ProgramaLíderes Inovadores2012
ProgramadeFormaçãoLíderes Inovadores2012 EficáciaeGestão Pessoal AdelaideFranco 18Maio2012
Emparceriacom
Perfis de Competência na Liderança Escolar
Os Pilares da Eficácia Pessoal
A Gest Gestão ão do Tempo
O Planeamento
A Gestão de Reuniões
A Comunicação
Coordenador de Departamento Competências?
Directo Dire ctorr de Turm urmaa Coordenador de Projecto Direcção da Escola
“
www.microsoft.com/educa www .microsoft.com/education/en-us/T tion/en-us/Training/Competencies raining/Competencies
6 Áreas-Chav Áreas-Ch avee
39 Competências ( Lominger 2006)
Excelência Individual (13)
Competências Estratégicas (8)
Competências Operacionais (9)
Competências Organização (4)
Resultados (2)
Coragem (3)
Valorizar a Diversidade Compaixão Foco no Cliente Humor Integridade e Confiança Competências Interpessoais Escuta Activa Gestão de Relações Interpessoais Gestão da Visão e Propósito Motivar os outros Negociação Aprendizagem Pessoal e Desenvolvimento
Construir equipas eficazes
• Gere todo o tipo de pessoas de forma equitativa, apoiando um tratamento igual e
justo de todos. Promove um clima de inclusão, onde a diversidade de ideias e opinião são livremente partilhados e debatidos.
?
? Construo equipas de trabalho com
Que estereótipos e
pessoas que representam uma
preconceitos influenciam a
variedade de pensamentos, raças, raças,
minha avaliação sem que eu
culturas, grupos de idade, género?
me aperceba?
Preocupa-se genuinamente com as pessoas e com os seus problemas. Está disponível e pronto para ajudar. Demonstra verdadeira empatia com as alegrias e tristezas dos outros.
?
?
Em que situações sou
Consigo encontrar, nas últimas
particularmente sensível
semanas, pelo menos um
com as alegrias e dores dos
exemplo onde se tivesse
outros?
mostrado mais compaixão teria melhorado o resultado da situação?
Tem um senso de humor positivo e construtivo, podendo usá-lo para aliviar a tensão em algumas situações. É capaz de se rir de si próprio e com os outros
?
??
Quais foram as situações humorísticas na minha vida que me ensinaram qualquer coisa?
Quando confrontado com uma situação potencialmente difícil, existirá alguma maneira em que o humor me pode ajudar e me possa conduzir a um melhor resultado?
Está comprometido com a satisfação das expectativas e exigências de todas as partes par tes internas e externas. Tem presente os seus interesses na tomada de decisões e acção. Valoriza a qualidade na prestação de serviço ao cliente
?
? Sou capaz de ouvir uma
De que forma posso, hoje,
reclamação sem ser
exceder as expectativas de
defensivo?
alguém ?
É confiável e visto como um indivíduo directo e verdadeiro. Apresenta informações realistas de modo adequado e útil. É capaz de manter confidencialidade. Admite os seus próprios erros e não deturpa informação para proveito próprio
? Consigo ser honesto com meus comentários e opiniões mesmo quando são impopulares na minha organização?
? Sou capaz de admitir e assumir abertamente os meus erros?
É caloroso e fácil de abordar. Constrói relacionamentos construtivos e eficazes. Usa diplomacia e tacto para dissipar situações de tensão. Tem um estilo e charme que coloca ao outros à vontade e sem hostilidade..
?
??
Consegui manter a calma da
Quando foi a última vez que
última vez que fui
me apresentei de forma cordial
verbalmente atacado ou
a um estranho?
criticado?
Pratica a escuta atenta e activa. Tem paciência para ouvir as pessoas. Consegue entender e parafrasear as opiniões dos outros, mesmo quando não concorda
?
?
Quando estou a ouvir a
Alguém me agradeceu,
alguém, estou a pensar no
ultimamente, ultimamen te, e me disse
que lhe vou dizer quando ele
que sou um boa ouvinte?
ou ela terminar?
Relaciona-se de forma positiva com as pessoas independentemente das suas posições. É visto como um membro da equipa e é cooperativo. Resolve problemas para o bem de todos
?
?
Que pessoas posso
Que tipo de reunião ou encontro
incentivar a colaborar entre
informal posso organizar para
si e a juntar juntar esforços para
conversar com alguém com
alcançar os objectivos da
quem tenho problemas de
organização?
relacionamentoo na organização? relacionament
É capaz de comunicar e partilhar, de forma persuasiva e inspirada, a sua visão ou propósito central .É capaz de inspirar e motivar toda a organização
?
??
As minhas palavras e
Quais são as questões críticas
acções estão alinhadas
que posso enfrentar ao
com a Missão e a Visão
apresentar uma nova missão ou
que transmito para a
visão, e como me devo preparar
Organização?
para a comunicar
Cria um clima de trabalho onde as pessoas dão o seu melhor. Consegue avaliar aproveitar o potencial de cada pessoa. Promove a confiança e atitude optimista. É alguém com quem as pessoas gostam de trabalhar .
?
?
Como posso
Conheço qual o tipo de
reconhecer e celebrar
desafios que mobiliza e
os resultados da minha
motiva os elementos da
equipa?
minha equipa ?
Consegue negociar habilmente mesmo em situações difíceis. Obtém consensos sem prejudicar a relação entre as partes, encontrando soluções criativas criativas que satisfazem todos os envolvidos envolvidos
? Quando lido com uma situação conflitual procuro, em primeiro lugar, estabelecer o terreno comum de ambas as partes?
? Consegui alcançar uma solução “win-win “win-win”” numa situação de conflito recente?
Está pessoalmente empenhado e trabalha activamente para melhorar a si próprio; Reconhece a necessidade de melhoria pessoal, interpessoal e de competências de gestão. Procura continuamente feedback..
??
? O que posso p osso aprender
O que é necessário mudar na
com os meus sucessos
minha acção acção para obter mais mais
recentes? O que posso
resultados? Estou disponível
aprender com os meus
para experimentar novos
insucessos ou falhas?
métodos para trabalhar melhorar?
Constrói equipas coesas dentro da Organização. Partilha vitórias e sucessos para que cada membro da equipa se sinta valorizado e apreciado apreciado..
?
?
Questionário que identifica “estilos” de trabalho em Equipa.
Permite compreender as dinâmicas de grupo e como aproveitar o melhor de cada elemento Belbin in Team Team Roles” É uma adaptação do Questionário “Belb
1 . Para cada Grupo de Questões, identificar as afirmações que mais se adequam ao vosso estilo pessoal. Distribuem 10 pontos pela frases seleccionadas
3
5
2
Criatividade Lidar com a Ambiguidade Qualidade da Decisão e Resolução de Problemas Competências Técnicas/Funcionais Acutilância Mental Aprendizagem Agilidade Estratégica e Gestão da Inovação Aprendizagem Técnica
Gestão de Conflitos
Gestão de Talentos
Gestão de “Crise ”
Conforto perante a Autoridade
Agilidade Organizacional
Competências de Apresentação
Comunicação Escrita
Desenvolver pessoas Liderar pessoas Gerir e avaliar o trabalho Gerir através de Processos e Sistemas Organizar Planear Definir Prioridades Gerirr o Temp Geri empoo Tomar Decisões
• É um “con “construto strutor” r” de pessoa pessoas, s, fornecendo desafios e apresentando tarefas que promovem o desenvolvimentoo pessoal e profissional desenvolviment da sua equipa. Encoraja os membros da sua equipa para o seu desenvolviment desenvolvimentoo
Comunica orientações claras. Define metas ambiciosas e atribui responsabilidades que promov promovem em o potencial das pessoas. Estabelece um plano de trabalho exequível e distribui as tarefas de forma equilibrada pela equipa
Gerir e Avaliar o Trabalho
Gerir através de Processos e Sistemas
• Atribui, de forma clara, responsabilidades pelas tarefas e decisões definindo objectivos claros, processos de monitorização, acompanhamento dos resultados e avaliação.
Constrói planos, metodologias e processos visando a concretização dos resultados. Simplifica processos complexos. Obtém mais com menos recursos.
• Consegue organizar os recursos disponíveis (pessoas, financiamento, financiamento, apoio material,) para concretizar os objectivos. Pode organizar várias actividades ao mesmo tempo para atingir uma Organizar meta. Utiliza recursos de forma eficaz e eficiente
Planear
Definir Prioridades
Tomar Decisões
• Determina com precisão a duração e a dificuldade di ficuldade das tarefas e projectos. Define metas realistas e mensuráveis; define prioridades e parâmetros de tempo para realizar tarefas e projectos. Antecipa obstáculos e desenvolv d esenvolvee planos de contingências para redireccio redireccionar nar tarefas de forma a que o trabalho não seja perdido • Gasta seu tempo e o tempo dos outros no que é importante. Focaliza Focaliza a sua atenção nos factores críticos e coloca os aspectos acessórios de parte. par te. Consegue perceber rapidamente o que vai ajudar ou prejudicar a realizar um objectivo – objectivo – factores factores críticos de sucesso.
• Toma decisões em tempo útil, mesmo com informações incompletas e sob prazos apertados e pressão
Gerir Ger ir e Avalia Avaliarr o Trab rabalho alho • Atribui, de forma clara, responsabilidades pelas tarefas e decisões definindo objectivos claros, processos de monitorização, acompanhamento dos resultados e avaliação.
Gerir através de Processos e Sistemas metodologias e processos visando a concretizaçã concretizaçãoo dos resultados. • Constrói planos, metodologias Simplifica processos complexos. Obtém mais com menos recursos.
Usa seu tempo de forma eficaz e eficiente. Concentra os seus esforços nas prioridades mais importantes; Consegue realizar várias tarefas ao mesmo tempo sem perder qualidade
AGestãodoTempo
86.400 Número Núme ro mágico mágico da Gest Gestão ão de Tempo empo!!
4D Fórmula Fór mula da Ges Gestão tão de Temp empo! o!
Escolha Desejo
Decisão
Acção Determinação
Disciplina
( 5+5 5+5 minutos)
Questione-se…
Onde estou a perder o meu tempo?
Onde estou a investir o meu tempo?
O que devo eliminar?
O que me motiva?
Partilhe com o colega ao seu lado os resultados da sua reflexão
“Lei das Sequências Homogéneas de Trabalho” Todo trabalho interrompido será menos eficaz e levará mais tempo do que se for executado de modo contínuo. Assim, é importante evitar as interrupções.
“Lei de Parkinson” O Tempo investido num trabalho varia em função do tempo disponível (e não do necessário).
“Lei da Dimensão Subjectiva do Tempo” O tempo tem uma dimensão objectiva e uma dimensão subjectiva, que é função do interesse pela actividade exercida. É importante ter em consideração a dimensão subjectiva do tempo.
“Lei da Contra-Pr Contra-Produtividade odutividade do Tempo” Para além de um certo limite horário, a produtivi produtividade dade do tempo investido decresce e torna-se negativa. É importante que haja um equilíbrio. Saiba parar para fazer outra coisa.
Ritmo Biológico Pessoas Madrugadoras : Pessoas que qu e “saltam” da cama nas primeiras horas da manhã, cheias de energia e entusiasmo. Pessoas Noctívagas: Pessoas que preferem dormir até tarde e que se tornam mais produtivas à medida que o dia ava avança…. nça….
Tarefas que utilizam memória a curto prazo (6h – 10h) Tarefas como revisão de última hora de testes/projectos tornam-se mais eficientes num horário mais matutino matutino..
Tarefas Cognitivas (8h – 12h) Tarefas cognitivas ou mentais, tais como ler, calcular e mais relacionadas com a resolução de problemas, serão mais eficientemente resolvidas durante a manhã.
Tarefas que exigem Memória de Longo Prazo (13h – 16h) Tarefas como memorização de discursos e informações necessárias para executar algo, tornam-se mais eficientes neste horário.
Tarefas Manuais (12h – 18h) Tarefas manuais como “teclar” no computador e bricolage, etc, são mais indicados para serem desempenhados nestes horários.
Tarefas Físicas(17h-20h) Tendo em conta os ciclos biológicos, é mais indicado investir em actividades físicas mais ao final da tarde, quando a coordenação muscular está no seu auge. Os estudos mostram que o trabalho corporal se torna mais eficiente ao final da tarde/noite. Exercitar Exercitar o corpo 5 horas antes da hora do sono melhora a qualidade do sono.
1) Organizar o dia de trabalho de acordo com
o ciclo de energia diário 2) Agrupar tarefas e criar blocos de tempo 3) Concentração e tratamento integral dos assuntos
Não ignore o seu relógio interno. Aprenda a fazer uso dele. Sempre que possível tente planear o seu dia de acordo com o seu ciclo de energia. Tente agendar trabalhos que requerem grande concentração
e reflexão para o
seu “horário nobre”. Deixee as actividades como a Deix
leitura, responder a e-mails , , ou devolv devolver er telefonemas
para depois de almoço , caso o seu “horário nobre” seja de manhã..
Junte tarefas da mesma natureza e façaas de uma só vez •
• Não misturar tarefas criativas com tarefas administrativas • Criar blocos de tempo que q ue tenham, no mínimo 60 a 90 minutos
Não abandone uma tarefa prioritária sem a completar a 100% Tenha um ambiente de trabalho que permita executar as tarefas tarefas com calma e tranquilidade Organize o seu espaço de trabalho
fundamen tal da Gestão do Tempo: • Aplique o princípio fundamental FAÇA-O JÁ! • Desenv Desenvolva olva o “sentido de urgência” para as questões importantes COMO FAZER?
• Divida o trabalho em partes Faça um pouco de cada vez, mas comece!
•
Saiba dizer “ AGOR AGORA A NÃO” !
Marque que um limite de tempo no início das suas conv conversas ersas • Mar • Receba os visitantes inesperados fora do seu Gabinete • Receba-os de pé
Quando quiser concentrar-se para executar uma tarefa e, se for possível: o s telefonemas • Peça a alguém para lhe filtrar os • Retire o som ao telemóvel, por forma a poder ver quem lhe ligou e retribuir retribuir as chamadas em tempo oportuno opor tuno • Desligue o telemóvel
•
Mantenha visão global do que tem a fazer
• Crie nova perspectiva/ novos hábitos face a assuntos de menor importância • Marque objectivos realistas • Não se compare com os outros • Mantenha-se atento à qualidade do tempo que gasta na execução das suas tarefas
Definir objectivos e metas
Fazer planos detalhados
Definir Prioridades Importante
/ Urgente
Utilizar a regra 80/20
OPlaneamento
Falhar Planear é Planear Falhar
Um plano poupa tempo e esforço Quanto mais tempo se demora a planear pla near,, menos tempo a executar Cada minuto gasto a planear são cinco minutos que se poupam a executar
D
(atado)
R
(ealista)
E
(específico)
A
(ambicioso)
M
(mensurável)
1. nalisar os passos necessários para chegar ao objectivo e dividir o percurso em tapas lógicas
2 .Estabelecer .Estabelecer metas! Pr Programar ogramar o percurso! OBJ Dia x
Dia y
Dia z
ETAPAS
.Estabelecer prazos 4. Atribu Atribuir ir responsabi responsabilidades lidades
Dia w
DIA D
Pensar por escrito • Clarificar • Registar • Ordenar • Controlar
Utilizar um check-list – check-list – liste liste o que tem para fazer Diário
Semanal
Mensal
Anual
Estabelecer nessa lista uma ordem de Prioridades, sem esta ordem, qualquer lista lis ta é inútil. i nútil.
Considerar o dia, a semana, o mês e o ano como conjuntos. Fazer figurar, no plano, tempos fortes e tempos de respirar , de modo a reduzir ao máximo os momentos de pressão.
Utilizar grelhas / fichas de planeamento que permitam uma fácil leit leitura. ura. Se preferir preferir,, use símbolos e cores.
Utilizar os últimos minutos no seu local de trabalho para planear o dia seguinte, na medida em que tal lhe permitirá rever o dia que acaba.
Qual o uso mais valioso que posso dar ao meu tempo?
Importante
Urgente
URGENTE
“CRISES”
PORTANTE
PRAZOS REUNIÕES
INTERRUPÇÕES EMAILS REUNIÕES NÃO IMPORTANTE
NÃO URGENTE
PLANEAMENTO ESTRATÉGIA CRIATIVIDADE
ASSUNTOS BANAIS DISTRAÇÕES
•
Dar à lista diária di ária de tarefas uma ordem alfabética – alfabética – A, A, B, C, D e E
• As tarefas de tipo A são simultaneamente Importantes e
Urgentess – Urgente
Prioritárias • As tarefas tipo B são Importantes e
não Urgentes
• As tarefas tipo C são tarefas que não contribuem directamente para os resultados mas são Urgentes • As tarefas D são para Delegar • As tarefas E são para Eliminar
Agrupe as tarefas da mesma natureza. (Por exemplo agrupe os seus telefonemas e dedique um período ao “telefone”)
Se no seu trabalho tiver que ler, conceda a si mesmo períodos
leituras; Tente sempre terminar
o dia com uma nota positiva;
regulares para
Trabalhe segundo os seus próprios níveis de energia. Se tem melhor desempenho de manhã, não as desperdice com tarefas de pouca prioridade;
Planifique o seu dia tanto quanto possível, mas deixe espaço para os imponderáveis;
Conceda a si mesmo 10 minutos do tempo planeado no início de cada dia;
Faça uma lista do que tem que fazer. Atribua Atribua prioridades prioridades a estas tarefas e fixe um começo;
)
Identifique os seus objectivos a longo prazo, o que lhe dará um sentido de fim em vista, e uma direcção (para prosseguir).
Reparta os grandes objectivos
por sectores e utilize a sua imaginação
para avaliar avaliar todas as possibilidades possibil idades e alternativas
gráfico de planeamento mensal e/ou anual
Reveja o seu desempenho regularmente e modifique os seus planos em conformidade.
Mantenha-se flexível se em demasia.
no seu planeamento e não tente responsabilizar-
Planear … cada dia, cada semana, o mês, o ano
Atribuir Prioridades a cada tarefa
Diga não às tarefas surpéfluas
Delegar
Utilize o tempo necessário para realizar uma tarefa com qualidade
Avalie a forma como está a utilizar o seu tempo Limite as distracções Reser Reserve ve tempo de qualidade para os projectos mais relevantes Durma bem, aliment alimente-se e-se bem. Faça exer exercício cício
Faça uma pausa quando necessitar
Registe os seus pensamentos e as suas actividades
Divida as grandes tarefas em pequenas tarefas e dedique 10 m do seu tempo Tire 5 m antes de cada telefonema para clarificar os seus objectivos Tire 5 minutos depois de cada telefonema para avaliar os resultados e corrigir acções Resista aos telefonemas e aos emails Resista às distracções (Faceb (Facebook, ook, emails… emails…))
ReuniõesEficazes
As reuniões são a Gestão em Acção Acção. Se as reuniões permitem gerir a organização com mais eficácia, também elas devem se geridas de modo a serem eficazes e produtivas. Enquanto Líder de uma organização a sua competência profissional e a sua credibilidade são avaliadas pela forma como conduz ou participa numa reunião. reunião.
:
1) 2) 3) 4) 5)
Para tr Para troc ocaa de in info form rmaç açõe õess Para Pa ra res resol olvver pr probl oblem emas as Ope perracion onaais De Co Comissão De Equipa
Participantes Convoque apenas as pessoas que podem contribuir efectivamente para os objectivos da reunião de acordo com o horário em que são necessárias. Deixe-as sair se já não são necessárias
Agenda – Incluir objectivo da reunião e respectivos tópicos . Ordenar os assuntos por ordem de importância. importância . Dar mais tempo aos assuntos mais importantes
Distribuir informação antecipadamente
Horário – Indique hora de início e de fim. Cumpra os horários indicados. Seja pontual.
Abertura da reunião xplique que object objectivos, ivos, indiq indique ue o horári horário, o, crie um ambiente favorável favorável Expli (3 a 5 minutos)
Estimular a participação Utilize o “ método da volta à mesa”. Resistia a falar a maior parte par te do tempo
Controlar a reunião e produzir resultados Não deixar que a discussão se alongue, pressione a conclusão dos assuntos, faça um resumo das conclusões – conclusões – oo que fazer, quem, quando – quando – no no final de cada tema Distribuir actas em 24h
O raciocínio de grupo
O desejo de evitar conflitos
A preocupação de chegar a uma qualquer decisão
O grupo é dominado por um dos elementos
A tendência para o raciocínio convergente
Saber comunicar Saber
ouvir
Dominar
a técnica das
perguntas Sentido
de humor
Abertura de reunião Pense numa reunião reunião em particular par ticular que habitualmente organize. organize . Escreva o respectivo objectivo
Comunicação
“Elevator Speach”
Diga o que quer em 30/60 s
Serve para de forma rápida e simples, apresentar um produto, uma ideia, um serviço, uma organização, uma proposta de valor . Traduz as competências de Comun Comunicação icação de cada um e a capacidade de conquistar a atenção, o entusiasmo de uma pessoa, ou de uma audiência. Aplica-se a variadas situações – situações – pessoais pessoais e profissionais.
Exercício Pense no tema do seu Projecto de Melhoria.
Faça o seu Elevator Speach em 60 segundos. Partilhe com o colega do lado.
Obrigada! www.microsoft.com/education/competencies
