BAB II MANAJEMEN PROYEK 2.1
TINJAUAN UMUM Manajemen merupakan bahasa Indonesia yang berasal dari serapan bahasa inggris yaitu management. Kata management sendiri berasal dari kata to manage dimana diartikan mengurus, mengatur, melaksanakan dan mengelola. Sedangkan manajemen dalam KBBI diartikan sebagai proses penggunaan sumberdaya secara efektif untuk mencapai sasaran. Dalam pengertian lain manajemen diartikan sebagai pengendalian dan pemanfaatan daripada semua faktor dan sumberdaya, yang menurut suatu perencanaan, diperlukan untuk mencapai atau menyelesaikan suatu tujuan kerja tertentu. Dalam kaitannya dengan proyek, maka manajemen ini sangat diperlukan untuk memastikan hal yang telah direncanakan dapat tercapai dengan baik. Sumber daya dan faktor-faktor yang perlu dikelola di dalam proyek adalah biaya (cost), waktu (time), peralatan (machine), bahan (material), dan tenaga kerja (labour). Usaha yang dilakukan dalam kaitannya dengan manajemen konstruksi adalah sebagai berikut : 1.
Planning (Perencanaan) Planning merupakan tahapan pertama yang harus dilakukan. Dimana dalam tahapan ini ditentukan strategi, kebijakan, prosedur, metode dan standar yang akan digunakan untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan dalam jangka waktu pendek maupun panjang. Hal ini dimaksudkan agar usaha dalam mencapai tujuan dapat terarah dan terkendali dalam setiap pekerjaannya.
2.
Organizing Organizing merupakan kegiatan pengelompokan wewenang dan lingkup pekerjaan dalam suatu proyek agar suatu proyek mudah dalam pengkoordinasian.
II-1
3.
Actuating (Pelaksanaan) Actuating merupakan tahapan pelaksanaan proyek sebagai tahapan untuk mewujudkan tujuan yang telah direncanakan. Dalam tahapan peaksanaan diperlukan pengkordinasian yang baik antar pelaksana kegiatan agar tujuan proyek dapat tercapai.
4.
Controlling (Pengawasan) Controlling merupakan kegiatan pengawasan terhadap segala tahapan kegiatan pelaksanaan proyek sebagai perbandingan dan evaluasi kerja agar proyek berjalan sesuai dengan rencana. Hal ini dilakukan untuk menghindari penyimpangan ataupun mengidentifikasi lebih awal jika terjadi penyimpangan dari segi kualitas, kuantitas, biaya dan waktu.
5.
Evaluating (Evaluasi) Evaluating merupakan kegiatan yang bertujuan mengevaluasi setiap kegiatan pelaksanaan yang telah dilaksanakan untuk diambil suatu kesimpulan sehingga dapat menjadi acuan perbaikan pada kegiatan selanjutnya. Dengan melakukan berbagai tahapan manajemen konstruksi di atas,
diharapkan tercapai sasaran akhir berupa :
Biaya pelaksanaan relatif lebih murah
Kualitas bangunan yang baik
Waktu pelaksanaan yang sesuai rencana
Tercapainya zero accident Demi tercapainya tujuan proyek tersebut maka dibentuklah unsur-unsur
pengelola proyek yang masing-masing memiliki bagian kerjanya masing-masing. Setiap bagian tersebut memiliki hubungan kerja baik hubungan perintah ataupun kordinasi. Setiap bagian dari pengelola proyek bukan untuk saling menghambat kinerja masing-masing melainkan mencapai tujuan yang diinginkan yaitu tepat mutu, tepat waktu dan tepat biaya. 2.2
UNSUR-UNSUR PENGELOLA PROYEK Unsur-unsur
organisasi
proyek
memegang
peranan
penting
demi
terwujudnya tujuan proyek yang sudah direncanakan. Masing-masing unsur II-2
memegang peranannya dan saling mengontrol satu sama lain sebagai bentuk check and balance. Unsur-unsur dalam proyek Pembangunan Gedung Mahkamah Agung RI adalah sebagai berikut : 1.
Pemilik Proyek (Owner) Pemilik proyek (owner) adalah pihak yang memiliki ide, saran dan sarana untuk realisasinya. Dalam proyek pembangunan kantor Mahkamah Agung RI ini bertindak sebagai owner adalah Mahkamah Agung.
2.
Konsultan Perencana Konsultasn perencana adalah badan usaha swasta atau perseorangan yang ditunjuk oleh owner untuk merencanakan tujuan dari proyek tersebut. Dalam proyek ini owner menunjuk PT. Arkonin Jakarta sebagai konsultan perencana.
3.
Konsultan Manajemen Konstruksi Konsultan manajemen konstruksi adalah badan usaha swasta atau seorang yang menerima tugas dari pemilik proyek (owner) untuk melihat dan mengawasi jalannya proyek agar sesuai dengan yang direncanakan. Dalam proyek pembangunan kantor Mahkamah Agung RI ini owner memberi tugas kepada PT. Mitraplan Kons Jakarta sebagai konsultan manajemen konstruksi.
4.
Kontraktor Pelaksana Kontraktor pelaksana adalah pihak yang mewujudkan perencanaan berdasarkan gambar dan perhitungannya secara fisik. Kontraktor pelaksana bertanggung jawab penuh atas kualitas konstruksi. Dalam proyek ini kontraktor pelaksana adalah PT. Waskita Karya (Persero) Tbk.
2.3
STRUKTUR ORGANISASI PROYEK Struktur organisasi proyek adalah skema atau gambaran alur kerjasama yang melibatkan banyak pihak dalam sebuah proyek. Struktur organisasi proyek menggambarkan fungsi, tugas dan wewenang dan masing-masing bagian proyek. Penjabaran struktur organisasi proyek sangat penting untuk menghindari tumpang tindih fungsi, tugas dan wewenang antar bagian. Sehingga masing-masing bagian memiliki ranah kerja yang spesifik.
II-3
Penerapan sistem organisasi proyek dapat berbeda-beda setiap perusahan. Hal-hal yang mempengaruhi bentuk organisasi proyek antara lain : besar kecilnya perusahaan, luas sempitnya jaringan usaha, jumlah karyawan, tujuan perusahaan dan sebagainya. Suatu perusahaan dalam rangka mencapai tujuannya akan menggunakan struktur organisasi sebagai wadah segala kegiatannya. Namun demikian, untuk penerapan sistem struktur organisasinya tergantung kondisi perusahaan yang bersangkutan. Perlu waktu yang cukup untuk menganalisis bagi setiap perusahaan menentukan sistem organisasi mana yang cocok untuk kondisi perusahaannya. Analisis ini juga memperhatikan beberapa hal yang menentukan sistem organisasi di atas. 2.4
HUBUNGAN KERJA ANTAR UNSUR ORGANISASI Unsur dalam setiap proyek memilliki hubungan kerja agar tujuan proyek dapat terlaksana dengan baik. Hubungan kerja ini menggambarkan tugas dan wewenang dari satu unsur ke unsur lainnya. Hubungan kerja tersebut dapat bersifat ikatan kontrak, garis koordinasi maupun perintah (Gambar 2.1).
OWNER MAHKAMAH AGUNG
KONSULTAN MK MITRAPLAN KONS
KONTRAKTOR PT. WASKITA KARYA
KONSULTAN PERENCANA PT. ARKONIN
Garis Perintah Garis Koordinasi Gambar 2.1 Skema Hubungan Kerja Pengelola Proyek II-4
Dari skema di atas dapat digambarkan bahwa pemilik proyek memiliki kekuasaan penuh atas unsur-unsur pengelola proyek yang lain, yaitu : konsultan perencana, konsultan MK dan kontraktor pelaksana. Dalam melakukan tugas, kontraktor pelaksana harus berkoordinasi dengan konsultan MK dan owner. Untuk itu dibuatlah SOP (Standar Operational Procedure) dari setiap kegiatan dalam bagian pelaksanaan proyek. 2.5
STRUKTUR ORGANISASI PELAKSANA PROYEK Struktur organisasi pelaksana proyek dibuat sedemikian rupa sehingga tidak terjadi tumpang tindih antara tugas dan tanggung jawab. Struktur kontraktor pelakasana digambar pada gambar 2.2.
Gambar 2.2 Struktur Organisasi Kontraktor Pelaksana 1. Kepala Proyek Kepala proyek adalah seorang yang memimpin keberjalanan suatu proyek. Kepala proyek mewakili perusahaan dalam semua urusan yang berkaitan dengan pelaksanaan proyek. Otoritas tertinggi dalam setiap keputusan proyek dimiliki oleh kepala proyek. Bertindak sebagai kepada proyek dalam proyek Pembangunan Gedung Mahkamah Agung RI adalah bapak M. Nugerahanto. II-5
Tugas Kepala Proyek antara lain :
Merencanakan, menyusun dan membuat struktur organisasi proyek sesuai dengan kebutuhan proyek.
Memimpin pelaksanaan pekerjaan dan memberikan tugas pekerjaan kepada staff sesuai bidang keahlian masing-masing.
Memimpin dan menghadiri rapat-rapat koordinasi di lapangan dan perusahaan.
Memotivasi dan memastikan semua staff menjalankan tugasnya sesuai dengan job description.
Mempertanggungjawabkan seluruh pekaksanaan pekerjaan di lapangan
Mengambil tindakan dan memberi penyelesaian terhadap permasalahan kegiatan pekerjaan yang muncul.
2. Kepala Lapangan Kepala lapangan adalah seorang yang memimpin kegiatan pelaksanaan pekerjaan di lapangan. Ia memiliki wewenang dan tanggung jawab atas masalah-masalah teknis di lapangan. Bertindak sebagai kepala lapangan adalah bapak Haryanto. Tugas kepala lapangan antara lain :
Mengkordinasikan para pelaksana di lapangan dan membuat laporan prestasi pekerjaan.
Memastikan metode pelaksanaan di lapangan berjalan dengan baik untuk menghindari kesalahan pelaksanaan.
Bertanggung jawab kepada kepala teknik terhadap mutu dan kualitas dari pekerjaan di lapangan.
3. Pelaksana Pelaksana memiliki tugas untuk mengawasi setiap pekerjaan di lapangan agar sesuai dengan rencana mutu yang sudah dibuat. Pelaksana juga memastikan agar setiap pelaksanaan berjalan sesuai dengan waktunya. Demi tercapainya targetan yang telah dibuat, pelaksana langsung berkoordinasi dengan subkontraktor dan mandor. Dalam proyek Pembangunan Gedung Mahkamah Agung RI, pelaksana dibagi berdasarkan sub pekerjaannya, yaitu struktur, arsitektur, dan MEP (mekanikal, elektrikal dan plumbing).
II-6
Tugas pelaksana antara lain :
Melaksanakan pekerjaan sesuai dengan quality plan yang sudah direncanakan.
Mengarahkan pelaksanaan pekerjaan sesuai dengan shop drawing yang diterima dari Teknik.
Berkordinasi dengan subkontraktor dan mandor untuk memastikan pekerjaan tepat mutu, tepat waktu dan tepat biaya.
Melakukan tindakan koreksi dan pencegahan.
Membuat laporan progress pekerjaan lapangan.
4. Surveyor Tugas surveyor antara lain :
Melakukan pelaksanaan survei lapangan dan pengukuran tempat-tempat lokasi yang akan dikerjakan dengan menggunakan alat theodolite dan waterpass.
Mengevaluasi hasil pengukuran yang dilakukan untuk mencegah diambil tindakan pencegahan dan koreksi.
Melaporkan dan bertanggung jawab kepada kepala proyek.
5. Teknik Bertugas memimpin operasi di lapangan. Teknik berwenang dalam mengelola pelaksanaan pekerjaan di lapangan. Ia berkoordinasi dengan kepala lapangan dalam mengontrol pekerjaan dengan mandor dan subkontraktor. Bertindak sebagai Kepala Teknik dalam proyek Pembangunan Gedung Mahkamah Agung RI adalah bapak Mahardhika Agit. Tugas Kepala Teknik antara lain :
Membuat laporan-laporan proyek (mingguan dan bulanan).
Membuat perencanaan operasional yang meliputi : quality plan, metode pelaksanaan dan scheduling.
Membuat shop drawing sebagai dasar pelaksanaan pekerjaan di lapangan yang dibantu oleh drafter.
Mempertanggunngjawabkan seluruh pekerjaan di lapangan.
Melaksanakan pengawasan dan pengendalian proyek, seperti : mutu, biaya, progress fisik, pendatangan material dan alat kerja.
Menyiapkan job list sesuai dengan tahap pekerjaan lapangan. II-7
6. Drafter Drafter adalah orang bertugas membuat gambar guna pelaksanaan pekerjaan di lapangan berdasarkan acuan yang diberikan oleh Teknik. Dalam struktur organisasi, drafter berada di bawah Teknik. Tugas drafter antara lain :
Membuat shop drawing dengan dasar gambar DED yang diberikan oleh konsultan perencana, baik perubahan desain maupun penambahan detail gambar.
Membuat gambar lainnya sebagai alat bantu dalam pelaksanaan pekerjaan di lapangan.
7. Quality Control Quality control adalah sebuah tim yang diberi kewenangan untuk menjaga mutu pekerjaan baik sebelum dan sesudah pekerjaan serta material yang digunakan. Quality control bersama konsultan manajemen konstruksi memastikan tahapan-tahapan pekerjaan sesuai dengan quality plan yang telah ditentukan. Tugas quality control :
Melakukan checklist pekerjaan.
Melakukan pengujian material beton readymix dan baja sesuai spesifikasi.
Berkoordinasi
dengan
konsultan
manajemen
konstruksi
dalam
menjamin mutu pekerjaan.
Membuat laporan hasil pekerjaan dan cacat pekerjaan.
Berkordinasi dengan Teknik untuk melakukan tindakan lanjut atas cacat pekerjaan yang terjadi.
8. Adkont (Administrasi Konstruksi) Bertugas mengelola urusan keuangan dan akuntansi yang berhubungan dengan proyek. Dokumen dan surat menyurat proyek diurus oleh bagian Adkont. Bertindak sebagai kepala Adkont adalah bapak M. Affandi. Secara umum pembagian tugas dari adkon yaitu cost control dan quantity surveyor.
II-8
Tugas cost control antara lain :
Melakukan verifikasi volume, harga satuan dan posting upah, biaya umum, sisa bahan, alat yang telah disetujui.
Membuat evaluasi dan laporan biaya per periode yang meliputi over, evaluasi bahan, laba rugi dan pencapaian sales.
Tugas quantity surveyor antara lain :
Melakukan pengendalian tagihan mandor dan subkontraktor.
Melakukan pengendalian tagihan ke owner tepat waktu sesuai dengan yang tercantum dalam kontrak.
Membuat proposal pekerjaan tambah kurang ke owner berdasarkan RAP dan RAB.
9. Loglat (Logistik dan Peralatan) Loglat memiliki wewenang dalam pengadaan material proyek dan peralatan-peralatan yang digunakan. Loglat yang berhubungan langsung dengan supplier penyedia material maupun peralatan proyek. Selain itu melakukan penjadwalan pengadaan dan pemakaian bahan dan peralatan. Bertindak sebagai kepala logistik dan peralatan dalam proyek Pembangunan Gedung Mahkamah Agung RI ini adalah bapak Rugito. Tugas Logistik dan Peralatan antara lain :
Melaksanakan survei material dan alat sesuai spesifikasi yang dibutuhkan proyek.
Melaksanakan pengadaan material dan alat sesuai dengan waktu dan jumlah yang dibutuhkan.
Melaksanakan administrasi pengadaan material dan peralatan.
Melaksanakan perawatan peralatan yang digunakan di proyek.
Menyediakan gudang atau tempat yang dapat melindungi material dari penurunan mutu atau rusaknya material.
Membuat laporan kondisi peralatan di proyek.
Berkoordinasi dengan teknik dan pelaksana mengenai kuantitas dan waktu pengirimin material sesuai kebutuhan di lapangan.
II-9
10. KSDM (Keuangan dan SDM) KSDM memiliki dua fungsi utama yaitu mengurusi keuangan kantor proyek dan pengelolaan sumber daya manusia. Bertindak sebagai kepala KSDM pada proyek Pembangunan Gedung Mahkamah Agung RI ini adalah ibu Aulia Dharwati. Tugas KSDM antara lain :
Menyusun dan mengendalikan BUA proyek.
Melaksanakan pengelolaan administrasi kepegawaian, keuangan dan perpajakan proyek.
Menyelenggarakan tata usaha surat menyurat dan tata usaha kepala proyek.
Inventarisasi, pemeliharaan dan pengawasan peralatan kantor proyek.
Membuat laporan keuangan.
Melakukan pembinaan sumber daya manusia.
11. K3LMP (Keselamatan, Kesehatan Kerja, Lingkungan, Mutu dan Pengamanan) K3LMP merupakan bagian khusus di dalam proyek yang langsung dibawahi oleh kepala proyek. Untuk membantu tugas K3LMP, kepala proyek dibantu sekretaris K3LMP. K3LMP bertanggung jawab atas keselamatan, kesehatan kerja, lingkungan, mutu dan pengamanan berjalan dengan baik. Tugas K3LMP antara lain :
Mewakili ketua unit K3LMP proyek dalam berhubungan dengan pihak ekstern khususnya yang berkaitan dengan K3LMP.
Melakukan pengadaan peralatan yang menunjang terlaksananya K3LMP.
Melakukan sosialisasi K3LMP kepada seluruh tingkatan kerja di proyek.
Melakukan pemeriksaan peralatan K3LMP proyek.
Melakukan
pengawasan
terhadap
pekerjaan
di
lapangan
demi
tercapainya zero accident.
Melaksanakan peningkatan penerapan K3LMP di proyek yang berkesinambungan.
II-10
2.6
STRUKTUR ORGANISASI KONSULTAN MANAJEMEN KONSTRUKSI Mahkamah Agung RI sebagai owner menunjuk sebuah lembaga sebagai konsultan manajamen konstruksi yang mengawasi setiap proses pekerjaan proyek. Dalam proyek ini ditunjuk sebagai konsultan manajemen konstruksi adalah PT. Mitraplan Kons. Susunan organisasi konsultan MK digambarkan pada gambar 2.3.
Gambar 2.3 Struktur Organisasi Konsultan Manajemen Konstruksi 1. Project Manager Project manager bertanggung jawab dalam memimpin segala kegiatan pengawasan pekerjaan. Otoritas tertinggi dalam setiap pengambilan keputusan konsultan berada di project manager. Bertindak sebagai project manager adalah bapak Nur Wachid. 2. Site Manager Site manager bertanggung jawab melakukan koordinasi pelaksaanaan pengawasan pekerjaan di lapangan. Bertindak sebagai site manager adalah ibu Iryanti Suryaningrum E. 3. Pengawas Arsitektur Bertugas melakukan pengawasan dan pengoreksian terhadap seluruh pekerjaan arsitektur, apakah sudah sesuai dengan rencana kerja, syarat-syarat dan gambar kerja.
II-11
4. Pengawas Struktur Bertugas melakukan pengawasan dan pengoreksian terhadap seluruh pekerjaan struktur, apakah sudah sesuai dengan rencana kerja, syarat-syarat dan gambar kerja. 5. Pengawas Interior Bertugas melakukan pengawasan dan pengoreksian terhadap seluruh pekerjaan interior, apakah sudah sesuai dengan rencana kerja, syarat-syarat dan gambar kerja. 6. Pengawas Mekanikal Bertugas melakukan pengawasan dan pengoreksian terhadap seluruh pekerjaan mekanikal, apakah sudah sesuai dengan rencana kerja, syarat-syarat dan gambar kerja. 7. Pengawas Elektrikal Bertugas melakukan pengawasan dan pengoreksian terhadap seluruh pekerjaan elektrikal, apakah sudah sesuai dengan rencana kerja, syarat-syarat dan gambar kerja. 8. Pengawas Lansekap Bertugas melakukan pengawasan dan pengoreksian terhadap seluruh pekerjaan lansekap, apakah sudah sesuai dengan rencana kerja, syarat-syarat dan gambar kerja. 9. Estimasi Biaya Bertugas melakukan estimasi biaya terhadap seluruh pekerjaan.
II-12
