D IA IA G R A MA MA D E F L UJ UJ O C O MP MP R A D E M A TE TE R I A S P R I MA MA S . E MP R E S A C U UE E R OS VELE Z S.A
SE TIENEEL RECIBIR DOCUMENTO DEL
VALIDARLA EXISTENCIAACTUAL
STOCK
MATERIAL NECESITADO
EN INVENTARIOS
MINIMO EN INVENTARIO?
NO
DEJAR PENDIENTE LA SOLICITUD
SI SE TIENE UN
BUSCAR UN PROVEEDOR
PROVEEDOR NO
VALIDARPROPUESTASDE PROVEEDORES
CANDIDATO?
SI
EVALUAR TRAYECTORIA PEDIRCOTIZACION A
CONSULTAR LISTA DE
COMERCIAL DE CADA
CADA PROVEEDOR
PRECIOS DEL
PROVEEDOR
MERCADO
SE CUENTA DEVOLVER LA SOLICITUD
NO
DE COMPRA
CON EL PRESUPUESTO PARA LA COMPRA?
SI SELECCIONAR EL PROVEEDOR
CONTINUAR CON EL PROCESO DE COMPRA ETAPA CONTRACTUAL
Elaborado por la empresa.
1. Desde su conocimiento e investigación en procesos contractuales; ¿Cuáles son los riesgos que se presentan en el proceso precontractual (defínalo) y cómo usted podría neutralizar o disminuir su impacto en la organización?
La mayoría de veces los riesgos que se presentan en el proceso contractual, obedece a las falencias de planeación en el desarrollo del contrato, La realización y cumplimiento efectivo de un contrato estatal conlleva el desarrollo de las actividades necesarias para su terminación ajustada a las cláusulas negóciales, dentro de las cuales resaltan por su importancia, el objeto, la contraprestación, el término de ejecución y la garantía, pero además, la obra, bien o servicio, debe ser entregado funcionando y dentro de los marcos de la garantía pos contractual. Todo esto requiere de planificación de su realización, ejecución y desarrollo para hacer exitoso el contrato celebrado y obtener la satisfacción de la necesidad al poner en funcionamiento la obra contratada. Los principales riesgos que se presentan son:
Cumplimiento de requisitos mínimos: la compañía cuenta con unos estándares de calidad, tiempos y garantías buscando reducir los riesgos que se puedan presentar con los insumos o materias primas.
Número mínimo de proveedores: este se presenta porque se busca que no exista dependencia a un solo proveedor y que se puedan contar con proveedores alternos en caso de que se presente algún inconveniente con un proveedor principal.
Que no se cuenten con todos los proveedores que se requieren para el suministro de alguna materia prima: Para disminuir el riesgo se acude al mercado local e internacional.
Otro riesgo que se puede presentar es con la historia del mercado del proveedor en donde se valida el historial, demandas y otras información que sea importante para la elección del proveedor principal.
En ningún caso se realiza anticipos sin que exista un contrato firmado por las partes buscando evitar que se pierdan los recursos.
2. Desde su conocimiento e investigación en procesos contractuales; ¿Cuáles son los riesgos que se presentan en el proceso contractual (defínalo) y cómo usted podría neutralizar o disminuir su impacto en la organización? Se debe tener en cuenta los siguientes aspectos, frente a los múltiples riesgos que se pueden presentar
Riesgos presentados en el proceso contractual: Según el diagrama de flujos, existen dos centros de procesos en la compra de materia prima, pero no están definidos cuales son. Los sucesos que impidan la transferencia y firma del contrato como efecto del proceso de contratación. Como disminuir su impacto en la organización: Es necesario definir con claridad cada centro de proceso para lograr emitir información clara y precisa a quien realiza el proceso de compra. Los incidentes que alteren la ejecución del contrato. Ponderación económica del contrato. Se debe contar con un mínimo de tres opciones de proveedores para contar con varias propuestas de negocios que permitan una buena decisión. Validez del proceso de contratación. Siempre el riesgo siempre implica consecuencias tanto jurídicas como sociales, demandas, quejas, etc. para el encargado de procesos contractuales. Por ende es vital que contratistas como la administración encargada de los procesos contractuales aporten integridad, buenos procesos, claridad, honestidad en las políticas de la empresa, buena comunicación contractual, etc. Para no tener o evitar las posibles consecuencias negativas para la organización. 3. Desde su conocimiento e investigación en procesos contractuales; ¿Cuáles son los riesgos que se presentan en el proceso poscontractual (defínalo) y cómo usted podría neutralizar o disminuir su impacto en la organización? Riesgos presentados en el proceso poscontractual: -Incumplimiento en los pedidos entregados por cantidades o referencias solicitadas. -Retrasos en entregas. -Equivocaciones en compras de materia prima. -Por cambios en demandas, productos con mucho tiempo en inventario.
Como disminuir su impacto en la organización: -Es muy importante manejar la información correcta con los proveedores; inclusive en muchos casos se manejan el mismo software para transmitir la información. -Después de tener claro los tiempos de entrega que maneja cada proveedor, siempre es necesario incrementar un día para tenerlo en cuenta en los momentos de aprovisionamiento. -Se debe manejar un control de pedidos para poder minimizar posibles errores en las solicitudes. -La materia prima no debe estar en inventario más de 45 días; para esto es necesario manejar un listado de materias que cumplen 30 días de inventario para generar estrategias con el área de mercadeo y comercial que permitan evacuarlos.
