LAPORAN TUGAS AKHIR
TATA CA RA PEMROSESAN PEMROSESAN DAN PENATAUSAHAA N DOKUMEN MASUK DI SEKSI PENGAWASAN PENGAWASAN DAN KONSU K ONSULTASI LTASI
NEKY SOFIYAH 008164080020096
PROGRAM ON
THE JOB TRAINING
PEGAWAI BARU/CPNS
KPP PRATAMA JAKARTA TANAH ABANG SATU KANWIL DJP JAKARTA PUSAT DIREKTORAT DIREKTORAT JENDERAL PAJA K 2013
i
LEMBAR PENGESAHAN DAN PENILAIAN L APORAN AKHIR OJT
Pada hari ini tanggal……… bulan …………. Tahun ………… Mengesahkan,
……………………………. A. Muhammad Noor NIP. 196808201995031001 Kepala Seksi Pengawasan dan Konsultasi II
Menilai,
[Lemah – Sedikit Lemah – Biasa – Kuat – Sangat Kuat]
ii
DAFTAR ISI
HALAMAN JUDUL ......................................................................................... i HALAMAN PENGESAHAN DAN PENILAIAN................................................. ii DAFTAR ISI ................................................................................................... iii
BAB 1 PENDAHULUAN................................................................................. 1 1.1. Latar Belakang........................................................................................ 1 1.1.1. Kondisi Ideal.................................................................................... 1 1.1.2. Kondisi Saat Ini ............................................................................... 2 1.2. Sasaran .................................................................................................. 3 BAB 2 PEMBAHASAN................................................................................... 4 2.1. Permasalahan......................................................................................... 4 2.2. Analisis Masalah..................................................................................... 4 BAB 3 PENUTUP .......................................................................................... 5 3.1. Kesimpulan............................................................................................. 5 3.2. Saran...................................................................................................... 5
iii
BAB 1 PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang Masalah Kantor Pelayanan Pajak (KPP) adalah unit kerja dari Direktorat Jenderal Pajak yang melaksanakan pelayanan kepada masyarakat baik yang telah terdaftar sebagai Wajib Pajak (WP) maupun tidak. Pelayanan kepada Wajib Pajak diberikan secara menyeluruh di setiap seksi yang ada di KPP, salah satunya seksi Pengaasan dan Konsultasi (Waskon). Seksi Waskon bertugas melakukan pengawasan kepatuhan kewajiban perpajakan Wajib Pajak, Bimbingan/himbauan kepada Wajib Pajak dan konsultasi teknis perpajakan, penyusunan profil Wajib Pajak, analisa kinerja Wajib Pajak, rekonsiliasi data Wajib Pajak dalam rangka melakukan intensifikasi, dan melakukan evaluasi hasil banding berdasarkan ketentuan yang berlaku.
Proses tersebut
dimulai dari adanya dokumen masuk dari seksi lain yang berkaitan dengan proses bisnis di Waskon. Dokumen
masuk
di
Seksi
Waskon
akan
ditatausahakan
sebelum
didistribusikan kepada masing-masing pelaksana Seksi Waskon atau yang sering disebut Account Representative ( AR). Dokumen yang dimaksut dalam prosedur Tata Cara Pemrosesan dan Penatausahaan Dokumen Masuk di Seksi Pengawasan dan Konsultasi (Waskon) meliputi surat, laporan, formulir, kartu, daftar, dan buku yang digunakan di lingkungan Direktorat Jenderal Pajak (DJP). Proses Penatausahaan dokumen masuk di Seksi Waskon
sering kali mengalami beberapa masalah,
dimana prosedur tidak berjalan sebagaimana mestinya.
1.1.1. Kondisi Ideal Kepala Seksi Waskon menerima dokumen masuk yang telah didisposisi Kepala Kantor Pelayanan Pajak (terkait dengan SOP tata cara penerimaan dokumen masuk di KPP), kemudian memberikan disposisi, menugaskan untuk menatausahakan atau untuk memproses
1
dokumen masuk dan meneruskan dokumen tersebut kepada AR. Dokumen yang akan disimpan maka akan ditatausahakan, sedangkan dokumen yang akan diproses ditindaklanjuti sesuai dengan penugasan Kepala Seksi Waskon. Apabila dokumen masuk tersebut harus dibuatkan respon/balasan/tindak lanjut, maka AR akan melakukan penghimpunan
bahan,
membuat
konsep
dokumen
keluar,
dan
meneruskan konsep dokumen tersebut ke Kepala Waskon. Kepala Seksi Waskon akan meneliti dan memaraf konsep dokumen keluar serta meneruskannya ke Kepala KPP. Dokumen yang disetujui akan ditandatangani oleh Kepala KPP, dicatat sera diberi cap, nomor, dan tanggal oleh Sekretaris Kepala KPP, kemudian akan diteruskan
ke
pelaksana
Waskon
( AR).
AR
menerima,
menginput/mencatat data dokumen keluar, menatausahakan arsip yang berasal dari dokumen masuk
maupun dokumen keluar, meneruskan
tembusan ke seksi terkait, serta meneruskan dokumen keluar yang siap dikirim ke Subbagian Umum dengan menggunakan buku ekspedisi. Penyimpanan dokumen keluar kepada pihak eksternal oleh Subbagian Umum dilakukan sesuai dengan SOP tata cara penyampaian dokumen di KPP. Proses selesai.
1.1.2. Kondisi Saat Ini Proses penatausahaan dokumen masuk di Seksi Waskon dimulai dari dokumen masuk yang didisposisikan oleh Kepala Seksi waskon kepada AR. AR memproses dokumen masuk tersebut sesuai dengan SOP terkait. Dokumen yang disimpan akan ditatusahakan, sedangkan dokumen yang akan diproses ditindaklanjuti sesuai penugasan Kepala Seksi Waskon. Dokumen yang sudah diproses dan siap keluar atau dikirim ke Seksi lain harus mendapat persetujuan dari Kepala KPP dengan ditandatangani, kemudian oleh sekretaris Kepala KPP akan dicatat datanya, serta diberi cap, nomor, dan tanggal, sehingga dokumen akan diteruskan kembali ke pelaksana Waskon/ AR.
2
AR yang menerima dokumen, akan menginput dan mencatat
dokumen keluar dan menatausahakan arsip yang berasal dari dokumen masuk maupun dokumen keluar, serta meneruskan dokumen ke seksi terkait atau meneruskan dokumen keluar melalui Subbagian Umum menggunakan buku ekspedisi.
1.2.
Sasaran
Sasaran yang difokuskan penulis adalah objek dari Tata Cara Pemrosesan dan Penatausahaan Dokumen Masuk di Seksi Pengawasan dan Konsultasi di Kantor Pajak Pratama Jakarta Tanah Abang Satu.
3
BAB 2 PEMBAHASAN
2.1. Permasal ahan Berdasarkan uraian latar belakang yang telah dijelaskan sebelumnya, maka permasalahan yang muncul terkait dengan tata cara penatausahaan dokumen masuk di Seksi Waskon adalah kurang tepatnya pendistribusian dokumen, sehingga dapat berdampak pada jatuh tempo penyelesaian surat. Hal ini terkait dari surat masuk yang berasal dari berbagai seksi, termasuk dari Seksi Pelayanan atau Tempat Pelayanan Terpadu (TPT), Seksi Pemeriksaan, Seksi Penagihan, Seksi PDI, Seksi Ekstensifikasi, maupun dari Kepala KPP. Masalah yang paling sering berasal dari TPT, karena sebagian surat masuk dari Wajib Pajak berasal dari TPT.
2.2 Analis is Masalah Analisis permasalahan terkait dengan tata cara pemrosesan dan penatausahaan dokumen masuk di Seksi Waskon meliputi: 2.2.1. Sistem Error Sistem yang error pada aplikasi SIDJP maupun sistem pada Tempat Pelayanan Terpadu (TPT). Sistem SIDJP yang error dapat memperlambat kinerja dalam pengarsipan dokumen masuk, hal ini dapat berdampak pada dokumen yang memiliki jatuh tempo kerja satu hari. 2.2.2. Human Error Beberapa surat masuk yang berasal dari TPT harus didistribusikan kepada Seksi Waskon, akan tetapi beberapa surat sering terlewat untuk disampaikan, misalnya seringkali surat yang seharusnya disampaikan dalam jatu tempo hanya satu hari kerja telat disampaiakan. 2.2.3. Persyaratan dokumen yang tidak lengkap, sehingga mengharuskan AR untuk mengkonfirmasi ulang kepada WP.
4
BAB 3 PENUTUP
3.1.
Kesimpulan Berdasarkan hasil pembahasan masalah yang telah dijelaskan, dapat ditarik
kesimpulan bahwa proses penatausahaan dokumen di Seksi Waskon belum berjalan sesuai SOP, terutama terkait dengan SOP masing-masing seksi yang akan mengirim dokumen keluar ke Seksi Waskon.
3.2.
Saran Saran yang dapat diberikan terkait dengan permasalahan ini adalah sebagai
berikut: 3.2.1. Perbaikan sistem yang berkelanjutan pada aplikasi yang digunakan, misalnya Aplikasi SIDJP dan TPT. 3.2.2. Setiap Seksi yang akan mengirim dokumen keluar diharapkan dapat melaksanakan sesuai dengan SOP, disesuaikan dengan j atuh tempo. 3.2.3. Sebelum dokumen dikirim ke Seksi Waskon, sebaiknya persyaratan di cek ulang, dan harus lengkap.
5
