RMK KOMUNIKASI BISNIS SAP 5
2.1 Pengorganis Pengorganisasian asian Pesan Bisnis
A. Hal-hal yang Menyebabkan Pesan-pesan Ta Tak k Terorganisasi Terorganisasi dengan Baik Dalam suatu organisasi, pesan-pesan yang disampaikan oleh pimpinan kepada para bawahannya, kadang kala tidak terorganisasi dengan baik. Hal ini menjadikan pesan-pesan yang disampaikan tidak mengenai sasaran atau hasilnya tidak tid ak ses sesuai uai den dengan gan apa yan yang g dik dikehe ehenda ndakin kinya ya.. Ti Tidak dak ter terorg organi anisasi sasiny nyaa pes pesan an dengan baik dapat disebabkan oleh beberapa hal sebagai berikut
!. Ber Bertele tele-tel -tele, e, den dengan gan kata lain pesan-pes pesan-pesan an awal ter terlalu lalu bertelebertele-tele tele,, sehi sehingg nggaa pemba"a memerlukan waktu yang "ukup lama untuk memahami maksud pesan yang disampaikan. #. Mem Memasuk asukkan kan bahan-b bahan-baha ahan n yang yang tid tidak ak rele$an, rele$an, adanya adanya in% in%orm ormasi asi yang tidak tidak rele re le$a $an n ak akan an mem embu buan ang g wa wakt ktu u da dan n ju juga ga da dapa patt me mem mbu buat at pe pesa san n yan ang g disampaikan menjadi tidak jelas serta sulit dipahami. &. Meny Menyajikan ajikan ide-ide ide-ide se"ara se"ara tidak logis, logis, hal ini ini akan menyeba menyebabkan bkan au audiens diens sulit sulit untuk memahami poin-poin penting yang disampaikan, sehingga komunikasi akan tidak lan"ar. '. (n% (n%orm ormasi asi penting penting kada kadang ng kala tidak ter"aku ter"akup p di dalam pembah pembahasan asan,, karena asyik membahas hal-hal yang hanya bersi%at pendukung saja, poin-poin yang seharusnya memperoleh porsi bahasan lebih besar menjadi terabaikan. B. Pentin Pentingnya gnya Pengo Pengorgan rganisasian isasian yang Baik Dengan mengatur ide se"ara logis, berurutan, dan tidak bertele-tele, ide yang tersamp ters ampaik aikan an aka akan n dap dapat at mem memuask uaskan an keb kebutu utuhan han in% in%orm ormasi, asi, mot moti$a i$asi si mau maupun pun praktis bagi audiens. Mengorganisasi pesan se"ara baik adalah suatu tantangan bagi komunikator. )ntuk dapat mengorganisasi pesan dengan baik, ada ' hal yang perlu diperhatikan, yaitu a. b. ". d.
*ubjek *ubj ek dan dan tuj tujua uan n haru haruss jelas. jelas. *emua in%ormasi harus berhubungan dengan dengan subjek dan tujuan. (de-idee harus (de-id harus dikelomp dikelompokkan okkan dan disajika disajikan n dengan dengan "ara "ara yang yang logis. logis. *emua in%orm in%ormasi asi yang yang pentin penting g harus harus sudah sudah ter"ak ter"akup. up. 1
*uatu pesan yang disusun dengan baik akan membantu audiens memahami pesan yang disampaikan, membantu audiens menerima pesan, menghemat waktu audiens, dan mempermudah pekerjaan komunikator.
+. Pengorganisasian Pesan-pesan Melalui utline !. Mende%inisikan dan Mengelompokkan (de-ide Apabila menyusun pesan yang panjang dan kompleks, outline sangat diperlukan. utline akan membantu mem$isualisasikan hubungan antara bagian yang satu dengan bagian yang lainnya. *usunan outline se"ara garis besar dapat digolongkan ke dalam & kelompok a. Mulailah dengan ide pokok (de pokok akan membantu dalam menetapkan tujuan dan strategi umum dari suatu pesan. b. yatakan poin-poin pendukung yang penting Poin-poin pendukung akan memperkuat tentang ide-ide pokok yang kita tentukan. ". (lustrasi dengan bukti-bukti Memberikan ilustrasi dengan mengemukakan bukti-bukti yang berhasil dikumpulkan. *emakin banyak bukti-bukti yang disajikan, outine yang dibuat akan menjadi semakin baik. #. Menentukan )rutan dengan en"ana rganisasional )ntuk dapat menentukan urutannya, ada # pendekatan penting, yaitu a. Pendekatan /angsung 0dedukti%1 (de pokok mun"ul paling awal, kemudian diikuti dengan bukti-bukti pendukungnya. b. Pendekatan Tidak /angsung 0indukti%1 Bukti-bukti mun"ul terlebih dahulu, kemudian diikuti dengan ide pokoknya. 2edua pendekatan dasar tersebut dapat diterapkan baik untuk pesan singkat 0memo dan surat1, maupun pesan %ormal 0laporan, usulan, dan presentasi1. )ntuk memilih diantara kedua alternati%, harus dianalisis terlebih dahulu bagaimana reaksi audiens terhadap maksud atau tujuan dan pesan-pesan yang akan disampaikan.
2
*etelah dianalisis kemungkinan reaksi para audiens dan memilih suatu pendekatan umum, maka dapat dipilih ren"ana organisasional yang paling "o"ok sebagai berikut a. Dire"t e3uest Dire"t re3uest dapat berupa surat maupun memo. Bila para audiens akan menjadi tertarik atau memiliki hasrat yang luar biasa, dapat digunakan permintaan langsung 0dire"t re3uest1. leh karena itu, permintaan langsung menggunakan pendekatan langsung, karena langsung pada poin yang dituju. b. Pesan-pesan utin, 4ood ews, atau 4oodwill Pesan-pesan rutin, good news, atau goodwill lebih "o"ok dengan menggunakan pendekatan langsung. ". Pesan-pesan Bad ews Pendekatan yang diterapkan pada pesan bad news adalah pendekatan tidak langsung. 5ika mempunyai berita yang kurang menyenangkan, sebaiknya
ditempatkan
pada
bagian
pertengahan
surat
dengan
menggunakan bahasa yang halus. d. Pesan-pesan Persuasi% Bila audiens benar-benar sangat tidak tertarik terhadap pesan-pesan yang disampaikan, dapat digunakan dengan "ara yang tidak langsung. *ehingga perlu membuka pikiran audiens dengan melakukan persuasi sehingga mereka dapat memahami %akta yang ada. *e"ara umum, mengorganisasi laporan dan presentasi se"ara analitis yang didesain kearah suatu kesimpulan tertentu, lebih sulit. Manakala tujuannya adalah untuk melakukan kolaborasi dengan audiens di dalam meme"ahkan suatu masalah atau melakukan persuasi untuk suatu tindakan tertentu, harus dipilih suatu ren"ana organisasional yang memberikan argumen se"ara logis. 2.2 Penyusunan Pesan Bisnis Penyusunan pesan-pesan bisnis meliputi tiga tahap yaitu !. Peren"anaan Pada dasarnya, proses peren"anaan meliputi tiga tahapan penting yang perlu diperhatikan, yaitu mende%inisikan tujuan, menganalisis audiens, dan memilih saluran dan media komunikasi yang akan digunakan. #. Pengorganisasian
3
Proses ini dimulai dengan merangkai kata, kalimat, paragra%, dan memilih ilustrasi yang diperlukan untuk mendukung ide pokok bahasannya. Perlu diperhatikan bagaimana menggunakan kata-kata, kalimat, dan paragra% yang sederhana, mudah dipahami, dimengerti, dan dilaksanakan oleh si penerima pesan. &. e$isi *eluruh maksud dan isi pesan harus ditelaah kembali dari sisi substansi pesan yang ingin disampaikan maupun dari gaya penulisannya, struktur kalimat yang digunakan, dan bagaimana tingkat pemahamannya. 2alau belum sesuai, perlu dilakukan penge"ekkan sekaligus re$isi, sehingga apa yang telah diren"akan sebelumnya dapat di"apai see%ekti% mungkin.
!. Meren"anakan pesan a1 Penentuan tujuan Ber%ungsi agar gagasan dan maksud dari sebuah pesan dapat tersamaikan. Ada & umum tujuan pesan bisnis !1 Memberikan in%ormasi #1 Membujuk atau persuasu 0persuading1 dan &1 Melakukan kerja sama atau kolaborasi 0"ollaborating1 Tujuan yang baik dari sebuah pesan mempunyai kriteria sebagai berikut !1 Tujuan bersi%at realisti" artinya ide ataugagasan sesuai kemampuan yang ada. #1 6aktu yang tepat, artinya waktu menjadi petimbangan yang oenting dalam menyapaikan pesan &1 Tujuan ditrima perusahaan , artinya penyampaian suatu pesan hendaknya sesuai dengan tujuan perusahaan se"ara keseluruhan
b1 Analisis audiens Akan memberikan paling sedikit # in%ormasi penting yaitu membantu dalam memahami keadaan dan sikap komunikasi dan memoermudak penyampaian pesan "1 Penentuan ide pokok Terdapat tiga teknik atau "ara yang dapat dipergunakan untuk menentukan ide pokok !1 Brainstorming adalah penentuan ide pokok dengan membiarkan pikiran men"ari kemungkinan ide pokok se"ara leluasa
4
#1 Petunjuk atasan adalah dalam organisasi yang menganut system senioritas, para pelaksana "enderung meminta petunjuk atasan dalam menentukan ide pokok &1 2ebiasaan adalah untuk situasi yang relati$e sama atau kejadian yang berulang-ulang, biasanya di kembangkan ide pokok tertentun yang relati$e sama. #. Penyusunan pesan Tujuan penyusunan pesan bisnis hendaknya tetap berpusat pada peerimaan pesan dan harus memilikki tujuan yang jelas a1 Pesan yang diorganisasikan dengan baik akan memberikan man%aat yaitu Membantu penerima memahami pesan • Membantu penerima menerima pesan • Menghemat wakutu penerima pesan • Menyederhanakan tugas komunikator • b1 +ara mengorganisasikan pesan Menetapkan ide7gagasan pokok • *etiap pesan bisnis memiliki suatu ide 7gagasan pokok. (de 7 •
•
gagasan pokok merupakan inti atau tema sentral pesan. Mengelompokan ide (de pokok biasanya didukung oleh beberapa ide pendukung. Memutuskan pola atau pendekatan urutan gagasan *etelah menetapkan ide pokok dan mengelompokan ide, perlu di putuskan pola
atau
pendekatan
yang
di
perlukan
dalam
menentukan urutan penyajian ide 0gagasan1 tersebut. "1 Terdapat ' bentuk organisasi pesaan bisnis , yaitu Permintaan langsung0dere"t re3uest1 • Pesan yang menyampaikan langsung pada pont yang dituju yang •
dapat membentuk surat dan memo. Pesan rutin 0good news atau goldwill1 Pesan atau in%ormasi disampaikan se"ara rutin yang merupakan bagian dari bisnis tetap dan pennerimaan pada umumnya bersikap
•
netral. Bad news Pesan yang merupakan bagian dari bisnis tetap dan berpotensi
•
menimbulkan keke"ewaan. Pesan persuasi Bertujuan membujuk dan menerima tidak tertarik pada pesan tersebut
5
4aya adalah "ara menggunakan kata 8kata untuk men"apai pada ataukesan se"ara keseluruhan. Dalam komunikasi lisan menyampaikan pesan-pesan bisnis perlu di hindari sebagai berikut • • • •
Pembi"ara yang bertele-tele Pembi"ara yang tidak rele$an dan tidak logis (n%ormasi penting terlupakan Pengelompokan dan urutan pesan kesatuan logis
2omunikasi yang e%ekti% memegang peran penting dalam bisnis, komunikasi yang e%ekti% dalam bisnis, komunikasi bisnis se"ara tertulis di katakana e$ekti% apabila memenuhi karakteristik sebagai berikut. a1 b1 "1 d1 e1 %1
*opan santun0"ourtesy1 Benar0"orre"tness1 ingkas0"ontisness1 5elas0"larity atau "leamess1 Tepat0"on"reteness1 /engkap 0"ompleteness1
&. e$isi pesan bisnis Pesan bisnis digunakan dalam kegiatan bisnis seperti pedagang, perindustrian dan usaha jasa. Tahap-tahap re$isi pesan • a1 Menyunting pesan 0editing 1 b1 Mengepaluasi isi dan organisasi Menulis ulang pesan • 2etika menulis ulang pesan, perhatian ditujukan pada setiap kata yang memberikan kontribusi pada yang kalimat e%ekti% dan pengembangan kalimat •
agar menjadi paragraph yang bertalian se"ara logis. Memporduksi pesan Dalam mendisain pesan bisnis yang e%ekti% perlu memperhatikan hal untuk berikut !1 2onsistensi #1 *eimbang &1 Terkendali '1 in"ian 91 Men"etak pesan Hal yang harus diperhatikan dakam men"etak pesan adalah kebenaran gelar, atau penerima pesan yang dituju nomor halaman, judul,gambar dan rin"ian lainnya.
6
DAFTAR PUSTAKA
Purwanto, Djoko. 2006. Komunikiasi Bisnis Edisi Ketiga. Jakarta: Erlangga
7
LAMPIRAN 8
