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MECANOGRAFÍA
Semana 11
LA CARTA COMERCIAL
La mayor parte de las transacciones comerciales se realizan por carta, de modo que es importante saberlas mecanogra ar. La carta representa a la persona o institución que la envía. Para que ella produzca un efecto positivo en el ánimo del destinatario, se deben tomar en cuenta los siguientes aspectos así como las diversas partes de la carta, que iremos analizando una por una.
Aspectos importantes
• Calidad de papel • Correcta distribución • Nitidez al copiarlo • División correcta de las palabras al nal de la línea de escritura, etc.
Errores Mecanográ cos Errores ortográ cos Borrones visibles Mala calidad de la cinta
• • • • •
Textos. Despedida. Ante rma (opcional). Nombre del rmante. Cargo que desempeña el
2. Cuerpo o Contenido
• • • • • •
Membrete. Fecha. Destinatario. Asunto o referencia (opcional). Línea de atención. Saludo.
3. Otros elementos
• Anexos (opcional). • Indicación de copias (opcional). • Iniciales de identi cción.
1. Encabezamiento
Partes de la carta comercial
Evitar
• • • •
rmante.
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Lic. Luís Pérez • Cargo: Si el destinatario desempeña un a. Membrete: Resume la razón social del remitente, ac-cargo, generalmente éste se escribe en la misma línea, separado por una coma. tividad la cual se dedica, ubicación, dirección
1. Encabezamiento
cablegrá ca y apartado postal.
Ejemplo: Señor
Generalmente está colocado en el ángulo superior izquierdo del papel, aunque también suele aparecer en el centro superior del mismo.
Dr. Aldemaro Ortega Zamora
Presidente, Gadibugia, S.A. • Dirección: Determina el sitio donde vive, b. Fecha: trabaja o está establecido el destinatario. La fecha se comienza a escribir a cuatroEjemplo: Señor espacios, debajo del membrete. Luís Franco Consta de: Av. Francisco de Miranda, Nº 8 • Ciudad desde donde se escribe la comuni• Lugar de destino: Comprende el nombre cación, separada por una coma. de la ciudad o pueblo donde vive, trabaja o está • Número del día, nombre del mes y el año. establecido. - El nombre de la ciudad o pueblo se omi-Si la comunicación va al mismo lugar del te cuando está impreso en el membrete. remitente, se escribe Ciudad. - El nombre del mes se escribe con miCuando la correspondencia se entrega núscula, pero si con él se indica la fecha, se personalmente, en lugar de Ciudad se escribe escribirá con mayúscula. Presente. Ejemplos: 28 de agosto de 20__ Agosto 28 de 20 __
d. Asunto o Referencia:
Es una información breve de los que trata la El año se escribe en cifras, sin el punto carta. de las unidades de mil. Se escribe a siete espacios verticales de la fecha, del centro del papel hacia la derecha. • Tratamiento, título del destinatario, nombre e. Línea de atención: del destinatario, dirección y lugar de destino. Es la mención que se hace de la persona c. Destinatario:
Se comienza a escribir en el margen izquiera quien se encomienda en primer término la do y a 4 espacios de la fecha. comunicación. En caso de utilizarse esta línea, se escribirá a 2 espacios de la dirección, a parEjemplo: Señores tir del margen izquierdo. Cuando la carta lleve González y Müller solamente la línea de atención, se colocará en el mismo lugar que asignamos al asunto o refeApartado 5048 rencia. Maracaibo f. Saludo:
• Tratamiento: debe ocupar una línea de la escritura. El título debe ir acompañando al nom-Se escribe desde el margen izquierdo y a bre y en este caso se abrevia. tres espacios del lugar de destino. Ejemplo: Señor No se usan abreviaturas.
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2. Cuerpo o Contenido
Se escriben a dos espacios verticales del anexo y hacia el margen izquierdo.
a. Texto: Se comienza a escribir a 2 espacios del saludo y se mecanografía a espacio sencillo. Desde el punto y aparte, se dan dos espacios. b. Despedida: Se escribe a dos espacios después de la última línea del texto. c. Ante rma: Indica que el rmante de la carta lo hace en nombre y representación de la empresa. Se coloca a dos espacios de la despedida. Debe escribirse con mayúscula sostenida. d. Nombre del rmante: Se escribe a 4 espacios de la ante rma, debajo de ella. e. Cargo que desempeña el rmante: Se escribe a 1 espacio del nombre del mante y debajo de él.
r-
3. Otros elementos: a. Anexos: Se escribe a tres espacios debajo del cargo y hacia el margen izquierdo. Ejemplo: Anexo: Fact. nº 845 Adj.: Comprobante nº 642 Anexos: 3 b. Indicación de copias: A veces, una carta dirigida a una empresa puede ser de importancia para otra persona. En este caso se acostumbra hacer copia adicional y enviarla, indicándolo así en la carta original. La indicación de copias se transcribe hacia el margen izquierdo a dos espacios verticales, debajo del anexo. Ejemplo: c.c.: Sr. Alfonso Ibarra c. Iniciales de identi cación:
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Se omiten las primeras iniciales, cuando la persona que rma es la misma que redacta. En caso de que sea otra la que redacta, se colocan las iniciales en mayúsculas, y en minúsculas las de la mecanógrafa, separadas por una diagonal. Ejemplo: Imf IP/Imf Cuando la secretaria redacta y mecanografía la carta, sus iniciales se escribirán en letras mayúsculas sin la diagonal. Ejemplo: AFG Puntuación: En las cartas comerciales se utilizan las siguientes clases de puntuación: a. Abierta: No se usan signos de puntuación al nal de las líneas de fecha, dirección, saludo, despedida, rma y cargo. b. Completa: Se usa punto al nal de la fecha. Coma, en cada una de las líneas de dirección a excepción de la última que termina con punto. El saludo se cierra con dos puntos. Coma, al nal de la despedida y rma. Punto en el cargo. c. Standard: Lleva dos puntos después del saludo y coma después de la despedida. Esta puntuación es la más usada en Venezuela. Extensión: Por razón de la extensión las cartas pueden ser: cortas, medianas y largas. Detallamos las líneas de escritura y los espacios de borde superior e inferior que corresponden a cada una. Estos detalles son sólo una ayuda. El buen juicio de quien mecanografíe debe permitir una buena presentación.
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Partes:
1. Encabezamiento. 2. Cuerpo contenido. 3. Otros elementos.
2 E.V.
10 ó 20 E.V. Fecha
Membrete 5 E.V.
1 Saludo
Destinatario
Asunto (opcional) Línea de Atención (opcional)
2 E.V.
5 (s)
2 E.V.
5 (s)
2 E.V.
2
3 E.V. Despedida Ante rma (opcional)
2 E.V.
5 ó 6 E.V. Nombre del Firmante 1 E.V.
3
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3 E.V.
Anexos Identi cación de las copias (opcional) Iniciales de Identi cación Fecha (abreviada)
1 E.V.
Cargo que Ocupa
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LA CARTA: SUS ESTILOS
rma, se escriben del centro del papel hacia la derecha.
.
Se utiliza puntuación Standard, es decir; dos puntos (:) después del saludo y coma en la despedida. (Fig. 2)
,
c. Estilo semibloque
: . .
Figura 1
.
Figura 2
Tiene la misma distribución que el estilo bloque. Su diferencia radica en que tiene la sangría de 5 espacios. ( g. 3) d. Estilo sangrado
La diferencia con el semibloque está en que cada una de las líneas de la dirección, exceptuando la primera se sangran. La sangría es 5 espacios más en cada línea. Es un estilo poco usado, pues consume mucho tiempo. ( g. 4)
: . .
Estilo “bloque extremo”
,
Lea y estudie el modelo adjunto de carta comercial escrita en modelo bloque extremo. Figura 3
Figura 4
a. Estilo bloque extremo
En este estilo todas las líneas parten del margen izquierdo. Su escritura es fácil y rápida. La puntuación es abierta, es decir, no se usan signos de puntuación al nal de las líneas. Solamente se usa el punto al nalizar cada párrafo. (ver g. 1) b. Estilo bloque
Es el estilo más sencillo pues cada una de las líneas se inician en el margen izquierdo. Observe, sobre todo, los siguientes puntos: 1. La palabra “señor” no está abreviada y se escribe en la primera línea de la dirección. 2. Debe dejar espacios entre la última línea de la dirección y el saludo. 3. Deje 2 espacios después del saludo, para iniciar el texto.
Este estilo es una modi cación del bloque extremo. Las líneas de la fecha, despedida y
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4. Después de cada párrafo deje 2 espacios. 5. Al nalizar la carta, deje 3 espacios para copiar la despedida y otros 6 para copiar su nombre. 6. Después de copiar su nombre deje dos espacios y copie sus iniciales hacia el margen izquierdo. 7. Mecanografíe a espacio sencillo, cambiando la fecha por la del día.
INSTITUTO TECNOLÓGICO Casilla Postal 192 Avenida Brasil 87 Maracay, Venezuela 6 de noviembre de 2005 Señor Miguel T. Rivera Avenida Bolívar 1911 Maracay, Venezuela Estimado estudiante Esta carta está ecrita en el estilo bloque extremo. Es el estilo mas sencillo, mas económico en el tiempo y el que requiere menos esfuerzo, ya que todas las líneas arrancan del margen izquierdo. Este estilo no es muy artístico, pues todo el peso está en un solo lado. Para mejorarlo puede escribir la fecha al lado derecho. Conviene conocer este estilo, ya que los otros que estudiaremos más adelante son modi caciones de éste. Además, tal vez su jefe lo pre era en algunas ocaciones. Usamos también la puntuación abierta. Note que no se usa puntuación después de las líneas especiales. Este estilo se escribirá siempre a espacio sencillo; nunca a espacio doble. Entre párrafos se dejarán siempre dos espacios verticales Atentamente (nombre del participante)
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