MANUAL DEL SIB
Área de Responsabilidad TODAS Categoría de Riesgo
M-CORP
BAJO
INDICE
Versión 11 (05-02-08)
MANUAL DEL SISTEMA INTEGRADO BUENAVENTURA SIB
Seguridad y Salud Ocupacional, Calidad, Medio Ambiente y Relaciones Comunitarias
Normas de Gestión aplicadas: OHSAS 18001 ISO 9001 ISO 14001 SA 8000
ELABORADO POR:
Sandro García Trujillo Coordinador SIB Corporativo FECHA: 08/02/2008
REVISADO POR:
Alfredo Pallete Tocunaga Coordinador de Seguridad FECHA: 08/02/2008
APROBADO POR:
Francois Muths Cárdenas Gerente de Operaciones FECHA: 08/02/2008
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INDICE Secciones Descripción 1 Introducción 1.1 Presentación del Grupo Buenaventura 1.2 Objetivo del Sistema Integrado de Gestión Buenaventura 1.3 Alcance del Manual SIB 1.4 Definiciones 1.5 Control de cambios del Manual 1.6 Cambios de la presente sección 2 Gobernabilidad interna 2.1 Estructuras Organizacionales 2.2 Misión de la Cía. de Minas Buenaventura S.A.A 2.3 Visión de la Cía. de Minas Buenaventura S.A.A 2.4 Valores de la Cía. de Minas Buenaventura S.A.A 2.5 Responsabilidades dentro del SIB 2.6 Compromisos de la Alta Dirección 2.7 Política de Seguridad y Salud Ocupacional, Medio Ambiente y Calidad 2.8 Código de Ética y Conducta 2.9 Cambios de la presente sección 3 Planificación 3.1 Alcance del SIB Corporativo 3.2 Documentación y Control de Documentos 3.3 Control de Registros 3.4 Planificación del SIB 3.5 Identificación e interrelación de los Procesos 3.6 Planificación de los Procesos 3.7 Identificación de aspectos & peligros y evaluación de impactos & riesgos 3.8 Identificación de Partes Interesadas 3.9 Identificación de Requisitos legales y otros Compromisos suscritos 3.10 Determinación de los Requisitos relacionados con el Producto o Servicio 3.11 Objetivo, Metas y Programas de Gestión 3.12 Cambios de la presente sección 4 Implementación y control 4.1 Provisión de Recursos 4.2 Evaluación y Selección de Contratistas 4.3 Colaboradores internos 4.4 Infraestructura 4.5 Ambiente de Trabajo 4.6 Diseño y Desarrollo del Producto 4.7 Procesos relacionados con el Cliente 4.8 Procesos relacionados con las Comunidades 4.9 Imagen Corporativa 4.10 Compra de suministros 4.11 Control de las Operaciones 4.12 Identificación y conservación del Producto 4.13 Procesos Especiales 4.14 Planes de Emergencias 4.15 Cambios de la presente sección
Pág. -----1 1 1 2 2 2 -----1 4 4 4 5 6 7 7 9 -----1 1 3 3 3 4 4 4 5 5 6 7 -----1 1 2 3 4 4 4 6 6 6 7 8 8 8 9
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Secciones Descripción 5 Evaluación del Desempeño 5.1 Satisfacción del Cliente 5.2 Seguimiento y Medición de Procesos 5.3 Seguimiento y Medición de los Productos / Servicio 5.4 Evaluación del Cumplimiento Legal 5.5 Control de los Equipos de seguimiento y medición 5.6 Control de productos finales no conformes de las Unidades de Producción 5.7 Auditorias internas 5.8 Auditorias externas y fiscalizaciones 5.9 Análisis de Datos e Indicadores de desempeño 5.10 Cambios de la presente sección 6 Comunicación y Consulta 6.1 Comunicación y consulta con los Clientes 6.2 Comunicación y consulta con el Público Interno 6.3 Comunicación y consulta con otras Partes Interesadas externas 6.4 Reporte de Responsabilidad Social 6.5 Cambios de la presente sección 7 Mejoramiento 7.1 Incidentes, Accidentes y No conformidades 7.2 Acciones Correctivas 7.3 Acciones Preventivas 7.4 Mejora Continua 7.5 Revisión del SIB 7.6 Cambios de la presente sección 8 ANEXOS A1 Relaciones cruzadas con las normas de referencia A2 Código de Conducta y Ética A3 Programa de Gestión A4 Glosario de términos y definiciones A5 Lista de documentos corporativos A6 Definición de objetivos año
Versión 03 04
Fecha de revisión Mayo-2007 Junio-2007
05
Julio 2007
Pág. -----1 1 1 2 2 3
Versión 07 -------------------------------
3 3 4 6 -----1 1 2 3 4 -----1 1 1 1 1 2
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-------------------------------
04 01 02 02 04 02
Descripción del cambio Se actualizó la sección 2. paso de versión 01 a 02 Se modifica la numeración de las secciones. Comienzan con el correlativo 1. Se actualiza las versiones de todas las secciones. Se introduce en cada sección un numeral para identificar los cambios de cada sección. Se actualiza numeración de anexos. Se incluye en la carátula la norma SA 8000. Se cambia la versión de la sección 1. pasa de ser la versión 03 a la versión 04. Se cambia la versión de la sección 2. pasa de ser la versión 04 a la versión 05. Se cambia la versión de la sección 3. pasa de ser la versión 04 a la versión 05.
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Versión
Fecha de revisión
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Versión 11 (05-02-08) Descripción del cambio
Se cambia la versión de la sección 4. pasa de ser la versión 05 a la versión 06. Se cambia la versión de la sección 5. pasa de ser la versión 04 a la versión 05. Se cambia la versión de la sección 6. pasa de ser la versión 03 a la versión 04 Se incluye el tema: “auditorias externas y fiscalizaciones” en la sección 5. Se desarrolla la sección 5 Se incluye el tema: “Incidentes; accidentes; no conformidades” en la sección 7
06
Septiembre 2007
07
Octubre 2007
08
Noviembre 2007
09 10
Diciembre 2007 Enero 2008
11
Febrero 2008
Se introduce el anexo A4: glosario de términos y definiciones. Se introduce el anexo A5: lista de documentos corporativos de aplicación transversal. Se cambia la versión de la sección 1. pasa de ser la versión 04 a la versión 05 Se cambia la versión de la sección 2. pasa de ser la versión 05 a la versión 06 Se corrige la versión de la sección 3. pasa de ser la versión 05 a la versión 07 Se actualiza la numeración de páginas de todas las secciones Se modifica secciones: 2; 4; 5; 6; 7 Se actualiza las versiones de todas las secciones incluido los anexos. Se introduce anexo 6 Se actualizan versiones de secciones Se actualizan títulos de secciones y las versiones de enero 2008. Se modifica la versión de la sección 1 que pasa de ser la versión 8 a la versión 9. Se modifica la versión del anexo 4. pasa de ser la versión 01 a la versión 02. Se modifican las versiones de los anexos 5 y 6. Se cambia la versión del índice pasa de ser la versión 10 a la versión 11. Se cambia la versión de la sección 1 pasa de ser la versión 09 a la versión 10. Se cambia la versión de la sección 2 pasa de ser la versión 10 a la versión 11. Se cambia la versión de la sección 3 pasa de ser la versión 10 a la versión 11. Se cambia la versión de la sección 4 pasa de ser la versión 10 a la versión 11. Se cambia la versión de la sección 5 pasa de ser la versión 06 a la versión 07. Se modifica la sección 4.3 Público interno por Colaboradores internos.
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1. INTRODUCCIÓN
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1.1 Presentación del Grupo Buenaventura El Grupo de Empresas Buenaventura - en adelante Grupo Buenaventura - es una de los principales Grupos empresariales del Perú dirigidos por los principios y políticas de la Compañía de Minas Buenaventura S.A.A. Las empresas que conforman El Grupo Buenaventura desarrollan diversas actividades en el sector minero y energético. Su descripción se encuentra establecida en el documento “Acta de conformación del Grupo de Empresas Buenaventura” que es mantenida por el Comité SIB Corporativo. La composición de las empresas del Grupo Buenaventura es la siguiente: •
Empresas Mineras: o Unidades de Producción o Proyectos de Exploración
•
Empresa Eléctrica: o Unidades Operativas de Mantenimiento y Obras
Transmisión,
Generación,
Operación
y
El “Acta de conformación del Grupo de Empresas Buenaventura” incluye la identificación de los procesos principales o de realización de cada una de las empresas que conforman este grupo. 1.2 Objetivos del Sistema Integrado de Gestión Buenaventura - SIB El propósito del presente Manual es describir la forma como se implementa y mantiene el sistema integrado de gestión, con el fin de: − −
− −
Demostrar que la Empresa tiene la capacidad para suministrar sus productos: de manera que se satisfaga los requisitos del cliente y reglamentos aplicables. Satisfacer las necesidades de nuestros clientes, así como tener en cuenta las opiniones de otras partes interesadas en aspectos de responsabilidad social; esto es: Calidad, Medio ambiente, Seguridad y Salud Ocupacional y Relaciones comunitarias. Mejorar continuamente la eficacia del SIB mediante el cumplimiento de los requisitos especificados por las normas ISO 9001, ISO 14001, OHSAS 18001 y SA 8000. Alcanzar un buen desempeño de sus Exploraciones y Operaciones, controlando el impacto negativo de sus actividades, productos y servicios sobre el medio ambiente, colaboradores, visitantes y comunidades vecinas.
1.3 Alcance del Manual SIB El presente manual se aplica a: • •
Las actividades mineras desarrolladas por las Exploraciones y Operaciones de las Empresas del Grupo Buenaventura. Las actividades energéticas desarrolladas por CONENHUA.
Asimismo incluye a las Oficinas Administrativas de la Compañía de Minas Buenaventura S.A.A. con sede en la ciudad de Lima. La conformación de las Empresas del Grupo Buenaventura que están incluidas en el alcance del SIB se encuentra identificada en el “Acta de conformación del Grupo de Empresas Buenaventura”. Se prevé que cada Empresa del Grupo Buenaventura en función de sus procesos y actividades describa su propio alcance SIB, adopte y/o adecue los lineamientos descritos y referenciados en el presente Manual SIB. Este documento también puede servir como instrumento de gestión para controlar los servicios que brindan las Empresas
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1. INTRODUCCIÓN
Versión 10 (05-02-08)
Especializadas mediante el establecimiento de requisitos contractuales en conformidad con los lineamientos del presente manual. 1.4 Definiciones Para los fines del presente Manual SIB se consideran como válidas las definiciones que figuran en las normas internacionales: ISO 9001; ISO 14001; OHSAS 18001 y SA 8000. Otras definiciones específicas de cada Empresa del Grupo Buenaventura se pueden encontrar en el Anexo 4 del presente manual. ISO 9001 ISO 14001 OHSAS 18001 SA 8000
Norma internacional sobre Sistemas de Gestión de la Calidad Norma internacional sobre Sistemas de Gestión Ambiental Norma sobre Sistemas de Gestión de Seguridad y Salud Ocupacional Norma internacional de responsabilidad social orientado hacia la empresa y contratistas
1.5 Control de cambios del Manual El presente manual (M-CORP) describe el Sistema Integrado de Gestión Corporativo. Esta estructurado por secciones independientes unas de otras, de modo que su control sea simplificado. Para este propósito cada sección identifica: a) la versión vigente; b) la fecha de revisión y una breve descripción de los cambios experimentados en cada revisión que se efectúe. Con fines prácticos y dado que la estructura del Manual SIB permite la aparición de secciones independientes unas de otras, el presente manual será identificado en su conjunto a través de la VERSIÓN del índice general del presente manual. 1.6 Cambios de la presente sección: Versión
Fecha de revisión
02
Mayo 2007
03
Junio 2007
04
Julio 2007
05
Septiembre 2007
06
Diciembre 2007
Descripción del cambio Se modifica estructura de la sección, incluyendo la sección “control de cambios de la presente sección” Se modifica numeración de la sección. Pasa de número 0 a número 1 Se realizan correcciones ortográficas. Se incluye en el numeral 1.5 la norma SA 8000 Se incluye el numeral 1.12 “control de cambios de la presente sección” Se modifica secciones 1.1 para introducir el término subsidiarias; e identificar la subsidiaria CONENHUA. Se corrige ortografía en la sección 1.7. Se incluye en el punto 1.7 el Manual ambiental para exploraciones mineras y manuales de funciones, políticas y procedimientos de áreas. Se traslada los temas relacionados a: misión, visión y valores a la sección 02 del manual SIB Se traslada los temas relacionados a: documentación y control de documentos y control de registros a la sección 03 del manual SIB Se modifica la identificación de empresas de la compañía de minas Buenaventura con el propósito de incluir otras organizaciones como: CEDIMIN, CONENHUA, BISA y proyectos de exploración como MALLAY, BREAPAMPA, EL
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Diciembre 2007 Enero 2008 Enero 2008 Febrero 2008
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Categoría de Riesgo BAJO
1. INTRODUCCIÓN
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MILAGRO, entre otras. Se amplia definición del SIB. Se excluye referencias a la empresa BISA. Se incluyen las siguientes siglas DJ, PAMA, EIA, EA, PCM, y PCPA. Se retira el punto 1.5 Abreviaturas y siglas pasa colocarlo en el anexo 4. Sección 1.1 se reemplaza director Gerente General por Comité SIB Corporativo. Asimismo se agrega en empresa eléctrica: Unidades de operativas de transmisión, operación y mantenimiento y obras.
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MANUAL DEL SIB M-CORP 2. GOBERNABILIDAD INTERNA
Categoría de Riesgo BAJO Versión 11 (05-02-08)
2.1 Estructuras Organizacionales 2.1.1
Estructura organizacional del Grupo Buenaventura. Considera los niveles de dirección siguientes: NIVEL I
NIVEL II
NIVEL III
Director Gerente General Gerencias de línea: I. Gerente de Exploraciones II. Gerente de Operaciones III. Gerente de Desarrollo de Negocios IV. Gerente de Administración y Finanzas V. Gerentes de Subsidiarias Sub-Gerencias, Direcciones, Superintendencias Generales y Jefes de Proyectos.
La interrelación de estos niveles de dirección se encuentran definidos el “Organigrama del Grupo Buenaventura” mantenido por el Director Gerente General de Compañía de Minas Buenaventura S.A.A. 2.1.2
Estructura organizacional básica de cada Empresa del Grupo Buenaventura Según la naturaleza de cada Empresa del Grupo Buenaventura, se considera los niveles de dirección siguientes:
a) Empresas Mineras: 1. Unidades de Producción: I. Gerente de Operaciones II. Superintendentes Generales III. Jefaturas de Área (Geología, Mina, Planta, Seguridad, Medio ambiente, Mantenimiento y Almacén) NOTA: Las funciones de Planeamiento, Ingeniería, Laboratorio, Contabilidad, Recursos Humanos, Relaciones Comunitarias, entre otros, pueden ser desempeñadas por áreas independientes de las mostradas, si así se considera pertinente, en cuyo caso debe contarse con las aprobaciones del Superintendente General y Gerente de Operaciones. 2. Proyectos de Exploración Greenfield: I. II. III. IV.
Gerente de Exploraciones Subgerente de Exploraciones Jefaturas de Exploraciones Jefes de Proyectos
3. Proyectos de Exploración Avanzado: I. II. III. IV.
Gerente de Desarrollo de Negocios Gerentes de Proyectos Jefes de Proyectos Jefaturas de Área
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Categoría de Riesgo BAJO
2. GOBERNABILIDAD INTERNA
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b) Empresa Eléctrica: I. II. III. IV.
Director Gerente Subgerente de Operaciones Residentes Jefes de Área
Estas estructuras, así como las funciones principales de cada una de estas áreas, son revisadas y aprobadas para su continua adecuación por las Altas Direcciones de cada una de las Empresas del Grupo Buenaventura tomando en consideración las opiniones y recomendaciones de la Subgerencia de Administración y Recursos Humanos. 2.1.3
Estructura para el SIB Con el propósito de planificar, implementar y mantener el Sistema Integrado de Gestión en las Empresas del Grupo Buenaventura, se han establecido los siguientes niveles de organización entre los líderes de cada una de las Empresas del Grupo: I. II. III. IV. V.
Alta Dirección del Grupo Buenaventura Representantes de la Alta Dirección del Grupo Buenaventura Comité SIB Corporativo Altas Direcciones de cada Empresa del Grupo Buenaventura Representantes de las Altas Direcciones de cada Empresa del Grupo Buenaventura VI. Comités SIB de cada Empresa del Grupo Buenaventura VII. Otros Comités Técnicos en cada Empresa del Grupo Buenaventura
Alta Dirección del Grupo Buenaventura Representantes de la Alta Dirección del Grupo Buenaventura Comité SIB Corporativo
Altas Direcciones de cada empresa del Grupo Buenaventura Representantes de las Altas Direcciones de cada empresa del Grupo Buenaventura Comités SIB de cada empresa del Grupo Buenaventura
Otros Comités técnicos
Esta estructura es revisada y aprobada para su continua adecuación por el Director Gerente General de Compañía de Minas Buenaventura S.A.A.
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Categoría de Riesgo BAJO
2. GOBERNABILIDAD INTERNA
Versión 11 (05-02-08)
La siguiente sección identifica las funciones específicas que conforman cada nivel. 2.1.4
Alta Dirección del Grupo Buenaventura: − − − − − − − −
2.1.5
Director Gerente General Gerente de Desarrollo de Negocios Gerente de Operaciones Gerente de Exploraciones Gerente de Administración y Finanzas Gerente General de CEDIMIN Gerente General de Coimolache Director Gerente de CONENHUA
Representantes de la Alta Dirección del Grupo Buenaventura: a) Para Empresas Mineras: • En Operaciones: Gerente de Operaciones de Compañía de Minas Buenaventura S.A.A • En Exploraciones: Gerente de Exploraciones de Compañía de Minas Buenaventura S.A.A. b) Para Empresa Eléctrica: Subgerente de Operaciones CONENHUA
2.1.6
Comité SIB Corporativo El Comité SIB Corporativo esta conformado por los siguientes miembros: − − − − − −
2.1.7
Alta Dirección de cada Empresa del Grupo Buenaventura −
−
2.1.8
Empresas Mineras: En Unidades de Producción: Superintendentes Generales. En Proyectos de Exploración Greenfield: Jefes de Proyectos. En Proyectos de Exploración Avanzado: Jefes de Proyectos. Empresa Eléctrica: Director Gerente de CONENHUA Subgerente de Operaciones de CONENHUA
Representantes de las Altas Direcciones de cada Empresa del Grupo Buenaventura −
2.1.9
Gerente de Operaciones de Compañía de Minas Buenaventura S.A.A. (Presidente del Comité SIB corporativo). Director de Medio Ambiente. Director de Relaciones Comunitarias. Coordinador de Seguridad (Secretario del Comité SIB corporativo). Representantes de la Alta Dirección de cada Empresa del Grupo Buenaventura. Coordinador SIB Corporativo.
Las Altas Direcciones de cada Empresa del Grupo Buenaventura designan a su(s) Representante(s). Esta designación es formal y el registro de la misma es controlado según el procedimiento P-CORP-02-Control de registros
Comité SIB en cada Empresa del Grupo Buenaventura: La conformación del Comité SIB en cada Empresa del Grupo Buenaventura es determinada por sus respectivas Alta Direcciones, sin embargo debe considerarse, sin llegar a limitarse, a las siguientes funciones:
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MANUAL DEL SIB M-CORP 2. GOBERNABILIDAD INTERNA − − − − − −
Categoría de Riesgo BAJO Versión 11 (05-02-08)
Alta Dirección de la Empresa. Representante de la Alta Dirección de la Empresa. Encargados de la Seguridad, Medio Ambiente y Relaciones Comunitarias Encargados de todas las áreas de trabajo. Representantes de los trabajadores provenientes de cada una de las áreas de trabajo* Médico de Salud Ocupacional.
* Los Representantes de los trabajadores deberán contar con experiencia en Seguridad o capacitación recibida en ella, elegido por el plazo de un año, de acuerdo a la ley aplicable.
Asimismo como parte de la implementación, mantenimiento y mejora del SIB se pueden formar grupos o comités especiales tales como círculos de calidad, grupos de mejora, comité de investigación, entre otros. 2.2 Misión de la Compañía de Minas Buenaventura S.A.A. La “Misión” o razón de ser de la Empresa, es: − Formar y mantener un equipo humano multidisciplinario con excelencia empresarial. − Llevar a cabo operaciones minero metalúrgicas de manera segura y eficiente aplicando los más altos estándares de la industria. − Promover el crecimiento y el desarrollo orgánico, principalmente a través de las exploraciones y la investigación metalúrgica. − Propiciar nuestra asociación con empresas afines de primer nivel en el mundo. − Adquirir y desarrollar activos mineros en Iberoamérica. − Diversificar nuestra producción a otros metales o minerales industriales. − Mantener el contacto y la transparencia con nuestros accionistas, las autoridades y demás partes interesadas. − Aplicar las mejores prácticas de Gobierno Corporativo. − Lograr excelencia ambiental en nuestras Operaciones y Exploraciones. − Desarrollar y promover alianzas estratégicas con las comunidades donde operamos, participando activamente en favor de su Desarrollo Sostenible. − Lograr un ambiente de trabajo que promueva el desarrollo humano y profesional en todos los ámbitos de la Empresa. 2.3 Visión de la Compañía de Minas Buenaventura S.A.A. La “visión” o futuro por el que compite y trabaja la Empresa esta declarada de la siguiente forma: “Buenaventura es una empresa minero – metalúrgica, globalmente competitiva. Somos líderes en términos de seguridad y generación de oportunidades para el desarrollo integral de nuestro equipo humano, así como en rentabilidad y creación de valor para los accionistas. Estamos plenamente comprometidos con un manejo responsable del medio ambiente y con el desarrollo sostenible de las comunidades en las que operamos”. 2.4 Valores del Grupo de Empresas Buenaventura S.A.A. Los “valores” o líneas básicas de actuación de la Empresa, son: − Integridad: mostramos un comportamiento personal consecuente con la misión y nuestros valores. − Laboriosidad: llevamos a cabo nuestro trabajo poniendo siempre el máximo esfuerzo. − Lealtad: siempre buscamos lograr la excelencia de Buenaventura por encima de cualquier interés personal. − Respeto: toleramos y valoramos la cultura, tradiciones, costumbres, aportes y valores de las personas y de nuestra Compañía. − Honestidad: es decir siempre la verdad aún cuando nos pueda perjudicar.
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Categoría de Riesgo BAJO
2. GOBERNABILIDAD INTERNA −
Versión 11 (05-02-08)
Transparencia: supone el compromiso de brindar en todo momento información objetiva, oportuna y veraz.
2.5 Responsabilidades dentro del SIB: 2.5.1
Alta Dirección del Grupo Buenaventura − − − − − −
2.5.2
Representantes de la Alta Dirección del Grupo Buenaventura − −
2.5.3
Aseguran la implementación de los procesos necesarios para el funcionamiento eficaz del SIB. Informan a la Alta Dirección del Grupo Buenaventura sobre el desempeño del SIB y de cualquier necesidad de mejora.
Comité SIB Corporativo − − − − −
2.5.4
Designa al Representante de la Alta Dirección del Grupo Buenaventura Aprueba la Política Corporativa del SIB Aprueba los objetivos corporativos del SIB. Asegura la provisión de los recursos mediante la aprobación de presupuestos. Determina la conveniencia y pertinencia del SIB implementado. Asegura que los colaboradores se encuentran representados por un Miembro de los colaboradores en temas de seguridad & salud ocupacional.
Propone lineamientos de mejora para el SIB. Estandariza lineamientos de gestión corporativa relacionados al SIB. Elabora, revisa y aprueba los documentos corporativos del SIB. Aprueba y evalúa el cumplimiento de los objetivos y metas del SIB. Informa periódicamente a la Alta Dirección de la Empresa del Grupo Buenaventura el desempeño del SIB.
Alta Dirección de cada Empresa del Grupo Buenaventura − − − − − −
Designa a su Representante para la Empresa. Adopta la Política Corporativa del SIB. Aprueba e informa a la Alta Dirección del Grupo Buenaventura el cumplimiento de los objetivos de Calidad, Medio ambiente, Seguridad y Salud Ocupacional y de Relaciones Comunitarias de la Empresa. Asegura la provisión de los recursos mediante la aprobación de presupuestos. Determina la conveniencia y pertinencia del SIB implementado en la Empresa. Revisa el desempeño del SIB periódicamente e informa del mismo a la Alta Dirección del Grupo Buenaventura con los planes de acción y decisiones generales*.
* Para el caso de las Empresas mineras, el informe de revisión por la Alta Dirección de cada Empresa del Grupo Buenaventura puede ser parte integrante del Planeamiento Operacional que se presenta semestralmente a la Alta Dirección del Grupo Buenaventura.
2.5.5
Representantes de las Altas Direcciones de cada Empresa del Grupo Buenaventura. − − − −
Aseguran la implementación de los procesos necesarios para el SIB. Dirigen las reuniones del Comité SIB. Informa a la Alta Dirección de su Empresa sobre el desempeño del SIB y de cualquier necesidad de mejora. Aseguran que se promueva en los colaboradores la toma de conciencia de los requisitos de las partes interesadas y del SIB.
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Categoría de Riesgo BAJO
2. GOBERNABILIDAD INTERNA
2.5.6
Comités SIB de las Empresas del Grupo Buenaventura − − − − −
2.5.7
Versión 11 (05-02-08)
Adoptan o adecuan los lineamientos y estándares corporativos de SIB de acuerdo a sus actividades y necesidades. Estandarizan lineamientos particulares de la Empresa. Elaboran, revisan y aprueban los documentos específicos de la Empresa. Determinan necesidades de mejora del SIB en la Empresa. Cumplan con las funciones estipuladas en la legislación aplicable.
Otros Comités Técnicos Son ejemplos de comités técnicos los siguientes: a) Comité de Crisis; b) Comités Seccionales; c) Comités de Seguridad e Higiene Minera; d) Comités de Piques; e) Comités de Sugerencias; etc. Son responsabilidades de cada uno las siguientes: − Identificar necesidades de mejora de las actividades relacionadas con su naturaleza. − Determinar las mejoras que deben implementarse en su ámbito. − Controlar y realizar seguimiento de la implementación de las mejoras propuestas. − Presentar toda propuesta de mejora al Comité SIB de la Empresa antes de su implementación. − Informar al Comité SIB de la Empresa sobre aspectos relacionados al SIB. − Las funciones establecidas por la legislación aplicable.
2.5.8
Representantes de los colaboradores en temas de Seguridad & Salud Ocupacional Las Altas Direcciones de cada Empresa del Grupo Buenaventura promueven y garantizan la elección y designación de Representantes de los colaboradores en temas relacionados con la Seguridad y Salud en el lugar de trabajo. Las responsabilidades de estos Representantes son: − −
2.5.9
Participan en los procesos de identificación de peligros y evaluación de riesgos. Revisan y dan recomendaciones sobre los Programas de capacitación y entrenamiento relacionado a la Seguridad y Salud en el trabajo.
Responsabilidades de los colaboradores y Puestos Claves Estas responsabilidades son descritas en el documento Descripción del Cargo desarrollado por las oficinas designadas por la Subgerencia de Administración y Recursos Humanos de la Compañía de Minas Buenaventura S.A.A. Adicionalmente para el caso de la sede Central de Lima el documento Manual de Funciones del Área describe las funciones principales de los colaboradores de gestión.
2.6 Compromisos de la Alta Dirección La Alta Dirección del Grupo Buenaventura y de cada Empresa del Grupo evidencian sus compromisos con el desarrollo y mejora del SIB a través de: −
La comunicación a todos los colaboradores de la Empresa, de la importancia de satisfacer tanto los requisitos de partes interesadas como los legales y reglamentarios, mediante comunicaciones escritas (memos, correos electrónicos, oficios, etc.), y verbales en reuniones de trabajo o eventos.
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Categoría de Riesgo BAJO Versión 11 (05-02-08)
El establecimiento de la Política de Seguridad y Salud Ocupacional, Medio Ambiente y Calidad, difundiéndola y revisándola en reuniones de Alta Dirección. El establecimiento de disposiciones para asegurar la determinación de los objetivos del SIB. El establecimiento de disposiciones para asegurar la disponibilidad de recursos, y La realización de revisiones periódicas del SIB Corporativo y así como de cada Empresa del Grupo.
2.7 Política de Seguridad y Salud Ocupacional, Medio Ambiente y Calidad Es una declaración formal de las intenciones y compromisos establecida por el Presidente del Directorio de Compañía de Minas Buenaventura S.A.A. Cubre los siguientes aspectos: Seguridad & Salud Ocupacional, Medio Ambiente y Calidad: POLITICA DE SEGURIDAD Y SALUD OCUPACIONAL, MEDIO AMBIENTE Y CALIDAD Somos una Empresa minero metalúrgica productora de minerales y metales. La persona humana es el eje central de la Empresa. Nuestro desarrollo se sustenta en la práctica de los siguientes valores: Integridad, Laboriosidad, Honestidad, Lealtad, Respeto y Transparencia. Nuestros actos se fundamentan en los siguientes compromisos: • Alcanzar nuestros objetivos y metas de Seguridad y Salud Ocupacional, Medio Ambiente, Calidad y Relaciones Comunitarias en concordancia con la Visión y Misión de la Empresa. • Cumplir la legislación aplicable, requisitos y compromisos asumidos por la Empresa relacionados con los peligros de salud y seguridad ocupacional, aspectos ambientales y productos. • Prevenir las lesiones y enfermedades en nuestros colaboradores y visitantes, así como los impactos ambientales y sociales adversos que pudieran ser generados por nuestras actividades y productos. • Mejorar continuamente la eficacia del Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud Ocupacional, Medio Ambiente, Calidad y Relaciones Comunitarias. • Trabajar respetando las costumbres locales y promoviendo el desarrollo sostenible de nuestro entorno local. • Utilizar las mejores prácticas y tecnologías factibles para asegurar la calidad de nuestras actividades, procesos y productos. Presidente del Directorio
Esta política puede ser adoptada sin alejarse de los lineamientos y compromisos generales en cada una de las Empresas del Grupo Buenaventura. La revisión de la Política se realiza anualmente a través de reuniones del Comité SIB de cada Empresa del Grupo Buenaventura para verificar su adecuación a los lineamientos estratégicos de la Empresa. 2.8 Código de Ética y Conducta El Código de Ética y Conducta a nivel corporativo es establecido por la Alta Dirección del Grupo Buenaventura. Se encuentra incluido en el Anexo 02 del presente manual.
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Categoría de Riesgo BAJO Versión 11 (05-02-08)
2.9 Cambios de la presente sección: Versión
Fecha de revisión
03
Mayo 2007
04
Junio 2007
05
Julio 2007
06
Septiembre 2007
07 08
Octubre 2007 Diciembre 2007
09
Diciembre 2007
10
Enero 2008
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Febrero 2008
Descripción del cambio Se incluyen los objetivos generales Se incluye el programa de gestión en el anexo A2 La sección para de ser de número 1 Número 2 Se actualiza organigramas de las secciones 2.1.1 y 2.1.2 (se incluyen Subgerente de Exploraciones y el área de ingeniería) Se actualizan los números de cada titulo Se actualiza organigramas de las secciones 2.1.1; 2.1.2 y 2.1.3 Se modifica estructura organizacional de la sección 2.1.1 Se modifica sección 2.1.9. Se aclara cuales son los representantes de los procesos de realización Se modifica punto 2.6. se hace referencia al ANEXO 06 Se incluyen los temas: misión, visión valores en las secciones: 2.2, 2.3 y 2.4 Se traslada el tema: objetivos, metas y programas a la sección 03 del manual de gestión Se anula en 2.8 la ruta de ubicación del Código en la intranet. Se modifica organigrama de la empresa. Se reubica la coordinación de seguridad Se mejora la redacción para hacer aplicable los lineamientos descritos en otras empresas del grupo Buenaventura Se mejora / aclara la estructura organizacional del Grupo Buenaventura Se mejora / aclara la estructura organizacional para el SIB Se modifican las secciones 2.1.4 2.1.6, en el primer caso se retiran las funciones de Subgerente de Operaciones CONENHUA y Superintendentes Generales de cada Empresa y, se modifica la conformación de los miembros del Comité SIB. En Sección 2.1.2 se incluye lo siguiente: - Proyectos de Exploración Greenfield • Subgerente de Exploraciones • Jefaturas de Exploraciones • Jefes de Proyectos* - Proyectos de Exploración Avanzado: • Gerente de Desarrollo de Negocios • Gerentes de Proyectos • Jefaturas de Área En Sección 2.1.2.b: - Gerencia General por Director Gerente, y - Supervisores por Jefes de Área Sección 2.1.4 - Gerente General de CONENHUA por Director Gerente de CONENHUA. En la sección 2.1.7 se incluye en empresa eléctrica Director Gerente de CONENHUA Se incluye en la sección 2.7 de Política: …los impactos adversos que pudieran ser generados por nuestras actividades productos y servicios.
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3. PLANIFICACIÓN
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3.1. Alcance del SIB Corporativo El Sistema Integrado de Gestión del Grupo Buenaventura consta de un conjunto de procesos y actividades orientadas al cumplimiento de la Política de Seguridad y Salud Ocupacional, Medio Ambiente y Calidad, de directivas establecidas por la Alta Dirección del Grupo Buenaventura, de objetivos generales y específicos y, de los requisitos establecidos en las normas ISO 9001, ISO 14001, OHSAS 18001 y SA 8000. La extensión de la aplicación del SIB comprende los procesos y actividades desarrolladas por las Empresas del Grupo Buenaventura identificadas en el documento “Acta de conformación del Grupo de Empresa del Grupos Buenaventura” (ver sección 1 del manual SIB-CORP). Asimismo incluye los procesos y actividades relacionadas a la Administración Central con sede en la ciudad de Lima. 3.1.1
Alcance del SIB en cada Empresa del Grupo Buenaventura: Las Altas Direcciones de cada Empresa del Grupo Buenaventura establecen la extensión de la aplicación del SIB en la Empresa en función de: • •
Los procesos y actividades que realizan. Sus emplazamientos geográficos donde operan.
Este alcance del SIB se encuentra documentado en el manual SIB que desarrolla cada Empresa. 3.1.2
Exclusiones en el SIB: Algunos requisitos de la norma ISO 9001 han sido excluidos del SIB sin afectar la capacidad de realizar productos que satisfagan los requisitos y expectativa de los clientes. Por ejemplo, para el caso de Empresas mineras las secciones excluidas son las siguientes: -
-
-
“Diseño y desarrollo” (sección 7.3 de la norma ISO 9001): dado que las especificaciones del producto final y los procesos se encuentran establecidas en procedimientos internos. “Validación de los procesos de producción y prestación del servicio” (sección 7.5.2 de la norma ISO 9001): dado que el producto final antes de ser liberado es verificado conforme a las especificaciones definidas. “Propiedad del Cliente” (sección 7.5.4 de la norma ISO 9001): debido a que el Área Comercial (cliente de las Unidades de Producción) y la Alta Dirección (cliente de los Proyectos de Exploración) no proporcionan productos de su propiedad para la realización de los productos que recibe. Para el caso de la Empresa Eléctrica CONENHUA, según su alcance, este requisito puede ser aplicable.
3.2. Documentación y Control de Documentos El Grupo Buenaventura cuenta con un Sistema Integrado de Gestión (SIB) documentado que describe la forma como funciona. Esta documentación comprende básicamente, sin llegar a limitarse, 4 niveles descritos a continuación:
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MANUAL DEL SIB M-CORP 3. PLANIFICACIÓN
NIVELES
DOCUMENTO
APLICACIÓN
Política
Corporativo
Misión – Visión Valores
Corporativo
Códigos de ética y conducta
Corporativo
Manual SIB – Corporativo
Corporativo
Manual SIB – Empresa del Grupo
Empresa del Grupo
1
2
Manual ambiental para la exploración minera Manuales de funciones, políticas y procedimientos de áreas Procedimientos y Estándares 3
Instrucciones de trabajo Especificaciones generales
Corporativo
Corporativo
Corporativo / Empresa del Grupos Corporativo / Empresa del Grupos Corporativo / Empresa del Grupos
Planes y programas
Empresa del Grupos
Reglamentos internos
Empresa del Grupos
Planes de emergencias
Empresa del Grupos
4
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DESCRIPCIÓN Documento de enuncia los principios y compromisos de la Compañía de minas Buenaventura S.A.A. en materia de calidad, medio ambiente, salud y seguridad, y relaciones comunitarias. Es adoptada por las Altas Direcciones de cada Empresa del Grupo Buenaventura. Enunciados que describen: a) el propósito fundamental y la razón de existir de Compañía Minas Buenaventura S.A.A, b) el escenario deseado de Compañía Minas Buenaventura S.A.A., y c) Conjunto de pautas de actuación que Compañía Minas Buenaventura S.A.A ha establecido para las personas que trabajan en ella. Conjunto de normas de conducta que permiten diferenciar entre lo bueno y lo malo de las actuaciones de cualquier trabajador de de Compañía Minas Buenaventura S.A.A. Documento que enuncia la Política Corporativa de Seguridad & Salud ocupacional, Medio ambiente y Calidad, y describe el sistema de gestión integrado del Grupo Buenaventura. Es utilizado como referencia para la elaboración de manuales específicos en cada Empresa del Grupo. Documento que enuncia la Política Corporativa de Seguridad & Salud ocupacional, Medio ambiente y Calidad, y especifica el sistema de gestión integrado de la Empresa del Grupo. Documento que especifica las prácticas ambientales para la optimización del manejo ambiental en las operaciones y exploraciones. Documentos que especifican las actividades y controles de las áreas encargadas de: a) logística; b) Recursos humanos; c) Comercialización; d) contabilidad; e) Sistemas. Son aprobados por los gerentes del área Documentos que especifican como llevar a cabo una actividad o un proceso; En particular y sin llegar a limitarse a aquellas de riesgo alto y crítico. Documentos que especifican como llevar a cabo una tarea especifica; En particular y sin llegar a limitarse a aquellas de riesgo medio y bajo. Documentos que establecen los requisitos o condiciones que deben cumplir los instrumentos de gestión Documentos que especifican qué procedimientos, qué recursos asociados deben aplicarse, quién debe aplicarlos y cuándo deben aplicarse a un proyecto, proceso, producto o contrato especifico. Disposiciones administrativas para el desarrollo de actividades Documentos que especifican qué procedimientos, qué recursos asociados deben aplicarse, quién debe aplicarlos y cuando deben aplicarse a una emergencia especifica.
Las reglas para la elaboración, revisión, actualización, aprobación y distribución de estos y otros documentos están definidas procedimiento “P-CORP-01: Control de los Documentos”. Su adecuación en cada Empresa del Grupo Buenaventura recae en los Comités SIB de cada Empresa del Grupo.
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MANUAL DEL SIB M-CORP 3. PLANIFICACIÓN
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Los documentos de origen externo, son identificados y controlados por el mismo procedimiento. Todo Documento desarrollado por el Comité SIB Corporativo es de consulta obligatoria en cada Empresa del Grupo Buenaventura, pudiendo ser adoptados en su integridad por cada Empresa del Grupo en cuyo caso serán considerados como documentos de origen externo, razón por la cual las necesidades de cambios en ellos son formalmente solicitados por el Comité SIB de cada Empresa del Grupo al Comité SIB Corporativo. Los registros son un tipo especial de documento por lo que sus controles se describen en la siguiente sección. 3.3. Control de registros Los registros que proporcionan evidencia de: a) la conformidad con los requisitos, y b) el funcionamiento efectivo del sistema integrado de gestión, son controlados por cada responsable del área donde son generados o utilizados. El procedimiento documentado “P-CORP-02: Control de Registros” define los controles necesarios para la identificación, almacenamiento, recuperación, protección, acceso, tiempo de retención y destino final de los registros del sistema integrado de gestión. Su adecuación en cada Empresa del Grupo Buenaventura recae en los Comités SIB de cada una. 3.4. Planificación del SIB La Alta Dirección del Grupo Buenaventura planifica la Gestión de la Calidad, Seguridad & Salud Ocupacional, Medio Ambiente y Relaciones Comunitarias, a través de los lineamientos y las especificaciones descritas en el presente Manual. La sección 3.11 del presente manual establece los objetivos generales para el SIB así como los lineamientos para su despliegue y cumplimiento en cada Empresa del Grupo Buenaventura La Alta Dirección de cada Empresa del Grupo Buenaventura esta encargada de asegurar que se desarrollen planes, procedimientos, instrucciones de trabajo u otros documentos para el cumplimento de los objetivos y requisitos de Calidad, Seguridad y Salud ocupacional, Medio Ambiente y Relaciones Comunitarias que inciden en desempeño del SIB. Cuando se presenten cambios en las actividades, productos, servicios o en las condiciones de operación, los Comités: a) SIB Corporativo y b) SIB de cada Empresa del Grupo Buenaventura, realizan una evaluación de los impactos sobre el sistema de gestión implementado antes de aprobar cualquier medida que responda a los cambios identificados. 3.5. Identificación e interacción de los Procesos Los procesos del negocio para: a) la Realización de los Productos o Servicios, b) la Gestión de Recursos, c) la Medición, Análisis y Mejora, y d) la Dirección de las actividades, desarrollados en cada Empresa del Grupo Buenaventura son identificados en los Manuales SIB de cada Empresa del Grupo y adicionalmente, si es pertinente, en el software Process Guide QPR disponible para cada empresa del Grupo; en cuyo caso la administración del QPR será llevada a cabo de acuerdo al procedimiento P-CORP-03: Mapeo de Procesos. Por ejemplo, para el caso de Empresas Mineras, la identificación y representación de los Procesos de Realización del Producto incluida en los Manuales SIB será la siguiente:
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M-CORP
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3. PLANIFICACIÓN
Requerimientos Del área Comercial
Programa de exploración y desarrollo
Prospección
Cálculo de reservas
Exploración geológica
Mineral desarrollado y preparado
Producción de Mineral
Barras Concentrado
Beneficio de Mineral
Identificación de Procesos de Realización del Producto
3.6. Planificación de los Procesos Con el propósito de facilitar la descripción y aplicación de los procesos identificados en el punto anterior se tiene previsto desarrollar los siguientes documentos: • • • • •
Procedimientos Estándares de trabajo Instrucciones de trabajo Formatos o formularios de recolección de datos Planes y programas
Los responsables de cada proceso son designados por el Comité SIB de la Empresa, dichos dueños de los procesos serán los encargados de identificar y mantener actualizada la documentación desarrollada para el proceso asignado. En aquellos casos donde los procesos se encuentren representados en un software, una referencia de cada documento elaborado también puede ser visualizada en el propio Software. En este caso, el Responsable del Área de Sistemas de cada Empresa del Grupo, en coordinación con los Comités SIB son los responsables de mantener actualizada dicha información. 3.7. Identificación aspectos & peligros y evaluación de impactos & riesgos El Comité SIB Corporativo mediante el procedimiento “P-CORP-04: Identificación, evaluación de aspectos y riesgos” establece la metodología para identificar permanentemente los peligros y aspectos ambientales, evaluar riesgos e impactos ambientales así como implementar las medidas de control necesarias. Su adecuación en cada Empresa del Grupo Buenaventura recae en los Comités SIB de cada Empresa. El resultado de la aplicación del procedimiento se encuentra registrado en matrices denominadas “Evaluación de riesgos y aspectos significativos” de cada Empresa del Grupo. Los Jefes o encargados de aquellas áreas donde las Empresas especializadas (contratistas) desarrollan actividades para la Empresa del Grupo deben asegurar, a través de inspecciones u otras formas de evaluación, que los controles asociados a sus peligros, riesgos, aspectos e ambientales significativos son establecidos y aseguren los resultados esperados por cada Empresa del Grupo Buenaventura. 3.8. Identificación de Partes Interesadas El Comité SIB Corporativo mantiene el procedimiento P-CORP-05: “Identificación, evaluación y gestión de partes interesadas” que establece la metodología para la identificar de las diferentes partes interesadas en el desempeño de la empresa del Grupo. Su adecuación en cada empresa del Grupo Buenaventura recae en los Comités SIB de cada una. La responsabilidad de la aplicación de este procedimiento así como de la actualización de los resultados recae en el Comité SIB de cada Empresa del Grupo.
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3. PLANIFICACIÓN
Este procedimiento permite identificar y priorizar la atención a las necesidades y expectativas de las partes interesadas. Asimismo permite determinar las estrategias para mantener y fortalecer las relaciones con cada parte interesada. Las estrategias a desarrollar en cada grupo de interés son revisadas por la Alta Dirección de cada Empresa del Grupo Buenaventura antes de su implementación. 3.9. Identificación de Requisitos legales y otros Compromisos suscritos El Comité SIB Corporativo a establecido el procedimiento P-CORP-06: “Identificación y evaluación de requisitos legales y compromisos” que fija la metodología para identificar y acceder a las normas legales y otros requisitos aplicables asociados con: − Los peligros y riesgos de seguridad y salud ocupacional − Los aspectos e impactos ambientales − Los requisitos asociados al producto final − Las comunidades aledañas − Las actividades desarrolladas por la Empresa del Grupo − Permisos y autorizaciones necesarios para el desarrollo de las actividades. − Los compromisos asumidos en fiscalizaciones, instrumentos/estudios ambientales, convenios suscritos, acuerdos, etc. Su adecuación en cada empresa del Grupo Buenaventura recae en los Comités SIB de cada Empresa del Grupo. Asimismo éste procedimiento describe la forma de evaluar el cumplimiento de los requisitos identificados. La responsabilidad de la aplicación de este procedimiento así como de la actualización de los resultados recae en el Comité SIB de cada Empresa del Grupo. 3.10. Determinación de los requisitos relacionados con el Producto o Servicio Las Altas Direcciones de cada Empresa del Grupo Buenaventura aseguran la determinación de los requisitos del Producto o Servicio en su Empresa. Empresa del Grupo Buenaventura
Producto / Servicio Concentrado de mineral
Unidad de Producción
Precipitado de metal Barra de metal
Proyecto de Exploración Unidades Operativas de Transmisión, Generación, Operación y Mantenimiento y Obras.
Inventario de reservas de mineral Energía eléctrica transmitida, generada y obra ejecutada Energía Comercializada
Cliente Área Comercial de Cía. de Minas Buenaventura S.A.A. Alta Dirección del Grupo Buenaventura Interno o externo según el servicio
Para el caso de: •
Empresas Mineras - Unidades de Producción, los Jefes de Planta de cada Empresa son los encargados de determinar las características de los productos que realizan, a partir del análisis de los programas de producción elaborados por los responsables de los procesos de mina y planeamiento. Asimismo los requisitos relacionados con cada característica así como las cantidades del producto realizado son descritos en los
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documentos: a) Ficha técnica del producto; y b) Informe de Planeamiento Operacional, respectivamente. Estos documentos son revisados por el Jefe de Planta de cada Empresa del Grupo antes de su aprobación por el Superintendente General de cada una. •
Proyectos de Exploración, el Modelo de Presupuesto de Exploraciones es el documento que refiere los requisitos relacionados con la preparación y ejecución de proyectos de exploración geológico - minero. Este documento se describe en el Anexo 1 del Manual de Procedimientos del Área de Exploraciones.
•
Empresa Eléctrica, las directivas internas para asegurar que el servicio que brinda la empresa sea eficaz son establecidos por el Director Gerente de CONENHUA.
Estas acciones son controladas por la Alta Dirección del Grupo Buenaventura. 3.11.
Objetivos, metas y programas de gestión Las estrategias y directivas generales a nivel corporativo son establecidas por la Alta Dirección del Grupo Buenaventura. A partir de ellas, las Gerencias, Subgerencias y Direcciones de cada Empresa del Grupo Buenaventura establecen los objetivos, los mismos que son desplegados en objetivos de área y de colaboradores a cargo. Del mismo modo a partir de los lineamientos estratégicos el Comité SIB Corporativo establece los objetivos generales del SIB. Los responsables de las Direcciones de Seguridad, Medio Ambiente y Relaciones Comunitarias revisan los objetivos correspondientes a su gestión y son aprobadas por el Presidente de Comité SIB Corporativo. Para asegurar que los objetivos generales de SIB a nivel corporativo son de conocimiento de todos los colaboradores del Grupo Buenaventura, estos se encuentran disponibles en el presente Manual SIB. A partir de los Objetivos generales a nivel corporativo, las Altas Direcciones de cada empresa del Grupo Buenaventura establecen los objetivos y metas anuales para los niveles y funciones pertinentes de su Empresa. Para asegurar que los objetivos y metas de las Empresas del Grupo sean pertinentes a los objetivos corporativos se tiene dispuesto que estos sean revisados por la Alta Dirección del Grupo Buenaventura antes de su aprobación. Los recursos, responsables y plazos para el cumplimiento de los Objetivos y Metas de cada Empresa del Grupo se encuentran definidos -como modelo- en el Documento “Programa de Gestión” cuya estructura se presenta en el ANEXO 03. En adición los objetivos para los niveles y funciones pertinentes se encuentran definidos en el documento Definición de Objetivos Año_ (ver ANEXO 06). El seguimiento de los objetivos y metas se realiza a intervalos planificados por la Alta Dirección de cada Empresa del Grupo. Los resultados de estas revisiones son presentados en reuniones convocadas por la Alta Dirección del Grupo Buenaventura. Para el caso de las empresas mineras el seguimiento se realiza en las reuniones de “Planeamiento Operacional”. El cuadro adjunto presenta los Objetivos generales a nivel Corporativo:
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OBJETIVOS GENERALES DEL SIB
3.12.
•
Desarrollar y mantener estándares de calidad, seguridad y salud ocupacional, relaciones comunitarias y ambientales en todos los procesos del negocio desde la planificación de las exploraciones, operaciones hasta el cierre.
•
Mejorar los procesos desarrollados por la Empresa del Grupo para el cumplimiento de las obligaciones legales y compromisos suscritos.
•
Optimizar los procesos de sensibilización y formación de nuestro personal en seguridad, medio ambiente, relaciones comunitarias y calidad.
•
Mejorar la eficacia de los procesos de comunicación y prácticas de trabajo en equipo entre las diferentes áreas de responsabilidad.
•
Mejorar los procesos de prevención de lesiones, enfermedades, daño u otra pérdida en nuestras operaciones y exploraciones.
•
Consolidar alianzas estratégicas con las comunidades y promover la generación de capacidades en ellas.
Cambios de la presente sección: Versión
Fecha de revisión
03
Mayo-2007
04
Junio 2007
05
Julio 2007
07
Septiembre 2007
08
Noviembre 2007
09
Diciembre 2007
10
Diciembre 2007
Descripción del cambio Se incluye el gráfico de la interrelación de los procesos de realización. Se define los responsables del mantenimiento del QPR en cada Empresa del Grupo Se cambia la numeración de la presente sección. Pasa de ser la número 2 a ser la numero 3. Se corrigen errores ortográficos. En el gráfico de la sección 3.3 se cambia el término “Mineral extraído” por el siguiente: “Mineral desarrollado y preparado” Se realizan correcciones ortográficas a toda la sección Se corrige último párrafo de la sección 3.6, retirando el término “superintendentes Generales de cada Empresa del Grupo” Se incluye una viñeta en la sección 3.7 Se completa párrafo de la sección 3.8 Se modifica titulo de grafico de la sección 3.3 Se incluye el término Macro proceso en la sección 3.4 Se incluye las secciones: documentación, control de documentos, control de registros y objetivos, metas y programas de gestión Se introducen códigos a los procedimientos referenciados Se mejora la redacción para hacer aplicable los lineamientos descritos en otras empresas del grupo Buenaventura Se flexibiliza los textos para permitir la inclusión de CONENHUA y proyectos de exploración. Se flexibiliza los textos para presentar los procesos en otra
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Versión
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Fecha de revisión
Febrero 2008
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Descripción del cambio herramienta diferente al QPR Se flexibiliza los textos para permitir la determinación de los requisitos de servicios de CONENHUA y proyectos de exploración Se modifica la sección 3.10 para incluir los productos o servicios que brinda cada Empresa del Grupo Buenaventura Se modifica la sección 3.11 de objetivos, metas y programas de gestión. Sección 3.5.: Se modifica el titulo de procedimiento PCORP-03: Mapeo de Procesos por P-CORP-03: Mapeo de Procesos en el QPR. Sección 3.10.: en producto/servicio se modifica energía eléctrica transmitida por energía eléctrica transmitida generada y obra ejecutada.
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MANUAL DEL SIB M-CORP 4. IMPLEMENTACIÓN Y CONTROL
4.1
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Provisión de Recursos A solicitud de la Alta Dirección del Grupo Buenaventura, cada Empresa del Grupo presenta para su revisión y aprobación los resultados obtenidos y el plan de trabajo a seguir en las Operaciones y/o Exploraciones según corresponda. Este plan identifica los recursos esenciales para el mantenimiento y mejora de sus Operaciones y/o Exploraciones incluidas las actividades de soporte al SIB. Estos recursos pueden incluir: a) personal, b) suministros, c) infraestructura, d) tecnología, entre otros. Para el caso de las Empresas Mineras se tiene las siguientes directivas: •
Proyectos de Exploración: Las normas que regulan la preparación, ejecución, y eventual cierre de proyectos de exploración geológico-minera se describen en el Manual de Políticas del Área de Exploraciones. Asimismo el Manual de Procedimientos del Área de Exploraciones considera, entre otros aspectos, la elaboración y ejecución de presupuestos y control de gastos por Proyecto de Exploración.
•
Unidades de Producción: El documento Informe de Planeamiento Operacional, identifica los recursos esenciales para el mantenimiento y mejora de sus Operaciones. A su vez la Superintendencia General de cada Unidad de Producción mediante el Presupuesto Operativo Anual aprobado por la Alta Dirección de la Empresa determina y provee los recursos necesarios para implementar, mantener y mejorar los procesos de realización del producto y procesos de soporte del SIB en sus unidades. Los presupuestos aprobados para las Exploraciones y Operaciones son revisados periódicamente por la respectiva Alta Dirección de cada Empresa del Grupo Buenaventura para asegurar que la provisión de los recursos es efectiva. Cualquier deficiencia en esta provisión, incluidas las que tienen su origen en el Área de Logística de la empresa (proveedor interno), es reportada a la Alta Dirección del Grupo Buenaventura para la toma de acciones más convenientes.
Para el caso de la Empresa Eléctrica las directivas son establecidas por el Gerente General de CONENHUA. 4.2. Evaluación y Selección de Contratistas La Alta Dirección de cada Empresa del Grupo Buenaventura identifica los servicios brindados por los Contratistas y que pueden tener un impacto significativo en: a) Calidad del Producto y/o Servicio b) Seguridad y Salud ocupacional, c) Medio Ambiente y d) Relaciones Comunitarias. El resultado de esta identificación puede incluir la siguiente información: • • • •
Peligros y riesgos de las actividades, productos o actos implicados en los servicios. Aspectos ambientales significativos relacionados con las actividades, productos o actos implicados en los servicios. Requisitos de calidad de los Productos finales donde los contratistas pueden estar implicados. Requisitos legales* y otros compromisos suscritos, en particular con las comunidades vecinas, que pueden ser impactados o afectados por las actividades, productos o actos implicados en los servicios.
Esta identificación es comunicada a la Alta Dirección del Grupo Buenaventura de la Empresa para su consideración durante la evaluación y selección de contratistas. Este proceso sigue los siguientes lineamientos: (*) D.S. 005-2008-EM Reestructuración del registro de Empresas Especializadas de Contratistas Mineros
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Para las Empresas Mineras: ¾ Proyectos de Exploración: los requerimientos de servicios de Empresas Especializadas se encuentran establecidas en el Manual de Políticas del Área de Exploraciones. ¾ Unidades de Producción: las disposiciones son definidas por la Gerencia de Operaciones.
•
Para Empresa Eléctrica: Básicamente se refiere a los proveedores que brindan servicios especializados para el mantenimiento de los activos fijos de las unidades de operativas. En este caso son pocos los proveedores que brinda este servicio, por ello el Representante de la Alta Dirección de CONENHUA comunica los requisitos del SIB que deben ser tomados en cuenta para realizar el servicio solicitado.
Los contratos con las Empresas Especializadas son elaborados por el Área Legal de la Empresa asegurando que se incluyan los requisitos aplicables del SIB a fin de que los Contratistas desarrollen lineamientos internos de gestión que permitan su cumplimiento. 4.3. Colaboradores internos 4.3.1.
Identificación de Puestos Claves Aquellos colaboradores –incluidos Contratistas- cuyas actividades influyen en los aspectos de calidad, seguridad y salud, relaciones comunitarias y medio ambiente son identificados como Puestos Claves. Esta identificación es realizada por cada responsable de área o proceso en los documentos “Descripción de cargo” e incluye al menos la siguiente información: a) denominación del cargo o puesto de trabajo; b) actividad que realiza (incluido los IPER´s relacionados); c) requerimientos de competencia del puesto (educación; formación; experiencia y habilidades). Los lineamientos para la elaboración de este documento se encuentran en las Instrucciones para el llenado de la descripción de cargo” establecida por la SubGerencia de Administración y Recursos Humanos de Cía. de Minas Buenaventura S.A.A. Las revisiones están a cargo del responsable de Recursos Humanos y su aprobación por la Alta Dirección de cada Empresa del Grupo. Los miembros del Comité SIB así como los auditores internos son considerados como Puestos Claves de Gestión ya que participan en la implementación, mantenimiento y mejora del SIB en cada Empresa del Grupo Buenaventura.
4.3.2.
Desarrollo del Recurso Humano Cada Empresa del Grupo Buenaventura establece su procedimiento de Capacitación a partir de lo estipulado en la legislación aplicable* y considerando los siguientes lineamientos: •
Evaluación de Competencia: durante el cuarto trimestre de cada año los encargados de área de cada Empresa del Grupo Buenaventura realizan una evaluación de los Puestos Claves para determinar si son competentes en las tareas que puedan tener riesgos e impactos en la seguridad y salud ocupacional, medio ambiente, calidad y relaciones comunitarias. Los requisitos de competencia, están definidos en las fichas “Descripción de cargo”.
•
Programación de capacitación: si a partir del resultado de estas evaluaciones, el encargado de área determina que los requisitos de competencia no se están satisfaciendo, comunica al encargado del proceso de capacitación los requisitos o temas que deben ser impartidos al puesto clave. Dichas capacitaciones son
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registradas en un Plan anual de capacitación**. Otras acciones que se consideren necesarias para satisfacer las necesidades de competencia son determinadas e implementadas por cada responsable de área. El plan anual de capacitación es aprobado por la Alta Dirección de cada Empresa del Grupo Buenaventura. •
Ejecución de capacitación y evaluación de la eficacia: luego de haberse ejecutado la capacitación el responsable del área evalúa en el Puesto Clave la eficacia de la capacitación, para este fin se toman diversas fuentes tales como:
Resultados de los trabajos realizados por el Puesto clave. Resultados de inspecciones y/o otras actividades de seguimiento. Resultados de objetivos establecidos/relacionados al puesto clave. Incidentes y no conformidades relacionadas al puesto clave.
Cuando se trate de los Puestos Claves de Gestión (encargados de área, miembros de Comité SIB) la evaluación de la eficacia esta a cargo del capacitador, consultor externo o auditor interno correspondiente. •
Concientización: como parte de proceso de capacitación se debe impartir charlas a todos los colaboradores incluyendo los contratistas sobre:
•
La importancia del cumplimiento de la política, estándares, procedimientos, instrucciones, requisitos del SIB y otros requisitos dispuestos por la Empresa. Los peligros y riesgos significativos, los aspectos ambientales significativos asociados con su trabajo. El cumplimiento de los requisitos de calidad establecidos con el cliente. Los efectos potenciales de desviarse sobre los requisitos antes mencionados.
Registros de Capacitación: Los registros de capacitación deben ser conservados por el responsable del proceso de capacitación y/o encargado del área.
(*) Para el caso de Empresas Mineras (Unidades de Producción y Proyectos de Exploración) es aplicable el D.S. 046-2001-EM (**) Las capacitaciones identificadas y contenidas en el Programa Anual de Seguridad e Higiene Minera forman parte integrante del Plan Anual de Capacitación.
4.4. Infraestructura El Alta Dirección del Grupo Buenaventura determina conjuntamente con las funciones designadas por él la infraestructura necesaria para desarrollar los procesos del negocio. Se considera como infraestructura, según sea aplicable, los siguientes: •
Para Empresas Mineras: o Proyectos de Exploración: equipos y maquinarias para el proceso de exploración, espacio de trabajo y servicios asociados, accesos, cancha de desmonte, poza de sedimentación, servicios de apoyo como comunicaciones, entre otros. o Unidades de Producción: plantas de beneficio, instalaciones para polvorines, almacenes de productos finales, edificaciones de zonas industriales, edificaciones de campamentos instalaciones de trabajo, canchas de relaves, canchas de desmonte, canchas de suelo orgánico, sistemas de tratamiento de aguas, rellenos de residuos sólidos, instalaciones para el manejo de relleno de mina (chimeneas; tuberías; etc.), instalaciones para el suministro de agua y aire en la mina (ventiladores; mangas; etc.), instalaciones para el manejo de hidrocarburos (diques de contención; drenajes; etc.), edificaciones de hospital o posta medica entre otros. El mantenimiento de esta infraestructura es planificado y realizado según corresponda por las siguientes áreas de cada Unidad de Producción: •
Mantenimiento General.
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Ingeniería. Sistemas de Información. Almacenes.
Para Empresa Eléctrica: Líneas de transmisión, subestaciones, central hidroeléctrica, equipos y maquinarias, espacio de trabajo, servicios de apoyo como comunicaciones, entre otros.
El resultado de esta determinación se encuentra disponible en documentos de ingeniería tales como: instrumentos de gestión ambiental (DJ, PAMA, EIA, EA, PCM, PCPA, etc), planos y diagramas de planta, estudios de diseño y controles topográficos, tiempos de vida de instalaciones (relaveras, cancha de desmonte, entre otros), estudios técnicos, programas de exploración, desarrollo, preparación, explotación, planes y diseños de mina y servicios auxiliares, distribución de áreas de responsabilidad, entre otros. Si como resultado de las actividades de mantenimiento de la infraestructura se llega a determinar la necesidad de cambios en ella, los encargados de realizar estos mantenimientos comunican las necesidades identificadas a la Alta Dirección de cada Empresa del Grupo Buenaventura para la toma de las acciones que mas convengan. Todo cambio significativo de la infraestructura de la unidad operativa es a su vez informado por la Alta Dirección de cada Empresa del Grupo Buenaventura a la Gerencia respectiva. 4.5. Ambiente de Trabajo Las condiciones de los lugares de trabajo incluidas la ventilación, temperatura, humedad, iluminación, condición de estabilidad, orden y limpieza, señalizaciones, etc., son determinadas por cada responsable de Área en función a la influencia de estos factores en la Seguridad, Salud, Calidad y Medio Ambiente. Estas condiciones se encuentran en los documentos: “Especificaciones del lugar de trabajo”; “Estándares y planos de ingeniería del lugar”. El responsable de área se asegura del cumplimiento legal vigente. A través de inspecciones planeadas, observaciones de trabajo, aplicación de listas de verificación, estudios y mediciones especificas, u otras actividades de verificación en campo, determinadas por el Comité SIB, los responsables de Área verifican las condiciones en que se realizan los trabajos y determinan acciones de mejora requeridas. 4.6. Diseño y Desarrollo del Producto Dado que las especificaciones del Producto final y los procesos de realización de los productos se encuentran establecidos en los manuales, planes y/o procedimientos internos de las Exploraciones y Operaciones, los requisitos de la norma ISO 9001 aplicables a este tema han sido excluidos al desarrollar el presente Manual. 4.7. Procesos relacionados con el Cliente 4.7.1
Determinación y revisión de los requisitos relacionados con los Productos o Servicios Los requisitos del Producto o Servicio son identificados de acuerdo a lo establecido en la Sección 3.10 del presente Manual SIB. La Alta Dirección de cada Empresa del Grupo Buenaventura debe: • Determinar la secuencia e interacción de los Procesos necesarios para la realización del Producto o Servicio. Ver sección 3.5. • Determinar los criterios y controles necesarios para asegurar la realización de Producto o Servicio y el monitoreo sean eficaces. Para este fin puede emplearse planes de calidad, procedimientos, instrucciones y otro medio. • Asegurar los recursos necesarios para apoyar la operación y monitoreo de estos procesos.
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Cuando algunos de los procesos sean realizados por Contratistas y afecten la conformidad del Producto o Servicio, estos deben ser identificados por la Empresa y asegurarse de controlar tales procesos. •
Para Empresas Mineras: o Proyecto de Exploración: Las directivas se encuentran establecidas en el Manual de Procedimientos del Área de Exploraciones. o Unidad de Producción: Los requisitos de los productos: a) concentrado de minerales; b) barras de oro y plata; y c) precipitados de metales, se encuentran definidos en documentos técnicos denominados “Fichas técnicas de Productos”. Estas fichas técnicas son elaboradas por los encargados de Planta de cada Unidad de Producción y aprobadas por los Superintendentes Generales de cada Unidad de Producción. Las “Fichas técnicas de los Productos” identifican los requisitos máximos y mínimos para cada una de las siguientes características fisicoquímicas según corresponda: a) Para Concentrados de mineral: contenidos pagables (Au; Ag; Cu; Pb; Zn), contenidos penalizables (As; Sb; Mn; Bi; Hg)*, y humedad. b) Para barras de metales: peso; dimensiones; contenido de oro y plata; contenido de impurezas. c) Precipitados de metales: contenido de oro, plata y humedad. * El análisis de los contenidos penalizables son realizados generalmente por laboratorios externos a solicitud del área de Comercialización. A través del documento “Informe de Planeamiento Operacional” desarrollado por cada Superintendente General de las Unidades de Producción y aprobado por el Gerente de Operaciones, se establece y se acuerda con el Área de Comercialización los requisitos asociados a la entrega de los productos. Como mínimo estos informes deben contener la siguiente información: a) Cantidades/volúmenes a entregar b) Tipo de producto a entregar c) Calidad del producto a entregar Mensualmente los responsables de Planta reportan al Superintendente General de las Unidades de Producción el “Balance efectivo mensual” , que contiene los resultados de seguimiento de los compromisos declarados en las fichas técnicas del producto e informes de planeamiento operacional. Este documento es remitido a la Gerencia de Operaciones y al Área de Comercialización. Mensualmente el Gerente de Operaciones realiza evaluaciones del cumplimiento de los requisitos de producto con el Área de Comercialización. Las acciones resultantes de estas revisiones son comunicadas a los Superintendentes Generales para su implementación en las Unidades de Producción. La necesidad de realizar cambios en los requisitos establecidos para los productos, es decidida por la Gerencia de Operaciones de la Empresa. Para ello las Superintendencias Generales de cada Unidad de Producción comunican el sustento de los cambios al Gerente de Operaciones para la toma de decisiones y comunicación al Área de Comercialización.
•
Para Empresa Eléctrica: Las directivas para determinar y revisar los requisitos del cliente son establecidas por el Director Gerente de CONENHUA.
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4.8. Procesos relacionados con las Comunidades Los programas de Relaciones Comunitarias son los siguientes: a) Comunicación e información, b) Monitoreo ambiental participativo, c) Desarrollo local, d) Empleo y compras locales y e) Negociación y cumplimiento de compromisos. La Alta Dirección de cada Empresa del Grupo Buenaventura es responsable de planificar los procesos de relaciones comunitarias. El resultado de la planificación de estos procesos se documentan en instrumentos de gestión tales como: políticas, plan de relaciones comunitarias, convenios, informes técnicos, estudios, acuerdos, actas, entre otros. Semestralmente la Alta Dirección de cada Empresa de Grupo Buenaventura comunica a la Alta Dirección del Grupo Buenaventura y Dirección de Relaciones Comunitarias el desempeño de la aplicación de estos instrumentos de gestión. Luego el Director de Relaciones Comunitarias informa a la Alta Dirección de cada Empresa del Grupo Buenaventura los resultados de la evaluación del informe, quienes determinan las acciones que permitan dar cumplimiento a las recomendaciones. 4.9. Imagen Corporativa La Gerencia de Desarrollo de Negocios y la Sub-Gerencia de Administración y Recursos Humanos de la Empresa son responsables del establecimiento y aplicación de políticas y procedimientos para las publicaciones internas (por ej. Revista La Picsa) y externas que incluyan información relacionada a sus principios, valores, códigos e imagen corporativa. Adicionalmente, cualquier iniciativa de publicación o difusión externa asociada al desempeño del SIB es coordinada para su aprobación con la Sub-Gerencia de Administración y Recursos Humanos antes de su publicación. Las decisiones de publicaciones externas de la información relacionada con el desempeño del SIB son aprobadas por el Presidente del Comité SIB Corporativo. 4.10. Compra de Suministros A través de la aplicación del “Sistema Integrado de Logística” (SIL) los encargados y usuarios de suministros de cada Empresa del Grupo Buenaventura obtienen los artículos necesarios para la realización de sus operaciones. Este sistema permite a los responsables de áreas verificar la existencia de recursos en el Almacén General de cada Empresa del Grupo Buenaventura, y generar en caso se requiera las requisiciones para los nuevos productos. La Subgerencia de Logística de la Cía. de Minas Buenaventura S.A.A. se encarga de mantener actualizado el “Manual del SIL”. La disponibilidad, en todas las áreas, del SIL así como de su manual es asegurada por el Área de Sistemas de la Cía. de Minas Buenaventura S.A.A. Las requisiciones de compra de rutina, de artículos críticos de sección y de pedidos de usuarios son realizadas mediante la aplicación del “Manual de procedimientos del Área de Logística”. Para el caso especial de Empresas Mineras: •
•
Unidades de Producción: como una medida de control de la aplicación eficaz del Manual de procedimientos del área de logística, se ha establecido que toda requisición generada en la Unidad de Producción proceda sólo con la aprobación del Jefe del Área generadora, el Jefe de Almacén de la Unidad de Producción y el Superintendente General de la misma. Proyectos de Exploración: la compra de suministros es realizada de acuerdo a lo establecido en el Manual de Políticas del Área de Exploraciones.
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La evaluación y selección de proveedores de productos y servicios sigue los lineamientos establecidos por la Sub-Gerencia de Logística de la Cía. de Minas Buenaventura S.A.A. en el documento Manual de funciones del área logística. Entre los criterios de evaluación se tiene:
Los estados financieros (para los proveedores nuevos). El Precio. La calidad de sus artículos (a través evaluaciones del área de logística, certificaciones de productos, homologaciones o certificaciones de su Sistema de Gestión, etc.).
La Sub-Gerencia de Logística de la Cía. de Minas Buenaventura S.A.A. así como cada Empresa del Grupo Buenaventura mantienen un listado de proveedores calificados vinculados a la clasificación de productos ABC. Los registros de la evaluación de desempeño de los proveedores son conservados por el Jefe de Compras de la Cía. de Minas Buenaventura S.A.A. 4.11. Control de las Operaciones. Tomando como base los resultados del IPER y con el propósito de controlar las actividades relacionadas a los aspectos ambientales significativos, a los riesgos identificados y a los requisitos de los productos o servicios, cada encargado de área elabora documentos que describen las actividades/operaciones relacionadas a ellos incluyendo las medidas de control aplicables (ver sección 3.6 del presente manual). Son ejemplos de documentos elaborados para el control los siguientes: a) Diseño de ingeniería para la preparación y servicios auxiliares mina b) Programa mensual de producción c) Planes de exploración y desarrollo de mina d) Planeamiento operacional e) Estudios geomecánicos f) Estudios de estabilidad de depósitos de desmonte y de relaves g) Programas de mantenimiento h) Matrices de control operacional i) Estándares de trabajo j) Procedimientos de trabajo seguro k) Planes de calidad. Para el caso de los controles ambientales también puede aplicarse el Plan de Manejo Ambiental de los diferentes instrumentos de gestión ambiental (DJ, PAMA, EA, EIA, PCM, PCPA, entre otros) aprobados por la autoridad competente. Asimismo para las Exploraciones se cuenta con el Manual Ambiental para Exploración Minera, preparado por la Dirección de Medio Ambiente de Cía. de Minas Buenaventura S.A.A. En cuanto a la gestión de Seguridad y Salud ocupacional las actividades asociadas a los riesgos que requieren control se han establecido los Estándares de Seguridad, documentos corporativos preparado por la Coordinación de Seguridad de Cía. de Minas Buenaventura S.A.A. La revisión y aprobación de estos documentos sigue los lineamientos del procedimiento de “PCORP-01: Control de Documentos”. La comunicación de estos documentos a los colaboradores que los deben aplicar, incluyendo contratistas y proveedores, según corresponda, es llevada a cabo de manera previa por los encargados de área de cada Empresa del Grupo. A través de inspecciones planeadas u otras actividades de verificación en campo determinadas por el Comité SIB de cada Empresa del Grupo, se determina el grado de eficacia de estos documentos así como las medidas de mejora necesarias.
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4.12. Identificación y conservación de Productos Los productos realizados por cada Empresa Minera del Grupo Buenaventura se identifican según su naturaleza de acuerdo a la siguiente información: •
Unidades de Producción: a) Concentrados de mineral: 1. Cuando se encuentra depositado en el patio de la unidad de producción: a través de marcas o carteles en la zona ocupada, conteniendo los siguientes datos: tipo de concentrado. 2. Cuando se transporta en camiones: a través de las guías de remisión donde se incluye los siguientes datos: N° de placa del vehiculo; tipo de concentrado y pesos. b) Para barras de metales: a través de un sello en relieve donde se especifica el código de la unidad de producción; peso y tipo de metal. c) Precipitados de metales: a través de etiquetas adheridas al recipiente que lo contiene. Los datos incluidos en estas etiquetas son: tipo de precipitado; ley; peso; fecha de producción. Los responsables de estas identificaciones en cada Unidad de Producción son los encargados de Planta. Los criterios de preservación de los productos durante su almacenamiento en planta y durante su transporte al destino final, incluidas las medidas de protección son determinados por los Superintendentes Generales, encargados de Planta y Área de Comercialización de cada Unidad de Producción. Estos se encuentran documentados en procedimientos de “Almacenamiento y preservación de productos” desarrollados por los encargados de Planta de cada Unidad de Producción.
•
Proyecto de Exploración: El inventario de reservas contenidos en los informes geológicos mensuales enviados por los Jefes de Proyecto son conservados en el área de Exploraciones. Estas disposiciones se describen en el Manual de Procedimientos del Área de Exploraciones.
4.13. Procesos especiales. Dado que los productos resultantes son verificados mediante actividades de ensayos en laboratorios propios o de terceros (ver sección 5.3 de este manual), los requisitos de la norma ISO 9001 aplicables a este tema han sido excluidos al desarrollar el presente manual. 4.14. Planes de Emergencias. El encargado de Seguridad en coordinación con el encargado de Medio Ambiente de cada Empresa del Grupo, elaboran a partir de requisitos legales aplicables (D.S. 046-2001-EM “Reglamento de Seguridad Minera”, D.S. 009-2005-TR “Reglamento de Seguridad y Salud en el Trabajo”, Ley 28256 “Ley que regula el transporte terrestre de materiales y residuos peligrosos”, Ley 28551 “Ley que establece la obligación de elaborar y presentar planes de contingencias”) y/o lineamientos, procedimientos para identificar y responder ante potenciales incidentes y situaciones de emergencia, y para prevenir y mitigar las posibles enfermedades y lesiones que puedan estar asociadas con ellas. Estos procedimientos están contenidos en un Plan de Emergencias y la revisión y aprobación de los mismos es realizada por el Comité SIB de cada Empresa del Grupo Buenaventura. Estos procedimientos son revisados por los Comités SIB/de Crisis de cada Empresa del Grupo (ver sección 2.5.7 del presente manual) después de la ocurrencia de alguna emergencia real o luego de simulacros de emergencia realizados, para adecuarlos si corresponde. En adición a los párrafos anteriores los Planes de Emergencia incluidos en los instrumentos ambientales, tales como EIA y otros, son considerados como oficiales y aplicables dentro del SIB.
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Durante el último trimestre del año el Comité SIB/de Crisis de cada Empresa del Grupo elabora y revisa el Programa de simulacros de Emergencias con objeto de poner a prueba los procedimientos establecidos en los planes de emergencias. Este programa es aprobado por la Alta Dirección de cada Empresa del Grupo Buenaventura. 4.15. Cambios de la presente sección: Versión
Fecha de revisión
03
Mayo-2007
04
Junio 2007
05
Julio 2007
06
Septiembre 2007
07
Octubre 2007
08 09
Noviembre 2007 Diciembre 2007
10
Enero 2008
11
Febrero 2008
Descripción del cambio Se incluye el punto 3.4 “determinación de los requisitos relacionados con el producto final Se incluye las secciones 3.5; 3.6; 3.7; 3.8; 3.9; 3.10; 3.11; 3.12 Se cambia el número de la sección. Pasa del número 3 al número 4. Se incluye el uso del documento Balance metalúrgico en el numeral 4.6.1 Se incluye en la sección 4.3 otros tipos de infraestructuras Se mejora la redacción de las secciones 4.2; 4.4 Se incluye otros ejemplos, en la sección 4.10, de documentos para el control operaciones Se modifica sección 4.2, se incluye la instrucción para el llenado de la descripción de cargo Se incluye la identificaron de RRLL en la sección 4.13 Se modifica sección 4.2, se incluye lineamientos para la evaluación y selección de contratistas Se introduce codificación a los procedimientos referenciados Se mejora la redacción para hacer aplicable los lineamientos descritos en otras empresas del Grupo Buenaventura. Se mejora la redacción en todas las secciones. Se elimina el procedimiento P-CORP Evaluación y selección de contratistas. Se incluyen los instrumentos de gestión ambiental en la sección de infraestructura y control de las operaciones. Se incluye el D.S. 005-2008-EM Sección 4.2 se incluye: servicios especializados, y se reemplaza unidades de transmisión por unidades de operativas. Sección 4.3 se modifica Público interno por Colaboradores internos. Sección 4.4. En el párrafo de Para Empresa Eléctrica se incluye: líneas de transmisión, subestaciones y central hidroeléctrica. Se elimina procesos de transmisión eléctrica. Sección 4.7. En el párrafo de Para Empresa Eléctrica se modifica Gerente General de CONENHUA por Director Gerente de CONENHUA.
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5. EVALUACIÓN DE DESEMPEÑO
Versión 07 (05-02-08)
5.1. Satisfacción del Cliente La Alta Dirección de cada Empresa del Grupo Buenaventura realiza al menos dos veces al año el seguimiento y cumplimiento de sus compromisos con el Área de Comercialización en los siguientes documentos: Para Empresas Mineras: •
Unidad de Producción: a) Informes de planeamiento operacional, y b) Balances metalúrgicos. La metodología seguida para este fin se basa en entrevistas orales y los resultados y acciones se registran en una Ayuda de Memoria. Los resultados de estas mediciones y seguimientos son analizados por los Superintendentes Generales de cada unidad de Producción y comunicados al Gerente de Operaciones informando las acciones de mejora a implementar, así como los cambios que podrían darse en la calidad del Producto.
•
Proyecto de Exploración: El seguimiento de los requisitos de inventarios de reservas, leyes esperadas y otros, se establecen en el Manual de Procedimientos del Área de Exploraciones.
Para Empresa Eléctrica: La evaluación y seguimiento a los requisitos del Servicio que brinda CONENHUA son establecidos por el Director Gerente de CONENHUA. 5.2. Seguimiento y medición de los Procesos Las características fundamentales de los procesos (y actividades) que tienen influencia en la calidad, seguridad y salud ocupacional, medio ambiente y relaciones comunitarias son medidas y supervisadas por los encargados de Área que tienen responsabilidad sobre dichos procesos (y actividades). Esta supervisión incluye tanto a los colaboradores de su Empresa como a los contratistas que puedan impactar significativamente a los aspectos antes mencionados. Los encargados de Área desarrollan y mantienen para los procesos bajo su responsabilidad, según sea aplicable, los siguientes instrumentos de gestión: a) matrices de medición y seguimiento de procesos (pueden llamarse planes de calidad), b) planes y programas de monitoreos ambientales; c) planes y programas de inspecciones de seguridad & salud ocupacional. Estos Instrumentos incluyen sin llegar a limitarse la siguiente información: a) b) c) d) e)
Característica a ser medida / seguida Frecuencia de la medición / seguimiento Lugar de medición /seguimiento Responsable de la medición / seguimiento Registro donde se coloca los resultados de las mediciones / seguimiento.
Cuando no se alcancen los resultados esperados y las acciones a implementar requieren mayores recursos para su corrección son comunicadas a su respectiva Alta Dirección de la Empresa para su atención inmediata. 5.3. Seguimiento y medición de los Productos / Servicio En adición a lo especificado en la sección 5.2, el responsable designado por la Alta Dirección de cada Empresa del Grupo Buenaventura desarrolla y mantiene documentos de medición y seguimiento de los productos /servicio (por ejemplo planes de calidad u otros) que resultan de los procesos de: • •
Beneficio de mineral, para el caso de las Unidades de Producción* Inventario de reservas y leyes esperadas, para el caso de Proyectos de Exploración*
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5. EVALUACIÓN DE DESEMPEÑO •
Versión 07 (05-02-08)
Energía transmitida, generada y obra ejecutada, energía comercializada para el caso de Empresa Eléctrica.
Estos documentos incluyen sin llegar a limitarse la siguiente información: a) b) c) d) •
Característica del producto/servicio a ser medida / seguida Frecuencia de la medición / seguimiento Lugar de medición /seguimiento (interno y/o externo) Registro donde se coloca los resultados de las mediciones / seguimiento. Para el caso de contratar los servicios de laboratorios externos, los responsables de las mediciones y seguimientos se encargan de asegurar que el laboratorio cumpla con la norma ISO/IEC 17025 (una acreditación formal sirve de evidencia para el cumplimiento de este lineamiento).
5.4. Evaluación del cumplimiento legal La evaluación del cumplimiento legal en cada Empresa del Grupo Buenaventura sigue los lineamientos definidos por el procedimiento corporativo P-CORP-06 Identificación y evaluación de requisitos legales y compromisos. Esta evaluación es realizada por evaluadores/auditores seleccionados por los Comités SIB de cada Empresa del Grupo. En adición a esto, cada vez que se realiza un proceso de fiscalización por parte de una entidad reguladora (OSINERGMIN) y se detectan observaciones, el Comité SIB de cada Empresa del Grupo adopta las observaciones de las referidas fiscalizaciones aplicando el procedimiento PCORP-10 No conformidades, acciones correctivas y preventivas. Los resultados de la evaluación son comunicados a la Supervisión correspondiente para su atención inmediata. 5.5. Control de equipos de seguimiento y medición: Los equipos empleados en las mediciones y seguimientos señalados en las secciones 5.2 y 5.3 así como los patrones y estándares de referencia que pudieran ser utilizados, se mantienen controlados por los encargados de Área que tienen la responsabilidad de mantener las mediciones y seguimientos planificados. La identificación de tales equipos, patrones y/o estándares se encuentra documentada en Fichas técnicas de equipos, patrones y estándares de medición y seguimiento desarrolladas y mantenidas por cada encargado de Área. El control de tales equipos, patrones y estándares de referencia se realiza a través de mantenimientos, calibraciones y/o verificaciones programadas. Los programas de mantenimientos, calibraciones y/o verificaciones son desarrollados e implementados por los encargados de Área según corresponda. Toda calibración realizada por personal de cada Empresa del Grupo es llevada a cabo siguiendo lineamientos documentados de calibración autorizados por los encargados de Área según corresponda. Para el caso de contratar los servicios de calibraciones externas, los encargados de Área con el apoyo de los responsables de Laboratorio y/o Reparaciones de la Administración Lima se encargan de asegurar, según aplique, que la contratación de tales servicios se realice a entidades que cumplan la norma ISO/IEC 17025 (una acreditación formal sirve de evidencia para el cumplimiento de este lineamiento). Los encargados de Área responsables de las mediciones y seguimientos aseguran que los registros generados por las actividades de calibración, sean estas internas o externas, incluyen como mínimo: a) los valores estimados de la incertidumbre asociada a las mediciones, b) una identificación de los patrones empleados; c) procedimiento de calibración aplicado; y d) condiciones bajo las cuales se realizó las calibraciones.
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5. EVALUACIÓN DE DESEMPEÑO
Versión 07 (05-02-08)
Cuando sea posible, todos los equipos bajo el control de los encargados de Área que requieran una calibración, son rotulados, codificados o identificados de alguna manera para indicar el estado de calibración, incluida la fecha en la que fueron calibrados por última vez y su fecha de vencimiento o el criterio para la próxima calibración 5.6. Control de productos finales no conformes de las Unidades de Producción El control de productos no conformes en cada Empresa del Grupo Buenaventura sigue los lineamientos definidos por el procedimiento corporativo “P-CORP-07: Control de Productos no conformes”. Aun cuando este control es aplicado a los productos que recibe el Área Comercial definidos en la sección 4.6.1 del presente manual, los lineamientos definidos en el procedimiento antes mencionado puede aplicarse a otros productos resultantes de los procesos de realización (ver sección 3.3 del presente manual). Los registros generados por la aplicación de este procedimiento en cada Unidad de Producción son conservados por los encargados de Planta de cada Unidad de Producción. 5.7. Auditorias internas: La realización de las auditorias internas desde su planificación, pasando por la selección de auditores internos, hasta el seguimiento de las acciones correctivas generadas durante la realización del proceso en cada Empresa del Grupo Buenaventura sigue los lineamientos definidos por el procedimiento corporativo “P-CORP-08: Auditorias internas”. Los objetivos y alcances de cada auditoria son determinados por los Comités SIB de cada Empresa del Grupo. Estos objetivos pueden estar relacionados a los siguientes aspectos de la gestión: a) calidad; b) seguridad & salud ocupacional; c) medio ambiente; d) relaciones comunitarias y e) una combinación de las anteriores. Los resultados de las auditorias internas son evaluados por los Comités SIB de cada Empresa del Grupo y la implementación de los planes de acciones que deriven esta actividad es realizada por los encargados de área. Estas actividades deben realizarse antes de la Revisión general del Sistema Integrado de Gestión a cargo de la Alta Dirección de cada Empresa del Grupo Buenaventura (ver sección 7.5.). 5.8. Auditorias externas y fiscalizaciones: Las auditorias desarrolladas por Empresas Certificadoras de Sistemas de Gestión para obtener y mantener certificaciones (ISO 9001; ISO 14001; OHSAS 18001; etc), así como las auditorias que realice la Administración Central de la Compañía (Alta Dirección del Grupo Buenaventura, Sub Gerencias, Direcciones y Coordinaciones Centrales), y las fiscalizaciones realizadas por entidades gubernamentales son consideradas evaluaciones externas. Las no conformidades y observaciones que resulten de las evaluaciones son adoptadas (si corresponde) por cada Empresa de Grupo aplicando los procedimientos de “P-CORP-10: No conformidades, acciones correctivas y preventivas”. Las Altas Direcciones de cada Empresa de Grupo aseguran que el personal que realiza estas evaluaciones externas cumpla con las disposiciones de seguridad para el ingreso a las zonas de trabajo. Entre las disposiciones se incluyen, sin llegar a limitarse: a) b) c) d)
Seguros de alto riesgo Inducción en seguridad previa Permisos y autorizaciones Disponibilidad de implementos de seguridad y protección personal.
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5. EVALUACIÓN DE DESEMPEÑO
(05-02-08)
5.9. Análisis de datos e indicadores de desempeño: Con el objetivo de evaluar la eficacia del SIB los encargados de cada área acopian, según corresponda, los datos resultantes de las mediciones y seguimientos asociados a la seguridad y salud ocupacional, medio ambiente, calidad y relaciones comunitarias. Entre las fuentes de datos tenemos: Identificación del dato • • • • • • • • •
Temas relacionados
Resultados del monitoreo de la satisfacción del Cliente con relación a la entrega de productos finales. Resultados de monitoreo y seguimiento de los requisitos de los Productos / Servicio. Resultados de monitoreo ambiental y de seguridad & salud ocupacional. Resultados de monitoreo y seguimiento de variables operacionales. Resultados de monitoreo y seguimiento de los requisitos de los Productos /Servicio. Resultados de la evaluación y reevaluación de Contratistas.
Resultados de la evaluación y reevaluación de Proveedores críticos. Resultados de las auditorias internas y externas. Resultados del monitoreo de la percepción de comunidades vecinas con relación al cumplimiento de compromisos suscritos y desempeño ambiental de la Unidad de Producción.
Satisfacción cliente Conformidad con requisitos producto Características tendencias de procesos y de productos
del los del y los los
Desempeño en seguridad de contratistas Desempeño de proveedores Eficacia del SIB Satisfacción de comunidades vecinas
A partir de esta definición de datos y según las normas legales aplicables cada Empresa del Grupo Buenaventura considera los parámetros mínimos para el seguimiento y monitoreo ambiental, de seguridad & salud ocupacional, de calidad y de relaciones comunitarias. a) Parámetros considerados para la medición y monitoreo ambiental de: •
Empresas Mineras: Unidades de Producción y Proyectos de Exploración Calidad de aire (*) PM-10 SO
Efluentes líquidos (**) pH TSS
Calidad del cuerpo receptor (****) Coliformes totales Coliformes fecales
SO2 PTS Plomo Arsénico CO H2S
Plomo Cobre Zinc Arsénico Cianuro Fierro
Plomo Cobre Zinc Arsénico Cianuro Fierro
Uso de agua (*****) Caudal ----------------------------------------------------------------
(*) R.M. 315-96-EM/VMM (**) R.M. 011-96-EM/VMM (****) Ley General de Aguas D.S. 007-83-SA (*****) AUTORIZACIONES DE USO
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5. EVALUACIÓN DE DESEMPEÑO •
(05-02-08)
Empresa Eléctrica:
Emisiones gaseosas
Calidad del aire
Efluentes líquidos
Calidad cuerpo receptor
Ruido
REM(*)
Caudal de uso de agua
PM 10
Caudal
Caudal
Ruido
REM
Caudal
SO2 CO
pH Temperatura Sólidos suspendidos Aceites y grasas -
pH Temperatura Sólidos suspendidos Aceites y grasas -
-
-
-
-
-
-
-
-
-
-
-
-
Tiempo de emisión Caudal PTS SO2
NO2
CO
-
NO2 Temperatura
-
(*) REM: Radiaciones Electromagnéticas Fuente: Resolución de Consejo Directivo OSINERGMIN N° 245-2007-OS / CD
b) Parámetros de medición y/o seguimiento de seguridad y salud ocupacional para: •
Empresas Mineras y Eléctrica: − − − −
•
Cuadros estadísticos de incidentes (*)(**). Registro de accidentes y enfermedades ocupacionales (*)(**). Actividades del Programa anual de seguridad e higiene (*)(**). Niveles de iluminación de zonas de trabajo (**)
Empresas Mineras: − − − −
Velocidad de aire y temperatura en zonas de trabajo interior mina (**) Concentración de gases y vapores (**) Concentración de humos, polvo y nieblas tóxicas (**) Parámetros de examen ocupacional (**)
Base legal: (*) D.S. 009-2005-TR; (**) D.S. 046-2001-EM
c) Parámetros de medición y monitoreo de calidad para Empresas Mineras: •
Unidades de Producción: Producto Concentrado Barras Leyes Leyes Humedad -----
Pesos -----
Satisfacción del Área de Comercialización N° de quejas por lote entregado -------
Procesos Temperatura de secado de concentrado Granulometría Leyes de mineral Densidad de la pulpa
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5. EVALUACIÓN DE DESEMPEÑO •
Versión 07 (05-02-08)
Proyectos de Exploración: Exploración Greenfield Brownfield
Producto Informe final de recursos minerales Inventario de mineral
Satisfacción de la Alta Dirección N° proyectos de exploración factibles Contenido de Leyes esperadas
Procesos Búsqueda yacimientos Producción mineral exploración geológica.
de de –
d) Parámetros de medición y monitoreo de relaciones con comunidades vecinas: • Nº programas / proyectos en ejecución por comunidad. • Montos invertidos a la fecha por programas o proyectos sociales. • N° de compromisos suscritos por la Empresa. El análisis final de los datos recolectados es realizado por el Comité SIB de cada Empresa del Grupo Buenaventura para determinar: a) El cumplimiento de objetivos y metas b) El cumplimiento de la normativa aplicable; c) acciones de mejora del SIB y d) cumplimiento de compromisos suscritos. 5.10. Control de cambios en la presente sección: Las auditorias desarrolladas por Organismos Certificadores de sistemas de Gestión Versión 01 02 03 04 05 06
Fecha de revisión Julio 2007 Julio 2007 septiembre 2007 Octubre 2007 Noviembre 2007 Enero 2008
07
Febrero 2008
Descripción del cambio Se desarrolla la sección Se mejora la redacción en general Se incluye cuadros en la sección 5.9 Se completa cuadros de la sección 5.9 Se introduce codificación a los procedimientos referenciados Se generaliza el manual corporativo para incluir a las exploraciones y empresa eléctrica CONENHUA Sección 5.1.: se reemplaza Gerente General por Director Gerente Sección 5.3 se incluye: Energía transmitida, generada y obra ejecutada, energía comercializada para el caso de Empresa Eléctrica.
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6. COMUNICACIÓN Y CONSULTA
Versión 07 (14-01-08)
6.1 Comunicación y Consulta con los clientes Las comunicaciones realizadas con el Cliente relacionadas con información de los productos, son llevadas a cabo por la Alta Dirección de cada Empresa del grupo o otra función designada por ella. Las políticas, procedimientos, instrucciones o mecanismos para este tipo de comunicaciones son determinados por los Comités SIB de cada Empresa del Grupo Buenaventura. Los cambios que pudieran darse en los requisitos del producto o servicio, son comunicados al Cliente y a las funciones pertinentes de la Empresa, por la Alta Dirección de cada Empresa del Grupo. Las consultas del Cliente, relacionadas a los requisitos de los productos, incluyendo condiciones de entrega son atendidas por una función designada por la Alta Dirección de cada Empresa del Grupo. Mensualmente la Alta Dirección de cada Empresa del Grupo Buenaventura mantiene comunicaciones con el Cliente de la Empresa con el propósito de: a) evaluar el cumplimiento de los requisitos del producto o servicio, b) recabar información del cliente relacionada a la atención de sus requisitos, incluyendo las quejas y c) recabar recomendaciones de mejora que pueda sugerir. Las acciones que se tomen como resultados de estas comunicaciones, son informadas por la Alta Dirección de cada Empresa del Grupo a los encargados de Área que correspondan. Las evidencias de las comunicaciones realizadas con el Área Comercial de la Empresa son mantenidas por el Superintendente General o Jefe de Planta de cada Unidad de Producción, según corresponda, de acuerdo a los lineamientos del procedimiento para el control de registros. 6.2 Comunicación y consulta con el publico interno Las comunicaciones entre el personal de la Empresa, según el tipo de información a transmitir, sigue como mínimo alguno de los medios de comunicación siguientes o una combinación de los mismos: Tipo de información Disposiciones de la Alta Dirección de la Empresa
Medios de comunicación Comunicaciones formales de la Alta Dirección. E-mail; Intranet; memorando y cartas
Disposiciones del Representante de la Alta Dirección de la Empresa
Comunicaciones formales del Representante la Alta Dirección. E-mail; Intranet, memorando y cartas
Acuerdos del Comité SIBCorporativo
Actas de reunión. Documentos de gestión Intranet, memorando y cartas memorando y cartas Actas de reunión. Documentos de gestión Intranet Reportes de evaluación
Acuerdos de Comités SIB de cada Empresa del Grupo Resultados de evaluaciones
Personal a ser comunicado • Alta Dirección del Grupo Buenaventura • Directores • Alta Dirección de cada Empresa del Grupo • Encargados de área • Alta Dirección del Grupo Buenaventura • Directores • Alta Dirección de cada Empresa del Grupo • Encargados de área • Alta Dirección de cada Empresa del Grupo • Coordinadores de cada Empresa del Grupo • Alta Dirección de cada Empresa del Grupo • Encargados de Área • Alta Dirección de cada
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6. COMUNICACIÓN Y CONSULTA
Versión 07 (14-01-08)
Tipo de información (auditorias; inspecciones; revisiones; etc)
Medios de comunicación Intranet
Cambios en las políticas y documentos de gestión
Comunicaciones formales de los responsables de los cambios. E-mail; Intranet, memorando y cartas
Cambios en las operaciones o condiciones de lugares del trabajo
Comunicaciones formales de los responsables de los cambios. Contactos personales E-mail; Intranet, memorando y cartas
Designación de representante de trabajadores en temas de seguridad y salud ocupacional Consultas de trabajadores sobre temas relacionados al SIB Inicio de actividades en operaciones y proyectos
Comunicaciones formales de los responsables de la designación
Contactos personales Comunicaciones formales Registros de sugerencias Comunicaciones formales de la Alta Dirección de cada Empresa del Grupo.
Personal a ser comunicado Empresa del Grupo, responsables de Áreas relacionadas con la toma de decisiones. • Gerentes de línea • Directores • Alta Dirección de cada Empresa del Grupo • Encargados de Área • Coordinadores de Comité SIB de cada Empresa del Grupo • Alta Dirección de cada Empresa del Grupo • Encargados de Área • Representante de los trabajadores • Trabajadores afectados • Encargado de Seguridad • Encargados de Área • Todos los trabajadores
• Encargados inmediatos • Gerente de Operaciones • Gerente de Exploraciones • Director de Medio Ambiente
Las disposiciones para la participación de los trabajadores en temas relacionados con el mantenimiento y mejora del SIB son determinadas y documentadas por los Comités SIB de cada Unidad de producción. 6.3 Comunicación y consulta con otras partes interesadas externas Las comunicaciones con las partes interesadas externas, según el tipo de información a transmitir, sigue como mínimo alguno de los medios de comunicación siguientes o una combinación de los mismos: Parte interesada externa
Ministerios y Entidades reguladoras
Tipo de información generada por cada Empresa del Grupo Levantamiento de observaciones a fiscalizaciones
Consultas sobre el desempeño de las operaciones y
Medios de comunicación Comunicaciones formales
Comunicaciones formales
Personal que comunica • Alta Dirección de cada Empresa del Grupo • Encargado de Seguridad • Encargado de Medio Ambiente • Encargados de Área • Alta Dirección de cada Empresa del Grupo • Encargado de Seguridad
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Parte interesada externa
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6. COMUNICACIÓN Y CONSULTA
Versión 07 (14-01-08)
Tipo de información generada por cada Empresa del Grupo exploraciones Resultados de monitoreos ambientales Resultados de monitoreos de seguridad y salud ocupacional Informes anuales de las actividades realizadas con las relaciones comunitarias
Comunidades vecinas Gobiernos Distritales y Regionales
Medios de comunicación
Comunicaciones formales
Comunicaciones formales
Comunicaciones formales
Requerimientos de permisos y autorizaciones
Comunicaciones formales
Informes de cumplimiento legal y otros compromisos
Comunicaciones formales, Informes y/o reportes
Acuerdos de partes y Requisitos suscritos por cada Empresa del Grupo Reportes sobre desempeño del SIB
Comunicaciones formales Actas Comunicaciones formales
Personal que comunica • Encargado de Medio Ambiente • Alta Dirección de cada Empresa del Grupo • Encargado de Medio Ambiente • Alta Dirección de cada Empresa del Grupo • Encargado de Seguridad • Alta Dirección de cada Empresa del Grupo • Coordinador de Relaciones Comunitarias • Alta Dirección del Grupo Buenaventura • Director de Medioambiente • Coordinador de Seguridad • Alta Dirección de cada Empresa del Grupo • Encargado de Seguridad • Encargado de Medio ambiente • Encargado de Relaciones Comunitarias • Alta Dirección de cada Empresa del Grupo • Coordinador de Relaciones Comunitarias • Alta Dirección de cada Empresa del Grupo
La decisión de comunicar a otras partes interesadas externas es tomada por la Alta Dirección de cada Empresa del Grupo. En este caso los mecanismos seguidos, incluidos los registros que se conservan, son establecidos en consulta con los Comités SIB de cada Empresa del Grupo. 6.4 Reportes de Responsabilidad Social En cumplimiento del DS 042-2003-EM la Dirección de Relaciones Comunitarias presenta anualmente los reportes de desarrollo sostenible. El contenido de estos reportes considera de acuerdo a Ley los siguientes temas: • • •
Realización de actividades productivas durante el periodo de reporte. Relaciones con: a) las instituciones, b) autoridades, c) cultura y d) costumbres locales. Comunicaciones e información comunicada sobre sus actividades mineras a: a) autoridades regionales, b) autoridades locales, c) población del área de influencia de las operaciones, exploraciones y sus organismos representativos.
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• • •
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6. COMUNICACIÓN Y CONSULTA
Versión 07 (14-01-08)
Logros de las poblaciones del área de influencia de la operación minera, producto de la creación de oportunidades de desarrollo más allá de la vida de la actividad minera. Fomento del empleo local. Adquisiciones de bienes y servicios locales.
Para su elaboración la Dirección de Relaciones Comunitarias recibe información de las Empresas Mineras del Grupo Buenaventura de acuerdo a requerimientos de esta Dirección. Estos reportes luego de ser sustentados ante la Alta Dirección del Grupo Buenaventura son presentados a la Dirección General de Minería. En adición, la Subgerencia de Recursos Humanos de la Cía. de Minas Buenaventura S.A.A. es la encargada de generar, a solicitud de la Alta Dirección de la Empresa, Reportes de Responsabilidad Social. La estructura y contenido de este documento es establecido antes de su elaboración por la Alta Dirección del Grupo Buenaventura. El insumo básico para la elaboración de estos Reportes públicos toma en cuenta los reportes de desarrollo sostenibles descritos anteriormente, así como otra información proporcionada por las Altas Direcciones de cada una de las Empresas del Grupo de acuerdo a los requerimientos de la Subgerencia de Recursos Humanos. La información contenida en estos reportes es verificada y documentada previa a su publicación, por el Contralor de la Cía. de Minas Buenaventura S.A.A. Su aprobación recae en la Alta Dirección del Grupo Buenaventura. 6.5 Cambios de la presente sección: Versión 02 03
04 05 06 07
Fecha de revisión Mayo-2007 Junio 2007
Julio 2007 Octubre 2007 Noviembre 2007 Enero 2008
Descripción del cambio Se incluye el numeral 5.4 Reporte Social La sección cambia de número. Pasa de ser el numero 5 a ser el número 6. Corrección de ortografía Se mejora tablas de las secciones 6.2 y 6.3 Se actualiza la sección 6.4. Se marca en negrita los reportes identificados en la sección 6.4. Se generaliza la sección para su aplicación a las exploraciones y empresa eléctrica CONENHUA.
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7. MEJORAMIENTO
Versión 03 (14-01-08)
7.1. Incidentes, accidentes y no conformidades El Comité SIB Corporativo ha establecido los procedimientos: a) P-CORP-09 Investigación de incidentes y accidentes y b) P-CORP-10 No conformidades, acciones correctivas y preventivas. En estos se establecen la responsabilidad y las metodologías para la identificación y tratamiento de los incidentes, accidentes y no conformidades. La responsabilidad de la aplicación de estos procedimientos así como el mantenimiento de los registros de sus aplicaciones recae en el Comité SIB de cada Empresa del Grupo Buenaventura. 7.2. Acciones correctivas El Comité SIB Corporativo ha establecido el procedimiento P-CORP-10 No conformidades, acciones correctivas y preventivas, donde se establece la responsabilidad y las metodologías para mitigar y eliminar las causas de no conformidades reales que se presenten durante el desarrollo de auditorias internas, actividades cotidianas, fiscalizaciones o como consecuencia del análisis de incidentes, accidentes y respuestas a emergencias. La responsabilidad de la aplicación de este procedimiento así como del mantenimiento de los registros de su aplicación recae en el Comité SIB de cada Empresa del Grupo. 7.3. Acciones preventivas El Comité SIB Corporativo ha establecido el procedimiento P-CORP-10 No conformidades, acciones correctivas y preventivas, el mismo que describe la responsabilidad y las metodologías para prevenir la ocurrencia de no conformidades o eliminar las causas de no conformidades potenciales que se determinen durante el desarrollo de auditorias internas, actividades cotidianas, fiscalizaciones o como consecuencia del análisis de incidentes, accidentes y respuestas a emergencias. La responsabilidad de la aplicación de este procedimiento así como del mantenimiento de los registros de su aplicación recae en el Comité SIB de cada Empresa del Grupo. 7.4. Mejora continua Los Comités SIB de cada Empresa del Grupo son los responsables de asegurar que toda acción y propuesta de mejora que tenga efectos sobre el SIB implementado, halla sido generada considerando los siguientes elementos del SIB: • • • • • •
Política de responsabilidad social Objetivos del SIB Resultados de las auditorias Análisis de datos Acciones preventivas y correctivas Revisión del SIB por las Altas Direcciones de cada Empresa del Grupo
Para estos efectos, todo proyecto de mejora que se presente al Comité SIB de cada Empresa del Grupo debe estar sustentado en los resultados del uso de cualquiera de los aspectos de la gestión mencionados en el párrafo anterior. 7.5. Revisión del SIB La Revisión del SIB en cada Empresa del Grupo Buenaventura es realizada al menos una vez al año por la Alta Dirección de cada Empresa del Grupo Buenaventura. Para esto los Representantes de cada Alta Dirección recopilan y disponen la siguiente información:
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7. MEJORAMIENTO
Versión 03 (14-01-08)
Información Resultados de auditorias internas
Responsable de presentar la información • Representante de la Alta Dirección en cada Unidad de Producción Resultados de fiscalizaciones • Encargado de Medio ambiente y Encargado de Seguridad Resultados de retroalimentaciones con • Función designada por la Alta Dirección Cliente de cada Empresa del Grupo Resultados del análisis de las • Función designada por la Alta Dirección comunicaciones externas incluidas las quejas de cada Empresa del Grupo en materias relacionadas al SIB Resultado del seguimiento de los objetivos y • Función designada por la Alta Dirección metas de cada Empresa del Grupo Resultados de la evaluación del desempeño • “Dueños o responsables de cada de los procesos en materia de calidad, proceso” seguridad & salud ocupacional y medio ambiente. Resultados de la medición y seguimiento de • Función designada por la Alta Dirección los productos de cada Empresa del Grupo Resultado de la evaluación de cumplimiento • Función designada por la Alta Dirección legal y otros compromisos suscritos por la de cada Empresa del Grupo Empresa del Grupo. Estado de acciones correctivas • Función designada por la Alta Dirección de cada Empresa del Grupo Estado de acciones preventivas • Función designada por la Alta Dirección de cada Empresa del Grupo Resultado del seguimiento de acciones • Función designada por la Alta Dirección propuestas en revisiones del SIB previas de cada Empresa del Grupo Cambios que podrían afectar al SIB, incluidas • Función designada por la Alta Dirección las Políticas. de cada Empresa del Grupo Recomendaciones para la mejora • Función designada por la Alta Dirección de cada Empresa del Grupo Los resultados de estas revisiones se documentan en actas que son conservadas por Representante de la Alta Dirección en cada Unidad de Producción, e incluyen como mínimo: • • •
Acciones a tomar para mejorar la eficacia del SIB y sus procesos. Acciones a tomar sobre la mejora de los productos, en función a los requisitos del Área Comercial. Necesidades de recursos necesarios para lograr las nuevas mejoras planteadas.
7.6. Control de cambios en la presente sección: Las auditorias desarrolladas por Organismos Certificadores de sistemas de Gestión Versión 01 02
03
Fecha de revisión Julio 2007 Noviembre 2007
Enero 2008
Descripción del cambio Se desarrolla la sección Se incluye codificación a los procedimientos referenciados. Se reemplaza el nombre del procedimiento: manejo de incidentes y accidentes por el siguiente: “investigación de incidentes y accidentes” Se generaliza la sección para su aplicación a las exploraciones y empresa eléctrica CONENHUA.
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Anexo 1. Correspondencia entre el Manual SIB Corporativo y las normas ISO 14001:2004; ISO 9001:2000; OHSAS 18001:2007; SA 8000:2001
Versión 04 (12-11-07)
(Informativo)
La Tabla identifica las correspondencias técnicas generales entre el Manual del Sistema de gestión integrado de Buenaventura y las Normas ISO 14001:2004; ISO 9001:2000; OHSAS 18001:2007 y SA 8000:2001 El objetivo de esta comparación es demostrar que el Manual SIB Corporativo puede usarse para describir de qué manera la Empresa opera en concordancia con los requisitos de estas normas. Sólo se ha establecido una correspondencia directa entre los apartados de del manual SIB Corporativo y las Normas Internacionales cuando los dos apartados son considerablemente congruentes en lo relativo a los requisitos. Por encima de esto, existen relaciones cruzadas detalladas de menor relevancia que no se muestran aquí.
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MANUAL DEL SIB M-CORP Anexo 1. Correspondencia entre el Manual SIB Corporativo y las normas ISO 14001:2004; ISO 9001:2000; OHSAS 18001:2007; SA 8000:2001
Categoría de Riesgo BAJO Versión 04 (12-11-07)
Correspondencia entre la Norma ISO 14001:2004; la Norma ISO 9001:2000; la norma OHSAS 18001:2007 y SA 8000:2001
MANUAL SIB
ISO 14001:2004
ISO 9001:2000
OHSAS 18001:2007
SA 8000:2001
1. Introducción 1.1 1.2 1.3 1.4 1.5 1.6
Presentación de la Empresa Objetivo del Sistema de Gestión Integrado Buenaventura Alcance del Manual SIB Definiciones Control de cambios del Manual SIB Cambios de la sección
----
--------
----
---------
----
--------
----
--------
4.1
Requisitos generales
4.2.2
Manual de la calidad
4.1
Requisitos generales
----
--------
4.4.4 ----
Documentación --------
4.2.2 ----
Manual de la calidad ---------
4.4.4 ----
Documentación --------
----
--------
----
--------
----
---------
----
--------
----
--------
----
--------
----
---------
----
--------
----
--------
4.4.1
Estructura y responsabilidad
----
--------
----------
----------------------
Responsabilidad y autoridad Representante de la dirección
---------IV.9.3
4.4.1
Estructura y responsabilidad
Compromiso de la Dirección. Enfoque al cliente
4.4.1
---------------------Representante de la dirección Planificación e implementación Salud y seguridad Política de responsabilidad Social Revisión de la Alta
2. Gobernabilidad interna
2.1
Estructuras Organizacionales
2.2 2.3 2.4
Misión Visión Valores
2.5
Responsabilidades dentro del SIB
2.6
Compromisos de la Alta Dirección
4.4.1 ----------
Recursos, funciones, responsabilidad y autoridad ----------------------
5.5.1 5.5.2 ----------
Recursos, funciones, responsabilidad y autoridad
5.5.1
4.4.1
5.1
4.4.1
Recursos, funciones, responsabilidad y
5.5.2
5.2
Responsabilidad y autoridad Representante de la dirección -------------------------
Estructura y responsabilidad
IV.9.4 IV.4.3 IV.9.1 IV.9.2
Área de Responsabilidad TODAS
MANUAL DEL SIB M-CORP Anexo 1. Correspondencia entre el Manual SIB Corporativo y las normas ISO 14001:2004; ISO 9001:2000; OHSAS 18001:2007; SA 8000:2001
Categoría de Riesgo BAJO Versión 04 (12-11-07)
autoridad
dirección.
2.7
Política de Seguridad y Salud Ocupacional, Medio ambiente y Calidad
4.2
Política ambiental
5.3
2.8
Códigos de Ética y conducta
----
---------
5.1
2.9
Cambios de la sección
----
--------
Requisitos generales Documentación Control de documentos Control de registros --------Requisitos generales Requisitos generales
Política de la calidad
4.2
Política se salud y seguridad laboral
IV.9.1
Política de responsabilidad Social
Compromiso de la dirección
----
---------
----
---------
----
---------
----
--------
----
--------
4.1 4.2.2
4.1
Requisitos generales
IV.9.5
Planeamiento y aplicación
4.2.4 5.4
Requisitos generales Manual de la calidad Generalidades Control de documentos Control de registros Planificación
4.5.3 ----
Documentación Control de documentos Control de registros ---------
4.9.9 ----
Control de registros ---------
4.1
Requisitos generales
4.1
Requisitos generales
----
---------
4.1
Requisitos generales
4.1
Requisitos generales
----
---------
3. Planificación 3.1
Alcance del SIB Corporativo
3.2
Documentación y Control de documentos
4.4.4 4.4.5
Control de registros Planificación del SIB Identificación e interrelación de procesos Planificación de los procesos Identificación de peligros y aspectos y evaluación de riesgos e impactos Identificación de partes interesadas
4.5.4 ----
3.3 3.4 3.5 3.6 3.7 3.8
3.9
Identificación de requisitos legales y otros compromisos suscritos
3.10
Determinación de los requisitos del producto o servicio
3.11
Objetivos, Metas y Programas de gestión
4.1
4.1 4.1
4.2.1 4.2.3
4.4.4 4.4.5
4.3.1
Aspectos ambientales
----
---------
4.3.1
Planificación para la identificación de peligros
IV.9.5
Planeamiento y aplicación
----
---------
----
---------
----
---------
----
---------
4.3.2
Requisitos legales y otros requisitos
7.2.1
4.3.2
Requisitos legales y otros requisitos
II
Elementos normativos y su interpretación
----
---------
7.2.1
----
---------
----
---------
4.3.3
Objetivos, metas
5.4.1 5.4.2
4.3.3 4.3.4
Objetivos Programas de gestión
----
---------
Determinación de los requisitos relacionados con el producto Determinación de los requisitos relacionados con el producto Objetivos de la calidad Planificación del
Área de Responsabilidad TODAS
MANUAL DEL SIB M-CORP Anexo 1. Correspondencia entre el Manual SIB Corporativo y las normas ISO 14001:2004; ISO 9001:2000; OHSAS 18001:2007; SA 8000:2001
3.12
Cambios de la sección
Categoría de Riesgo BAJO Versión 04 (12-11-07)
----
--------
----
sistema de gestión de la calidad ---------
6.1
Provisión de recursos
4.4.1
Estructura y responsabilidad
IV.4.3
Salud y seguridad
Compras
4.4.6
Control operacional
IV.9.6
Control de proveedores
(Recursos humanos) Generalidades Competencia, toma de conciencia y formación.
IV.9.4
4.4.2
Capacitación, concientización y competencia
Planificación e implementación
IV.4.3
Salud y seguridad
6.3
Infraestructura
4.4.1
Estructura y responsabilidad
IV.9.4
Planificación e implementación
6.4
Ambiente de trabajo
4.4.1
Estructura y responsabilidad
IV.3.1
Salud y seguridad
7.3
Diseño y desarrollo
----
---------
----
---------
Determinación de los requisitos relacionados con el producto Revisión de los requisitos relacionados con el producto
----
---------
----
---------
----
--------
----
--------
4. Implementación y control
4.1
Provisión de recursos
4.4.1
Recursos, funciones, responsabilidad y autoridad
4.2
Evaluación y selección de contratistas
4.4.6
Control operacional
7.4.1 6.2.1
4.4.2
Competencia, formación y toma de conciencia
4.3
Público interno
4.4
Infraestructura
4.4.1
4.5
Ambiente de trabajo
4.4.1
4.6
Diseño y desarrollo del Producto
4.7
4.8 4.9
Procesos relacionados con el cliente
Procesos relacionados con las comunidades Imagen Corporativa
----
Recursos, funciones, responsabilidad y autoridad Recursos, funciones, responsabilidad y autoridad ---------
6.2.2
7.2.1 ----
--------7.2.2
----
---------
----
---------
----
---------
----
---------
----
---------
----
---------
----
---------
----
---------
Área de Responsabilidad TODAS
MANUAL DEL SIB M-CORP Anexo 1. Correspondencia entre el Manual SIB Corporativo y las normas ISO 14001:2004; ISO 9001:2000; OHSAS 18001:2007; SA 8000:2001
4.10
Compras de suministros
4.4.6
Control operacional
7.4.1 7.4.2 7.4.3
7.1 4.11
Control de las operaciones
4.4.6
Control operacional
7.5.1 7.5.2
4.12
Identificación y conservación del producto
----
---------
7.5.3 7.5.4 7.5.5
4.13
Procesos especiales
----
---------
7.5.2
4.14
Plan de emergencias
4.4.7
4.15
Cambios de la sección
----
Preparación y respuesta ante emergencias --------
Proceso de compras Información de compras Verificación de productos comprados Planificación de la realización del producto Control de la producción y de la prestación del servicio Validación de los procesos de la producción y de la prestación del servicio Identificación y trazabilidad Propiedad del cliente Preservación del producto Validación de procesos
Categoría de Riesgo BAJO Versión 04 (12-11-07)
4.4.6
Control operacional
4.4.6
Control operativo
Satisfacción del cliente
----
---------
----
---------
----
---------
4.4.7
----
---------
----
Preparación y respuesta ante emergencias --------
----
---------
4.5.1
Medición y monitoreo del desempeño
--------8.2.1
5.2
Seguimiento y medición de procesos
4.5.1
Seguimiento y medición
8.1
4.3
Planificación e implementación Salud y seguridad
----
5. Evaluación de desempeño
5.1
4.9.4
---------
Control del producto no conforme
Medición, análisis y mejora. Generalidades. Satisfacción del cliente. (Medición, análisis y mejora)
Control de proveedores
----
8.3
8.1
IV.9.6
IV.9.9 ----
Identificando problemas e iniciando acciones correctivas --------
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MANUAL DEL SIB M-CORP Anexo 1. Correspondencia entre el Manual SIB Corporativo y las normas ISO 14001:2004; ISO 9001:2000; OHSAS 18001:2007; SA 8000:2001 8.2.3 8.4
8.1 5.3
Seguimiento y medición de productos o servicio
4.5.1
Seguimiento y medición
8.2.4 8.4
Generalidades Seguimiento y medición de los procesos Análisis de datos (Medición, análisis y mejora) Generalidades Seguimiento y medición del producto Análisis de datos Seguimiento y medición del producto Control de dispositivos de medición y seguimiento
Categoría de Riesgo BAJO Versión 04 (12-11-07)
4.5.1
Medición y monitoreo del desempeño
4.5.1
Medición y monitoreo del desempeño
4.5.1
Seguimiento y medición
5.4
Evaluación del cumplimiento legal
4.5.2
Evaluación de cumplimiento legal
8.2.4
5.5
Control de los equipos de seguimiento y medición
4.5.1
Seguimiento y medición
7.6
----
---------
8.3
Control de producto no conforme
----
---------
4.5.5
Auditorias internas
8.2.2
Auditoria interna
4.5.4
Auditorias internas
4.5.1
Seguimiento y medición
8.4
Análisis de datos
4.5.1
Seguimiento y medición
----
--------
----
---------
----
--------
----
--------
4.4.3
Comunicación
7.2.3
Comunicación con el cliente
4.4.3
4.9.7 4.9.8
Comunicación externa Acceso a la información
4.4.3
Comunicación
5.5.3
Comunicación interna
4.4.3
Consulta y comunicación Consulta y comunicación
4.9.7
Comunicación externa
4.4.3
Comunicación
----
---------
4.4.3
4.9.7
Comunicación externa
5.6 5.7 5.8 5.9 5.10
Control de productos finales no conformes de las Unidades de Producción Auditorias internas Auditorias externas y fiscalizaciones Análisis de datos – Indicadores de desempeño Cambios de la sección
6. Comunicación y consulta 6.1 6.2 6.3
Comunicación y consulta Con los clientes Comunicación y consulta Con el público interno Comunicación y consulta con otras partes interesadas externas
Consulta y comunicación
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MANUAL DEL SIB M-CORP Anexo 1. Correspondencia entre el Manual SIB Corporativo y las normas ISO 14001:2004; ISO 9001:2000; OHSAS 18001:2007; SA 8000:2001
6.4 6.5
4.4.3
Reporte social Cambios de la sección
Comunicación
----
----
----
---------
4.4.3
----
----
----
----
---------
4.5.2
8.3
8.5.3
Control del producto no conforme Acción correctiva Control del producto no conforme Acción preventiva
8.5.1
Mejora continua
Categoría de Riesgo BAJO Versión 04 (12-11-07)
Consulta y comunicación ----
----
----
4.9.6
Respuesta y toma de acciones correctivas
4.9.6
Respuesta y toma de acciones correctivas
4.9.6
Respuesta y toma de acciones correctivas
7. Mejoramiento 7.1
Incidentes, accidentes y no conformidades
4.5.3
7.2
Acciones correctivas
4.5.3
7.3 7.4
7.5
7.6
Acciones preventivas
4.5.3
Mejora continua
4.6
Revisión del SIB
Cambios de la sección
Versión
No conformidad, acción correctiva y preventiva No conformidad, acción correctiva y preventiva No conformidad, acción correctiva y preventiva Revisión por la dirección
8.5.2 8.3
4.6
Revisión por la dirección
5.6.1 5.6.2 5.6.3
----
----
----
Fecha de revisión
4.5.2
4.5.2 4.6
Generalidades Información para la revisión Resultados de la revisión ----
No conformidad, acción correctiva y preventiva No conformidad, acción correctiva y preventiva No conformidad, acción correctiva y preventiva Revisión por la dirección
4.6
Revisión por la dirección
4.9.2
Revisión por la dirección
----
----
----
----
Descripción del cambio
01 02
Mayo-2007 Junio-2007
03
Octubre-2007
Se corrige ortografía El anexo cambia de número. Pasa de ser el número 0 a ser el número 1 Se incluye la norma SA 8000 Se actualiza las relaciones con las nuevas versiones de las secciones y norma OHAS 18001:2007
04
Noviembre 2007
Se corrige numeración de secciones 6 y 7
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Área de Responsabilidad TODAS CATEGORIA DE RIESGO
M-CORP Anexo 2. Código de Conducta y Ética
BAJO Versión 01 (12-10-07)
Los Directores, funcionarios o empleados de la Compañía (en adelante, las “personas sujetas a este Código”) deberán aplicar las reglas de este Código y los principios y objetivos del mismo, así como, de ser pertinente, las disposiciones legales aplicables. Es obligación y responsabilidad individual de cada persona sujeta a este Código conocerlo y cumplir sus políticas, reglas y normas de conducta. Aquellas personas sujetas a este Código que lo violen estará sujetas a sanciones y medidas disciplinarias que pueden incluir su separación de la Compañía, dentro del marco legal existente: ARTICULO 1.- FUNCIONARIO DE ÉTICA El Contralor General de la Compañía es el Funcionario de Ética para los fines de esta Sección. ARTICULO 2.- PRINCIPIOS Y REGLAS DE CONDUCTA Y ÉTICA La Compañía y las personas sujetas a este Código deberán cumplir las siguientes reglas y deberes de conducta y ética: 2.1 Deber de Diligencia: Cuidarán que la información que difunda la Compañía sea veraz, clara, suficiente, oportuna, cuantificada cuando corresponda y de forma tal que no resulte confusa o engañosa, a fin de contribuir a una correcta formación de precios. 2.2 Conflicto de Intereses: Las personas sujetas a este Código, deberán actuar con lealtad a la Compañía, cuidando de evitar que se produzcan conflictos reales o aparentes entre sus intereses y los de la Compañía y que las decisiones de la Compañía cautelen el interés de ésta. Existe un conflicto de intereses, real o aparente, cuando los intereses de la persona sujeta a este Código o los de su familia o de terceros relacionados, son contrarios, interfieren o pueden interferir en alguna forma con los intereses de la Compañía. En general, existe conflicto de intereses cuando la persona sujeta a este Código tiene intereses que pueden hacer difícil su decisión o su actuación eficiente y objetiva como director, funcionario o empleado de la Compañía. El conflicto de intereses incluye, pero no se limita, a los siguientes casos: 2.2.1 Participar en transacciones personales que involucran de manera significativa a la Compañía, representando sus propios intereses, los de su familia o de terceros relacionados. 2.2.2 Ser consultor, director, ejecutivo o empleado de, o tener un interés significativo en, un proveedor, cliente o competidor de la Compañía, sin el consentimiento de la Compañía. 2.2.3 Recibir beneficios personales indebidos como resultado del uso de propiedad de la Compañía o de aprovechar servicios de la Compañía. 2.2.4 Hacer negocios de la Compañía con miembros de su familia o tomar decisiones por la Compañía en beneficio de aquellas. 2.2.5 Aceptar dinero, regalos, descuentos o préstamos de proveedores, clientes o competidores de la Compañía, sin autorización de ésta. Las personas sujetas a este Código, excepto los Directores, deberán revelar sus intereses o los de su familia o de terceros al Funcionario de Ética, quien podrá autorizarlos a participar en una transacción específica representando sus intereses o los de su familia o de terceros, en cuyo caso dicha persona deberá abstenerse de representar a la Compañía en dicha transacción. Es política de la Compañía tratar de impedir que se presenten situaciones en que existan conflictos de intereses. En caso de existir o poder existir éstos, el funcionario o empleado de la Compañía involucrada, debe consultar con el Funcionario de Ética antes de tomar su decisión.
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MANUAL DEL SIB M-CORP Anexo 2. Código de Conducta y Ética
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Asimismo, en el caso de conflicto de intereses de los Directores, éstos lo revelarán al Directorio conforme obliga la Ley General de Sociedades y se abstendrán de participar en la deliberación y en la adopción de acuerdos y decisiones. 2.3 Oportunidades Corporativas: Las personas sujetas a este Código deben preferir los intereses de la Compañía a los propios cuando se presente una oportunidad de negocios para la Compañía. En tal virtud, están prohibidas de: 2.3.1 Usar en su beneficio o de terceros relacionados, las oportunidades comerciales o de negocios que conozcan en razón de su cargo y que pueda interesar a la Compañía, salvo que cuenten con la autorización del Funcionario de Ética. 2.3.2 Utilizar propiedad o información de la Compañía para su beneficio o de terceros o aprovechar de su cargo en perjuicio de la Compañía. 2.4 Confidencialidad: Las personas sujetas a este Código no deberán dar información confidencial a ninguna persona ajena a la Compañía o a sus proveedores o clientes, excepto cuando esta revelación es autorizada por la Gerencia General de la Compañía o si es requerido legalmente a hacerlo. El concepto “información confidencial” incluye toda la información no pública que deba brindarse a las entidades supervisoras de mercados de valores, información para actividades o transacciones bursátiles, o que puede ser usada por los competidores, proveedores o clientes de la Compañía, tales como, secretos comerciales, de tecnología, de investigación, lista de clientes y proveedores, información financiera y proyecciones financieras no anunciadas, de mercado, precio objetivo, proyectos mineros, estudios mineros y planes de negocios. La obligación de preservar esta información confidencial continúa después que las personas sujetas a este Código se hayan retirado de la Compañía. Las personas que sin corresponderles tuvieran acceso a información confidencial de la Compañía deberán reportarlo, tan pronto conozcan de ello, al Gerente General. 2.5 Competencia y Actitud Leal: Las personas sujetas a este Código deben actuar siguiendo la política de la Compañía de competir de manera leal y honesta en el mercado, sin utilizar prácticas no éticas o ilegales. Es competencia desleal, y por lo tanto está prohibido, que las personas sujetas a este Código obtengan información de terceros sin su autorización ni consentimiento o induzcan a terceros a revelar información a través de antiguos o actuales trabajadores, agentes o representantes. También está prohibida: 2.5.1 La negociación y/o cierre de cualquier entendimiento, arreglo, plan o esquema expreso o implícito, con cualquier competidor respecto a precios, condiciones de venta o servicios, producción, distribución o clientes. 2.5.2 Involucrarse en cualquier otra conducta que viole cualquier norma anti-trust o leyes de competencia. 2.6 Protección y Uso Apropiado de los Activos de la Compañía: Los activos de la Compañía, sean tangibles o intangibles, y la documentación e información de la misma, son propiedades valiosas de la Compañía.
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Las personas sujetas a este Código deben usar los activos de la Compañía sólo para los negocios de la Compañía. El uso personal o el uso no autorizado de tales activos está prohibido, aunque incidentalmente pueda haberse permitido. 2.7 Cumplimiento de las Leyes y Regulaciones: Las personas sujetas a este Código deben cuidar, en su ámbito de acción, que la Compañía cumple todas las leyes y regulaciones que le son aplicables, ya sea en el Perú o en Estados Unidos de América. Aquellas personas sujetas a este Código que tengan relación con la información que se presente a la SEC deberán cuidar de informarse y/o de consultar a asesores legales de los Estados Unidos de América los alcances de las disposiciones que la Compañía debe cumplir derivado de la negociación de sus ADRs en la Bolsa de Nueva York. La Compañía está particularmente comprometida en: 2.7.1 Que en sus centros de trabajo no haya discriminación o agresión basada en raza, género, edad, color, religión o cualquier característica personal diferente a los intereses de la Compañía. 2.7.2 Cumplir todas las leyes ambientales, de salud y seguridad. 2.7.3 Prohibir cualquier pago ilegal o indebido, incluyendo coimas, regalos, favores o propinas a proveedores, gobiernos y dependencias nacionales o extranjeras y similares. 2.8 Manejo de Archivos: Las personas sujetas a este Código deberán cuidar que todo registro y reporte de información sea claro, comprensible, actual y completo y mantener debidamente archivados todos los documentos que soportan o respaldan tales registros e información, a fin que las decisiones comerciales se tomen sobre bases ciertas. Deben mantener los libros, registros y estados financieros de la Compañía con razonable detalle, reflejando apropiadamente las transacciones realizadas, de acuerdo con los requerimientos legales vigentes y cumpliendo los sistemas de control interno. Las reglas sobre manejo de archivos alcanzan igualmente a todo tipo de correspondencia. La información debe ser almacenada o destruida de acuerdo con las políticas de la Compañía.
2.9 Respaldo de la Información que la Compañía brinda: La Compañía está obligada a brindar información en forma detallada, oportuna y comprensible. Para tal efecto, la Compañía y las personas sujetas a este Código deberán: 2.9.1 Mantener libros y registros que reflejen de modo completo y claro la información financiera y las transacciones de la Compañía. 2.9.2 Asegurar que los Estados Financieros y toda otra información financiera sea preparada, auditada y presentada siguiendo los estándares contables y la auditoría más exigentes, incluyendo una descripción de los riesgos financieros y no financieros que la Compañía enfrenta. 2.9.3 Mantener tal control de revelación de información y procedimientos que aseguren que la información que brinde la Compañía sea conocida por la Gerencia General.
2.9.4 Mantener un sistema de control interno y procedimientos que permita que los estados financieros de la Compañía reflejen razonablemente la situación de ésta aplicando los principios de contabilidad generalmente aceptados.
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M-CORP Anexo 2. Código de Conducta y Ética
BAJO Versión 01 (12-10-07)
ARTICULO 3.- SANCIONES La Compañía sancionará a las personas sujetas a este Código que incumplan las normas y reglas de conducta contempladas en la Sección Segunda del Código. Las sanciones las aplicará la Gerencia General a solicitud del Presidente del Comité de Revelaciones o del Funcionario de Ética. Las sanciones se aplicarán respetando las disposiciones legales vigentes y tomando en cuenta la gravedad de la falta, pudiendo incluir la separación de la persona del cargo que ocupa y su cese en la Compañía. ARTICULO 4.- MISCELÁNEO Este Código estará disponible en la página web de la Compañía luego de su aprobación por el Directorio de ésta. Igualmente, será informado y presentado a CONASEV y la Bolsa en cumplimiento de las normas legales que en cada caso resultan aplicables. En el caso de la SEC, la Compañía pondrá en conocimiento la Sección Segunda de este Código, el que constituirá un anexo del Formato 20-F. Cualquier autorización para no aplicar las normas de este Código a alguna situación o caso específico no podrá implicar una contradicción al Reglamento ni a las leyes ni normas vigentes y será otorgada sólo por el Directorio y/o por el Funcionario de Ética. Cualquier modificación a este Código deberá ser aprobada por el Directorio de la Compañía y ser comunicada a CONASEV, a la SEC y a la Bolsa, dentro de los dos días útiles de aprobado. En dicho plazo la modificación quedará disponible en la página web de la Compañía. La comunicación a la SEC se hará en el Formato 6-K.
Control de cambios en el presente anexo: Versión
Fecha de revisión
Descripción del cambio
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3
OBJETIVOS CORPORATIVOS
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M-CORP
BAJO Versión 02 (12-10-07)
A3. Programa de Gestión
PROGRAMA DE GESTION Versión: Área: Objetivo
Indicador de desempeño
Desempeño actual
Meta
Plan de Acción
Responsable
Fecha inicio y de cumplimiento
Control de cambios en el presente anexo: Versión
Fecha de revisión
02
Junio 2007
Descripción del cambio Se modifica el formato reduciendo el número de aspectos a considerar en el programa de gestión.
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Categoría de Riesgo BAJO
Anexo 04. GLOSARIO DE TÉRMINOS Y SIGLAS
Versión 02 (17-01-08)
TERMINOS: Contratista: el término incluye básicamente a las Empresas Especializadas y a las Empresas Comunales. Empresa Especializada: es toda persona jurídica que por contrato, ejecuta una obra o presta servicio a los titulares de la actividad minera. (Fuente: D.S. 046-2001-EM). Empresa Minera: es la persona jurídica que ejecuta las acciones y trabajos de la actividad minera de acuerdo a las normas legales vigentes, diseños, métodos de explotación, estándares, procedimientos y prácticas establecidas. (Fuente: D.S. 046-2001-EM). SIGLAS: DJ EIA EA IPER PAMA PCM PCPA QPR
: : : : : : : :
RAD SIB
: :
SIGAL
:
UEA
:
Declaración Jurada. Estudio de Impacto Ambiental. Evaluación Ambiental. Procedimiento de identificación de peligros y evaluación de riesgos. Programa de Adecuación y Manejo Ambiental. Plan de Cierre de Minas. Plan de Cierre de Pasivos Ambientales. Programa informático que modela los procesos de cada Empresa del Grupo; y Administración en Lima. Representante de la Alta Dirección. Sistema Integrado de Gestión de Buenaventura. Es el conjunto de actividades interrelacionadas que permiten el establecimiento de las políticas y objetivos del Grupo Buenaventura en temas de Seguridad & Salud ocupacional, Medio ambiente y Calidad. Programa informático que identifica los requisitos legales y otros compromisos suscritos aplicables en la Empresa. Unidad Económicamente Administrativa
Control de cambios en el presente anexo: Versión 02
Fecha de revisión enero 2008
Descripción del cambio Se incluye las siglas
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MANUAL DEL SIB M-CORP Anexo 5. Lista de Documentos Corporativos
Sección del Manual SIB
Nombre del Documento
1
INTRODUCCION
2
GOBERNABILIDAD INTERNA
3
PLANIFICACION
4
IMPLEMENTACION Y CONTROL
5
EVALUACION DEL DESEMPEÑO
6
COMUNICACIÓN Y CONSULTA
7
MEJORAMIENTO
Tipo / Característica
Categoría de Riesgo BAJO Versión 04
(14-01-08)
Modelo
Código
Aplicación en Sistemas de Gestión ISO OHSAS ISO SA 9001 18001 14001 8000
Cambios de la presente sección: Versión
Fecha de revisión
Descripción del cambio
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M-CORP
Categoría de Riesgo BAJO
Anexo 06. DEFINICIÓN DE OBJETIVOS AÑO ___
Versión 02 (17-01-08)
DEFINICIÓN DE OBJETIVOS AÑO ___ NOMBRE Y APELLIDO: AREA: Establecimiento de Objetivos OBJETIVO 1
Nivel Cumplim. 120 % ó + 110 % 100 % 90% 80 % ó -
Sistema de Eval.
Ponderación
OBJETIVO 2
Nivel Cumplim. 120 % ó + 110 % 100 % 90% 80 % ó -
Sistema de Eval.
Ponderación
OBJETIVO 3
Nivel Cumplim. 120 % ó + 110 % 100 % 90% 80 % ó -
Sistema de Eval.
Ponderación
OBJETIVO 4
Nivel Cumplim. 120 % ó + 110 % 100 % 90% 80 % ó -
Sistema de Eval.
Ponderación
OBJETIVO 5
Nivel Cumplim. 120 % ó + 110 % 100 % 90% 80 % ó -
Sistema de Eval.
Ponderación
_________________ Firma
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