Unidad 3. Proceso de Auditoría Jefferson chapi Velásquez Cc:11136!"#3 Acti$idad: %e la auditoría interna al proceso or&anizacional Con base en el plan de auditoría realizado en la actividad de la unidad 2, tome un (1) proceso organizacional (compras, recurso humano, misionales o de mejora continua) y realice los siguientes puntos:
a. Identii!ue el objetivo y convo!ue, mediante la realizaci"n de un memorando, a la asis asiste tenc ncia ia de la #$eu #$euni ni"n "n de aper apertu tura ra%& %& 'ise 'isee e un orm ormat ato o para para la corroboraci"n corroboraci"n del personal personal asistente, en ste mismo ormato se debe plantear, plantear, adem*s de otros aspectos (objetivo de la auditoría, criterios de auditoría, echa, proceso o actividad a auditar, observaciones, etc&), una columna para la irma de los asistentes a la reuni"n de apertura y cierre de la auditoría& '(U)*+) %( AP(',U'A P'+C(-+ %( AU%*,+'*A *),(')A +-$+./: pic0us 'irecci"n: via canangua valle $epresentante: Carlos artínez el: 22232222 Cargo: 4erente 4eneral Correo electr"nico: pic0usoreggerencia&pi0ud&com&co 'e: 5rea de Calidad -ara: 4erencia /níbal -erdomo 6echa: septiembre 1272819 +J(,*V+: eriicar mediante auditoria interna !ue se est cumpliendo con el programa de .istema de 4esti"n de Calidad de la ;procesadora pic0us s&a&s& , en los procedimientos de prestaci"n de servicios& Alcance: eriicar la prestaci"n de los servicios del laboratorio de +nsayos e investigaci"n del departamento /seguramiento de la Calidad de la empresa pic0us s&a&s
Criterios de Auditoria <
.4C
<
-olítica de 4esti"n 6inanciera&
<
-olítica de =ogística y .ervicio al Cliente
<
anual de -rocedimientos
<
-olíticas Corporativa
•
>orma I.? @881:288A
•
anual de -rocedimientos de =aboratorio B-CB882 ersi"n unio de 281
•
Instructivos de desarrollo de +nsayos de laboratorio IB+=B882
•
•
•
anual de 'ocumentos de $etenci"n y /rchivo del =aboratorio de +nsayos B'$B883 anual de 6ormatos y $egistro de +nsayos B6$B8 ersion unio de 281 anual de Calidad B/B881, ersion 88 de unio 13 de 281
'eunion de Apertura: 3 de agosto de 2819 Dora E:F3 am 'eunion de Cierre: 8 de septiembre 2819 Dora F:8 pm Con un cordial saludo, me dirijo a usted para inormar !ue el e!uipo auditor de 4erencia de Calidad realizar* la /uditoria Interna de seguimiento al proceso del cual se hace menci"n en el alcance de este documento& +l objetivo es veriicar y evaluar !ue se est*n aplicando los procesos y procedimientos inherentes a la prestaci"n de servicios del =aboratorio de Investigaci"n y +nsayos consignados en cada uno de los documentos relacionados como criterios de auditoria& =a visita ser* realizada por un e!uipo de tres () auditores de calidad y debe ser atendida en primera instancia por el Coordinador del =aboratorio de +nsayos e
Investigaci"n, +l Coordinador de /n*lisis y +nsayos y los /nalistas de =aboratorio de Calidad y 6isico!uímico, el día 1 de junio del presente ao, con una duraci"n de E horas, en las instalaciones del laboratorio de Investigaci"n y +nsayos& /djunto lista de Che!ueo y procedimiento establecido en el .4C empresarial para el proceso en cuesti"n& +n caso de tener alguna observaci"n o aclaraci"n a la presente comunicaci"n, por avor comunicarla al líder del grupo auditor, antes del 8 de septiembre de 2819& -or avor indi!ue en la columna correspondiente, el nombre, cargo y irma de las personas !ue atender*n al e!uipo auditor& /sí mismo, para la reuni"n de apertura de la auditoria le agradezco invitar a las personas relevantes del *rea !ue ser* auditada& -ara la reuni"n inicial le pido el avor de disponer de las documentaci"n, condiciones de seguridad y salud ocupacional aplicables a su *rea, adem*s de disponer de los e!uipos de protecci"n personal necesarios& =a inormaci"n !ue se conozca por la ejecuci"n de esta auditoria ser* tratada conidencialmente, por parte del e!uipo auditor& +l inorme de la auditoria y su comunicaci"n ser*n en espaol& Cordialmente: 4erencia de Calidad y -roducci"n
*ndicadores Cumplimiento en compras y ventas&
'esponsa/le Auditoria: ?icina /sesora de Control interno 'esponsa/le 0rea: .uperintendencia de =ogística Asistentes: < 4erencia 4eneral < .ecretaria de 4erencia < .uperintendencia de =ogística < .upervisor de =ogística < ?icina /sesora de Control interno
A-*-,(),(+!uipo /uditor de 4erencia de Calidad augusto lemus +Gperto cnico .4C hugo uriel Ingeniero ?perativo
irma irma
cristian erazo 4erencia irma
AU%*,A%+osue baldon Coordinador laboratorio de +nsayos e Investigacion irma elias sartre
Coordinador de /nalisis y +nsayos
irma
teresa salinas
/nalista Instrumental
irma
pedro olartte
/nalista 6isico!uimico
irma
orge 4onzales esperanza marmolejo
/nalista 6isico!uimico /uGiliar =aboratorios
irma irma
Procesos Y Actividades A Auditar Fecha Agosto 5 -2016 Proceso/Actividad/Requisito Por Auditoria Actividad Auditor Reunión e A!ertura irección e# *iste)a (+1,5+1,5+2,5+,5+(,5+5 ra)ites &+1,&+5,+1,+1+2
"anue# Ho$os .u#iana rtega
*ecretaria enera#
eresa Cru3
Coordinadora e P#antas
A#)uer3o Ad)inistración e# Recursos Hu)ano Car#os o4ón 6+2,+2 "edicion,Ana#isis Y "eora-Auditoria .uan Casta7o nterna Reunión e Cierre
Cargo Re!resentante %ega#
"anue# Ho$os
irector drh ngeniero 8n Procesos Re!resentante 89!erto :cnico
Hora 0&'(5a) '00a) 12'00 P+ "+
1'&!) !) 0('00 P+ "+
?H.+$/CI?>+.: =a estrategia de comunicaci"n se har* de orma activa en idioma +spaol& 6avor devolver este documento diligenciado con los nombres y cargos de las personas !ue van a recibir la auditoria, al email gscl@sc&com&co Cual!uier duda comunicarse al celular GGGGGG =os elementos F&2& (control de documentos), F&2&F (control de registros), 9& (Inraestructura), 9&F (ambiente de trabajo), 3&3& (comunicaci"n interna), A&3&2 y A&3& (acciones correctivas y preventivas), A&F (/n*lisis de datos), se auditaran en todas las *reas y procesos aplicables& =os nombres de los procesos corresponden a la denominaci"n dada por la empresa& 'urante la auditoria se cerrar*n las acciones correctivas planteadas para las no conormidades detectadas en la auditoria anterior y !ue est*n pendientes&
/. $evisi"n documental durante la realizaci"n de la auditoría&
) 1
8
3
%ocu2ento re$isado Política de o&ística -er$icio al Cliente
+/ser$aciones del docu2ento 4
5lti2a actualizacin 1# de 7ulio 8!11
Política de 9estin 5lti2a actualizacin ; de enero 8! inanciera IB+=B882 Instructivos de desarrollo de Carpetas de -rotocolos e Instructivos +nsayos de laboratorio
arzo
anual de 'ocumentos de B'$B883 $etenci"n y /rchivo del =ibros de registro =aboratorio de +nsayos anual de Calidad B/B881 ersi"n arzo de 281F
de de
281F muestras
c. Comunicaci"n durante la auditoría: deina las tcnicas o estrategias de comunicaci"n !ue usar* durante la auditoría& =a escucha activa&
d. $ecolecci"n y veriicaci"n de inormaci"n: deina !u tcnicas o estrategias de recolecci"n y veriicaci"n de inormaci"n usar* durante la auditoría (ejemplo: lista de Che!ueo)& < =ista de che!ueo, tcnicas de veriicaci"n ocular, verbal, documental, ísicas y escritas& %ista e Chequeo %ista e ;eri
Cu)!#i)iento *i
8videncias Y 4servaciones Co!ias Contro#adas e# "anua# e Ca#idad
*e 8ncuentran ocu)entadas %as Res!uestas *e 8ncuentra Co)unicada %as Res!uestas Procedi)ientos !erativos>ocu)entación =ive# ? 89isten "anua#es nstructivos
*i
C#ara)ente *e7a#ada 8n 8# "anua# e Ca#idad
*i
=o Ha$ 8videncia e %a Co)unicación
*i
89iste 8videncia ocu)entada e# Co)!ro)iso
=o
nstrucciones e ra4ao Paso A Paso
*i
*e a Por 8ntendido @ue Cada no Conoce *us Funciones Pero =o *e ocu)enta Bcti#)ente *e 8ntiende @ue %as *o#icitudes e ra4ao e %a4oratorio 8stBn rdenadas Por %os For)atos *o#icitud e AnB#isis e Producción
8stBn denti
=o
89isten Registros e %as Acciones For)atos Y Registros *e %#eva na itBcora e AnB#isis 89iste na "etodo#ogDa e
*i *i *i
*on %os Protoco#os "anua#es nstructivos
*i
%a nEor)ación 8sta 8n esorden
=o
Ha$ Riesgo e Perder nEor)ación e4ido A# esorden
8stB e4ida)ente A#a)cenada,Co)!utari3ada Res!eto e# *ervicio 89isten Registros e %as ;eri
*i *i
=o =o
89isten e
*i
*e 8)!#ean :cnicas 8stadDsticas
=o
;er4a#)ente Conocen 8# Procedi)iento Pero =o 8sta ocu)entado
e. 4eneraci"n de hallazgos de auditoría: echa: 6echa: 22 de septiembre del 2819 Proceso auditado: compras )
($idencia de auditoría
Criterios de la auditoría
1 -rocedimientos de costos en política de materiales en gesti"n inanciera bodega y standBby
8 ormato nico de Cap& Compras y despachos, anual logística de procedimientos
3
Cambios organizacionales
C: Conormidad
-olítica de logística y servicio al cliente
Auditor=es>: ?icina asesora de control interno& Auditado=s>: .uperintendencia de =ogística& ?allaz&os de la C )C< )C2 auditoría 6alta agregar implementaci"n de procedimiento para @ costos en materiales de bodega y standBby >o se tiene en cuenta el ormato nico de despachos @ y recibo de mercancía en el procedimiento 6alta actualizaci"n de la política de logística, cuya ltima actualizaci"n ue el 1A de julio @ 2811 y no se han agregado los cambios organizacionales del ao 2812
)C<: >o Conormidad ayor
)C2: >o Conormidad enor
f. -repare y realice las conclusiones de auditoría& < .e debe actualizar la -olítica de 4esti"n 6inanciera y crear un procedimiento para el manejo de costos en materiales de bodega y standBby& < .e debe agregar el ormato nico de despachos y recibo al manual de procedimientos& < .e debe actualizar la política de logística y servicio al cliente puesto !ue no se han agregado los cambios organizacionales del ao 281
<
Conclusiones de la /uditoria: .e debe actualizar la -olítica de 4esti"n 'e =aboratorio y crear un procedimiento para el manejo de protocolos de an*lisis y entregas de resultados& B .e debe uniicar el ormato de solicitud de an*lisis y entrega de resultado
<
en uno solo& .e debe actualizar la política de gesti"n de recepci"n, registro y an*lisis de muestras& B+s indispensable actualizar los procedimientos para el diligenciamiento de los libros de registros de muestras& B.e hace necesario mantener actualizado y en buen estado de mantenimiento las tarjetas de datos y resultados de an*lisis& B.e debe establecer un manual o protocolo de actividades en el laboratorio de investigaci"n y ensayos !ue permitan generar actividades de seguimiento, medici"n, an*lisis y mejora& B.e debe aclarar las políticas de satisacci"n del cliente y establecer indicadores !ue permitan conocer el grado de satisacci"n de los mismos&
&. -ara terminar, escriba las conclusiones del aprendizaje !ue obtuvo tras el desarrollo de esta actividad& 6ue muy enri!uecedor aprender de esta unidad el proceso de auditoria la realizaci"n de las mismas así como tambin la veriicaci"n de los mismos, la planeaci"n de cada proceso documentado pienso !ue estos tipos de aprendizaje ayudan a muchas compaías a tener un panorama m*s en cada proceso para un optimo uncionamiento en un ciclo de mejora continua
