¿QUE SON LAS TARJETAS KARDEX? La tarjeta Kardex, es un documento administrativo de control, el cual incluye datos generales del bien o producto, existen muchos tipos de kardex pero como hablamos de inventarios hablaremos de la tarjetaKardex de inventario la cual, es una herramienta que le permite tener reportes con información resumida acerca de las transacciones de inventario de la compañía. Lo verdaderamente importante de la tarjeta Kardex en los inventarios es que proporcionan información y ayudan al control de los mismos, pero para ello se debe tener un claro concepto de lo que son los inventarios y una buena clasificación de los mismos, por tal motivo los principales tipos de inventarios son:
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Inventarios de Materias Primas. Inventarios de Productos en Proceso. Inventarios de Productos Terminados Inventarios de Mercancías no Fabricadas por la Empresa. Inventarios de Materiales, Repuestos y Accesorios Inventarios de Envases y Empaques. Inventarios en Tránsito.
EL KARDEX Y SU IMPORTANCIA EN LOS INVENTARIOS DE LA EMPRESA Para poder hablar del kardex y de su importancia en los inventarios de las empresas debemos tener claro que inventario es todo aquel artículo o bien que adquiere una compañía, negocio u empresa con el fin de venderlo y/o utilizarlo para lograr su objeto social, su razón de ser. Es por eso que en temas de inventarios escuchamos hablar de inventarios de frutas, verdura, hortalizas, calzado, ropa, productos para la construcción, productos agrícolas, entre otros. Por tal razón el tema de los inventarios depende mucho de la empresa y del motivo por el cual fueron adquiridos, por ejemplo; ¿Qué es un televisor? Es imposible saberlo sin saber a qué se dedica la compañía que lo tiene o que función cumple, pues si el televisor está ubicado en la sala de espera e spera de los clientes, éste es una propiedad planta
y equipo, mientras que si esta en bodega con el fin de ser vendido es un inventario. Es decir, que aquí debe existir un mayor control y para esto existen las tarjetas kardex. FORMATO DEL KARDEX NOMBRE DE LA EMPRESA KARDEX AÑO : ARTICULO:
METODO: CODIGO: ENTRADAS
FECHA
CONCEPTO
V. CANT UNIT V.TOTAL CANT
SALIDAS
EXISTENCIAS
V. V. UNIT V.TOTAL CANT UNIT V.TOTAL
KÁRDEX - PARTES. Una tarjeta de kárdex o auxiliar de inventario de mercancías consta de las siguientes partes: Encabezamiento: Fecha en que se efectúa la transacción. Descripción del movimiento de acuerdo con el soporte. Número del comprobante del cual se trasladan los movimientos. Entradas: se registra la cantidad y el costo total de los artículos comprados y las devoluciones. Al final del periodo esta columna informa el valor total de las mercancías almacenadas durante el periodo. Salidas: se registra la cantidad y el costo de la mercancía vendida, las devoluciones en ventas. Al final del periodo esta columna informa el costo total de la mercancía vendida. Saldos: se registra la cantidad y el costo de las mercancías en existencia. Costo unitario: se registra el valor de costo por unidad de la mercancía en existencia. Al final de cada periodo, también se utiliza para liquidar el inventario final de mercancías. Ubicación: Se registra el sitio de almacenamiento de la mercancía.
Proveedor: Nombre o razón social, ciudad y teléfono de la persona o empresa a quien se le compra el artículo. LOS METODOS Los métodos que se usan dependen del funcionamiento de la empresa: •
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FIFO LIFO PROMEDIO PONERADO ULTIMAS COMPRAS
METODO UEPS En el Método U.E.P.S consiste en dar salida del inventario a aquellos productos que se adquirieron recientemente, por lo que en los inventarios quedarán aquellos productos comprados más de forma más antigua, por tal motivo se conoce como Últimos en Entrar, Primeros en Salir. Kárdex por el método UEPS o LIFO. La tarjeta de kárdex por este método se registra así: En entradas: se registra de igual forma que en los métodos promedio ponderado y EPS. En salidas: igual que en el PEPS, se traza una línea para determinar el costo de las mercancías que se van a registrar en el movimiento. Por este método se da salida a los últimos artículos que entraron hasta agotar su existencia; luego se comienza a dar salida a los anteriores hasta completar la cantidad de mercancía vendida en cada operación. En saldos: igual que en el PEPS, se establecen niveles de acuerdo con los distintos costos de las existencias, sin agrupar distintos precios en un solo nivel. Costo unitario: se sigue el mismo proceso utilizado en los métodos anteriores. UEPS El flujo físico real es irrelevante, lo importante es que el flujo de costos supone que los últimos artículos que entraron a formar parte del inventario son los primeros en venderse (costos de ventas) o en consumirse (costo de producción). El inventario
final esta formado por los primeros artículos que entraron a formar parte de los inventarios. EJEMPLO
EMPRESA EL REGALON KARDEX AÑO : ARTICULO:
2013 RELOJES DE PARED
METODO: CODIGO:
ENTRADAS FECHA
CONCEPTO
Saldo ene-01 inicial Compra ene-06 según fac dev. ene-13 Compra
SALIDAS
V. CANT UNIT V.TOTAL CANT
200
-10
16
-16
ene-25 Dev. Venta
17
V. V. UNIT V.TOTAL CANT UNIT V.TOTAL
160
190 90 -18 400
EXISTENCIAS
3200
Venta ene-17 según fac.
Compra ene-31 según fac
LIFO
6800
16 15 -15
3040 1350 270
100
15
1500
100
15
1500
200
16
3200
100 190
15 16
1500 3040
10
15
150
28
15
420
28
15
420
400
17
6800
METODO PROMEDIO PONERADO Mientras que el Método del Promedio Ponderado consiste en dar salida a los inventarios de una forma, que los inventarios quedan tienen un valor equilibrado, por tal motivo se conoce con este nombre. Kárdex por promedio ponderado. Los movimientos de la tarjeta de kárdex por este método se registran así: En entradas: se anota la cantidad y el costo total de la compra o de la devolución. En salidas: se registra la cantidad de la mercancía vendida, y en la columna del costo, el resultado de multiplicar la cantidad por el costo unitario del renglón anterior. En saldos: para obtener los valores de esta columna, a los valores del saldo anterior se les adicionan las entradas o se les disminuyen las salidas. Costo unitario: para obtener el costo unitario se toma la columna de saldos, y se divide el costo total entre la cantidad total de cada renglón. El costo unitario varía siempre que se compran mercancías a precio diferente; cuando se registran las salidas, se mantiene el último costo unitario. PROMEDIO PONERADO Este método requiere calcular el costo promedio unitario de los artículos en el inventario inicial mas los compras hechas en el periodo contable. En base a este costo promedio unitario se determina tanto el costo de ventas (producción) como el inventario final del periodo. EJEMPLO
EMPRESA EL REGALON KARDEX
AÑO : ARTICULO:
2013 RELOJES DE PARED
METODO: CODIGO:
ENTRADAS FECHA
ene-01 ene-06 ene-13 ene-17 ene-25 ene-31
CONCEPTO
Saldo inicial Compra según fac dev. Compra Venta según fac. Dev. Venta Compra según fac
PROMEDIO PONDERADO
SALIDAS
V. CANT UNIT V.TOTAL CANT
EXISTENCIAS
V. V. UNIT V.TOTAL CANT UNIT V.TOTAL
100 15,00
1500
200
16
3200
300 15,66
4700
-10
-16
-160
290 15,65
4540
10 15,80 28 15,71
158 440
428 16,92
7240
280 15,65 18 15,65 400
17
6800
4382 282
