UNIVERSIDAD CENTRAL DEL ECUADOR FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS
CARRERA DE ADMINISTRACIÓN
Sistema de Gestión Ambiental
Empresa Entablados S.A
ADMINISTRACIÓN AMBIENTAL
SEMESTRE Marzo- Septiembre 2014
Empresa Entablados S.A 2014 EMPRESA ENTABLADOS S.A
1. POLÍTICA DE GESTIÓN AMBIENTAL Entablados S.A se compromete a administrar sus operaciones de forma sostenible, buscando maximizar sus resultados financieros, sociales y ambientales. Para lo cual incorpora variables sociales y ambientales como parte integral de su estrategia de negocio. Política Gerencia Cero papeles en el departamento de gerencia.
2. ASPECTOS AMBIENTALES AMBIENTALES Gerencia
El área de gerencia utiliza gran cantidad de papel sin conciencia ecológica.
Equipos informáticos desactualizados. Equipos sin sistema de ahorro de energía eléctrica.
Estrategia
Usar hojas recicladas, e imprimir imprimir solo solo las hojas necesarias. necesarias. Ahorrar la energía apagando apagando los equipos cuando no son utilizados.
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Informarse de la actual tecnología que sale en mercados nacionales o internacionales que beneficien a la empresa y al medio ambiente para su posterior implantación.
Departamento Comercial
Propaganda mediante volantes, vallas publicitarias en la ciudad.
Despacho de pedidos mediante facturas impresas.
Estrategia
Se trabajará a base de pedidos electrónicos, personales o telefónicos, para personas particulares o empresas, poniendo una fecha de entrega límite. Para dar a conocer la empresa se realizaran hojas volantes virtuales en redes sociales, creación de una página web, en donde se detallarán nuestras actividades. Promover entre los contratistas y proveedores el cumplimiento de nuestra Política Ambiental.
Departamento de Ventas
Utilización de papel en gran cantidad para emitir facturas, proformas, cotizaciones, notas de entrega, recibos, etc.
Estrategia
Llegar a un acuerdo con los contratistas y proveedores para que todo documento como facturas, proformas, cotizaciones, notas de entregas, recibos, etc. Sean de forma digital.
Departamento de Reclamaciones
Utilización de papel para las solicitudes de quejas.
Estrategia Creación
de un espacio en la página web para quejas, reclamos y recomendaciones
acerca de nuestros productos. Para así cambiar o mejorar el producto mediante la información que brindan los usuarios en la página web. Departamento de Operaciones-Producción
La empresa Entablados S.A no cuenta con un método de reciclaje de los residuos que generan las actividades de producción, de manera que los envases informen que los productos sean tóxicos e inflamables.
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Entablados S.A obtiene de los cortes el serrín, el mismo que es utilizado en un depósito para su quema.
Agua con contaminantes que se vierte a la red de saneamiento del municipio.
Humo de la caldera y ceniza proveniente de la quema de serrín.
Residuos almacenados en gran cantidad sin el control adecuado.
Utilización de gran cantidad de energía en maquinarias de producción.
Afectación a trabajadores por altos ruidos.
Estrategia Implementar
un buen uso de la materia prima, uso racional de energía de las maquinarias y la reutilización del agua. Evaluar los aspectos ambientales asociados a nuestras actividades, indicando y llevando a cabo las medidas adecuadas para el tratamiento de serrín. Practicar la utilización sostenible de los recursos naturales y materias primas, poniendo como clausula obligatoria en el contrato con proveedores la acción de reforestación de bosques. Fomentar el uso eficiente de la energía y realizar prácticas de reutilización y reciclado de los residuos generados por la actividad de corte de madera. Se buscará el ahorro de energía mediante la adecuación del sistema de iluminación y redes de energía. El agua procedente de la limpieza de las maquinarias e instrumentos con residuos de serrín provenientes de los diferentes procesos de elaboración serán filtradas y reutilizadas en otros procesos donde no afecten a la calidad del producto y puedan ser desechadas sin mayores contaminantes. Ningún trabajador debe ser expuesto a niveles de ruido mayores a los límites permisibles de exposición según la siguiente tabla:
Departamento de Diseño
Desperdicio en los cortes de madera.
Diseño inadecuado de los moldes.
Empresa Entablados S.A 2014 Estrategia
Ofrecer al cliente una gran variedad de diseños de molduras, presentando un catálogo virtual en donde se pueda apreciar modelos sofisticado, moderado y ambiental, y la opción de crear su propio diseño.
Departamento de Distribución
Contaminación al aire por el CO2 que emiten los vehículos de la empresa.
Contaminación al suelo por derrames de aceite u otro químico del vehículo.
Estrategia
El medio de transporte debe tener catalizador y utilizar gasolina sin plomo (octanaje 1 de 93), destinadas a reducir el impacto ambiental de las emisiones contaminantes nocivas de los vehículos. El medio de transporte que utilizaremos para para el traslado de nuestro productos, debe contar protección y cuerdas para sujetar las molduras de aglomerado, y deben ser protegidas en sus extremos para evitar rayones.
Departamento de Almacenamiento
Cantidad acumulada de productos con fallas, sin un control adecuado.
Condiciones inadecuadas de ambiente en la bodega (iluminación, temperatura, espacio)
Contaminación del aire y del suelo por los carros de transportes.
Estrategia
Evacuar el almacén de productos con fallas cada semana, sin necesidad que exista gran volumen de ésta vendiendo los productos con fallas a una empresa que se encargue de la reutilización de los productos defectuosos. Ubicar los productos terminados en un lugar con temperatura e iluminación adecuada. Implementar un buen sistema de energía eléctrica.
Departamento de Administración
1
Exceso de utilización de hojas para impresiones, copias.
Octanaje o número de octano es una medida de la calidad y capacidad antidetonante de las gasolinas para evitar las detonaciones y explosiones en las máquinas de combustión interna, de tal manera que se libere o se produzca la máxima cantidad de energía útil.
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Contaminación electromagnética que emiten los aparatos electrónicos. (celulares, fotocopiadoras).
Equipos encendidos todo el día.
Utilización excesiva de vasos desechables.
Estrategia
Reutilizar el papel de impresiones que ya no se utilizan. Evitar imprimir correos que nos sean necesarios, e implementar que en la firma de cada empleado la leyenda: “piense en el planeta antes de imprimir este correo”.
Utilizar equipos electrónicos que tengan el sistema que estén configurados para el ahorro de energía. Utilizar vasos de cristal para reducir el uso de vasos desechables.
Departamento de RRHH
Gran utilización de papel en elaboración de formularios, entrega de materiales de capacitación.
Estrategia
Dar formación continua y adecuada al personal para mejorar la implicación y capacitación de sus labores con criterios de respeto al medio ambiente ( formularios y materiales sea digitales.
Departamento de Contabilidad
Gran utilización de papel en elaboración de estados financieros.
Estrategia Emitir
todos los estados financieros y contables de manera digital mediante un correo institucional.
Departamento de Compras
Compra de equipos y maquinarias sin el conocimiento de antecedentes ambientales.
Utilización de mucho papel por la elaboración de facturas.
Estrategia
Comprar productos con menos impacto ambiental (pinturas, maquinaria, equipos informáticos, etc) Implementar solo facturas digitales y almacenarlas en una base de datos.
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3. PROGRAMA DE GESTIÓN AMBIENTAL La empresa Entablados S.A va a tratar los siguientes aspectos ambientales:
Actualmente, el serrín proveniente de los cortes de madera es quemado en una caldera, la cual produce contaminación al emitir humo y ceniza que contaminan el aire. Para lo cual la empresa implementará un sistema que disminuya la contaminación y el impacto al medio ambiente y al entorno social. También implementará estrategias que permitan normar las operaciones realizadas en la empresa, reduciendo al mínimo la emisión de contaminantes. Programa De Manejo y Disposición Adecuada De Residuos Peligrosos Existen residuos que debido a sus características revisten algún tipo de peligrosidad (toxicidad, corrosividad, explosividad, inflamabilidad), por lo que se requiere de procedimientos específicos para su manipulación, transporte, tratamiento y disposición final. FASES
PROCESOS ESTÁNDAR
Tratamientos de trituración, homogeneización y reposo en acopio, con la finalidad de obtener una adecuada Maduración consistencia y uniformidad de las características físicas y químicas deseadas. La fase de pre-elaboración, que consiste en una serie de Tratamiento mecánico previo operaciones que tienen la fi nali dad de purificar y refinar la materia prima. Depósito de materia pri ma procesada
Humidificación
Moldeado
Secado
Cocción
Almacenaje
PROCESO FINAL
El desmenuzamiento de los terrones y la disolución de los nódulos para impedir las aglomeraciones de partículas arcillosas. Rompe-terrones /Eliminador de piedras/ Desintegrador / Laminador refinador / serrín
Donde el material se homogeneiza definitivamente tanto en apariencia como en características físico-químicas. Se saca la arcill a de los silos y se lleva a un laminador refinador, y posteriormente a un La operación de moldeo mezclador humedecedor, donde se agrega agua para obtener la humedad precisa. La boquilla es una plancha perforada que Consiste en hacer pasar la mezcla de arcilla a través de tiene la forma del objeto que se quiere una boquilla al final de la estructura. producir. El secado tiene la finalidad de eliminar el El secado es una de las fases más delicadas del proceso agua, unificando el serrín con la arcilla de producción. agregada en la fase de moldeado para poder pasar a la fase de cocción. En el interior del horno la temperatura varía de forma continua y uniforme. El material secado La temperatura de la zona de cocci ón oscil a entre 900 °C se coloca en carros especial es, en paquetes y 1000 °C. estándar y es introducido por una de las extremidades del túnel, saliendo por el extremo opuesto una vez que está cocido De modo que puedan ser depositados en Consiste en envolver los paquetes con cintas de plástico lugares de a lmacenamiento, para o de metal. posteriormente ser trasl adados en camiones. Sigue el depósito de material en si los especiales en un lugar techado
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4. ETAPAS NECESARIAS PARA LA IMPLANTACIÓN DEL S.G.A
SISTEMA DE GESTION AMBIENTAL PRINCIPIO 1: COMPROMISO Y POLITICA ELEMENTOS FUNDAMENTALES 1.1 COMPROMISO Y LIDERAZGO DE MANDOS SUPERIORES Establecer un sistema de gestión ambiental que permita detectar, evaluar, y controlar los impactos ambientales a través del proceso de gerenciamiento basado en la formación y compromisos de cada uno de nuestros empleados, adoptando tecnologías a nuestro alcance para disminuir el impacto que se genera durante las actividades. 1.2 DIAGNÓSTICO AMBIENTAL PRELIMINAR: Actualmente la empresa no cuenta con un SGA. Los residuos sólidos, emisiones atmosféricas son factores emitidos por la producción de aserrín, inevitables y que no pueden ser eliminados pero, se logra tener un control de emisión. Existen residuos que debido a sus características revisten algún tipo de peligrosidad (toxicidad, corrosividad, explosividad, inflamabilidad), por lo que se requiere de procedimientos específicos para su manipulación, transporte, tratamiento y disposición final. El tratamiento de equipos e instalaciones es tan necesario, es inevitable no contaminar pero siempre es bueno llevar un control de cada uno de ellos, procurando dar una producción de calidad. 1.3 MARCO DE POLÍTICA AMBIENTAL. Politica Ambiental Reducir los residuos, encaminar acciones que tiendan al reciclaje y concientizar al personal sobre la conservación de los recursos naturales.
Política Comercial Política de Gestión de ventas Política de Reclamaciones Política de Operaciones Política de Producción Política de Diseño Política de Distribución Política de Almacenamiento Política –Administración Política de RRHH
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Política de Contabilidad Política de Compras
PRINCIPIO 2: PLANIFICACION ELEMENTOS: 2.1 IDENTIFICACION DE ASPECTOS AMBIENTALES SIGNIFICATIVOS La identificación de las características medioambientales, actividades o productos que • interaccionan con el medio ambiente. En la empresa se generan residuos de maderas, procedentes de los recortes y las • sobras, papel, cartón, envases vacíos de colas y disolventes, en cuyo envase aparecen pictogramas que informan que el producto es tóxico e inflamable Se genera una gran cantidad de serrín como consecuencia de los cortes de maderas • Una parte se quema en una caldera que se usa para la calefacción de la nave y otra • parte es retirada sin cargo alguno por una empresa externa. . 2.2 REQUISITOS LEGALES La organización debe establecer y mantener un procedimiento para Identificar y tener acceso a los requisitos legales y a otros requisitos suscritos por la organización, que se apliquen a los aspectos ambientales de sus actividades productos o servicios. Ministerio del Ambiente del Ecuador: REGLAMENTO A LA LEY DE GESTION AMBIENTAL PARA LA PREVENCION Y CONTROL DE LA CONTAMINACION Y SUS NORMAS TECNICAS Norma de Calidad Ambiental y de Descarga de Efluentes: Recurso Agua. Norma de Emisiones al Aire desde Fuentes Fijas de Combustión. Norma de Calidad Aire Ambiente. Límites Máximos Permisibles de Niveles de Ruido Ambiente para Fuentes Fijas y para Vibraciones. Norma de Calidad Ambiental para el Manejo y Disposición Final de Desechos Sólidos No Peligrosos. Ley de Gestión Ambiental Esta ley está relacionada directamente con la prevención, control y sanción a las actividades contaminantes a los recursos naturales y establece las directrices de política ambiental, así como determina las obligaciones, niveles de participación de los sectores público y privado en la gestión ambiental y señala los límites permisibles, controles y sanciones dentro de este campo. Ley de Prevención y Control de la Contaminación Ambiental Originalmente era el Ministerio de Salud la autoridad competente, en el ámbito nacional, para hacer cumplir sus disposiciones ya que se trataba de una época en que los problemas de contaminación eran atendidos desde una óptica de salud pública, es decir en la medida en que afectaban a la salud de la población más no como un problema que también afecte a la calidad
Empresa Entablados S.A 2014 del aire y perjudique en general al medio ambiente. Actualmente, los gobiernos seccionales vienen a convertirse en las autoridades competentes y el Ministerio del Ambiente en los casos que no hay delegación o proceso de descentralización en materia ambiental. Texto Unificado de Legislación Ambiental Secundaria En el 2003 se publica el Texto Unificado de la Legislación Secundaria del Ministerio del Ambiente que unifica la legislación secundaria ambiental. Constituye un texto reglamentario bastante amplio de la normativa ecuatoriana vigente en la Ley de Gestión Ambiental y con lo que queda en vigor de la Ley de Prevención y Control de la Contaminación Ambiental. Se trata, pues, de una herramienta legal de desarrollo detallado, en el nivel reglamentario de la legislación relacionada al tema ambiental en general, a los impactos ambientales, al régimen forestal y afines, etc.
2.3 CRITERIOS DE DESEMPEÑO INTERNO Identificar problemas que circunstancialmente pudiesen aparecer. Cumplir con la legislación ambiental que aplica la empresa y con otros requisitos que la empresa ENTABLADOS S.A suscriba. evaluar los aspectos ambientales de la empresa Dar prioridad a los criterios para la toma de decisiones, y estudiar en cada momento la mejor tecnología disponible ambiental , modernizando los procesos. Solicitar colaboración para conseguir objetivos y metas ambientales planteadas en ENTABLADOS S.A.
2.4 DISEÑO DEL PROGRAMA Al momento ENTABLADOS S.A., no cuenta con políticas ambientales que le ayuden en el manejo y disposición final de los desechos propios de su actividad productiva en ninguno de sus departamentos y áreas. El único proceso de disposición final que se realiza es la incineración del serrin, sin embargo este proceso es más un problema que una solución pues genera otro tipo de contaminación ambiental mucho más grave como son el humo y las cenizas. Para la implementación del sistema de gestión ambiental, los directivos de la empresa conformaran un equipo con los directores y supervisores de cada área de entre los cuales se designará al líder o responsable del equipo. El equipo trabajará conjuntamente con todos los miembros de la organización en lo que fuere necesario para la implementación de este programa. Líder Este líder será el encargado de supervisar el proceso de implementación y controlar el cumplimiento de los objetivos de este programa en los diferentes departamentos y áreas. El líder será el miembro más calificado en el campo (capacitación y experiencia) y recibirá de la empresa todo el apoyo necesario para llevar a cabo su gestión, así como también todos los recursos humanos, financieros y materiales que requiera, tales como:
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Personal idóneo Presupuesto Archivos, documentos y materiales de oficina.
Directores y supervisores Serán los encargados de ejecutar las estrategias, cumplir las políticas medioambientales y monitorear el cumplimiento de los objetivos en sus departamentos o áreas. Adicionalmente entregarán informes continuos al líder del equipo sobre sus avances, hallazgos y novedades en el desarrollo de las actividades.
Esquema general del SGA
(C)
POLITICA AMBIENTAL
VISIÓN DE LARGO PLAZO (B) Objetivos Generales del SGA
(A)
Estrategias Globales Sub Programas del SGA
VISIÓN DE CORTO PLAZO
Ser el líder aliado de los trasformadores de la madera ofreciendo soluciones creativas, funcionales y prácticas acorde a las necesidades de los clientes.
Objetivos Metas Indicadores
Estrategias Particulares Recomendaciones Específicas
Acciones
Tiempo Recursos Res onsables
Estrategias Globales o Subprogrmas
Objetivos Especificos
Usar hojas recicladas
Disminuir el consumo de papel y fomentar el cero papeles
Uso Eficiente del Tonner
Imprimir solo las hojas necesarias.
Ahorro de la Energía
Indicadores de Desempeño
(Volumen de papel utilizado mes 2/Volumen de papel utilizado mes 1) *100 (Volumen de impresiones mes 2/Volumen de impresiones mes 1) *100 (Kwh Consumidos en el mes 2/ Kwh Consumidos en el mes 1)*100
Reducir el consumo de energia Almacenar en recipientes y Manejo de Residuos Solidos contenedores para su posterior venta (Toneladas Serrín almacenado mes 2/ (Serrín) Toneladas Serrín almacenado mes 1)*100 (M3 de aguas consumidos en el mes 2/M3 de Concientizar el uso del agua Evitar el desperdicio de agua aguas consumidos en el mes 1)*100 Promover y realización acyividedes (Personal capacitado en elperiodo 2 Información y Capacitación de capacitación. /Personal capacitado en elperiodo 1)*100 PRINCIPIO 3. INSTRUMENTACIÓN 3.1 ESTRUCTURA Y RESPONSABILIDAD El Gerente General es responsable por:
Analizar y desarrollar la metodología de trabajo incluida en el «manual de ventas». Determinar el potencial de compra de las diferentes categorías de clientes. Elaborar las previsiones de venta de común acuerdo con el departamento de marketing. Planificar los objetivos y estrategias de su equipo
Entre las responsabilidades de la Administración de Operaciones
Conseguir todos los insumos necesarios. Trazar un plan de producción que utilice efectivamente los materiales, la capacidad y los conocimientos disponibles en las instalaciones de la empresa productora. Dada una demanda en el sistema, el trabajo es programado y controlado para producir los bienes y servicios requeridos.
Departamento de PRODUCCION
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Tiene Responsabilidad sobre el funcionamiento del área productiva de la empresa y sobre el cumplimiento de los objetivos y políticas establecidas por el Gerente General y/o el equipo gerencial. Organizar y dar seguimiento a la ejecución de todos los trabajos dentro del ciclo de producción.
3.2 CAPACITACIÓN E INFORMACIÓN El sistema debe garantizar la formación adecuada de todos los trabajadores en relación con el impacto ambiental asociado a su puesto de trabajo. Dar gran importancia a la formación permanente sobre temas ambientales para todo el personal, y ofrecer formación complementaria a aquellas personas que están más implicadas con la gestión ambiental. Los empleados también recibirán capacitación de cómo deben realizar sus diferentes tareas ayudando a disminuir el impacto ambiental y cumpliendo con las políticas que son asignadas como marco de referencia principal `para la organización. 3.3 COMUNICACIÓN El sistema de gestión ambiental debe contar con procedimientos destinados a mantener la comunicación interna entre todos los estamentos de la empresa ENTABLADOS S.A
Refuerzo de la comunicación externa, puede ser emitiendo anualmente una declaración ambiental actualizada que haya sido validada por un verificador ambiental, y debe estar a disposición del público. Se puede difundir a través de conferencias, talleres, medios informativos, sobre todo que aseguren el cumplimiento de las políticas.
La comunicación interna es importante para asegurarse de la implementación eficaz del sistema de gestión ambiental. Los métodos de comunicación interna pueden incluir reuniones regulares de los grupos de trabajo, boletines internos, tableros de noticias y sitios de intranet.
Las organizaciones deberían implementar un procedimiento para la recepción, documentación y para informar y dar respuesta a las comunicaciones pertinentes de las partes interesadas. Este procedimiento puede incluir un diálogo con las partes interesadas, así como la consideración de sus inquietudes pertinentes. En algunas circunstancias, las respuestas a las inquietudes de las partes interesadas pueden incluir información pertinente sobre los aspectos e impactos ambientales asociados a las operaciones de la organización. Estos procedimientos deberían tratar también sobre las comunicaciones necesarias con las autoridades públicas con respecto a la planificación de emergencias y otros temas pertinentes.
La organización puede desear planificar sus comunicaciones teniendo en cuenta las decisiones pertinentes sobre los grupos objetivo, la adecuación de la información, los temas y la elección del medio de comunicación.
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Al tener en cuenta la comunicación externa sobre los aspectos ambientales, las organizaciones deberían considerar los puntos de vista e información necesarios para todas las partes interesadas. Si la organización decide realizar una comunicación externa acerca de sus aspectos ambientales puede establecer un procedimiento para hacerlo. Este procedimiento puede cambiar dependiendo de varios factores, incluido el tipo de información que se va a comunicar, el grupo objetivo y las circunstancias individuales de la organización. Los métodos para comunicar externamente pueden incluir los informes anuales, los boletines, los sitios Web y reuniones con la comunidad
3.4 DOCUMENTOS ENTABLADOS S.A mantiene en papel y en formato electrónico la documentación en los que se encuentra:
Manual de gestión de Sistema, en el que se describa las políticas metas, objetivos, estrategias establecidas por la empresa. Registro de auditorías y revisiones Registros de legislación Registros de formación impartida Registros de comunicaciones internas y externas.
Documentos que se encuentran legibles y sin información obsoleta. Cumplir la norma ISO 14001.
3.5 PLAN DE CONTINGENCIA Para una mejora continua es necesario actuar de manera inmediata teniendo a la mano un plan B.
Tener seguridad en las instalaciones Dotar de seguridad industrial a los trabajadores (ropa de trabajo , implementos) Dar a conocer acciones de protección Tener apoyo medico Colaboración de grupos de apoyo externos. Establecer procedimientos de respuesta para prevenir, controlar y manejar cualquier accidente, Incidente o emergencia, de tal modo que cause el menor impacto a la salud y al ambiente. Coordinar y optimizar el uso de los recursos humanos y materiales requeridos en el control de emergencias.
PRINCIPIO 4. MEDICIÓN Y EVALUACIÓN
4.1 Monitoreo y medición Los datos recopilados del seguimiento y medición pueden analizarse para identificar su patrón de comportamiento y obtener información. El conocimiento que se genera de esta información puede usarse para implementar acciones correctivas y acciones preventivas.
Empresa Entablados S.A 2014 Las características fundamentales son aquellas que la organización necesita considerar para determinar cómo está gestionando sus aspectos ambientales significativos, cómo está logrando sus objetivos y metas y cómo está mejorando su desempeño ambiental. Cuando sea necesario asegurarse de la validez de los resultados, los equipos de medición deberían ser calibrados o verificados a intervalos de tiempo especificados, o antes de su uso, comparándolos con patrones de medición trazables a patrones de medición internacionales o nacionales. Si estos patrones no existen, debería registrarse la base utilizada para la calibración. Se implementarán y verificarán cada 2 meses. 4.2 Acción correctiva y preventiva No conformidad, acción correctiva y acción preventiva
Mediante el establecimiento de procedimientos que traten estos requisitos, las organizaciones pueden ser capaces de cumplir dichos requisitos, dependiendo de la naturaleza de la no conformidad, con un mínimo de planificación formal o con una actividad más compleja a largo plazo. Control de los registros
Los registros ambientales pueden incluir, entre otros: a) registro de quejas; b) registros de formación; c) registro de seguimiento de procesos; d) registros de inspección, mantenimiento y calibración; e) registros pertinentes sobre los contratistas y proveedores; f) informes sobre incidentes; g) registros de pruebas de preparación ante emergencias; h) resultados de auditorías; i) resultados de las revisiones por la dirección; j) decisiones sobre comunicaciones externas; k) registros de los requisitos legales aplicables; l) registros de los aspectos ambientales significativos; m) registros de las reuniones en materia ambiental; n) información sobre desempeño ambiental; o) registros de cumplimiento legal; y p) comunicaciones con las partes interesadas. Debería tenerse especial cuidado con la información confidencial. 4.3 Evaluación Auditoría interna
Las auditorías internas del sistema de gestión ambiental pueden realizarse por personal interno de la organización o por personas externas seleccionadas por la organización, que
Empresa Entablados S.A 2014 trabajan en su nombre. En cualquier caso, las personas que realizan la auditoría deberían ser competentes y deberían estar en posición de hacerlo en forma imparcial y objetiva. En las organizaciones más pequeñas, la independencia puede demostrarse al estar libre el auditor de responsabilidades en la actividad que se audita.
PRINCIPIO 5. REVISIÓN Y MEJORA CONTINUA La mejora continua es un proceso recurrente de optimización del sistema de gestión ambiental para lograr mejoras en el desempeño ambiental global de forma coherente con la política ambiental de la organización.
5. LEGISLACIÓN AMBIENTAL Y REQUISITOS LEGALES DE ÁMBITO ESTATAL SOBRE RESIDUOS APLICABLES A ENTABLADOS S.A Ordenanza Metropolitana Nº 0404.- La Ordenanza Metropolitana reformatoria de la ordenanza metropolitana Nº 213, sustitutiva del título V, “Del Medio Ambiente” del Libro
segundo del Código Municipal.
Ordenanza 213 del Distrito Metropolitano de Quito
Ordenanza Metropolitana 320: Ordenanza modificatoria de la Ordenanza Metropolitana No. 213, sancionada el 18 de abril de 2007, sustitutiva del Título "Del Medio Ambiente", del Libro Segundo del Código Municipal para el Distrito Metropolitano de Quito.
Ordenanza Metropolitana 288: La Ordenanza Metropolitana que Reforma el Título V "Del Medio Ambiente" del Libro Segundo del Código Municipal, sustituido por la Ordenanza Metropolitana No. 213 "De la Prevención y Control del Medio Ambiente". MEDIO AMBIENTE - PREVENCION Y CONTROL DEL MEDIO AMBIENTE
Ordenanza Metropolitana 146: Sustitutiva del Título V, "del Medio Ambiente", Libro Segundo, del Código Municipal para el Distrito Metropolitano de Quito BASURA; CANTERAS; CONTAMINACION; CONTAMINACION ACUSTICA; CONTAMINACION ATMOSFERICA; CONTAMINACION VEHICULAR; CONTROL DE LA CONTAMINACION; EMISIONES ATMOSFERICAS; MATERIALES DE CONSTRUCCION - EXPLOTACION; SERVICIOS ESPECIALES DE ASEO; RESIDUOS SOLIDOS PELIGROSOS; ESCOMBROS; DESECHOS HOSPITALARIOS; DESECHOS INDUSTRIALES; DESECHOS PELIGROSOS; TRABAJO INFANTIL; REVISION VEHICULAR; IMPACTO AMBIENTAL; DECLARACION AMBIENTAL; AUDITORIA AMBIENTAL; CERTIFICADO AMBIENTAL; GUIAS PRACTICAS AMBIENTALES; NORMAS DE CALIDAD AMBIENTAL; FONDO AMBIENTAL; DERECHOS Y COSTOS AMBIENTALES; MEDIO AMBIENTE
Ordenanza Metropolitana 094: Incorpora el Capítulo IX, "de la Evaluación de Impacto Ambiental", en el Título I del Libro II del Código Municipal EVALUACION DEL MEDIO AMBIENTE; GESTION AMBIENTAL
Ordenanza metropolitana 031: Anexo de los valores máximos permisibles de los indicadores de contaminación y parámetros de interés sanitario para descargas líquidas. AGUAS RESIDUALES
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Ordenanza metropolitana 012: Ordenanza sustitutiva del Capítulo III para la Prevención y control de la contaminación producida por descargas líquidas y emisiones de aire de fuentes fijas del Título V del libro II del Código Municipal CONTROL DE LA CONTAMINACION; EMISIONES ATMOSFERICAS; AGUAS RESIDUALES Capítulo V Del subsistema de evaluación de impactos ambientales y control ambiental. Código de Producción.- Decisiones legales que nos ayudan a realizar actividades productivas de una mejor manera. Servicio de Rentas Internas; Obtención del Registro Único de Contribuyentes R.U.C y pago del Impuesto a la Renta. Ley de Compañías.- Nombre, Razón social de la microempresa y número de los socios. Ley de Gestión Ambiental Esta ley está relacionada directamente con la prevención, control y sanción a las actividades contaminantes a los recursos naturales y establece las directrices de política ambiental, así como determina las obligaciones, niveles de participación de los sectores público y privado en la gestión ambiental y señala los límites permisibles, controles y sanciones dentro de este campo. Ley de Prevención y Control de la Contaminación Ambiental Originalmente era el Ministerio de Salud la autoridad competente, en el ámbito nacional, para hacer cumplir sus disposiciones ya que se trataba de una época en que los problemas de contaminación eran atendidos desde una óptica de salud pública, es decir en la medida en que afectaban a la salud de la población más no como un problema que también afecte a la calidad del aire y perjudique en general al medio ambiente. Actualmente, los gobiernos seccionales vienen a convertirse en las autoridades competentes y el Ministerio del Ambiente en los casos que no hay delegación o proceso de descentralización en materia ambiental. Texto Unificado de Legislación Ambiental Secundaria En el 2003 se publica el Texto Unificado de la Legislación Secundaria del Ministerio del Ambiente que unifica la legislación secundaria ambiental. Constituye un texto reglamentario bastante amplio de la normativa ecuatoriana vigente en la Ley de Gestión Ambiental y con lo que queda en vigor de la Ley de Prevención y Control de la Contaminación Ambiental. Se trata, pues, de una herramienta legal de desarrollo detallado, en el nivel reglamentario de la legislación relacionada al tema ambiental en general, a los impactos ambientales, al régimen forestal y afines, etc.
6. FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES GERENTE 1. Funciones
El Gerente General es el ejecutor de las disposiciones del Directorio y de la JGA. Las principales funciones de este funcionario son las siguientes:
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Planificar estratégicamente las actividades de la empresa, fija las políticas y los objetivos de la organización para el largo y mediano plazo, el plan estratégico se sustenta en un presupuesto y en los estados financieros proyectados. Diseña estructuras organizacionales acordes a las demandas del entorno y de los mercados, organiza la empresa en forma concordante con los objetivos de la organización y las condiciones del mercado, los cuales se plasman en la estructura organizacional u organigrama, en los manuales de procesos y en los manuales de funciones y tareas. Ejerce el liderazgo para guiar y motivar a las personas, así como trabajar y velar por el logro de los objetivos de la organización. Selecciona, asigna, motiva, integra, promueve y evalúa a las personas dentro de la estructura organizacional, teniendo en cuenta sus capacidades, habilidades, destrezas, competencias, carácter y personalidad. Toma decisiones y dirige el rumbo de la empresa hacia sus objetivos, para lo cual efectúa análisis de la situación y evalúa y sopesa las acciones por adoptar y elige las más conveniente, estas generalmente son en condiciones de incertidumbre. Controla el desempeño de las personas, verifica los logros de la organización, evalúa la producción y la productividad, mide las ventas, la rentabilidad y las utilidades alcanzadas y establece las medidas correctivas en caso de que no se estén alcanzando dichas metas. Es el vocero y representante de la organización ante los representantes de otras entidades ya sea gubernamentales, autoridades locales o nacionales, prensa y medios de comunicación. Es el que realiza las negociaciones y representa los intereses de la organización ante los proveedores, clientes, grupos de presión, organismos gubernamentales y no gubernamentales. Señala y determina los cambios tecnológicos para logrará innovación, crecimiento y mejoras de los productos que elabora la empresa y/o los servicios que presta a la sociedad, así como en los procesos organizacionales. Crea climas organizacionales adecuados que permitan el desarrollo de la creatividad, la motivación y el desarrollo de las personas en la empresa. Fomenta la creación de una filosofía de trabajo que se convierta en la cultura organizacional acorde a las tendencias de la sociedad. Fomenta la responsabilidad social de la empresa, para cuidar el medio ambiente, respetar los derechos humanos y contribuir con el desarrollo de la sociedad. 2. Responsabilidad
El Gerente General es responsable por:
El cumplimiento de los acuerdos del Directorio y de la JGA, salvo que se disponga algo distinto para casos particulares. Los daños y perjuicios que ocasione por el incumplimiento de sus obligaciones, dolo, abuso de facultades y negligencia grave. También será solidariamente responsable con los gerentes que le hayan precedido, por las irregularidades que éstos hubiesen cometido, si, conociéndolas, no las denunciasen por escrito a la JGA al momento de asumir el cargo, o inmediatamente después de conocerlas.
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La existencia, regularidad y veracidad de los sistemas de contabilidad, los libros que la ley ordena llevar a la Sociedad y los demás libros y registros que debe llevar un ordenado comerciante. La veracidad de las informaciones que proporcione a la Junta General de Accionistas o al Directorio. El ocultamiento de las irregularidades que observe en las actividades de la sociedad. La conservación de los fondos sociales a nombre de la Sociedad. El empleo de los recursos sociales en negocios distintos del objeto de la Sociedad. La veracidad de las constancias y certificaciones que expida respecto del contenido de los libros y registros de la Sociedad. El cumplimiento de la ley, el Estatuto y los acuerdos de la Junta General de Accionistas y del Directorio.
GERENCIA COMERCIAL 1. Funciones
Analizar y desarrollar la metodología de trabajo incluida en el «manual de ventas». Determinar el potencial de compra de las diferentes categorías de clientes. Elaborar las previsiones de venta de común acuerdo con el departamento de marketing. Planificar los objetivos y estrategias de su equipo. Desarrollar una estructura organizativa de venta capaz de alcanzar los objetivos. Reclutar y seleccionar al personal de ventas, o contribuir a ello. Formar a estos equipos comerciales con arreglo a los conocimientos y otras técnicas necesarias para el desarrollo de sus funciones. Motivarlos y dinamizarlos para que desempeñen su trabajo lo mejor posible. Valorar y controlar su labor para asegurarse de que alcancen los objetivos previstos. 2. Responsabilidad
Se puede considerar 5 responsabilidades claves que son: 1. 2. 3. 4. 5.
Marcar objetivos concretos desde el comienzo. Saber resolver problemas y ser capaz de tomar decisiones cuando resulte necesario. Apostar por la innovación en los productos y los procesos de producción. Tener la capacidad de establecer prioridades. Actuar como un líder y saber dar ejemplo al resto del equipo.
GESTIÓN DE VENTAS 1. Funciones
Preparar planes y presupuestos de ventas. Establecer las metas y objetivos de la fuerza de ventas. Calcular la demanda y pronosticar las ventas. Reclutar, seleccionar y capacitar a los vendedores. Designar los territorios de ventas.
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Compensar, motivar y guiar a la fuerza de ventas. Evaluar el desempeño de la fuerza de ventas. Monitorear la conducta ética y social y profesional de la fuerza de las ventas. 2. Responsabilidad
Basándonos en uno de los principios elementales de la Administración, se comprenderá mejor que: "Cuando un equipo de ventas no vende lo que se espera, no es culpa de los vendedores. La responsabilidad que ello ocurra es de quienes los seleccionaron, capacitaron y pusieron en funciones, orientando día a día su capacidad productiva para generar mayores y mejores resultados". Los directivos saben de negocios, pero ello no implica que todos los responsables del área posean los conocimientos suficientes y hayan experimentado todo lo que se requiere para vender profesionalmente sus productos o servicios. Esto es lo que conduce a desarrollar una gestión de calidad (satisfacción al cliente), en cantidad, con productividad y rentabilidad. Cada directivo o empresario podrá delegar el gerenciamiento para la obtención de los vitales resultado periódicos del negocio. Para ello deberían contar con un gerente responsable y experimentado en esta gestión para delegarle eficientemente esta actividad clave del negocio; caso contrario, este no podrá aportar una metodología más efectiva para provocar la gestión que lleva hacia las metas previstas de una manera consistente y productiva. Y para delegar esta actividad vital para el éxito del negocio, el directivo deberá poseer conocimientos y fundamentos de ventas y de management (gerenciamiento) como para que pueda contar con el mejor gerente de ventas en su organización. Cuando se presentan estas carencias en los niveles altos de la empresa, la lógica consecuencia es que los vendedores se incorporan y entran en actividad sin llegar a conocer ni recibir instrucción de sus superiores en la empresa en donde les describa lo que "deberán hacer y de qué manera" para generar las metas que se les exige en cada período del año.
OPERACIONES 1. Funciones
La función de operaciones abarca básicamente las tareas que crean valor para alguien y por eso surgen las organizaciones, estas pueden ser muy grandes o ser propiedad de una sol apersona; ambas existen para ganar dinero a través del a creación de valor.
Dentro del proceso de producción, la parte de la función de operaciones es el paso en el que se agrega valor. Determinar las tareas critica de operaciones para apoyar la estrategia global del a organización y desarrollar una estrategia funcional apropiada. Seleccionar y diseñar los servicios y productos que la organización ofrecerá a sus clientes, patrocinadores o receptores.
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Determinar cuándo y que tanto del as instalaciones, equipo y mano de obra se debe tener disponible. Decidir las cantidades de materia prima, trabajos en proceso y artículos terminados que conviene almacenar. Aprender como planear y controlar las actividades del proyecto para cumplir con los requerimientos de desempeño, programa y costo. Determinar cuándo se debe realizar cada actividad o tarea ene l proceso de transformación y donde deben estar los insumos. Determinar cómo se deben desarrollar y mantener los estándares de calidad. 1. Responsabilidad
Entre las responsabilidades de la Administración de Operaciones figura:
Conseguir todos los insumos necesarios. Trazar un plan de producción que utilice efectivamente los materiales, la capacidad y los conocimientos disponibles en las instalaciones de la empresa productora. Dada una demanda en el sistema, el trabajo es programado y controlado para producir los bienes y servicios requeridos. Ejercer control sobre los inventarios, la calidad y los costos.
PRODUCCIÓN 1. Funciones
Ingeniería del Producto: Esta función comprende el diseño del producto que se desea comercializar, tomando en cuenta todas las especificaciones requeridas por los clientes. Una vez elaborado dicho producto se deben realizar ciertas pruebas de ingeniería, consistentes en comprobar que el producto cumpla con el objetivo para el cual fue elaborado; Y por último brindar la asistencia requerida al departamento de mercadotecnia para que esté pueda realizar un adecuado plan (de mercadotecnia) tomando en cuenta las características del producto. Ingeniería de la planta: Es responsabilidad del departamento de producción realizar el diseño pertinente de las instalaciones tomando en cuenta las especificaciones requeridas para el adecuado mantenimiento y control del equipo. Ingeniería Industrial: Comprende la realización del estudio de mercado concerniente a métodos, técnicas, procedimientos y maquinaria de punta; investigación de las medidas de trabajo necesarias, así como la distribución física de la planta. Planeación y Control de la Producción: Es responsabilidad básica de este departamento establecer los estándares necesarios para respetar las especificaciones requeridas en cuanto a calidad, lotes de producción, stocks (mínimos y máximos de materiales en almacén), mermas, etc. Además deberá realizar los informes referentes a los avances de la producción como una medida necesaria para garantizar que se está cumpliendo con la programación fijada.
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Abastecimiento: El abastecimiento de materiales, depende de un adecuado tráfico de mercancías, embarques oportunos, un excelente control de inventarios, y verificar que las compras locales e internacionales que se realicen sean las más apropiadas. Control de Calidad: Es la resultante total de las características del producto y/o servicio en cuanto a mercadotecnia, ingeniería, fabricación y mantenimiento se refiere, por medio de las cuales el producto o servicio en uso es satisfactorio para las expectativas del cliente; tomando en cuenta las normas y especificaciones requeridas, realizando las pruebas pertinentes para verificar que el producto cumpla con lo deseado Fabricación: Es el proceso de transformación necesario para la obtención de un bien o servicio. 2. Responsabilidad
Tiene Responsabilidad sobre el funcionamiento del área productiva de la empresa y sobre el cumplimiento de los objetivos y políticas establecidas por el Gerente General y/o el equipo gerencial. Organizar y dar seguimiento a la ejecución de todos los trabajos dentro del ciclo de producción. Optimizar y planificar los recursos productivos de la empresa para obtener un crecimiento progresivo de la productividad a la vez que se respetan los condicionantes y especificaciones de calidad. Promover el sistema de calidad en toda el área de la que es responsable.
DISEÑO 1. Funciones
Supervisar revisiones y mantenimientos a los equipos de cómputo y telecomunicaciones para prevenir o detectar y corregir fallas en los mismos. Proporcionar capacitación técnica al personal para el mejor aprovechamiento y uso dela tecnología informática. Recomendar las actualizaciones de nuevas versiones para mantener los equipos de cómputo y telecomunicaciones acordes a los nuevos adelantos en materia de tecnología informática. Evaluar las innovaciones tecnológicas existentes en el mercado relativas a bienes informáticos, con el propósito de contar con la infraestructura informática que asegure la capacidad y funcionalidad. Analizar y recabar las necesidades relativas a la automatización de funciones para recomendar el desarrollo de sistemas informáticos apropiados 2. Responsabilidad
Verificar que los equipos de cómputo y telecomunicaciones se encuentren en condiciones de operación para fortalecer el desempeño de las actividades del personal. Proponer el diseño e implementación de nuevos programas con la finalidad de agilizar el desempeño de las funciones administrativas.
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Asegurar que los sistemas existentes se conserven en óptimas condiciones de operación mediante la implementación de programas de mantenimiento a los sistemas de información con el objeto de mantener la seguridad en el manejo de la información. Establecer mecanismos para la concentración, administración y respaldo de la información de la base de datos que se genera por las áreas de la entidad.
DISTRIBUCIÓN 1. Funciones
Conseguir que todo llegue a tiempo a su destino y en perfectas condiciones. Negociar con los clientes y con los proveedores. Previsión de la actividad de los centros logísticos El almacenamiento Traslado de mercancías de un lugar a otro del almacén con los recursos y equipos necesarios Preparación de los pedidos o la ejecución de crossdocking (tránsito) Algunas veces, la realización de pequeñas actividades de trasformación del producto El transporte de distribución hasta el cliente 2. Responsabilidad
Los gerentes de distribución tienen la responsabilidad general de controlar la distribución más rentable de productos y/o materias primas. Se aseguran de que la los bienes se encuentren en el lugar correcto en el momento adecuado, para que su empresa pueda maximizar las ventas y los beneficios. Puede ser que deban encargarse del almacenaje, y el control del inventario del stock, así como del procesamiento de pedidos y el embalaje de los bienes. ALMACENAMIENTO 1. Funciones
Recepción de Materiales. Registro de entradas y salidas del Almacén. Almacenamiento de materiales. Mantenimiento de materiales y de almacén. Despacho de materiales. Coordinación del almacén con los departamentos de control de inventarios y contabilidad. 2. Responsabilidad
Es responsabilidad de la función de almacenamiento; con ayuda de un efectivo sistema de procesamiento de datos para control de inventarios, solicitar los materiales especificando correctamente la cantidad necesaria, los requisitos y el programa de entregas; con el propósito de que el departamento compras haga su labor con efectividad, buscando siempre abatir costos.
Empresa Entablados S.A 2014 En ocasiones el hecho de que los almacenes intenten tener un funcionamiento mecanizado y un control sistematizado, pueden ser un factor de choque en cuanto a la flexibilidad y efectividad de las compras. ADMINISTRACIÓN 1. Funciones
Muchos académicos y gerentes han descubierto que el análisis de la administración se facilita mediante una organización útil y clara del conocimiento como primer orden de clasificación del conocimiento se han usado las cinco funciones de los gerentes:
Planeación
Algunas de las actividades de planeación incluyen:
Análisis de la situación actual Anticipación al futuro Determinación de metas y objetivos Toma de decisiones sobre las actividades a seguir Selección de estrategias Determinación de los recursos necesarios para alcanzar las metas
Organización
La organización es el proceso de diseñar la estructura organizacional más adecuada para llevar a cabo los planes y alcanzar las metas y objetivos de la manera más eficiente.
Integración de personal
El administrador debe trabajar en la dotación del personal ideal para la estructura de la organización de acuerdo a sus necesidades mediante las siguientes 5 acciones:
Reclutamiento Selección Inducción Capacitación Desarrollo
Dirección
El administrador debe dirigir y coordinar de manera eficaz a los colaboradores de la organización, de manera a alcanzar los objetivos que se han trazado. Entre las acciones de dirección tenemos:
la motivación El liderazgo, La selección de canales de comunicación efectivos La negociación y manejo de conflictos
Control
Empresa Entablados S.A 2014 El control implica dar seguimiento a las actividades para estar seguros de que se están realizando de acuerdo con lo planeado, y de ser necesario corregir cualquier desviación encontrada. Algunas de las actividades de control son:
Supervisar el desarrollo de las personas Supervisar las áreas y evaluar su desempeño Proporcionar retroalimentación Identificar problemas de desempeño y corregirlos.
2. Responsabilidad
Promover y desarrollar adecuadas relaciones humanas. Resolver la totalidad de los problemas internos. Cumplir con el Manual de Operación responsable de la adecuada descripción de puestos, líneas de autoridad y apego a las políticas prescritas por la administración de la entidad. Coadyuvar con el Contralor en: a)La formulación y actualización del Manual de Operación de la entidad. b)Promover y lograr eficiencia operativa. Capacitar a su personal. Asesorar a los demás ejecutivos en aspectos administrativos. La información de su departamento, los reportes, controles y estadísticas que se requieran.
RECURSOS HUMANOS 1. Funciones
Garantizar una buena comunicación entre todos los niveles de la organización, lo cual permita mantener un ambiente organizacional adecuado donde sea más armónica la comunicación y las jornadas laborales, proporcionando mayor productividad del Recurso Humano y por ende de la empresa. Elaborar y controlar el proceso de reclutamiento, selección, ingreso e inducción del personal, a fin de asegurar la elección de los candidatos más idóneos para los puestos de la organización, mediante la aplicación de los procedimientos formales programados para facilitar al nuevo trabajador toda la información necesaria acerca de la estructura organizacional, funciones, objetivos de la empresa, política y objetivos de la calidad, de su puesto de trabajo, facilitando la adaptación del trabajador y su participación e identificación activa en la empresa. Proyectar y coordinar programas de capacitación y entrenamiento para los empleados, a fin de cumplir con los planes de formación, desarrollo, mejoramiento y actualización del personal, a través de la detección de necesidades de adiestramiento, la priorización de los cursos, talleres entre otros. De manera de asegurar el máximo aprovechamiento del talento humano y promover la motivación al logro, en términos personales y organizacionales.
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Supervisar y verificar los procesos de servicios en la administración de personal, a objeto de dar cumplimiento a los planes y programas sobre los beneficios establecidos por la empresa. Supervisar y controlar los pasivos laborales del personal activo (vacaciones, anticipos de prestaciones sociales, fideicomiso, etc.) y liquidaciones de prestaciones sociales, a objeto de cumplir con las procedimientos establecidos en la Empresa. Supervisar y revisar los procesos de nómina a fin de garantizar el depósito oportuno de los empleados y asignados de la empresa. Controlar y supervisar los diferentes beneficios de Ley (fideicomiso, utilidades, prestaciones sociales, vacaciones, entre otros), mediante el cumplimento de los procedimientos internos de la empresa y la L.O.T. Supervisar y revisar (cálculo y pago) de cesta ticket del personal que goza del beneficio. Elaboración de carta de trabajo al personal activo, respetando la modalidad de contratación. Coordinar y controlar el proceso de egreso para la desincorporación del personal, ya sea por despido, retiro voluntario o culminación de contrato, según lo establecido en la L.O.T. con el fin de cumplir con el plazo fijado por la empresa para la entrega oportuna de las liquidaciones. Planificar y supervisar el Plan de Formación de Personal. Anticiparse a las necesidades de los empleados con el fin de solventar cualquier inquietud o insuficiencias que padezcan. Estar actualizado en todo lo referente al marco legal de la Republica Bolivariana de Venezuela con competencia al área laboral. Mantener supervisión funcional de tareas relacionadas con toda el área de recursos humanos para la atención de reclamos y soluciones de problemas personales. Tener y desarrollar iniciativas para la solución de problemas y toma de decisiones. Poseer alto sentido de responsabilidad y honestidad en el manejo de información confidencial. Cumplir con las normas y procedimientos de seguridad y salud en el trabajo. 2. Responsabilidad
Supervisar y controlar la actualización del manual de calidad de RRHH, descripciones, perfiles de cargo y expedientes de personal con la finalidad de cumplir con las normas. Planificar y supervisar el adiestramiento del personal bajo su supervisión, ejecutando el plan anual de detección de necesidades de formación, con el fin de mantener al personal con los niveles de competencias requeridos por la organización para asegurar la planificación, ejecución, control y mejora de los procesos Cumplir con las normas y procedimientos de seguridad y salud en el trabajo.
CONTABILIDAD 1. Funciones
Procesar, codificar y contabilizar los diferentes comprobantes por concepto de activos, pasivos, ingresos y egresos, mediante el registro numérico de la contabilización de cada una de las operaciones, así como la actualización de los soportes adecuados para cada
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caso, a fin de llevar el control sobre las distintas partidas que constituyen el movimiento contable y que dan lugar a los balances y demás reportes financieros. Verificar que las facturas recibidas en el departamento contengan correctamente los datos fiscales de la empresa que cumplan con las formalidades requeridas. Registrar las facturas recibidas de los proveedores, a través del sistema computarizado administrativo para mantener actualizadas las cuentas por pagar. Revisar el cálculo de las planillas de retención de Impuesto sobre la renta del personal emitidas por los empleados, y realizar los ajustes en caso de no cumplir con las disposiciones. Llevar mensualmente los libros generales de Compras y Ventas, mediante el registro de facturas emitidas y recibidas a fin de realizar la declaración de IVA. Elaborar los comprobantes de diario, mediante el registro oportuno de la información siguiendo con los Principios Contables generalmente Aceptado, a objeto de obtener los estados financieros. Cualquier otra actividad fijada por el Gerente Administrativo de la empresa. Cumplir y hacer cumplir todas las recomendaciones de tipo contable, administrativo y fiscal, formuladas por el Contralor Interno, Asesor fiscal / financiero. Llevar todos los movimientos o registros contables al Programa que es el software utilizado por la organización para dicha actividad. Elaboración de cheques para el recurso humano de la empresa, proveedores y servicios. Llevar libros contables (Diario, mayor y inventarios). Control y ejecución de solvencias de Seguro Obligatorio. Realización de la relación de las Cuentas por Cobrar y por Pagar. 2. Responsabilidad
Responder por la adecuada presentación y entrega oportuna de los balances, anexos e informes exigidos por la gerencia y las entidades de control y vigilancia, así como por la atención de los requerimientos formulados por los mismos. Verificar el cumplimiento por parte de las personas a su cargo y de las distintas áreas de la empresa de las normas administrativas, legales y fiscales vigentes en materia de contabilidad. Realizar análisis de la información contable con el fin de brindar información que ayude a la toma de decisiones por parte de la Gerencia. Estar permanentemente actualizado sobre las normas y políticas que en materia contable, tributaria, comercial, etc., sean establecidas por las entidades estatales de control y vigilancia y su implementación en la empresa. Responder por la adecuada presentación de la información de carácter comercial, tributario y fiscal, siguiendo las normas y políticas exigidas por las Superintendencias, Cámara de Comercio, DIAN y las Secretarias de Haciendas Municipales, de acuerdo con las disposiciones legales vigentes. Coordinar con el área de sistemas que el registro de la información sea oportuna y confiable, verificando mensualmente la consistencia de los registros, así como implementando nuevos reportes que faciliten y agilicen el cruce de información y la generación de nueva información.
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Colaborar para que haya un adecuado flujo de información soporte de la contabilidad. Desarrollar las demás funciones relacionadas con su cargo que le sean asignadas por su superior inmediato. Ejercer control sobre las claves internas de programa de contabilidad. Presentar Estados Financieros en las fechas establecidos de acuerdo con el cronograma correspondiente
COMPRAS 1. Funciones
Establecer los procedimientos a seguir en las acciones de compra de la empresa. Mantener los contactos oportunos con proveedores para analizar las características de los productos, calidades, condiciones de servicio, precio y pago. Presentar a sus clientes internos las ofertas recibidas, haciendo indicaciones y sugerencias oportunas sobre los proveedores, oportunidades de compra y los distintos aspectos de la gestión realizada. Emitir los pedidos de compra en el plazo adecuado para que su recepción se ajuste a las necesidades de cada sección. Participar en las pruebas y control de muestras para asegurar que reúnen las condiciones especificadas. Controlar los plazos de entrega, estado de los artículos, recepción y condiciones de las facturas y entrega de las mismas a contabilidad para su registro, pago y contabilización. Búsqueda de proveedores alternativos que puedan suministrar los mismos productos o materias primas en mejores condiciones de plazo, calidad y precio que los actuales. Tener muy asimilado el concepto de "cliente interno" - "proveedor interno" mejorando permanentemente la rentabilidad de su gestión. Vigilar, o informar a quien corresponda, de la situación de los stocks, avisando y apoyando con diseño de acciones sobre las desviaciones por exceso o defecto que en el almacén se puedan estar produciendo. 2. Responsabilidad
Identificar y desarrollar fuentes de abastecimiento. Seleccionar proveedores y negociar contratos. Mantener relaciones de trabajo y controlar la eficiencia de los proveedores. Evaluar economías de ofertas y demandas e iniciar estudios de costo de fabricar los artículos que se compran. Mantener una base de datos de sistema de aprovisionamiento.
