PANDUAN FMEA
PENDAHULUAN
LATAR BELAKANG
Tujuh ujuh langka langkah h menuju menuju kesela keselamat matan an Puskes Puskesmas mas Motoboi Motoboi Kecil Kecil adalah adalah upaya upaya untuk untuk menggerakkan menggerakkan program program keselamata keselamatan n pasien pasien di Puskesmas Puskesmas Motoboi Motoboi Kecil. Kecil. Berdasarkan Berdasarkan langkah ke enam enam dari dari tuju tujuh h lang langka kah h ters terseb ebut ut yait yaitu u ruma rumah h saki sakitt menge mengemb mban angka gkan n kebi kebija jaka kan n yang yang mencakup insiden yang terjadi dan minimum satu kali pertahun melakukan Failure melakukan Failure Modes and Effects Analysis (FMEA) (FMEA) untuk proses risiko tinggi.
Berkaitan dengan hal tersebut diatas, maka Tim Keselamatan Pasien Puskesmas Motoboi Kecil menyusun panduan FMEA Failure Mode E!!ect and analysis" sebagai tool untuk penilaian risiko risiko pada proses proses yang belum dilakukan, dilakukan, sedang sedang dilakukan dilakukan dan proses baru dengan pendekatan proakti!.
TUJUAN
#.Tujuan $mum Buku panduan ini sebagai dasar bagi tim Keselamatan Pasien Puskesmas Motoboi kecil untuk untuk mening meningkat katkan kan mutu mutu layana layanan n Puskesm Puskesmas as
melalu melaluii
kegiat kegiatan an redesa redesain in prose prosess
pelayanan untuk menganalisis modus kegagalan dan dampaknya ##.Tujuan Khusus a. Pedoman Pedoman dalam dalam melaks melaksana anakan kan % langkah langkah melakuk melakukan an Analisi Analisiss Modus Modus Kegagala Kegagalan n dan &ak b. Panduan dalam menentukan proses'proses pelayanan yang mempunyai resiko tinggi terjadi error. c. Panduan dalam dalam perbaikan perbaikan sistem sistem re'desain re'desain proses" proses" terhadap terhadap proses' proses'prose prosess pelayanan pelayanan yang mempunyai resiko tinggi terjadi error.
BAB I DEFINISI
Pada saat ini pencegahan pencegahan kesalahan kesalahan medis belum menjadi menjadi !okus utama untuk asuhan pera(atan pasien di Puskesmas. )ebagian )eb agian besar sistem pelayanan kesehatan tidak didesain untuk mencegah terjadinya error. error. &e!inisi dari FMEA dari FMEA (Failue Mode and Effect Analysis) Analysis) adalah * +" Metode Metode perbai perbaikan kan kinerj kinerjaa dengan dengan mengid mengident enti!i i!ikas kasii dan menceg mencegah ah potens potensii kegagal kegagalan an sebelum terjadi. " Proses Proses proakti! proakti! dimana dimana kesalahan kesalahan dapat dapat dicegah dicegah dan diprediksi diprediksi.. -" Mengantisi Mengantisipasi pasi kesala kesalahan han dan meminimalk meminimalkan an dampak dampak buruk. buruk. )ecara
umum
de!inisinya
adalah
*
metode perbaikan kinerja dengan mengidenti!ikasi
dan mencegah Potensi Kegagalan seel!m te"#a$i . al tersebut didesain untuk meningkatkan keselamatan pasien.
BAB II
RUANG LINGKUP
+. . -. /. %. 0. 2. 3.
Memilih proses yang beresiko tinggi dan membentuk tim. Membuat diagram proses. Bertukar pikiran tentang modus kegagalan dan menetapkan dampaknya. Memprioritaskan modus kegagalan. #denti!ikasi akar masalah. 1edesain proses Analisis dan uji prose baru #mplementasi dan monitor perbaikan proses.
BAB III TATA LAKSANA
-
Tata laksana Analisis Modus Kegagalan 4 &ak Failure Mode Effect and Analysis / FMEA " ada % tahap. 5aitu * %& Taha' % Pilih '"oses (ang e"esi)o tinggi $an Mement!) Tim& A. Pilih proses yang beresiko tinggi. +. Proses yang beresiko tinggi meliputi * a. Proses baru. Misalnya * sta! mengoperasikan alat 6 instrumen medis yang baru. b. Proses yang sedang berjalan. Misalnya * proses pengadaan, penyimpanan 4 distribusi tabung gas medis 7, 87". c. Proses klinis. Misalnya * proses pengambilan darah di laboratorium. d. Proses non klinis. Misalnya * mengkomunikasikan hasil laborat ke dokter atau identi!ikasi pasien yang
beresiko jatuh. . Proses yang beresiko tinggi biasanya memiliki satu atau lebih karakteristik. a. 9ariabel indi:idu * Pasien * tingkat keparahan penyakit, keinginan pribadi pasien, proses pengobatan. Pemberi layanan * tingkat ketrampilan, cara pendekatan dalam pelaksanaan tugas. b. Kompleksitas * Proses dalam layanan kedokteran sangat kompleks, terdiri puluhan langkah. )emakin banyak langkah dalam suatu proses, semakin tinggi probabilitas terjadinya kesalahan. Teori &onald Ber(ick bah(a * Bila proses terdiri dari + langkah, kemunginan salah +;. Bila proses % langkah, kemungkinan salah ; Bila proses +<< langkah, kemungkinan salah 0-; c. Tidak standar. Proses dilakukan menurut persepsi pemberi pelayanan berdasarkan kebiasaan atau
prosedur yang sudah ketinggalan jaman. &iperlukan * )P7, Protokol atau Clinical Pathways untuk membatasi pengaruhdari :ariabel ini. d. Proses tanpa jeda. Perpindahan satu langkah ke langkah lain dalam (aktu berurutan tanpa jeda sehingga seringkali baru disadari terjadi penyimpangan pada langkah berikutnya. Misal * 871$M. Keterlambatan dalam suatu langkah akan mengakibatkan gangguan pada seluruh proses. Kesalahan dalam suatu langkah akan menyebabkan penyimpangan pada langkah berikut.
/
Kesalahan biasanya terjadi pada perpindahan langkah atau adanya langkah yang diabaikan. Kesalahan pada satu langkah akan segera diikuti oleh kesalahan berikutnya, terutama karena koreksi tidak sempat dilakukan. e. Proses yang sangat tegantung pada inter:ensi petugas. Ketergantungan yang tinggi akan inter:ensi seseorang dalam proses dapat menimbulkan :ariasi kesalahan. Misal * penulisan resep dengan singkatan dapat
menimbulkan Medication error. )angat tergantung pada pendidikan dan pelatihan yang memadai sesuai dengan tugas
dan !ungsinya. !. Kultur garis komando Hierarchical culture ). )uatu proses akan menghadapi resiko kegagalan lebih tinggi dalam unit kerja dengan budaya hirarki dibandingkan dengan unit kerja yang budayanya berorientasi tim. al ini karena * )ta! enggan berkomunikasi 4 berkolaborasi satu dengan yang lain. Pera(at enggan bertanya kepada dokter atau petugas !armasi tentang medikasi, dosis serta elemen pera(atan lainnya. g. Keterbatasan (aktu. Proses yang memiliki keterbatasan (aktu cenderung meningkatkan resiko kegagalan. -. Pertimbangkan * 5ang paling tinggi potensi resikonya. 5ang paling =saling berkaitan> dengan proses lain Ketertarikan orang untuk memperbaiki. B. Membentuk tim. +. Komposisi tim. a" Multidisiplin 4 multi personal Berbagai macam pro!esi yang terkait dilibatkan menjadi anggota tim. Beberapa karakter seperti * orang yang memiliki ke(enangan memutuskan, orang yang penting untuk penerapan perubahan yang mungkin diperlukan, pemimpin yang memiliki pengetahuan'dipercaya'dihormati, orang dengan pengetahuan yang sesuai, b" ?umlahnya tidak lebih dari +< orang idealnya /'3 orang" . Pembagian peran tim a" Team leader Pemimpin yang memiliki pengetahuan, dipercaya dan dihormati. Mempunyai kemampuan membuat keputusan. 7rang yang memiliki @critical thinking saat perubahan akan dilaksanakan. b" Fasilitator. Fungsi !asilitator bisa dirangkap oleh team leader. 7rang yang ditunjuk sebagai !asilitator bukan b erasal dari area yang dianalisis. Memandu tim dalam proses diskusi. Memilah temuan atau masukan yang tidak penting. %
Memastikan
bah(a
anggota
tim
menyelesaikan
setiap
langkah
dan
mendokumentasikan hasil. Mengarahkan tim untuk !okus pada masalah yang sedang dibicarakan. Anggota tim merasa nyaman dengan adanya !asilitator. c" Epert. Petugas yang menguasai dan ahli dalam bidang yang dianalisis. &engan keahliannya diharapkan memberikan masukan berupa perubahan proses. d" Per(akilan dari disiplin ilmu terkait. e" 8otulen Bertanggung ja(ab mencatat dan membagikan notulen. Fungsi notulen bisa dirangkap oleh anggota secara bergantian. Fungsi notulis dapat menghambat kemampuannya dalam mengemukakan pendapat, sehingga perlu bergantian. Membuat dokumentasi. II.
LANGKAH *& MEMBUAT ALUR PR+SES Pilihlah salah satu diagram 6 mapping Process Mapping Process juga dikenal sebagai Flo,cha"t- menggambarkan semua
langkah dalam proses. Mapping Process membantu Tim mengidenC!ikasi masalah yang dapat
diperbaiki. Tool ini sangat mendasar yang sebaiknya digunakan pada langkah a(al karena
dapat memberikan pandangan yang jelas tentang proses. Tim sebaiknya memulai dengan Process Map le:el
tinggi
%'+
langkah".Kemudian memilih proses yang mempunyai masalah yang paling besar. Dontoh * a. &etaile Process Map paling umum digunakan
. 0
b. igh'Ce:el. Process Map tercepat, paling sederhana dan detil
c. igh''‐lo( Top''‐do(n" Menambahkan pada kedalaman pada high''‐le:el Process Map, namun tanpa mapping yang detil
I&
Taha' .& B"ainsto"m Potensial Mo$!s Kegagalan $an Dam'a)n(a&
&alam tahap ke -, proses harus menggunakan alat bantu berupa * +. Failure Mode.
?enis potensi kegagalan dalam proses untuk memenuhi persyaratan atau tujuan proses. Berasal dari proses yang tidak sempurna. Menyebabkan dampak. Dontoh * tidak ber!ungsi, !ungsi menurun, !ungsi menyimpang, jatuh, salah identi!ikasi dll. . E!ek.
Akibat dari kegagalan, yang mengganggu 6 merugikan. &irasakan pasien Dontoh * keterlambatan penanganan, kematian, cacat, kerusakan jaringan, tidak dapat diperbaiki, melanggar ketentuan, kerugian !inansial. 2
Dontoh diagram + proses 8o +.
)ub Proses Failure Mode E!!ect Print charge slip 4 Dharge slip 4 etiket &ak pada pasien * salah obat, etiket berbeda dg resep salah harga, terapi irasional &ak pada pengunjung * ' &ak pada sta! * komplain pasien, sangsi atasan Peralatan 6 !asilitas * ' Dharge slip 4 etiket &ak pada pasien * salah buram minum obat &ak pada pengunjung * ' &ak pada sta! * komplain dari pasien
II&
Lang)ah /& Hit!ng s)ala '"io"itas )egagalan& )eberapa parah e!ek yang ditimbulkan. Tingkat ke!atalan dampak menggunakan alat bantu berupa tabel )e:erity. )eberapa sering potensi penyebab terjadi. Tingkat kemungkinan terjadi menggunakan alat bantu berupa tabel 7ccurrence. )eberapa mudah potensi penyebab terdeteksi. Kemampuan deteksi dari sistem yang ada menggunakan tabel &etection. Risk Priority number 0RPN1 )ering digunakan untuk mengkalkulasi kritisnya keadaan sebagai suatu a risk priority
numer
1P8",
juga
disebut
Criticality
!nde"
D#",
berdasarkan
derajat
)e:erity,Probability dan &eteksi.
Risk Priority Number = severity x Occurence x Detection Modus kegagalan dengan nilai 1P8 yang tinggi, otomatis menjadi perhatian untuk diatasi 6 menjadi P1#71#TA). Memilih skala peringkat * ?D# tidak secara spesi!ik menentukan 2s)ala3 mana yang harus digunakan dalam
menilai modus kegagalan. )kala yang dipilih adalah skala +'+<
A. )e:erity 5aitu e!ek pada pelanggan. 8ilai +< adalah ekstrem komplain" dan nilai +adalah pelanggan tidak nyaman. Dontoh skala +'+<
3
RATING +
DESKRIPSI DEFINISI &ak minor atau Tidak akan
tidak ada
disadari
oleh
orang
yang
mengalami dan tidak mempengaruhi proses
-
&apat mempengaruhi orang yang mengalami dan akan sedikit berpengaruh pada proses.
/ %
&ak moderat
&apat
berpengaruh
pada
orang
yang
mengalami 4 menyebabkan dampak serius 0
pada proses. Akan berpengaruh
Dedera ringan
pada
orang
dan
menyebabkan dampak serius pada proses. 2 3
Dedera berat
Akan mengakibatkan cedera serius pada orang 4 menyebabkan dampak serius pada proses.
+<
Bencana, seumur
cacat )angat hidup
meninggal
berbahaya
*
kegagalan
akan
6 menyebabkan kematian pada orang yang dilayani 4 menyebabkan dampak serius pada proses.
B. 7ccurance Dontoh skala +'+<
&E)K1#P)# +
KEM$8K#8A8 &EF#8#)#
)angat jarang 4 + dalam +<.<<<
Tidak ada 6 sedikit diketahui terjadinya,
hampir tidak ada
sangat tidak mungkin kondisi akan pernah terjadi
-
Kemungkinan
+ dalam %.<<<
rendah
Mungkin, tapi tidak diketahui datanya, kondisi terjadi dalam kasus terisolasi, tetapi kemungkinannya rendah
/ %
Kemungkinan
+ dalam <<
moderat
&idokumentasikan,
tetapi
jarang,
kondisi tersebut memiliki kemungkinan cukup besar terjadi
0 2
Kemungkinan
+ dalam +<<
tinggi
&idokumentasikan 4 sering, kondisi tersebut terjadi sangat teratur dan 6 selama jangka (aktu yang (ajar.
3
5akin terjadi
+ dalam <
&idokumentasikan, kondisi
tersebut
hampir pasti
akan
pasti, terjadi
selama periode panjang yang spesi!ik untuk langkah 6 hubungan tertentu +<
)elalu terjadi
+ dalam +<
+<
D. &etection Menggunakan skala +'+<
+
Pasti terdeteksi
+<
dari ampir selalu terdeteksi dengan segera
+< / % 0 2 3 +<
Kemungkinan rendah
2 dari +<
Mungkin terdeteksi
Kemungkinan moderat
% dari +<
Kemungkinan sedang terdeteksi
Kemungkinan tinggi
dari +<
Tidak akan terdeteksi dengan mudah
ampir
pasti
tidak < dari +<
terdeteksi Tidak ada upaya deteksi
Tidak mungkin terdeteksi tanpa upaya serius Tidak ada mekanisme deteksi atau proses baru
++
P"io"itas)an Mo$!s Kegagalan
Modus kegagalan harus dilakukan prioritas sesuai dengan prioritas tindakan. ?ika modus kegagalan menggunakan 1P8, mungkin dapat memilih #cut off point > untuk menentukan prioritas. o 8ilai diba(ah cuto!! point tidak memerlukan tindakan segera kecuali o
tersedia (aktu. 8ilai di atas cuto!! point , harus dilakukan eksplorasi.
+
Tabel 1P8 dan Driticality
No
S!
Fail!"e
P"oses
Mo$e
E44ect
S
Potential 5a!se
+
D
RPN
Target 1P8 G +%< Maka *
&iba(ah +%< resiko diterima oleh Puskesmas. &iatas atau sama dengan +%< maka resiko akan di kontrol atau dieleminasi dengan rencana tindak lanjut. 6& Lang)ah 7& #denti!ikasi akar masalah modus kegagalan& &alam konteks FMEA * 1DA digunakan untuk menganalisa kemungkinan salah dalam
Proses dan sistem. &esainnya adalah Kegagalan dimasa datang bisa dicegah. Kalaupun tidak dapat dicegah, pasien harus di proteksi terhadap dampak kegagalan tsb atau &ak di mitigasi. Alat bantu yang bisa digunakan untuk analisa akar penyebab * %& B"ainsto"ming& Analisa akar penyebab * jika diinginkan ide 6 solusi yang tidak terbatas untuk menemukan akar masalah dari semua pihak dalam proses perbaikan. Tujuan * untuk menghasilkan beberapa ide'ide dalam (aktu minimum melalui proses kreati! dalam kelompok. +-
*& 5a!se 8 E44ect Diag"am& Analisa akar penyebab * ketika masalah memiliki beberapa penyebab. Tujuannya * untuk menampilkan gambaran yang jelas dari beberapa hubungan
sebab akibat antara hasil dan !aktor yang mempengaruhi. Menggunakan % !aktor yaitu G % M H + E + Tulang mencakup =Ihy> sebanyak % kali.
III&
Lang)ah 9& Re$esain P"oses& al yg perlu dilakukan adalah * a" Cakukan studi literatur untuk mengumpulkan in!ormasi dari literatur ilmiah. b" Belajar dari rumah sakit lain dalam mengatasi masalah untuk problem yang sama. c" Berkomitmen untuk mencapai berubahan baru dalam cara pandang baru. )trategi 1edesain +" &esain atau desain ulang proses untuk eleminasi peluang terjadinya kegagalan
mencegah terjadinya kegagalan". " Mencegah kegagalan sampai ke pasien dg meningkatkan deteksi kegagalan. -" Fokus pada mitigasi dampak kesalahan yang sampai ke pasien.
6II& Lang)ah :& Analisis $an U#i 5oa P"oses Ba"!& I& Pan$!an Analisis& a. Bagaimana proses baru tersebut dapat diterapkan. b. Kapan proses yg baru akan diterapkan c. )iapa yang akan bertindak 4 bertanggung ja(ab. d. &imana proses baru tersebut akan diterapkan. II& Pan$!an Peng!#ian&
+/
III&
a. Pengujian diatas kertas. b. )imulasi c. $ji coba terbatas. Peng!m'!lan Data& a. Tinjauan terhadap catatan hasil pengujian, b. )ur:ei sebelum dan sesudah perubahan. c. )istem pelaporan. d. Pengamatan di lapangan e. &iskusi kelompok ter!okus F&". !. Kehadiran pada program pendidikan. g. E:aluasi kompetensi.
6III&Lang)ah ;& Im'lementasi $an Monito" P"oses (ang Di"e$esain& A. )trategi perubahan. Buat @sense o! urgency Bentuk tim pemandu. Buat :isi dan strategi Komunikasikan :isi yang berubah. B. )trategi pemantauan. &okumentasikan seluruh hasil proses yang baru, masukkan ke dalam prosedur
sehingga menjadi standar baru". Berikan training dan sosialisasi menyeluruh. ?aga kestabilan proses selama beberapa (aktu u ntuk memastikan kekonsistenannya.
5ontoh Tael Im'lementasi $an Pemanta!an < Hasil Kegiatan
Tindakan yg diambil
PI5 penanggung
ja(ab"
Dateline Batas (aktu"
S
+
D
RPN
Tindakan dan pengukuran outcome +" Tentukan apakah potensial penyebab modus kegagalan akan di * Kontrol. Eliminasi. Terima. " ?elaskan tindakan untuk setiap potensial modus kegagalan yang akan dieliminasi atau dikontrol. -" #denti!ikasi ukuran outcome yang digunakan untuk analisa dan uji re'desain proses.
+%
/" #denti!ikasi penanggung ja(ab dan deadline 6 target (aktu untuk melaksanakan tindakan tersebut. %" Tentukan apakah perlu dukungan direktur atau tidak untuk menjalankan proses baru tersebut. 0" Cakukan pengukuran ), 7 dan & kembali setelah tindak lanjut dilakukan. 2" itung kembali nilai 1P8 baru. 3" ?ika nilai 1P8 sudah mencapai target maka cari kembali nilai 1P8 yang masih diatas target.
BAB I6 D+KUMENTASI
&okumentasi dalam buku panduan ini adalah Menuliskan semua langkah dalam bentuk !orm yang tersedia sebagai berikut *
+0
Cangkah /. itung skala prioritas kegagalan dengan tabel 1P8 dan Driticality No S! P"oses
Fail!"e
E44ect
S
Potential 5a!se
+
D RPN
Mo$e
&ak pada pasien * &ak pada pengunjung * &ak pada sta! * Peralatan
6
!asilitas * ' &ak pada pasien * +2
&ak pada pengunjung * &ak pada sta! * Lang)ah ;& Tael im'lementasi $an 'emanta!an& Hasil Kegiatan
Tindakan yg diambil
PI5 penanggung
ja(ab"
+" " -" /" %" 0" 2" 3" "
Dateline Batas (aktu"
S
+
D
RPN
Pengorganisasian tim kerja. Mekanisme kerja yaitu langkah'langkah dalam proses AMK& 6 FMEA. Prosedur yang dilaksanakan, mengunakan * )P7 Pelayanan 6 Peralatan Medis yang diperlukan. )P7 Analisis Modus Kegagalan dan &ak AMK&". )urat Keputusan penetapan orang'orang yang terlibat. )urat tugas petugas yang terlibat tim. Caporan AMK& yang telah dibuat untuk satu analisis. )alinan Kebijakan &irektur terkait tindak lanjut yang diusulkan oleh tim.
+3
BAB 6 PENUTUP
&emikianlah panduan ini disusun sebagai pedoman dalam menjalankan layanan pasien yang aman, khususnya dalam rangka mencegah kesalahan identi!ikasi pasien. Panduan ini masih jauh dari sempurna, oleh sebab itu panduan akan ditinjau kembali setiap sampai - tahun sesuai dengan tuntutan layanan dan standar akreditasi, baik Akreditasi 8asional <+0 maupun standar #nternasional.
+
DAFTAR PUSTAKA
+.
&aud A. <<3, $orkshop %eselamatan Pasien dan Mana&emen resiko %linis di 'umah akit Ce*ah Cedera Melalui !mplementasi %eselamatan Pasien +en*an 'edesain Proses (Analisa HFMEA), #M1, ?akarta.
.
Komisi Akreditasi 1umah )akit, <+. Panduan Penyusunan +okumen Akreditasi, #M1, ?akarta.
-.
&epartemen Kesehatan 1epublik #ndonesia, <<3. Panduan 8asional Keselamatan pasien 1umah )akit'Edisi . &epkes, ?akarta.
/.
Komite Keselamatan Pasien 1umah )akit KKP'1)", <<3. Pedoman Pelaporan !nsiden %eselamatan Pasien (!%P)'Edisi . KKP'1), ?akarta.
%.
Buku FMEA, ?D# Edisi Ke'-.
<
+
