Gestión de Proyectos Un proyecto se concibe como la unidad mínima operacional que vincula recursos, actividades y componentes durante un período determinado y con una ubicación definida. Digamos ante todo que, en el uso corriente de la palabra proyecto se utiliza para designar el propósito de hacer algo. "Para muchos, la preparación y evaluación de un proyecto es un instrumento de decisión que determina que si el proyecto se muestra rentable debe implementarse, pero que sino resulta rentable debe abandonarse«. La opción es que la técnica no debe ser tomada como decisional, sino sólo como una posibilidad de proporcionar más información a quien debe decidir ´. BENEFICIOS
1.
DEL PROYECTO: (Parucho Parucho))
Posibilita respuesta rápida a demandas cambiantes. Proporciona
la capacidad para adaptarse al cambio y manejar dicho cambio. Las razones por las que la Gestión de Proyectos permite responder más rápidamente vienen a continuación. 2. Maximiza la capacidad de la organización : Consigue más con menor
coste.
La
gestión
de
proyectos
identifica
todas
las
responsabilidades funcionales de cara al cumplimiento de la misión de la empresa, asegurándose que todos los miembros de la organización conocen su responsabilidad. Así mismo, identifica las posibles mejoras en los procesos, proporcionando ahorros en tiempos y costes. 3. Coordina los diferentes recursos internos y externos. En muchas ocasiones, un mismo proveedor tiene contacto con diferentes áreas de la empresa y no se aprovechan las sinergias que esto puede proporcionar.
4.
Aporta una visión de conjunto y mejora la comunicación en la
empresa. Permite transferir conocimientos entre Departamentos que, de otra forma, actuarían de forma estanca. Fija objetivos globales más alla de las visiones particulares de cada grupo, depart amento o area. Maneja presupuestos generales y costes de toda la organización. Permite marcar prioridades dentro de las distintas acciones pendientes. 5. Permite aprender de las lecciones pasadas. Mediante una correcta Gestión de Proyectos se crea un ³know how ´ en la empresa que permite usar esa experiencia para la planificación y realización de proyectos futuros. 6. Aporta una correcta percepción sobre la auténtica capacidad del equipo, ya que máximiza las sinergias entre los distintos miembros. 7. Permite identificar los riesgos y problemas en fase temprana, permitiendo que se diseñen acciones correctivas a tiempo. 8. Aporta una visión centrada en el cliente, ya que el Jefe de Proyecto es, generalmente, el interlocutor único del cliente y defiende los intereses del mismo dentro de la organización. 9. Proporciona información a la Gerencia y reduce la necesidad de que
todos
los
miembros
del
equipo
estén
realizando
informes
constántemente, ya que se centraliza la información en el Jefe de Proyecto. 10.
Asegura la calidad, ya que permite proporcionar al cliente un
resultado acorde con los requisitos y con adecuación al uso.
JUSTIFICACIÓN DEL PROYECTO ( Nolasco ) Hay
que explicar la prioridad y urgencia del problema para el que
se busca solución, hay que justificar por qué este proyecto que se formula es la propuesta de solución más adecuada o viable para resolver este problema.
ESTUDIO DE MERCADO (Rojas y Karla)
Viabilidad comercial o del mercado
Indicará si el mercado es o no sensible al bien o servicio producido por el proyecto y la aceptabilidad que tendría por su consumo o uso. Estudia los fenómenos de oferta y demanda, las características del mercado, definido este como un espacio social, virtual, flexible y dinámico, conformado por la organización como tal, por sus usuarios reales y potenciales y por los competidores teniendo en cuenta el ciclo de vida de los productos o servicios. Se traduce en una estimación de la demanda y las características de la oferta existente de los bienes y/o servicios vinculados a la solución del problema.
Estudio de la demanda Busca determinar la magnitud de la demanda existente en el momento del análisis y proyectada durante el horizonte del proyecto. Permite responder
a la pregunta: ¿cuántos productos y/o servicios debe entregar el proyecto para que, sumados a la oferta existente, se satisfaga la demanda?. El tamaño de la población objetivo es el primer indicador de la demanda y el proyecto debe considerar al
100%
de la misma.
En este diagnóstico es importante considerar la posible generación de una demanda incremental derivada de la aparición de un nuevo producto (el bien o servicio que entrega el programa social), que presumiblemente atraerá a un conjunto de beneficiarios no legítimos. En este estudio especificarse claramente los déficits, así como el costo que tiene para la población objetivo satisfacer sus necesidades vía el mercado. Es necesario tomar en cuenta:
precio del bien o servicio,
precio de los bienes sustitutos (microbús vs. metro),
precio de los bienes complementarios (bencina con pasaje de microbús),
nivel y distribución de ingresos de la población objetivo,
tamaño y tasa de crecimiento de la población objetivo,
costo del tiempo de espera,
costo del tiempo de acceso,
costo de la movilización necesaria para acceder a recibir el producto,
preferencias de los consumidores. Se debe abarcar todo el horizonte del proyecto, lo que requiere dimensionar la situación actual y estimar la futura.
Estudio de la oferta Requiere
analizar los bienes y/o servicios alternativos que permiten
satisfacer la demanda a lo largo de toda la vida del proyecto.
El estudio de oferta debe:
Identificar los agentes que la generan (sector privado, Estado,
proyectos sociales de otras organizaciones, ONG¶s, etc.)
Seleccionar las variables que determinan el tamaño de la oferta
(precio de los bienes complementarios y sustitutos),
Calcular los efectos que tendría la realización del proyecto sobre la
oferta de los demás agentes (¿incidirá en los precios de productos sustitutos y/o complementarios?, ¿disminuirá su oferta?, etc.).
Relación oferta-demanda Con la información sobre la oferta y la demanda se puede dimensionar el déficit actual. Esto es fundamental para fijar correctamente las metas del proyecto. El déficit es la diferencia entre la demanda y la oferta para cada uno de los períodos de la vida del proyecto. Cuando la diferencia es cero, no hay déficit y la cobertura (potencialmente) es
100%.
Si es mayor que cero, hay exceso de oferta y
(potencialmente) de cobertura. Si es menor que cero, hay déficit de oferta y de cobertura. En los dos primeros casos, si la cobertura neta es inferior a
100%
hay que analizar los problemas de acceso de la población
objetivo (alto precio, desconocimiento, mala distribución, etc.).
ANÁLISIS DE RIESGOS: ( Peña )
Riesgos y flexibilidad Cada proyecto irá acompañado de posibles riesgos del orden político, social, económico, financiero, etc. para tener la capacidad de enfrentarse a situaciones imprevistas o no controlables. Igualmente el
proyecto tendrá cierta flexibilidad para amoldarse a estas situaciones, pero dicha flexibilidad deberá ser presupuestada financieramente. De igual forma en que la calidad es un factor importante en la gestión de proyectos, lo es también el análisis y gest ión de riesgos, eventos o condiciones inciertas que, si se producen, tienen un efecto positivo o negativo sobre al menos un objetivo del proyecto, como tiempo, coste, alcance o incluso la calidad. La gestión de riesgos en la administración
de
proyectos,
consiste
entonces
en
aumentar
la
propabilidad e impacto de los eventos positivos y disminuir la probabilidad e impacto de los eventos adversos al proyecto. Existen en la actualidad varias metodologías usadas para la gestión de proyectos, la mayoría de ellas consideran como factor importante dentro de la administración de proyectos, el analisis y gestión de riesgos; otras metodologías sin embargo han sido concebidas y creadas exclusivamente como un conjunto de pautas a seguir para descubrir y planificar las medidas oportunas para mantener los riesgos bajo control, en ciertos proyectos de tipo especifico. Los siguientes seis procesos descritos , constituyen un enfoque sobre como gestionar los riesgos en la administración de proyectos : Planificación
de la gestió n de riesgos: En el cual se decide,
como enfocar, planificar y ejecutar las actividades de gestión de riesgos para un proyecto. Identificación
de riesgos: Permite determinar qué riesgos pueden
afectar al proyecto y documentar sus caracteristicas. Análisis
cualitativo de riesgos: Cada riesgo se clasifica según su
probabilidad de ocurrencia e impacto, para realizar otros análisis o acciones posteriores.
Análisis
cuantitativo de riesgos: Cada riesgo identificado en los
objetivos generales del proyecto es analizado según su efecto.
Planificación
de la respuesta a los riesgos: Se desarrollan
opciones y acciones para mejorar las oportunidades y reducir las amenazas a los objetivos del proyecto. Seguimiento
y control de riesgos: Una vez identificados los
riesgos del proyecto, es necesario realizar un seguimiento a éstos, además de supervisar los riesgos residuales, identificar nuevos riesgos, ejecutar planes de respuesta a los riesgos y evaluar su efectividad a lo largo del ciclo de vida del proyecto.
EVALUACIÓN SOCIAL DEL PROYECTO ( Francisco ) Ellos nos permiten realizar una evaluación, teniendo en cuenta los objetivos propuestos y las realizaciones concretas. Se plantean los siguientes indicadores: 1. Independencia
No conviene usar el mismo indicador para medir diferentes metas y objetivos. Cada meta debe tener un indicador propio. Si ello es posible, habrá que revisar el diseño del proyecto y corregirlo. 2. Verificabilidad Los indicadores deben establecerse de tal modo que sea posible verificar o comprobar de forma empírica los cambios que se van produciendo con el proyecto. Esto permite que objetivamente el indicador tenga el mismo significado tanto para un defensor como para un oponente del proyecto.
3. Validez Los indicadores deben medir lo que se pretende medir. No se trata de un juego de palabras. Tomados en conjunto, todos los indicadores deben reflejar los efectos del proyecto. 4. Accesibilidad
Que implica el establecimiento de indicadores cuya información necesaria (datos) se puedan obtener fácilmente. No tiene mucho sentido emplear indicadores para los cuales hay que utilizar mucho tiempo y esfuerzo en recabar los datos necesarios que permitan la medición. Lo ideal es usar indicadores que requieran datos ya existentes o que se puedan obtener mediante el sistema de seguimiento normal del proyecto. 5. Estudio de alternativas Las alternativas son las diferentes formas de solucionar un problema en función de su localización y la tecnología utilizada
en
cada
una
de
ellas.
Presentan
la
favorabilidad
o
desfavorabilidad de realización de las mismas, permite mostrar nuestra propuesta como la mejor a considerar. 6. Riesgos y flexibilidad
Cada proyecto irá acompañado de posibles
riesgos del orden político, social, económico, financiero, etc. para tener la capacidad de enfrentarse a situaciones imprevistas o no controlables. Igualmente el proyecto tendrá cierta flexibilidad para amoldarse a estas situaciones,
pero
financieramente.
dicha
flexibilidad
deberá
ser
presupuestada
