MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS

CONTENIDO DEL MANUAL INTRODUCCIÓN::........ INTRODUCCIÓN ................ ................ ................ ................ ................ ................. ................. ................ ................ ................ ................ .............. ......... ... 5

¿QUÉ ES EL MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS?........ ................ ................ ................ ................ ............... ........... .... 5 ¿CUÁL ES LA UTILIDAD DE ESTE MANUAL?...................... ............................................. ....................................................... ................................ 5 ¿CUÁLES SON SUS OBJETIVOS?......... ................. ................ ................ ................ ................ ................ ................ ............. ......... ........ ........ ........ ........ ....... ...5 PROCEDIMIENTOS PROCEDIMIE NTOS ADMINISTRATI ADMINISTRATIVOS VOS....................... ........................................................... .................................... ... ...7 7

PROCEDIMIENTO DE AUTORIZACIÓN DE CRÉDITOS A CLIENTES NUEVOS: ........................................... .................... .............................................. .............................................. .................................................... ............................. 7 Descripción escripción del procedimi procedimiento: ento:...................... ............................................. .......................................................... ................................... 7 P roceso:................................................... .......................................................................... ........................................................ ................................. ......... 7 Documentación necesaria:........ ................ ................ ................. ................. ................ ................ ................ ................ ................ ............. ....... ..8 8 Diagrama de Flujo:.................... ........................................... .............................................. .............................................. ................................. .......... 9

PROCEDIMIENTO DE AUTORIZACIÓN DE CRÉDITOS A CLIENTES EXISTENTES.................................................... .......................................................................... .......................................... ................................ .................10 Descripción del procedimiento: ........ ................ ................ ................ ................ ................ ................ ................ ............ ........ ........ ...... ..10 P roceso:................................................... .......................................................................... ..................................................... ........................................ .......... 10 Documentación manejada:........ ................ ................ ................ ................ ................ ................ ............. ......... ........ ........ ........ ......... ........ ... 10 Diagrama de flujo:....... ................ ................. ................ ................ ................ ................ ................ ................ ................ .............. .......... ........ ........ .... 11

PROCEDIMIENTO PROCEDIM IENTO DE UNA UN A VENTA AL CONTADO CON TADO EN TIENDA TIEN DA........ ............ ........ ......... ..... 12 Descripción del procedimiento ........ ................ ................ ................. ................. ................ ............... ........... ......... ......... ........ ........ ...... ..12 P roceso:................................................... .......................................................................... ..................................................... ........................................ .......... 12 Documentación manejada:........ ................ ................ ................ ................ ................ ................ ............. ......... ........ ........ ........ ......... ........ ... 12 Diagrama de flujo:....... ................ ................. ................ ................ ................ ................ ................ ................ ................ .............. .......... ........ ........ .... 13

PROCEDIMIENTO PROCEDIM IENTO DE UNA VENTA AL CRÉDITO:........ ................ ............... ........... ........ ......... ......... ........ .... 14

Descripción de procedimiento ........ ................ ................ ................. ................. ................ .............. .......... ......... ......... ........ ......... ........ ... 14 P roceso:................................................... .......................................................................... ..................................................... ........................................ .......... 14 Documentación manejada:........ ................ ................ ................ ................ ................ ................ ............. ......... ........ ........ ........ ......... ........ ... 14 Diagrama de flujo:....... ................ ................. ................ ................ ................ ................ ................ ................ ................ .............. .......... ........ ........ .... 16

PROCEDIMIENTO PROCEDIM IENTO DE COBROS POR VENTAS EN TIENDA TIEND A.... ........ ........ ........ ......... ......... ........ .... 17

Descripción del procedimiento ........ ................ ................ ................. ................. ................ ............... ........... ......... ......... ........ ........ ...... ..17 P roceso:................................................... .......................................................................... ..................................................... ........................................ .......... 17 Documentación manejada:........ ................ ................ ................ ................ ................ ................ ............. ......... ........ ........ ........ ......... ........ ... 17 Diagrama de flujo:....... ................ ................. ................ ................ ................ ................ ................ ................ ................ .............. .......... ........ ........ .... 18

PROCEDIMIENTO DE PAGOS DE SUELDOS..................... ............................................ .................................. ........... 19 Descripción del procedimiento ........ ................ ................ ................. ................. ................ ............... ........... ......... ......... ........ ........ ...... ..19 P roceso:................................................... .......................................................................... ..................................................... ........................................ .......... 19 Documentación manejada:........ ................ ................ ................ ................ ................ ................ ............. ......... ........ ........ ........ ......... ........ ... 19 Diagrama de flujo:....... ................ ................. ................ ................ ................ ................ ................ ................ ................ .............. .......... ........ ........ .... 20

PROCEDIMIENTO DE PAGO DE SUELDOS EN EL DEPARTAMENTO DE FINANZAS........................................................ ............................................................................... .......................................... ................................ .................21

Descripción de procedimiento ........ ................ ................ ................. ................. ................ .............. .......... ......... ......... ........ ......... ........ ... 21 Documentación manejada:........ ................ ................ ................ ................ ................ ................ ............. ......... ........ ........ ........ ......... ........ ... 21 Diagrama de flujo:....... ................ ................. ................ ................ ................ ................ ................ ................ ................ .............. .......... ........ ........ .... 22

PROCEDIMIENTO PROCEDIM IENTO DE COMPRAS DE PAPELERÍA Y ÚTILES........ ................ ................ ........... ...23 23 Descripción del procedimiento ........ ................ ................ ................. ................. ................ ............... ........... ......... ......... ........ ........ ...... ..23

- UMG - DECIMO SEMESTRE - AUDITORIA ADMINISTRATIVA - MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS -

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P roceso:................................................... .......................................................................... ..................................................... ........................................ .......... 23 Documentación utilizada........ ................. ................. ................ ................ ................ ................ ................ ................ ................ ................ ........23 23 Diagrama de flujo........ ................ ................ ................ ................ ................ ................. ................. ................ ............. .......... ......... ........ ........ ........ .... 25

PROCEDIMIENTO PROCEDIM IENTO DE DESPACHO DE PAPELERÍA PAPELE RÍA Y ÚTILES:.... ........ ........ ........ ....... ...... .....26 Descripción del procedimiento ........ ................ ................ ................. ................. ................ ............... ........... ......... ......... ........ ........ ...... ..26 P roceso:................................................... .......................................................................... ..................................................... ........................................ .......... 26 Documentación manejada........ ................ ................ ................. ................. ................ ................ ................ ................ ............... ........... ....... ... 26 Diagrama de flujo:....... ................ ................. ................ ................ ................ ................ ................ ................ ................ .............. .......... ........ ........ .... 27

PROCEDIMIENTO PROCEDIM IENTO DE COMPRA DE UN ACTIVO FIJO ........ ................ .............. .......... ........ ........ ........ .... 28 Descripción del procedimiento ........ ................ ................ ................. ................. ................ ............... ........... ......... ......... ........ ........ ...... ..28 P roceso:................................................... .......................................................................... ..................................................... ........................................ .......... 28 Documentación utilizada........ ................. ................. ................ ................ ................ ................ ................ ................ ................ ................ ........28 28 Diagrama de flujo:....... ................ ................. ................ ................ ................ ................ ................ ................ ................ .............. .......... ........ ........ .... 30

PROCEDIMIENTO DE ENTREGA DE UN ACTIVO FIJO AL PERSONAL... ...... .......31 31 Descripción del procedimiento ........ ................ ................ ................. ................. ................ ............... ........... ......... ......... ........ ........ ...... ..31 P roceso:................................................... .......................................................................... ..................................................... ........................................ .......... 31 Documentación utilizada:........ ................ ................ ................ ................ ................. ................. ................ ............. .......... ......... ........ ........ .... 31 Diagrama de Flujo:.................... ........................................... .............................................. .............................................. ............................... ........ 32

PROCEDIMIENTO PROCEDIM IENTO DE COMPRAS....... ................ ................. ................ ................ ................ ................ ............. ......... ........ ......... ..... 33 Descripción del procedimiento ........ ................ ................ ................. ................. ................ ............... ........... ......... ......... ........ ........ ...... ..33 P roceso:................................................... .......................................................................... ..................................................... ........................................ .......... 33 Documentación utilizada:........ ................ ................ ................ ................ ................. ................. ................ ............. .......... ......... ........ ........ .... 34 Diagrama de Flujo:.................... ........................................... .............................................. .............................................. ............................... ........ 35

PROCEDIMIENTO PROCEDIM IENTO DE PAGOS A PROVEEDOR PROVEEDORES ES........ ................ ................ ................ ................ ............... ....... 36 Descripción del procedimiento: ........ ................ ................ ................ ................ ................ ................ ................ ............ ........ ........ ...... ..36 P roceso:................................................... .......................................................................... ..................................................... ........................................ .......... 36 Documentación utilizada:........ ................ ................ ................ ................ ................. ................. ................ ............. .......... ......... ........ ........ .... 36 Diagrama de flujo:....... ................ ................. ................ ................ ................ ................ ................ ................ ................ .............. .......... ........ ........ .... 37

PROCESO DE COBROS DE CAJA GENERAL..................... ....................................................... .................................. 38 Descripción del procedimiento: ........ ................ ................ ................ ................ ................ ................ ................ ............ ........ ........ ...... ..38 P roceso:................................................... .......................................................................... ..................................................... ........................................ .......... 38 Documentación utilizada:........ ................ ................ ................ ................ ................. ................. ................ ............. .......... ......... ........ ........ .... 38 Diagrama de flujo:....... ................ ................. ................ ................ ................ ................ ................ ................ ................ .............. .......... ........ ........ .... 39

PROCEDIMIENTO DE COBROS Y LIQUIDACIÓN DE COBROS A COBRADORES ........ ................ ................ ................ ................ ................ ................ ................ ................. ................. ............ ........ ......... ......... ........ ........ .... 40 Descripción del procedimiento ........ ................ ................ ................. ................. ................ ............... ........... ......... ......... ........ ........ ...... ..40 P roceso:................................................... .......................................................................... ..................................................... ........................................ .......... 40 Documentación utilizada........ ................. ................. ................ ................ ................ ................ ................ ................ ................ ................ ........40 40 Diagrama de flujo:....... ................ ................. ................ ................ ................ ................ ................ ................ ................ .............. .......... ........ ........ .... 41

PROCEDIMIENTO DE AUTORIA CUANDO EXISTEN DIFERENCIAS..... ........ ...... .....42 Descripción del procedimiento: ........ ................ ................ ................ ................ ................ ................ ................ ............ ........ ........ ...... ..42 P roceso:................................................... .......................................................................... ..................................................... ........................................ .......... 42 Documentación utilizada:........ ................ ................ ................ ................ ................. ................. ................ ............. .......... ......... ........ ........ .... 42 Diagrama de flujo........ ................ ................ ................ ................ ................ ................. ................. ................ ............. .......... ......... ........ ........ ........ .... 43 DESCRIPCIÓN DESCRIPCI ÓN DE ELEMENTOS DE LOS DIAGRAMAS DE FLUJO.... ........ ........ ...... ..44 44 FORMAS DE CONTROL INTERNO:........ ................. ................. ................ ................ ................ .............. .......... ........ ........ ........ .... 46


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P roceso:................................................... .......................................................................... ..................................................... ........................................ .......... 23 Documentación utilizada........ ................. ................. ................ ................ ................ ................ ................ ................ ................ ................ ........23 23 Diagrama de flujo........ ................ ................ ................ ................ ................ ................. ................. ................ ............. .......... ......... ........ ........ ........ .... 25

PROCEDIMIENTO PROCEDIM IENTO DE DESPACHO DE PAPELERÍA PAPELE RÍA Y ÚTILES:.... ........ ........ ........ ....... ...... .....26 Descripción del procedimiento ........ ................ ................ ................. ................. ................ ............... ........... ......... ......... ........ ........ ...... ..26 P roceso:................................................... .......................................................................... ..................................................... ........................................ .......... 26 Documentación manejada........ ................ ................ ................. ................. ................ ................ ................ ................ ............... ........... ....... ... 26 Diagrama de flujo:....... ................ ................. ................ ................ ................ ................ ................ ................ ................ .............. .......... ........ ........ .... 27

PROCEDIMIENTO PROCEDIM IENTO DE COMPRA DE UN ACTIVO FIJO ........ ................ .............. .......... ........ ........ ........ .... 28 Descripción del procedimiento ........ ................ ................ ................. ................. ................ ............... ........... ......... ......... ........ ........ ...... ..28 P roceso:................................................... .......................................................................... ..................................................... ........................................ .......... 28 Documentación utilizada........ ................. ................. ................ ................ ................ ................ ................ ................ ................ ................ ........28 28 Diagrama de flujo:....... ................ ................. ................ ................ ................ ................ ................ ................ ................ .............. .......... ........ ........ .... 30

PROCEDIMIENTO DE ENTREGA DE UN ACTIVO FIJO AL PERSONAL... ...... .......31 31 Descripción del procedimiento ........ ................ ................ ................. ................. ................ ............... ........... ......... ......... ........ ........ ...... ..31 P roceso:................................................... .......................................................................... ..................................................... ........................................ .......... 31 Documentación utilizada:........ ................ ................ ................ ................ ................. ................. ................ ............. .......... ......... ........ ........ .... 31 Diagrama de Flujo:.................... ........................................... .............................................. .............................................. ............................... ........ 32

PROCEDIMIENTO PROCEDIM IENTO DE COMPRAS....... ................ ................. ................ ................ ................ ................ ............. ......... ........ ......... ..... 33 Descripción del procedimiento ........ ................ ................ ................. ................. ................ ............... ........... ......... ......... ........ ........ ...... ..33 P roceso:................................................... .......................................................................... ..................................................... ........................................ .......... 33 Documentación utilizada:........ ................ ................ ................ ................ ................. ................. ................ ............. .......... ......... ........ ........ .... 34 Diagrama de Flujo:.................... ........................................... .............................................. .............................................. ............................... ........ 35

PROCEDIMIENTO PROCEDIM IENTO DE PAGOS A PROVEEDOR PROVEEDORES ES........ ................ ................ ................ ................ ............... ....... 36 Descripción del procedimiento: ........ ................ ................ ................ ................ ................ ................ ................ ............ ........ ........ ...... ..36 P roceso:................................................... .......................................................................... ..................................................... ........................................ .......... 36 Documentación utilizada:........ ................ ................ ................ ................ ................. ................. ................ ............. .......... ......... ........ ........ .... 36 Diagrama de flujo:....... ................ ................. ................ ................ ................ ................ ................ ................ ................ .............. .......... ........ ........ .... 37

PROCESO DE COBROS DE CAJA GENERAL..................... ....................................................... .................................. 38 Descripción del procedimiento: ........ ................ ................ ................ ................ ................ ................ ................ ............ ........ ........ ...... ..38 P roceso:................................................... .......................................................................... ..................................................... ........................................ .......... 38 Documentación utilizada:........ ................ ................ ................ ................ ................. ................. ................ ............. .......... ......... ........ ........ .... 38 Diagrama de flujo:....... ................ ................. ................ ................ ................ ................ ................ ................ ................ .............. .......... ........ ........ .... 39

PROCEDIMIENTO DE COBROS Y LIQUIDACIÓN DE COBROS A COBRADORES ........ ................ ................ ................ ................ ................ ................ ................ ................. ................. ............ ........ ......... ......... ........ ........ .... 40 Descripción del procedimiento ........ ................ ................ ................. ................. ................ ............... ........... ......... ......... ........ ........ ...... ..40 P roceso:................................................... .......................................................................... ..................................................... ........................................ .......... 40 Documentación utilizada........ ................. ................. ................ ................ ................ ................ ................ ................ ................ ................ ........40 40 Diagrama de flujo:....... ................ ................. ................ ................ ................ ................ ................ ................ ................ .............. .......... ........ ........ .... 41

PROCEDIMIENTO DE AUTORIA CUANDO EXISTEN DIFERENCIAS..... ........ ...... .....42 Descripción del procedimiento: ........ ................ ................ ................ ................ ................ ................ ................ ............ ........ ........ ...... ..42 P roceso:................................................... .......................................................................... ..................................................... ........................................ .......... 42 Documentación utilizada:........ ................ ................ ................ ................ ................. ................. ................ ............. .......... ......... ........ ........ .... 42 Diagrama de flujo........ ................ ................ ................ ................ ................ ................. ................. ................ ............. .......... ......... ........ ........ ........ .... 43 DESCRIPCIÓN DESCRIPCI ÓN DE ELEMENTOS DE LOS DIAGRAMAS DE FLUJO.... ........ ........ ...... ..44 44 FORMAS DE CONTROL INTERNO:........ ................. ................. ................ ................ ................ .............. .......... ........ ........ ........ .... 46


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ESPONSABILIDAD DE ACTIVOS.................... TARJETA DE R ESPONSABILIDAD ........................................... ....................................... ............................. ............. 46 FORMATO DE FACTURA ESPECIAL..................... ............................................ .............................................. ........................................... .................... 47 ECIBO DE I NGRESOS A CAJA............................................................................. FORMA DE R ECIBO .............................................................................48 48 FORMA DE FACTURA...................... ............................................. .............................................. .............................................. ..................................... .............. 49 LIQUIDACIÓN DE CAJA CHICA...................... ............................................. .............................................. ............................................... ........................ 51 TARJETA PARA I NVENTARIOS FÍSICOS....................... .............................................. ............................................ .................................. ...............53 NOTA DE DEVOLUCIÓN.................... ........................................... .............................................. ........................................................ .....................................55 CHEQUE VOUCHER ........................................... .................................................................. .............................................. ......................................... .................. 57 ARQUEO DE CAJA GENERAL:....................... .............................................. .............................................. ................................................. .......................... 58 CONCILIACIÓN BANCARIA...................... ............................................. .............................................. .............................................. .............................. ....... 59 ARDEX DE PRODUCTOS..................... TARJETAS DE K ARDEX ............................................ ........................................................... .................................... 60 PEDIDOS DE MERCADERÍAS:....................... .............................................. .............................................. ................................................. .......................... 62 EGISTRO AUXILIAR AUXILIAR DE DE CAJA:........ R EGISTRO ................ ................ ................. ................. ................ ................ .............. .......... ........ ......... ......... ........ ......... ........ ... 64 EGISTRO AUXILIAR AUXILIAR DE DE BANCOS DEPÓSITOS MONETARIOS........................................................ 65 R EGISTRO EQUISICIÓN Y DESPACHO DE PAPELERÍA Y ÚTILES:........ R EQUISICIÓN ................ ................ ................ ................ ................ .............. .......... ........ ........66 ORDEN DE COMPRA:........ ................. ................. ................ ................ ................ ................ ................ ................ .............. .......... ........ ........ ........ ........ ......... .......67


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INTRODUCCIÓN: ¿Qué es el manual de procedimientos administrativos? El manual de procedimientos administrativos esta constituido por un conjunto de procedimientos los cuales a su vez, están constituidos por los pasos o fases que se deben de seguir para realizar las labores operativas de la empresa. Este manual es una guía explicita de cómo debe realizarse un determinado trabajo, quién o quiénes deben hacerlo, cuando deben hacerlo, y quién es el responsable que al final autoriza las operaciones que constituyen el procedimiento.

¿Cuál es la utilidad de este manual? Es de suma importancia para el quehacer operativo de la empresa, ya que las personas que se integran a las labores, y que son nuevas en la institución; tienen en él una guía para aprender a realizar su trabajo de la mejor forma posible. Con el manual de procedimientos administrativos, se puede fácilmente realizar el trabajo de administración de personal, en lo concerniente a la introducción, capacitación y evaluación de trabajo del empleado. Ya que el manual, determinar la forma de realización del trabajo administrativo, por lo tanto es fácil evaluar en que momento no se está cumpliendo con los estándares mínimos aquí establecidos. Mediante este manual, se puede determinar en que momento un empleado está realizando su trabajo de manera eficaz y eficiente; y en que momento un empleado está dejando a un lado los canales de autoridad formal que la empresa tiene establecidos para la realización de determinadas tareas críticas de la empresa. + Ç Estas tareas críticas son aquellas tareas que tienen que ver con todo lo relacionado al manejo del efectivo y equivalentes de efectivo; al manejo de mercaderías y cualquier otro inventario o fondo relacionado.

¿Cuáles son sus objetivos? ⇒

⇒

Ser una guía para los empleados para que aprendan la mejor forma de realizar su trabajo. Esto especialmente para empleados nuevos dentro de la empresa. Normar las actividades diarias de la empresa en áreas críticas de control como el efectivo, sus equivalentes, y referente al manejo de los inventarios de la empresa.

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Permitir reconocer los canales formales de autoridad dentro de la estructura organizacional, para que se cumplan los principios de la administración moderna. Representar de forma gráfica los procedimientos y sus distintas etapas para que todo aquel que esté interesado en conocer cual es el proceso del procedimiento, pueda verlo de una forma fácil y comprensible. Sugerir el uso de formas de control interno que documenten todo hecho contable y administrativo en la empresa, para que a la hora de realizar una auditoría administrativa, se pueda determinar hasta que punto se están cumpliendo con los objetivos impuestos por la alta dirección de la empresa. Asimismo, para que se puedan reconocer las áreas problemáticas, donde pueden darse errores e irregularidades en el futuro. Permitir que a la hora de crear sistemas computarizados de control, sea fácil reconocer los lugares donde se necesitan, y cuales son los documentos que estos sistemas deben dar como resultado de sus procesos binarios. Permitir que en el futuro si se desea estudiar de una manera más consciente la organización de la empresa, se puedan mejorar los procedimientos descritos en este manual, basándose en la experiencia activa de los empleados de sus propios puestos de trabajo.


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PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS

PROCEDIMIENTO DE AUTORIZACIÓN DE CRÉDITOS A CLIENTES NUEVOS: Descripción del procedimiento: Este procedimiento es un conjunto de pasos que sirven para generar la autorización de un crédito a un cliente nuevo. Cuando un cliente solicita un crédito con la empresa, la solicitud tiene que pasar por varias fases hasta determinar si en realidad es posible autorizar el crédito o no. Por ejemplo: se tienen que investigar las referencias que proporciona el cliente, para saber si ha quedado mal en algún lugar, y si el manejo de su cuenta en otras empresas ha sido el indicado, o continuamente queda en mora y no paga. Este procedimiento está creado para establecer, quién va a autorizar un crédito nuevo, quien va a realizar el procedimiento de investigación del cliente para determinar las referencias del mismo, etc.

Proceso: A. Encargado de créditos recibe solicitud de crédito y demás documentos que se requieran B. verifica su contenido B.1. no cumple con los requisitos mínimos de información B.1.1. devuelve los documentos al vendedor y deniega autorización del crédito B.2. documentación completa verificada B.3. investigación de referencias y solicitud de información B.3.1. investigación negativa B.3.1.1. crédito denegado B.3.2. investigación positiva B.3.2.1. Establece monto y condiciones de crédito según capacidad de pago y políticas administrativas. B.3.2.2. solicita autorización del crédito al Jefe Financiero B.3.2.2.1. solicitud denegada B.3.2.3. solicitud aprobada. Se procede a crear una nueva cuenta corriente y se le crea una nueva tarjeta con el nombre del cliente. C. FIN del procedimiento D. Banco de datos


Documentación necesaria: 1. Pedido de mercaderías. 2. Solicitud de crédito (A) 3. tarjetas de cuentas corrientes (B3.2.3)

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Diagrama de Flujo:

1 A

B

B2

D

B1

B11

B 3

B32

B31

B321

C

C

B321

C

B32 2

B3221

B323

C

2


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PROCEDIMIENTO DE AUTORIZACIÓN DE CRÉDITOS A CLIENTES EXISTENTES. Descripción del procedimiento: Con este procedimiento se pretende establecer quién va a autorizar los créditos sucesivos que se le dan a un cliente de la empresa. Se supone que cada vez que el cliente solicita que se le venda al crédito se tiene que verificar que no sobrepase su monto autorizado, y que no haya tenido un muy mal manejo de su cuenta en los meses anteriores. Es necesario que alguien verifique estas cosas para poder seguirle dando crédito a la persona o empresa, de lo contrario, este procedimiento debe establecer el camino a seguir.

Proceso: A. Ingresa Pedido B. Verificación del pedido B.1. si es un buen cliente pero sobrepasa el monto de crédito autorizado B.1.1. crédito denegado B.2. si es para un cliente con un muy mal manejo de su cuenta corriente B.2.1. crédito denegado B.3. si es para un cliente en mora B.3.1. crédito denegado C. Aprobación del crédito, se crea una nueva cuenta corriente a nombre del cliente, y se crea una nueva tarjeta D. FIN del procedimiento E. Banco de datos

Documentación manejada: 1. pedido de mercaderías (A) 2. tarjetas de cuentas corrientes (C)


Diagrama de flujo:

1 A B

B1 D C

D E 1

B2.1

D

B3

D

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PROCEDIMIENTO DE UNA VENTA AL CONTADO EN TIENDA Descripción del procedimiento Mediante este conjunto de fases que se explican a continuación, y se grafican, se pretende establecer los pasos a seguir para realizar una venta al contado en tienda. Se supone que la empresa tiene vendedores que atienden a las personas que ingresan a comprar, y tiene vendedores que van hasta la casa o empresa del cliente. Este procedimiento se refiere a los vendedores que están en tienda trabajando. Mediante conjunto de pasos, se establece quién cobra, quién vende, quién factura, quién despacha, quién reparte, etc.

Proceso: A. Vendedor realiza pedido B. Traslada pedido a caja y el cliente paga. Se le extiende su correspondiente factura autorizada. Subproceso de cobros en caja C. Se trasladan el pedido y copia de la factura y el recibo de caja a bodega D. Bodega prepara las mercaderías y las empaca D.1. se despachan las mercaderías D.1.1. si el cliente ha elegido el reparto, el bodeguero entrega las mercaderías al repartidor D.1.1.1. Este procede a llevárselas hasta la casa del cliente, D.1.1.2. Le firman la nota de envío de recibido. D.1.2. si el cliente ha elegido llevárselas él mismo, las retira simplemente D.1.3. firma de recibido la nota de envío. E. FIN del procedimiento F. Base de datos

Documentación manejada: 1. 2. 3. 4.

Pedido (A) factura (B) recibos de caja (C) nota de envío de mercaderías (D1)


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Diagrama de flujo: 1

A

2

B

3

C

D 4

E D1.1

D1

E

D1.1.1 D1.2

D1.3

D1.1.2 E

E


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PROCEDIMIENTO DE UNA VENTA AL CRÉDITO: Descripción de procedimiento Este procedimiento está creado para responder a preguntas como ¿Quién vende?, ¿Quién despacha?, ¿Quién reparte?, Cómo se va a retirar la mercadería de la bodega para que se sepa exactamente quién es el responsable en todo momento, etc.

Proceso: A ingresa pedido B determinación del procedimiento de crédito secundario dependiendo si el cliente es nuevo o un cliente que ya existe. B.1. si el cliente ya existe, subproceso de autorización de crédito para clientes ya existentes B.1.1. podemos tener una solicitud de crédito denegada en este punto, si el cliente debe y no ha pagado, y al darle más crédito sobrepasaríamos su máximo de crédito autorizado. También por un mal manejo de su crédito. B.2. si el cliente es nuevo: B.2.1. se solicita documentación como fotocopia de cédula, solicitud de crédito llena, etc. B.2.2. subproceso de autorización de ventas al crédito cuando el cliente ya existe. B.2.2.1. en este punto podemos tener una solicitud denegada y se rompe el proceso. Esto debido a que la verificación de las referencias de la solicitud ha resultado negativa. C El vendedor genera la factura autorizada mediante la cual continúa el trámite de la venta. D Una vez el pedido y la factura generada, entonces se procede a trasladar a bodega la documentación respectiva donde se realiza el despacho, E Bodega despacha el pedido y dependiendo de la decisión del cliente este podría recoger las mercaderías en la empresa, o solicitar que se le envíen a su casa: E.1. el cliente decide llevarse las mercaderías el mismo, y para tal efecto firma antes la nota de envío en bodega y retira sus productos. E.2. el cliente decide que se le lleven los productos. E.2.1. el bodeguero entrega al repartidor la mercadería incluyendo nota de envío E.2.2. el repartidor se traslada hasta la casa del cliente y le entrega los productos, firmando el cliente a cambio la nota de crédito. E.2.3. el repartidor devuelve la nota de envío debidamente firmada a bodega donde es archivada para comprobar las salidas de mercaderías. F FIN del procedimiento G Banco de datos

Documentación manejada: 1. notas de envío (E2) 2. facturas (C)


3. pedidos (A)

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Diagrama de flujo: A

F

B

B1

2 B2 B2.1

G F

C

B2. 2

E1

F

3 D

E 1

G E2.1 E2.2

G F

E2.3


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PROCEDIMIENTO DE COBROS POR VENTAS EN TIENDA Descripción del procedimiento Este es un subprocedimiento que trabaja juntamente con el “Procedimiento de cobros por ventas al contado en tienda” Su objetivo es establecer los pasos necesarios, y especificar la responsabilidad en el cobro de las ventas que se realizan en tienda. También trata de establecer las calidad y los pasos que el cliente debe tomar cuando su pago no es el convenido, o si sus cheques no tiene fondos, sus tarjetas no tienen monto disponible, etc.

Proceso: A. se atiende al cliente B. se reciben sus pagos. Este pagará de la siguiente forma: B.1. pagos con cheque B.1.1. se llama al banco para verificar si tiene fondos B.1.1.1. no tiene fondos, venta denegada B.1.1.2. si tiene fondos, continua el proceso B.2. paga con tarjeta de crédito B.2.1. se solicita autorización electrónicamente B.2.1.1. autorización denegada B.2.1.1.1. pagará de otra forma B.2.1.2. número de autorización recibida, continúa el proceso B.3. paga en efectivo C. se reciben el efectivo, o los cheques, o el voucher de tarjeta de crédito debidamente firmado. D. Se extiende recibo de caja E. Se extiende la factura F. FIN del procedimiento G. Banco de Datos H. Almacenamiento interno


recibo de caja (D) voucher de tarjeta de crédito (B2) cheques de clientes (B1) factura autorizada (E)


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Diagrama de flujo:

A

F

F B1

B3

B

C

D 1

3 B2

2

E 4

B2 .1

B2.1.1.1

B2.1 .1

B2.1.2

F

F


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PROCEDIMIENTO DE PAGOS DE SUELDOS Descripción del procedimiento Mediante este procedimiento se trata de especificar las distintas responsabilidades que se tienen a la hora de generar la planilla de sueldos, ¿quién va a autorizar su pago?, ¿quién tiene la responsabilidad de elaborar la planilla?, ¿quién tiene la responsabilidad de pagar los sueldos?, etc.

Proceso: A Departamento de personal genera planilla de sueldos al final del mes. B Se envía la planilla a Gerencia General para su autorización C Al regresar la planilla autorizada, se envía al Jefe del departamento Financiero para que ejecute el pago de la misma. D El departamento de finanzas ejecuta el pago de los cheques E El departamento de finanzas devuelve la planilla con las copias de los recibos firmados por los empleados para ser archivados. F FIN del procedimiento G Banco de datos

Documentación manejada: 1. planilla de sueldos (A)


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Diagrama de flujo:

1

A

B

C

D E G F


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PROCEDIMIENTO DE PAGO DE SUELDOS EN EL DEPARTAMENTO DE FINANZAS Descripción de procedimiento A personal envía planilla autorizada para que finanzas ejecute el pago B el jefe de Finanzas recibe la planilla C la secretaria de Finanzas genera los cheques por cada empleado y los traslada al Jefe para su autorización D Jefe de Finanzas firma los cheques y autoriza su pago E Los empleados recogen sus cheques y firman un recibo por el monto pagado, donde se explica que mes se está pagando, y los distintos conceptos que se pagan F La secretaria de Finanzas devuelve la planilla pagada y las copias de los recibos para su archivo en Personal G La secretaria de Finanzas hace su partida correspondiente, la cual es aprobada por el Jefe de Finanzas y es enviada a Contabilidad para su registro. H Banco de datos I FIN del procedimiento


cheques (C) recibos de pago de sueldos y salarios (E) planilla de sueldos (A) débitos y créditos para hacer partidas. (G)


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Diagrama de flujo:

3

A

1

B

2

C

D

E H

I

G

F

4 H


23

PROCEDIMIENTO DE COMPRAS DE PAPELERÍA Y ÚTILES Descripción del procedimiento Este procedimiento muestra todas las responsabilidades y niveles de autoridad a la hora de realizar compras de papelería y útiles. La papelería y útiles son necesarios para que la empresa se desempeñe de forma eficiente, ya que comprenden artículos como los siguientes: talonarios facturas, talonarios de créditos y débitos de contabilidad, talonarios de pedidos, lápices, hojas, sellos, tinta, etc. en fin todo tipo de papelería y útil que se necesite en cualquier área de la empresa. Mediante este procedimiento se establece ¿quién tiene la obligación de informar cuando ya no hay suficiente existencia en este inventario, y que se deben realizar compras?, ¿quién autoriza las compras de papelería y útiles?, la manera de pagar el importe por las compras de papelería y útiles, etc.

Proceso: A bodeguero reporta a jefe de Almacén y Compras los productos abajo del mínimo de existencia. B Secretaria de Almacén y Compras genera cotizaciones C Proveedores retornan cotizaciones D Jefe de Almacén y Compras elige las mejores opciones juntamente con los que van a utilizar los productos E Secretaria genera órdenes de compra y las envía F Proceso de pagos (anticipos) G Proveedores envían mercaderías H Bodega revisa, cuenta, verifica mercaderías H.1. si en la revisión se encuentran mercaderías dañadas o equivocadas, se procede a devolverlo. El bodeguero genera un reporte de los productos a devolver con sus generalidades, y la razón por la cual se deben devolver. H.2. si la verificación es buena, los productos se registran y se reciben. Si alguno de los productos en nuevo, el bodeguero tiene que generar una nueva tarjeta de kardex, y abrir un nuevo código para el bien. I los envíos son trasladados al jefe de Almacén y Compras. J Jefe de Almacén y compras envía documentos a contabilidad para su registro. En este paso, se generan los débitos y créditos de contabilidad con las partidas que se deben realizar. K Proceso de pagos a proveedores L FIN del procedimiento M Banco de datos

Documentación utilizada 1. kardex de mercaderías en bodega (H2) 2. cotizaciones (A)


3. órdenes de compra (E) 4. débitos y créditos de contabilidad (J) 5. reporte de devolución de artículos (H1)

24


25

Diagrama de flujo 3

F A

B

2

C

D

L

K

H

H1

G

5

4

L

E

I

J

M

H2

M

1


26

PROCEDIMIENTO DE DESPACHO DE PAPELERÍA Y ÚTILES: Descripción del procedimiento Este procedimiento contiene los pasos que establecen el nivel de autoridad y responsabilidad referentes al despacho de la papelería y útiles. Por ejemplo: la responsabilidad del despacho la tiene el Jefe de Almacén y Compras, pero la responsabilidad del uso, la tienen cada uno de los jefes de los departamentos donde es utilizada.

Proceso: A los distintos departamentos generan vales de pedidos de papelería y útiles cuando acaban provisiones. Estos vales tienen los códigos y nombres de distintos productos y talonarios de formas a utilizar B el jefe de cada departamento autoriza los vales de papelería y útiles C son enviados al jefe de Almacén y Compras donde se revisan y se aprueba su despacho. D El bodeguero recibe los vales y prepara las mercaderías y las despacha. E El bodeguero entrega en cada departamento según sea el caso, los productos solicitados F El jefe del departamento firma de recibido el producto en el vale. G El bodeguero costea y rebaja del inventario de papelería y útiles los importes de cada vale H El bodeguero envía el vale firmado y costeado al jefe de Almacén y Compras. I La secretaria de Almacén y Compras genera las partidas y las envía a Contabilidad donde son operadas. J FIN del procedimiento. K Banco de Datos.

Documentación manejada 1. vales de papelería y útiles (A) 2. débitos y créditos de contabilidad (I)


27

Diagrama de flujo:

A

B

C

D

E

H

G

F

3 3

J

I

K


28

PROCEDIMIENTO DE COMPRA DE UN ACTIVO FIJO Descripción del procedimiento Este procedimiento es muy importante para la empresa puesto que establece las responsabilidades y obligaciones de quienes utilizan los activos fijos de la empresa. También mediante este procedimiento se norma la forma de adquirir los activos fijos que se necesite para trabajar. Es un conjunto de pasos que establecen las fases que conlleva la compra de un nuevo activo para la empresa.

Proceso: A almacén y compras recibe solicitud del jefe del departamento donde el activo es necesitado. B Secretaria genera cotizaciones para los proveedores y las envía C Proveedores retornan cotizaciones D El jefe del departamento de Almacén y Compras juntamente con el jefe del departamento donde se necesita el activo, deciden comprar la mejor opción en calidad, precio, garantías, etc. E Secretaria de Almacén y Compras genera ordenes de compra para los proveedores F Procedimiento de pagos a proveedores (por anticipos). G Los proveedores envían los activos fijos H Bodega realiza proceso de verificación de la mercadería si coincide en términos de cantidad, calidad, etc. H.1. si no concuerda con las especificaciones bodega los devuelve a los proveedores los artículos, realizando un reporte de la cantidad de artículos devuelto, sus generalidades, y la razón de la devolución. H.2. si concuerda y son los requeridos bodega los recibe y los registra en su kardex correspondiente I proceso de entrega de Activos Fijos J bodega entrega los envíos al Jefe de Almacén y Compras párale pago a los proveedores K procedimiento de pagos a proveedores L FIN del procedimiento M Banco de Datos

Documentación utilizada 1. 2. 3. 4. 5.

kardex de activos fijos (H2) solicitud de compra de activos fijos (A) cotizaciones (B) ordenes de compra (E) reporte de devolución de artículos (H1)


29


30

Diagrama de flujo: A

B

2

3

C

D

E

5

L

4

H1

H

H2 1 L

K

M

J

M

F

I

G

M


31

PROCEDIMIENTO DE ENTREGA DE UN ACTIVO FIJO AL PERSONAL Descripción del procedimiento Con este procedimiento se trata de establecer cuales son los pasos que se deben seguir para entregar un activo a un empleado, y de que manera se le debe hacer responsable del uso del mismo. Para tal efecto se utilizan tarjetas de responsabilidad de activos firmadas por los empleados y se cuenta con un kerdex de activos fijos donde están detallados sus nombres, su descripción, sus números de serie, marcas, etc. Por otro lado, el principal responsable es el jefe del departamento donde los activos son utilizados, por lo que debe de velar por el uso racional del activo.

Proceso: A Bodega realiza tarjetas de responsabilidad B Bodega realiza el ingreso al kardex de activos fijos C Los activos fijos son enviados al departamento donde se necesitan con sus tarjetas de responsabilidad D El jefe del departamento donde se entregarán los activos fijos asigna los activos a quienes van a usarlos y se firman las tarjetas de responsabilidad E El jefe del departamento que recibió los activos fijos devuelve las tarjetas firmadas a bodega. F Bodega recibe las tarjetas de responsabilidad y las archiva G FIN del procedimiento H Banco de datos.

Documentación utilizada: 1. tarjetas de responsabilidad (A) 2. tarjetas de kardex de activos fijos (B)


32

Diagrama de Flujo: A

B

1

H

C

D

E

2 G

F

H


33

PROCEDIMIENTO DE COMPRAS Descripción del procedimiento Este proceso consiste en que la empresa para poder vender necesita comprar las mercaderías a los proveedores que le coticen al mejor precio, la mejor calidad y el mejor servicio. Cuando se llega a ser cliente de una empresa más grande, los proveedores dan créditos a corto plazo considerando la cantidad del importe que se les compra mensualmente. Cuando esto sucede nos abren una cuenta corriente en sus registros, y debemos mantener un saldo promedio que no rebase el límite máximo de crédito que nos han dado. Algunas empresas cobran intereses por el crédito que nos están proporcionando, un porcentaje anual capitalizable ya sea mensual o trimestralmente. En este caso consideramos las compras pagando con anticipo, o luego de recibir las mercaderías. Este caso es aplicable a las compras al crédito ya que el proceso de pago puede darse

Proceso: A bodeguero informa de los productos cuyas existencias han descendido hasta el mínimo o por debajo de él, al Jefe de Almacén y Compras. Aquí prepara un reporte que entrega. B secretaria de Almacén y Compras realiza cotizaciones a los proveedores por ordenes de su Jefe. C Los proveedores devuelven cotizaciones con precios, marcas, garantías, plazos, etc. D Jefe de Almacén y Compras determina la mejor opción E Secretaria de Almacén y Compras genera ordenes de compra y las envía F Proceso de pago F.1. si vamos a comprar al crédito, enviamos la solicitud correspondiente con toda la papelería necesaria adjunta, si no somos aún clientes del proveedor; F.1.1. Puede ser que el crédito sea denegado, y entonces finaliza el proceso. F.2. de lo contrario, solo solicitamos que nos carguen la mercadería a nuestra cuenta F.2.1. puede ser que la empresa proveedora decida no darnos el crédito por alguna razón, entonces finaliza el proceso. F.3. si vamos a comprar al contado, y se necesita pagar un anticipo o pago total del pedido: Proceso de pagos. G Las mercaderías son enviadas por los proveedores y recibidas por bodega donde son verificadas en términos de calidad, cantidad, marcas, etc. G.1. si las mercaderías están en mal estado, o no son las requeridas por la empresa, entonces se procede a la devolución. Aquí se genera un reporte de las mercaderías a devolver y la razón por la cual se devuelven. G.2. si las mercaderías están en buen estado y son las correctas, se procede a recibirlas y a ordenarlas en su lugar correspondiente. Si algún producto no existía con anterioridad, se procede a crear la tarjeta y se realiza el proceso de determinar sus mínimos y máximos.


34

H Los envíos se mandan al Jefe de Almacén y Compras para que se tramite el pago de la mercadería I Si vamos a pagar luego de recibir las mercaderías: se ejecuta el Procedimiento de Pagos. Todo depende del tipo de negociación a la cual se ha llegado con el proveedor. J Los envíos sirven para que la secretaria genere las partidas correspondientes utilizando las notas de débito y crédito de contabilidad. K Luego las partidas son enviadas a Contabilidad donde son registradas en los libros. L FIN del proceso M Banco de datos

Documentación utilizada: 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8.

reporte de productos con mínimos y máximos de existencia (A) cotizaciones de productos (B) ordenes de compra (E) solicitud de crédito (E1) reporte de productos que se devuelven (G19) tarjetas de kardex. (G2) débitos de contabilidad créditos de contabilidad


Diagrama de Flujo:

3

M

B

A

35

C

D

E L

M

2

1

F3

F1

M

F 4 F2

L

L

G1

M

M G G2

5

I

M

J K

6 7y8


36

PROCEDIMIENTO DE PAGOS A PROVEEDORES Descripción del procedimiento: Este procedimiento establece quién va a pagar a los proveedores, y la forma cómo debe hacerse. Es claro que para cada retiro de efectivo de la empresa o emisión de un cheque a favor de una tercera persona, la empresa debe de dejar un registro bien documentado del hecho, para evitar cualquier mal manejo de fondos y corrupción por parte de personas inescrupulosas. Mediante este procedimiento se establecen los pasos que hay que seguir para pagarle a los proveedores, y el nivel de autoridad y responsabilidad de los distintos empleados involucrados.

Proceso: A Jefe Financiero recibe de Almacén y Compras las cotizaciones para generar los anticipos respectivos B Jefe Financiero recibe de Almacén y compras los envíos de mercaderías respectivos y las ordenes de compra recibidas C Se procede a generar el cheque correspondiente con su recibo de caja. D Se paga al proveedor D.1. ya sea que se les deposite el cheque en una cuenta bancaria, o D.2. que se le entregue al representante de ventas E se generan las notas de débito y crédito de partidas correspondientes F se envían a contabilidad las notas de débito y crédito de contabilidad y los demás documentos adjuntos a las mismas, para que sean operados en los libros. G Se devuelven copias de los documentos a Almacén y Compras para informar del pago respectivo. H FIN del procedimiento I Base de datos

Documentación utilizada: 1. 2. 3. 4. 5.

cheque recibo de caja boleta de depósito notas de débito de contabilidad notas de crédito de contabilidad


37

Diagrama de flujo:

A

B

C

1y2

D1

D2 D

3 E

4y5

F

G

H


38

PROCESO DE COBROS DE CAJA GENERAL Descripción del procedimiento: Este procedimiento se realiza diariamente ya que una de las tareas más frecuentes de la empresa es cobrar las ventas del día que se realizaron al contado, y cobrar las cuentas que le tienen pendientes. Con este procedimiento establecemos las responsabilidades del jefe del departamento de Finanzas, y el cajero, en salvaguardar los activos e la empresa, y la responsabilidad de Auditoría Interna de arquear al empleado constantemente. El cajero debe realizar su liquidación diaria y sobre esta base, se le revisa y se determina si tiene diferencias en el manejo diario de los valores.

Proceso: A. jefe de finanzas entrega fondo al cajero, y firman la boleta de entrega de fondos diarios el cajero. B. cajero realiza todos los cobros del día, y recibe: efectivo, cheques, vouchers de tarjetas de crédito y documentos de crédito. C. Cajero cierra su caja, cuenta sus fondos y realiza su liquidación del día. D. Auditoría revisa la liquidación y genera procedimientos de auditoría para determinar si existen faltantes o sobrantes del día. D.1. si existen diferencias ejecuta el “Procedimiento de auditoría cuando existen diferencias” D.2. De todos modos, aunque existan diferencias, el jefe financiero debe recibir los fondos que el cajero tiene bajo su responsabilidad, y la auditoría debe realizar sus procedimientos para que la contabilidad cargue a nombre del cajero los faltantes, o registre los sobrantes. E. Jefe financiero recibe los fondos de regreso y realiza la boleta de depósito respectiva F. Jefe financiero deposita fondos al banco G. Secretaria de departamento financiero recibe ordenes de generar créditos y débitos que luego se envían juntamente con los documentos que los respaldan, a contabilidad para su respectivo registro. H. FIN del proceso I. Banco de datos

Documentación utilizada: 1. boleta de entrega de fondos a caja. (A) 2. liquidación de caja. (C) 3. depósito monetario (F)


39

Diagrama de flujo:

2

1 B

A

D1

C

D2

D

I

E

F

3

G

H


40

PROCEDIMIENTO DE COBROS Y LIQUIDACIÓN DE COBROS A COBRADORES Descripción del procedimiento Este proceso consiste en que diariamente el encargado de créditos de la empresa, entrega a los cobradores un reporte de todas las cuentas corrientes para cobro del día, incluyendo la dirección del cliente y su nombre, y teléfono. El cobrador se retira de la empresa para realizar sus cobros, y luego de finalizar de cobrarle a los clientes, debe hacer un depósito y pasar al banco depositando todo lo cobrado. Posteriormente entrega una liquidación de sus cobros diarios la cual es auditada y se determina si existen diferencias o ha hecho bien su trabajo. Este procedimiento establece el nivel de responsabilidad y autoridad entre el departamento de auditoría y los cobradores, y el encargado de créditos. Mediante este procedimiento se rebajan las cuentas corrientes de los clientes por sus pagos realizados, a la vez se presta un buen servicio ya que se le evita al cliente que llegue hasta la empresa o al banco a pagar su deuda.

Proceso: A. encargado de créditos entrega cuentas corrientes para cobro del día a los cobradores B. cobrador viaja hasta la cada del cliente y le cobra B.1. el cliente no se encuentra en el lugar indicado de cobro. Probablemente tendrá que regresar más tarde. B.1.1. si definitivamente no encuentra a la persona, finaliza el proceso del día, y vuelve mañana. B.2. cliente se encuentra en el lugar establecido para el cobro de la deuda; le paga el monto al cobrador C. cobrador extiende recibo de caja por el monto cobrado D. cobrador realiza boleta de depósitos al banco y deposita el total de los cobros del día. E. Cobrador realiza su liquidación de cobros del día adjuntando todas las copias de recibos de caja emitidos. F. Auditoria revisa su liquidación y determina las diferencias. F.1. si existen diferencias se ejecuta el “Procedimiento cuando existen diferencias” G. cobrador entrega copias de recibos a encargado de créditos para éste proceda a rebajar los importes pagados por los clientes de sus respectivas cuentas corrientes. H. FIN del proceso I. Banco de datos

Documentación utilizada 1. 2. 3. 4.

liquidación de cobros del día (E) recibos de caja (B2) boletas de depósito (D) cuentas corrientes de los clientes (G)


41

Diagrama de flujo:

I 2 A

B1

H

B

B2

3 1

C

D

E F

I

G

H

4


42

PROCEDIMIENTO DE AUTORIA CUANDO EXISTEN DIFERENCIAS Descripción del procedimiento: Este procedimiento se crea para poder determinar que se hace cuando existen diferencias en los cobros por parte del cajero, o en los cobros por parte de los cobradores de la empresa en el campo de trabajo. Este procedimiento ha establecido el grado de responsabilidad del personal, y quien es el que revisa, quien es el que descuenta el faltante si lo hubiera, que tratamiento se le va a dar al sobrante cuando aparezca, etc.

Proceso: A. se determina el tipo de diferencia encontrada A.1. faltante A.1.1. auditoría revisa si es posible encontrarlo A.1.1.1. si fue posible encontrarlo, entonces FIN del proceso A.1.1.2. si no fue posible encontrar el faltante, A.1.1.2.1. se sugieren partidas para que contabilidad registre el faltante a nombre del empleado encargado y responsable. A.1.1.2.2. se informa a Personal para que descuente el faltante a fin de mes o de la liquidación del encargado A.1.1.2.3. se genera el informe de auditoria A.1.1.2.3.1. FIN del proceso A.2. sobrante A.2.1. el auditor revisa si es posible encontrar la razón del mismo A.2.2. si no fue posible encontrar la razón del sobrante entonces: A.2.2.1. se contabiliza en una cuenta de sobrantes por si alguien lo reclama posteriormente A.2.2.2. se genera el informe de auditoria A.2.3. si fue posible encontrar la causa del sobrante, entonces el proceso FINALIZA. B. FIN del procedimiento C. Banco de datos

Documentación utilizada: 1. Papeles de trabajo del auditor (A) 2. créditos y débitos contables (A1.1.2.1) y (A2.2.1) 3. informe de auditoría


43

Diagrama de flujo

C

A

A1

A2

3 A1.1. 1

A1.1. 1

2 A1.1.2.1

A2.2

A1.1.2.2

A2.2.1

A2.3

A1.1.1

B B

B

A2.2.2

3 B


44

DESCRIPCIÓN DE ELEMENTOS DE LOS DIAGRAMAS DE FLUJO A B

C

D E

F

A Proceso: este elemento significa que se realiza un proceso sea cual sea. Cabe mencionar que un proceso puede tener muchos otros procesos incluidos en sí mismo. B Proceso alternativo: se refiere a la ejecución de otro proceso aparte del que se describe. Por ejemplo: dentro del procedimiento de compra se puede ejecutar el proceso de pago, el cual es diferente al de compra. Para describir este proceso de pago que se podrá ver en otra parte descrito, se utiliza este elemento particular. C Decisión: este elemento indica que se tiene que tomar una decisión, o que se pueden tomar distintos caminos, cada camino tiene un final si algo sale mal, pero si todo sale bien en las subsiguientes fases, el proceso terminará de forma eficiente.

E


F

45

D Documento: este elemento indica cual de los documentos detallados en “Documentación utilizada” se tiene que generar, según el número que contiene dentro. E Terminador: se utiliza para indicar que el camino terminó, que las fases terminar en esta parte, y el procedimiento también. F Almacenamiento o extracción desde base de datos: indica que se tiene una base de datos manual, mecánica o electrónica, desde la cual se está extrayendo información, o se está guardando información. G La flecha de una sola dirección indica el flujo o camino que sigue el procedimiento H La flecha con doble dirección indica que el camino es de doble, vía. Este es el caso de las bases de datos, de done se requiere extractar información para utilizarla en el momento, y luego volver a almacenarla ya modificada.


46

FORMAS DE CONTROL INTERNO: Tarjeta de Responsabilidad de Activos Empresa XY Quetzaltenango 77556689 Fax: 36362598 División Departamento Sección Empleado Cargo

Número (1) (2) (3)

Fecha Cantidad Descripción (5) (6) (4) 15/01/2004 1Barreno General Electric de 15” 15/02/2005 1soldadura General Elect

Sumatorias

Costo Valor Total (7) (8) Q 635.00 Q 635.00 Q 1,500.00 Q 1,500.00

2

Q 2,135.00

Me comprometo a devolver el equipo, mobiliario y cualquier otro activo descrito anteriormente, en buenas condiciones y a responder por ellos en caso de extravío (9)

Quetzaltenango _________________________________________________________ (10) Recibí

Entregado

Contenido de la forma

1. 2. 3. 4. 5. 6. 7.

Numero de tarjeta División, departamento y sección donde se encuentra el bien Cargo del Empleado responsable Descripción del bien Fecha en la que se entrega Cantidad de bienes de la misma especie Costo unitario en el kardex


47

8. Costo total: costo unitario * cantidad 9. Texto donde se responsabiliza el empleado 10. Área de firmas de aceptación y entrega

Formato de Factura Especial Factura Especial Empresa Xmen (1) Quetzaltenango Tel.: 55652536 Fax: 25361425

Factura Especial Número (2) 695

Quetzaltenango___________________________________________ (3) (4) Vendedor:__________________________________ Cédula:______________ Direccion:__________________________________ NIT:_________________ Cantidad(5)

Descripción (6)

Valor (7)

Total------------------------ (8) Autorizada según resolución X-2565Y99 del año 1566


1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8.

Razón social y demás datos de la empresa número de la factura especial fecha de la factura nombre, cédula y dirección del vendedor del bien cantidad descripción del producto valor: cantidad * costo unitario total sumarizado


48

Forma de Recibo de Ingresos a Caja

Recibo de Ingresos a Caja Empresa Fábrica Campo Sol S.A. (1) Quetzaltenango Tel.: 55668899 Fax: 44778899

Numero:

(2)

65 Por Valor de: Q.1500.00 Pedido No. A-9645 Cod Cliente/Proveedor CL-1938 Lugar y fecha_____________________________________________________ (3) Recibimos de_____________________________________________________ La cantidad de____________________________________________________ Por: (4) Venta Contado Abono a Cuenta Devolucion de Proveedor

Otros

Especifique_______________________________________________________ (5) _________________ Cajero Responsable

Contenido de la forma:

1. Logotipo de la empresa, su dirección teléfono y fax. 2. datos generales del recibo como: a. su número. Se supone que cada recibo tiene un número único que lo identifica b. el número de pedido de ventas al que corresponde este cobro c. el código del cliente o proveedor según sea el caso d. el valor del recibo en números 3. incluye: a. lugar y fecha del recibo b. nombre del cliente o proveedor c. cantidad en letras del recibo 4. conceptos por los cuales se realiza el recibo 5. firma del cajero responsable de recibir el pago


49

Forma de Factura Factura Autorizada Empresa Sulamita S.A. Quetzaltenango NIT. 25356595-99 Teléfono: 55668899 Fax: 44778899

Serie (A)

(B) (C) (D)

Fecha DÍA 15

MES 15

AÑO 1237

(G)

(E) (F)

Facturar A: Hugo Soto Dirección Teléfonos 76325368 Contacto: Hugo Soto

C1 Número 253645 Vendedor VA-365 Terminos Contado Método de Pago Efectivo

(H) Cod. ClienteEnviar A: (I) 236456-3 15 Ave. 18-96 Zona 1 Dirección Teléfonos Otros

Cod Prod. Descripción Costo Cantidad 2954Drive Computer Q.650.00 11221Video System Q.2,369.00

% Desc Importe 8 0.00% Q.5,200.00 6 1.00% Q.14,071.86

(J) Subtotal Detalle I.V.A. 12% Flete Pagado Adeudado Autorizado según resolución AD-253645 con fecha 15/15/1237 Facturas de la serie C1 de la 250000 a la 500000

Q 19,271.86 Q 2,312.62 Q 100.00 Q 21,684.48 Q 0.00 (K) (L)

Contenido de la Forma:

A. Encabezado de la factura. Aquí se incluye la siguiente información de la empresa: a. Nombre o razón social b. Dirección y teléfonos c. NIT y Fax


50

d. Otros datos B. Se refiere al número de serie de la factura. Por ejemplo Serie A-2565 C. Se refiere al número de la factura que actualmente se está utilizando D. Código del vendedor que generó el pedido. Esta información se utiliza para poder calcular el valor de las ventas por vendedor, para calcularles sus comisiones al final del mes. E. Términos: se refiere a los términos de pago de la factura: contado, crédito 15 días, crédito 1 mes, otros. F. Método de pago: se refiere a la forma como se va a efectuar el pago de la factura, por ejemplo con cheques prefechados, con cheques, con tarjeta de crédito, con efectivo, con letra de cambio, etc. G. Fecha: se refiere a la fecha en que se realiza la factura. H. Es el código y nombre del cliente, además se incluyen sus datos esenciales. I. Se refiere al lugar donde el cliente desea que se le envíe su pedido. J. Son todos los detalles de la factura. Cada detalle incluye un producto que se haya vendido. Aquí van los siguientes datos: a. Código del producto b. Nombre del producto c. Cantidad comprada d. Costo unitario e. Descuento f. Importe: este valor es el costo unitario por la cantidad requerida K. Líneas de totales y subtotales: aquí se aprovecha para detallar el I.V.A., el flete si lo hay, la cantidad pagada por el cliente y el saldo que le queda pendiente de pago L. Aquí van los números de resolución que amparan la impresión de la factura.


51

Liquidación de Caja Chica

Liquidación de Caja Chica Empresa Sulamita S.A. Quetzaltenango NIT. 25356595-99 Teléfono: 55668899 Fax: 44778899 Fecha DÍA

MES

(A) (B)

Número 253645

(C) AÑO

Encargado

(D) (E)

La cantidad de_______________________________ Q._________________ En concepto de liquidación de Caja Chica de los gastos efectuados y que se detallan a continuación Fecha

Comp No

Codigo Cuenta

ConceptoValor

(F)

Cheque No. (G)

Vo. Bo.

Encargado Caja Chica (H)

(I)


A. Encabezado de la factura. Aquí se incluye la siguiente información de la empresa:


52

a. Nombre o razón social b. Dirección y teléfonos c. NIT y Fax d. Otros datos B. Número de la liquidación C. Código del encargado de caja clica D. Fecha en que se realiza el arqueo de caja chica, y la liquidación E. Cantidad por la que se realiza la liquidación. En letras y números. F. Detalle de la liquidación. Incluye los siguientes apartados: a. Fecha: fecha del gasto b. Comprobante número: se refiere al documento que le extendieron, cual es su número. c. Código de cuenta: se refiere al código de cuenta que afecta el gasto realizado. d. Concepto: sirve para detallar el concepto o la razón por la cual se ha realizado el gasto. e. Valor: sirve para escribir el valor totdal de documento que nos han extendido. En el caso de que se trate de una factura especial, aquí se registra su importe total. G. Cheque: aquí se escribe el número del cheque que el departamento financiero ha emitido para contabilizar todos los gastos que la caja chica ha realizado, y reponer el fondo. H. Es la forma del jefe del encargado de caja chica I. Es la firma del encargado de caja chica que realiza la liquidación.


53

Tarjeta Para Inventarios Físicos ALMACEN "EL ESFUERZO". DIRECCION: 2a. CALLE 93-06 ZONA 1 (A) CONTROL INVENTARIO FISICO

No.

ARTICULO

(C)

ENCARGADO

(D)

ASISTENTE

(E)

REVISADO POR

(F)

UNIDAD DE DESCRIPCION MEDIDA

CODIGO

LIQUIDACION Estan Bodega tería

Casilla

CANTIDAD

EXIS TENCIA KARDEX

FECHA

DIFE RENCIA

(B)

COSTO UNITARIO

(G)


54


A. Aquí va el nombre o razón social social de la empresa, empresa, su dirección, dirección, teléfonos, teléfonos, NIT, NIT, etc. B. Fecha: aquí se escribe escribe la la fecha fecha en que se realiza el inventario inventario C. Artículo: indica el nombre nombre y código del artículo artículo que se está registrando D. Encargado: aquí va va el nombre del empleado empleado que está está encargado encargado de realizar realizar el inventario físico E. Asistente: Asistente: nombre de la persona persona que asiste al encargado encargado del inventario inventario F. Revisado por: aquí va el nombre del del auditor auditor que que revisa revisa la labor del del levantado levantado del inventario físico G. Detal Detalle le de de la tarj tarjet eta: a: a. Código: Código: este es el el código código de los los produc productos tos a invent inventaria ariar. r. b. Descripc Descripción: ión: descripc descripción ión del artículo artículo a inventa inventariar. riar. c. Unidad Unidad de medida: medida: aquí se escrib escribee la unida unidadd de medid medidaa que se se utiliz utilizaa para el artículo. d. Liquidac Liquidación: ión: en esta esta parte parte se establec establecee cuanto cuanto producto producto hay en bodeg bodega, a, casilla, estantería, y su sumatoria que va a total. e. Existenc Existencia ia kardex: kardex: aquí se escrib escribee el total total de unida unidades des que que el el kardex kardex tiene reportados que hay. f. Diferenci Diferencia: a: aquí se determ determina ina si existen existen difer diferenci encias as de sobrantes sobrantes y/o faltantes restando la Existencia de Kardex menos la Cantidad. g. Costo Costo unitari unitario: o: aquí se escrib escribee el costo costo unit unitario ario del del artíc artículo. ulo.

COSTO TOTAL


54


A. Aquí va el nombre o razón social social de la empresa, empresa, su dirección, dirección, teléfonos, teléfonos, NIT, NIT, etc. B. Fecha: aquí se escribe escribe la la fecha fecha en que se realiza el inventario inventario C. Artículo: indica el nombre nombre y código del artículo artículo que se está registrando D. Encargado: aquí va va el nombre del empleado empleado que está está encargado encargado de realizar realizar el inventario físico E. Asistente: Asistente: nombre de la persona persona que asiste al encargado encargado del inventario inventario F. Revisado por: aquí va el nombre del del auditor auditor que que revisa revisa la labor del del levantado levantado del inventario físico G. Detal Detalle le de de la tarj tarjet eta: a: a. Código: Código: este es el el código código de los los produc productos tos a invent inventaria ariar. r. b. Descripc Descripción: ión: descripc descripción ión del artículo artículo a inventa inventariar. riar. c. Unidad Unidad de medida: medida: aquí se escrib escribee la unida unidadd de medid medidaa que se se utiliz utilizaa para el artículo. d. Liquidac Liquidación: ión: en esta esta parte parte se establec establecee cuanto cuanto producto producto hay en bodeg bodega, a, casilla, estantería, y su sumatoria que va a total. e. Existenc Existencia ia kardex: kardex: aquí se escrib escribee el total total de unida unidades des que que el el kardex kardex tiene reportados que hay. f. Diferenci Diferencia: a: aquí se determ determina ina si existen existen difer diferenci encias as de sobrantes sobrantes y/o faltantes restando la Existencia de Kardex menos la Cantidad. g. Costo Costo unitari unitario: o: aquí se escrib escribee el costo costo unit unitario ario del del artíc artículo. ulo. h. Costo Costo total: total: aquí va el el costo costo por la la cantid cantidad ad existe existente. nte.


55

Nota de Devolución NOTA DE DEVOLUCION Almacén El Esfuerzo (A) DEVOLUCION SOBRE COMPRAS No.:

PROVEEDOR: DIRECCION:

FECHA:

Quetzaltenang o (E)

( C) (D)

DIA (F) (G) Orden de Compra FECHA No.

CANTIDAD

(H) FACT. No.

(I)

(B)

MES

AÑO

(J)

FECHA CREDITO CONTADO

CODIGO

DESCRIPCION

PRECIO UNIT.

(K)

(L)

RECIBI CONFORME

(M) ENTERADO

T O T A L..

APROBADO


A. Nombre de la empresa o razón social, y sus demás demás datos como como dirección, dirección, teléfonos, teléfonos, NIT, ETC. B. Devoluci Devolución ón No. Aquí va el número número de esta esta devoluci devolución. ón. C. Aquí va el nombre y código del proveedor proveedor a quien quien le estamos estamos haciendo haciendo la devolución D. Direcc Direcció iónn del provee proveedor dor..

PRECIO TOTAL


56

E. Lugar y fecha de la devolución: devolución: aquí se escribe el el lugar lugar y fecha fecha en que se está haciendo esta devolución. F. Número Número de orden orden de compra: compra: aquí va el el número número de la la orden orden de de compra compra por la la cual se solicitó el pedido anteriormente. G. Fecha: Fecha: fecha fecha de la orden de compra. compra. H. Factura número: aquí va el número número de de la la factura factura que el el proveedor proveedor nos emitió I. Fech Fechaa de a fact factur ura. a. J. Crédito, Crédito, contado: contado: aquí se detal detalla la la la forma forma de de pago pago de la orden orden que se le le solici solicitó tó al proveedor, si al fue al contado o al crédito. K. Detalle de la devolución. devolución. Aquí se detalla lo siguiente: siguiente: a. Cant Cantid idad ad de prod produc ucto to b. b. Códi Código go del del ppro rodu duct ctoo c. Descr Descrip ipci ción ón del del produc producto to a devol devolver ver d. Precio Precio unita unitario rio del del produc producto to que que se se devuel devuelve ve e. Precio Precio tota total: l: es el el iimport mportee que que se calcula calcula así: así: cantida cantidadd por precio precio unitario. L. Observaciones: Observaciones: aquí se añade añade cualquier cualquier observación observación que se desea desea realizar realizar en en la nota de devolución. M. Firmas de recibido, enterado, enterado, aprobado, etc.


57

Cheque Voucher ALMACEN "EL ESFUERZO" QUETZALTENANGO NIT. 132059-9 TEL. 77672184 Paguese a la Orden de Quetzales

(A)

Cheque No. Lugar y Fecha (E)

© Q.

(D)

(F) (G) Firma Autorizada

Código Cuenta

(B)

Descripción

Firma Autorizada

Debe

Haber

(H)

Hecho Por Autoriza Por Fecha

Revisado Por Pago Recibido Por (I)


A. Datos generales de la empresa B. Cheque número: aquí se escribe el número del cheque C. Lugar y fecha de emisión del cheque. D. Valor en número por el cual se genera el cheque E. Páguese a la orden de: nombre de la persona beneficiaria del cheque. F. Valor del cheque en letras. G. Firmas autorizadas: aquí van dos firmas, la del representante legal o Gerente general, y la del jefe del departamento financiero, quienes son los dos principales responsables del cheque. H. Detalle del voucher: a. Hecho por: iniciales de la persona que ha elaborado el cheque b. Autorizado por: iniciales y/o nombre de la persona que autoriza el pago del cheque c. Fecha: fecha en que se autoriza y emite el cheque d. Revisado por: nombre o iniciales de la persona que ha revisado el cheque para autorizarlo. e. Pago recibido por: nombre de la persona beneficiaria del cheque.


58

Arqueo de caja general: ALMACEN "EL ESFUERZO" ARQUEO CAJA GENERAL

(A) (B)

Cajero General o Tesorero Fecha del Arqueo Descripción

/ /

©

Practica Por

Denominación Cantidad Q.

Monedas (E)

(D)

Sub-total Q. Q. Q.

Total

Q.

Billetes Q. Q. Cheques Recibidos Documentos de Abonos

Q. Q.

Total Arqueado

Q.

El total de Los valores Arqueados es de:

Se hace constar, que después del arqueo practicado, fue entregado el efectivo y demas documentos que sirvieron de base al mismo, de lo cual firmamos de etera conformidad la presente hoja de arqueo. (f) Cajero General o Tesorero

(f)

(F)


A. Encabezado de la forma donde van los datos generales de la empresa B. Nombre del cajero o tesorero quien tiene a su cargo la caja C. Fecha del arqueo D. Practicado por: iniciales y nombre del auditor que va a realizar el arqueo de caja general


59

E. Detalle de lo encontrado en caja F. Firmas tanto del cajero como del auditor que realizaron el arqueo.

Conciliación Bancaria

ALMACEN "EL ESFUERZO" (A) CONCILIACIÓN CANCARIA Conciliación de Saldos al Banco C Saldo segundo Banco (-) Cheques en Circulación:

(B)

Fecha

No. de Cheque

/ /

Cuenta No.

(D) Q. (E) (F) Valor (G)

(+) Deposito en transito: Fecha / /

Saldo conciliado con libros

No. de Boleta

Valor (H) Q. (I)

(+) Notas de crédito no contabilizadas (-) Notas de débito no contabilizadas Saldo Conciliado con Banco Q. Lugar y Fecha (J) (f) Elaborado Por

(f) Vo. Bo.

Contenido de la forma: A. Encabezado y datos generales de la empresa B. Fecha en la que se concilian los saldos C. Nombre del bando D. Número de la cuenta bancaria a conciliar E. Monto en quetzales según el estado de cuenta F. Valor de los cheque en circulación G. Detalle de los cheques en circulación H. Detalle de los depósitos en tránsito I. Valor del saldo conciliado con libros J. Espacio para las firmas del cajero o tesorero y su jefe quien le revisa.


60

Tarjetas de Kardex de Productos EL ESFUERZO (A) 24 Avenida 25-125 Zona 3 Tel: 55778899 Fax: 11223366 Quetzaltenango

Kardex de Productos (B)Codigo Producto:______________________ Nombre Producto:_____________________ Descripción:__________________________ ____________________________________

Fecha Concepto 01/01/2004Saldo 02/01/20004 pedido 36

Un. Debe Un. Haber 1000

Un. Saldo Costo Promedio 1000 15 985

Mínimo:______________ Máximo:______________

10 10

Valor Debe Valor Haber 10000

C

Valor Saldo 10000 150 9850

(D)


61


A. Encabezado que contiene el nombre de la empresa y sus generalidades B. Encabezado de la tarjeta respecto al producto: a. Código del producto: aquí se escribe el código único que distingue al producto del cual se lleva registro en esta tarjeta b. Nombre producto: aquí va el nombre del producto del cual se lleva registro. c. Descripción: lugar para una breve descripción del producto. C. Mínimos y máximos de existencias: a. Mínimo: aquí se escribe la cantidad mínima requerida para poder realizar ordenes de compra nuevamente. Se supone que este mínimo se ha calculado en base al tiempo en que tarda en venir la mercadería desde la casa proveedora, para nunca quedarse sin existencias. b. Máximo: esta casilla indica cual es la cantidad máxima que se debe pedir del producto cuando se compre. Esto se hace para no quitar capital importante de otras áreas de la empresa, y tenerlo durmiendo en un inventario donde hay poca rotación. Todo está basado en la rotación del inventario, si es una rotación rápida, el máximo debe ser un poco más alto, si es una rotación lenta, el máximo debe ser mucho menor. D. Detalle de la forma dividido en las siguientes secciones: a. Fecha: aquí se escribe la fecha del movimiento que se realiza del producto.


61


A. Encabezado que contiene el nombre de la empresa y sus generalidades B. Encabezado de la tarjeta respecto al producto: a. Código del producto: aquí se escribe el código único que distingue al producto del cual se lleva registro en esta tarjeta b. Nombre producto: aquí va el nombre del producto del cual se lleva registro. c. Descripción: lugar para una breve descripción del producto. C. Mínimos y máximos de existencias: a. Mínimo: aquí se escribe la cantidad mínima requerida para poder realizar ordenes de compra nuevamente. Se supone que este mínimo se ha calculado en base al tiempo en que tarda en venir la mercadería desde la casa proveedora, para nunca quedarse sin existencias. b. Máximo: esta casilla indica cual es la cantidad máxima que se debe pedir del producto cuando se compre. Esto se hace para no quitar capital importante de otras áreas de la empresa, y tenerlo durmiendo en un inventario donde hay poca rotación. Todo está basado en la rotación del inventario, si es una rotación rápida, el máximo debe ser un poco más alto, si es una rotación lenta, el máximo debe ser mucho menor. D. Detalle de la forma dividido en las siguientes secciones: a. Fecha: aquí se escribe la fecha del movimiento que se realiza del producto. b. Concepto: indica si fue una venta, una compra, una devolución, y el número del documento que ampara el movimiento. c. Unidades debe: aquí se rellena esta casilla cuando el movimiento que se está operando, está ingresando unidades del producto al inventario. d. Unidades haber: aquí se rellena esta casilla cuando el movimiento que se está operando representa una venta o una devolución a un proveedor, es decir, que se están retirando unidades del inventario. e. Unidades saldo: aquí se va recalculando el saldo anterior + debes – haberes. f. Costo promedio: es la división entre valor saldo / entre unidades saldo. Normalmente contiene 6 ó 4 dígitos decimales g. Valor debe: aquí se escriben los valores costeados que se están ingresando al inventario. h. Valor haber: aquí se escribe el valor costeado que se esta egresando del inventario. i. Valor saldo: esta casilla representa el valor total, o costo total invertido en el inventario correspondiente al producto al cual corresponde la tarjeta de kardex.


62

Pedidos de Mercaderías: Pedido de Mercaderías Empresa El Esfuerzo Quetzaltenango NIT. 25356595-99 Teléfono: 55668899 Fax: 44778899 Fecha DÍA

(A) (B)

MES

AÑO C

Número 253645 Vendedor V-2565 Terminos Contado Método de Pago Cheque

(D) Facturar A: Cod. Cliente Juan Gomez G-25 Dirección 13 calle 9-65 Zona 37 Guatemala Teléfonos 2565489 Contacto: Pedro Cardenas Cod Prod. Descripción 2954Drive Computer 11221Video System

(E) Enviar A: Dirección 65 Calle 254-369 Col. El Progreso Teléfonos 25654478 Otros Guatemala, Ciudad

Precio Unitario Cantidad % Desc Importe Q.650.00 8 0.00% Q.5,200.00 Q.2,369.00 6 1.00% Q.14,071.86 (F)

(G)

Subtotal Detalle I.V.A. 12% Flete Pagado Adeudado

Q 19,271.86 Q 2,312.62 Q 100.00 Q 21,684.48 Q 0.00


A. Encabezado de la forma donde van las generalidades de la empresa. B. Generalidades del pedido: a. Número: indica un número correlativo del pedido. b. Vendedor: es el código del empleado vendedor que realiza la venta.


C. D. E. F.

G.

63

c. Términos: aquí se establece si el cliente va a comprar al contado o al crédito. d. Método de pago: aquí se establece como va a pagar el cliente, si con cheque, tarjeta de crédito, efectivo, o cualquier otro método. Fecha: es la fecha en la cual se está realizando el pedido Facturar A: aquí van los datos generales del cliente, y su código. Enviar A: aquí va la dirección donde el cliente que se el entregue su producto. Estas son las casillas correspondientes a los detalles del pedido clasificadas así: a. Código producto: en esta columna van los códigos de los productos que el cliente esta pidiendo b. Descripción: aquí van los nombres descriptivos de los productos solicitados. c. Precio unitario: aquí va el precio de cada artículo que el cliente está solicitando d. Cantidad: aquí va la cantidad requerida por cada producto. e. % de descuento: aquí va un porcentaje de descuento (opcional), que se le puede aplicar a cada artículo en particular. f. Importe: aquí va la operación matemática de multiplicar la cantidad requerida por el precio unitario. Pie del pedido donde van las sumatorias finales: a. Subtotal detalle: esta es la casilla donde va la sumatoria de todos los importes de los detalles. b. I.V.A. 12%: esta es la casilla donde va lo correspondiente al 12% de I.V.A. que la empresa debe cobrar. c. Flete: aquí va lo pactado de flete con el cliente. Esta casilla se utiliza solo cuando las políticas de la empresa dicten que por cada reparto se cobra un flete; aunque muchas empresas no cobran flete si el reparto es en el perímetro urbano. d. Pagado: aquí la cantidad de dinero que el cliente va a pagar por su pedido. Puede ser que tenga crédito, y que solo deje una parte o nada del total del pedido. e. Adeudado: en esta casilla se suman los saldos anteriores del cliente más el total del detalle de este pedido, menos el total de lo pagado en este pedido.


64

Registro auxiliar de caja:

Mes Fecha Docto.

Descripción

ALMACEN "EL ESFUERZO" Registro Auxiliar de Caja

(A)

Año

(B) Debe

Haber

Saldo

C


A. Encabezado de la forma: aquí va la razón social o nombre del establecimiento. B. Fecha del registro: fecha en la que se esta registrando el movimiento de la caja, se toma solo mes y año. C. Detalles de la forma: a. Fecha documento: aquí va la fecha en la que se opera el documento, o se recibió en caja. b. Descripción: aquí va una pequeña descripción del documento recibido. c. Debe: aquí va la cantidad que se debita de la caja, si es un documento que ingresa. d. Haber: aquí va la cantidad que se acredita a la caja, si es un documento que egresa. e. Saldo: en esta casilla se van sumando el saldo anterior, más los debitos e la línea siguiente, menos los créditos de la misma línea. Es decir, que se totaliza utilizando el saldo anterior.


65

Registro auxiliar de bancos depósitos monetarios ALMACEN "EL ESFUERZO" (A) REGISTRO AUXILIAR BANCOS DEPOSITOS MONETARIOS BANCO CTA.. NO. MES Fecha Docto.

Descripción

(B) AÑO

Descripción Debe

Haber

Saldo

C


A. Encabezado de la forma: aquí va el nombre de la empresa. B. Generalidades de la forma: a. Banco: aquí se escribe el nombre del banco b. Cta. No. Aquí se escribe el número de cuenta. c. Mes, año: aquí se escribe el mes por el cual se realiza esta forma C. Detalles: a. Fecha documento: aquí se escribe la fecha del documento que se esta registrando b. Descripción: aquí se escribe una pequeña descripción del documento por el cual se realiza el movimiento c. debe. Aquí se escribe la cantidad del documento si está debitando a la cuenta. d. Haber: aquí se escribe la cantidad o importe del documento si esta acreditando la cuenta. e. Saldo: aquí se escribe el saldo luego de la operación. Es decir, saldo anterior, más débitos, menos créditos.


66

Requisición y despacho de papelería y útiles: ALMACEN "EL ESFUERZO" (A) REQUISICIÓN Y DESPACHO DE PAPELERÍA Y ÚTILES (B) No. SEÑOR BODEGUERO, SIRVASE DESPACHAR A: DESTINADO PARA: Código

Cantidad Solicitada

Cantidad Autorizada

FECHA C

Descripción del Artículo

Cantidad Valor de la Despachada Orden

(D)

SOLICITANTE

DESPACHADO POR

AUTORIZADO POR

RECIBI CONFORME

REVISADO POR

OPERADO POR


A. Encabezado. B. Aquí se escribe el número de la requisición y la fecha en que esta se realiza. C. Aquí se escribe el nombre del departamento de donde es solicitada la papelería y útiles D. Este es el detalle de la forma: a. Código: código del producto b. Cantidad solicitada. c. Cantidad autorizada: esta casilla sirve para que el jefe del departamento cuando revise la requisición pueda recortar las cantidades, cuando considere que no es necesitada. d. Descripción del artículo: aquí va la descripción el artículo. e. Cantidad despachada: aquí va la cantidad que se despacha de bodega, en todo caso que no haya suficiente existencia. f. Valor de la orden: aquí se escribe el valor de lo solicitado ya costeado, para que el bodeguero pueda rebajarlo fácilmente de su kardex. E. Pie de la forma: aquí van las distintas autorizaciones que necesita la requisición para que sea despachada.


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Orden de compra: Almacén el Esfuerzo (A) Quetzaltenango ORDEN DE COMPRA (B) Señor proveedor: Sirvase enviar los siguientes artículos a la dirección y lugar indicados Enviar A: (D) Dirección Fecha:

C

Número:

Código

Descripción

Cantidad Precio

Importe

(E)

Importe Total Orden de Compra Total en letras: Elaborado por: Autorizado por: Revisado por:

(F)


A. B. C. D. E.

Encabezado de la forma Nombre y código del proveedor Fecha de la orden y número Dirección a donde deseamos que nos envíen las mercaderías Detalles de la forma: a. Código del producto, según nuestro kardex. b. Descripción del producto que deseamos nos envíen c. Cantidad del producto que requerimos d. Precio que fuera cotizado por el proveedor en la cotización previa. e. Importe: cantidad por precio. F. Firmas e iniciales de quien autoriza, elabora, y revisa la orden de compra.

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS

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