaguardar sus activos y verificara la confiabilidad de los datos contables.
EL CONTROL INTERNO EN EL MARCO DE LA EMPRESA Contra mayor y compleja sea una empresa , mayor será la importancia de un adecuado sistema de control interno, entonces una empresa unipersonal no necesita de un sistema de control complejo. Pero cuando tenemos empresas que tienen mas de un dueño , muchos empleados, y muchas tareas delegadas . Por lo tanto los dueños pierden control y es necesario un mecanismo de control interno. Este sistema deberá ser sofisticado y complejo según se requiera en función de la complejidad de la organización. Con las organización de tipo multinacional, los directivos imparten ordenes hacia sus filiales en distintos países, pero el cumplimiento de las mismas no puede ser controlado con su participación frecuente . Pero si así fuese su presencia no asegura que se eviten los fraudes. Entonces cuanto mas se alejan los propietarios de las operaciones mas es necesario se hace la existencia de un sistema de control interno estructurado.
LIMITACIONES DE UN SISTEMA DE CONTROL INTERNO Ningún sistema de control interno puede garantizar sus cumplimiento de sus objetivos ampliamente, de acuerdo a esto, el control interno brinda unaseguridad razonable en función de : Costo beneficio •
El control no puede superar el valor de lo que se quiere controlar. •
La mayoría de los controles hacia transacciones o tareas ordinarias.
Debe establecerse bajo las operaciones repetitivas y en cuanto a las extraordinarias , existe la posibilidad que el sistema no sepa responder • •
El factor de error humano Posibilidad de conclusiones que pueda evadir los controles.
Polución de fraude por acuerdo entre dos o mas personas . No hay sistema de control no vulnerable a estas circunstancias.
CONTROL INTERNO ADMINISTRATIVO Y CONTROL INTERNO CONTABLE Dos tipos de controles internos ( administrativo y contable ) El control interno administrativo no esta limitado al plan de la organización y procedimientos que se relacionan con el proceso de decisión que lleva a la autorización de intercambios Entonces el control interno administrativo se relaciona con la eficiencia en las operaciones establecidas por el ente. El control interno contable comprende el plan de la organización y los registros que conciernen a la salvaguarda de los activos y a la confiabilidad de los registros contables. Estos tipos de controles brindan seguridad razonable : 1.
Los intercambios son ejecutados de acuerdo con autorizaciones generales o especificas de la gerencia.
2.
Se registran los cambios para : * mantener un control adecuado * y permitir la preparación de los ee.cc.
3. Se salvaguardan los activos solo accesandolos con autorización 4. Los activos registrados son comparados con las existencias.
Ej: Ctrl int. adm : Cotización de compras , el mas barato Crrl int. cont : Perfecta registración de ingresos de MP.
LOS INTERCAMBIOS Y LOS ESTADOS CONTABLES Los estados contables son un resumen de los efectos económicos de :
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intercambios generados por funcionarios valuaciones modificatorias de dichos intercambios ( Ej Resultado x Vta )
Intercambios : Son las transacciones relizadas con el exterior de la organización estas pueden ser : adquisición o venta de servicios, bs de cambio, de uso, MP ; devoluciones por compra o venta; inversiones; cobros; pagos ; etc Tales intercambios son tratados por el sistema contable que tiene en cuenta : fecha, parte, descripción , cantidad, precio . SISTEMA DE CONTROL INTERNO Y LOS INTERCAMBIOS Para producir estados contables correctos , el proceso contable debe capturar la totalidad de los intercambios y su respectiva información; el control interno debe asegurarse de que tal registración ocurra.
LA CAPTURA DE LOS INTERCAMBIOS Para producir estados contables correctos , es necesario que se registre la totalidad de los intercambios y sus atributos en forma exacta . Schuster dice que debemos tener en cuenta al sistema de control interno contable como un sujeto mas de la organización. Los sujetos reales , que representan a la organización , comprometen a la misma con sus actividades previamente encomendadas mediante los intercambios que realicen; Tales deben estar perfectamente registrados. Existen dos posibilidades de error en los registros de los intercambios: •
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Que no se deje evidencia del intercambio: Aquí no hay rastro en los ee.cc. por lo tanto su detección será difícil. Que habiéndose dejado evidencia, la información no sea procesada: será posible su detección cuando exista evidencia primaria del intercambio producido
LOS FACTORES DEL INTERCAMBIO Y LAS ASEVERACIONES DE LOS EECC Para cada intercambio estamos interesados como auditores que ciertas condiciones se cumplan : • • • • • • • • •
el intercambio se registre exista y este autorizado que los activos pertenezcan al ente tenga obligación por pasivos sea correcta la cantidad registrada sea correcto el precio registrado sea correcta la descripción sea correcta la otra parte del intercambio se registre en el periodo correcto
las aseveraciones contenidas en los eecc pueden ser :
implícitas : ausencia de algún elemento informativo Ej. Si no se dispone de ninguna nota de restricción, suponemos que los activos son di sponibles. Explicitas: Tienen que ver con lo que se expone en los estados contables. Cuando se anuncia que la compañía tiene un determinado valor enproductos terminados, se esta transmitiendo algo respecto de dichos bienes. Lo comunicado se clasifica en la siguientes aseveraciones explicitas. •
Integridad : el sistema contable registra todos los intercambios?
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Existencia : existen todos los intercambios registrados?
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Propiedad : Tiene el ente derechos sobre los activos? Son registrados los pasivos? Exactitud : Se registran los atributos debidamente (cantidad; precio; descripción; fecha)? Valuación : Se valoriza el saldo originado por el valor monetario del intercambio a su valor razonable de acuerdo con las normas contables aceptadas Exposición: Las revelaciones en los Estados contables son correctamente utilizadas.. es decir esta integrado al rubro que corresponde
El sistema de control interno contable tiene que procurar que no se cometan errores , por lo tanto poder así responder fielmente a las aseveraciones. Tales aseveraciones pueden ser aplicadas a cualquier otro tipo de información que no sea los estados contables, emitido por la organización . CONTROL INTERNO EN EL RIESGO DE AUDITORIA
El propósito de la auditoria es brindar seguridad razonable de la información en los estados contables y estén libres estos de errores sustanciables y aseveraciones erróneas. Al expresar una opinión el auditor puede tener los siguientes riesgos : • • •
Que exista error sustancia y en el proceso de preparación de los EECC. Que los controles internos fallen y no se detecte error. Que el proceso de auditoria falle y no se detecte error
Tal riego de auditoria no debe confundirse con el riesgo profesional , este ultimo se expresa a través de : Litigios, Sanciones impuestas por org de ctrl. ; afección de la reputación professional
EL CTRL. INTERNO RELACIONADO CON EL CTRL. INTERNO Según la RT7 la auditoria se realiza para obtener elementos de juicio de valor suficientes que permitan al contador emitir su opinión o abstenerse de ella sobre los EECC del ente en cuestión . Tales juicios deben estar respaldados por elementos validos y suficientes , que permitan respaldar su informe. Este debe determinar el ALCANSE , OPORTUNUDAD Y NATURALEZA de las pruebas de auditoria. El auditor entonces debe determinar mediante su análisis que tan efectivos son los controles internos del ente y menos procedimientos sustantivos para asegurarse de la razonabilidad de las aseveraciones TAREAS DEL AUDITOR INTERNO 1.
La auditoria interna debe efectuar el relevamiento y evaluación del sistema de control interno a fin de evaluar la efectividad del mismo en distintos ámbitos. Confiabilidad, integridad y oportunidad de la información. B. Cumplimiento de las disposiciones legales vigentes . C. Protección de activos , revisando los mecanismos de control. D. Uso eficiente y económico de los recursos. E. Logro de objetos y metas operacionales. A.
1. El aduditor interno debe enfatizarse en el examen de los siguientes aspectos :
CLASIFICACION DE LOS CONTROLES INTERNOS
CONTROLES GENERALES Y ESPECÍFIOS GENERALES : No tienen un impacto sobre la calidad de las aseveraciones en los estados contables , dado que no se relacionan con la info. Contable . ESPECÍFICOS : Se relacionan con la info. Contable y por lo tanto con las aseveraciones de los saldos de los estados contables. Este tipo de controles están desde el origen de la información hasta los saldos finales.
CONTROL CIRCUNDANTE EN EL PROCESAMIENTO ELECTRÓNICO DE DATOS El funcionamiento de los controles generales dependía la eficacia del funcionamiento de los controles específicos. El mismo procedimiento debe ser aplicado a la empresa con procesamiento computarizado. Los controles generales en el procesamiento electrónico de datos ( PED ) tiene que ver con los siguientes aspectos.
ORGANIZACIÓN El personal de PED (sistemas) no realice las siguientes tareas : •
iniciar y autorizar intercambios que no sean para suministros y servicios propios del departamento.
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Registro de los intercambios
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Custodia de activos que no sean los del propio departamento
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Corrección de errores que no provengan de los originados por el propio dpto.
En cuanto a la organización dentro del mismo departamento , las siguiente funciones deben estar segregadas: • • • • • •
programación del sistema operativo análisis , programación y mantenimiento operación ingreso de datos control de datos de entrada / salida archivos de programas y datos.
DESARROLLO Y MANTENIMIENTO DE SISTEMAS Las técnicas de mantenimiento y programación operativos del sistema deben estar normalizados y documentados. OPERACIÓN Y PROCEDIMIENTOS Deben existir controles que aseguren el procesamiento exacto y oportuno de la información contable. •
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instrucciones por escrito sobre procedimiento para para preparar datos para su ingreso y procesamiento La función de control debe ser efectuada por un grupo específico e independiente. Instrucciones por escrito sobre la operación de los equipos. Solamente operadores de computador deben procesar los SIST OP.
CONTROLES DE EQUIPOS Y PROGRAMAS DEL SISTEMA Debe efectuarse un control de los equipos : • • •
programación del mantenimiento preventivo y periódico registro de fallas de equipos Los cambios del sist. Op. Y la programación.
CONTROLES DE ACCESO El acceso al PED debe estar restringido en todo momento. También debe controlarse : •
el acceso los equipos debe estar restringido a aquellos autorizados
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el acceso de la documentación solo aquellos autorizados el acceso a los archivos de datos y programas solo limitado a operadores
EL AUDITOR EXTERNO Y EL CONTROL CIRCUNDANTE El auditor externo deberá relevar y evaluar el control interno con el objeto de depositar confianza o no en los controles de los flujos de información que genera los saldos a ser auditados y de esta manera modificar o no la naturaleza, alcance y oportunidad de su procedimiento. Dentro de este relevamiento y evaluación se encuentra el control circundante. Si alguno de los factores adoleciera de falencias importantes. La conclusión es que no se podrá confiar en los controles internos para modificar la naturaleza y alcance y oportunidad de los procedimientos de auditoria.
ONTROLES ESPCÍFICO
LOS CICLOS DE INFORMACIÓN CONTABLE Un ciclo de información contable esta constituido por el flujo de información que va desde la cuenta del mayor general por el tratamiento contable del intercambio hasta los soportes documentales que contienen los datos inherentes a dicho intercambio. Las cuentas del mayor general son solo objeto de validación mediante procedimiento sustantivo. Para generar los datos contenidos en el mayor , el proceso contable debe capturar los datos de cantidad , precio, descripción, al intercambio para luego tratar dichos datos de tal manera que luego de efectuar sucesivos tratamientos , dichos datos generen los saldos del mayor. Tales tratamiento consiste en llevar los datos del estado a que estén documentados o también en un medio magnético hasta llegar a generar los saldos del mayor. Ejemplo : Los datos del nombre del cliente , dirección , articulo y cantidad se encuentran contenidos en el pedido. El precio se encuentra en la lista de precio del computador . Aprobado el pedido.. se corre el programa de facturación y rmto. Cuando el clte. Recibe la mercadería conforme y firma el rmto , se produce un cambio en la información ya que esta se encontrara en Ventas del día.
LOS PUNTOS DE CONTROL Los intercambios de información están sujeto a errores, estos pueden responder a la cantidad de intercambios y al tratamiento de cada uno de sus atributos. A tales efectos y con el objetivo de lograr estados contable exactos se deben introducir mecanismos de control que detecten tales errores. Que de seguro serán los procesos en donde se produce el intercambio de información . Tal se lo denomina PUNTO DE CONTROL .
TIPOS DE ERRORES Población : Son errores en el número de elementos que contienen los datos que se capturan o procesan. Ej. Se relizan 150 ventas y se registran 148 , el mayor no refleja los intercambios totales, se producen errores de subvaluación. También existen problemas de exceso de elementos contenedores donde se hayan realizado los 150 intercambios pero se registraron 148 y dos duplicados. Existen dos categorías dentro de estos : Autorización : Intercambios no autorizados ingresados al sistema por error o intención. Integridad : son errores de integridad de la información Exactitud : Son discrepancia entre los atributos reales del intercambio y los atributos que el proceso contable captura o procesa. Si los datos del intercambio no reflejan correctamente los términos del mismo , existen errores de exactitud. La transmisión inexacta de datos de un documento o medio a otro y los errores matemáticos son la fuente de los errores de exactitud. Tales errores podrán tener efecto en los saldos. El efecto es diferente si no situamos en un auditor externo a al interno .
TIPOS DE CONTROLES DE PROCESAMIENTO CONTROLES DE POBLACIÓN EN EL PROCESAMIENTO Diseñados para impedir o detectar errores por discrepancia entre los datos que están procesados y la transacción económica que representan. Es decir si la transacción económica es ingresos, mercaderías , resultado por venta. Entonces existe un control de población sumando las facturas de un período y cruzarla con costo de mercaderías + resultado por ventas. CONTROLES DE RECONCLIACION Es un tipo de procesamiento que puede detectar en el procesamiento tanto de errores de población como de exactitud e integridad en las etapas de procesamiento a través de dos corrientes de información que en algún punto estas se separan para ofrecer dos o mas registros diferentes pero que deben coincidir en cuanto a sus totales. Ej Clientes y el mayor de cuentas a cobrar . En estas dos corrientes se puede producir un error tanto de población como de exactitud. Donde el mayor de cliente no coincidirá con el mayor analítico. La reconciliación entre estos dos permite identificar la partida en la cual se ha producido el error.
TIPOS DE CONTROLES DE CUSTODIA Estos tipos de controles están diseñados para evitar que los bienes móviles sean perdidos , dañados o robados y para proporcionar la seguridad de que las cantidades y los valores en existencia sean coincidentes con los registrados.
Estos tipos de controles pueden ser divididos en : Controles sobre la custodia : Procedimiento para prevenir uso no autorizado sobre un activo durante la custodia de un departamento o persona del ente. Las áreas claves son la entrada ( recepción ) , almacenamiento o custodia ( depósito ) . Controles sobre la existencia física : Consisten en los conteos periódicos, evaluación y potencial de venta de los activos y comparándolos entonces con los registros contables para cantidades y valores. Tal comparación puede revelar discrepancia entre existencia y los registrados de esta forma impedir inexactitudes.
CONTROLES EN AMBIENTES COMPUTADORIZADOS Podemos aplicar controles de población y exactitud para el procesamiento PED Controles de usuarios : Es un control manual , debido a que su realización no utiliza funciones y programas computarizados. El control esta diseñado para verificar el resultado de procesos computarizados, aunque su modo de realización es manual. Ejemplo : El departamento de facturación , envía el PED para que procese la información. Controles de Ped : tales controles contienen cuatro componentes. • •
procedimiento de acceso : procedimiento de desarrollo :
Estos dos generan información inherente que se produce en los intercambios •
procedimiento de seguimiento
Este sistema asegura que los errores y asuntos identificados, sean investigados y resueltos apropiadamente. •
funcionamiento de los programas de controles
Los mecanismos de control deben funcionar en función al objetivo en que estos fueron creados .
DIFERENCIA ENTRE LOS CONTROLES DE USUARIO Y PED En un control de usuario la atención del auditor debe centrarse en los procedimientos de indagación y cumplimiento de detalles sobre las tareas a desarrollar por el personal responsable del control . Pero si el control lo hace un PED , entonces deberemos evaluar los componentes de procedimiento de acceso y desarrollo de sistemas y cambios en el sistema y en los programas. Ejemplo : Si existe un listado de O/C emitidos por el PED , que es enviado a contabilidad y alli un empleado controla el seguimiento . Esto es un control de usuario. Pero el empleado depende de la integridad y exactitud del listado
provisto por el PED. Entonces la actividad del empleado .. es solo la actividad manual. Si tipificamos este riesgo como de usuario., el riesgo es satisfacernos solo del trabajo hecho por el empleado de contabilidad. De esta forma utilizamos el control para modificar la naturaleza , alcance y oportunidad de los procedimientos sustantivos. Ello seria entonces una decisión errónea . Al ser un PED se debe focalizar a la atención de validación de componentes y la determinación de la naturaleza, alcance y oportunidad de los procedimientos sustantivos.
METODO DE EVALUACIÓN
Una vez entendido el flujo de información contable se identifican los posibles errores que pueden surgir cada vez que los datos se trasladan de un soporte a otro. Si el auditor los ha detectado todos, entonces estará en condiciones de determinar si la empresa ha establecido controles efectivos para prevenirlos y detectarlos.
El METODO Se compone de los siguientes pasos detallados : Paso 1 – Comprender el flujo de información contable. Consiste en conocer desde la captura hasta la información , los saldos, del mayor. No se puede realizar una auditoria si no se tiene conocimiento de las actividades y procedimientos del cliente. Esto comprende el estudio de su control interno. Se conocen varias formas de realizar este estudio ya sea por medio de cuestionarios , métodos descriptivos y flujograma; siendo los mas útiles los dos últimos. Paso 2 – Identificar los departamentos involucrados y analizar la segregación de funciones Comprendido el ciclo de información contable y haber identificado los medios que contienen la información contable así como también los procesos que lo generan. Debemos también identificar las personas dentro de dichos departamentos que la generan. Esto se hace para identificar las funciones e identificar aquellas que sean incompatibles. Paso 3 – Explicitar los objetivos del control El departamentos tiene función de comprar y esto termina en un a orden de compra. En el capitulo 1 se hablo de que los intercambios debían cumplir con :
- exista y se encuentre autorizado – se registre el intercambio – los activos obtenidos le pertenezcan al ente – tenga obligación por los pasivos – sea correcta la cantidad registrada – sea correcto el precio – sea correcta la descripción – sea correcto la otra parte del intercambio (tercero) – se registre en el periodo contable correcto. La orden de compra deberá cumplir con los objetivos de control • • • • •
Se encuentren autorizadas Sea correcta la cantidad registrada Sea correcto el precio registrado Sea correcta la descripción Sea correcta la otra parte interesada del intercambio
Paso 4 5 6 – Listar los posibles errores de autorización, integridad y exactitud Se identifican cada uno de los comprobantes y medios magnéticos involucrados y sus objetivos de control correspondiente y la totalidad de los errores que podrían ocurrir, para luego en un paso posterior analizar los controles que el ente ha establecido para prevenir y detectar. Si fallamos en la detección de errores , entonces mal podremos evaluar la eficiencia de los controles. Existen errores de : •
Exactitud
O/C no autorizada O/C autorizada por personas no autorizadas O/C autorizada por persona autorizadas pero que no respeta limites. •
Integridad
O/C no prenumerada O/C perdida •
Exactitud
Desigual de cantidad con la cantidad solicitada en la O/C Desigual calidad con la calidadad solicitada en la O/C No corresponde con precios pactadas No corresponde con condiciones de precio pactadas No corresponde con fecha de entrega pactada
Tales errores tienen impacto sobre la eficiencia de la empresa pero no sobre la integridad y exactitud de sus estados contables Entonces el auditor tanto externo como interno solo debe poner atención en los errores que pueden tener influencia sobre el objetivo de su trabajo.
PASO 7 8 9 – Identificar los controles existentes en el ciclo para prevenir o detectar errores de autorización integridad y exactitud. Listado los errores de autorización , integridad y exactitud corresponde relevar el sistema con el propósito de identificar aquellos controles existentes que permitirán prevenir o detectar posibles errores determinados en el paso 4.5.6 PASO 10 – LOS CONTROLES IDENTIFICADOS EN 7 . 8 . 9 . ANALIZAR LA EFECTIVIDAD DE DICHOS CONTROLES , IDENTIFICAR LOS EFECTIVOS Y EFECTUAR LA EVALUACIÓN GENERAL . En esta etapa de evaluación , consiste en identificar los controles existentes en la empresa , identificarlos entonces con un sentido específico de control y con un error posible determinado. Determinar así si el control tiene capacidad para cumplir con su objetivo o si este esta bien diseñado . Pero los errores de autorización , exactitud e integridad pueden ocurrir de todos modos. Por lo tanto una vez analizado y estudiado , con el resultado de tener confianza en el control , se debe realizar la prueba de control con posterioridad. También se debe analizar la segregación de funciones , donde los controles no deben estar efectuados por personas que realizan las tareas respectivas en el ente que es objeto de control . La evaluación individual de cada control nos permitirá efectuar una extrapolación para evaluar la efectividad de todo el ciclo en su conjunto. Pero estamos analizando un control en una determinada etapa, lo cual dependemos que los errores de exactitud e integridad no hayan sucedido en etapas anteriores. De tal evaluación decidimos si podemos tener confianza en ellos o no sobre la integridad y exactitud generada por el flujo de información contable la cual se materializa en la exactitud e integridad de los saldos de las cuentas del mayor general. Si la evaluación es positiva entonces pasamos al siguiente paso , si no lo fuera pasaremos a aplicar el enfoque de auditoria basado íntegramente en los procedimientos de revisión de saldos. Debemos reevaluar los trabajos de auditoria realizados y determinar si es posible el ente de auditarse. La razón de esto es porque si los controles de captura fallan . es sistema interno no puede asegurar que la totalidad de las transacciones realizadas por los funcionarios del ente están reflejadas en los documentos o medios magnéticos establecidos. Si de ser así será imposible detectar lo que no ha sido registrado. PASO 11 DE LOS CONTROLES EFECTIVOS SEGÚN 10. IDENTIFICAR LOS QUE SERAN PROBADOS Y DISEÑAR LAS PRUEBAS DE CUMPLIMIENTO DE LOS CONTROLES A PROBAR La prueba de los controles la realizamos mediante las pruebas de cumplimiento . Tal propósito es obtener una razonable seguridad de que los procedimientos de control interno sean aplicados de acuerdo con lo determinado por la Gerencia y que funcionen eficazmente.
El resultado de la prueba de cumplimiento es SI (se cumple el control) NO ( no se cumple el control) a los efecto de validar la confianza teórica a los sistemas de control con el objeto de determinar NATURALEZA, ALCANCE y OPORTUNIDAD de los procedimientos PASO 12 ANALIZAR , DE SER APLICABLE , LOS CONTROLES DE CUSTODIA. EFECTUAR SU EVALUACIÓN. Todo intercambio tendrá como consecuencia la captura y procesamiento de la información. Los controles de custodia tienen que ver exclusivamente con aquellos intercambios en los cuales hay entrada y salida de bienes. Tales controles evitan que los bienes se dañen, se venzan, sean robados y proporcionar así razonabilidad en la existencia y cantidad según los registros. A los efectos que los estados contables reflejen la realidad. Cabe aclarar que con un recuento físico , se logran ajustar las diferencias, pero estos no nos podrán informar sobre errores en la custodia de los bienes. Entonces los errores de custodia comprenden los controles de entrada , salida, mantenimiento en existencia. Los controles de existencias son procedimientos de recuento y comparación de existencia. PASO 13 EFECTUAR LAS PRUEBAS DE CUMPLIMIENTO.
LAS PRUEBAS DE CUMPLIMIENTO Una prueba de cumplimiento es una prueba que reúne evidencia de auditoria para indicar si un control funciona efectivamente y logra sus objetivos.
TIPOS DE PRUEBA DE CUMPLIMIENTO Existen prueba de :
Detalles : las cuales entendemos que se refieren a la verificación de constancia de un control realizado por los funcionarios del ente sobre todo atributos como fecha , parte , descripción , etc. Contenido en un documento o soporte magnético. Mediante : •
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Comparación de igual tributos entre distintos documentos Comparación entre los números de los comprobantes Verificaciones matemáticas Cumplimiento con autorización general o particular Verificación de secuencia numérica
Indagación :
Observación : El tipo de prueba que se selecciona depende del control identificado y del objetivo de la prueba. Ejemplo Control de integridad de población en la captura de información , tienen como objetivo asegurarse que los datos que revelan el intercambio se ingresan en el sistema de procesamiento . Lo que preocupa a la auditoria es que algunos de esos intercambios , no sean registrados. Por lo tanto tomar una muestra para detectar que se registraron los atributos , no descubrirá las omisiones. Por lo tanto se tiene que recurrir a la prueba de indagación y observación. DESVIACIONES DE CUMPLIMIENTO Las desviaciones nos permiten soportarnos para determinar si se deposita confianza en los controles internos. Antes de comenzar a probar los controles en los cuales se depositará confianza, debemos definir aquello que se constituirá una desviación de cumplimiento. Se entiende por desviación de cumplimiento a todo procedimiento que de acuerdo con las normas establecidas debe efectuarse y no se efectúa. Ejemplo. Pude existir entonces que no se ha realizado un asiento contable o que el mismo este mal hecho , el cual el mismo debería estar bajo asupervisión del encargado del departamento contable. La determinación del desvío nada tiene que ver con el valor monetario dado que el propósito de la prueba de cumplimiento es reunir evidencia respecto del cumplimiento de un control y no sobre el intercambio en particular. Tales desvíos se producen por : • • •
Errores humanos Cambio de personal y falta de familiaridad del mismo Fluctuaciones temporales en el volumen de transacciones.
DISEÑANDO UN SISTEMA DE CONTROL INTERNO
DISEÑO DEL SISTEMA Consiste en : Armar el flujo de información Diseñar los sistemas de control de custodia. Debemos puntualizar como se realizan los intercambios en el ente. El armado del sistema de control debe contener : •
los medios de información ( listado de computador , etc )
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los comprobantes y medios magnéticos de tratamiento y traslado de información los procesos manuales y computarizados que se utilizan los procedimientos establecidos para que la operatoria funcione organizadamente los departamentos involucrados las personas involucradas los asientos para retención de datos
LOS PROCESOS DE CREACIÓN DE LOS CONTROLES •
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Identificar los departamentos involucrados y relacionarlos con documentos o medios magnéticos Analizar la segregación de funciones Identificar los puntos débiles de control Para cada punto de control posibles, detallar la totalidad de los errores posibles Para cada uno de los posibles errores arriba identificados establecer un método de control Para los métodos de control establecidos analizar su costo beneficio Para los métodos de control establecidos analizar la segregación de funciones.
MANUAL CONTABLE – CATALOGO DE CUENTAS
INTRODUCCIÓN Y DEFINICIÓN DEL CATÁLOGO DE CUENTAS : El departamento de contabilidad El departamento de Contabilidad es el sitio donde se concentran todas las operaciones realizadas en los distintos departamentos de la empresa; sufunción principal consiste en registrar en el Mayor todas las operaciones practicadas. Del Mayor, según es costumbre, se obtiene la balanza de comprobación, que a su vez, forma el punto de partida para los asientos de ajuste y de pérdidas y ganancias; y, finalmente, se obtendrían los Estados Financieros, con lo cual queda terminado el ciclo contable. Es en este departamento donde debe establecerse el Catálogo de Cuentas que va a controlar cada una de las cuentas de la contabilidad de la empresa.
El primer paso en el catálogo de cuentas Al recibirse la documentación será necesario clasificar la en grupos homogéneos — ventas, compras cobros, pagos, traspasos, etc.- a fin de dirigirla al sitio en que deben quedar almacenados los datos que contiene, es decir, a las cuentas que forman la memoria de este organismo administrativo. Conviene, pues, establecer esas cuentas, identificándolas con toda exactitud y formando al efecto el llamado catálogo de cuentas. Como su nombre lo indica, el catálogo es una lista de todas las cuentas que pueden necesitarse en vista de las actividades a que la empresa se dedique. Por supuesto, habrá cuentas que se usen en todas las empresas y otras que sean características de cierto tipo de negocios.
El Catálogo de Cuentas
Cuando la empresa alcanza un cierto grado de desarrollo, es absolutamente indispensable formar una lista de las cuentas que deberán utilizarse, evitando así errores de aplicación, y asignar a cada cuenta una cifra que la identifique, ya que se trate de las cuentas que integran el mayor general o de las subcuentas que forman los mayores auxiliares. Hay diversas maneras de organizar este sistema de identificación y, salvo casos especiales, quizá lo m práctico sea optar por una clasificación decimal que permita agregar o suprimir partidas según sea necesario. En el caso de la contabilidad general, que al fin y al cabo, controla toda la actividad de la empresa, conviene comenzar por dar un número índice a cadagrupo general, tanto del balance como del estado de pérdidas y ganancias, de la siguiente forma:
Balance: 1.1. Activo 2.2. Pasivo 3. 3. Capital Estado de Pérdidas y Ganancias: 4. 4. Productos 5.5. Costos 6. 6. Gastos de operación 7. 7. Otros gastos y productos 8.8. …… 9. 9. Cuentas de Orden 0. 0. Cuentas "puente". Estas cifras indican, cada una de ellas, un grupo general distinto y permanecerán invariables, de manera que todas las cuentas de activo comenzarán con el número 1, las del pasivo con el 2, y así sucesivamente. Vienen después las subclasificaciones, que pueden extenderse en forma prácticamente ilimitada. Por ejemplo, en el activo se tendría: 1.1. Activo 1.0 1.0 Circulante 11 1.1 Fijo 1.2 1.2 Diferido Y a su vez, el grupo de circulante podría subdividirse como sigue: 1. Activo 10. Circulante 100 Caja y Bancos 101 Cuentas por cobrar 102 Inventarios En esta forma podría establecerse un catálogo a base de tres cifras, en el que la cuenta de Caja y Bancos seria la 100; la de Clientes, la 101, la deinventarios la 102, etc., de tal manera que si después se quisiera agregar una nueva cuenta, por ejemplo, Mercancías en Tránsito, recibirla el número 103, y así sucesivamente hasta llegar, en el activo circulante a la cuenta 109, o más si se requieren más cuentas. Como, dentro de la clasificación decimal, cada grupo tendré una subclasificación máxima de diez renglones (del O al 9), si fuera necesario abrir
más de diez cuentas en un grupo, es decir, más de diez cuentas en el circulante —siguiendo el mismo ejemplo- se deberá ampliar la clasificación haciendo que el número hasta aquí destinado a una cuenta, se refiera a un nuevo grupo, el cual, a su vez, tendría diez clasificaciones más, en la siguiente forma: 1. Activo 10. Circulante 100. Caja y Bancos 1000 Caja General 1001 Caja chica 1002 Banco x 1003 Etc. De manera semejante podría ampliarse el catálogo, haciendo que los números de las cuentas constarán de cinco o más cifras, en los casos de empresas con operaciones muy complicadas o con dependencias muy numerosas. Para fines prácticos, en la mayoría de las empresas comerciales o industriales un catalogo de cuentas de cuatro cifras, seria suficiente, en el entendido de que no existe un catálogo de cuentas universal, cada empresa deberá elaborar el propio en base a sus necesidades y características particulares. Cuando se utiliza un sistema electrónico el catálogo de cuentas es indispensable, ya que es el único medio con el que cuenta el operador para ponerse en contacto con la contabilidad, pues para poder registrar los movimientos generados deberá ingresar primeramente el número de cuenta que según el catálogo adoptado le corresponda.
CONCEPTO DE CATALOGO DE CUENTAS : Por todo lo anterior expuesto se define el catálogo de cuentas como: Es el índice o instructivo, donde, ordenada y sistemáticamente, se detallarán todas las cuentas aplicables en la contabilidad de una negociación o empresa, proporcionando los nombres y, en su caso los números de las cuentas".
ORGANIZACIÓN DE EL CATÁLOGO DE CUENTAS: Lo más conveniente es ir agrupando las cuentas en el orden en que habrán de aparecer en los estados financieros, numerándolas dentro de un sistema decimal. Esto conviene con el fin de poder designarlas ya por su nombre, ya por su número, lo cual en muchos casos es más práctico.
Clasificación de las cuentas : La mayoría de los elementos de nuestro medio ambiente, como podrían ser una construcción, una bicicleta, un mamífero, un centro de estudios, un automóvil, etcétera, pueden clasificarse de diversas maneras en función de los puntos de vista que se tomen. Las cuentas como elementos de control no son una excepción; por lo tanto también son materia de clasificación. Tomándose en consideración los conocimientos asimilados, pueden integrarse en dos grupos: a. a. Cuentas según el Estado Financiero en el cual reflejan su información. b. b. Cuentas de acuerdo con la naturaleza de su saldo. Tomando como punto de vista el estado financiero en el cual se presenten, las cuentas se subclasifican en: • Cuentas de Balance • Cuentas de Resultados Las primeras son todas aquellas cuentas que se presentan en cualquier Balance General, como es el caso de: bancos, almacén, edificio, proveedores,impuestos por pagar, capital, etcétera. Las segundas son las que integran el Estado de Resultados. Ejemplo: ventas, otros productos, costo de ventas, gastos de operación, etcétera. En función de la naturaleza del saldo de las cuentas, se subclasifican de la siguiente manera: • Cuentas de Saldo Deudor • Cuentas de Saldo Acreedor Las primeras son precisamente aquellas cuyo saldo es deudor, independientemente del estado financiero en que se encuentren contenidas, por ejemplo: bancos, almacén, edificio, costo de ventas, gasto de operación, etcétera. Cuando el movimiento acreedor es superior al deudor, se produce un saldo acreedor; de esta manera, se estará frente a una cuenta clasificada dentro de las de saldo acreedor, sin tomarse tampoco en consideración el estado financiero del cual forme parte; ejemplo: proveedores, impuestos por pagar, capital, ventas, otros productos, etcétera. Por lo tanto, al hablar de bancos, estaremos tratando el caso de una cuenta de Balance de saldo deudor. Al referirse a ventas, se entiende como ejemplo de cuenta de resultados de saldo acreedor, y así sucesivamente será la situación de todas las cuentas, con base en el estado financiero del cual formen parte, y en su saldo.
MANUAL DE USO Y MANEJO DE FORMATOS DE CONTROL
CONTROL INTERNO : UN SISTEMA CONTABLE COMPRENDE LOS METODOS, PROCEDIMIENTOS Y RECURSOS UTILIZADOS POR UNA ENTIDAD, PARA SEGUIR LA HUELLA DE LAS ACTIVIDADES FINANCIERAS Y RESUMIRLAS DE FORMA UTIL PARA QUIENES TOMAN LAS DECISIONES. EL CONTROL INTERNO ESTA DIRECTAMENTE RELACIONADO CON LA CONTABILIDAD, PUES LOS JEFES NECESITAN ESTAR SEGUROS DE QUE LA INFORMACION CONTABLE QUE RECIBEN SEA EXACTA Y CONFIABLE, LO QUE SE LOGRA A TRAVES DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO DE LA ENTIDAD. UN SISTEMA DE CONTROL INTERNO ES EL CONJUNTO DE MEDIDAS QUE TOMA LA ORGANIZACION CON EL FIN DE: • PROTEGER SUS RECURSOS CONTRA EL DESPILFARRO, EL FRAUDE O EL USO INEFICIENTE. • ASEGURAR LA EXACTITUD Y LA CONFIABILIDAD DE LOS DATOS DE LA CONTABILIDAD Y DE LAS OPERACIONES FINANCIERAS. • ASEGURAR EL CUMPLIMIENTO DE LAS POLITICAS NORMATIVAS ECONOMICAS DE LA ENTIDAD. • EVALUAR EL DESEMPEÑO DE TODAS LAS DIVISIONES ADMINISTRATIVAS Y FUNCIONALES DE LA ENTIDAD. 10.1. - CLASIFICACION DE LOS CONTROLES INTERNOS.
CONTROLES ADMINISTRATIVOS : SON LAS MEDIDAS DISEÑADAS PARA MEJORAR LA EFICIENCIA OPERACIONAL Y QUE NO TIENEN RELACION DIRECTA CON LA CONFIABILIDAD DE LOS REGISTROS CONTABLES. EJEMPLO DE UN CONTROL ADMINISTRATIVO, ES EL REQUISITO DE QUE LOS TRABAJADORES DEBEN SER INSTRUIDOS EN LAS NORMAS DE SEGURIDAD Y SALUD DE SU PUESTO DE TRABAJO, O LA DEFINICION DE QUIENES PUEDEN PASAR A DETERMINADAS AREAS DE LA EMPRESA. CONTROLES CONTABLES : SON LAS MEDIDAS QUE SE RELACIONAN DIRECTAMENTE CON LA PROTECCION DE LOS RECURSOS, TANTO MATERIALES, COMO FINANCIEROS, AUTORIZAN LAS OPERACIONES Y ASEGURAN LA EXACTITUD DE LOS REGISTROS Y LA CONFIABILIDAD DE LA INFORMACION
CONTABLE. EJEMPLO: LA NORMATIVA DE EFECTUAR UN CONTEO FISICO PARCIAL, MENSUAL Y SORPRESIVO DE LOS BIENES ALMACENADOS. EL OBJETIVO BASICO DE UN SISTEMA DE CONTABILIDAD ES, PROVEER LA INFORMACION FINANCIERA UTIL. EL OBJETIVO DEL CONTROL INTERNO ES, MANTENER A LA ENTIDAD OPERANDO DE ACUERDO CON LOS PLANES Y POLITICAS TRAZADAS. DE HECHO, CADA SISTEMA DEPENDE DIRECTAMENTE DEL OTRO. LA NECESIDAD DE UN ADECUADO CONTROL INTERNO, EXPLICA LA NATURALEZA Y LA EXISTENCIA MISMA DE MUCHOS REGISTROS, INFORMES, DOCUMENTOS Y PROCEDIMIENTOS CONTABLES. EN EL PAIS, CON LA FINALIDAD DE EVITAR ACTOS MERCANTILES ILEGALES, MALVERSACIONES Y OTRAS PRACTICAS DELICTIVAS, SE HAN APROBADO NORMAS QUE EXIGEN A LAS ENTIDADES UN ADECUADO CONTROL INTERNO Y CONTIENEN PROHIBICIONES ESPECIFICAS CONTRA PRACTICAS DELICTIVAS, COMO LAS DE EFECTUAR TRUEQUES DE PRODUCTOS O SERVICIOS Y EXIGEN MANTENER REGISTROS CONTABLES CON UN DETALLE Y EXACTITUD RAZONABLES.
MEDIDAS PARA LOGRAR UN BUEN CONTROL INTERNO
ESTABLECER LINEAS CLARAS DE RESPONSABILIDAD ESTABLECER PROCEDIMIENTOS DE CONTROL, PARA PROCESAR CADA TIPO DE TRANSACCION, (CADA UNA DEBE PASAR POR 4 ETAPAS SEPARADAS, DEBIENDO SER: AUTORIZADA, APROBADA, EJECUTADA Y REGISTRADA). LA SEPARACION DE LAS TAREAS LIMITA LAS POSIBILIDADES DE FRAUDE Y MEJORA TAMBIEN, LA EXACTITUD DE LOS REGISTROS CONTABLES. ESTE COMPONENTE CRUCIAL, PERO CON FRECUENCIA DESCUIDADO, DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO, SE PUEDE SUBDIVIDIR EN CUATRO PARTES: SEPARACION DE LAS OPERACIONES DE LA CONTABILIDAD. LA FUNCION CONTABLE DEBE ESTAR TOTALMENTE SEPARADA DE LOS DEPARTAMENTOS OPERATIVOS, CON EL FIN DE PODER MANTENER REGISTROS OBJETIVOS. • SEPARACION DE LA CUSTODIA DE LOS ACTIVOS, DE LOS REGISTROS DE ESTOS EN LA CONTABILIDAD. • SEPARACION DE LA AUTORIZACION DE LAS OPERACIONES, DE LA CUSTODIA DE LOS ACTIVOS CORRESPONDIENTES. SIEMPRE QUE SEA POSIBLE.
• LAS RESPONSABILIDADES DEBEN ASIGNARSE, DE FORMA TAL QUE, NINGUNA PERSONA O DEPARTAMENTO MANEJE UNA TRANSACCION COMPLETA, DE PRINCIPIO A FIN.
REALIZAR AUDITORIAS O COMPROBACIONES INTERNAS
NO ES ECONOMICAMENTE FACTIBLE PARA LOS AUDITORES, EXAMINAR TODAS LAS OPERACIONES DE UN PERIODO, POR LO QUE HASTA UN CIERTO GRADO TIENEN QUE CONFIAR EN QUE EL SISTEMA DE CONTABILIDAD PRODUZCA REGISTROS CONTABLES EXACTOS. PARA MEDIR LA CONFIABILIDAD DE LA ENTIDAD, LOS AUDITORES EVALUAN SU SISTEMA DE CONTROLES INTERNOS, DETERMINAN TAMBIEN LOS PUNTOS DEBILES DEL SISTEMA Y RECOMIENDAN LAS CORRECCIONES, BRINDANDO ASI OBJETIVIDAD EN SUS INFORMES. LAS AUDITORIAS SON INTERNAS O EXTERNAS. LOS AUDITORES INTERNOS DEBEN PRESENTAR LOS INFORMES, DIRECTAMENTE AL DIRECTOR GENERAL, DURANTE EL AÑO Y AUDITAR DIVERSOS SEGMENTOS DE LA ORGANIZACION, MIENTRAS QUE LOS AUDITORES EXTERNOS SON COMPLETAMENTE INDEPENDIENTES DE LA ENTIDAD, SIENDO EMPLEADOS DE UNA FIRMA DE CONTADORES PUBLICOS O DE UN ORGANO SUPERIOR ADMINISTRATIVO O ESTATAL QUE AUDITA LAS EMPRESAS EN CONJUNTO. LOS AUDITORES EXTERNOS DEBEN ESTAR LEGALMENTE AUTORIZADOS.
