Desarrollo de TESIS TOTAL

CAPÍTULO I LOS SALONES DE JUEGO Y SUS SISTEMAS DE CONTROL OPERATIVO

1.-LOS SALONES DE JUEGO: EXPLOTACIÓN DE MÁQUINAS TRAGAMONEDAS 1.1.- DEFINICIÓN Los salones de juego son lugares de reunión y diversión en donde se explotan juegos de casino y de máquinas tragamonedas, en servicio de un público usuario mayor de edad. Los salones de juego exclusivamente dedicados a la explotación de máquinas tragamonedas, materia del presente estudio, son aquellos que ofrecen al cliente aparatos electrónicos o electromecánicos (máquinas tragamonedas) de diversa variedad en tipos de juegos y modelos, los que funcionan por medio de fichas establecidas previamente por la empresa. Estas fichas dan inicio libremente al proceso de juego en el que no interviene la habilidad, destreza o voluntad del usuario cliente, en el resultado que haya de obtener. Qué es una máquina tragamonedas : Las máquinas tragamonedas son aquellas que funcionan por medio de monedas, fichas o cualquier otro medio, de modo que al ser accionados dan inicio al proceso del juego, sin que intervenga la voluntad, la destreza o la habilidad del usuario en el resultado a obtenerse. De obtenerse un premio, éste se paga por un dispositivo automático,que es parte integral de la máquina y cuya cuantía se determina por las combinaciones de símbolos programados. También se consideran máquinas tragamonedas aquellas máquinas que mediante un sistema display, proyectores, luces o videos, conceden al usuario un tiempo de uso o de juego y un premio que depende siempre del azar. J ULI SA RODRI GUEZ AVALOS - PERU

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Una máquina cuenta por así decirlo de tres partes : la parte superior, donde se ubica la pantalla, monitor y panel de juego así como los botones para activar el juego, la parte central, dentro de la cual se ubica un depósito de metal que almacena las fichas para el pago de premios denominado hopper; y por último, la parte inferior en la que se coloca un bucket o batea para almacenar en ella las fichas que caen del hopper una vez que éste llega a un nivel determinado 1,conocido como base de drop. Tanto la parte central y la parte inferior lugares en donde se almacenan las fichas, permanecen dentro de la máquina aseguradas con llaves independientes. Figura Nº1

1

:

Máquina tragamoneda : tipo rieles

El proceso de caída de fichas a la parte inferior de la máquina en la que se encuentran los buckets, es conocido como drop.

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1.2.- IMPORTANCIA DE LOS SALONES DE JUEGO EN NUESTRO PAÍS En lo que va de la última década en las provincias del Perú, estos salones de juego se han hecho muy conocidos, así lo demuestran los censos realizados por el Instituto Nacional de Estadística e Informática, respecto a este tipo de negocios. Lo que se inició en Lima, ciudad capital, como una alternativa de diversión generalmente de inversión extranjera, traspasó las fronteras de los departamentos del Perú atrayendo la atención del resto del país. En el siguiente cuadro podemos observar la cantidad de estos negocios en el Perú : Establecimientos de hospedaje, agencias de viaje, restaurantes, discotecas, casinos de juego 2, clubes nocturnos, café- teatros y peñas en el país y en el departamento de Tacna: 1,997 ESPECIFICACIÓN

TOTAL PAÍS

Establecimientos de hospedaje

DEPARTAMENTO DE TACNA

RESTO DEL PAÍS

4539

140

4399

90968

2476

88492

133326

2721

30605

Agencias de viaje

1579

14

1565

Restaurantes

35042

530

34512

Discotecas 1/

1062

15

1047

74

2

72

163

2

161

29

-

29

107

2

105

Habitaciones Camas

CASINOS DE JUEGO 1/ Club nocturno 1/ Café-teatro 1/ Peñas 1/ Nota: Al 31 de julio 1,997 1/ Al 31 de agosto de 1,996

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La legislación anterior al 9 de julio de 1999, denominaba a los negocios de explotación de máquinas tragamonedas dentro del rubro de casinos de juego.


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FUENTE: Ministerio de Industria, Comercio interior, Turismo e Integración - Oficina estadística de Turismo. COMPENDIO ESTADÍSTICO INEI 1,996-1,997

1.3.- NORMATIVIDAD LEGAL DE LOS SALONES DE JUEGO Los salones de juego pueden ser de dos tipos : aquellos dedicados a la explotación de juegos de casino y los dedicados a la explotación de máquinas tragamonedas; no obstante se puede autorizar la explotación conjunta de estas actividades. 1.3.1.- Base legal La normatividad legal de los salones de juego ha sido motivo de muchas críticas por parte de los empresarios, lo que entre otros factores ha dado paso a que el Estado vea la conveniencia de modificar y mejorar el sistema legal establecido para este tipo de negocios. Los objetivos son, entre otros, los de garantizar que los juegos de casino y máquinas tragamonedas sean conducidos con honestidad, transparencia y trato igualitario; promover el turismo receptivo, y establecer el impuesto con el que han de contribuir al Estado. Así tenemos : NORMATIVIDAD LEGAL VIGENTE HASTA EL 9 DE

NORMATIVIDAD VIGENTE A PARTIR DEL 10 DE

JULIO DE 1,999

JULIO DE 1,999

a) Decreto Ley Nº25836 (11.11.92) :

a) Ley Nº27153 del 9 de julio 1,999

LEY DE CASINOS DE JUEGO.

Ley que regula la explotación de los juegos de

b) Decreto Supremo Nº022-92-ITINCI (11.11.92) :

casino y máquinas tragamonedas.

Aprueba el Reglamento de Casinos de Juego.

b) Decreto Supremo Nº132-99-EF (11.08.99)

c) Decreto Supremo Nº022-93-ITINCI (17.09.93) :

Establece procedimiento para determinación del

Modifica el segundo párrafo del Artículo 4º del

impuesto a los juegos de casino y de máquinas

Reglamento de Casinos de Juego.

tragamonedas, correspondiente a operaciones del

d) Decreto Legislativo Nº776 (31.12.93) :

mes de julio.

Ley de Tributación Municipal, establece el

c) Decreto Supremo Nº01-2000-ITINCI (7.01.00)

impuesto a los juegos.

Aprueban Reglamento para la explotación de los

e) Decreto Supremo Nº04-94-ITINCI (25.3.94) :

Juegos de Casino y Máquinas tragamonedas.

Aprueban el Reglamento de Uso y Explotación de máquinas tragamonedas


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f) Decreto Supremo Nº01-95-ITINCI (05.01.95) : Aprueba

Reglamento

de

Casinos

de

Juego.(Derogan DD.SS.022-92 Y 022-93-ITINCI) . g) Ley Nº26453 (23.05.95) : Modifica Artículo de la Ley de Casinos de Juego (Articulo 5º del Decreto Ley Nº25836), sobre la distribución del pago a que se refiere el Art.4º de la Ley. h) Decreto Legislativo Nº812 (20.04.96) : Sustituye Artículo 6º del Decreto Ley Nº25836. Precisa que el pago por explotación de casinos de juego constituye un Impuesto comprendido dentro del Sistema Tributario Nacional i) Decreto Supremo Nº095-96-EF (28.09.96) : Reglamenta el Impuesto Selectivo al Consumo a los Juegos de Azar y Apuestas. j) Decreto Supremo Nº014-96-ITINCI (04.10.96) : Modifica

artículos

del

D.S.01-95-ITINCI

(Reglamento de Casinos de Juego). k) Decreto Supremo Nº04-97-ITINCI (30.01.97) : Establecen instancias y mecanismos que permitan fiscalizar el cumplimiento del Reglamento de uso y explotación de máquinas tragamonedas.

1.3.2.- Características de los salones de juego A) Los establecimientos dedicados a la explotación de los juegos de casino y máquinas tragamonedas están autorizados, normados y controlados en su funcionamiento por la Dirección Nacional de Turismo. Asimismo, esta Dirección ha creado un órgano técnico especializado denominado CONACTRA Comisión Nacional de juegos de Casinos y Máquinas Tragamonedas, que tiene por finalidad el estudio, asesoramiento y funciones otras encargadas por ésta en cuanto a los aspectos normativos correspondientes a los salones de juego. J ULI SA RODRI GUEZ AVALOS - PERU

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B) Los salones dedicados a la explotación de máquinas tragamonedas son establecimientos ubicados exclusivamente en lugares autorizados para la explotación de juegos de casino, o en hoteles de tres estrellas para provincias y, de cuatro y cinco estrellas para la ciudad de Lima y Callao. C) Son establecimientos que no pueden estar ubicados a menos de ciento cincuenta metros de iglesias, instituciones educativas, cuarteles y hospitales. D) Las autorizaciones para su funcionamiento las otorga la Dirección Nacional de Turismo a través de una resolución y por un plazo de vigencia que va desde los tres hasta los diez años como plazo máximo, facultando a los titulares de la explotación la solicitud de renovación. E) Los establecimientos deben cumplir con requisitos de seguridad, previsión de siniestros; reunir las condiciones establecidas en el Reglamento Nacional de Construcciones; contar con la acreditación del Instituto Nacional de Defensa Civil y con la licencia municipal respectiva. Asimismo, deben contar con instalaciones sanitarias, sistema de ventilación artificial, sistema de extinción de incendios, sistema de videos, controles de acceso, salidas de emergencia, sistema aislante acústico y ventanillas de caja, sala de caja, bóveda, sala de conteo y demas instalaciones. F) Todo titular de una autorización para la explotación de juegos de casino o máquinas tragamonedas debe constituir una garantía a favor del Ministerio de Industria,

Turismo,

Integración

y

Negociaciones

Comerciales

Internacionales(MITINCI), en respaldo de las obligaciones y sanciones derivadas


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de la aplicación de la Ley, y en resguardo de los derechos de los usuarios y el Estado. La explotación de máquinas tragamonedas está sujeta al otorgamiento de garantías, que son requisito indispensable para que se autorice el inicio de operaciones. Estas se dan en función a la cantidad de máquinas tragamonedas instaladas, así tenemos : Máquinas tragamonedas

Monto de

De:

Hasta:

garantía

1

79

80 UIT

80

120

100 UIT

121

220

200 UIT

221

320

300 UIT

321

En adelante

400 UIT

1.3.3.- Características legales de las máquinas tragamonedas La Ley establece las siguientes características técnicas y normas respecto de las máquinas tragamonedas, asi tenemos: A) Sólo pueden explotarse aquellas máquinas tragamonedas que cuenten con: a) Un programa de juego que contenga un porcentaje de retorno al público no menor al 85% (ochenta y cinco por ciento), certificado por el fabricante. b) Modelo y programa de juego debidamente autorizados por la autoridad competente e inscrito en el Registro correspondiente. c) Una antigüedad de fabricación o reconstrucción no mayor de 5(cinco) años. B) Para la autorización y registro de los modelos de máquinas tragamonedas, éstos deben someterse a un examen técnico previo ante un laboratorio de una entidad autorizada por la Dirección Nacional de Turismo. C) La Dirección Nacional de Turismo es la entidad que mantendrá actualizado un J ULI SA RODRI GUEZ AVALOS - PERU

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registro de todas las modalidades de juegos de casino y de los modelos y programas de máquinas tragamonedas que hayan sido autorizados para su explotación en el país. 1.3.4.- Obligaciones y responsabilidades de los titulares de los salones de juego A) Los socios, directores, gerentes, apoderados, personas con funciones ejecutivas o facultades de decisión y personal en general, están prohibidas de los siguientes actos: a) Desarrollar dentro de la sala de casino o máquinas tragamonedas actividades distintas a las autorizadas. b) Participar directa o indirectamente en los juegos que explota en su establecimiento. c) Transportar o guardar fichas o dinero durante su servicio en el interior de la sala de casino o de máquinas tragamonedas en forma diferente a la prevista en los procedimientos aprobados en el reglamento. d) Otorgar o permitir que se otorguen créditos, descuentos, bonificaciones o cualquier otro beneficio similar. e) Dar en concesión la autorización para la explotación de juegos de casino y máquinas tragamonedas. B) Dentro del mercado de clientes que pueden tener estas empresas la Ley prohibe el acceso de las personas siguientes: a) Los menores de edad; b) Las personas en evidente estado de alteración de conciencia o aquellas que se encuentren bajo los efectos del alcohol o drogas; J ULI SA RODRI GUEZ AVALOS - PERU

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c) Quienes por su actitud evidencien que podrían amenazar la moral, la seguridad o tranquilidad de los demás usuarios o el normal desenvolvimiento de las actividades; y d) Quienes porten armas u objetos que puedan utilizarse como tales. 1.4.- NORMATIVIDAD TRIBUTARIA DE LOS SALONES DE JUEGO

Los titulares de la autorización de estos negocios son responsables de acudir al Estado con los siguientes tributos :

1.4.1.- Impuesto a los juegos La Ley 27153 del 9.7.99, en su artículo 36º establece la creación del Impuesto a los juegos de casino y máquinas tragamonedas, el mismo que grava la explotación de estos juegos y es de periodicidad mensual. El impuesto asciende al 20% de la ganancia bruta mensual que resulta de la diferencia entre el ingreso total percibido en un mes por conceptos de apuestas o dinero destinado al juego y el monto total de los premios otorgados el mismo mes. 1.4.2.- Impuesto a la Renta La Ley del Impuesto a la Renta (D.Leg.Nº774 y demás normas complementarias) grava a estos negocios con una tasa del 30% como persona jurídica dedicada a actividades de prestación de servicios.Para tal efecto estas empresas realizan en forma mensual los pagos a cuenta respectivos y al final de cada ejercicio regularizan el pago del 30% sobre la utilidad que reporta el Estado de Ganancias y Pérdidas. 1.4.2.- Otros tributos J ULI SA RODRI GUEZ AVALOS - PERU

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Estos negocios están afectos también a tributos que gravan las planillas de personal, como son : el impuesto extraordinario de solidaridad, la contribución para Es-Salud y para el fondo nacional o privado de pensiones.

2.- CARACTERÍSTICAS DE LOS SALONES DE JUEGO ESTUDIADOS Las características y funcionamiento común de los sistemas e infraestructura física que, en su conjunto, conforman estas organizaciones se describen a continuación :

2.1.- INFRAESTRUCTURA FÍSICA a) Cuentan con un número de hasta cien máquinas tragamonedas. b) Las máquinas tragamonedas son de tres tipos; así, tenemos: ♣ Máquinas tipo rieles, aquellas que constan de tres o más rodillos en los que aparecen diversos símbolos cuya coincidencia o combinación ganadora, determinada por los paneles de juego mostrados en la máquina, dan lugar a los premios. Constan de un solo botón o palanca para la activación del proceso de juego y hacen posible la apuesta de hasta cinco fichas a la vez. ♣ Máquinas tipo póker, aquellas que permiten el juego de póker en pantalla con la máquina, para tal efecto la máquina cuenta con botones de juego similar al número de cartas emitidas. La premiación está determinada en los paneles de pago, según la combinación de juegos póker ganadores preestablecidos( por ejemplo: escalera real, royal flush, poker de ases y otros). ♣ Máquinas derby, son aquellas que reúnen diez o más máquinas tragamonedas en un solo tipo de juego que consiste en la simulación de un minihipódromo. Así, J ULI SA RODRI GUEZ AVALOS - PERU

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cada máquina constituye una posición en la que el cliente podrá apostar por el caballo y jinete de su preferencia, a fin de iniciar el proceso de juego. Al igual que en los casos anteriores, los paneles de pago y combinaciones ganadoras se muestran en la máquina. c) Las fichas utilizadas que constituyen el dispositivo de entrada para inicio del proceso de juego, son valoradas por denominaciones, asi tenemos 3: S/.1.00, S/0.25, S/0.10, las que tienen diferentes tamaños, de acuerdo a su valor. d) Cuentan con un adecuado ambiente para el funcionamiento de las máquinas tragamonedas, locales de discoteca y ambiente de bar. e) Los demás activos están constituidos por muebles como sillas, sistemas de aire acondicionado, muebles de discoteca, armarios y todo lo necesario para hacer posible el ambiente total adecuado. 2.2.- ÁREA GERENCIAL La gerencia de estos salones de juego no tiene presencia física en la ciudad de explotación de éstos; por tanto, las políticas, normas y demás indicaciones las realizan a través de comunicación escrita y/o verbal a la administración encargada del salón de juegos. Los medios de comunicación son el teléfono, fax e internet; por tanto se trata de un ejercicio de gerencia a distancia, que se apoya en el ejercicio de una función de auditoria interna en la ciudad en la que existe el salón de juegos. 2.3.- ÁREA DE ABASTECIMIENTOS El abastecimiento para estos salones de juego comprende, por un lado, la compra de

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Las denominaciones señaladas se dan sólo como ejemplos, pues cada salón de juegos determina los precios de las fichas que pone a la venta.


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activos, como son las máquinas tragamonedas, fichas y otros; por otro, la compra de todos aquellos suministros que sirven para la atención al cliente y el mantenimiento en buen estado del local, como las bebidas gaseosas, licores, cigarros, bocaditos y otros de consumo exclusiva de los clientes y artículos para el mantenimiento y limpieza del local y máquinas. 2.4.- ÁREA DE PERSONAL El área de personal se compone de la estructura siguiente 4: Organigrama de los salones de juego estudiados

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El presente organigrama refleja la organización de una Sociedad Anónima cerrada que es el tipo de persona jurídica bajo la cual se conformaron los negocios estudiados en la investigación; no obstante, estos negocios pueden ser formados bajo cualquier forma de personería jurídica contemplada en la Ley General de Sociedades (Ley 26887 del 9.12.97).


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Las empresas establecen y controlan las actividades laborales de su personal a través del manual de funciones y a través de la comunicación

escrita y verbal de los

procedimientos y normas internas de trabajo. A continuación se describen en forma concisa las actividades correspondientes a cada cargo : a) Junta General de Accionistas.- Está constituída por los accionistas de la sociedad, los que se reúnen ordinariamente dos veces al año (según sus estatutos), y extraordinariamente, cuando la situación así lo requiere. La función de éstos es la toma de decisiones con relación a la gestión económica, financiera y administrativa de la empresa. b) El directorio.- Tiene facultades de representación legal y de gestión, necesarias para la administración de la sociedad dentro de su objeto. Asimismo, el directorio convoca a la junta general extraordinaria cuando lo estima conveniente. c) La gerencia.- Conformada por un gerente general, el que a su vez delega autoridad y responsabilidad en dos sub gerencias: administrativa y operacional. Los gerentes cumplen funciones en cumplimiento de la Ley, el estatuto y los acuerdos de la junta general y el directorio. Deben lealtad hacia la empresa en el sentido de dirigir sus esfuerzos hacia el logro de los objetivos y metas planteadas por la


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organización. c.1) Gerencia Operacional.- Se encarga de velar por la eficiente operatividad del negocio en función de los objetivos. c.2) Gerencia Administrativa.- Se encarga de aspectos administrativos, como aspectos contables y financieros.

d) Auditoria operativa interna.- Encargada del control de la eficiencia, eficacia y economía de la organización en sus aspectos de administración y de operaciones; el resultado de su función se da a través de la asesoría verbal y por escrito a la gerencia de quien depende laboralmente 5. e) Administradores.- La gerencia delega funciones y responsabilidades a los administradores. Se encargan de la administración del personal en los locales, de respetar, cumplir y hacer cumplir las normas y procedimientos establecidos por la organización, así como de las decisiones que competen a los gerentes y que le son delegadas para que sean llevadas a cabo dentro del local respectivo. f) Cajero Supervisor.- Depende jerárquicamente del administrador. Su función es supervisar el cumplimiento de las normas y políticas existentes; elaborar la información diaria de los cajeros a su cargo. Además, es el inmediato responsable del dinero recaudado por los cajeros a su cargo y de las fichas existentes en bóveda .

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En este caso auditoria operativa interna depende de la gerencia operacional puesto que audita un salón de juegos y sus labores no alcanzan la información financiera total; sin embargo, de no ser así, esta área debe depender de la gerencia general o del directivo de más alto nivel, para asegurar su independencia .


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g) Anfitriona.- Se encarga de coordinar y velar en todo momento por la buena atención al cliente. Es responsable del uso y control de insumos para el local, de coordinar con las azafatas a su cargo la distribución de bocaditos y bebidas, de llevar a cabo los sorteos de fichas, acompañar al supervisor en la apertura de máquinas y de agazajar al cliente en su premiación. h) Cajeros.- Los cajeros están en contacto directo con los clientes a través de la venta de fichas y del cambio en dinero de los premios. i) Azafatas.- Las azafatas se encargan de la atención a los clientes, según instrucciones de la anfitriona de turno. j) Técnicos.-Los técnicos se encargan exclusivamente del mantenimiento y operatividad permanete de las máquinas tragamonedas. k) Personal de mantenimiento y limpieza.- Estas personas se encargan de mantener la limpieza del local y de las máquinas, asi como de apoyar a la administración en los servicios de conserjería.

2.5.- ÁREA DE VENTAS

2.5.1.- Objetivo de la función ventas La función ventas tiene como objetivo general la atención efectiva y eficiente al cliente en el expendio de fichas, canje de premios y atención en sala, lo que a su vez implica la maximización de ingresos para la organización. 2.5.2.- Definición


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La función ventas comprende el grupo de actividades coordinadas entre sí y encaminadas hacia el logro del objetivo de su función. Entre estas actividades, tenemos las siguientes : & El expendio o venta de fichas al cliente Reequiere de dos elementos principales: Personal.-Conformado por dos cajeros y un supervisor por turno de operación. Fichas.- Son las piezas valoradas por denominación. Las ventas, función exclusiva de caja dentro del salón de juegos, comprende el proceso siguiente: a) Se inicia con la elaboración de la solicitud de caja, realizada por el cajero de turno y por el supervisor encargado, mediante la cual éste proveerá a aquél de una cantidad razonable de fichas y de dinero como caja chica, para el inicio y desarrollo de su labor. b) El cajero vendedor se encargará, entonces, del expendio de fichas, atendiendo a sus denominaciones, y además del trato cordial y atento al cliente. c) Al concluir su turno, el cajero vendedor efectuará en los formatos establecidos un cierre de sus ventas, el mismo que se detalla mas adelante(ver cap.I, subcap.3, acápite 3.2). & El pago o canje de premios al cliente Sigue el procedimiento siguiente: a) Se inicia con la solicitud de caja chica (dinero en efectivo) para hacer posible el pago de premios al cliente; b) El cliente, cuando asi lo requiera, se acercará a la ventanilla de caja y J ULI SA RODRI GUEZ AVALOS - PERU

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solicitará el canje de sus fichas; c) El cajero pagador procede al conteo de las fichas y al canje por dinero del monto que corresponda al total de fichas contadas por el valor de ellas; e) El cajero pagador registrará cada uno de los premios canjeados y, al cierre de su turno, entregará el total de fichas canjeadas y el sobrante de caja chica recibido para el pago de los premios.

& La atención al cliente en sala. a) Comprende la organización y la dirección del personal enfocadas hacia el servicio de distribución de bebidas, aperitivos y otros; hacia el asesoramiento en el manejo de máquinas y hacia el logro de su satisfacción dentro del salón de juegos. En general, todo el personal debe estar atento a los requerimientos del cliente en aras de su atención; no obstante, el personal específico para estas actividades está constituido por las anfitrionas, azafatas, supervisores y técnicos.

3.- SISTEMA DE CONTROL INTERNO DE LOS SALONES DE JUEGO

El sistema de control interno, está conformado por el conjunto de normas, sistemas, procedimientos y métodos adoptados por la gerencia en su función de planificación, con el fin de proteger sus activos, obtener información adecuada y confiable, fomentar la eficiencia en las operaciones y el cumplimiento de políticas que conllevan al logro de los objetivos planteados por la organización. J ULI SA RODRI GUEZ AVALOS - PERU

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El universo de actividades en la empresa se clasifica por áreas comunes de actividad, como área administrativa o gerencial, de personal, de abastecimiento y de ventas; cada una de éstas áreas conlleva su control respectivo. Dada la importancia de la función ventas o de ingresos sobre las demás funciones necesarias en la organización, se establece la siguiente diferenciación de los sistemas de control interno: & Sistema de control operativo & Sistema de control en ventas

3.1.- SISTEMA DE CONTROL OPERATIVO

Este sistema comprende el conjunto de procedimientos y técnicas de control establecidas por la gerencia para la evaluación permanente de las actividades funcionales de las áreas de personal, de abastecimiento y administrativa. Esta evaluación, que supone una medida y corrección de las actividades operacionales, se da a través de la comparación de los objetivos, normas y políticas en general pre establecidas para cada una de las áreas, con las obtenidas de la realidad funcional de la organización.

3.1.1.- Área de personal El objetivo de esta área se generaliza en lograr el desenvolvimiento eficaz y eficiente del personal orientado principalmente a la atención del cliente. Hacia este objetivo se establecen normas y políticas que constituyen el patrón de medida con fines de control. a) Manual de funciones, fija las funciones que corresponden a cada cargo según el J ULI SA RODRI GUEZ AVALOS - PERU

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organigrama de la organización; determina lo que la gerencia espera de cada empleado, para contribuir al objetivo primordial planteado. b) Disposiciones específicas, aquellas no contenidas en el Manual de Funciones y que obedecen a políticas y cambios de política de gerencia, asi como a la realización de actividades específicas ocasionales y/o temporales. Los anexos Nº1 y Nº2, mostrados al final del presente informe de tesis, constituyen ejemplos de las disposiciones específicas impartidas por la gerencia al personal de operación.

3.1.2.- Área de abastecimiento El control en esta función está dado a través de de las políticas gerenciales siguientes: 3.1.2.1.- Abastecimiento para gastos corrientes a) Determinación de un fonfo fijo para gastos del salón de juegos a cargo del administrador; b) Establecimiento de presupuestos por tipo de gastos; c) Procedimientos de autorización de gastos; d) Control del uso racional y eficiente de compras. 3.1.2.2.- Ingreso de máquinas tragamonedas Esta actividad requiere la intervención principal del auditor en las siguientes tareas : a) Informe de recepción de máquinas tragamonedas. b) Informe de cantidad inicial de fichas en máquina. c) Lectura de medidores de las máquinas ingresadas. J ULI SA RODRI GUEZ AVALOS - PERU

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El auditor, previamente, deberá recibir la relación de las máquinas a instalar en el local en la que se indican todas sus características, las que serán verificadas, en detalle, en cada máquina, a efectos de realizar el informe respectivo, el mismo que será firmado por el administrador del local en señal de conformidad. Una vez instaladas las máquinas, el auditor procederá a realizar la toma de lectura inicial de los medidores respectivos, para luego dar paso a la carga inicial de fichas en las máquinas. La carga inicial es un procedimiento que se describe de la siguiente forma: a) El auditor informa al administrador la necesidad de carga de la máquina, una vez que está lista para su funcionamiento. b) El cajero supervisor o, en su caso, el administrador retira de bóveda la bolsa de 1,000 fichas y es llevada a máquina. c) El técnico abre la máquina y deposita las fichas en el hopper, en presencia del administrador y/o cajero supervisor y del auditor. d) El auditor llena el formato F006 Cantidad inicial de fichas en máquina, el que describe el número de la máquina que se carga, la denominación, la cantidad de fichas y su equivalente en nuevos soles. Este formato es firmado por el auditor y el administrador del local. 3.1.2.3.- Recepción de fichas en el local Se presentan ocasiones en las que, ya sea por el aumento de máquinas o por el incremento de las ventas, surge la necesidad de incrementar el stock de fichas en el local. Para este fin, el Administrador procede a llenar el Formulario F010 Pedido de Fichas, solicitando la cantidad y denominación de fichas que crea conveniente, J ULI SA RODRI GUEZ AVALOS - PERU

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siempre de acuerdo con la necesidad existente. Esta solicitud de fichas es enviada por el administrador del Local a la gerencia, la que evaluará el pedido y proveerá, en su oportunidad, la cantidad de fichas solicitada. Remitirá con ellas la guía de remisión y el documento que señala la cantidad y las características de las fichas que envía. Una vez las fichas en el local, el auditor y el cajero supervisor, en presencia del administrador, procederán al conteo de ellas, a fin de comprobar la cantidad recibida para su posterior ingreso a bóveda. El auditor debe elaborar un informe relativo a la recepción de fichas indicando la cantidad y denominación, y dando fé de la conformidad de ellas o, en caso contrario, haciendo constar la no conformidad de ellas. 3.1.3.- Área de administración La gerencia evalúa la gestión de la administración local, no sólo a través del cumplimiento de disposiciones establecidas en el Manual de funciones, sino también a través de los resultados financieros que se obtienen y que, en parte, hablan del manejo hábil, eficiente y eficaz de las funciones de planificación, organización, dirección y control atribuibles a su competencia y aplicables a toda actividad operacional del personal en el salón de juegos.

3.2.- SISTEMA DE CONTROL EN VENTAS

3.2.1.- Concepto


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Este sistema comprende el conjunto de procedimientos y técnicas de control aplicables a la función ventas, con la finalidad de lograr tres objetivos precisos : la protección de activos, específicamente fichas, y por ende, dinero; la obtención de información adecuada, confiable y eficiente de ventas, y la eficiencia en las operaciones del área.

3.2.2.- Definición de términos a) Hoppers : Depósito de metal colocado en la parte media de la máquina, cuya función almacenar fichas para el pago de premios al usuario de la máquina. b) Buckets : Ó bateas, son depósitos en los que se almacenan las fichas de drop y que están ubicados en las bases de las máquinas ubicadas ubicadas en la parte inferior de las máquinas. c) Drop

: Término que se refiere a la caída de fichas en los buckets o bateas. Esta

caída es producto del exceso en relación a la capacidad determinada para los hoppers de las máquinas tragamonedas. d) Jackpots : Premios pagados por las máquinas, que ascienden a montos mayores del máximo que puede pagar en fichas la máquina, por lo tanto, son pagados mediante un formato especial, a manera de créditos; es decir no se procede a un canje de fichas. e) Carga de fichas : Acto que consiste en el relleno de los hoppers de las máquinas, una vez que éstas quedan vacias y solicitan abastecimiento de fichas para su funcionamiento.


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f) Venta bruta : Es aquella venta o ingreso total por la venta de fichas., sin considerar ningun tipo de descuento. g) Venta neta

: Es aquel ingreso o venta que considera los premios pagados por

máquina y canjeados, los que pasan a disminuir la venta bruta, convirtiéndola para la empresa en un ingreso neto de operación. h) Fichas drop : Fichas almacenadas en los buckets y que son producto de los excesos en relación al nivel determinado para los hoppers. i) Fichas hoppers : Fichas almacenadas en los hoppers y que sirven para el pago de premios al usuario. j) Personal de venta : Personas que laboran exclusivamente en el departamento de caja, como los cajeros y supervisores. k) Bóveda : Espacio adecuado en el que se almacenan las fichas, el dinero recaudado de la venta y todo aquel inventario de significativo valor para la organización. l) Denominación : Término que define la clasificación establecida por la empresa para las fichas de acuerdo a los precios de venta al público usuario. m) Sobrante de caja : Efectivo que excede al valor de la apertura en fichas entregada al cajero para la venta y que se determina al cierre del turno respectivo.

3.2.3.- Proceso de control interno en ventas La información que produce la función ventas tiene un proceso definido por la gerencia, el mismo que se compone de procedimientos que se materializan en formatos preestablecidos por la empresa, tales como : F001 Solicitud interna de tragamonedas.- Solicitud del local respectivo a gerencia, J ULI SA RODRI GUEZ AVALOS - PERU

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esto es, efectuado en acuerdo de gerencia de operaciones con la gerencia general. F002 Informe de Recepción de máquinas tragamonedas.- Recepción de máquinas tragamonedas por parte del local; este informe es verificado por la administración conjuntamente con auditoría. F003 Registro diario de Máquinas (N/A) F004 Diagrama de distribución de máquinas.- Corresponde al plano de distribución de máquinas en el local; este reporte es efectuado por el técnico. F005 Solicitud de inicio de Operaciones.- Solicitud escrita por el técnico para el inicio de operaciones de las máquinas tragamonedas en los locales. F006 Cantidad inicial de fichas en máquina.- Cantidad de fichas ingresadas al hopper o también a un "relleno de fichas" posterior a un inventario de hopper; es efectuado por la administración del local en presencia de auditoría. F007 Tarjeta principal de Mantenimiento.- Reemplazado por reporte técnico. Verifica el estado de funcionamiento de las máquinas. F008 Traslado de máquinas tragamonedas.- Retiro de máquinas del local, indicando el número de serie, marca, descripción, y número de identificación de la máquina; se realiza en presencia de auditoría. F009 Conteo de Fichas Hopper.- Cantidad de fichas del hopper; verificado por la administración del local con auditoría. F010 Pedido de Fichas.- Solicitud de fichas del local dirigida a gerencia general, realizada por la administración del local. F011 Informe de Recepción de Fichas.- Recepción de fichas verificado por la


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administración del local y auditoría. F012 Registro Auxiliar de Fichas.- Transcripción de las fichas recibidas del Informe de Recepción de fichas, formato realizado por administración y visado por auditoría. F013 Pago de premio/Carga de Fichas.- Solicitud de carga de fichas por efectos de hopper o pago de premios a los clientes, y para pago de premios mayores. Este formato es llenado por el técnico con firmas adicionales del cajero supervisor y las personas que designe la gerencia. F014 Resumen de Carga de Fichas y Pago de premios.- Este resumen se hace sobre la base de los formatos F013. F015 Caja Cambios/Registro de Cambios y Efectivo.- Detalle de la venta de fichas y el efectivo del día, efectuado por el cajero de turno con visto bueno del cajero supervisor. F016 Solicitud de Caja.- Esta solicitud la hace el cajero de turno indicando el pedido de fichas y/o efectivo para el inicio de la venta. F017 Tipo de cambio del día (N/A) F018 Hoja de Inventario de Caja Fuerte.- Resumen de operaciones del día; es efectuado por el cajero supervisor y revisado por personal de auditoría. F019 Hoja de depósito al banco(N/A) F020 Resumen de Caja.- Detalle de efectivo, fichas, pago de premios, depósitos al banco, recaudación, corespondiente a un día de cierre de la operación; revisado por auditoría.


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F021 Conteo de Fichas Drop.- Cantidad de fichas contadas en el drop, es efectuado por el cajero supervisor en presencia del personal de auditoría. F023 Cantidad de Fichas.- Registro auxiliar del monto de operación del día; es efectuado por el cajero supervisor para ser entregado al personal de auditoría para su revisión. F024 Distribución de Volantes.- Distribución de volantes por parte de la persona asignada en el local correspondiente. F025 Planilla de Volantes.- Planilla de sustento de los volantes entregados por los clientes.

Los procedimientos y técnicas aplicables a la registros mencionados son los siguientes : El movimiento operativo-financiero cada día de operación es reproducida en los formatos que se muestran en la figura siguiente : Figura Nº2

:

Resumen de formatos de operatividad


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A) Resumen de caja El formato F020 Resumen de Caja muestra el total de lo que se tiene como inventario de fichas existente en bóveda y el efectivo en soles y dólares recaudado, producto de la venta del día. Este formato es llenado por la persona que ocupa el cargo de supervisor en la organización. El Resumen de Caja tiene la particularidad de ser una especie de una cuenta de partida doble, porque consta de dos partes: una, a la que se puede llamar el DEBE, y la otra, el HABER. Se compone de la siguiente manera: DEBE

HABER

Caja Fuerte

Inventario inicial

Efectivo

más

Fichas

menos : Carga de fichas

Caja chica

: Conteo de fichas-Drop

Pago de premios jackpots.

Depósitos a banco (S/.y $) Otros como : Sorteo fichas y fichas falsas Sumatoria total

=

Suma aritmética total

a) El conteo de fichas drop que aparece en el Resumen Caja es aquel conteo J ULI SA RODRI GUEZ AVALOS - PERU

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realizado conforme a las normas el día anterior; se considera en este Resumen debido a que las fichas contadas del drop, una vez ingresadas a bóveda, se utilizan para la venta y, por lo tanto, al Inventario Inicial se le suman estas fichas que quedan a disposición y bajo la responsabilidad del cajero principal. b) La carga de fichas y pago de premios se describen en los puntos siguientes c) Los depósitos al banco son aquellos que se hacen en el día, pero que corresponden a la operación del día anterior; se adjunta, por tanto, en la información las boletas de depósitos respectivas que sustenten los montos escritos en el Resumen de caja. d) Los conceptos otros, constituyen descuentos por promociones, las fichas falsas y otros autorizados por la gerencia. B) Hoja de inventario caja fuerte La Hoja inventario caja fuerte F018 es aquel documento en que el supervisor de turno registra, en forma diaria, la existencia de fichas y dinero en efectivo, indicando en detalle el número de fichas por denominación y la cantidad de efectivo también por denominación de billetes y/o monedas. Queda, así, establecido en bóveda el inventario del supervisor que entrega al que recibe, fijándose responsabilidades de cargo. C) Cuadro resumen de arqueo diario de bóveda Este documento constituye un registro auxiliar de cálculo de inventarios iniciales y finales de existencia de fichas. Es usado como entrega de cargos entre supervisores, en el que consta las fichas y efectivo recaudado y entregado J ULI SA RODRI GUEZ AVALOS - PERU

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de un turno de operación a otro. D) Registro de carga de fichas y pago de premios (F014) Es un formato que resume dos actos: la carga de fichas y el pago de premios jackpots, llenado también por el supervisor de turno encargado del cierre de la operación del día. Su contenido es el siguiente: − Número de la máquina y su denominación; − Visto bueno del Cajero principal o supervisor de turno; − Cantidad en nuevos soles equivalente, ya sea del premio o de la carga; − Sumatoria total de cada una de las dos columnas : por premios y por carga de fichas. E) Pago de premio / Carga de fichas El formato F013 Pago de premio/Carga de fichas, como su nombre lo indica, cumple dos funciones; es llenado por el técnico de turno encargado de la carga de fichas y pago de premios; no obstante será firmado por todas las personas que presencian el acto. a) Carga de fichas.- La carga de fichas se realiza para que la máquina recupere las fichas que ha pagado como producto de los premios. La máquina arroja un código, el mismo que indica al técnico la necesidad de carga por encontrarse el hopper vacío; se informa entonces al cajero cupervisor de turno así como al administrador a fín de que supervisen la carga de fichas. Esta operación se refleja en el formato con la información siguiente : − La fecha y hora de carga;


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− el código de identificación de la máquina y su denominación; − la cantidad de fichas cargadas con su respectivo equivalente en soles; − las firmas del administrador, cajero supervisor, técnico, anfitriona de turno y vigilancia. b) Pago de premios.- La máquina paga los premios de dos formas, una es la que se da por medio de fichas y, la otra, por medio de créditos descritos en ella. Por ejemplo, cierta persona se hace acreedora a un premio, por x combinación ganadora "jackpot" de 2,500 fichas de denominación 0.10 céntimos de sol, entonces, la máquina arrojará solo 1,000 fichas por ser lo máximo que puede pagar mediante fichas y la diferencia de 1,500 fichas será un crédito que se le pagará a la persona mediante este formulario. El formato debe indicar los datos siguientes : − La fecha y hora en la que se ganó el premio; − el código de identificación de la máquina y su denominación; − la posición del riel y/o combinación ganadora; − el monto del premio, el monto pagado por caja y el saldo que se le paga por este formulario, debidamente escrito en letras; − la firma de la persona premiada; − las firmas del cajero principal, técnico supervisor y anfitriona de turno. Para efectos de un mayor control, la gerencia dispone la toma de fotos del ganador, en las que se detaca la máquina que lo premió, así como la


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entrega del dinero del que se hizo acreedor el jugador. F) Caja cambios/ Registro de cambios en efectivo El detalle de la venta de fichas y efectivo por turno de operación es realizado por el cajero en el formato F015 Caja Cambios/Registro de Cambio en Efectivo; este formato contiene cuatro columnas, las que se detallan a continuación: Apertura.- Se sustenta esta columna mediante el formato F016 Solicitud de Caja, que, como su nombre lo indica, es la solicitud por la que al cajero se le abastece de fichas de las diferentes denominaciones para su venta al cliente, así como de dinero en efectivo para el pago de los premios. Premios.- El cajero supervisor entrega al cajero o cajeros de turno una hoja auxiliar denominada "Relación de Premios", en la que se detallan cada uno de los premios pagados por su caja, indicando lo siguiente: − La cantidad de fichas producto del premio; y − la denominación de las fichas y su equivalente en nuevos soles. Cada uno de los premios debe pagarse con la autorización y supervisión del cajero principal, el que colocará un visto al costado de cada premio en señal de aprobación. La sumatoria de los premios debe cuadrar con el total de soles o dólares egresados de caja. Sobrantes.- Esta columna resulta de la diferencia del cierre y los premios en fichas, en poder del cajero. En otras palabras, es la diferencia entre la apertura de fichas del cajero y la venta de ellas que se haya realizado durante un turno, sin incluir los premios; así el sobrante está conformado por las fichas o su J ULI SA RODRI GUEZ AVALOS - PERU

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equivalente en soles no vendido por el cajero. Cierre.- Esta columna detalla tanto la cantidad de fichas en poder del cajero al cierre o término de la venta del turno correspondiente, así como el total de efectivo en soles y dólares recaudados como producto de la venta. El cierre es realizado por el cajero y el supervisor, quien, una vez que ha verificado el cierre y cuadrado caja, debe ingresar a bóveda las fichas y el dinero recaudado. El supervisor debe cerciorarse de que la apertura sea igual al cierre, puesto que, de esta manera, no se da lugar a sustracciones, ya que lo que no hay en fichas debe existir en efectivo, y viceversa. Asimismo se establecen los datos resultantes siguientes: VENTA BRUTA : Resulta de la suma total del cierre menos la de los sobrantes. VENTA NETA : Resulta de la venta bruta menos la suma total de los premios.

La Venta neta total del día o dinero representativo de ella, recaudado por los cajeros como producto de la venta de fichas durante el día, se ve disminuido por los siguientes conceptos: • Por el pago de jackpots (formatos F013); • Por el pago de los sorteos realizados por el local (promociones); • Por el descuento de fichas falsas halladas en sus premios o en las bolsas que reciben de bóveda; y • Por el dinero otorgado al administrador para la compra de premios en artefactos y otros artículos (promociones). Todos estos conceptos serán advertidos por el supervisor de turno y, en otros casos, dispuestos por el administrador en cumplimiento de políticas gerenciales. J ULI SA RODRI GUEZ AVALOS - PERU

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Sorteos.- Se realizan, en forma diaria, con el fín de atraer la concurrencia del público. El ganador es el cliente que cumple con los requisitos del mismo, los que son publicados como bases de la promoción. Los sorteos tienen como sustento las denominadas "Actas de Premios" , que describen lo siguiente: − La hora y el día del sorteo; − la descripción del premio que puede ser efectivo, fichas u otros, como artefactos y artículos varios; − El nombre del ganador(a), el número de su libreta electoral y su firma; − Las firmas de la anfitriona que entrega el premio, asi como las del técnico y del cajero supervisor, que presencian la entrega respectiva. Fichas falsas.- Este aspecto es un problema que aqueja a los salones de juego, ya que estas “fichas” son aceptadas por ciertas máquinas tragamonedas. La mayor parte de éstas son monedas antiguas que, lógicamente, no tienen valor para el casino, aunque funcionan como fichas verdaderas que “infectan” tanto el hopper como el drop de la máquina, y perjudican los ingresos por ventas. El técnico juntamente con el cajero supervisor y en presencia del auditor, proceden a retirar del hopper de cada una de las máquinas estas monedas. Es deber del técnico hacer constar en su cuaderno de ocurrencias, a manera de acta, el hecho; para ello debe describir, entre otros aspectos, el número de la máquina y la cantidad de fichas falsas que se retira de ella. ¿Por qué en los reportes de los cajeros se consideran estas fichas?: Estas fichas falsas llegan al cajero en dos formas: La primera, dentro de las bolsas que se reciben de bóveda, esto se da porque la J ULI SA RODRI GUEZ AVALOS - PERU

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máquina contadora acepta y cuenta estas “fichas” como verdaderas; es así como pasan en las bolsas que se guardan en bóveda y que, posteriormente, son entregadas al cajero, quien al expender fichas encuentra entre ellas las falsas. La segunda, cuando las personas se acercan a caja a cambiar sus fichas como producto de premios, por efectivo; al contar la cantidad del premio se hallan estas fichas falsas que arrojó la máquina cuyo hopper está “infectado”. El cajero entonces separa todas las fichas falsas que halla y las reporta al cajero principal, quién las considerará en el reporte respectivo como egreso de caja. Descuento de premios.- La gerencia dispone la compra de diversos artículos tales como artefactos eléctricos, muebles ,enseres y otros para que sean sorteados y/o canjeados entre los clientes. El administrador del local es el encargado de comprar estos premios y es responsable de mostrar al auditor la factura o boleta de venta correspondiente, a nombre de la compañía; así como la cantidad respectiva de los cupones canjeados para su verificación y su posterior destrucción −en su presencia o a falta de ella del supervisor encargado−. El monto gastado es repuesto al administrador con el efectivo, producto de las ventas del día, por esta razón este concepto constituye también un egreso de caja.

Los procedimientos y técnicas aplicables al personal son los siguientes : En el Manual de Funciones se especifican normas establecidas por la gerencia que tienen que ver con el sistema de control de ventas, las mismas que se describen a continuación: J ULI SA RODRI GUEZ AVALOS - PERU

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1) Las cargas de fichas se hacen exclusivamente en presencia del administrador, y participan en ella : el administrador, el supervisor, la anfitriona, el técnico y el agente de seguridad.Obligatoriamente deben aparecer las cinco firmas en el formulario. El incumplimiento de esta norma es motivo de despido inmediato. 2) El administrador debe enviar la información de los cortes de venta a gerencia de la siguiente forma : primero, segundo, tercero y el corte total de los tres turnos operativos, la venta bruta y los porcentajes de utilidad. Asimismo, enviará el reporte diario de las ventas durante las primeras horas del inicio del turno del día siguiente. 3) El administrador debe controlar diariamente toda la información del día anterior colocando su visto bueno en la parte superior derecha de todos los formularios. 4) El administrador debe estar siempre presente en las cargas de fichas, para tal efecto se le recomienda que, antes de dejar el local, revise los niveles de máquinas para que, de encontrar algún nivel bajo, proceda a hacer la carga de fichas, lo que evitaría posteriores incomodidades al cliente. 5) Tanto el supervisor como el administrador deben velar por el buen trabajo de sus cajeros, supervisando constantemente los pagos de premios y el trato de los cajeros hacia los clientes. 6) Todos los supervisores están obligados a llenar el formulario de corte de turno como si fuera el cierre de venta. Este formulario debe estar correctamente llenado y firmado por los cajeros y el supervisor de turno en señal de conformidad. Al cambiar de turno, el supervisor entrante debe cerciorarse de J ULI SA RODRI GUEZ AVALOS - PERU

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que el corte esté bien efectuado, haciendo una revisión de los datos y el stock de bóveda. 7) Los supervisores archivarán, junto a los formularios de jackpots, la fotografía de la máquina, en la fotografía se notará claramente el premio. 8) El supervisor está en la facultad de revisar al cajero a la entrada y salida de caja y debe guardar siempre sus pertenencias en bóveda. 9) Es responsable el supervisor de verificar, en el caso de que surga alguna compra con tarjeta de crédito, si está o no anulada y/o pedir al banco el código autorizado. 10) Los datos consignados en cada cuadre deben corresponder a su turno, son independientes uno del otro, de tal manera que la suma de los dos o tres sea igual al corte del cierre de operación. 11) Los supervisores no permitirán que ninguna persona ajena al movimiento de caja ingrese a caja, cuarto de conteo o bóveda. 12) Deben velar por la buena presencia del uniforme de los cajeros. 13) El cuadre de caja lo debe hacer personalmente cada cajero; por lo tanto también deben llenar los formularios. Después del cuadre, el supervisor revisará el dinero y fichas, notificando que esté conforme; y firmará el formulario en señal de conformidad. Cuando los cajeros entregan su dinero, fichas y formularios firmados con el VºBº del supervisor su trabajo termina, por lo que deben retirarse del local. El cuadre de bóveda es responsabilidad exclusiva del supervisor.


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14) Está terminantemente prohibido hablar o comunicar cualquier dato de venta (monto, récord, etc) a alguna persona, incluyendo los trabajadores del local y cajeros. La información es totalmente confidencial y se maneja sólo a nivel administrador- supervisor. 15) Deben tener especial cuidado los supervisores en declarar los sobrantes de caja, los que deben ser depositados obligatoria y diariamente en el banco. 16) Los supervisores que entreguan dinero de su venta al administrador, anfitriona o a cualquier miembro del personal serán sancionados. 17) Todos los cupones, tanto de canje como de sorteos, se darán al cliente cuando compre fichas y por el monto establecido. En el caso de los clientes que compren fichas y cobren un premio, y con ese mismo dinero compren fichas nuevamente, ya no se les entregará cupones a no ser que hayan perdido todo lo ganado, esto se hace con el fin de evitar el ruleteo de cupones 6 por parte de los clientes. El incumplimiento de dicha norma será considerada falta grave. 18)Está terminantemente prohibido manipular o utilizar el dinero que se tiene guardado en la caja fuerte, por ningún motivo, salvo autorización expresa de la gerencia. No podrán ni siquiera pagar un premio con ese dinero si no se les autoriza. Se efectuará el control de fondos de caja, los que deben encontrarse completos. El incumplimiento de esta disposición es motivo de despido inmediato.

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El ruleteo de cupones consiste en el acto intencional del cliente con el fin de obtener el mayor número de cupones, al canjear premios y comprar fichas repetidas veces.


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19)Esta prohibido el pago de premios a cualquier empleado del local, inclusive a su inmediato superior, el pago de premios se da única y exclusivamente al cliente, quien debe acercarse a cobrar personalmente su premio. Se prohibe, asimismo, el deber vueltos al cliente bajo responsabilidad del cajero y del supervisor de turno, quien debe preveer tales situaciones al iniciar su labor. 20) Todo cajero debe realizar su solicitud de caja al iniciar su turno la que será otorgada y firmada por el supervisor en señal de conformidad, sobre la base de la estimación de fichas a vender, asimismo recibirá del supervisor una cantidad de caja chica provisional para el pago de sus premios y el pago de vueltos. 21) En los casos que un cajero tenga descanso será sustituído por una azafata y el supervisor cumplirá su función de verificar el pago de premios y venta de fichas. 22) Los cajeros deben desempeñar bien su trabajo y ser amables con los clientes. 23) Los supervisores no pueden tener en su poder las llaves de las máquinas, por ningún motivo. Las llaves deben permanecer dentro de una cajita, de la cual el técnico manejará la llave. Cuando se necesite arreglar una máquina, el técnico avisará al supervisor y, junto a él, la anfitriona y/o el administrador hará la revisión y/o arreglo correspondiente; al culminar, las llaves serán guardadas. 24) Si una máquina requiere un tratamiento especial y el técnico se va a tardar en arreglarla, procederán los supervisores a sacar las fichas del hopper, las que se contarán y guardarán en bóveda, bajo el cuidado del supervisor. Procederán


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solos al arreglo de la máquina, y sólo en casos especiales y con autorización del administrador para no detener la operatividad del negocio.

4.- DESCRIPCIÓN DEL SISTEMA DE CONTROL APLICADO A LA FUNCIÓN VENTAS

4.1.- OBJETIVO El objetivo del presente sistema, específicamente, es asegurar a la gerencia la transparencia, exactitud y confiabilidad de los resultados por ingresos que obtiene la empresa en forma diaria; asimismo, la detección de errores o irregularidades de procedimientos o del personal que vayan en perjuicio de la buena fé y de los objetivos de la organización.

4.2.- PROCEDIMIENTOS Y TÉCNICAS APLICABLES Los procedimientos que, a su vez implican el desarrollo de técnicas de auditoria concurrentes al sistema de control aplicado por estas empresas, son los siguientes:

4.2.1.- Lectura de medidores Cada máquina tragamoneda cuenta con dos tipos de medidores incorporados dentro de ella: uno denominado mecánico y otro digital o electrónico, accesibles a través de una llave. La opinión de los técnicos expertos en estas máquinas es que brindan mayor confiabilidad los medidores digitales; sin embargo, se toman los datos de estos dos tipos de medidores. J ULI SA RODRI GUEZ AVALOS - PERU

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Los medidores estan clasificados de acuerdo a los datos diversos que se pueden obtener de ellos; así, tenemos:

♣ Medidor drop.- Realiza el conteo de las fichas que caen al bucket de drop. ♣ Medidor jackpot.- Realiza el conteo de la cantidad de fichas que como premios jackpots son arrojados por la máquina. ♣ Medidor coin in.- Realiza el conteo total de las fichas que ingresan a la máquina. ♣ Medidor coin out.- Realiza el conteo total de las fichas que salen de máquina. De los muchos datos que pueden ofrecer estos medidores, entre otros de exclusividad técnica, para la realización del control sólo son utilizados el medidor drop y jackpot; así, diariamente, se toma nota de los dos tipos de lectura, a efectos de comparar y analizar las diferencias que podrían darse con respecto a la realidad operacional tanto en lo que es el drop, como en lo que son premios mayores o jackpots. El procedimiento de toma de lectura es realizado por el auditor y se lleva a cabo en presencia del supervisor de turno y con ayuda del técnico. El cajero supervisor debe alcanzar la llave de máquinas , la que permitirá el acceso a los medidores. Los anexos Nº3 y Nº4 muestran las hojas de trabajo en las que se desarrollaron las lecturas de medidores drop correspondientes al 1º de abril y 1º de marzo de 1,999.

4.2.2.- Control de fichas-drop Una vez que se ha tomado lectura de los medidores de cada una de las máquinas, se procede al recojo, conteo y embolsado de las fichas drop como aspectos importantes de su control. Estos actos se realizan con la intervención imprescindible del auditor, J ULI SA RODRI GUEZ AVALOS - PERU

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de acuerdo al procedimiento siguiente:

a) El auditor conserva en su poder la llave de las bases de drop(como medida de control), la que es entregada al técnico a fin de que este proceda a abrir las cajitas en donde se encuentra los buckets de fichas-drop. Éste bucket al que se adjunta la tarjeta que identifica el número o código de la máquina, es retirado por el técnico y entregado a la persona designada por el cajero principal (personal de apoyo). b) La persona asignada por el supervisor coloca el "bucket" en el cuarto de conteo para ser arqueado en la máquina contadora de fichas; previamente el auditor obtuvo la tarjeta de identificación de la máquina. c) El auditor anota en la Hoja de Conteo Drop el número de máquina (referencia escrita en la tarjeta que se encuentra en el "bucket") y la cifra que indica el cajero de acuerdo a lo contado en máquina. d) Culminado el conteo de la totalidad de fichas drop por cada máquina, el auditor efectúa la suma del total de las fichas por denominación; este total se coloca en la Hoja Resumen del Drop (formato F021) para su posterior conversión a soles. e) El formato de conteo de fichas Drop trabajado debe ser firmado por el auditor responsable y el supervisor, en conformidad del conteo de fichas drop efectuado. Asimismo, el auditor debe cuidar la integridad de las fichas drop a través de la verificación del correcto procedimiento de su generación y resguardo adecuado. La finalidad de los dos procedimientos descritos anteriormente es la siguiente: Realizar una comparación entre las cantidades de fichas-drop que arrojo la lectura de J ULI SA RODRI GUEZ AVALOS - PERU

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medidores y la que realmente se cuenta según el procedimiento descrito en forma diaria. De esta comparación nacen diferencias que deben ser analizadas.

El anexo Nº5 muestra las hojas de conteo de fichas en las que se resumen el total de fichas contadas durante el mes de marzo 99; y el anexo Nº6 la hoja resumen respectiva. El anexo Nº7 muestra la información procesada de control, que hace una confrontación entre las fichas drop contadas según formatos (anexo 5) y los datos arrojados por la lectura de medidores (anexos 3 y 4), también de marzo 99.

4.2.3.- Procedimiento de apertura de máquinas La apertura de las máquinas tragamonedas son realizadas por los técnicos y están regidas por el procedimiento siguiente: a) El técnico, generalmente, es quien solicita la intervención de una máquina cuando no está en buenas condiciones de operatividad para el usuario cliente. Se dice “generalmente”, porque también la realización de este acto puede tener lugar a solicitud del auditor, a través del administrador. b) El supervisor de turno será responsable de convocar a la anfitriona, al personal de seguridad y, en el caso de que se encuentre en el local, al administrador del local para presenciar el acto. c) El técnico procede a la intervención. Una vez concluida ésta, cierra la máquina y se guarda la llave en la caja establecida para ella en el cuarto de caja.


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d) En aquellos casos en los que el problema o la reparación del hopper requiera de un tiempo mayor que el prudencial o normal, el supervisor procederá al retiro de las fichas del hopper, su conteo en caja y su almacenamiento en bóveda hasta la culminación de la reparación por el técnico. Para tal fin, la máquina se pondrá fuera de servicio. El supervisor de turno es el responsable de la integridad de la cantidad de las fichas egresadas de la máquina. Las aperturas de máquinas no son registradas en formato alguno; en todo caso, los problemas de máquinas son dados a conocer en forma verbal al supervisor, o cuando el caso asi lo amerite, al administrador del local.

4.2.4.- Procedimiento e informes de carga de máquinas Las cargas son actos que se originan por la necesidad de fichas de las máquinas, cuando quedan desabastecidas por el pago de premios. El procedimiento es el siguiente: a) Al quedar desabastecida la máquina tragamoneda, arroja un código técnico y queda paralizada para su intervención. El técnico de turno al percatarse de este hecho debe solicitar en caja el formato correspondiente, asi como la presencia del supervisor y anfitriona de turno. El supervisor, a su vez, informará al administrador y al personal de vigilancia para la presencia del acto. b) El supervisor procede a tomar de bóveda una bolsa de fichas que contará en presencia del administrador y de un agente de seguridad para la verificación de la


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cantidad que debe tener ella 7. Las cinco personas convocadas se reúnen y dirigen a la máquina que ha de ser intervenida en sala. c) El técnico procede a abrir la máquina y a echar en el hopper las fichas alcanzadas por el supervisor; se verificará la continuación del pago por el saldo de fichas no pagadas al cliente una vez cerrada la máquina. d) El técnico llenará el formato F013 Pago de premio/Carga de fichas con todos los datos que en el se indiquen; lo pasará, luego, a las personas que presenciaron el acto para la firma correspondiente. Cada formato sustenta una sola carga de fichas o, en su caso, un pago de premios. Estos formatos, al finalizar el turno, se trasladan al formato F014 Registro de carga de fichas y premios, en el que se indica aspectos generales como la identificación de la máquina cargada, la denominación de las fichas y el valor total de la cantidad de ellas.

En el anexo Nº8 se muestra un modelo del formato correspondiente a una carga de máquina; en este caso realizada a una máquina de denominación S/.0,10 céntimos de sol, por la cantidad de 1,000 fichas valorizadas en S/.100,00.

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Generalmente, por política de las empresas, las cargas de fichas en máquina se dan en cantidad de mil fichas cada una.


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Figura Nº3 :

Carga de fichas en máquina

4.2.5.- Procedimiento e informes de premios jackpots Los premios jackpots son aquellos premios mayores, porque su cantidad excede al límite de fichas que puede pagar una máquina tragamoneda (cantidad que es determinada en el programa ya definido) 8. Por tanto, aquellos premios que superan esta cantidad de fichas son pagados, no por medio de fichas que se canjean en caja, sino a través del formato F013 Pago de premio/Carga de fichas a manera de créditos. El procedimiento es el siguiente: a) La anfitriona, técnico y/o supervisor encargado de sala se percatan del premio, debido a que la máquina posee una alarma especial, y porque ésta queda paralizada para el reconocimiento del premio. El técnico solicitará en caja el formato correspondiente, procederá a su llenado.

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En las empresas, esta cantidad generalmente está dada por mil fichas.


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b) El supervisor por su lado debe ordenar la celebración del acto que llevará a cabo la anfitriona. Ademas debe preparar el dinero, para el pago respectivo al cliente y el llenado de un panel especial en el que se indica el día, la hora, la máquina, el premio en fichas y en soles, los créditos que tuviera en juego el cliente y el nombre de éste. c) Una vez todo listo se procede a la entrega del premio, la toma de fotografías del cliente con la combinación ganadora. El supervisor debe percatarse de la firma que sustente el recibimiento del premio otorgado por la empresa, así como de las del personal que presenció el acto. d) El formato F013 Pago de premio/Carga de fichas es el documento en el que se registrará el acto y que será llevado por el supervisor encargado al formato resumen F014 Registro de carga de fichas y premios al finalizar el turno y el día de operación. El control aplicado a los premios jackpots, realizado por auditoria, al margen de las políticas de control establecidas por la gerencia, consiste en el cruce de información quincenal y mensual de las lecturas de los medidores jackpots de las máquinas con los premios jackpots pagados por la empresa y que constan en los documentos respectivos. Las desviaciones obviamente serán considerados probables hallazgos sujetos a investigación y seguimiento. En el anexo Nº9 se muestra el modelo del formato que sustenta el pago de un premio jackpot; en este caso se trata de un premio obtenido por la cliente Maria de los Ríos cuyo monto fue de 1,800 fichas de denominación S/.0,25 equivalente a S/.450,00.


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En el anexo Nº10 se muestra el control objetivo de los premios jackpots, al confrontar las cantidades que corresponden a los premios jackpots pagados y las que arrojan la lectura de medidores respectivas.

Figura Nº4 :

Premios jackpots

4.2.6.- Informes de venta auditados Los informes de venta están constituídos por todos aquellos registros en los formatos establecidos por la empresa y descritos anteriormente. Todos estos registros sustentan los actos que se realizan en forma diaria, en atención a la operatividad del salón de juegos, y dan lugar a la información que se eleva a la gerencia. La tarea del auditor en este aspecto es la siguiente: Dar fé a la gerencia de la integridad y exactitud de los registros en los formatos establecidos por ella, para tal fin establece los procedimientos y técnicas de auditoria necesarias que concurrirán con el fin de asegurar este objetivo. La información procesada se somete diariamente a los siguientes métodos de auditoría: J ULI SA RODRI GUEZ AVALOS - PERU

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♦ Revisión y cálculo aritmético ♦ Conciliación de formatos ♦ Pruebas de cumplimiento Los procedimientos y técnicas aplicables a la información son los siguientes: a) Verificar la exactitud del cálculo aritmético realizado en el Cuadro Resumen de Arqueo Diario de Bóveda y cruzar esta información con el formato F018 "Hoja Inventario Caja Fuerte", el que, a su vez, se verifica con las fichas existentes en bóveda luego del cierre de la venta. El auditor verificará la integridad de fichas y dinero de bóveda registradas en el formato cuando así lo considere conveniente. El procedimiento de arqueo diario de bóveda es el siguiente: ∗ El arqueo de fichas

es realizado por el cajero principal en presencia del

auditor. ∗ El cajero indica la cantidad de fichas por denominación; el auditor verifica la cantidad que se muestra en el formato "Hoja Inventario de Caja Fuerte"(F0018). ∗ En el caso de que hubiera dinero de la recaudación o ventas, el cajero principal efectuará el arqueo del efectivo en presencia del auditor. ∗ El auditor cruzará el monto con las cifras indicadas en el formato Resumen de Caja(F020), y la Hoja de Inventario de Caja Fuerte(F018). ∗ De ser merecedor, las conclusiones deberán redactarse en el acta que para tal fin redactará el auditor. b) La cantidad total de fichas existentes en bóveda se verán también en el formato


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F020 Resumen de Caja, así como el efectivo en soles y en dólares recaudado producto de la venta del día. El auditor verificará, además de las fichas en bóveda, las boletas de los depósitos que se muestren en el Resumen de Caja, las boletas o documentos varios que sustenten los descuentos realizados de la venta del día, y el fondo fijo cuya responsabilidad esta a cargo del administrador del local. c) El conteo de fichas drop que aparece en el Resumen de Caja será aquel realizado, conforme al procedimiento ya descrito; se considera en este Resumen debido a que las fichas contadas del drop son ingresadas a bóveda. d) El auditor verificará el correcto llenado de los registros de Pago de premios y Carga de fichas en los siguientes aspectos: − El Nº correlativo del formato F013 y su correcta colocación; − el número de la máquina y su denominación; − el visto bueno del cajero principal; − la cantidad en nuevos soles equivalente, ya sea del premio o de la carga; y − la sumatoria total de cada una de las dos columnas: premios y carga de fichas. A su vez estas sumatorias se verán reflejadas en el cuadre del Resumen de Caja, lo que igualmente debe comprobar. Asimismo, deberá verificar la existencia de las firmas de las cinco personas que deben presenciar los actos, tanto de pago de premios mayores como los de carga de fichas, y las fotografías en caso de los premios, constantando con el formato los datos consignados en ellos. e) En lo que respecta a los informes de cajas, se verificará el formato F015 Caja cambios /Registro de cambios en efectivo, en los que verificará, rastreará y totalizará los datos de las columnas contenidas en este formato; asi por ejemplo, J ULI SA RODRI GUEZ AVALOS - PERU

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comprobará mediante pruebas de cumplimiento los procedimientos establecidos respecto del registro correcto de los formatos y la integridad de los datos que deben contener.

El anexo Nº11 muestra, a efectos de una mejor apreciación, el movimiento de un día de operación, registrado en los formatos correspondientes y debidamente auditados.

4.3.- DESCRIPCIÓN DEL PROCESO DEL SISTEMA

El proceso del sistema de control en lo que se refiere al control objetivo de los ingresos, hace uso de la información de los procedimientos descritos anteriormente, en forma mensual y/o quincenal. La siguiente fórmula, que hace uso del drop como variable principal, razón por la cual en adelante lo denominaremos control drop, determina una venta neta que, según este control, debe ser la misma que se obtuvo a través de los informes en caja.

Tenemos, en el periodo “x” : “La sumatoria de drop que puede ser quincenal o mensual restada de la sumatoria de cargas y jackpots, realizado en el mismo período, resulta ser la venta neta de operación.” Así, la venta neta

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según el control y análisis hecho en función del drop, constituye el

Los términos de venta neta, ganancia y rentabilidad entiéndanse como sinónimos en el presente trabajo.


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patrón de medida y comparación de la información de venta realizada por el personal en caja. Las desviaciones o diferencias existentes al hacer la comparación (venta neta según control drop y venta neta real en caja) son motivos de investigación por parte del auditor operativo.

Figura Nº5

:

Proceso del control drop aplicado

4.4.- APLICACIÓN PRÁCTICA DEL PROCESO Los anexos que se muestran a continuación describen en la práctica el sistema de control aplicado por los salones de juego. Se tiene : Anexos Nº1 y Nº2 : Muestra la lectura de medidores correspondiente al 1ºde abril y 1ºde marzo de 1,999, que hará comprender el período mensual de marzo 99 al realizar el cálculo de la comparación respectiva, y que determinará la cantidad de fichas drop que debe contarse en ese período. Anexos Nº3 y Nº4 : Muestra las cantidades de fichas contadas durante el mes de marzo


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99 en forma diaria, y registrada en los formatos establecidos por la empresa. Aquí se presenta acumulada a efectos del análisis del control drop. Anexos Nº5 y Nº6 : Nos muestra la comparación mensual de marzo que se realiza entre los datos obtenidos en la lectura de medidores y los del conteo de fichas drop acumulado. Anexo Nº7 : Nos muestra todos aquellos datos de venta que han de concurrir al cálculo del control drop llevado a cabo por estas empresas. Esta información es obtenida a través de la información de caja, acumulada en este caso en forma mensual. Anexo Nº8 : En este anexo podemos observar la hoja de análisis y control drop, producto final para la confrontación de la venta neta y análisis de rentabilidades. Aquí intervendrá la información descrita anteriormente como conteo de drop, jackpots y cargas del mes respectivo, a efectos del calculo descrito. Asimismo, se muestra información para el análisis de ingresos utilizada por la gerencia, como el porcentaje de rentabilidad o ganancia respecto al drop y la rentabilidad diaria por denominación de cada máquina. En este caso, la interpretación de datos concluye en los siguientes puntos : • Durante el mes de marzo se ha obtenido una ganancia según el control drop de S/.38 944,05 soles distribuida por denominación de máquinas, en nuestro caso en cuatro denominaciones.

• La ganancia o venta neta obtenida de los informes de caja asciende a S/.39 074,35 soles, la que, comparada con la obtenida de los resultados del control drop, origina una variación positiva total de S/.130,30 soles. Esta variación, por máquina y en forma diaria equivale a 0.06 céntimos de sol. • Esta variación por ser positiva y en una cantidad no significativa, es interpretada por J ULI SA RODRI GUEZ AVALOS - PERU

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la auditoria como resultados confiables que no implican actos de fraude que pueden perjudicar los ingresos reportados a la gerencia. • Por otro lado, se dan en esta hoja ratios de análisis de gestión como el porcentaje de rentabilidad obtenido en el mes, que asciende al 62% y, que se interpreta como el porcentaje de ganancia respecto al total de drop obtenido. La diferencia, obviamente, constituye el porcentaje erogado por conceptos de premios jackpots y carga de fichas. Este porcentaje de rentabilidad, a su vez, es calculado por denominación de máquinas; así, tenemos, por ejemplo que en el caso de las máquinas de denominación S/.1.00 el porcentaje de rentabilidad respecto del drop fue del 43%, menor al promedio total experimentado. • También se muestran datos de análisis, como la cantidad de drop en soles que se obtiene en forma diaria por cada máquina, según su denominación; ésto indica a la gerencia a que denominación corresponden las máquinas que generan mayor drop, y por tanto, mayor ganancia. Asimismo la cantidad en soles de ganancia experimentada en forma diaria y por rubros de denominación de máquinas. En nuestro caso, tenemos una rentabilidad total de 15,70 soles diarios y de 9,73 soles diarios, específicamente en máquinas de denominación 0,25 céntimos de sol.


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CAPÍTULO II AUDITORIA OPERATIVA INTERNA

1.- SURGIMIENTO Y EVOLUCIÓN DE LA AUDITORIA OPERATIVA INTERNA

Se crea necesidad y se difunde hacia 1,940 un tipo de auditoria −la Auditoria Interna− para las empresas e instituciones por circunstancias como las siguientes: a) La creciente complejidad de los métodos contables, administrativos y de operación. b) La tendencia cada vez mas acentuada a la descentralización, por ende a la delegacion de autoridad. c) El alejamiento de gran número de niveles de operación. Estos factores, que se traducen en el auge de actividades, así como en requerimientos administrativos, trajeron consigo la demanda de los servicios de la auditoria interna, la que ofrecía a estas empresas objetivos de confiabilidad en la información, protección de sus activos y prevención y descubrimiento del fraude. Así, en 1,941 se funda el Instituto de Auditores Internos de Nueva York, organización reconocida intenacionalmente con solo 24 miembros, excediendo en la actualidad a los 6,000 miembros y con un crecimiento uniforme y extensivo tanto en los EE.UU. de América como en Canadá, Europa, Lejano Oriente, Africa y América Latina.


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La auditoria interna, en la profesión, se desarrolló con preponderancia en aspectos financieros, como verificación de los registros contables y actividades especificas relacionadas a estos registros; sin embargo, éste no es el único aspecto que tiene la auditoria para ofrecer, pues las mismas empresas y entidades demandaron un servicio con mayores alcances, un servicio de protección y proyección de naturaleza operativa. Así surgió la denominada AUDITORIA OPERATIVA, que recoge términos sinónimos como el de Auditoria gerencial, administrativa, de gestión, de eficiencia o efectividad, o de rendimiento. El término AUDITORIA OPERATIVA y su concepto de labor gerencial, ha sido fomentado mas en el sector privado por el Instituto de Auditores Internos, por medio de sus publicaciones y su revista “El auditor interno”. Por otro lado en el sector público, la Contraloría General de los EE.UU. y la de Nueva York tomaron el liderazgo en este campo en la decada de los 60 y se desarrolla hasta la actualidad. A nivel mundial, la auditoria operativa fue discutida profundamente, por primera vez en el VII Congreso Internacional de Entidades Fiscalizadoras de Superiores de Montreal, Canadá, en 1,971, con el resultado de la aprobación de una recomendación que se amplie gradualmente la auditoria gubernamental, mas allá de las operaciones financieras y asuntos contables, hacia todas las operaciones y asuntos de la entidad. A la par de su desarrollo en la actividad pública, la privada, a través de la empresas contemporáneas, cuyas características son el dinamismo y la complejidad de la realidad de sus entornos internos y externos, han demandado el desarrollo de enfoques de control efectivos y confiables, que otorgen a sus responsables, asesoría en la toma de decisiones, para enfrentarse a los constantes desafíos empresariales .


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2.- CONCEPTOS Y CARACTERÍSTICAS DE LA AUDITORIA OPERATIVA

2.1.- CONCEPTOS DE AUDITORIA OPERATIVA Se enuncian a continuación definiciones formuladas por diversos autores, para una visión conclusitiva amplia de la auditoria operativa : “Una auditoria operacional es una evaluación orientada hacia el futuro, de naturaleza independiente y sistemática que cubre las actividades a todo nivel gerencial, efectuada por el Auditor Interno con los propósitos de mejorar la rentabilidad y aumentar el logro de los otros objetivos de la organización a traves de mejoras efectuadas en: (a)la funcion gerencial,(b)el logro de los propósitos de los programas,(c )los objetivos sociales y (d)el desarrollo de los empleados…” El Instituto de Auditores Internos en una Revaluacion de Terminología Corriente Seleccionada de Auditoria Interna.

“La Auditoria Operacional… se ocupará de estudiar si las personas responsables de la administración de estas actividades técnicas han tomado las medidas necesarias para la implantación de los controles administrativos adecuados que aseguren que la calidad del trabajo llegue al estándar establecido, que los programas se cumplan y que la labor se efectúe en una forma económica”. Walter B.Meigs, en Principios de Auditoria.

“Auditoria operacional es el exámen y evaluación realizados en una entidad para establecer el grado de efectividad y economía de su planificación, organización, dirección y control interno”.


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Política de Auditoria Nº14 de la Contraloría General de la Nación República del Ecuador.

“La auditoria administrativa es el exámen y evaluación realizados en una entidad para establecer el grado de eficacia y eficiencia en la implementacion de las normas que dictan los sistemas administrativos de apoyo, así como su planificación, organización, dirección y control administrativo interno.” Definicion del D.Ley Nº19039, Ley Orgánica del Sistema Nacional de Control, Perú.

“La Auditoria Administrativa es el examen comprensivo y constructivo de una empresa, de una institución, de una rama del gobierno, o de cualquier parte de un organismo como una división o departamento, respecto de sus planes y objetivos, sus métodos de control, su forma de operación y el uso de sus recursos físicos y humanos”. William P.Leonard, en la Auditoria Gerencial.

“La auditoria operacional es un nuevo rasgo cultural que debe tener acogida en nuestros sistemas productivos. Es la cultura del control, de la autocrítica, del reconocimiento de los puntos débiles y, ante todo, es la cultura del esfuerzo sistemático para identificar y atender los potenciales de mejoramiento en el seno de las organizaciones”. Oscar Correa Marin, en Auditoria Operacional.

Enunciadas las diversas concepciones de la auditoria operativa concluyo lo siguiente: “La auditoria operativa es aquel tipo de auditoria que requiere del auditor una asesoría al mas alto nivel dentro de una organización, en el campo del desarrollo eficiente y efectivo de la misma. Es aquella labor de evaluación y determinación de los puntos débiles para el mejoramiento de ellos, y de los puntos claves para el mejor desarrollo estratégico dirigido hacia objetivos predeterminados por la entidad”.


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2.2.- CARACTERÍSTICAS DE LA AUDITORIA OPERATIVA La auditoria operativa ostenta las características siguientes que concurren en forma conjunta : a) Es profesional, puesto que requiere de la participacion del profesional Contador Público principalmente; no obstante, cabe señalar que puede ser desarrollada por profesionales de otras áreas. b) Es una funcion integral, porque abarca todas las áreas de la organización y todas las fases del proceso administrativo, lo que determina su naturaleza y alcance no limitados. c) Es una función de enfoque gerencial que se orienta hacia el presente y el futuro de la organización; debe ser una función de prevención y no de reacción. d) Es una actividad coordinada que requiere la reunión de esfuerzos para el logro del objetivo planteado por el auditor. Estos esfuerzos van desde la colaboración de la gerencia hasta la del personal de operación. e) Es sistemática, porque implica el desarrollo de una secuencia ordenada de procedimientos, tanto para la realización de sus exámenes como para la emisión de sus informes. f) Es una función que debe hacer uso de la planificación estratégica como recurso vital, pues, como actividad orientada a la eficacia y eficiencia, debe considerar estos conceptos en su planeamiento y consecuente ejecución. g) Es constructiva, porque toda observación, ofrece una recomendación tendiente a crear mejoras y puntos de vista positivos, para el mejor desarrollo de la organización. J ULI SA RODRI GUEZ AVALOS - PERU

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2.3.- NATURALEZA Y ALCANCE DE LA AUDITORIA OPERATIVA

La naturaleza de la auditoria operativa va más alla de la auditoria financiera, pues examina el rendimiento operativo y/o administrativo de la organización. Así, por ejemplo, al realizar una auditoria financiera el auditor verificará si las solicitudes de compras y las facturas del proveedor llevan los vistos buenos adecuados, finalizando alli el procedimiento. La auditoria operativa, adicionalmente, determinará : (1) Si el material comprado realmente fue necesario. (2) Si las cantidades empleadas o adquiridas fueron racionales. (3) Si hubo deperdicio evitable o si estuvo el material expuesto a deterioro o pérdida. (4) Si los solicitantes influenciaron indebidamente la compra, etc. De esta manera, el auditor no verifica únicamente firmas y evidencias escritas, sino que ha de formar una opinión sobre las decisiones operativas y las consecuencias favorables o desfavorables que traen estas para la empresa o entidad. La naturaleza de los procedimientos y técnicas de auditoria operativa está determinada por el tipo de empresa o entidad en la que se practique. Sin embargo, la esencia de la auditoria operativa, encaminada al mejoramiento de las operaciones de la organización, es la misma. Todo tipo de empresa o entidad, por compleja que sea su actividad, posee aspectos comerciales o financieros a los que el auditor debe acudir en la realizacion de su labor; por lo tanto, no requiere el auditor ser experto en la actividad que examina, sino, más J ULI SA RODRI GUEZ AVALOS - PERU

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bien tener la habilidad de identificar los elementos constituyentes de la operacion, aplicar las técnicas y procedimientos adecuados para calificarlos y determinar asi las conclusiones respectivas en bien de la organización. El alcance de la auditoria operativa es tan amplio y profundo como son las operaciones de la empresa o entidad, y puede abarcar a todas o cualesquiera de las actividades de la organización. No deben existir factores limitantes en alguna actividad o función para los exámenes que requiera ejecutar el auditor operativo con el fin de obtener una máxima utilidad; por tal motivo, el órgano de auditoria operativa debe depender de la máxima autoridad, a efecto de la realización de un trabajo sin restricciones.

3.- OBJETIVOS DE LA AUDITORIA OPERATIVA El objetivo fundamental de la auditoria operativa es llevar a la práctica las mejoras recomendadas. Estas mejoras se determinan : a) Evaluando las operaciones y procesos de gestión y control interno. b) Evaluando el grado de logro en objetivos y resultados programados que cubran las expectativas de la organización. Estas actividades comprenden, a su vez, una serie de objetivos específicos que el auditor debe plantearse al emprender la auditoria operativa, tales como: a) Identificar áreas críticas en la organización y funciones de la entidad y promover modificaciones tendientes a superarlas. b) Verificar la existencia de objetivos y planes coherentes y realistas. c) Vigilar la existencia de politicas adecuadas y el cumplimiento de las mismas. J ULI SA RODRI GUEZ AVALOS - PERU

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d) Comprobar

la utilidad y confiabilidad de la información y de los controles

establecidos. e) Verificar la existencia de métodos o procedimientos adecuados de operación y la eficacia y eficiencia de los mismos. f) Comprobar la utilización adecuada de los recursos, en terminos de economicidad. g) Comunicar oportunamente, al nivel de direccion correspondiente, todos los hallazgos significativos, las recomendaciones y sugerencias que contribuyan a mejorar la gestión de la organización.

4.- REQUISITOS DEL AUDITOR OPERATIVO INTERNO

El auditor operativo debe ser una persona con entereza de carácter, criterio amplio y con habilidad para adaptarse a cualquier circunstancia empresarial o profesional en el desarrollo de su labor.

4.1.- REQUISITOS DE CALIDAD PROFESIONAL Los requisitos de calidad profesional 10más importantes que deben poseer los contadores públicos en función de auditores son : 1) Identificación plena con los objetivos primarios de la organización; 2) Dominio del sistema contable y de las normas generales de operación de la entidad; 3) Dignidad profesional;

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Tomado de : Bacon.A.Charles. Manual de Auditoria Interna, México, 1979, pág.23.


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4) Elevado concepto de responsabilidad y disciplina; 5) Discreción y reserva; 6) Civismo para informar honestamente la verdad, sin reservas en cualquier circunstancia; 7) Habilidad para el análisis; 8) Objetividad y concisión en sus juicios e informes; 9) Aptitud para la crítica constructiva; 10) Facilidad para asesorar; 11)Facilidad de expresión oral y escrita; 12) Tacto y cortesía en sus relaciones con otros funcionarios y clientes de la entidad donde trabaja;

4.2.- RESPONSABILIDAD Y CONDUCTA PROFESIONAL

A la auditoria operativa se le llama “los ojos de la gerencia”, por su función de revisión del cumplimiento de los procedimientos existentes en la empresa, los que procura aumentar, actualizar y mejorar, cada vez mas, de acuerdo a las necesidades de la organización. Es decir, la responsabilidad del auditor operativo es presentar nuevas formas de mejora en los procesos operativos haciéndolos mas efectivos, eficientes y, por consiguiente, económicos. a) Responsabilidad general.- El auditor operativo tiene la responsabilidad de ayudar, a través de sus conclusiones y recomendaciones, tanto a la dirección operativa como a la general. A los directivos operativos debe ofrecérceles recomendaciones J ULI SA RODRI GUEZ AVALOS - PERU

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constructivas que apunten hacia la mejora de las operaciones. A los directivos generales debe proporcionarles una descripción de lo que ve y darles una opinión sobre los asuntos que ha examinado, teniendo en cuenta las normas profesionales de auditoria en sus revisiones y evaluaciones, sobre todo, en lo que concierne a la adecuación y claridad de ejecución de su trabajo y a la adecuación del informe.

b) Responsabilidad por políticas y procedimientos.- El auditor operativo tiene cierta responsabilidad básica hacia la dirección con respecto a políticas, procedimientos y otras medidas de control de dirección que se establezcan. Por lo tanto, al revisar estas políticas y procedimientos deberá considerar lo siguiente: Coherencia : Que todos los procedimientos estén bien coordinados. Adecuación : Que los procedimientos sean adecuados para su propósito. Cumplimiento : El trabajo realmente efectuado debe estar de acuerdo con los procedimientos establecidos. El auditor es responsable de medir este cumplimiento. Efectividad : Deben obtenerse los resultados deseados. El auditor es responsable de diseñar las pruebas que indicarán si los procedimientos son verdaderamente efectivos. Eficacia y economicidad : Es responsable de medir el grado de eficacia y economicidad en cada uno de los procesos. La responsabilidad de corregir los defectos o desviaciones encontradas corresponde a la dirección; sin embargo, los hallazgos de la auditoria recibirán una atencion mayor si se acompañan de sugerencias razonables y económicas en su aplicación.

5.- ELEMENTOS CONSTITUTIVOS DE LA AUDITORIA OPERATIVA J ULI SA RODRI GUEZ AVALOS - PERU

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Son conceptos básicos que debe llevar consigo el auditor operativo cuando inicia su trabajo y en todo momento, con el fin de lograr los resultados deseados 11.

a) Conocer los objetivos Es el primer paso de una auditoria operativa y consiste en conocer los objetivos de la organización, con el fin de orientar la planificación y perspectivas del trabajo hacia ellos b) Conocer los controles Con el fin de determinar la eficacia de ellos en cuanto a los objetivos y metas de la organización. Conociendo los controles, el auditor podra mejorar las funciones de planificación, organización y dirección, puesto que el control se da para que tales funciones se cumplan como lo planeado. c) Conocer las normas Las normas sirven de base para la medición; por tanto, la evaluación de ellas permitirá al auditor determinar tanto su efectividad como su cumplimiento. d) Conocer la población Significa la totalidad de ítems o asuntos sobre los cuales el auditor emitirá una opinión.

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Tomado de : CPC Rohel Sanchez Sanchez. Auditoria Operativa.1995.UNSA.pags.11-13.


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El auditor debe comprender que sólo puede expresar una opinión de la población o de la parte de la población que ha examinado, mas no puede vertir opinión alguna sobre lo que no ha examinado. e) Conocer los hechos Un hecho es un suceso real, o una condición que existe; es aquello que realmente ha ocurrido, una realidad absoluta, claramente diferenciada de una mera suposición u opinión. El auditor debe estar en condiciones de poder decir “lo sé, porque lo vi; porque lo examiné; porque lo verifiqué”.

f) Conocer las causas Si a través de los exámenes y las observaciones se ha determinado que existe un problema que requiere solución, el auditor operativo debe estar en condiciones de mostrar la causa que originó el problema y recomendar una solución. g) Conocer el efecto El auditor debe preocuparse de los efectos potenciales de una condición, es decir si el efecto es adverso, significativo y continuo. Entonces, debe poner esta información en conocimiento del funcionario para la toma de soluciones. En el caso de que las desviaciones causen poco o ningún efecto negativo a la entidad, sólo deben aparecer en los papeles de trabajo y ser comentados oralmente en el nivel adecuado.


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h) Conocer la gente 12 El auditor debe entender como se sienten las personas con su presencia, debe saber que es natural que estas personas se muestren a la defensiva; debe darse cuenta que irá mucho más lejos si busca formar sociedad con las personas, para buscar soluciones a los problemas, de lo que iría si mantiene una expresión de hostilidad y de suspicacia. i) Saber cuándo y cómo comunicarse El personal de auditoria está en comunicación continua con el personal de la empresa, desde el inicio de la auditoria hasta el informe final del trabajo. Destacando las reuniones con los funcionarios del área o función bajo examen. Sus entrevistas deben ser bien estructuradas y progresar de manera ordenada, evitando reuniones de pezquisa aburridas y desordenadas. j) Conocer los métodos modernos La gerencia moderna comprende que nada queda estático; si la dirección del movimiento no es hacia adelante, es hacia atrás. Y si el auditor no comprende este concepto, no podrá mantener el mismo paso de las personas a las que asesora. El auditor debe poseer una sólida base en el procesamiento electrónico de datos, debe estar familiarizado con el muestreo estadístico, debe tener conocimiento de operaciones de investigación, y entender las matemáticas, entre otras actividades que le permitan una mejor comprensión de lo que analiza en su trabajo.

6.- PRINCIPIOS Y NORMAS DE AUDITORIA OPERATIVA

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Es importante el conocimiento y aplicación de las principales normas de relaciones humanas en la auditoria operativa. VID.Auditoria interna, biblioteca U.N.S.A. Arequipa, ubicación E-2-40-


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El Contador Público ejerce por excelencia la auditoria 13 como parte de su campo profesional, por lo tanto, todos los tipos de auditoria existentes−tales como la financiera, operativa, tributaria, integral,etc−se basan en principios y normas que han sido aceptadas mundialmente, pero que estudiándolas advertimos que tienen una preponderante orientación a la auditoria de tipo financiera, por lo que surge la necesidad de adecuarlas a los demás tipos de auditoria a través de un trabajo de discernimiento y de unión profesional, ello con la finalidad de resaltar estas funciones de asesoramiento y de uniformizar y asegurar un control de calidad para tales auditoria. En general el trabajo del auditor se rige por principios, normas y criterios que provienen de dos fuentes: a) Gubernamentales.- Su actuación debe estar encuadrada en un marco de ajuste a la Constitución, las leyes, decretos y normas que tengan incidencia en su labor. b) Institucionales.- El auditor como Contador Público, cumple la normatividad aprobada y/o establecida por la profesión en general y por los auditores internos en particular; así, tenemos las Normas de Auditoria Generalmente Aceptadas, las Normas Internacionales de Auditoria, los pronunciamientos de los congresos y convenciones nacionales de Contadores Públicos, el Código de etica profesional vigente y demás.

6.1.- PRINCIPIOS DE AUDITORIA OPERATIVA

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Los principios son reglas generales adoptadas o profesadas como guías para la acción, un fundamento o base de conducta y/o práctica. El Colegio de Contadores Públicos de Lima en la publicación de su manual Normas Internacionales de Auditoria establece los principios de auditoria, los que son clasificados en :

6.1.1.- Principios básicos de auditoria

A) Integridad, objetividad e independencia.- El auditor debe ser recto, honesto y veraz al llevar a cabo su trabajo profesional. Debe ser imparcial y no permitir que el prejuicio, la predisposición o la influencia de terceros afecten su objetividad.

B) Confidencialidad.- El auditor debe respetar la confidencialidad de la información que ha obtenido en el transcurso de su trabajo, y no debe utilizarla ni divulgarla sin la apropiada y específica autorización, a menos que exista el deber legal o profesional de revelarla. C) Habilidad y competencia.- La auditoria debe ser llevada a cabo, y el informe debe ser preparado, con el debido cuidado profesional, por personas que posean el adecuado entrenamiento, experiencia y competencia en auditoria. Si el contador delega trabajo a sus asistentes, debe dirigir, supervisar y revisar cuidadosamente la labor de cada uno de ellos.

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La Ley del Contador Público Nº13253 dispone que efectuar toda clase de “Operaciones de Auditoria corresponde a los Contadores Públicos”


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6.1.2.- Principios esenciales de examen A) Planificación.- El auditor debe planear su trabajo de modo que le permita conducir, de manera eficiente y oportuna, una auditoria que sea eficaz. El planeamiento debe basarse en el conocimiento del giro o actividad que desarrolla el cliente. B) Evidencia de auditoria.- El auditor debe obtener evidencia de auditoria 14 suficiente y competente, mediante la aplicación de procedimientos de cumplimiento y procedimientos sustantivos, a fin de poder extraer de ellos conclusiones razonables que le sirvan de base para su opinión respecto de la información. C) Documentación.- El auditor debe documentar todo aquello que sea importante para poder evidenciar que la auditoria se ha llevado a cabo de conformidad con los principios básicos. 6.2.- NORMAS APLICABLES A LA AUDITORIA OPERATIVA

6.2.1.- Las Normas de Auditoria Generalmente Aceptadas y su aplicación Las Normas de Auditoria Generalmente Aceptadas (N.A.G.A.s) fueron aprobadas y adoptadas por el Instituto Americano de Contadores Públicos y constituyen actualmente el pronunciamiento más completo y autorizado sobre normas de auditoria aceptadas mundialmente. En nuestro país, fueron aprobadas por el II Congreso de Contadores Públicos del Perú, realizado en Lima en octubre de 1,968; desde esa fecha son vigentes legalmente.

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En auditoria operativa, hablaremos de “información para control” en lugar de “evidencia de auditoria”, por motivo de un nuevo enfoque no coercitivo de la auditoria.


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La Auditoria Operativa como un tipo de auditoria realizada por el profesional Contador Público debe observar las NAGAs en lo que sea aplicable. Estas normas adecuadas a la auditoria operativa son las siguientes : A) Normas generales o personales : a) El profesional que se desempeña como auditor operativo debe ser, principalmente, Contador Público Colegiado,con sólida formación ética, moral y con capacidad profesional. b) En todos los asuntos relacionados con su trabajo debe mantener una actitud de independencia a fin de garantizar la imparcialidad de sus juicios. c) Debe realizar un trabajo, preparar los informes, con el debido cuidado y diligencia profesional. d) Debe mantener una adecuada y permanente capacitación técnica.

B) Normas para la ejecución del examen : a) El examen debe ser planeado en forma adecuada y ejercer una debida supervisión y coordinación con el personal integrante que participa en su ejecución. b) Debe estudiar y evaluar la organización, la gestión empresarial y los sistemas de control interno, con la finalidad de diagnosticar las áreas críticas, definir su enfoque, el alcance y oportunidad de los procedimientos a aplicar.


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c) Debe obtener evidencia suficiente, competente y relevante, a través del desarrollo de su trabajo, para formarse los elementos de juicio válidos y suficientes que permitan respaldar las observaciones formuladas en el informe. C) Normas para el informe a) La formulación de los informes debe reunir las caracteristicas de oportunidad, materialidad, objetividad, prudencia, precisión, veracidad, claridad, integridad, concisión y convincencia (ver subcáp.9, acápite 9.3). b) Deberá precisarse el objetivo de la auditoria, fijando sus alcances, el motivo de su ejecución y sus limitaciones, si las hubiera. c) Indicarán los hechos, situaciones y circunstancias analizadas que originaron fallas de la gestión. d) Indicar todo elemento que, a juicio del auditor, mejore su comprensión. e) Indicar, en orden de importancia, las recomendaciones y/o alternativas sugeridas. Debe ser formulado por escrito, previa revisión y discusión con el personal de la entidad auditada, salvo en casos en los que, por su naturaleza, amerite efectuar un avance en forma verbal.

6.2.2.- Las Normas Internacionales de Auditoria y su aplicación Las Normas Internacionales de Auditoria (N.I.A.) resumen las mas grandes experiencias y estudios de la labor de los auditores a nivel mundial, lo que le otorga carácter científico y universal. Estas normas otorgan a la profesión : uniformidad, marca de parámetros y facilidad del ejercicio profesional. J ULI SA RODRI GUEZ AVALOS - PERU

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Nuestro país, como miembro de la Federación Internacional de Contadores (organismo que emite formalmente las NIAs) desde 1,983, divulga las normas y procedimientos técnicos dados, con el fin de que sean aplicados. Las N.I.As, son aplicables, en cuanto sea pertinente, a todas las actividades que realiza el auditor; entre ellas, comprendemos a la auditoria operativa. A continuación se enumeran las NIAs más importantes, aplicables a la Auditoria Operativa : NIA 1: Principios básicos que rigen una auditoria. NIA 4: Planeamiento. NIA 6: Evaluación del riesgo y control interno. NIA 7: Control de calidad del trabajo de auditoria. NIA 8: Evidencia de auditoria. NIA 9: Documentación. NIA 11: Fraude y error. NIA 12: Procedimientos analíticos. NIA 16: Técnicas de auditoria con ayuda del computador. NIA 18: Utilización del trabajo de un experto. NIA 19: Muestreo de auditoria. NIA 22: Manifestaciones de la gerencia. NIA 23: Empresa en marcha. NIA 24: Dictamen del auditor con fines especiales. NIA 25: Materialidad y riesgo de auditoria.

6.2.3.- Código de ética profesional J ULI SA RODRI GUEZ AVALOS - PERU

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La responsabilidad profesional implica también, además de los principios y normas, el conocimiento y puesta en práctica de la ética, entendida como el sistema de principios morales y la observancia de reglas que deben gobernar las relaciones con los clientes, el público, y colegas. “La ética de una profesión, en la forma que la practica el personal profesional, constituye su grandeza y el reducto de defensa contra su decadencia. Las reglas de ética se formulan como normas de sanción moral y para formar la base tangible de acción disciplinaria y juicio público. La justificación de las reglas de conducta ética descansa en el mayor respeto y estimación con la que la profesión y sus actividades seran juzgadas por el público 15.” El Instituto Americano de Contadores Públicos Titulados cuenta con reglas de conducta profesional que hacen alusión a aspectos como: requisitos educativos, legislación estatal, independencia del auditor, conducta profesional, relaciones con el cliente, con otros contadores y con el público y personas interesadas. Asimismo establece responsabilidad legal por negligencias, fraude, e ncumplimientos de normas. De manera similar, el Colegio de Contadores Públicos de Lima ha promulgado un Código de Ética Profesional adecuada a nuestra realidad, a fin de que sea observado por todo profesional contador que ejerce en nuestro país.

6.2.4.- Principios de administración

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Holmes, Arthur. Auditoria : Principios y procedimientos. Instituto Americano de Contadores Públicos Titulados - IACPT. Pág.53


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La auditoria operativa, comprende entre sus normas, ademas de las ya tratadas, los Principios de Administración, dada su naturaleza de asesoría gerencial. Una herramienta comprometida con el progreso y éxito de las organizaciones, como es la auditoria operativa, necesita del conocimiento y la eficaz aplicación de las mejores prácticas de buena gerencia, a través de los principios basados en experiencias contenidas en las diversas teorías existentes en el campo de la administración. Las diferentes escuelas o teorías de administración surgidas hasta la actualidad, son las siguientes:

A) Escuela de la Administración científica Representantes

:

Frederick Taylor, Henry Gantt.

Filosofía y principios :

“Elevar la productividad”

a) El desarrollo de una verdadera ciencia de la administración, de tal manera que se pueda determinar el MEJOR MÉTODO para realizar cada tarea. b) La selección cientifica de los trabajadores, de tal manera que cada trabajador sea responsable de la tarea para la cual tuviera mas aptitudes. c) La educación y desarrollo del trabajador en forma cientifica. d) La cooperación estrecha y amistosa entre obreros y patrones.

B) Escuela de la Teoría clásica de la organización Representantes

: Henri Fayol, Mary Parker, Max Weber y Chester

I.Barnad J ULI SA RODRI GUEZ AVALOS - PERU

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Filosofía y principios : Los principios y capacidades básicas. a) División del trabajo. b) Autoridad. c) Disciplina. d) Unidad de mando. e) Unidad de dirección. f) Subordinación del interés individual al bien común. g) Remuneración. h) Centralización. i) Jerarquía. j) Orden. k) Equidad. l) Estabilidad del personal. m) Iniciativa. n) Espíritu de grupo.

C) Escuela conductista Representantes

:

Abraham Maslow, James March, Douglas Mc Gregor y Herbert Simon.

Filosofía y principios : “La organización son las personas” El objetivo de esta escuela es lograr relaciones humanas eficaces, que estimulen a los empleados a trabajar más y con mejor calidad; para tal fin ,se establecieron formas de motivación basadas en estudios de las necesidades y tipos de personas. J ULI SA RODRI GUEZ AVALOS - PERU

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a) Para lograr la eficiencia, la administración estimula a que los empleados trabajen más y con mejor calidad. b) Las necesidades del ser humano son: fisiológicas, de seguridad, de afecto, de estima y por último de autorrealización; por lo tanto, su identificación y su satisfacción favorece a la organización. c) La motivación debe asumir formas acordes con el tipo de persona empleada. Se clasifica a las personas en dos teorías : La teoría X, que considera personas flojas, sin ambición, que prefieren ser dirigidos y evitan tomar o asumir responsabilidades; para ellas se recomienda la motivación por fuerza, dinero y alabanzas. La teoría Y, que considera que para las personas el trabajo les es natural, buscan la responsabilidad, son imaginativos y creativos. Recomienda por tanto una motivación de liderazgo y organización participativa.

D) Escuela de la ciencia de la administración Esta teoría sostiene la conformación de equipos de investigación de operaciones, integrados por matemáticos, físicos y otros científicos, para la solución de problemas en una organización. Hace uso de modelos matemáticos para la explicación y análisis de los problemas y ofrece a la gerencia una base objetiva para la toma de decisiones.

E) Escuelas recientes de administración a) Enfoque de sistemas J ULI SA RODRI GUEZ AVALOS - PERU

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Teoría que sostiene la concepción de la organización como un sistema unido y dirigido, de partes interrelacionadas. Esta posición permite a los gerentes contemplar la organización como un todo y como parte del ambiente externo. b) Enfoque de contingencias Este enfoque sostiene que la teoría administrativa que sirve mejor para alcanzar las metas de la organización puede variar de acuerdo con las situaciones o circunstancias. La tarea del gerente consiste en identificar la técnica que servirá mejor para alcanzar las metas de la gerencia, en una situación concreta, en circunstancias y en un momento concreto. c) Enfoque de compromiso dinámico El compromiso dinámico expresa el enfoque vigoroso de los gerentes exitosos para dirigirse a las relaciones humanas y adaptarse, sin tardanza, a las condiciones que cambian con el tiempo. Dentro del ámbito de compromiso dinámico, existen seis temas que deben ser conocidos y manejados en forma eficaz por aquellos dirigentes y asesores de las organizaciones. & Nuevos entornos organizacionales. & La ética y la responsabilidad social. & La globalización y la administración. & Cómo inventar y reinventar organizaciones. & Cultura y pluriculturalismo. & La calidad. 7.- PLANEACIÓN ESTRATÉGICA DE LA AUDITORIA OPERATIVA


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La NIA Nº1 Principios básicos que rigen una auditoria, en sus puntos 19 al 23, hace mención del planeamiento como requisito principal en el desarrollo de la labor del auditor. La N.I.A Nº4: Planeamiento, establece tambien guías de acción para el proceso de planeamiento : “El planeamiento de la auditoria supone un proceso basado en el conocimiento de la actividad que desarrolla el cliente, con el fin de: a) Obtener suficiente conocimiento de la empresa, la organización, el sistema global. Conocer su misión, su entorno, negocio y perspectivas. Conocer sus limitaciones y potencialidades. b) Evaluar los sistemas de control interno de la organización y sus consecuentes riesgos potenciales. c) Determinar la naturaleza, oportunidad y alcance de los procedimientos que se han de aplicar. Este proceso es de naturaleza técnica, por lo que exige el uso de herramientas, estrategias y modelos adecuados y confiables (por ejemplo los cuestionarios, flujogramas, entrevistas, etc). Asimismo, este proceso demanda la consideración y análisis del costobeneficio de su aplicación.” El autor Oscar Correa Marín, en su obra Auditoria Operacional, realiza una división de la planeacion para fines de análisis, la que se muestra a continuacion: & Planeación estratégica & Planeación operacional

7.1.- PLANEACIÓN ESTRATÉGICA J ULI SA RODRI GUEZ AVALOS - PERU

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La estrategia se refiere a la “forma más adecuada” en que los recursos humanos, materiales, documentales y metodológicos deben ser utilizados al evaluar un área problemática o potencial de mejoramiento, a pesar de los obstáculos que se presenten. Al definirse una estrategia de auditoria deben considerarse las premisas siguientes: a) La función de auditoria debe ser eficiente, en el sentido del adecuado uso de los recursos, incluso el tiempo. b) La función de auditoria debe ser efectiva, enfoda al logro del objetivo planeado. c) La función de auditoria debe ser económica, en el sentido de que los costos de la auditoria, en lo posible, sean inferiores a los costos del problema que se evalua. Todo costo de un sistema de control no deben exceder el beneficio que se espera recibir de el. Asimismo la planeación estratégica debe orientar la definición de los enfoques metodológicos siguientes: a) Desarrollar una función de auditoria operativa de aplicación continua sobre puntos críticos. b) Desarrollar una función de auditoria operativa de aplicación discrecional sobre áreas y operaciones que la requieran. c) Desarrollar un enfoque mixto (continuo y discreto).

7.2.- PLANEACIÓN OPERACIONAL La planeación operacional se refiere al cómo se va a ejecutar las acciones de auditoria sobre un proceso o actividad específica. Una vez definido el contexto general, la planeación operacional se orienta hacia la definición de aspectos como: J ULI SA RODRI GUEZ AVALOS - PERU

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a) Determinación de los procesos y operaciones a auditar (definición del alcance). b) Objetivos específicos de la auditoria operacional. c) Tipos de análisis y técnicas a utilizar. d) Equipo y recursos humanos necesarios. e) Programación de actividades. f) Diseño de pautas para la recopilación, análisis y evaluación de la información. g) Esquema preliminar sobre manejo de resultados. La planeación de la función de auditoria operativa es un proceso integral, dinámico y que se realimenta continuamente, cuantas veces sea necesario. El producto final del proceso de planeamiento son los programas de trabajo, conocidos también como los programas de auditoria.

8.- ANÁLISIS DEL COSTO-BENEFICIO EN AUDITORIA OPERATIVA

Todo sistema de control tiene su origen en determinada operación o actividad, puesto que es esta la que le da nacimiento, con fines de su realización práctica, de acuerdo a los objetivos planeados por la gerencia. Por lo tanto, el costo que signifique implantar y mantener un sistema de control, no debe exceder el beneficio que se espera obtener de él y, menos aún, perjudicar el buen desarrollo de la actividad u operación por la que existe. Sin embargo, los conceptos de costo y beneficio presentan dificultades en su aplicación práctica, en el sentido de que no siempre son medibles objetivamente tales conceptos. Es tarea del auditor la evaluación y exposición a la gerencia de suficientes argumentos lógicos que marquen la mayor diferencia entre el beneficio y el costo del sistema o J ULI SA RODRI GUEZ AVALOS - PERU

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procedimientos de control que esten bajo su recomendación. Es importante decir que no todos los costos y beneficios van a ser cuantificados y valorados en forma objetiva, pues muchos de ellos han de considerar beneficios y costos de prevención, o a determinado plazo de tiempo, lo que en el presente puede advertirse sólo subjetivamente. El auditor debe tratarlos de manera convincente en función de fundamentos razonables y en lo posible apoyándose en teorías objetivas.

8.1.- COSTOS Y BENEFICIOS DE AUDITORIA

Los costos y beneficios a considerar en un proceso de auditoria operativa son : a) El costo del sistema de control & Costo del diseño e instalación & Costo de operación & Costo de actualización y desarrollo b) La cuantificacion del beneficio & Reducción de la magnitud del riesgo & Reducción de la tasa probable de ocurrencia Estos aspectos demandan el conocimiento de : − La magnitud del riesgo (máximo/mínimo); − la frecuencia probable de ocurrencia; y − la estimación del riesgo probable.


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8.2.- PROCESO PARA EL ANÁLISIS DEL COSTO BENEFICIO El proceso lógico que sigue el análisis costo-beneficio es el siguiente : a) Identificación y evaluación del riesgo; b) Medición del riesgo; c) Cuantificación del costo del control; d) Cuantificación del beneficio; y la e) Comparación de magnitudes de costos: Riesgo /Control/ Beneficio.

9.- INFORMES DE AUDITORIA OPERATIVA

9.1.- CONCEPTO Los informes muestran de manera formal los resultados del trabajo de auditoria realizado, los cuales deben orientar las decisiones de los estamentos directivos de la organización. En gran medida, el éxito de una auditoria operativa obedece a la estructura, contenido y oportunidad de un informe.

9.2.- CARACTERÍSTICAS DEL INFORME DE AUDITORIA OPERATIVA Las características que debe reumir en forma conjunta, todo informe de auditoria operativa son : a) Importancia.- Deben tener suficiente importancia para merecer la atención de los directivos a quienes va dirigido. Pueden considerarse factores de importancia como: ∗ El grado de interés de la entidad en los programas o actividades. J ULI SA RODRI GUEZ AVALOS - PERU

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∗ La importancia de los programas o actividades. ∗ La novedad relativa o naturaleza experimental de los programas o actividades. ∗ La oportunidad de contribuir a una acción constructiva de la entidad. ∗ La oportunidad de proporcionar información útil y oportuna para asesorar a la entidad en el desarrollo de sus actividades o toma de decisiones. ∗ La frecuencia con que ocurra una condición adversa y los montos relativos en dinero de pérdida o costo adicional. ∗ La falta de funcionarios de la entidad para efectuar las acciones administrativas necesarias a fin de corregir las áreas débiles o mejorar las operaciones. b) Utilidad.- Siendo el propósito de la auditoria estimular una acción constructiva, los informes deben estructurase en función del interés y necesidades de los objetivos y planes de la organización. c) Oportunidad.- Tanto la utilidad como la oportunidad otorgan a los informes efectividad. Un informe muy bien preparado, de ser inoportuno, llegará a ser de escaso valor para la dirección, pues si decimos que estos deben guiar la toma de deciciones, el factor tiempo en que son recibidos por los niveles directivos constituirá un factor clave para lograr ese propósito. d) Objetividad.- La información que sustente un informe debe ser, en lo posible, de naturaleza objetiva; asimismo, nuestras conclusiones deben ajustarse a los hechos comprobados, sin la intervención de opiniones personales y subjetivas del auditor.


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f) Sustentación exacta y adecuada.- La exactitud está basada en la necesidad de ser justos e imparciales en nuestro informe, pues la falta de ella puede crear duda sobre la validez de todo el informe. g) Claridad y simplicidad.- Con el fin que el mensaje de nuestro informe sea comprensible. Para lograr claridad, es necesario una organización adecuada del material de informacion y precisión en el detalle de los hechos. g) Calidad e integridad.- Los informes deben contener suficiente información sobre nuestras observaciones, conclusiones y recomendaciones para promover un entendimiento adecuado y representaciones convincentes, pero claras en una perspectiva adecuada. h) Convincente.- Los datos de los informes deben ser suficientes para convencer a los lectores de la importancia de nuestras observaciones, de la razonabilidad de nuestras conclusiones y de la conveniencia de aceptar nuestras recomendaciones. i) Precisión.- Los informes no deben ser más extensos de lo necesario; no deben enredarse en palabras, oraciones, párrafos o acciones demasiado detalladas que no encajan claramente con su mensaje . j) Tono constructivo.- Aunque a menudo es necesaria la crítica de la ejecución pasada para demostrar la necesidad de alguna mejora de la administración, el énfasis en los informes debe radicar en la necesidad de mejoras, más que en la crítica. Los comentarios y conclusiones deben redactarse en forma positiva, clara y directa.

9.3.- ESTRUCTURA DEL INFORME DE AUDITORIA OPERATIVA


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No existe un modelo único definido de informe en auditoria operativa; mucho depende del tipo de informe que ha de emitirse. No obstante, las partes más saltantes que varios autores consideran son las siguientes:

a) Identificación : Título corto y preciso, a quien va dirigido. b) Información introductoria: Alcance y naturaleza del trabajo de auditoria sobre el que se informa. c) Objetivos en forma concisa respecto a la evaluación realizada. d) Contenido : − Comentarios u observaciones: Contiene en detalle las condiciones, criterios, los efectos y las causas de las actividades evaluadas; − Conclusiones: Enfatizar los aspectos que signifiquen oportunidades de mejoras; y − Recomendaciones y sugerencias. e) Anexos y documentos de soporte: Deben presentarse sólo si son estrictamente necesarios. En la auditoria operativa, se opta también por la realización de una síntesis del informe, el que tiene por objeto resumir la opinión del auditor, indicando las observaciones, conclusiones, recomendaciones más significativas y la importancia del informe. Se prepara generalmente para una persona importante que no dispone del tiempo suficiente para leer el íntegro del informe, a fin de motivarlo a tomar las acciones correctivas necesarias o mejoras recomendadas.


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CAPÍTULO III SISTEMAS DE CONTROL EN AUDITORIA OPERATIVA

1.- EL CONTROL Y LOS SISTEMAS DE CONTROL

1.1.- EL CONTROL

1.1.1.- Definición y elementos del control “El control es el proceso que permite la medida y corrección del desempeño de las actividades de los subordinados, para asegurar que los objetivos y planes se lleven a cabo (Koontz y O’Domell); este concepto impone reflexionar sobre los elementos esenciales siguientes: a) El control implica la existencia de un PROCESO; es una acción continua soportada en una estructura, con procedimientos e instrumentos de gestión que permiten su acción permanente. b) El control supone la MEDIDA Y CORRECCIÓN, ello indica que es un proceso apoyado en la cuantificación y valoración de las acciones observadas. Además supone una acción correctiva; es un proceso dinámico, no estático. Además de medir, debe actuar en la corrección de desviaciones. c) El control se ejerce EVALUANDO el desempeño de las actividades de los subordinados, esto implica que el objeto del estudio del control la acción de las entidades subordinadas; por ende, el control es un sistema superior al sistema que somete a escrutinio. J ULI SA RODRI GUEZ AVALOS - PERU

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d) La existencia del control presupone la existencia de objetivos y planes, diseñados con anticipacion a la acción del sistema controlado” 16.

1.1.2.- Pasos del proceso de control El ejercicio de la función de control supone la realización de los siguientes pasos : a) Establecer normas y métodos para medir el rendimiento, lo que implica el establecimiento de objetivos mensurables que puedan comunicarse con facilidad y ser traducidos a normas y métodos que midan resultados, lo que ha de favorecer la asignación de roles de control. b) Medir los resultados; debe ser un proceso constante y repetitivo. c) Determinar si los resultados corresponden a los parámetros, comparar los resultados medidos con las metas o criterios previamente establecidos. d) Tomar las medidas correctivas; este paso es necesario si los resultados no cumplen con los niveles establecidos y si el análisis indica que se deben tomar medidas. Las medidas correctivas pueden involucrar un cambio en una o varias actividades de la organización , y/o la revisión y cambio de las normas originales. Si los gerentes o contadores en la función de auditoria gerencial, no vigilan el proceso de control hasta su conclusión, únicamente estarán vigilando la actuación, en vez de ejercer el control. La importancia siempre debe radicar en encontrar maneras constructivas que permitan que los resultados cumplan con los parámetros, y no tan sólo en identificar fracasos pasados.

16

Correa Marin,Oscar. Auditoria Operacional. Colombia. 1,993. págs.16,17.


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1.1.3.- La importancia del control La función de control es vital en todo proceso organizacional; sobre todo, en nuestros tiempos actuales, donde el ritmo de los cambios del ambiente de las organizaciones es bastante dinámico y la administración de calidad adquiere cada vez mayor preponderancia en la producción de bienes y servicios. El control orienta las decisiones hacia la corrección de desviaciones y de errores observados. Sin embargo, no olvidemos que hasta el mejor de los planes se puede desviar y puede significar el fracaso del mismo y, de acuerdo a su importancia, el de la organización. El propósito fundamental de toda actividad de control es procurar que la organización funcione de manera eficiente y efectiva, de acuerdo a los planes y programas prescritos, que dan contenido a la organización, y a los principios de economía y administración generalmente aceptados. De no existir la función de control sería imposible determinar si lo que se ha planificado, organizado y gestionado, verdaderamente ha sido útil.

1.2.- LOS SISTEMAS DE CONTROL Un sistema de control comprende una combinación de procedimientos, destinados a producir cierto resultado predeterminado de control. Este es un concepto general de sistema de control que sirve de base para la clasificación que se realiza a continuación, a efectos de un efectivo análisis del modelo sistémico de la auditoria operacional. Este modelo establecido por el autor Correa Marin Oscar, en su obra Auditoria Operacional, consiste en la clasificación de sistemas operacionales y de control dentro de la organización. Así, tenemos : J ULI SA RODRI GUEZ AVALOS - PERU

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1.2.1.- Sistema de control primario 17 La esencia de la función del control es inherente a la labor y a las responsabilidades de quien dirige, y orienta una entidad o sistema. El ejercicio del control es una responsabilidad primaria del directivo; debe estar presente, por naturaleza, en el proceso de gestión. De aquí surge el concepto de CONTROL PRIMARIO, que : Es aquel sistema de control ejercido por los mismos componentes del sistema, inherente a sus funciones de gestión y toma de decisiones. Tradicionalmente, se reconocen dos sistemas de control primario; sin embargo, tal clasificación no es relevante dado que el control debe ser configurado integralmente, tanto a nivel administrativo como a nivel operacional. Así, tenemos : a) Control general o administrativo.- Es el control presente en cada una de las etapas del proceso administrativo, como son la planificación, organización, dirección y control. Se orienta hacia el logro de los objetivos de la organización. b) Control operacional.- Se orienta a garantizar la ejecución eficaz y eficiente de las actividades operativas y específicas de una organización; por ejemplo el proceso de atención al cliente, el proceso de venta, etc.

El sistema de control primario debe afrontar perturbaciones de diversas índoles, que afectan su efectividad, tales como : a) Las actividades de los sistemas organizacionales son, cada día, mas dinámicas y con volumen creciente. Si los sistemas de control primario o interno no

17

En la ciencia contable, al sistema de control primario comunmente se le denomina SISTEMA DE CONTROL INTERNO.


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evolucionan con igual intensidad, corren el riesgo de no poder descifrar confiablemente las operaciones controladas. b) Los sistemas de control primario concentran su esfuerzo en atender y cumplir su responsabilidad básica, pero esto limita su capacidad para autoevaluarse. c) Los sistemas de control primario son también inhibidos por los rasgos culturales que evidencian una pobre conciencia hacia el control. d) Los sistemas de control primario, dadas las muchas perturbaciones, no siempre producen estudios confiables acerca de su propia pertinencia, racionalidad, eficiencia y eficacia. Este escalafón de deficiencias conduce a pensar en la necesidad de diseñar otros organismos de control que soporten los sistemas de control primario. Efectivamente se han diseñado sistemas de control para los sistemas de control primario, los cuales se contienen dentro de la AUDITORIA. La auditoria operacional es un control de controles; esto quiere decir que su aplicación no reemplaza las responsabilidades por un adecuado desarrollo del proceso administrativo, a cargo de los directivos y administradores; sino que controla y evalúa las estructuras y el proceso del control que ellos aplican en su misión de control interno.

1.2.2.- Sistema de control secundario : La función de auditoria La auditoria constituye una función de segundo grado, respecto del sistema que origina el control. El siguiente gráfico pretende no sólo establecer la jerarquía e


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independencia de los sistemas de control, sino tambien garantizar la depuración de los flujos de información que harían más eficiente el control. Figura Nº06 :

Jerarquía de los sistemas de control

Es importante, al diseñar un sistema de control secundario, tener en consideración permanente lo siguiente: a) Todo sistema de control y auditoria debe tener infraestructura y magnitud apropiadas a la dimensión y significado del sistema controlado. b) No debe crearse un suprasistema que llegue, incluso, a suplantar la función básica controlada. c) Se debe tener siempre presente que, en la medida en que la función básica sea bien estructurada y organizada, y que si se dispone de una buena configuración del sistema de control interno, la función de auditoria no sería relevante. d) El gigantismo de los controles solo contribuye a obstaculizar el ejercicio de la función básica. El control es sólo un medio para hacer más efectiva y eficiente la


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función básica. Por lo tanto, es muy importante tener cuidado en el diseño de estas funciones de control de primer y segundo nivel. Cuando un sistema de auditoria no considera la naturaleza y caracterización del control primario, pierde la virtud de ser una función de asesoría y soporte, y se convierte en una función policiva de búsqueda de culpables, que omite el análisis de las causas del problema.

1.2.3.- Estructura del sistema de control interno La NIA Nº6: Evaluación del riesgo y del control interno, define en su artículo Nº9 la estructura del sistema de control interno bajo los términos siguientes: “El sistema de control interno (S.C.I) comprende el ambiente de control y los procedimientos de control, así como el plan de organización y todos los métodos y procedimientos adoptados por la gerencia de la entidad para ayudar al cumplimiento del objetivo administrativo de asegurar, tanto como sea factible, la dirección ordenada y eficiente de sus actividades, incluyendo el cumplimiento de las políticas administrativas, la salvaguarda de activos, la prevención y detección de fraudes y errores, la exactitud e integridad de los registros contables, y la preparación oportuna de información financiera contable. El S.C.I. se extiende más alla de aquellos aspectos que tienen relacion directa con las funciones del sistema de contabilidad.” Si bien esta norma de auditoria se orienta hacia la auditoria de naturaleza financiera, la auditoria operativa en su adecuación, rescata de ella los aspectos de estructura y la definición de ellos, asi tenemos que todo sistema de control interno esta conformado de: J ULI SA RODRI GUEZ AVALOS - PERU

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a) Un ambiente de control, se refiere al plan de organización, todos los métodos, y acciones tomadas de parte de los directores y la gerencia, con respecto al control y a su importancia para la entidad. b) Procedimientos de control interno, consisten en políticas y procedimientos adicionales al ambiente de control que ha establecido la gerencia para proporcionar una razonable certidumbre de que los objetivos específicos de la entidad serán alcanzados.

1.2.4.- Objetivos del sistema de control interno Todo sistema de control interno debe tener como objetivos básicos los siguientes: a) La protección de los activos, bienes o derechos de la organización; b) La obtención de información adecuada, confiable y eficiente; c) La promoción de la eficiencia en las operaciones de la organización; y d) La adhesión a las políticas y demás normas establecidas por la administración de la organización.

1.2.5.- Principios de control interno Los pronunciamientos profesionales, a nivel internacional, han fijado principios que si bien es cierto, están orientados a la auditoria financiera, son aplicables también a la auditoria operativa en varios aspectos, los mismos que se enuncian a continuacion : a) Debe fijarse la responsabilidad. Si no existe una delimitación exacta de esta, el control será ineficiente.


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b) Debe existir una separación de funciones de carácter incompatible. Por ejemplo las funciones de iniciación, autorización y contabilización de transacciones, así como la custodia de recursos, deben separarse dentro del plan de organización de la entidad. c) Deben utilizarse todas las pruebas disponibles para comprobar la exactitud, con el objeto de asegurar la corrección de la operación. d) Ninguna persona, individualmente, debe tener a su cargo una transacción u operación completa. Cualquier persona, deliberada o inadvertidamente, cometerá errores, pero es probable que un error se descubra, si el manejo de una transaccion esta dividida entre dos o más personas. e) Debe escogerse y entrenarse cuidadosamente el personal de empleados. Un entrenamiento cuidadoso da por resultado mejor rendimiento, costos reducidos y empleados más atentos y activos. f) Si es posible, debe haber rotación entre los empleados asignados a cada trabajo, debe imponerse la obligación de disfrutar de vacaciones entre las personas que ocupan un puesto de confianza. La rotacion reduce las oportunidades de cometer fraude, indica la adaptabilidad de un empleado y frecuentemente da por resultado nuevas ideas para la organización. g) Las instrucciones de operación, para cada puesto, deben darse siempre por escrito. Los manuales de procedimientos fomentan la eficiencia y evitan los errores. h) Los empleados deben tener pólizas de fianzas. La fianza protege a la empresa y actúa como disuasivo psicológico en el caso de un empleado en tentación.


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i) Debe hacerse uso de equipo mecánico, siempre que éste sea asequible. Aun cuando siempre se debe ejercer vigilancia, para evitar errores y manipulaciones. Usando un equipo mecánico, se facilitan las operaciones, se fomenta la división de labores y se puede reforzar el control interno.

1.2.6.- Limitaciones del sistema de control interno El control interno sólo puede proporcionar una razonable certidumbre de que los objetivos de la gerencia se están cumpliendo, ya que existen limitaciones que le son inherentes, como: a) El usual requerimiento de la gerencia de que el control mantenga su nivel de costoeficacia; es decir, que el costo de un procedimiento de control no debe ser desproporcionado respecto de la pérdida potencial ocasionada por un fraude o error. b) El hecho de que existe la tendencia a orientar la mayoría de los controles a los tipos de operaciones que se pueden anticipar, y no a las operaciones inusuales. c) El potencial de error humano, debido a la negligencia, distracción, errores de criterio o mala interpretación de las instrucciones. d) La posibilidad de eludir los controles a través de la colusión con terceros fuera de la entidad o con empleados de la misma. e) La posibilidad de que alguno de los responsables de ejercer el control pueda abusar de su responsabilidad. J ULI SA RODRI GUEZ AVALOS - PERU

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f) La posibilidad de que los procedimientos se vuelvan inadecuados debido a cambios en las condiciones, pudiendo menoscabarse su cumplimiento. Estas limitaciones son reconocidas en la Norma Internacional de Auditoria Nº6 : Evaluación del riesgo y del control interno, limitaciones inherentes al sistema de control interno de una organización, que la auditoria operativa tiene como reto superar minimizando tales riesgos, a través del ejercicio de sus sistemas de control efectivos y a través de la evaluación y mejoramiento del sistema de control interno de la organización auditada. 1.2.7.- Excesos de los sistemas de control Los excesos hacen alusión a aquellas razones objetivas que explican el desmérito y mala imagen del control, dada su aplicación desvirtuada y muchas veces vilipendiada, al ser confundida con el ejercicio de una función policiaca, cuya única razón de ser corresponde a la búsqueda de culpables que merecen sanción. Estas razones son resumidas por el autor Correa Marin, en las siguientes: a) No se ha profundizado suficientemente en el estudio de la función de control, su naturaleza, sus objetivos y restricciones. Esta falta de conceptualización explica por qué, muchas veces, se pretende controlar sin disponer de planes y parámetros previamente fijados. Dadas, así las cosas, el ejercicio del control solo puede darse mediante la intuición y los rasgos subjetivos, creándose espacios para la injusticia y los excesos. b) Muchos sistemas de control se han diseñado sin una orientación proactiva, sin enfoques previsivos, por ello deben reducir su acción a explicar lo ocurrido. Son


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controles descriptivos que solo descifran los hechos ya sucedidos, pero no disponen de recursos para anticiparlos y para recomendar soluciones apropiadas. c) Es frecuente cuando se ejerce la función de control, caer en el error de buscar los responsables y no encontrar las causas para prevenir la ocurrencia de nuevas distorsiones. d) Cuando no se revisa periódicamente la orientación y operatividad, en el ejercicio de la función de control puede omitirse la corrección de distorsiones estructurales impuestas por una mala práctica. • Los responsables del control pueden asumir tareas operativas que suplantan las responsabilidades primarias de los entes del sistema controlado, restándole objetividad e imparcialidad al ejercicio de la función control. • Pueden sobrevalorarse los alcances de la función de control, creyéndola infalible y movida operativamente bajo el afán de que cuando las cosas se hacen, si las hace el organismo de control, están bien hechas. Ante estas razones que significan obstáculos para una adecuada concepción y desarrollo de la función de control, el auditor operativo es responsable del manejo eficiente de su función y de la proyección adecuada de ésta para los que dirigen las organizaciones.

1.3.- ESTUDIO Y EVALUACIÓN DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO

Una de las actividades mas importantes en la auditoria operacional es el estudio y evaluación del sistema de control interno de la organización. Es importante, porque de J ULI SA RODRI GUEZ AVALOS - PERU

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esta evaluación y estudio crítico han de surgir los problemas que le serán planteados al auditor para el desarrollo de su labor, el tamaño y relevancia de tales problemas, puntos débiles o potenciales de mejoramiento han de determinar la naturaleza, el alcance y oportunidad de las técnicas y procedimientos aplicables, así como los elementos esenciales para una planeación y metodología estratégica de la auditoria operativa.

En el campo de la auditoria financiera, se habla de la evaluación del sistema de control interno con el fin de determinar el grado de confianza que ha de merecer al auditor tal sistema de control y establecer, entonces, la naturaleza, alcance y oportunidad de los procedimientos de auditoria. No es asi en la auditoria operativa, en la que además de determinar el grado de confianza del sistema, lo evalúa en términos de eficacia y eficiencia, para conseguir no sólo el enfoque y características de la labor a desarrollar a partir de esa evaluación, sino tambien para contribuir al diseño, establecimiento y desarrollo de un sistema de control interno eficaz para la organización. Por lo tanto, no es la auditoria operativa una actividad que se aplique con una selección apresurada de “muestras al azar” o en pocas visitas a la organización, puesto que, si fuera así, no podrían alcanzarse los objetivos de una eficaz auditoria; los resultados tendrían mayor riesgo de desvío de la ealidad y, por lo tanto, la toma de decisiones tomadas a partir de ellos. Es importante tener en cuenta no solo este aspecto en el desarrollo de la labor, sino también, y en todo momento, un enfoque de calidad en cada uno y en todos los procedimientos de auditoria (N.I.A.7 : Control de Calidad).


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La evaluación del sistema de control interno o primario supone la aplicación de técnicas y procedimientos de auditoria operativa, los que seran esbozados mas adelante. No obstante, se mencionan algunas técnicas y acciones establecidas por la N.I.A. 6: Evaluación del riesgo y del control interno en sus puntos 17 y 30 de la mencionada norma. “Por lo general, el auditor alcanza la comprensión del sistema de control interno a través de su experiencia anterior con la entidad y a través de las siguientes acciones: a) Indagaciones ante el personal apropiado de las áreas de gerencia, supervisión y otras en diferentes niveles organizacionales de la entidad, recurriendo a la vez a documentos tales como: los manuales de procedimientos, descripciones de puestos y diagramas de flujos, a fin de obtener conocimiento sobre los sistemas identificados por el auditor como elementos importantes para el examen; b) Inspección de documentos y registros; y la c) Observación de las actividades y operaciones de la entidad, comprendiendo la organización, administración, personal y naturaleza del procesamiento de las operaciones mediante el procesamiento eletrónico de datos. 18”

1.3.1.- Técnicas de evaluación del sistema de control interno “Se pueden emplear diferentes técnicas para documentar la información relacionada con los sistemas de control interno. La selección de una técnica en particular es cuestión de criterio del auditor. Las técnicas comunes utilizadas, solas o combinadas,

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Párrafo Nº17 de la Norma Internacional de Auditoria Nº6 : Evaluación del riesgo y del control interno.


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son: la descripción narrativa, los cuestionarios, las listas de control y los diagramas de flujo...” 19. Tenemos, por lo tanto, las siguientes principales técnicas : A) La descripción narrativa, técnica que describe los procedimientos y hechos observados de comprobación directa. B) Los cuestionarios, instrumentos que han de responder a interrogantes claves, planteados por el auditor para el conocimiento de los aspectos fundamentales de los sistemas y operaciones realizadas por la organización. C) Los diagramas de flujo o cursogramas, que facilitan el análisis de los sistemas. Su utilización permite describir sistemas en forma clara, lógica y concisa, lo que da lugar a facilitar la visión objetiva del movimiento de una determinada información desde su origen, permitiendo a simple vista detectar deficiencias operativas. Consiste en un gráfico que representa un sistema y destaca el fluir de documentos, operaciones y recursos. D) La entrevista, conversación para la cual el auditor define un objetivo a alcanzar, el que generalmente es obtener información y material pertinente, confiable y consistente.

1.3.2.- Riesgos de auditoria en la evaluación del sistema de control interno En la auditoria financiera se reconocen también, dentro de la evaluación hecha al sistema de control interno, tipos de riesgos de auditoria, como:

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Párrafo Nº30 de la Norma Internacional de Auditoria Nº6 : Evaluación del riesgo y del control interno


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a) Riesgo inherente, que representa la propensión a que ocurran distorsiones materiales en los sistemas funcionales de la organización. b) Riesgo de control, riesgo de que el sistema de control interno del cliente, no prevenga o detecte las distorsiones materiales. c) Riesgo de detección, riesgo de que queden sin detectar algunas de las distorsiones materiales. La NIA Nº25: Materialidad y riesgo de auditoria, en su punto número uno, reconoce y justifica la existencia de tales riesgos, por limitaciones inherentes a la auditoria, a la naturaleza de las pruebas y a las limitaciones propias de cualquier sistema de control. La auditoria operativa, a diferencia de la auditoria financiera, no debe tener limitaciones en el desarrollo del estudio y evaluación de los sistemas funcionales y de control existentes en la organización, y menos aún, excusarse en ellas; por lo tanto, estos tipos de riesgos son llevados a la auditoria operativa a fin de obtener una identificación clasificada de desviaciones potenciales y su tratamiento, para la minimización de tales riesgos. El anexo Nº12 muestra el programa general de evaluación, realizado en la organización de uno de los salones de juego, en todos sus aspectos operacionales; el programa se llevó a cabo y sus resultados se consiguieron a través de la aplicación de técnicas tratadas en este punto.

2.- PROCESO, PROGRAMAS, PROCEDIMIENTOS Y TÉCNICAS DE AUDITORIA OPERATIVA


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2.1.- PROCESO DE LA AUDITORIA OPERATIVA El proceso de la auditoria operativa será determinada por el diseño específico de nuestro enfoque, el que se crea mediante el conocimiento preliminar, juicios específicos y la toma de decisiones en una secuencia lógica. Los objetivos mas importantes, de establecer un proceso, son los siguientes: a) Llevar a cabo la auditoria en forma consistente; b) Concentrar el esfuerzo mutuo de trabajo en equipo de acuerdo con el enfoque, adecuada presupuestación y administración del trabajo, para asegurar resultados económicos, eficientes y efectivos; c) Documentar y cumplir claramente con las normas de auditoria; y d) Cumplir con la misión, naturaleza y funciones de la auditoria. Un modelo general del proceso

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que sigue una auditoria operativa es el que se muestra

y explica a continuación : ETAPAS

OBJETO DEL PROCESO

1.- Compilación

a) Normas, sistemas y procedimientos. ∗ Objetivos. ∗ Aplicación. b) Sistemas de control. ∗ Objetivos. ∗ Estándares guía. ∗ Parámetros controlados.

20

Modelo tomado de Correa Marin,Oscar. Op.cit. pág.84.


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∗ Areas claves a controlar. c) Normas de desempeño. d) Planes y programas en cada área. e) Estándares de operación. 2.- Análisis y evaluación

Actualidad,

conocimiento,

aplicación,

cobertura,

eficiencia y eficacia de : a) Normas, sistemas y procedimientos. b) Sistemas de control. c) Normas de desempeño. d) Planes y programas. e) Estándares de operación. 3.- Regulación

Análisis y desarrollo de : a) Concepción sobre eficiencia y eficacia de los recursos compilados. b) Informe de desviaciones.

4.- Asesoría

Comprende los aspectos de : a) Implementación de cambios. b) Diseño de sistemas de evaluaciones. c) Organización de medios operacionales. d) Proyectos específicos.

5.- Diseño de proyectos

a) Relaciones con ingeniería y desarrollo. b) Diseño de sistemas de información para control de: ∗ Normas, sistemas y procedimientos;


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∗ evaluaciones de desempeño; y ∗ estándares de operación. c) Desarrollo de metodología para proyectos.

 El proceso de la auditoria operativa se inicia con el estudio preliminar de la organización, etapa en la que el auditor tomará en cuenta la magnitud de las instalaciones, operaciones, características de la organización y otros aspectos generales y fundamentales que le permitan formarse una idea sobre la magnitud del trabajo a desarrollar. Continúa con el establecimiento de los objetivos del trabajo y el desarrollo del plan estratégico y operacional, cuyos resultados son los programas de auditoria.  Tenemos, luego, lo que el autor denomina la compilación, es decir, la reunión, clasificación y organización de la información existente, tales como las normas legales que rigen las actividades de la empresa; documentos internos como manuales, reglamentos, organigramas y otros instrumentos de desempeño de funciones, planes y programas de operación, sistemas de control y demás normas y políticas en sus aspectos de objetivos y aplicación.  Sigue en este proceso el análisis y evaluación de normas, sistemas, procedimientos, planes, programas y estándares de operación, cuyos resultados se orientan a determinar las áreas fuertes y débiles, identificar y documentar las causas de riesgo y seguridad observadas, para efectos de la aplicación de pruebas sustantivas, rotación de énfasis, y otras técnicas y procedimientos de auditoria. La información requerida para esta etapa, normalmente, se obtiene a través de entrevistas con el personal y J ULI SA RODRI GUEZ AVALOS - PERU

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referencias a la documentación escrita, como manuales, procedimientos, descripción de cargos, funciones, diagramas de flujos, cuestionarios y otros de naturaleza similar (ver cap.III, subcap.1, acápite 1.3).  La regulación se entiende como el control y ordenamiento de aquellas áreas fuertes y débiles o críticas que requieren mayor atención, en nombre de la eficacia de la organización; son áreas que pueden ser funciones u operaciones que no contribuyen a los objetivos planteados o que, simplemente, producen obstáculos para la consecución de ellos.

 Por último, se hace referencia a la asesoría y el diseño de proyectos, contenidos dentro de lo que denominaremos comunicación de resultados, etapa en la que se generan los informes a los responsables de la toma de decisiones y/o medidas correctivas. El informe es el medio por el cual la función de auditoria proyecta su imagen ante la organización.  La comunicación de resultados en general, en los que se advierten las recomendaciones o alternativas de solución a problemas o mejoras potenciales, no debe ser visto como producto final del auditor operativo, puesto que las normas de calidad profesional demandan el perseverante seguimiento y mejoramiento de aquellas acciones o soluciones recomendadas.


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“Un auditor excelente es aquel que llega a la posición de informar que sí se están tomando las acciones correctivas necesarias. 21”  La implementación de cambios, el diseño de nuevos sistemas de evaluación, la organización de medios operacionales efectivos y el desarrollo de proyectos específicos son, en sí, el valor agregado de la labor del auditor hacia la organización que contrató sus servicios. Asimismo, si vamos mas allá de ello, el diseño de proyectos garantiza la continuedad de la razón de ser de la auditoria operativa, puesto que los proyectos generan cambios, los que implican un ordenamiento sistemático de las ideas, las acciones y la información. Esto ha de reducir las posibilidades de desviación respecto de los resultados esperados y garantiza; además, el éxito de las acciones desarrolladas; y por ende, el éxito de la organización y el de la profesión.

2.2.- PROGRAMA DE AUDITORIA OPERATIVA Como se mencionó anteriormente los resultados de la planeación estratégica y operacional para la auditoria operativa se materializa en los programas de auditoria, los que en su aspecto general son los mismos para todo tipo de auditoria. En su obra Manual de Auditoria interna, Charles A. Bacon, define los programas de auditoria en los términos siguientes: “Compilación racional, metódica y pormenorizada de prácticas comunes de auditoria interna y de evaluación del control interno, basados en preceptos oficiales de

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Manual Latinoamericano de Auditoria Profesional para el Sector Público, editado por la OLACEFS (Organización Latinoamericana y del Caribe de entidades fiscalizadoras).


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cumplimiento obligatorio y en procedimientos técnicos generalmente aceptados, aplicables total o parcialmente a todas las dependencias de la corporación”. “El programa ha de ser, primordialmente, una orientación para el auditor y una guía para la más eficaz realización de su trabajo. Su propósito, de ninguna manera, será abarcar la totalidad de la labor de dicho funcionario”. Se derivan, entonces, las características siguientes : a) Un programa de auditoria consiste en la reunión, clasificación y organización razonable,

tanto de prácticas comunes de auditoria, como de metodologías

individuales del trabajo del auditor, de acuerdo a la planeación desarrollada con anterioridad. b) Un programa de auditoria es metódico, en el sentido que se desarrolla a partir de un proceso ordenado y según las políticas internas de la organización y de los principios de la profesión misma. c) Un programa de auditoria es una guía detallada del trabajo a desarrollar; es un documento de naturaleza descriptiva y explicativa sobre los procedimientos a llevar a la práctica. d) El programa de auditoria no abarca la totalidad de la labor del auditor, razón por la cual es flexible y no limitante. Sobre todo, en auditoria operativa, han de surgir constantemente problemas a los cuales se debe aplicar nuevas técnicas y procedimientos,y

por tanto, modificaciones al programa inicial de auditoria.

Tampoco puede pretenderse que el programa abarque cada paso a realizar por el auditor, sino que constituye una planificación escrita razonable de acciones, que serán de conocimiento del equipo de trabajo de auditoria y del nivel directivo J ULI SA RODRI GUEZ AVALOS - PERU

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correspondiente. El programa beneficia al auditor, al facilitarle el cumplimiento ordenado de los procedimientos y evaluaciones, al mismo tiempo que le sirve de guía para evitar omisiones y repeticiones; en consecuencia, representa un ahorro de tiempo. e) Las limitaciones −de cualquier índole− que tuviera el programa de auditoria, deben ser suplidas por la imaginación privada del auditor y por el sentido de la auditoria. f) El programa de auditoria, y cualesquiera de sus posibles modificaciones, constituyen documentos confidenciales de exclusiva propiedad del auditor y de la organización y, no de propiedad con carácter personal, de funcionario alguno.

2.3.- PROCEDIMIENTOS DE AUDITORIA OPERATIVA “Los procedimientos de auditoria son los actos que han de realizarse en el curso de un examen; no son principios ni normas, sino que se refieren simplemente a la metodologia seguida”. “Los procedimientos de auditoria se basan en el criterio profesional, aplicado de acuerdo con las circunstancias. Los procedimientos dan cumplimiento a las normas 22”. Los procedimientos de auditoria materializan la práctica y desarrollo de todo el proceso de la auditoria operativa; están en todas y cada una de las actividades realizadas por el auditor, por lo tanto, es importante tener en cuenta aspectos como el diseño, la oportunidad y aplicación de éstos. Los objetivos de aplicación de los procedimientos de auditoria, en general, son los de obtener evidencia suficiente y competente (NIA Nº8: Evidencia de auditoria) para respaldar o sustentar las conclusiones que afirma el auditor.


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Tradicionalmente, los procedimientos o pruebas están clasificados en pruebas de cumplimiento y pruebas sustantivas; así lo estipula la

NIA Nº12 : Procedimientos

analíticos: “Las pruebas de cumplimiento son aquellas dirigidas a tener seguridad razonable de que aquellos controles internos en los que se basa la confianza del auditor están vigentes.” “Las pruebas sustantivas están dirigidas a obtener evidencia de que los datos producidos por los sistemas de información están completos, son exactos y válidos.”

No obstante, de las declaraciones de las NIAs Nº8 y Nº12, para la auditoria operativa por su naturaleza misma, tales normas sugieren otro enfoque: reemplazar el término “evidencias de auditoria” por el de “información para control”, con la finalidad de contribuir a eliminar el carácter policivo que se le da a la función de control; asimismo, en el sentido de hacer extensiva la aplicación de otros tipos de pruebas o información necesaria para los objetivos de auditoria, no limitándose a las establecidas por la norma anteriormente señalada.

Un procedimiento orientado adecuadamente incide, en forma positiva, sobre la calidad de sus resultados. Esta orientación puede darse en función de los siguientes enfoques : a) Enfoque sobre los puntos claves de una operación: Pruebas sobre puntos críticos. b) Enfoque sobre la totalidad del procedimiento: Pruebas de recorrido. c) Enfoque comparativo entre los patrones y estándares existentes y los resultados de la operación : Pruebas de cumplimiento. 22

Holmes, Arthur. Op.cit. p.70.


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d) Enfoque global en los procedimientos, operaciones y resultados : Pruebas sustantivas. e) Enfoque sobre la validez y confiabilidad de algunos hechos : Pruebas de validez, Por último, los resultados de los procedimientos de auditoria deben corresponder, en lo posible, a los objetivos o planteamientos para los cuales fueron diseñados; mucho dependerá, para tal fin, el enfoque preciso y la oportuna aplicación de los mismos.

2.4.- TÉCNICAS DE AUDITORIA OPERATIVA

2.4.1.- Concepto En sentido general, técnica es un conjunto de procedimientos propios de una ciencia, arte u oficio. Asimismo, es la habilidad con que se utilizan esos procedimientos. En auditoria, las técnicas son métodos asequibles, empleados por el auditor a su discreción, para obtener información (material de evidencia); queda a su juicio la aplicabilidad y utilidad de ellas dependiendo de las circunstancias. Las técnicas de auditoria deben ser apropiadas, para adaptarse a las diferentes circunstancias; deben ser sencillas y concisas, para evitar detalles inútiles y operaciones innecesarias. Las técnicas y los procedimientos están estrechamente relacionados, puesto que concurren simultáneamente en un determinado acto de auditoria, así como puede un procedimiento consistir o comprender un conjunto de técnicas, o viceversa. Si las técnicas son desacertadas, los objetivos de obtención de información planeada no serán alcanzados; por lo tanto, el auditor debe tratar siempre no sólo de mejorarlas, sino también de crear nuevas y eficientes técnicas de operación que se apliquen mejor a sus objetivos. J ULI SA RODRI GUEZ AVALOS - PERU

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2.4.2.- Clases de técnicas de auditoria operativa Una clasificación común de las técnicas utilizadas en general para todos los tipos de auditoria, es la siguiente: a) Técnicas de acción ocular :

la observación, comparación, rastreo y revisión selectiva.

b) Técnicas de acción verbal : la indagación. c) Técnicas de acción escrita : el análisis, la conciliación y confirmación. d) Técnicas de revisión : la comprobación, computación, el exámen, la totalización y la verificación. e) Técnicas de acción combinada : la inspección.

2.5.- HALLAZGOS DE AUDITORIA

Un área crítica es aquella que se origina de las diferencias de la comparación entre “lo que es”(condición) y “lo que debe ser”(criterio); esto determina los hallazgos y, a su vez la magnitud de éstos da lugar a calificar determinada área como tal. Las desviaciones o situaciones observadas constituyen entonces los hallazgos de auditoria, los cuales son obtenidos durante la aplicación del trabajo de campo, aplicando diferentes técnicas y procedimientos de auditoria. Es importante que éstos sean discutidos con los funcionarios del área auditada, cuando así se considere necesario, según la naturaleza del hallazgo, con el fin de determinar su origen, los hechos involucrados y la acción correctiva que debe ser tomada para soportar las J ULI SA RODRI GUEZ AVALOS - PERU

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recomendaciones que se propongan en el informe; para tal efecto, el auditor debe conocer y comprender los elementos y condiciones del hallazgo. Algunos autores reconocen en los hallazgos y su desarrollo, un nuevo método de auditoria operativa

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, que se desarrolla en la perspectiva de solucionar problemas

hallados dentro del mismo proceso de auditoria. La metodología y elementos respecto de los hallazgos de auditoria se resumen en los siguientes: A) Requisitos básicos de un hallazgo − Importancia relativa, que amerite su desarrollo y comunicación formal. − Basado en hechos y evidencias precisas que figuren en los papeles de trabajo. − Objetivo, al fundamentarse en hechos reales. − Basado en una labor de auditoria suficiente para respaldar las conclusiones resultantes. − Convincente para una persona que no ha participado en la ejecución de la auditoria. B) Atributos de los hallazgos de auditoria Todo hallazgo de auditoria tiene cuatro aspectos principales que son : la condición, el criterio, la causa y el efecto. a) Condición : Grado en que los criterios están siendo logrados o aplicados. Responde a la pregunta : “¿qué sucedió?.”

23

CFR.Hernandez Rodriguez, Fernando. La Auditoria Operativa., 3ra edición., Editorial San Marcos. Perú.,s.f., págs.59-68 .


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b) Criterio : Forma o parámetro con la cual el auditor mide la condición. Responde a la pregunta “¿cómo debió ser?.” c) Efecto : Resultado adverso, real y/o potencial de la comparación condicióncriterio que debió ser aplicado. Responde a las preguntas “¿cuánto, cómo, dónde?.” Señala la repercusión de la distorsión en lo económico, en la gestión u otros. La determinación del efecto por parte del auditor es especialmente importante para persuadir a la administración de que es necesario un cambio, para alcanzar el criterio o la meta. Siempre que sea posible, el auditor debe expresar en su informe el efecto cuantificado en dinero u otra unidad de medida. d) Causas : Razón o razones por las cuales se presentó la condición, o motivo por el que no se cumplió la norma o criterio. Responde a la pregunta “¿Por qué sucedió?.”

2.5.- PAPELES DE TRABAJO

2.5.1.- Concepto Son todos aquellos documentos en los que el auditor materializa su labor y que le sirven de soporte a los informes que emite, sin formar parte de ellos. Los papeles de trabajo constituyen la evidencia documental de la función de auditoria y, en muchos casos, tienen una importancia transcendental. Son de naturaleza confidencial y pueden ser utilizados por la organización como elementos de prueba o


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información documental, en casos de sumarios informativos u otras actuaciones administrativas o judiciales.

2.5.2.- Finalidad de los papeles de trabajo Los papeles de trabajo tendrán las siguientes finalidades : a) Dejar constancia escrita de los puntos del programa cumplidos por el auditor, que requieran de esta formalidad; b) Delimitar el alcance y detalle de la labor realizada; c) Registrar los antecedentes y otros datos y referencias conexas en apoyo de los resultados, conclusiones y recomendaciones del informe, d) Mostrar los pormenores de las infracciones legales y reglamentarias, asi como las observaciones de cualquier otra índole que hiciere el auditor; e) Contener la justificación de rigor, si al auditor no hubiere sido posible cumplir algún punto del programa, o si el tiempo empleado en la auditoria fuese apreciablemente mayor o menor que el estimado por el auditor; f) Ofrecer el detalle necesario, si el auditor hubiese aplicado algún procedimiento o realizado alguna otra labor especial, de importancia, no requerida expresamente en el programa.

2.5.3.- Requisitos de los papeles de trabajo En todo papel de trabajo deberán concurrir los siguientes requisitos esenciales : a) Veracidad y exactitud de los datos; J ULI SA RODRI GUEZ AVALOS - PERU

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b) Información de valor intrínseco; c) Planificación, diseño y coordinación racionales; y d) Precisión y método en la exposición.

2.5.4.- Tipos de papeles trabajo La clasificación sobre la base de su naturaleza y uso, es la siguiente : a) Generales.- Los papeles de trabajo generales son aquellos que corresponden a actividades tales como el estudio preliminar, la revisión de políticas, objetivos, normas, los programas de auditoria, la evaluación del control interno u otros de naturaleza y aplicación general. b) Específicos.- Aquellos que sustentan las actividades del exámen profundo de áreas críticas, hallazgos de auditoria y demás labores de naturaleza no general.


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CAPITULO IV

PRINCIPALES DEFICIENCIAS Y CARENCIAS DEL SISTEMA DE CONTROL APLICADO EN LOS SALONES DE JUEGO

1.- OBJETIVOS DE LA GERENCIA RESPECTO DEL CONTROL DE LA FUNCION VENTAS

Uno de los objetivos de la auditoria operativa de la función ventas es precisamente la determinación y, en su caso, el diseño de un sistema de control eficaz, que garantice a la gerencia la transparencia y confiabilidad de los resultados de esta función y de la información producida a partir de ella. Las actividades operacionales en los salones de juego hacen uso de dos recursos principales: el material conformado por las máquinas tragamonedas, fichas y demás activos; y el humano, conformado por el personal operativo. Estos dos recursos están íntimamente ligados, en el sentido de que la operación se basa en el manipuleo de las fichas vendidas al cliente para ser incorporadas en las máquinas. Las fichas, en estos negocios, son sinónimo de efectivo y la operación gira en torno al movimiento de ellas. Podemos graficar el movimiento de la siguiente manera:


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Figura Nº7

:

Movimiento de fichas en un salón de juegos

Las fichas son retiradas de la bóveda del salón de juegos para su venta, por medio de una solicitud de caja, como motivo de inicio de la operación del turno correspondiente. Las fichas ingresadas a bóveda son aquellas que no han sido vendidas por el cajero, quien, por tanto, las devolverá a bóveda, previa liquidación de caja. También serán ingresadas a bóveda aquellas fichas canjeadas, producto de premios canjeados por los clientes (ver punto nº7).


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A través de la venta de fichas, el cliente o usuario se abastecerá de fichas para el juego en las máquinas tragamonedas. El cliente pagará en caja el importe que las fichas representan, al comprarlas. El usuario hará uso de las fichas ingresándolas en la máquina tragamoneda de su preferencia, la que determinará, al azar, ganancia para la empresa usuario. Cuando el azar favorece a la empresa, las fichas se acumularán tanto en el hopper como en el drop de la máquina. Dependiendo del nivel de llenado que tenga el hopper, las fichas darán lugar y se acumularán en los buckets de drop. Estas fichas drop son recogidas y contadas en forma diaria e ingresadas a bóveda; así, pues, permite la recuperación de fichas para la venta. Cuando el azar favorece al usuario, las fichas que pudiera pagarle la máquina tragamoneda serán canjeadas por éste en caja a fin de obtener el dinero a cambio. El cajero recibe estas fichas y entrega el dinero equivalente al cliente. Una vez concluido el turno de operación, estas fichas serán ingresadas a bóveda, previa liquidación de caja. Así, como producto del movimiento de las fichas en un turno o día determinado de operación, la empresa obtendrá un resultado positivo o negativo, que le ha de significar ingresos o egresos por ventas de fichas. La gerencia es consciente de este flujo operativo y también de los riesgos que implica la naturaleza de la operación del salón de juegos que está bajo su responsabilidad administrativa y, específicamente, bajo su función de control. Es, entonces, cuando se requiere del objetivo de la auditoria operativa, planteado en cuanto al control: asegurar la transparencia y confiabilidad de los resultados de ingresos. J ULI SA RODRI GUEZ AVALOS - PERU

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El control es una función vital en todo proceso organizacional, pues proporciona a la gerencia información respecto al grado de alcance de los objetivos predefinidos : a) Comprobar la utilidad y confiabilidad de los controles establecidos en su función de ingresos; b) La verificación de la transparencia de las funciones que tienen que ver con el manipuleo de fichas; y c) Lograr la eficacia de un sistema de control que permita una medida y comparación objetiva de los ingresos, con respecto a los rendidos; de esta forma, se busca maximizar el grado de utilidad y confiabilidad de la información proporcionada a la dirección. En general, estos objetivos se canalizan hacia la eficiencia de un sistema de control, lo que implica la disminución de riesgos de fraude y error.

2.- APLICACION DE NORMAS Y DOCTRINAS CONCURRENTES A SER OBSERVADAS POR EL AUDITOR

En general, la práctica de una auditoria operativa, en la realización de cualquier objetivo específico, debe tener presente todas las normas y doctrinas aplicables en el caso, puesto que es un trabajo profesional y como tal se rige por normas y prácticas institucionalizadas por la profesión contable. Las teorías que se enuncian a continuación constituyen algunas de las que el auditor observa en la evaluación y estudio del problema planteado : J ULI SA RODRI GUEZ AVALOS - PERU

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a) La NIA Nº1 : Objetivo y principios básicos que rigen una auditoría, establece en su párrafo 9 : “El auditor debe obtener conocimiento en forma suficiente de los sistemas de contabilidad y control interno, a fin de planear la auditoría y hacer un enfoque eficaz del trabajo. El estudio de los sistemas de contabilidad y control interno, junto con las evaluaciones de los riesgos inherente y de control, y otras consideraciones, permiten que el auditor pueda: • identificar los tipos de potencial distorsión material que podrían presentarse en los estados financieros; • tomar en consideración los factores que afectan el riesgo de distorsión material; y • diseñar procedimientos sustantivos apropiados”. b) La auditoria operativa tiene como finalidad general lograr mejoras en el presente y futuro funcionamiento operativo de las organizaciones (ver cap.II, subcap.2, último párrafo y subcap.3). En vía de esta finalidad, su objetivo respecto del sistema de control, para la función ventas o ingresos, es el de determinar el grado de eficiencia y eficacia del sistema de control interno y el de auditoria aplicado; sobre esa base, recomendar el diseño de un sistema de eficacia mayor o, en todo caso, el mejoramiento del aplicado. c) Una de las características de la auditoria operativa es la de ser una función de prevención y no de reacción; en este sentido, un sistema de control debe ser de naturaleza tal que permita la detección de irregularidades en el menor tiempo posible, respecto de sus posibles ocurrencias (oportunidad).


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d) La responsabilidad por la prevención y detección de fraudes y errores recae en la gerencia, que es responsable de la puesta en práctica y permanente funcionamiento de un sistema adecuado de control interno. Un sistema reduce, pero no elimina, las posibilidades de fraude y error. e) La auditoria operativa es una actividad coordinada; por lo tanto, los actos a desarrollar en mérito al control requieren la participación y el esfuerzo de todo el personal de operación, hasta la gerencia de la entidad. f) La función de auditoria aplicable a las ventas adquiere relevancia, dadas las limitaciones y perturbaciones de todo sistema de control interno (ver cap.III, subcap.1, acápite1.2, inciso1.2.6 y 1.2.7), y a pesar de la regular configuración del sistema de control interno definido por la empresa. No obstante, debe tenerse en cuenta un diseño adecuado de control que tenga en consideración aspectos que no vayan en contra del buen funcionamiento de las actividades operacionales (ver cap.III, subcap.1, acápite 1.2, inciso1.2.2), así como la naturaleza operacional del movimiento en el salón de juegos.

3.- EVALUACIÓN CRÍTICA DEL SISTEMA DE CONTROL APLICADO

La evaluación crítica del sistema de control aplicado a la función de ingresos y su información, consiste en el siguiente análisis de eficacia, eficiencia y costo-beneficio, el mismo que se ha llevado a cabo a través de la observación y análisis de datos reales a través del tiempo, producto de la investigación.


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Así, se desarrolla a continuación un resumen de las conclusiones determinadas por el análisis del sistema aplicado en los salones de juego estudiados. 3.1.- REFERENTE AL PROCESO QUE DETERMINA EL DROP

El sistema de control aplicado es un sistema basado principalmente en el procedimiento descrito anteriormente, conocido como conteo de fichas drop. Este procedimiento se origina en las máquinas tragamonedas por el siguiente proceso: Como ya se indicó, la máquina tragamoneda contiene en su parte central un depósito de metal denominado hopper en el que se almacenan las fichas que son ingresadas por el usuario durante el juego y, a su vez, provee las fichas para el pago de premios al mismo. El hopper contiene en su estructura, la posibilidad de graduar varios niveles de llenado, niveles que se pueden determinar por peso de las fichas o por la colocación a cierta altura de un sensor 24. En nuestro caso, las máquinas operan con este último nivel de llenado; así, los hoppers tienen determinada una capacidad de llenado, al ser colocado el sensor a una altura común en las máquinas, sensor que al hacer contacto con ficha alguna, entiende que debe hacer drop.

24

Sensor de hopper, es una pieza metálica ubicada en el hopper y que determina su capacidad, la cual puede ser variada según la posición de éste.


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Figura Nº8 :

Proceso para inicio de drop

HOPPER

DROP

Dispositivo que determina el inicio de drop

Bucket de fichas drop

En el dibujo observamos que las fichas del hopper de la máquina tragamonedas han llegado al nivel de llenado determinado por la empresa. Este hecho determina el inicio del proceso drop, que significa la caída de las fichas siguientes, o a partir de ese momento, a los buckets de drop.

3.1.1.- Determinación de riesgos La determinación de fichas drop depende, por lo tanto, del contacto de las fichas con este sensor de hopper. Es esta característica la que constituye uno de los motivos de la existencia de márgenes de error y fraude. Entre éstos márgenes de error y fraude, tenemos: J ULI SA RODRI GUEZ AVALOS - PERU

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A) Error de manipulación en el proceso que determina el drop a) Se ha observado casos en los que, por error (no intencional) al realizar una carga de fichas en la máquina, éstas se acumulan en un extremo del hopper, precisamente en el lado en el que no se encuentra el dispositivo que activa el drop. Por esta razón no se produce drop (ver figura Nº9). b) Por otro lado, puede suceder también que, sin alcanzar el nivel determinado para hacer drop, la máquina lo hace debido a que una de las fichas hace contacto con el dispositivo, ocasionando un drop que no debería (sucede generalmente con las fichas de mayor tamaño las que son mas fáciles de colocarse una sobre otra creando espacios vacíos y permitiendo el inicio del proceso drop) (ver figura Nº10). Estos problemas, de no ser detectados traen como consecuencia resultados de control no correctos; en el primer caso, positivos y en el segundo, negativos, en la confrontación con la venta neta de caja.


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Figura Nº9 : Caso en el que no se genera el proceso de drop.

HOPPER

DROP



Figura Nº10 : Caso en el que si se genera el proceso de drop.

HOPPER

DROP




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B) Manipulación intencional en el proceso que determina el drop La manipulación intencional que se traduce en fraude, se da en aquellos casos en los que, debiendo generar drop, la máquina no lo hace, porque se provoca esta reacción, manipulando y cogiendo las fichas que se encuentran aglomeradas en el hopper o aglomerándolas adrede. El análisis repercutivo en el control drop es el siguiente : & Las fichas aglomeradas por error y aquellas aglomeradas en forma intencional, al no hacer contacto con el sensor de hopper que activa el inicio de drop, no serán contabilizadas por los medidores de las máquinas. Por esta razón, no se apreciará variación alguna al realizar la confrontación de los medidores drop con lo real recogido y contado de fichas drop. & Estas fichas, al ser cogidas por persona(s) fraudulenta(s), para ser canjeadas, luego, por dinero en caja, valiéndose de artificios o en complicidad con el personal de caja, tendrá como resultado efectos en el control drop, que no permitirán ser detectados por el auditor o que en todo caso, tienden a confundirse con sólo errores. Existen factores que colaboran en el riesgo; éstos son: ⇒ El control no objetivo de las aperturas de máquinas tragamonedas; ⇒ La falta de intervención e informe de seguridad interna (vigilancia) de los actos de retiro de fichas hoppers de las máquinas; ⇒ La falta de realización de cuadres sorpresivos de caja; y


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⇒ La inexistencia de un procedimiento que `permita el control objetivo de las fichas hoppers en máquina.

3.1.2.- Demostración casuística de los riesgos A continuación se ha de demostrar lo que sucede al darse los casos ya descritos : Error de manipulación en el proceso que determina el drop a) La máquina no origina drop, cuando sí debería hacerlo En estos casos, se ha observado que el problema generalmente es advertido en forma casual, al intervenir la máquina tragamoneda por “x” motivo. No obstante, también puede advertirse por la observación del auditor al preguntarse por qué determinada máquina no origina drop y/o analizar los resultados del control drop 25

.

El análisis repercutivo en el control drop es el siguiente : & El medidor drop de la máquina no ha de avanzar, pues el sensor de hopper no ha activado el proceso de drop, a pesar que normalmente debería hacerlo. & Al no correr los medidores en fichas drop, el cruce de información que se da entre lo real recogido y contado de los buckets de fichas drop y la lectura de medidores arrojará resultados aparentemente correctos, sin variaciones. & Las fichas que son objeto de acumulación, al ser advertidas, pueden ser motivo de dos actos : el primero es sacar ese exceso de fichas al nivel determinado de

25

En adelante control drop, se denominará al procesamiento y resultados de la información que produce el sistema de control, específicamente para el control objetivo de los ingresos, y que consiste en la confrontación de la venta neta según los informes de caja y la ganancia o venta neta según el cálculo que conlleva el control.


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hopper y vaciarlas en los buckets de drop, y el segundo es dejar las fichas en el hopper y tomar nota de lo ocurrido. Auditoria tiene por política realizar el primer acto, a pesar de la arbitrariedad que implica, pues no se sabe exactamente la cantidad de fichas que correspondenr al drop y no al hopper. Veamos a continuación los efectos en el control drop, mediante un caso experimentado : ∗ Efectos en el control drop, al no advertir el problema Hoja de control (Período acumulado del 1 al 5 de setiembre de 1,998) Denominación

S/. 0.10

Drop

S/. 682,00

Jackpots y

Ganancia según

Venta neta seg.

cargas

control drop

informes caja

450,00

232,00

277,20

Variación positiva

S/. 45,20

Al obtener este resultado, nos es factible presumir que son 452 fichas de denominación 0,10 céntimos de nuevo sol, las que debieron caer al bucket de fichas drop, y que de no ocurrir así, se quedaron aglomeradas incorrectamente en el hopper de la máquina. Esto provoca la variación positiva al hacer la confrontación, pues, al no incluirse estas fichas en el drop, la ganancia disminuye en relación a la real que se tiene en los informes de caja.

∗ Efectos en el control drop, al advertir el problema Día 8-09-98 : Al intervenir la máquina cuya identificación es GD09 se advirtió la aglomeración de fichas por encima del nivel determinado para el hopper. Las personas presentes supervisor, técnico y anfitriona procedieron al cierre de la máquina. Paso siguiente: se informó al administrador y éste informó al auditor, quien retiró el exceso de fichas al tanteo y las colocó en los buckets de fichas drop. Al realizar el conteo de fichas drop correspondiente al día 8-4-99 y consecuente control según lectura de medidores, se


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determina que el total de fichas retiradas al tanteo fue de 307 fichas drop, las que se reflejan como variación positiva en los resultados de la confrontación 26. Al procesar la información para el control drop, obtenemos los resultados siguientes:

Hoja de control (Período acumulado del 1 al 8 de setiembre de 1,998) Denominación

S/. 0.10

Drop

S/. 1034,50

Jackpots y

Ganancia según

cargas

control drop

650,00

Venta neta seg. Variación positiva informes caja

384,50

399,00

S/. 14,50

Considerando un incremento en el movimiento operativo del periodo 6 al 8 de abril, de S/.321,80 soles en fichas drop, S/.200,00 soles en cargas a máquinas de esta denominación, y S/.121,80 soles en la venta neta, observamos que la variación positiva con respecto al primer periodo (Hoja de control del 1 al 5, variación positiva de S/.45,20) disminuyó por efectos del acto realizado por el auditor, de modo que en el segundo período (Hoja de control del 1 al 8) fue de sólo S/.14,50 soles. Podemos presumir, entonces, que esta variación corresponde a 145 fichas que producto de la “arbitrariedad” del acto de retiro del exceso de fichas hopper, no se han retirado de él y colocado al bucket de fichas drop.

b) La máquina origina drop, cuando no debería hacerlo De modo similar al caso anterior, estos casos pueden ser advertidos: en forma casual, al intervenir la máquina por “x” motivo; por la observación del auditor, al percatarse en cierta máquina de un drop aparentemente excesivo, respecto de lo normalmente arrojado por otras máquinas, y por las variaciones negativas en los resultados del control drop.

26

Esto ocurre porque la lectura de medidores drop no avanzará, arrojando, por lo tanto, resultados de control de fichas drop aparentemente correctos.


Pág 129

Veamos a continuación los efectos en el control drop, mediante el caso experimentado : Día 24-10-98 : En su labor de supervisión de la atención en sala, la anfitriona se percata de que la caja base de drop de una de las máquinas de denominación S/.1,00, en la que se encuentra el bucket de fichas drop, estaba tan aglomerada de fichas, que el peso de ellas hacía que la puerta de la caja, a pesar de encontrarse cerrada, presentara una rendija abierta por la que caían las fichas hacia el exterior. Informa este hecho al supervisor de turno quien, comunica al administrador a efectos de solucionar el problema. Se interviene, entonces, la máquina y, una vez presente el auditor, se observa que las fichas que eran jugadas por el cliente caían directamente al bucket de fichas drop y no al hopper, aún cuando éste estaba casi vacío. Por lo tanto, al revisar el sensor de hopper que activa el inicio de drop, se advierte que una de las fichas había formado una especie de gradería provocando el contacto con el sensor. De otro lado, al activarse el incio de drop, el medidor correspondiente avanzó, y en consecuencia no se presentó variaciones al confrontar lo real recogido y contado, con la lectura de medidores en fichas drop. Al procesar la información para el control drop, obtenemos los resultados siguientes: Hoja de control (Período acumulado del 15al 24 de octubre de 1,998) Denominación

S/. 1.00

Drop

S/. 2654,00

Jackpots y

Ganancia según

cargas

control drop

2000,00

654,00

Venta neta seg. Variación negativa informes caja

583,00

S/. - 71,00

En el caso, observamos que las 71 fichas de denominación 1 sol, provienen de un drop que no debió darse, fichas que debieron permanecer en el hopper de la máquina, dado que éste no había llegado al nivel normal determinado. Pero, al ser acumuladas como fichas drop, incrementaron una ganancia falsa según drop, la que al ser comparada con la venta neta real de caja, se hará evidente, como se pudo apreciar.

El caso experimentado advirtió la causa precisa de la variación que presenta el control drop. Sin embargo, éstos son casos aislados que no siempre podrán ser advertidos. J ULI SA RODRI GUEZ AVALOS - PERU

Pág 130

B) Manipulación intencional en el proceso que determina el drop A fin de mostrar de forma más clara estos efectos, se trabajará un ejemplo supuesto con base en el caso tratado en el punto A) inciso a); así, tenemos : Hoja de control (Período acumulado del 1 al 5 de setiembre de 1,998) Denominación

Drop

Jackpots y Ganancia según cargas

S/. 0.10

S/. 682,00

Venta neta seg. Variación positiva

control drop

450,00 232,00

informes caja

277,20

S/. 45,20

∗ Tenemos una variación positiva, producto de 452 fichas de denominación 0.10 céntimos de sol que debieron ser fichas drop, pero que se quedaron aglomeradas en el hopper. ∗ Supongamos que estas 452 fichas, que se aglomeraron por error o intencionalmente son sustraídas del hopper de la máquina para ser canjeadas por dinero, tendremos entonces lo siguiente :

Hoja de control (Período acumulado del 1 al 5 de setiembre de 1,998) Denominación

Drop

Jackpots y cargas

S/. 0.10

S/. 682,00

450,00

Ganancia según control drop

232,00

Venta neta seg.

Variación

informes caja

232,00

S/. 00,00

Observamos que la venta neta según informes de caja se verá disminuida en S/. 45,20, pues estas 452 fichas serán canjeadas como premios; entonces, los premios se verán aumentados y, por ende, disminuida la venta neta. Tenemos : Venta bruta

Venta neta que debe ser

Venta neta en caja considerando el fraude

s/. 457,20

S/. 457,20

Premios

180,00

225,20

Venta neta

277,20

232,00


Pág 131

Se observa, entonces, que se podrá pasar inadvertido el fraude, puesto que no se reflejará en este control variación alguna que haga presumir irregularidades y, menos aun, posibles hallazgos de auditoria. Se ha realizado un ejemplo en el que de forma precisa se extraen las 452 fichas, sin embargo, en la realidad el fraude no tiene tal precisión; pueden ser más o menos las fichas tomadas indebidamente. Es entonces, que dependiendo de esta mayor o menor cantidad de fichas, el control drop arrojará variaciones, en el primer caso, negativas y en el segundo, positivas. Estas variaciones, como vimos en el punto A), podrán ser interpretadas como errores de manipulación, desechando asi un fraude que puede estar ocurriendo y que significaría graves pérdidas a la empresa, no sólo económicas, sino de creación y difusión de actitudes negativas en perjuicio de ella, las que se podrán convertir en costumbres e ir agravándose sin ser detectadas por el sistema aplicado por la auditoria.

3.2.- REFERENTE AL PROCESO DE CONTROL DE FICHAS DROP

3.2.1.- Determinación de riesgos El procedimiento de control de fichas drop 27 comprende todos aquellos actos dados con el fin de cuidar la integridad de estas fichas; así, tenemos: la verificación de una adecuada protección de las bases o cajas ubicadas en la parte inferior de la máquina


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en las que se encuentran los buckets de fichas drop; el resguardo en el acto de recogo, conteo y embolsamiento de las fichas, y el control objetivo a través de un cruce de información entre el conteo de estas fichas y la lectura de medidores drop (ver figura Nº11). Este control es realizado en forma diaria, así como el conteo de fichas. Por lo tanto, se deben observar riesgos potenciales de “diferencias” al realizar el cruce de información, las que se originan por la sustracción de fichas drop. Este hecho puede darse con la realización de los actos siguientes : − El mal funcionamiento de las chapas de las bases en las que se alojan los buckets, que permiten ser abiertas por cualquier persona para lograr el acceso a las fichas y su consecuente canje por dinero. − Los actos de hurto con ardid que pueda realizar la persona o personas intervinientes durante el conteo, recojo y embolsamiento de las fichas drop. − La aglomeración de fichas en el tubo drop que comunica el hopper y el bucket de drop, por causa de una incorrecta e imprecisa colocación del tubo, esto permite que se produzca el atoramiento de las fichas quedándose en los alrededores del hopper de la máquina. Este hecho puede significar la “perdida” de tales fichas; por lo tanto, el consecuente faltante que será advertido al realizar el control correspondiente. Los casos posibles de hurto de fichas drop, mencionados anteriormente, serán advertidos por el auditor al realizar la confrontación de lo contado y lo arrojado por la lectura de medidores, lo que permitirá tomar acciones en vías de encontrar el origen y

27

Cuando se habla de fichas drop, se refiere a aquellas fichas que se originan del exceso de nivel determinado para el hopper de la máquina, por tanto fichas que se agrupan en los buckets


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responsable(s) del fraude. No obstante, los casos de riesgos latentes descritos pueden ser controlados con una mayor efectividad en la labor de control llevada a cabo por el auditor. Figura Nº11 :

Control de fichas drop

3.2.2.- Demostración casuística de los riesgos En la práctica se dan dos tipos de diferencias al procesar la información del control de fichas drop. Se clasifican en las siguientes, en función a su importancia : a) Diferencias normales, aquellas variaciones positivas y negativas cuyos montos no son significativos y se deben a un recojo de fichas inexacto; lo que hasta cierto punto, es normal que suceda. Veamos a continuación uno de los casos experimentados : & Día 08-05-99 : Al realizar el procesamiento de la información para el control de fichas drop, correspondiente a la operación del día 7-05-99, consistente en el cruce de información entre las fichas drop contadas y lo que arroja la lectura de medidores

(bateas) especialmente colocados para ellas en la parte inferior de la máquina tragamoneda. J ULI SA RODRI GUEZ AVALOS - PERU

Pág 134

drop, el auditor se percata de una variación negativa en la máquina GU03 ascendente a 3 fichas. & Al día siguiente, al realizar el acto de recojo de fichas drop correspondiente a la operación del día 08-05-99, el auditor está atento a esta máquina, a fin de que se recojan en el bucket todas las fichas drop. & Una vez procesada la información del dia 8-05-99, el auditor se percata de una variación positiva en la máquina GU03, en cantidad de 3 fichas. Por lo tanto, se concluye que estas fichas no fueron recogidas, como debió ser, el día 7-5-99, lo que originó la diferencia que pudo presumirse inicialmente como un faltante, pero que en este caso fue sólo temporal, y dable en términos normales.

A efectos de una mayor apreciación, se muestran los anexos : Nº13 caso explicado en el presente punto, y Nº14 y 15, los que permiten apreciar variaciones de tipo normal dadas en la práctica en este caso, en forma diaria, correspondientes a los días 5 y 6 de mayo de 1999. b) Diferencias anormales, aquellas variaciones positivas y negativas cuyos montos son significativos y que, por tanto, requieren además de una explicación razonable, una investigación, al constituir un hallazgo de auditoria. A efectos de una mayor apreciación se adjuntan los anexos Nº16, 17 y 18, los que han de mostrar la información procesada del control, acumulada en forma mensual, de los meses en los cuales ocurrieron las variaciones que se describen a continuación & Diferencia anormal ocurrida el día 15-02-99 (Salón de juegos“A”): ∗ Al obtener los resultados del control de fichas drop, el auditor advierte una variación negativa en la máquina AN35 que asciende a 119 fichas.


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∗ Paso siguiente: el auditor dispone la realización de actos con el fin de asegurar la inexistencia de factores que puedan haber ocasionado el faltante, tales como revisar la puerta de la base que aloja el bucket de fichas drop; la correcta colocación del tubo drop y, por último, la realización de un conteo de las fichas de esa denominación guardadas en bóveda, a fin de asegurarse de que tales fichas no se hayan contado de más en una bolsa al empaquetarlas. ∗ Una vez realizados los actos y verificada la conformidad y/o correcto funcionamiento de ellos, el auditor presume, entonces, que el hurto de estas fichas se dio durante el proceso de recojo y conteo de las fichas drop. Por lo tanto, ha de realizar un seguimiento al personal del turno con el que llevó a cabo este proceso. & Diferencia anormal ocurrida el día 20-02-99 (Salón de juegos“A”) : Al obtener los resultados del control de fichas drop, el auditor advierte una variación positiva de 33 fichas en la máquina AU01 de denominación S/.1,00. Esta variación se explica por el acto realizado por él mismo, al percatarse que la máquina no estaba generando drop cuando sí debía hacerlo; por lo tanto, el exceso de fichas, por encima del nivel de llenado del hopper, fue retirado y colocado en el bucket de fichas drop, dando origen a esta variación positiva. & Diferencia anormal ocurrida el día 06-02-99 (Salón de juegos”C”) : Al obtener los resultados del control de fichas drop, el auditor advierte una variación negativa de 403 fichas en la máquina CQ08 de denominación S/.0,50. Esta variación tuvo su origen probablemente en un acto de fraude llevado a cabo durante el procedimiento de recojo y conteo de las fichas drop.

3.3.- REFERENTE A LA NATURALEZA Y OPORTUNIDAD DEL CONTROL 3.3.1.- Determinación de riesgos J ULI SA RODRI GUEZ AVALOS - PERU

Pág 136

Este sistema de control no permite a la auditoria ser concurrente, en el sentido de ser oportuna para la detección de irregularidades, su efectividad es posterior a los hechos, los que se pueden dar en un lapso de 15 a 30 días de operación. Así, la gerencia no podría determinar si la operación del día anterior es razonablemente confiable pues no cuenta con un patrón de medida objetivo que permita presumir la exactitud y honestidad de los datos y de la información que se le remite como ingresos del día.

3.3.2.- Demostración casuística de los riesgos A continuación, se muestra en la figura Nº12 un ejemplo que refleja las variaciones de este control respecto de la venta neta de caja dada al realizar el control drop en forma diaria. Se podrá observar que la magnitud y variabilidad de estas diferencias no pueden ofrecer al auditor una medición razonable de los ingresos, y por lo tanto, tampoco permitirán dar a la gerencia resultados de los que se podría asegurar su confiabilidad. Tampoco se puede recomendar acciones preventivas y/o correctivas a irregularidades que no pueden detectarse como tales, ni en forma oportuna, puesto que como observamos en los puntos anteriores, las variaciones positivas y negativas arrojadas por los resultados del control drop pueden ser motivo de error y/o fraude. Teniendo en cuenta estos aspectos, el auditor debe indagar y recurrir a otros factores que le ayuden a determinar el origen de esas variaciones, lo que probablemente no se logrará dada la naturaleza temporal e inoportuna en la producción de resultados de


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este control. Figura Nº12 :

Naturaleza y oportunidad del control

Para mayor apreciación de la naturaleza del control aplicado, se presentan en los anexos Nº19 al 24, la confrontación ya procesada entre la venta neta según informes de caja y la resultante del control, realizada en forma diaria y correspondiente al mes de marzo de 1,999 en los salones de juegos tratados. También se muestran las hojas respectivas de control y análisis de la operación.

3.4.- REFERENTE A LOS PROCEDIMIENTOS OPERACIONALES DEL CONTROL

Los procedimientos como la carga de máquinas, el pago de jackpots y la apertura de máquinas implican riesgos que pueden clasificarse como: a) Riesgos por deficiencias operacionales, aquellos que tienen como consecuencia la pérdida de ingresos potenciales, y se dan por la naturaleza y política de los procedimientos

de

control

establecidos

y

aplicados

deficientemente

o,

simplemente, no aplicados. b) Riesgos de control, aquellos riesgos que tienen como consecuencia el fraude, también por la naturaleza y política de los procedimientos de control establecidos.

3.4.1.- Apertura de máquinas 3.4.1.1.- Determinación de riesgos A) La apertura de máquinas requiere, según la norma establecida por la empresa, de la presencia física de cuatro personas de operación: supervisor, anfitriona, J ULI SA RODRI GUEZ AVALOS - PERU

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seguridad y técnico. Considerando el movimiento regular de los salones de juego, sobre todo en los turnos de operación de mayor afluencia de gente y el objetivo de una atención efectiva (oportuna) al cliente, esta norma demanda un costo alto para la empresa, pues considera latente un riesgo potencial de pérdida de clientes. B) El control para la apertura de máquinas es engorroso para el cliente, por el alto riesgo que implica este acto, pues al abrir una máquina se exponen las fichas que pueden contener los hoppers. C) Cuando la apertura de máquinas se da para la solución de problemas que requieren un tiempo mayor al prudencial, o para la reparación del hopper, se ha observado que se da el siguiente procedimiento, que implica un alto riesgo de fraude: se opta por el conteo de las fichas contenidas en el hopper de la máquina intervenida, acto a cargo exclusivamente del supervisor, en quien se deja la responsabilidad tanto del conteo y contabilización, como de la custodia de las fichas hasta la reparación y posterior regreso de las fichas al hopper; no existe, así, lo que por principio de control interno debería darse: una separación de la operación en sí y la contabilización verificada por persona distinta que certifique o sea cómplice de la transparencia del procedimiento. 3.4.1.2.- Demostración casuística de los riesgos A) Riesgo de pérdida de ingresos potenciales La determinación de este riesgo se da por la observación directa y por la entrevista realizada al personal que labora específicamente en sala.


Pág 139

En los anexos Nº25 y Nº26 se muestran guías de observación y ocurrencias, así como la entrevista referida, los mismos que hablan de la latencia de riesgo y de los efectos causados por las políticas establecidas por la empresa y por la auditoria en su función de control. B) Riesgo de fraude en actos de apertura de máquinas Siempre que se pretendan actos de fraude mediante la obtención de fichas, en este caso de los hoppers de las máquinas, la o las personas deben proceder a la apertura de la o las máquinas , por lo que el procedimiento de control tiene carácter estricto para, de alguna forma, dismimuir este riesgo para la empresa. Las fichas objeto del fraude deberán ser canjeadas por dinero, acto que tiene lugar en caja; para conseguirlo, la o las personas fraudulentas deberán valerse de artificios y/o complicidad con el personal que labora en esta área. En todo caso una vez canjeadas esas fichas, se darán los efectos que se muestran a través de un ejemplo a continuación, tanto en la información de caja como en la información para el control. El día 15-10-98 el cajero supervisor en complicidad con el técnico de turno, cuidando el descuido de la anfitriona y de seguridad, procedieron a abrir una máquina y retirar de ellas fichas del hopper; estas fichas fueron entregadas, luego, a una tercera persona supuestamente cliente, quien las canjeó en caja por el dinero equivalente a tales fichas. La cantidad de fichas retirada y canjeada fue de 352 fichas de denominación 0.10 céntimos de sol. Tenemos entonces: INFORMES DE CAJA : DÍA 15-10-98 Informe de venta que debió ser, sin considerar

Informe de venta que es, considerando

las fichas canjeadas objeto del fraude

las fichas canjeadas objeto del fraude

Venta bruta total

Venta bruta total

Denominación S/.1.00

S/. 2134,45 130,00



S/. 2134,45 130,00

Pág 140


244,00


244,00


338,10


338,10


1422,35


1422,35

Premios de ventanilla total

S/.( 1009,45 )


S/.( 1044,65)


40,00


40,00


71,75


71,75


123,00


158,20


774,70


774,70

Premios jackpots total

S/.


00,00


00,00


S/. 00,00

…………. VENTA NETA TOTAL

S/. 1125,00

00,00

…………. VENTA NETA TOTAL

S/. 1089,80

INFORMES DE CONTROL : DIA 15-10-98 Hoja de control drop correspondiente al día 15 de octubre de 1,998, sin considerar el supuesto caso de fraude : Denomimación

Drop

Jackpots y

Ganancia según

Venta

neta

seg.

Variaciones cargas

S/. 1.00

S/.

37,00

control drop

informes caja

00,00

37,00

90,00

S/. 142,00

00,00

142,00

172,25

S/. 145,20

00,00

145,20

215,10

S/. 851,75

100,00

751,75

647,65

S/. 53,00 S/. 0.25 S/. 30,25 S/. 0.10 S/. 69,90 S/. 0.05 S/.-104,10 Totales

S/. 1175,95

100,00

1075,95

1125,00

49,05

Hoja de control drop correspondiente al día 15 de octubre de 1,998, considerando el caso de fraude: Denomimación

Drop

Jackpots y

Ganancia según

Venta neta seg.

Variaciones cargas


control drop

informes caja

Pág 141

S/. 1.00

S/.

37,00

00,00

37,00

90,00

S/. 142,00

00,00

142,00

172,25

S/. 145,20

00,00

145,20

179,90

S/. 851,75

100,00

751,75

647,65

S/. 53,00 S/. 0.25 S/. 30,25 S/. 0.10 S/. 34,70 S/. 0.05 S/.-104,10 Totales

S/. 1175,95

100,00

1075,95

1089,80

13,85

Observamos, entonces, cómo varian por un lado los informes de caja, incrementando los premios de esa denominación (S/.0.10 : de S/123,00 a S/. 158,20) y disminuyendo por su efecto la venta neta, ésta que debió ascender a S/.1125,00, sólo será de S/. 1089,80. Por otro lado, observamos, cómo el control drop arroja en un principio una variación positiva de S/.49,05, la que puede tener su origen en error o fraude de los tipos tratados anteriormente. No obstante, al considerar el supuesto caso de fraude por hurto de fichas hoppers podemos apreciar cómo esta variación inicial disminuye a S/.13,85.

Por lo tanto, se puede concluir que, debido a la variabilidad de los factores que pueden influir en los resultados del control drop, no le será posible al auditor suponer cuándo hay indicios de fraude y cuándo no los hay.

C) Riesgo de fraude en el procedimiento de reparación de máquinas Respecto de este procedimiento establecido por política de la empresa, es evidente el riesgo al considerar la forma y el control deficiente del acto en sí, que redunda en un alto riesgo de ocurrencia de fraude. Las fichas que puedan ser tomadas, en este caso por el supervisor en colusión con el personal de caja o tercera persona, al igual que en el caso anterior serán canjeadas por dinero, afectando la venta neta y por tanto los resultados del control drop.


Pág 142

3.4.2.- Carga de máquinas

3.4.2.1.- Determinación de riesgos A) El procedimiento de carga de máquinas constituye también un acto engorroso para el cliente, dado que no sólo demanda tiempo y despliegue de personal, sino la presencia obligatoria del administrador, quien no siempre se encontrará disponible en el salón de juegos. Esta característica que es transmitida al cliente repercute como factores para al admisión del riesgo de pérdida de ellos.

B) Otro riesgo lo constituyen actos como la simulación de cargas, lo que implica la falsificación del documento sustentatorio y la correspondiente apropiación y canje por dinero de las fichas que “aparentemente” fueron cargadas en el hopper de la máquina. También, la realización de cargas en forma incompleta, cuando, por ejemplo, correspondiendo a una carga la cantidad de mil fichas, ésta se hace con menos, la diferencia es objeto de hurto. Los factores que contribuyen a la existencia y permanencia de los riesgos potenciales son : ⇒ El control no objetivo de las aperturas de máquinas tragamonedas; ⇒ La falta de intervención e informe de seguridad interna (vigilancia) de los actos de retiro de fichas hoppers de las máquinas; ⇒ La no realización de cuadres sorpresivos de caja; y ⇒ La inexistencia de un procedimiento que permita el control objetivo de las fichas hoppers en máquina. J ULI SA RODRI GUEZ AVALOS - PERU

Pág 143

3.4.2.2.- Demostración casuística de los riesgos A) Riesgo de pérdida de ingresos potenciales Al respecto, el riesgo se ha evaluado a través de observaciones directas, indagaciones con el personal de operación y análisis de las ventas, actos que han dado lugar a la redacción del informe de auditoria que se muestra en el anexo Nº27. Asimismo, ha de observarse la entrevista realizada al personal de supervisión en la atención al cliente, mostrada en el anexo Nº26. B) Riesgo de fraude en actos de carga de fichas en máquina A continuación se redacta un ejemplo de este tipo de fraude y los efectos en la información de caja y de control : El día 20-10-98 el supervisor de turno, en complicidad con el administrador del local, planearon y llevaron a cabo la simulación de una carga de fichas de denominación S/.0,10 ,en total mil fichas, que hacen un total de 100 soles. La simulación dió lugar a la falsificación de las firmas de las demás personas que deben presenciar este acto y a la inclusión del dinero del fraude en los informes de caja, pues estos informes, así como los datos de cargas de máquinas, son manejados exclusivamente y en forma confidencial, por los supervisores y el administrador. Por lo tanto, en función de un día de operación normal y de los resultados de control de ese día, incluimos los datos del fraude a fin de observar los efectos. INFORMES DE CAJA : DÍA 20-10-98 Informe de venta que debió ser, sin considerar las fichas canjeadas objeto del fraude

Informe de venta que es, considerando las fichas canjeadas objeto del

fraude Venta bruta total

S/. 2153,75

Venta bruta total

S/. 2153,75


915,00


915,00


00,00


00,00


249,30


249,30


Pág 144


989,45



S/.( 1056,00)

989,45


S/.(1156,00)


610,00


610,00


00,00


00,00


34,00


134,00


412,00


412,00


S/. 120,00


120,00


S/.


120,00

………… VENTA NETA TOTAL

S/.

977,75

120,00

………… VENTA NETA TOTAL

S/.

877,75

INFORMES DE CONTROL : DIA 20-10-98 Hoja de control drop correspondiente al día 20 de octubre de 1,998, sin considerar el supuesto caso de fraude : Denomimación

Drop

S/. 1.00

Jackpots y

Ganancia según

cargas

control drop

S/. 755,00

Venta neta seg.

Variaciones

informes caja

500,00

255,00

305,00

00,00

00,00

00,00

00,00

S/. 139,20

00,00

139,20

215,30

241,30

457,45

S/. 50,00 S/. 0.25

S/.

S/. 00,00 S/. 0.10 S/. 76,10 S/. 0.05

S/. 461,30

220,00

S/. 216,15 Totales

S/. 1355,50

720,00

635,50

977,75

342,25

Hoja de control drop correspondiente al día 20 de octubre de 1,998, considerando el caso de fraude: Denomimación

Drop

Jackpots y

Ganancia según

Venta neta seg.

Variaciones cargas S/. 1.00

S/. 755,00

control drop 500,00

informes caja

255,00

305,00

S/. 50,00


Pág 145

S/. 0.25

S/.

00,00

00,00

00,00

00,00

S/. 00,00 S/. 0.10

S/. 139,20

100,00

39,20

115,30

S/. 461,30

220,00

241,30

457,45

S/. 76,10 S/. 0.05 S/. 216,15 Totales

S/. 1355,50

820,00

535,50

877,75

342,25

Observamos, entonces, cómo en los informes de caja las fichas de la supuesta carga pasan a formar parte de los premios de ventanilla incrementando su cantidad de S/34,00 a S/.134,00 y disminuyendo por tanto la venta neta de S/.977,75 a S/.877,75. En los resultados del control drop comparativo, podemos observar que la variación positiva de S/.342,25, dada en un primer momento, sin considerar el acto de fraude, se mantiene constante en un segundo momento en el que son aplicados los datos de éste. Esto, porque el control drop ha de considerar la carga de 100 soles que disminuye la venta neta según drop, y que comparada con la venta neta fraudulenta (S/.39,20115,30) se obtiene la misma variación de S/.342,25.

Por lo tanto, queda así demostrado, cómo la información del control drop puede admitir un fraude de esta naturaleza, sin que el auditor pueda detectarlo. Resta al auditor únicamente estar alerta ante los demás procedimientos de control que comprende el sistema, como el cumplimiento de las normas, la verificación de la autenticidad de las firmas, la indagación y otros que le permitan la detección de estos actos. Aunque estos procedimientos comprendidos por el sistema, como hemos visto, demandan a la empresa un alto costo, en relación a su beneficio de control, por la pérdida de clientes, y en consecuencia de ingresos.


Pág 146

3.4.3.- Pago de premios jackpots

3.4.3.1.- Determinación de riesgos A) Siendo los premios jackpots motivo de satisfacción para el cliente, el despliegue de personal y todos los actos llevados a cabo, según norma de la empresa, pasa más desapercibido en comparación a la carga y apertura de máquinas, no obstante, el procedimiento no contribuye a los objetivos de atención ágil y oportuna al cliente, lo que ha de significar también un riesgo para la empresa. B) Otro riesgo es la simulación de pago de premios jackpots, lo que implica la falsificación del documento sustentatorio y, por tanto, de todos los datos contenidos en él.

3.4.3.2.- Demostración casuística de los riesgos A) Riesgo de pérdida de ingresos potenciales Aunque se ha indicado que este riesgo no es muy significativo (ver la entrevista al respecto en el anexo Nº26), constituye un acto que en términos de eficiencia y efectividad puede ser mejorado. Se han realizado observaciones directas además de indagaciones que han dado lugar a la determinación del riesgo de pérdida de ingresos potenciales, se presentan en el resumen mostrado en el anexo Nº28. J ULI SA RODRI GUEZ AVALOS - PERU

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B) Riesgo de fraude en actos de premios jackpots La simulación de pago de premios jackpots tendrá un efecto similar al de las cargas de máquinas en el control drop, permitiendo que pase inadvertido tal acto, por lo que constituye un riesgo latente a pesar del control a través de la lectura de medidores que se hace de estos premios, puesto que este control es de naturaleza periódica(quincenal y mensual).

Todos los riesgos expuestos en este subcapítulo, han de repercutir, como se ha dicho y demostrado, tanto en la información para el control como en los ingresos reportados a gerencia (información de caja) en forma negativa o positiva. Por lo tanto, los resultados y variaciones que nos pueda mostrar el control drop, no van a constituir resultados confiables de control -valga la redundancia-.Tampoco constituirán, de acuerdo al análisis efectuado de sus deficiencias, resultados que nos hagan presumir la existencia de error o fraude, ni pueden ayudar al auditor a constituir una base razonable y certera de indicio de posibles hallazgos de auditoria. Se ha observado que los resultados de las confrontaciones de venta neta, que se dan dentro de este sistema, son tratados de la siguiente forma : Si las variaciones o diferencias que arrojan los resultados, positivos o negativos, son inferiores al parámetro de un 0.50 diario por máquina son aceptables; en caso contrario, constituye indicio de irregularidades. Por lo tanto, se insiste en la poca utilidad de este control para la interpretación de los resultados, los que pueden estar asumiendo actos de fraude por las consideraciones ya expuestas. J ULI SA RODRI GUEZ AVALOS - PERU

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El anexo Nº29 muestra los datos de variación en los resultados del control drop en relación a los informes de caja experimentados en los salones de juego estudiados durante el período de enero a mayo de 1,999. Variaciones que como se ha demostrado, no otorgan al auditor una razonable certeza de inexistencia de fraude y/o error.

El anexo Nº30 muestra las variaciones mensuales por denominación, experimentadas durante el período abril - mayo 99, en los salones de juego. Estas variaciones, como se puede apreciar en los montos y variabilidad de ellos, pueden tener una serie de explicaciones comprendidas dentro del error y fraude, y no permiten ser analizadas por denominación, precisamente, por la naturaleza global de este control drop. Se muestra también en los anexos Nº31 al 36 las hojas de control y análisis correspondientes a abril y mayo 99, las que sustentan los resultados de control resumidos y mostrados en el anexo Nº30 y a su vez muestran el procedimiento y resultados del control drop respectivos. 28 4.- EVALUACIÓN DE LOS NIVELES DE RIESGOS DEL SISTEMA APLICADO 4.1.- DEFINICIÓN DE TÉRMINOS Antes de pasar a analizar los niveles de riesgos del sistema aplicado, en función de las deficiencias

mencionadas

en

el

punto

anterior,

considero

necesaria

la

conceptualización de los términos siguientes: a) Error.- Distorsión no intencional en la actividad operacional. Pueden ser :

28

Estos anexos se presentan con la intención de conseguir una mejor apreciación del procesamiento de la información para control, y de sus resultados que concluyen en variaciones que pueden tener una serie de explicaciones posibles como se ha visto.


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• Equivocación matemática o de cálculo. • Omisión o interpretación equivocada de los hechos. • Mala interpretación y aplicación de políticas. b) Fraude.- Actos de mala fe por parte de uno o más individuos en perjuicio, en nuestro caso, de la empresa. El fraude, a diferencia de un error, implica conciencia del mal que se hace; es decir, es intencional. Los actos de mala fe pueden ser: • Manipulación, falsificación o alteración de registros y/o documentos • Indebida asignación o apropiación ilícita de activos • Intencional aplicación errada de políticas operacionales. c) Riesgo.- Peligro o daño que implica la acción u omisión de cualquier actividad.

4.2.- DETERMINACIÓN Y EVALUACIÓN DE LOS RIESGOS La evaluación de riesgos comprende la determinación de tres puntos: • La magnitud o calificación del riesgo. • La frecuencia probable de ocurrencia. • La estimación cuantificada del riesgo probable. Ahora bien, los riesgos potenciales que fueron determinados y explicados anteriormente, por medio de técnicas de observación, experimento y análisis, y su consecuente evaluación, se resumen en los siguientes: 1.- El error de manipulación en el proceso que detemina el drop, lo que produce resultados de control deficientes e incorrectos.


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2.- La manipulación intencional o fraude en el proceso que determina el drop, por medio del hurto de fichas. 3.- El hurto de fichas drop en el procedimiento de control de éstas. 4.- La ineficiencia de la información de control drop para la medición objetiva de los ingresos en cuanto a su control, por los motivos siguientes: • Tardía producción de resultados de control para la toma de acciones preventivas y correctivas (control de naturaleza mensual). • Información global, no especificada por denominación, que no ayuda al descubrimiento del fraude potencial. • La aceptación de márgenes de error y fraude. 5.- La pérdida de ingresos potenciales por la complejidad operacional de actos en servicio al cliente tales como : la apertura, cargas de máquinas y pagos de premios jackpots. 6.- El hurto de fichas hoppers en actos de apertura de máquinas. 7.- El hurto de fichas hoppers en el procedimiento de repararación de máquinas. 8.- El riesgo de fraude en actos de carga de fichas en máquina, que se da por el hurto de fichas en actos de carga de máquinas y por la simulación de carga de máquinas. 9.- El riesgo de fraude, por medio de la simulación de pago de premios jackpots. 4.2.1.- La magnitud o calificación de riesgos Para calificar la importancia de los riesgos determinados, en primer lugar, se establece el siguiente patrón de medida : Mínimo riesgo Riesgo medio Alto riesgo J ULI SA RODRI GUEZ AVALOS - PERU

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Riesgos

:

Riesgos latentes :

Calificación

1.- Error de manipulación en el proceso que detemina el drop lo que produce resultados de control deficientes e incorrectos--------------------------- 4 2.- Manipulación intencional(fraude) en el proceso que determina el drop---------

4

3.- Hurto de fichas drop en el procedimiento de control -----------------------------

3

4.- Ineficiencia de la información de control drop por:--------------------------------

5

5.- Pérdida de ingresos potenciales por la complejidad operacional de actos en servicio al cliente tales como : • Apertura de máquinas ------------------------------------------------------------ 3 • Carga de máquinas --------------------------------------------------------------

5

• Pago de premios jackpots ------------------------------------------------------

2

6.- Hurto de fichas hoppers en actos de apertura de máquinas ---------------------- 3 7.- Hurto de fichas hoppers en el procedimiento de reparación de máquinas ----8.- Riesgo de fraude en actos de carga de fichas en máquina -----------------------

4 4

9.- Riesgo de fraude por simulación de pago de premios jackpots ------------------ 3.

4.2.2.- La frecuencia probable de ocurrencia La frecuencia probable de ocurrencia se estima en función a la observación y análisis de los resultados de la investigación, referida a la ocurrencia experimentada y a la J ULI SA RODRI GUEZ AVALOS - PERU

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calificación de los riesgos que determinan mayores oportunidades de fraude; la determinación de riesgos, en su ocurrencia práctica, es detallada en los anexos correspondientes. La frecuencia probable de ocurrencia se califica de acuerdo a la siguiente escala : Posibilidad de ocurrencia

Calificación

Baja frecuencia de ocurrencia

1

Media frecuencia de ocurrencia

2

Alta frecuencia de ocurrencia

3

Riesgos latentes :

Frecuencia probable de ocurrencia

1.- Error de manipulación en el proceso que determina el drop lo que produce resultados de control deficientes e incorrectos --------------------- 3 2.- Manipulación intencional en el proceso que determina el drop ------------ 2 3.- Hurto de fichas drop en el procedimiento de control ------------------------- 2 4.- Ineficiencia de la información de control drop por : -------------------------- 3 5.- Pérdida de ingresos potenciales por la complejidad operacional de actos en servicio al cliente tales como : • Apertura de máquinas ---------------------------------------------------------- 2 • Carga de máquinas ------------------------------------------------------------- 3 • Pago de premios jackpots ----------------------------------------------------- 1 6.- Hurto de fichas hoppers en actos de apertura de máquinas ----------------- 2 7.- Hurto de fichas hoppers en el procedimiento de reparación de máquinas -- 3 8.- Riesgo de fraude en actos de carga de fichas en máquina ------------------- 3 J ULI SA RODRI GUEZ AVALOS - PERU

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9.- Riesgo de fraude por simulación de pago de premios jackpots -------------- 1

4.2.3.- La estimación cuantificada del riesgo probable Respecto de los perjuicios que puedan significar para la empresa cada uno de los riesgos definidos, estos obviamente no pueden cuantificarse, pero si calificarse en dos tipos de pérdidas o daños para la organización. a) Pérdidas económicas directas, aquellas que tienen que ver con la afectación directa de los ingresos, a través del canje de fichas obtenidas por fraude. b) Pérdidas económicas indirectas, aquellas que causan desprestigio, pérdida de clientes y en general, fomentan aspectos que más tarde se materializarán en pérdidas económicas para la empresa.

5.- EFECTOS Y PRONÓSTICOS DE LA INOBSERVANCIA DE LAS DEFICIENCIAS DEL SISTEMA DE CONTROL APLICADO

Los riesgos decritos en el punto anterior constituyen los efectos potenciales de no acudir al mejoramiento del sistema de control aplicado por estas empresas. Mantener latentes tales riesgos, a la empresa le significa la aceptación de actos de aversión como la impostura, el ardid, la colusión y todas las formas de fraude existentes. El auditor operativo debe estar consciente y preparado para frustar la comisión de delitos; debe tener en cuenta que la persona deshonesta está planeando constantemente nuevos métodos para defraudar a la empresa; por esta razón, debe estar atento a la prevención de tales actos, pues esa es la naturaleza de una auditoria operativa preventiva. J ULI SA RODRI GUEZ AVALOS - PERU

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Interesa tanto le interesa al auditor como a la empresa evitar el fraude, antes que descubrirlo una vez cometido. Los salones de juego están expuestos a mayores riesgos que, quizá, otros giros de negocios; y esto es por la íntima relación del activo (fichas) de la empresa con el personal de operación. 29

29

Por ello la importancia de un sistema eficaz que aleje la intención fraudulenta de las personas inescrupulosas y contribuya a los objetivos de atención al cliente, a través de la minimización de riesgos probables.


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CAPITULO V PROPUESTA DE AUDITORIA OPERATIVA EN VENTAS

1.- AUDITORIA DE LA FUNCIÓN VENTAS EN LOS SALONES DE JUEGO

1.1.- IMPORTANCIA DE UN SISTEMA DE CONTROL PARA LA FUNCIÓN VENTAS

La función ventas, fuente principal del ingreso de las empresas, constituye la operación de primordial importancia en este tipo de negocios, en virtud que es la que produce los ingresos. La influencia de sus resultados es determinante, pues constituye el elemento que hace frente a los costos y gastos totales que efectúa la empresa. Por lo tanto, toda mejora en la eficiencia de esta función, incide directamente en la obtención de mejores resultados. 30 El auditor operativo, dentro de esta función, debe asegurarse de la confiabilidad de los resultados de ventas. Esto supone la implementación de un sistema efectivo y eficiente de control. De asegurar a la dirección la efectividad de la confiabilidad de sus resultados de venta o ingresos, su preocupación y sus esfuerzos se reducirían a lograr objetivos concretos en cuanto a alcanzar niveles propuestos de ingresos o venta; por lo tanto, la

30

Las ventas ocupan prioridad para la dirección, porque de no establecerse un sistema de auditoria eficaz, jamás se podrá saber si lo que se rinde a diario en caja, es lo que correctamente debe ser.


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auditoria operativa estaría cristalizando uno de sus más importantes objetivos o finalidades: el servicio eficiente a la empresa, a través del control eficaz y eficiente. Se habla de un sistema de control para la función ventas y no simplemente de procedimientos de control para ventas, porque han de concurrir en el control de esta función un conjunto ordenado de procedimientos relacionados entre sí, no puede ser sólo un conjunto de actos que comprenden ciertas técnicas, sino que se trata de una serie de procedimientos que no solamente deben provenir de parte del auditor, sino también de procedimientos que realizará el personal de operación; que en su conjunto han de contribuir a la realización del control de ventas. Un conjunto de varios tipos de procedimientos que sumados da nacimiento un sistema de control para la función ventas.

1.2.- OBJETIVOS DE AUDITORIA OPERATIVA EN LA FUNCIÓN VENTAS

Una auditoria operativa de la función ventas, dentro de un salón de juegos comprenderá los siguientes aspectos:

1.- El análisis situacional de la organización frente a los competidores de su industria, la determinación de las fortalezas, debilidades, riesgos y oportunidades y las alternativas estratégicas de mejoramiento a ser sugeridas por el auditor operativo. Ciertamente, esta evaluación abarca no sólo el área de ventas, pero dado que esta función


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primordial está necesariamente relacionada con los demás aspectos de la organización 31 se evalua y desarrolla en forma integral. 2.- La evaluación de la eficiencia y eficacia de las operaciones que implica la función ventas; eficacia, en el grado en el que éstas contribuyen al objetivo de la función, por ende, al de la empresa; y eficiencia, en el sentido de la mejor realización de las actividades operacionales eficaces. 3.- La determinación y, en su caso, el diseño de un sistema de control eficaz, que garantice a la gerencia la transparencia y confiabilidad de los resultados de esta función y la información producida a partir de ella. La auditoria operativa como ya se dijo, realiza un análisis crítico de la forma de trabajo ó desarrollo del área sometida a exámen en función a los objetivos de la organización, pero esta crítica debe se constructiva y es por ello, que el auditor ofrece recomendaciones y alternativas de solución basadas en la eficiencia lograda en el enfoque del problema y en el profesionalismo seguido de la experiencia que lo caracteriza. Se han determinado tres objetivos precisos, respecto de la función de ingresos de la organización, que tiene bajo su responsabilidad el desarrollo de la auditoria operativa; no obstante, es importante mencionar lo siguiente en atención al objetivo del presente trabajo de investigación: 1º El análisis situacional de la organización se trabajó sobre la base de la información de uno de los salones de juego que conforman la muestra, y se da a conocer como un trabajo de investigación específico dentro de esta auditoria.

31

Puesto que los ingresos hablan de la marcha de la empresa frente a su ambiente competitivo.


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2º La evaluación de la eficiencia y eficacia de las operaciones comprendidas en la función ventas, se realizó sobre la base de la información obtenida también en uno de los salones de juego que conforman la muestra, a través de técnicas como la entrevista, la observación, la comparación, el análisis y la verificación de los procedimientos, llevados a cabo en forma particular en el salón de juegos. La gerencia establece patrones de desenvolvimiento por medio de su manual de funciones, memorandos, disposiciones escritas y, en general, políticas que dan forma a la actividad. Estos estándares de desenvolvimiento fueron evaluados y sometidos a la crítica constructiva de la auditoria. 3º La determinación y diseño de un sistema de control eficaz que garantice la transparencia y confiabilidad de los resultados de la función ventas y de la información producida, constituye en sí el punto al que está enfocado el presente trabajo. 32

1.2.1.- Análisis situacional de la empresa Respecto de este punto, se muestra en el anexo Nº37 el análisis de la empresa en su entorno interno y externo.

32

Los dos puntos primeros constituyen parte del tema de investigación, ya que significan el desarrollo de una auditoria operativa para la función ventas o ingresos; no obstante, éstos no han de pretender ser modelos estandarizados, puesto que los análisis de situación empresarial, de eficiencia y eficacia, se dan a partir de un caso específico, acorde con las características y realidad de la función que se somete a examen. Por lo tanto, es necesario tener en consideración la individualidad de estos apectos para la auditoria operativa, a fin de no alterar la comprensión del tercer punto que sí ha de constituir un modelo aplicable a un conjunto común de organizaciones en este giro y cual es el aporte del presente trabajo.


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1.2.2.- Evaluación de la eficiencia y eficacia operacional La función de auditoria tiene como objetivo, el mismo de la organización, pero desde un punto de vista de evaluación y asesoría. Por lo tanto, en un análisis de eficiencia y eficacia de todos los actos y operaciones encaminadas hacia la maximización de ingresos, el auditor tendrá en cuenta lo siguiente : a) Que la empresa defina normas y disposiciones para el personal de operación que orienten el buen desempeño de sus labores. b) Que todas y cada una de las normas y disposiciones de la función sean adecuadas para sus propósitos; es decir, que no sobrepasen el límite de la buena funcionabilidad en servicio del cliente. c) Que estas normas y disposiciones estén bien coordinadas, y sean coherentes; dicho de otro modo, que sean todas y cada una de ellas encaminadas hacia el mismo objetivo y se reúnan esfuerzos para que así sea. d) Que todas las normas y disposiciones sean llevadas a cabo por el personal de operación, al amparo del mejor criterio de efectividad y eficacia, y en beneficio de la organización; efectividad, en el sentido que sus actos logren el objetivo común, y eficiencia, en el sentido de realizar de la manera más óptima o mejor posible los actos que implica la función. El anexo Nº38 muestra los resultados de este tipo de evaluación, realizados específicamente en un salón de juegos y concluyentes en un informe de auditoria.

1.2.3.- Diseño de un sistema de control eficaz para la función


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La determinación de la efectividad de los sistemas de control aplicados en los salones de juego le corresponde al auditor en sus funciones o, en todo caso, el mejoramiento o diseño de uno que responda en forma efectiva a los objetivos de control de la organización. 33 2.- DESCRIPCIÓN Y CARACTERÍSTICAS DEL SISTEMA PROPUESTO

2.1.- OBJETIVO DEL SISTEMA PROPUESTO

El objetivo del conjunto de procedimientos, técnicas y actos en general comprendidos por este sistema, es el de garantizar en lo posible, la transparencia, exactitud y confiabilidad de los resultados por ingresos que obtiene la empresa en forma diaria, asimismo la detección de errores o irregularidades de procedimientos o del personal que vayan en perjuicio de la buena fe y de los objetivos de la organización 34.

2.2.- PROCEDIMIENTOS Y TÉCNICAS OPERACIONALES Y DE CONTROL APLICABLES

Los procedimientos y técnicas de operación necesarios que han de concurrir al sistema, así como aquellos procedimientos y técnicas de control aplicables son los siguientes :

33

34

Este aspecto constituye el eje principal de la investigación; por lo tanto, los resultados de su aplicación se ha de informar en los sub capítulos siguientes. El objetivo, como observamos, es el mismo que tiene el sistema de control aplicado y decrito en el capítulo I, la diferencia radicará en el grado de eficacia en el logro de ese o esos objetivos.


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a) Procedimientos y técnicas de operación.- Son todos aquellos métodos llevados a cabo por el personal de operación en el desarrollo de su labor específica y que contribuyen a lograr los objetivos del sistema propuesto de control. Por ejemplo, la participación en la realización del recojo y conteo de fichas drop, en los conteos de fichas hoppers, los registros de control llenados por ellos, los procedimientos para el pago de jackpots, y demás. b) Procedimientos y técnicas de control.- Son todos aquellos métodos y actos en general llevados a cabo por el auditor en el desarrollo de su labor y que también contribuyen al lograr el objetivo del sistema propuesto de control. Así, tenemos por ejemplo la lectura de medidores, el procesamiento y análisis de la información, los arqueos de caja y bóveda, supervisiones y demás actos de control.

2.2.1.- Lectura de medidores La lectura de medidores es uno de los procedimientos básicos y muy importante en el sistema de control propuesto. Las máquinas, como se mencionó anteriormente constan de medidores electrónicos, los cuales serán leídos en forma diaria en los aspectos que a continuación se especifican : ♣ Medidor coin in .- Realiza el conteo del número total de monedas o fichas depositadas o aceptadas a través del cabezal de monedas 35. ♣ Medidor coin out .- Realiza el conteo del número total de monedas o fichas expulsadas lo que comprende el total de monedas pagadas o créditos 36 ganados.

35

El cabezal de monedas es el dispositivo que permite el ingreso de las fichas o monedas a ser apostadas en el proceso del juego.


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♣ Medidor door open .- Realiza el conteo del número total de apertura de puertas experimentadas por la máquina tragamoneda. ♣ Medidor jackpot .- Realiza el conteo del número total de fichas producto de premios mayores y pagadas a mano, es decir, a través de un documento y no por medio de la expulsión de la cantidad de fichas correspondiente al premio. Otros medidores que también serán utilizados, aunque no necesariamente en forma diaria son los siguientes : ♣ Medidor drop .- Realiza el conteo del número total de fichas o monedas que caen al bucket de fichas drop . ♣ Medidor games play .- Realiza el conteo del número total de juegos jugados. Entiéndase como juego a cada una de las apuestas 37 hechas a la máquina tragamonedas. ♣ Medidor hopper empty .- Realiza el conteo del número total de veces en las que el hopper se encuentra vacío. El auditor, o la persona delegada por él, deberá tomar nota de estos datos y los que crea necesarios, en hojas o papeles de trabajo que serán confidenciales. Estos datos serán ingresados, luego, a la computadora para el procesamiento respectivo. La utilidad de todos y cada uno de estos medidores será expuesta en los puntos siguientes.

36

37

El término créditos pagados se refiere a aquellas fichas ganadas por el usuario, que permanecen en la máquina por decisión del cliente, a efectos, generalmente, de que esos créditos puedan ser utilizados en el juego. Las apuestas a una máquina tragamoneda puede ser de una a cinco fichas por apuesta en las máquinas de tipo rieles o rodillos, y de una a veinte fichas como máximo para las máquinas de tipo multipoker.


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2.2.2.- Procesamiento y análisis de la información Los análisis que se pudieran realizar, a partir de los datos de lectura de medidores y de los registros diarios de operación, siempre estarán dirigidos a servir de base para fundamentar opiniones; en consecuencia servirán para guiar, por medio de recomendaciones, la toma de decisiones gerenciales y administrativas. Los actos para la elaboración de la información para análisis y control son : a) Cruce de información de lectura de medidores con los resultados de la operación en forma diaria. b) Examen permanente y crítico del funcionamiento operativo de las máquinas. Otras informaciones que van a ayudar son las siguientes : c) Análisis de la venta bruta, neta y premios en forma diaria, por turnos de operación, y en forma comparativa respecto de días y/o meses anteriores. d) Informes y cuadros comparativos de la gestión. e) Informes de gestión administrativa respecto del uso de los recursos materiales. A continuación se desarrollan los dos primeros : a) Proceso de comparación y análisis de la información para control


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Se requerirá el uso de los registros e informes del movimiento diario de operación 38 y los datos de la lectura de medidores en los aspectos de ingreso de fichas (medidor coin in), egreso de fichas (medidor coin out), apertura de máquinas tragamonedas (medidor door open) y número de veces de hopper vacio en máquina (medidor hopper empty). La comparación se dará en forma diaria, por turnos de operación− si la situación lo amerita, a juicio del auditor,− y a nivel de VENTA NETA SIN LA INCLUSIÓN DE PREMIOS JACKPOTS.

Esta venta neta la comprende, desde el punto de vista del

movimiento operacional, la venta bruta menos los premios de ventanilla y, desde el punto de vista de operación de la máquina tragamoneda, el total del ingreso de fichas menos el total egreso de ellas; dicho de otro modo, la diferencia obtenida entre el medidor coin in y el medidor coin out. Para una mejor apreciación se presenta la figura siguiente. Figura Nº13

38

:

Proceso de comparación para el control de la venta neta

Ver capítulo I, sub capitulo3, acápite3.2, inciso 3.2.3; subcap.4, acápite 4.2.6 y anexo de investigación Nº11: Movimiento auditado de un día de operación; los que detallan y muestran los informes de los resultados de la operación en determinado día.


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Ahora bien, si no existe diferencia alguna, no habrá lugar para el análisis; sin embargo, de existir se procederá a examinarlas desde todos los puntos de vista posibles. Así, pueden darse diferencias positivas y negativas; las primeras, cuando, según los medidores, tenemos una venta neta mayor que la que, según registros de caja, se determinó; y las segundas cuando se da el caso contrario; es decir la venta neta según registros es mayor a la que señalan los medidores. En todo caso, estas diferencias deben tener una explicación razonable, apoyada en instrumentos objetivos, en lo posible, así como subjetivos, basados en la lógica operacional y el buen juicio profesional. Sobre la base de la experimentación del sistema propuesto, que ha implicado la observación, la investigación, la revisión selectiva, el rastreo, el exámen y el análisis se ha determinado los siguientes stándares de diferencias;

no

obstante, el auditor debe estar atento, para no soslayar otros aspectos que puedan explicar las diferencias que experimente. Diferencias negativas Una diferencia faltante puede deberse a motivos como los que se mencionan a continuación :


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& Fichas canjeadas por los clientes correspondientes a días anteriores, es decir, no obtenidas en máquina el día de su canje en caja. Esto produce, el día que las canjea, una mayor cantidad de premios, y por tanto, una menor venta neta. En todo caso, este tipo de diferencia se deberá ver compensada con una positiva que corresponderá al día o días anteriores en los que fueron ganadas esas fichas y no canjeadas por dinero en caja. & Problemas de hopper de las máquinas tragamonedas, en casos de que éstos paguen de más al cliente. Estos problemas y todo lo que en general, tenga que ver con la manipulación y uso de las máquinas, se verá reflejado en un documento llamado reporte técnico, el que ha de contener todas y cada una de las aperturas e intervenciones a cada una de las máquinas tragamonedas. Siempre que este problema sea detectado, claro está, se podrá atribuir a esta causal. De no ser así, el auditor debe considerarla y verificar el funcionamiento correcto de los hoppers de las máquinas de la denominación en la que encontró la diferencia; debe además observar la frecuencia de cargas de estas máquinas, el porcentaje normal de pago para su comparación u otros aspectos que le permitan llegar a identificar el origen de la diferencia. & Faltantes en drop, lo que se determina con el cruce de datos de los medidores con lo real recogido y contado. De existir faltantes en fichas drop, es probable que éstas sean ingresadas a la venta neta como premios, canjeadas inescrupulosamente por personal de operació, en colusión con terceros.


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& Inconformidad de fichas cargadas en máquina; esto es en los actos de carga de fichas en máquinas, en los que puede darse el fraude a través de la simulación de cargas y a través de la incompleta cantidad de fichas cargadas en máquina. & Hurto de fichas de los hoppers de las máquinas por el personal de operación. Esta modalidad de fraude igualmente afecta la venta neta, puesto que el canje de esas fichas producirán su disminución al ser pasadas como “premios”. & Faltantes en bóveda, se da el caso de que los responsables de bóveda por descuido (en este caso el fraude puede ser cometido por los cajeros al entregar las bolsas de fichas incompletas para ser guardadas en bóveda) y/o por propio acto hurtan fichas que se encuentran embolsadas o empaquetadas, para el respectivo canje de ellas. & La introducción a las máquinas de fichas falsas, las que al ser ingresadas, serán contadas; por lo tanto, determinarán según medidores una venta neta que en realidad no se dió pues estas fichas jamás se compraron en caja. Todavía es mas grave el hecho de que ellas determinen, en el transcurso del juego, premios que son canjeados y que al igual que en todos los casos anteriores, estos “premios” disminuyan la venta neta. & Un aspecto que debe considerarse también es la posible falla de los medidores de las máquinas, por lo que el auditor debe verificar y asegurarse de forma permanente que estos trabajan en buen estado. Aunque este aspecto es de exclusiva coordinación con el departamento técnico especializado, el auditor puede corroborar los resultados de los medidores digitales o electrónicos con los de tipo mecánico y realizar pruebas selectivas en las máquinas que, a su J ULI SA RODRI GUEZ AVALOS - PERU

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juicio, considere necesarias. De esta forma, si encontrara fallas en los medidores digitales, deberá inmediatamente comunicar y coordinar con el técnico correspondiente para tomar las medidas del caso. Diferencias positivas Este tipo de diferencias puede tener su origen en los siguientes puntos : & Fichas ganadas en determinado día de operación por un cliente “x” y no canjeadas por dinero ese mismo día, hecho que ha de originar la diferencia, puesto que esas fichas que salieron de la máquina fueron contadas como premios por los medidores y por tanto disminuyen la venta neta según éstos. No se ha de percibir así en los informes de caja, pues esos premios no han disminuído la venta neta al no ser canjeadas por el cliente. En estos casos sucede, que el cliente a veces se lleva las fichas para venir otro día y jugarlas o canjearlas, o simplemente para recuerdo. & Otro hecho común observado es lo que sucede generalmente en las máquinas póker, con fichas de inferiores denominaciones. El cliente apuesta en cada juego más de tres fichas −hasta veinte fichas−, las que al ser ingresadas a la máquina en forma rápida, atrofian el cabezal de monedas; entonces, el óptico del medidor, en lugar de contar tres, cuenta una ficha. Así va produciéndose una diferencia que es relativa al uso de estas máquinas, y especifica, principalmente al tipo de estas apuestas. Por lo tanto, el auditor deberá manejar datos como el uso de estas máquinas (ingreso de fichas a máquinas de menores denominaciones), el número máximo y mínimo de apuestas que permiten (fijada por política de la empresa), el número de juegos que se da por cada J ULI SA RODRI GUEZ AVALOS - PERU

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máquina (usando las diferencias arrojadas por la lectura de los medidores games play) 39 y datos de la observación que realice en el local. Todo ello le va a permitir darse una idea del margen de diferencia positiva que puede identificar como normal dentro de la operatividad del salón de juegos que audita.

b) Examen

permanente

del

funcionamiento

operativo

de

las

máquinas

tragamonedas Los datos que nos proporcionan los medidores de las máquinas tragamonedas no solamente nos han de servir como instrumentos objetivos y exactos para evaluar la venta neta según registros, sino también para poder alcanzar a gerencia información importante acerca de aspectos de la producción de las máquinas tragamonedas que se explotan. Estos aspectos son : & El rendimiento neto en fichas y soles por cada máquina, por denominación y tipo de máquinas. & Los porcentajes de rentabilidad por denominación y tipo de máquinas. & Las preferencias de los clientes, por tipos y/o denominaciones de máquinas tragamonedas. & La aceptación de cambios por parte de los clientes, de tipos de máquinas y juegos.

39

Para mayor detalle al respecto, ver el último párrafo del punto 2.2.3 del presente capítulo que trata el control de apertura de máquinas, asi como el anexo Nº12 adjunto al final del presente capítulo que ejemplifica el procedimiento.


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& Los porcentajes de pago de premios normales y premios mayores o jackpots. Toda esta información, trabajada de manera permanente y alcanzada a gerencia de forma oportuna, debe servir de base para la toma de decisiones respecto del cumplimiento con los porcentajes de pago de premios establecidos legalmente, de máquinas que requieren mayor promoción, de máquinas o tipos de máquinas que no son rentables para la empresa, de máquinas que presentan alguna falla en su programa y estén pagando excesos, de máquinas que demanda el cliente y, en general, de toda decisión acerca del principal activo de este tipo de empresas. La explotación adecuada, eficiente y efectiva de este activo repercutirá en resultados económicos esperados y planificados por la gerencia. 2.2.3.- Control de apertura de máquinas Este es un procedimiento que se lleva a cabo con el fin de tener un control acerca de las intervenciones que se pudieran hacer en las máquinas tragamonedas. Este control permite al auditor hallar muchas de las explicaciones a las diferencias que surjan de las confrontaciones de la venta neta tratadas en el punto anterior. Para ello, se propone establecer un formato denominado REPORTE TÉCNICO en el que el técnico y supervisor de turno registrarán todas y cada una de las intervenciones que realicen a las máquinas tragamonedas y que impliquen su apertura. Paralelamente, el auditor, tomará en forma diaria lectura de los medidores door open de todas las máquinas, para la respectiva confrontación y determinación del número de aperturas experimentadas por las máquinas, las mismas que deberán estar registradas por el personal de operación responsable en dicho reporte técnico.


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La utilidad de manejar un reporte técnico es importante, pues permitirá llevar un control acerca de los problemas de las máquinas en el tiempo; sobre la base de esta información se podrá establecer cronogramas de mantenimiento, limpieza y prevención de problemas. Asimismo, para el auditor será importante, puesto que, de presentarse en los resultados del control irregularidades, podrá saber si éstas tienen que ver o no con la apertura o intervención de una u otra máquina tragamonedas.

Otro de los aspectos que tiene que ver con la apertura de máquinas controlado por el auditor a través de los medidores “hopper empty”, es la determinación objetiva del número de veces que las máquinas tragamonedas indican hopper vacío, concepto que está relacionado con la necesidad de carga de una máquina y con problemas de hopper atascados. Por lo tanto, por medio de la lectura de este concepto, procesamiento y confrontación con el reporte técnico, el auditor estará en posición de : − Saber si la máquina tragamonedas indicó o no una necesidad de carga; por tanto, serán objetivamente justificadas las cargas que se den según registros. − Saber si la máquina tragamonedas experimentó problemas de hoppers atascados, los que −si se dan− deben estar debidamente registrados en el reporte técnico. De esta forma se estará apoyando el control de cargas de fichas en máquinas y por ende, disminuyendo el riesgo de posibles faltantes de fichas hoppers por actos fraudulentos.

El en punto 2.2.2, al tratar sobre las diferencias positivas que se dan como resultado de la confrontación de la información para control, se hace referencia al uso de los J ULI SA RODRI GUEZ AVALOS - PERU

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datos que nos proporcionan los medidores “games play”; estos datos van a permitirle al auditor : − Saber el número de juegos jugados −al margen del número de fichas apostadas en cada juego− de cada una de las máquinas tragamonedas y, por tanto, tener una idea de las máquinas que experimentan mayores jugadas, durante determinado turno, día, o mes de operación. − Relacionando los datos de los números de juegos jugados y el total de fichas ingresadas a la máquina, tendremos una idea del número aproximado de apuestas que se hacen a cada una de las máquinas tragamonedas.

2.2.4.- Control de fichas drop Este procedimiento para el control significa uno de los procedimientos esenciales, puesto que, en función de la determinación de fichas drop, se procede al cálculo de la venta neta según control. Para el sistema propuesto, este procedimiento deja de tener la importancia preponderante, puesto que su recaudación se dará sólo en cuanto sea necesario; así, el recojo y conteo de estas fichas tendrán como función principal la recuperación del stock de fichas para el uso en bóveda. El auditor tendrá, entonces, que hacer un estimado razonable de la cantidad de fichas que requiere el local en forma diaria, observar las condiciones del stock en bóveda y la cantidad de fichas drop que normalmente se recoge, para −en función a estas variables− determinar la frecuencia


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con la que se deben llevar a cabo los actos de recogo, conteo e ingreso a bóveda de estas fichas. La descripción del proceso de control de fichas drop puede revisarse en el capítulo I, sub capítulo 4, acápite 4.2.2 del presente informe.

2.2.5.- Control de fichas hoppers Este procedimiento hace uso de varios datos, entre ellos −principalmente− los que proporcionan los medidores de ingreso y egreso de fichas. La realización de este control va a permitir conocer en forma objetiva la cantidad de fichas que debe tener el hopper de una máquina tragamonedas en una fecha u hora determinada; por lo tanto, se pueden lograr los objetivos siguientes :

& Asegurar a gerencia la integridad de las cargas de máquinas realizadas. & Asegurar a gerencia la integridad de las fichas contenidas en los hoppers. & Detectar fraudes que pudiera cometer el personal de operación. & Disminuir riesgos de comisión de actos dolosos que tengan que ver con estas fichas y prevenirlos intensificando las medidas de control en función de los resultados. La realización del control de fichas hoppers, que supone el conteo de las fichas que contienen los hoppers de las máquinas tragamonedas; se recomienda que se dé en los términos de situaciones y tiempo siguientes : a) Hopper general, a todas las máquinas en forma mensual con la presencia del


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administrador, un cajero supervisor, un cajero, el técnico y el ayudante de mantenimiento. Acto llevado a cabo a puerta cerrada y en horas de inoperatividad del salón de juegos. b) Hopper quincenal para las máquinas de mayor denominación que tenga el local, por ejemplo, para las de 1.00 sol, 0.50, y 0.25 céntimos de sol. c) Hopper eventual, cuando se requiera la confirmación y verificación de ciertas cargas dudosas o de cargas no realizadas en presencia del administrador. d) Hopper eventual, en los casos de dudas en la integridad de los hoppers de ciertas máquinas, ya sea por la cantidad de apertura de ellas, mantenimientos u otros problemas de la máquina como los pagos de más de hopper, etc. Se propone que todos estos actos se lleven a cabo a primeras horas de la mañana, a fin de no interferir la operatividad de las máquinas para los clientes. En los casos de investigación de una u otra máquina, se llevaría a cabo en el turno correspondiente al planteamiento de la misma; para tal efecto, se contará con la presencia del administrador, el supervisor y el técnico y, de ser posible, de la anfitriona y conserje. El procesamiento de los datos es el siguiente : a) Se deberá definir el período de control, el que puede ser un mes, una semana, un día, o un turno de operación; b) Una

vez

determinado

el

período,

se

obtendrán

los

siguientes

datos

correspondientes a ese período y a las máquinas que son objeto del control : ∗ La cantidad de fichas de las máquinas que se controla al inicio del período que se controla;


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∗ La lectura de medidores coin in y coin out de la fecha de inicio y término del período; ∗ Las cargas de fichas en las máquinas controladas realizadas durante el período; y ∗ La cantidad de fichas drop de las máquinas que se controlan durante el período. c) La fórmula matemática a procesar será la siguiente :

Luego : C.I. = Cantidad inicial de fichas en hoppers. Cargas = Cargas de fichas en máquinas, según registros. I =

Ingreso de fichas, según medidores.

E =

Egreso de fichas, según medidores.

Drop = Conteo de fichas drop, según registros de conteo. C.F. = Cantidad final o cantidad según procedimiento de control. C.R. = Cantidad real en hopper al término del período o día del control.

d) Las diferencias que pudieran surgir de la confrontación anterior requerirán del auditor una explicación razonable o, en todo caso, constituirán hallazgos de auditoria merecedores de un seguimiento e investigación. 2.2.6.- Arqueos sorpresivos de caja Este procedimiento tendrá por finalidad comprobar, por un lado, la eficiencia del trabajo del cajero y por otro, la detección de posibles irregularidades. La pautas de realización son las siguientes : a) El auditor, en determinado día y turno de operación, se apersonará al local; se pondrá en contacto con el administrador y manifestará la realización del arqueo de


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caja a realizarse en su presencia, con la colaboración del cajero supervisor de turno. b) Se dispondrá entonces el cierre de la caja a intervenir y la atención al público cliente será dada por el compañero de turno. c) Se procederá al cuadre de las fichas recibidas como inicio de la operación del cajero, con el dinero recaudado por la venta de ellas; se contará las fichas producto de los premios recibidos del cliente y se cruzará este resultado con la suma que arrojen las respectivas Hoja u Hojas de Premios. Asimismo, se procederá al conteo individual de los vasos que el cajero haya preparado para la venta al público; de ser muchos se tomará muestras al azar, esto con el fin de verificar la conformidad de fichas vendidas al cliente por cantidades comunes de dinero. d) Las diferencias que pudieran darse deberán tener una explicación razonable por parte del cajero y, en su caso, del supervisor de turno. e) Los resultados de este procedimiento serán transcritos en papeles de trabajo establecidos por el auditor, en el que se consignará además de los detalles, los nombres y las firmas de las personas involucradas.

2.2.7.- Arqueos sorpresivos de bóveda Los arqueos de bóveda sorpresivos van a permitir al auditor verificar la conformidad tanto de las fichas como del dinero existente en ella, respecto de los registros que los sustentan. Se propone realizar los arqueos de bóveda de la manera siguiente : a) El auditor, cuando así lo considere conveniente, se apersonará al local, se pondrá J ULI SA RODRI GUEZ AVALOS - PERU

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en contacto con el administrador o supervisor de turno, a falta de aquel, y dispondrá la realización del arqueo. b) De acuerdo a la cantidad de bolsas de fichas por denominación existentes en bóveda, el auditor podrá determinar un muestreo al azar para el conteo de bolsas de fichas, si el objetivo fuera contar todas las fichas y el conteo fuese de rutina. De no ser asi, y en función de lo que le interesa, procederá al conteo de todas las fichas de la denominación que desea verificar. c) El efectivo que existe en bóveda, igualmente, deberá ser contado y confrontado con lo registrado en el formato respectivo. Los excesos o faltantes de efectivo serán motivo de explicación por parte del responsable de bóveda (supervisor) y, en su caso, por el administrador. Esta explicación será corroborada, en lo que fuera posible, por el auditor. d) El auditor plasmará los resultados del arqueo en un acta, que deberá ser firmada por el supervisor y administrador de turno que presenciaron el acto. La frecuencia de realización de los arqueos puede darse atendiendo a variables como la cantidad de fichas existentes en bóveda y las circunstancias de los resultados de control arrojados en el procesamiento y análisis de la información.

2.2.8.- Control de premios jackpots El control de los premios mayores, también denominados jackpots 40, se hará de acuerdo con el procedimiento siguiente :

40

Para mayor detalle al respecto de estos premios, véase el capítulo I, sub capítulo 4, acápite 4.2.5 del presente informe.


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a) El auditor a primera hora, en forma diaria, deberá revisar la documentación del día de operación anterior y ,en ella, revisar el premio o los premios jackpots pagados por la empresa; identificará entonces, las máquinas que arrojaron los premios referidos. b) Paso siguiente: Procederá a la toma de lectura de los medidores jackpots de las máquinas tragamonedas identificadas. c) Estos datos serán comparados con los inmediatamente anteriores y, así, se determinará el número de fichas que señala la máquina haber pagado como premio mayor. Esta información será confrontada con lo real pagado y registrado en el formato respectivo. d) Al margen de este control diario de sólo las máquinas que pagaron premios jackpots, se procederá en forma quincenal a la toma de lectura de los medidores jackpots de manera general; es decir, de todas las máquinas, para el cruce respectivo con los registros de pagos y el análisis de diferencias de darse ellas. e) También debe verificarse aspectos importantes como el documento que sustenta el pago del premio jackpot, con las firmas respectivas de las personas que presenciaron el acto, y la fotografía que corresponde al pago del premio o a la máquina que muestra en su panel la combinación ganadora, así como los demas datos del jackpot.

2.2.9.- Supervisiones de venta, atención y cuadres de caja Estos actos llevados a cabo por el auditor tienen por finalidad la observación de la operatividad de las ventas y de la atención al cliente en el local y, dentro de ello, de J ULI SA RODRI GUEZ AVALOS - PERU

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aspectos como: las cantidades que más se venden, el desenvolvimiento y presencia de los cajeros, la afluencia de clientes, la forma del cierre de cajas, el cuadre de caja realizado por el supervisor, la presentación y solución de problemas comunes, el servicio de atención al cliente, las máquinas que tienen mayor demanda, los clientes que invierten o gastan mas dinero, sus comentarios, el desarrollo de los sorteos y, en general, todo aquello que pueda serle útil al auditor en el desarrollo de sus funciones de control y supervisión.

2.2.10.- Control de suministros de operación Por suministros de operación entiéndase todo aquello que el administrador como responsable de la dirección del salón de juegos, debe adquirir para el normal y eficiente desarrollo de la actividad. Para un local dedicado a la explotación de máquinas tragamonedas, los suministros más comunes son : las bebidas gaseosas, los licores, cigarros, insumos para los bocaditos, material de limpieza, repuestos para máquinas, utiles de oficina, servicios básicos de luz y agua. Todos estos suministros, así como también todos los gastos por servicios, viáticos, inversiones u otros conceptos deberán ser controlados por el auditor a través de dos actos bien definidos :

a) Manejo de kárdex para suministros Principalmente se propone para aquellos que tengan una importancia relativa en función de otros; por ejemplo las bebidas gaseosas, cervezas, licores y cigarros. J ULI SA RODRI GUEZ AVALOS - PERU

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El kárdex deberá ser llevado por las anfitrionas responsables y por turno de operación controlando físicamente el saldo que reciben y entregan. El auditor podrá, entonces, en un momento dado y/o el fin de cada quincena, revisar los saldos y confrontarlos con los kardex respectivos. También podrá llevar un control de los consumos tanto por turno de operación, como por día, quincena y mes. b) Arqueos sorpresivos de caja chica Los arqueos de caja chica −también denominado fondo fijo− vienen a ser la revisión detallada y crítica del uso del dinero entregado por la gerencia al administrador para su uso en los gastos que normalmente demandará el desarrollo de la actividad en el salón de juegos. Este tipo de actos se dan con el fin de verificar la razonabilidad de los documentos que reemplaza el efectivo de la caja chica, como por ejemplo boletas, facturas, vales, y otros tomando en cuenta el período de tiempo de estos documentos y su

consignación a nombre de la

empresa. En caso de existir diferencias, se deberá solicitar al administrador del local la explicación respectiva para posteriormente anotarla en el acta de arqueo realizado. Aspectos como los siguientes deberán ser verificados por el auditor : & Los comprobantes de pago deben cumplir los requisitos formales que se mencionan luego; asimismo, deberán sustentar gastos que razonablemente fueron necesarios y utilizados en el normal y eficiente desarrollo del salón de juegos.

•

Exigirse en cada desembolso del fondo;


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•

estar numerados;

•

firmados por la persona que recibe el efectivo;

•

estar escritos con tinta;

•

llevar el importe en cifras y en letras;

•

aprobados por una persona responsable; y

•

cancelados juntamente con el documento sustentatorio, de forma que no puedan usarse nuevamente.

& Los costos y gastos deben ajustarse a un presupuesto inicialmente definido y autorizado por la gerencia, para lo cual el auditor solicitará los presupuestos autorizados o en su caso las autorizaciones específicas por aquellas inversiones o gastos de consideración, cuyas decisiones en lo posible deben contar con cotizaciones previas.

2.2.11.- Control de emisión y uso de cupones Los cupones son documentos a los cuales el cliente se hace acreedor, ya sea por la compra de fichas o monedas, ó por cualquier otra forma establecida de antemano por una promoción de venta del salón de juegos. Al lanzar una promoción, los objetivos de los directivos del salón de juegos son, entre otros, atraer la atención de potenciales clientes, lograr mayores ventas a los clientes, hacer más conocido el local, superar la competencia, etc. El auditor, por lo tanto, debe tener claro este o estos objetivos planteados, y en el transcurso de su labor evaluar la eficacia de ellos, es decir, si la promoción esta cubriendo o no las expectativas de la gerencia. Para ayudar a ello, podrá establecer el uso de un cuaderno u hojas de control en los que se registre el J ULI SA RODRI GUEZ AVALOS - PERU

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número de cupón que cada cajero por turno de operación recibe y entrega. De esta manera, al procesar estos datos, el auditor tendrá información acerca de la cantidad de cupones por turnos de operación, diaria y mensual que se emite en el local. Podrá, además, calcular el porcentaje de venta que alcanza la promoción (si fuere la entrega de cupones por compra de fichas), calcular estándares normales de emisión para la investigación de posibles irregularidades, etc. Se propone, además, la revisión al azar de los cupones que se encuentran en ánfora para los sorteos respectivos (esto a primeras horas de la mañana), con el fin de observar y descartar el doblado o señalización intencional de cupones, los requisitos del llenado de ellos, los cupones de promociones anteriores no válidos, etc; asimismo, la revisión de los cupones que una vez vencido el plazo de ingreso a los sorteos, son vaciados del ánfora para su destrucción. Ha de ser un trabajo minucioso la revisión y clasficación de estos cupones por cliente. Sin embargo, valdrá la pena, puesto que tener datos, como clientes que obtienen mayor cantidad de cupones y el número y nombres de los que tienen pocos, podrá ayudarnos en el análisis objetivo de las promociones y en el descubrimiento de posibles irregularidades que tengan que ver con los clientes y/o en complicidad con el personal de operación. En sus labores de supervisión, al respecto de las promociones, el auditor deberá tener en cuenta aspectos como la entrega de cupones de acuerdo a las reglas de la promoción, los stock de cupones, el cumplimiento de la difusión de los speachs o perifoneos y la verificación de volanteo por la promoción si se estableciera.

2.3.- DESCRIPCIÓN PRÁCTICA DE APLICACIÓN DEL SISTEMA PROPUESTO J ULI SA RODRI GUEZ AVALOS - PERU

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La aplicación práctica de los procedimientos y técnicas operacionales y de control aplicados se presenta, a continuación, por medio de ejemplos específicos anexados a continuación para una mejor apreciación. Anexos Nº1 y 2 : Muestran las hojas de lectura de medidores correspondientes al 1º de abril y 1º de marzo del salón de juegos “B”, en los siete tipos de medidores expuestos, cada uno con utilidades determinadas. Anexos Nº3 al 7 : Respecto del procesamiento y análisis de la información, el primer anexo muestra la hoja de trabajo en la que se realiza la determinación de las diferencias entre los datos de medidores del 1 marzo y 1 abril para hallar, así, el total ingreso y egreso de fichas dado en ese período (marzo 99). Asimismo, para calcular la diferencia entre estos totales de ingreso y egreso de fichas que ha de determinar la venta neta, sin considerar premios mayores o jackpots los que se controlan aparte. Los anexos Nº 4 al 7 muestran la confrontación diaria y por denominación de fichas, realizada entre la venta neta según lectura de medidores y la rendida realmente, según regsitros o informes del movimiento de caja. Como se podrá observar cada cuadrito por día muestra dos filas, la primera hace alusión a la venta bruta, según informes de caja, y al total ingreso de fichas, según lectura de medidores; la segunda fila señala los premios canjeados, según informes de caja y el total egreso de fichas, según lectura de medidores. Ahora, respecto de la interpretación de los resultados, podemos observar que estos están dentro de los parámetros normales de operación, pues las variaciones no hacen presumir indicios de irregularidades que puedan ser motivo de una investigación J ULI SA RODRI GUEZ AVALOS - PERU

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profunda, pues todas ellas tienen explicaciones razonables y dentro de la lógica operacional. Anexo Nº8 : Este anexo nos muestra la hoja de control de fichas drop, en este caso la comparación de los datos de las lecturas de medidores en el período de una día de operación (25 de mayo), la que es confrontada con las cantidades reales contadas y registradas en los formatos respectivos. Así, se determinan las diferencias que, como se ha visto en el capítulo IV, sub capítulo 3, inciso 3.2, pueden ser de tipo normal y anormal. En el presente caso, se observa que las cantidades recogidas, contadas y registradas de las máquinas trgamonedas corresponden objetivamente a las que se señalan en los medidores de ellas. Anexo Nº9 al 12 : Respecto del control de aperturas, se muestra el anexo Nº9, hoja en la que se hace una comparación de las lecturas de medidores door open y hopper empty, en el período de un mes (marzo 99), para determinar tanto el número de veces que las máquinas han sido abiertas, según medidores, como el número de veces que la máquina indicó necesidad de carga o problemas de atascamiento de hopper. Estos aspectos de control objetivo se verán luego confrontados con los registros mostrados en el reporte técnico, del que se muestra un modelo en el anexo Nº10 en el que se señalan las intervenciones realizadas en máquinas durante los días 3 y 4 de marzo, según una descripción de problemas y acciones comunes predeterminadas. El anexo Nº11 muestra un informe dado en atención al conocimiento de las intervenciones experimentadas por las máquinas, las que sugieren recomendaciones de atención a problemas de acuerdo a sus necesidades.


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El anexo Nº12 muestra la hoja de trabajo en la que se determina el número de jugadas experimentadas por cada una de las máquinas tragamonedas en el período de marzo 99; esto, con el fin de conocer aspectos ya descritos en el punto de control de apertura de máquinas. Anexo Nº13 : Muestra el procedimiento, confrontación y resultados del control de fichas de los hoppers, en este caso. de las máquinas de denominación S/.1.00 del salón de juegos “B”. Podemos observar que existe una máquina (BU04) que tiene en existencia dos fichas de más respecto de la cantidad que según procedimiento debe existir, caso que se explica por la inclusión en el período que se analiza de dos fichas más en el drop, que corresponden al día 22 de marzo. Por lo tanto, al ser consideradas esas fichas en el cálculo del procedimiento, la cantidad que debe tener el hopper según este procedimiento disminuye, pues se asume que esas fichas pertenecen al drop y no al hopper de la máquina, cuando realmente no debieron considerarse en el drop del período puesto que la cantidad real del hopper no se vió disminuida por ellas. Anexo Nº14 : Se muestra un acta, la misma que detalla el procedimiento y los resultados de un arqueo sorpresivo de caja. Como se podrá observar, el auditor en sus conclusiones deberá describir únicamente la situación encontrada, así como toda irregularidad de procedimiento observada. No deberá incluir en ella juicios u opiniones profesionales o personales, pues esto podrá justificar la negativa del reconocimiento del acto a través de las firmas de los involucrados. Anexo Nº15 y 16 : Se presentan dos actas originadas por arqueos sopresivos de bóveda, en las que podrá observarse las formas específicas de verificación de las J ULI SA RODRI GUEZ AVALOS - PERU

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fichas por denominación dada en el anexo Nº15 y que corresponde a un acto que se da por la obsrevación de los resultados de control existentes. En el anexo Nº16 podemos observar el acta que detalla los resultados y conclusiones de un arqueo de bóveda sorpresivo; pero, en este caso de rutina en el que se cuentan todas las fichas y dinero existentes en bóveda, aplicando muestreos al azar. Anexo Nº17 : Este anexo muestra la comparación de los datos de las lecturas de medidores jackpots, en determinado período (mes de mayo, en este caso), para la determinación de diferencias que han de significar la cantidad de fichas que la máquina indica haber pagado como premios mayores. Esta cantidad o cantidades serán confrontadas con las que los registros o informes de caja indican haber pagado realmente a los clientes. En este caso observamos que todos y cada uno de los jackpots o premios mayores pagados, han sido resgitrados por los medidores de las máquinas tragamonedas que los concedieron. Anexo Nº18, 19 y 20 : Respecto del control de suministros, se muestra en el anexo Nº18 el resumen que se hace, en este caso en forma mensual, del consumo de los tipos de suministros de importancia para el local; también una comparación entre lo que se ha gastado respecto del presupuesto aprobado. El anexo Nº19 nos muestra un informe hecho a partir de los datos que nos proporcionan los kardex para control de suministros establecidos; en este caso, nacen observaciones que ayudarán a la adminsitración del local no sólo a tomar decisiones en cuanto a los consumos y preferencias dadas, sino también a controlar posibles irregularidades y a dirigir eficientemente la distribución de los suministros.


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El anexo Nº20 muestra una rendición de fondo fijo, manejado por el administrador del local; en este caso, clasificado por conceptos de gastos. Es importante decir que el auditor debe revisar cada uno de los documentos que sustentan las erogaciones, también el dinero de fondo fijo existente a la fecha y hora del arqueo; de esta manera se puede llegar a conclusiones valederas que aseguren y proporcionen a la gerencia la confianza de que los gastos tienen las características que el auditor menciona en el acta. Anexos Nº21 al 23 : Respecto del control de emisión y uso de cupones por promoción, los dos primeros anexos Nº21 y 22 muestran el procesamiento de los datos obtenidos del cuaderno u hoja de control que maneja el personal en caja. Como se observa, se determinará la cantidad de cupones emitidos por turno de operación (según la diferencia de inicio y término de cupones), a su vez se establecerá de acuerdo a la venta bruta 41 de cada turno el límite de cupones que, como máximo puede emitir el cajero de turno; esto, siempre y cuando, el otorgamiento de cupones se dé por la compra de fichas. Así, por ejemplo, el día 1º de setiembre la venta bruta del cajero ascendió a S/.1 000,90. Si dividimos esa venta entre la cantidad por la que un cliente, a través de su

compra, se hace acreedor a un cupón tendremos : S/.1 000,90 /5 = 200; son entonces, 200 cupones que −suponiendo que toda su venta se de en cantidades no menores de

esta cantidad de venta (cinco soles)− podrá emitir como máximo el cajero. No obstante, no todos los clientes por su compra se hacen acreedores a cupones, ya sea

41

Recordemos que venta bruta se le denomina a la cantidad total de fichas que vende el cajero a cambio de un efectivo, sin incluir ningún tipo de descuentos por premios u otros conceptos.


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porque sus compras no alcanzan el monto establecido o porque simplemente no desean participar de la promoción. En estos casos, la emisión de cupones se da casi siempre por cantidades inferiores al límite, como los que podemos observar en las hojas de trabajo mostradas; en el mismo caso por ejemplo observamos que la cajera Sara Rojas ha emitido sólo el 53% respecto del límite de cupones que, según su venta bruta, pudo emitir. Es importante tener en cuenta que esta información nos va a permitir llegar a conclusiones que ayudarán a tomar decisiones operativas y de control, tanto a la administración del local, como al auditor y a la gerencia. El anexo Nº23 nos muestra un informe de auditoria interna realizado en función de las labores de control y supervisión de promoción realizadas por el auditor, como la revisión de cupones ingresados al sorteo, la información de emisión de cupones, la información de caja respectiva, las supervisiones sorpresivas de sorteos, la indagación de montos de fichas compradas por los clientes y, en general, de todo aquello que considere importante para llegar a conclusiones que permitan evaluar de manera objetiva las promociones de venta.

A efectos de una apreciación más amplia, se presentan los anexos de investigación Nº39 al 49, adjuntos al final del presente informe de tesis, los que muestran los resultados de la aplicación del sistema propuesto a los salones de juego de la muestra. Así, tenemos: el anexo Nº39 que resume las variaciones en forma mensual, obtenidas de la confrontación de ventas netas obtenidas durante el período de marzo a mayo de 1,999 en los tres salones de juego denominados A, B y C. El anexo Nº40 muestra J ULI SA RODRI GUEZ AVALOS - PERU

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también la hoja de confrontación de ventas netas, pero, esta vez, por denominación de fichas, obtenida en el mismo período.

Los anexos siguientes muestran las hojas de trabajo que resumen en forma diaria la confrontación de las ventas netas, producto del procesamiento del sistema propuesto en los salones de juego estudiados; así, podrá observarse en los anexos del Nº41, 42 y 43 las variaciones experimentadas en el salón de juegos “A” durante los meses de marzo, abril y mayo 99. En los anexos Nº44, 45 y 46 las correspondientes al Salón de juegos “B” y en los anexos Nº47, 48 y 49 las correspondientes al Salón de juegos “C”. Cada anexo, por salón de juego, presenta una explicación somera del análisis y tratamiento de las variaciones experimentadas.

3.- ANÁLISIS COMPARATIVO DE EFICACIA, EFICIENCIA Y COSTO-BENEFICIO

En el capítulo anterior (IV) se han identificado las deficiencias y carencias de las que, desde el punto de vista profesional, el sistema aplicado (basado en el control drop) adolece. También se han evaluado los niveles de riesgos que acarrea su aplicación. Pues bien, en este punto y, sobre la base del análisis que ya se realizó del sistema aplicado, se determinarán las características de eficacia, eficiencia y costo beneficio que representa para los salones de juego, la aplicación del sistema propuesto en comparación con el ya mencionado. J ULI SA RODRI GUEZ AVALOS - PERU

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3.1.- RESPECTO DE LA EFICACIA Y EFICIENCIA SISTEMA DE CONTROL APLICADO

SISTEMA DE CONTROL PROPUESTO

1.- Los resultados que proporciona el con- 1.- Los resultados que proporciona trol drop, para la medición objetiva de

el control propuesto para la me-

la venta neta, tienden a ser tergiversados

dición objetiva de la venta neta,

ya sea casual o intencionalmente; por lo

permiten ser analizados de for-

tanto, sus interpretaciones no presentan

ma objetiva y consecuente.

certeza de confiabilidad o indicio, en su caso, de detección de irregularidades. 2.- Las características del control drop, no

2.- Las características del control

permiten llevar un control diario de la

propuesto permiten llevar un

venta, sólo quincenal y mensual; como

control concurrente, es decir en

tampoco por denominación de fichas,

forma diaria, y por denominaci-

pues se da de forma global.

ón de fichas.

3.-El sistema de control aplicado no consi-

3.- El sistema propuesto considera

dera procedimientos de control objetivos

actos de control operativamente

(sólo establece normas de actuación pa-

más efectivos y que tienden a

ra el personal) para ayudar la disminuci-

disminuir riesgos de fraude.

ón de riesgos de pérdida de fichas de los

Estos actos son :

hoppers.

- el control de fichas hoppers;


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- los arqueos sorpresivos de caja y de bóveda.

- el control de apertura de máquinas; - supervisiones de venta y cuadres de caja. 4.-El sistema de control aplicado, contempla 4.- El sistema propuesto, contempla la realización de un recojo, conteo y con-

la realización de recojo, conteo y

trol de fichas drop en forma diaria, lo que

control de fichas drop en función

colabora con el riesgo en su aspecto de

de necesidades de stock de fichas,

frecuencia probable de ocurrencia de ac-

por lo tanto, significa un menor

tos de fraude.

riesgo la realización menos frecuente de este acto.

5.- Los premios mayores o jackpots son

5.- El sistema implica en este

aspecto controlados básicamente a través de pro-

un control objetivo diario de estos

cedimientos a cargo del personal de ope-

premios, a través de los datos de

ración (registros, fotografías, firmas).

los medidores.

6.- Los actos de carga de fichas en máquina

6.- El sistema establece un control

se controlan únicamente a través de nor-

objetivo para determinar si deter-

mas y procedimientos establecidos por la

minada máquina fue cargada o

gerencia y llevados a cabo por el perso-

no debidamente , a través del


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nal de operación tales como el registro

procedimiento de control de fi-

del formato y la presencia de cinco testi-

chas hoppers.

gos del acto.

3.2.- RESPECTO DEL COSTO-BENEFICIO

SISTEMA DE CONTROL APLICADO

1.-En forma general, el costo del control implica la contratación de un profesional en auditoria operativa interna, quien deberá llevar a cabo todas las actividades que plantea este control : la lectura de medidores drop, los actos diarios de recojo, conteo y control de fichas drop, las revisiones de la información diaria y demás actos complementarios. Los riesgos son originados por la misma naturaleza de la operación : el error y el fraude (a través del hurto de fichas de hoppers, drop o bóveda, la simulación de cargas o jackpots, el robo a los clientes, y demás formas). El beneficio del control, no es el más efectivo o correspondiente a los riesgos que hay que enfrentar, y mucho menos a los servicios de un profesional eficiente. 2.- El sistema aplicado comprende, entre sus actos de control, algunos actos que tienen un alto costo, en relación al beneficio que significan a la empresa, y que por demás, su aplicación misma constituye principalmente riesgos de pérdida de clientes. Estos actos son los siguientes : - Procedimiento de carga de máquinas; J ULI SA RODRI GUEZ AVALOS - PERU

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- Procedimiento de apertura de máquinas; y - Procedimiento de pago de premios jackpots.

SISTEMA DE CONTROL PROPUESTO

1.- En forma general, el costo del sistema propuesto se basa, también, en los servicios del profesional auditor, sólo que, en este caso, tendrá su diseño, costo de operación, actualización y desarrollo, una mayor demanda de tiempo, lo que deriva también en mayores honorarios. Los riesgos son los mismos, error y fraude tipificado en diversas formas. En cuanto a los beneficios, se pudo obsevar, a través de los casos experimentados, que este sistema permite detectar irregularidades y hasta fraudes que con el sistema anterior no eran percibidos. Mas aún, permite no sólo descubrirlos, sino también disminuir la magnitud de los riesgos y sus tasas probables de ocurrencia. 2.- Los procedimientos aplicados en el sistema de control que llevan los salones de juego, son de política rígida, debido al alto riesgo que les toca controlar en el desarrollo de los actos ya mencionados (carga, apertura de máquinas y pago de premios jackpots). Sin embargo, el sistema propuesto, considera una menor rigidez de control en los actos llevados a cabo por el personal de operación, y a cambio propone controles objetivos que han de disminuir riesgos, detectar irregularidades, y −lo más importante− no interferir en la actividad principal de atención al cliente. Estos procedimientos propuestos son los de control de fichas hoppers, el control J ULI SA RODRI GUEZ AVALOS - PERU

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objetivo de apertura de máquinas, los arqueos sorpresivos, el control diario de premios jackpots y las supervisiones directas.

Los anexos de investigación Nº50 al 60 muestran, respecto de la comparatividad de los sistemas, y para una apreciación más profunda, los resultados de la confrontación de venta neta en forma diaria, tanto del sistema que aplican las empresas como del sistema propuesto en un período de tres meses (marzo, abril y mayo 99). Específicamente el anexo Nº50 muestra un cuadro resumen comparativo de las variaciones experimentadas en el sistema aplicado y el propuesto en forma mensual, variaciones que en el sistema propuesto tienen explicaciones que son mostradas en hoja adjunta de los anexos Nº41 al 49. El anexo Nº51 muestra un resumen comparativo de las variaciones experimentadas por denominación de fichas, en cada uno de los salones de juego y por el período indicado. Los anexos Nº52 al 60 corresponden a las hojas de trabajo en las que se podrá observar las variaciones diarias experimentadas en los salones de juego, al aplicar por un lado el sistema basado en el control drop, y por otro, el propuesto, en cada uno de los meses trabajados; así, los correspondientes al salón de juegos “A” se observan en los anexos Nº 52, 53 y 54; los del salón de juegos “B”, en los anexos Nº55, 56 y 57 y los del salón de juegos “C”, en los anexos Nº 58, 59 y 60.

4.- VENTAJAS Y DESVENTAJAS DEL SISTEMA PROPUESTO El sistema de control propuesto determina y permite :


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& Un control preventivo, pues se procesa y analiza en forma diaria, y por lo tanto, el riesgo se hace controlable y detectable. & Un control por denominación de fichas, ya que permite identificar la denominación de fichas en irregularidad y detectar, así, la misma; es decir, los procedimientos de investigación se simplifican y canalizan hacia un objetivo específico. & Permite tomar medidas correctivas y de intensificación del control, en función de la naturaleza e importancia de las variaciones que hicieran presumir irregularidades en los resultados del sistema propuesto.

En cuanto a las desventajas, podríamos mencionar: la mayor realización y cuidado de actos de control por parte del auditor, requiere además de un mayor apoyo del personal de operación en los actos de auditoria; y −el más importante, considero,− las posibles fallas o desperfectos de los medidores de las máquinas, aspecto sobre el cual el auditor debe ejercer un control permanente y eficaz, en coordinación, si así lo requiriere el caso, con el técnico especializado en las máquinas. Este sistema de control está adecuado y sugerido para aquellos negocios que tengan características similares a la muestra que se estudia; no asi para organizaciones que cuentan con más de 150 máquinas tragamonedas, puesto que el control aumentaría su costo. En estos casos, se optaría por sistemas de control más sofisticados, como sistemas de cámaras de video u otros, de acuerdo a la complejidad y magnitud del salón de juegos que se audita.

5.- UTILIDAD Y REPERCUSIÓN EN LA TOMA DE DECISIONES J ULI SA RODRI GUEZ AVALOS - PERU

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La utilidad del sistema propuesto se sustenta en la demostración de efectividad respecto del objetivo planteado 42: garantizar a la gerencia, la transparencia y confiabilidad de los resultados de ingresos. Esta efectividad, a su vez, se muestra en la disminución de los márgenes de error y fraude que conlleva el sistema aplicado, en su característica de concurrente y no posterior, y en su disminución del riesgo de pérdida de clientes. Estas características, obviamente, permiten al auditor : & Alcanzar a la gerencia informes confiables de la producción de la explotación del negocio en forma diaria. & Asegurar en forma razonable la transparencia de las actividades operacionales y de control llevados a cabo por el personal de operación. & Guiar la toma de decisiones en aspectos de operatividad y de control; en el primero, por ejemplo, mediante los informes que comprenderán recomendaciones acerca de la productividad eficaz o ineficaz de máquinas, preferencias de los clientes, políticas de atención, etc; en el segundo, por ejemplo, mediante las prevenciones de fraude e irregularidades en perjuicio de la empresa a través de acciones como despido, cambio y/o rotaciones de personal de operación, mejoramiento del personal de vigilancia, mejor desenvolvimiento del administrador en sus funciones, etc.

42

Ver capítulo IV, sub capítulo 1, último párrafo.


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Es, pues, de vital importancia para la gerencia ejecutiva, la información y el desarrollo de las actividades del salón de juegos que administra, aspectos que obtendrá de forma eficiente a través del trabajo profesional del sistema propuesto.


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Desarrollo de TESIS TOTAL

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