Manual de Organización y Funciones para EMPRESA 1. ASPECTOS GENERALES DE TRABAJO A REALIZAR EN EL CURSO 1.1 OBJETIVOS Una de las principales dificultades para el fortalecimiento institucional de la Empresa es la falta de una adecuada organización. En la mayoría de empresas su organización, no permite realizar una eficiente gestión empresarial, lo que propicia incumplimiento de sus objetivos. Dentro del marco de apoyo a las empresas con las técnicas de Ingeniería Industrial, uno de los objetivos específicos es mejorar y fortalecer la organización de las empresas, para lo cual los alumnos del curso de Desarrollo Organizacional realizaran Manuales Organizacionales para empresas. Con la finalidad de contribuir al logro de realizar un buen trabajo en la empresa elegida, se ha elaborado el presente Manual de Organización y Funciones para EMPRESA tipo que es factible, de ser aplicado en la EMPRESA independientemente de su grado de desarrollo organizacional. 1.2 AMBITO DE ACCION El modelo de Manual describe las principales funciones de la empresa. En la medida en que éstas son convergentes, se agrupan en órganos a los cuales se les da una denominación apropiada. Los órganos propuestos y la denominación de los mismos son tentativos; debido a que es preciso adecuarlas a las condiciones típicas de cada empresa, dependiendo del grado de desarrollo de las mismas. El alcance del manual es a todos los niveles de la empresa. 1.3 UTILIZACION Y ACTUALIZACION DEL MANUAL 1.3.1 Utilización del Manual Siendo el objetivo de este manual mejorar la organización de la empresa; su grado de aplicación dependerá del grado de desarrollo organizacional de éstas. Para los casos extremos puede haber empresas que no requieran ninguna modificación en su organización; como aquellas en las cuales habrá que aplicarlo en su integridad, del diagnostico a realizar se sabrá los manuales organizacionales a desarrollar. 1.3.1.1 Órgano Responsable de la Aplicación La Gerencia de la EMPRESA designará al responsable de las coordinaciones para desarrollar los manuales organizacionales al requerimiento de la empresa, a ser desarrollado por el equipo (alumnos y profesor) del curso de Desarrollo Organizacional, quien debe tener a su cargo la coordinación y control del desarrollo de los manuales organizacionales, previa diagnostico y
requerimientos en la EMPRESA. La Consultoría del profesor especialista del curso asistirá al equipo durante el proceso de desarrollo de los manuales.
1.3.2 Actualización del Manual La actualización del manual estará a cargo de alumnos del curso de Desarrollo Organizacional de la Universidad, con la accesoria del profesor especialista. En primera instancia se deberá adecuar el Manual de Organización y Funciones de la empresa a las modificaciones efectuadas, incorporando las nuevas funciones y las modificaciones a la estructura orgánica. En lo sucesivo se implantará los métodos establecidos para el análisis organizacional, actualizando el manual de organización y funciones al grado de desarrollo organizacional de la empresa, para lo cual se cuenta con información que permitirá alcanzar buenos resultados. 1.3.2.1 Procedimiento de Aprobación, Edición y Difusión de las modificaciones efectuadas 1. El equipo del curso de Desarrollo Organizacional, analiza los problemas y propone soluciones con la realización de manuales organizacionales. 2. La propuesta debe tener el visto bueno del Profesor del curso, en cuyo ámbito se analizó la propuesta a desarrollar. 3. Previo visto bueno del representante designado por la empresa, se presentara la propuesta a desarrollar por el equipo de trabajo. 2. PLAN DE IMPLANTACION 2.1 ORGANIZACION • Para establecer las estrategias, políticas, disponibilidad de recursos, aprobar, supervisar, evaluar y controlar el plan de implantación, se deberá constituir un Equipo (profesor y alumnos) que será asesor del representante designado por la Gerencia en la empresa para fines de desarrollar los manuales organizacionales solicitados al equipo designado por el profesor del curso de Desarrollo Organizacional. • El objetivo del equipo es desarrollar los manuales organizacionales solicitados por la empresa, no estando obligados a la implantación de las modificaciones a la estructura orgánica propuesta, el alcance llega a la elaboración de los manuales organizacionales solicitados.
2.2 ADECUACION DEL MANUAL A LAS CONDICIONES DE LA EMPRESA 2.2.1 Lineamientos Generales • El modelo del Manual de Organización y Funciones que se presenta se adecua a una empresa de tipo mediana. • En el se indican las principales funciones que deben ser cumplidas por una EMPRESA. • Dependiendo del grado de desarrollo de la empresa, para dar cumplimiento a estas funciones se deberán ejecutar actividades de mayor o menor grado de complejidad e intensidad. • Cuando las actividades tengan mayor grado de complejidad e intensidad; el número de órganos en cada Nivel Organizativo puede incrementarse. El Sistema Administrativo podría desdoblarse en el Sistema de Recursos Humanos y Sistema de Suministro y Servicios Generales, o el Sistema de Contabilidad y Finanzas en el Sistema de Finanzas y en el Sistema de Contabilidad. • Cuando las actividades tengan menor grado de complejidad e intensidad; su estructura orgánica debe simplificarse hasta el nivel mínimo racional que le permite un desempeño eficiente. El mínimo número de Sistemas sería : Sistema Operativo, Sistema Comercial y Sistema de Apoyo Administrativo. (El Sistema de Apoyo Administrativo podría integrar a los Sistemas de Planeamiento; Contabilidad y Finanzas; y Administrativo). 2.2.2 Estructura Orgánica Para establecer la estructura que permita una adecuada operación o funcionamiento de la organización empresarial de las EMPRESA deberá tener en consideración los siguientes lineamientos generales: • La empresa se considera como un todo denominándose MACRO SISTEMA • El nivel BASICO funcional son las TAREAS • Al nivel inmediato superior a las tareas se le denominará ACTIVIDAD. Cada actividad estará conformada por un conjunto de tareas convergentes. • El nivel inmediato superior a las actividades se denominará PROCESO, el cual estará conformado por un conjunto de actividades convergentes
• Al nivel inmediato superior a los procesos le denominaremos SUBSISTEMA, el cual estará conformado por un conjunto de procesos convergentes • Al nivel inmediato superior a los Subsistemas le denominaremos SISTEMA, el cual estará conformado por un conjunto de Subsistemas convergentes. • Los niveles organizativos funcionales serán : • • • • •
1er. Nivel : Sistemas 2do. Nivel : Subsistemas 3er. Nivel : Procesos 4to. Nivel : Actividades Nivel Básico : Tareas
• Los niveles jerárquicos propuestos son los siguientes : • Jefatura de Sistemas • Jefatura de Subsistemas • Jefatura de Equipos • La Jefatura de Equipos es responsable de uno o varios procesos. • Cada equipo estará conformado por diversos trabajadores, cada uno de ellos con un puesto determinado, responsables de la ejecución de las actividades o tareas que se le asigne. 2.2.3 Niveles de Descentralización La organización está diseñada para operar en tres niveles de descentralización. • Nivel Local • Nivel Zonal • Nivel Central Nivel Local Es el nivel operativo y de servicio base de la empresa. Nivel Zonal Es un nivel organizativo superior al Nivel Local. Se justifica su constitución cuando la empresa atienda a más de una localidad y que por el grado de complejidad de operaciones, distancias geográficas, disponibilidad de recursos y sistemas de comunicación; sea viable económicamente. En la medida que la Gerencia General o el órgano que ésta delegue, no tenga la capacidad operativa para coordinar con las localidades y/o Zonales : se constituirá el órgano de Coordinación de Localidades o Coordinación de Zonales a nivel de Sede Central. Nivel Central
Es el nivel de normatividad, dirección, planeamiento, programación y control de las actividades generales de la empresa. La implantación de los tres niveles de descentralización estará en base al grado de desarrollo de la empresa. Empresa Pequeña con (1) Localidad En una empresa pequeña que atienda sólo a una Localidad, no habrá niveles descentralizados; las actividades normativas y operativas estarán integradas en la Sede Central. Empresa Pequeña con Varias Localidades En una empresa pequeña que atienda varias localidades menores fuera del ámbito geográfico de la Sede Central, no se justificaría una organización a nivel zonal, la Sede Central le daría directamente el apoyo requerido a las localidades. Si la intensidad del manejo de las localidades es alta, podría justificarse la constitución de un Coordinador de Localidades a nivel de Sede Central. Empresa Mediana Para las actividades operativas en la localidad de la Sede Central no se justifica una organización Zonal y Local; la misma organización de la Sede Central se encargará de las actividades operativas. De existir localidades fuera del ámbito geográfico, si estas fueran en número reducido y de poco movimiento, no se justificaría una organización Zonal, las localidades podrían ser dirigidas por un Coordinador a nivel de Sede Central. Empresa Mediana con Varias Localidades En el caso de existir varias localidades se pueden organizar a través de Zonales. La constitución de un Coordinador de Zonales a nivel de Sede Central se justificaría en los casos que existan más de (2) dos Zonales y sea viable económicamente. Empresas Grandes Las empresas grandes tendrán claramente definidos sus tres niveles de descentralización. Se pueden constituir Zonales en la misma ciudad en la cual está localizada la Sede Central como en otros ámbitos geográficos. Siempre que su constitución tenga viabilidad económica. El Coordinador de Zonales en la Sede Central, se justificaría en la medida que existan más de (2) dos Zonales y que la complejidad de actividades de coordinación así lo requiera.
2.2.4 Plan de Adecuación de Estructura Orgánica 2.2.4.1 Estrategia Conseguir el apoyo de los trabajadores que conforman los diferentes niveles jerárquicos mediante exposiciones empezando por el primer nivel, en las cuales se explique en forma transparente las actividades a realizar. 2.2.4.2 Objetivos y Metas Objetivos • Facilitar el desarrollo de una gestión eficiente. • Viabilizar la obtención de una apropiada calidad del servicio y la proyección de una imagen positiva. • Operar con racionales costos y gastos administrativos. • Optimizar el cumplimiento de dispositivos legales y normas reguladoras del Sector. Metas • Cumplir con los objetivos establecidos en un plazo menor a 5 semanas 2.2.4.3 Actividades Propuestas • Analizar las fortalezas y debilidades de la actual organización de la empresa, en función al modelo aprobado para su implantación. • Fortalecer las debilidades encontradas mediante las siguientes actividades : • Adecuar la organización actual a la nueva estructura del Manual de Organización y Funciones. Los cambios necesarios a la Estructura Organizacional de la Empresa, a nivel central, zonal y local, evaluando los recursos disponibles: capacidad del personal, posibilidad de contratar servicios de terceros para ejecutar estudios y/o servicios, suministro de materiales, capacidad de fiscalización de obras; disponibilidad del personal técnico calificado; a fin de favorecer el mejoramiento de su funcionamiento administrativo. • Actualizar el Manual de Organización y Funciones, aplicando la normatividad. • Formular las normas, procedimientos, códigos y formularios requeridos en la nueva estructura.
3. MODELO DE MANUAL DE ORGANIZACION Y FUNCIONES PRINCIPIOS ORGANIZACIONALES Subordinación e Interrelacionamiento entre Órganos La subordinación jerárquica esta definida por la ubicación de cada órgano en la estructura orgánica. Se mantiene el principio de unidad de mando, sin perjuicio de las relaciones funcionales entre los sistemas de la Empresa. Todos los órganos de la empresa deberán mantener una estricta y permanente colaboración entre sí, facilitando y tramitando los documentos y emitiendo todas las informaciones necesarias sobre sus actividades con la finalidad de establecer un apropiado interrelacionamiento para el cumplimiento de los objetivos de la empresa. Delegación y Ejercicio de Autoridad 1. El Gerente General y los Jefes de Sistemas deberán, tanto como sea posible, estar libres de actividades meramente operativas, tales como acciones relativas a mecánicas administrativas o que se refieran a simples aplicaciones de normas ya establecidas. 2. El envío de documentos y otros expedientes al Gerente General y a los Jefes de Sistemas, es conveniente que sea : • Cuando la toma de decisiones sea de su exclusiva competencia. • Cuando se trate de relaciones de la empresa con entidades externas, excluidos los asuntos rutinarios de cuya decisión son responsables otros órganos de la empresa. Ello permitirá que a este nivel se disponga de mayor tiempo para elevar la calidad de las decisiones de su competencia como consecuencia del mejor manejo de información relevante. Para viabilizar ello es necesario que: • Las jefaturas situadas en la base de la organización asuman su responsabilidad de toma de decisiones, en los asuntos de su competencia, respetando las normas y políticas que regulan su accionar. • La Autoridad competente para tomar una decisión y ordenar una determinada acción es aquella Jefatura responsable del proceso o actividad correspondiente.
• La Autoridad competente para tomar una decisión no podrá inhibirse de hacerlo, sólo podrá solicitar asesoría o elevarlo a consulta cuando el tema por su especialidad o complejidad amerite la obtención de opiniones calificadas. Enfoque Sistémico El enfoque sistémico es una cultura de administración moderna que propicia el cambio de esquemas establecidos por las escuelas científica, humanística, burocrática y otras. Su principal característica es el de conceptualizar la empresa como un conjunto de órganos completamente integrados e interrelacionados. El éxito o fracaso de una empresa está en función a una adecuada interacción que efectúe con los medios externos a su frontera; así como, con los órganos, con los que necesariamente interactúa. El enfoque sistémico se rige por el pensamiento Holístico (para obtener conocimiento sobre un determinado asunto, analiza el TODO en primera instancia), y está en contraposición al pensamiento Atomicista (analizar primero las partes componentes), que es característico de la escuela científica. “El éxito de una parte no significa el éxito de la empresa, debido a correlación ínter sistémica con los resultados de sus otras partes y por ende con la empresa en su conjunto. No existe órganos prioritarios; las actividades pueden iniciarse en un órgano, continuar en otro y terminar en un tercero”. Dentro del enfoque sistémico el ciclo de transformación está de acuerdo al siguiente gráfico :
Toda TRANSFORMACION sea esta netamente material, exclusivamente intelectual o una diversidad de mezclas de ambas; se ejecutará realizando una serie de ACTIVIDADES. Al conjunto de ACTIVIDADES orientadas a un mismo fin se le denomina PROCESO y lo obtenido luego del PROCESO se le conoce como PRODUCTO. Las informaciones que
sirven para mejorar el proceso y perfeccionar el producto se le denomina RETROALIMENTACION. Todo proceso está influenciado por el medio AMBIENTE externo. Todo PROCESO necesita de ENTRADAS. Estas entradas pueden ser materiales (material prima o insumos para un proceso productivo industrial); o datos e informaciones (para un proceso netamente intelectual. Ahora bien la información puede calificarse como la materia prima del proceso de toma de decisiones). Dentro de esta escuela administrativa los procesos de información entre lo órganos son de vital importancia y depende de su calidad y oportunidad para incrementar la posibilidad de el éxito o fracaso de la empresa. Así mismo, el recorrido de la información para la toma de decisiones (comunicaciones) debe ser el más corto posible, debiendo la empresa tener el menor número de niveles jerárquicos; no más de tres niveles sería recomendable. Utilizando la terminología de la Teoría General de Sistema para fines de organización, a la empresa la podemos considerar como MACROSISTEMA; al primer nivel jerárquico de las actividades empresariales se le podrá denominar SISTEMAS; al segundo nivel SUBSISTEMAS y al tercer nivel EQUIPOS. El empleo de la terminología de la Teoría General de Sistemas (sistemas, subsistemas, procesos, actividades, productos, retroalimentación, fronteras, datos de entrada, datos de salidas, equipos y otros), no garantiza que se esté implantando el “enfoque sistémico” en la administración de la empresa. Es más, el enfoque sistémico no se implanta, se adopta como filosofía en la administración de empresas. Constituye una forma de gestión empresarial. Para que el enfoque sistémico se aplique en su integridad, es necesario que las empresas participantes, empezando por el primer nivel jerárquico, adecuen su actitud conductual a las características requeridas por esta escuela, siendo las más importantes: • Dominio Personal: el trabajador debe dar el máximo esfuerzo en el desempeño de sus funciones. • Visión Compartida: conocimiento pleno de los objetivos empresariales para orientar todos los esfuerzos en una misma dirección. • Modelo Mental: el modelo mental debe ser participacionista, aprendiendo a escuchar, compartiendo conocimientos, desechando el egoísmo y el individualismo. • Trabajo en Equipo: el trabajo en equipo es la fuente de aprendizaje del trabajador y de la empresa. El gran volumen de informaciones y la complejidad del conocimiento hace cada vez más necesario el trabajo en equipos multifuncionales y multidisciplinarios para el análisis de la problemática empresarial y para la posterior toma de decisiones. El trabajo en equipo requiere de ciertas cualidades tales como que el líder sepa dirigir reuniones: evitar las discusiones, propiciar el diálogo, no salirse del tema, evitar intervenciones prolongadas, llegar a conclusiones y otras.
El enfoque sistémico ha sido exitoso en muchas empresas, pero requiere un esfuerzo de continuidad y tiempo de maduración, el cual en empresas muy conflictivas podría tomar cinco o más años para lograr un funcionamiento empresarial que posibilite el logro de los objetivos de su aplicación. Líneas de Comunicación Las comunicaciones entre los sistemas (intersistémicas), así como, las que se realizan entre los órganos (subsistemas, equipos) que componen un Sistema (comunicaciones intrasistémicas); deben ser permanentemente analizadas por el órgano de Organización y Métodos (o su similar) buscando optimizar las mismas. El tipo de información, el flujo (sea manual o automatizado), la frecuencia de la información, los formularios a utilizar y las informaciones que deben recibir y entregar cada órgano de la empresa son las principales variables que deben ser evaluadas y analizadas. El establecimiento de un sistema de información empresarial tecnológicamente actualizado es un paso fundamental para el desarrollo de la empresa ya que permite que los diferentes órganos de la misma accedan a informaciones necesarias para una toma de decisión rápida, con el sustento requerido. Dentro del enfoque sistémico las comunicaciones en la empresa adquieren un papel preponderante dentro de la organización. Los criterios tradicionales de comunicación en flujos verticales y horizontales estáticos dejan de tener vigencia; dando paso a una comunicación abierta y dinámica en todos los sentidos, en la medida que se necesite para el permanente y continúo desarrollo de la empresa. Líneas de Coordinación El constante desarrollo tecnológico de las comunicaciones y de la automatización de datos; así como, la intercomunicación a nivel internacional de las principales fuentes de información requiere un análisis multidisciplinario para la toma de decisiones. En la actualidad un directivo e incluso un ejecutivo de alto nivel, con el máximo grado de especialización, no consigue analizar adecuadamente la cantidad de información que recibe, debiendo por lo tanto formar equipos multifuncionales y multidisciplinarios para un adecuado análisis y una óptima toma de decisiones. Por otro lado el analizar las informaciones en equipo es la mejor manera de capacitar a sus integrantes en las diferentes funciones y disciplinas que se practican en la empresa y se convierte en herramienta principal para transmitir los objetivos y los lineamientos de políticas a todos los miembros de la empresa. En la medida que todos los trabajadores orienten su labor hacia objetivos comunes, se comporten en base a las políticas establecidas y analicen permanentemente los cotidianos problemas de la actividad que realicen manejando oportunamente información relevante;
podrán tomar las mejores decisiones y se podrá asegurar un desarrollo permanente y sostenido de la empresa. Para las coordinaciones intersistémicas se propone los siguientes Comités de Coordinación, bajo la dirección del Gerente General: • Comité de Planeamiento Estratégico • Comité de Evaluación de Gestión Empresarial • Comité de Evaluación de Calidad Para las coordinaciones intrasistémicas se propone la conformación de comités especializados para el análisis de los principales procesos que se realicen en cada uno de los sistemas componentes de la empresa. Estos comités serán dirigidos por la Jefatura del Sistema al cual pertenecen. Propuesta de Comités a Implantar: Sistema Operacional • Comité de Planeamiento Operacional • Comité de Ingeniería • Comité de Control de Calidad • Comité de Mantenimiento Sistema Comercial • Comité de Planeamiento Comercial • Comité de Reclamos • Comité de Promoción de Ventas • Comité de Facturación y Cobranza Sistema Administrativo • Comité de Adjudicación • Comité de Flota de Vehículos • Comité de Trámite Documentario • Comité de Seguridad • Comité de Asistencia Social • Comité de Capacitación Sistema de Contabilidad y Finanzas • Comité de Contabilidad de Costos • Comité de Finanzas FUNCIONES COMUNES Funciones Comunes a los Jefes de Sistemas 1. Elaborar el rol de vacaciones del personal que integra su sistema. 2. Autorizar las horas extras.
3. Solicitar a Recursos Humanos el control de asistencia de su personal. Funciones Comunes a las Demás Jefaturas 1. Supervisar y coordinar los trabajos a su cargo. 2. Distribuir tareas a su personal, evaluando el avance de los trabajos. 3. Presentar, con la debida anticipación a su superior inmediato el programa anual de actividades. 4. Proponer a su superior inmediato modificaciones de normas, políticas y procedimientos de las actividades que ejecuta. 5. Iniciar trámites administrativos diversos. 6. Mantener la disciplina del personal y hacer cumplir el horario de trabajo. 7. Valorar los méritos y aplicar sanciones disciplinarias a su personal. 8. Sugerir modificaciones en el cuadro de asignación del personal bajo su cargo. 9. Solicitar material necesario para el funcionamiento de sus órganos subordinados. 10. Preparar periódicamente informes, a su superior inmediato, sobre las actividades que realiza. 11. Ejercer otras actividades previstas en las normas, procedimientos e instrucciones de servicio. Funciones Comunes a los Trabajadores 1. Cumplir con las prescripciones legales y reglamentarias de la empresa. 2. Ejecutar con cuidado, presteza y dedicación las tareas que le fueron asignados. 3. Cumplir las órdenes superiores, observando los plazos establecidos. 4. Formular sugerencias para perfeccionar e incrementar la productividad del trabajo. CODIFICACION DE ORGANOS DE LA EMPRESA
ORGANO
COD. IDENT.
ALTA DIRECCION JUNTA GENERAL DIRECTORIO GERENCIA GENERAL ORGANOS DE ASESORIA ASESORIA LEGAL COMUNICACION SOCIAL ORGANOS DE APOYO SISTEMA DE PLANEAMIENTO SISTEMA DE CONTABILIDAD Y FINANZAS SISTEMA ADMINISTRATIVO ORGANOS DE LINEA SISTEMA OPERACIONAL SISTEMA COMERCIAL SISTEMA DE COORDINACION DE ZONALES
11 12 13 21.1 21.2 31 32 33 41 42 43
1ER. DIGITO NIVEL 1 1 1 1 2 2 2 3 3 3 3 4 4 4 4
2DO. DIGITO NIVEL
3ER. DIGITO NIVEL
4TO. DIGITO NIVEL
1 2 3 1 2
1 1
1 2 3 1 2 3
ALTA DIRECCION 11 JUNTA GENERAL DE ACCIONISTAS Función General órgano exclusivamente deliberativo, los representantes están para planificar directamente la gestión empresarial, toman decisiones plasmadas en acuerdos cuando estén legalmente reunidos. FUNCIONES DE LA JUNTA GENERAL ORDINARIAS 1. Aprobar o Desaprobar la memoria, el balance y la gestión social. 2. Acordar, luego de cubrir las necesidades de la empresa, las inversiones previstas y cuando procediera, la distribución de utilidades en función de los aportes realizados, el pago de dividendos y la creación de fondos especiales de acuerdo al Plan Empresarial aprobado por el Directorio y presentado por la gerencia general. 3. Elegir regularmente a los miembros del Directorio y a su Presidente. 4. Tratar temas correspondientes a la Junta General Extraordinaria de Accionistas, siempre que se hubieran indicado en el aviso de convocatoria y existiera el quórum fijado en el Estatuto. FUNCIONES DE LA JUNTA GENERAL EXTRAORDINARIAS
1. La modificación parcial o total del Estatuto Social, contando con la opinión favorable del Directorio de la empresa. 2. Elegir y remover los miembros del Directorio. 3. Transformar, fusionar, disolver y liquidar la sociedad contando con la autorización previa del Directorio. 4. Determinar la transferencia y/o adjudicaciones de bienes que integran el activo no negociable de la sociedad. 5. Disponer investigaciones, auditorias y balances. La contratación de auditores externos. 6. Declarar en reorganización la empresa de acuerdo a las normas legales correspondientes. 7. Resolver las cuestiones que le someta el Directorio, así como aquellas en las que resulte comprometido algún interés de la Sociedad. 12 DIRECTORIO Función General El Directorio es el órgano responsable de la dirección de la empresa exceptuándosele únicamente las funciones reservadas, por la Ley General de Sociedades o por el Estatuto, a la Junta General de Accionistas. Funciones Específicas 1. Dirigir y administrar la marcha empresarial teniendo como objetivo primordial brindar los servicios en las mejores condiciones de calidad, cantidad, continuidad y tarifa justa; así como, lograr la viabilidad económica, y la satisfacción del cliente. 2. Aprobar el Plan de Gestión de la Sociedad. 3. Proponer el Plan de Inversiones a la Junta General. 4. Convocar la Junta de Accionistas, sea Ordinaria o Extraordinaria. 5. Nombrar y remover al Gerente General. 6. Evaluar y controlar la gestión del Gerente General.
7. Aceptar la renuncia de los Directores y proveer las vacantes con cargo de dar cuenta a la próxima Junta General de Accionistas, para que resuelva lo que considere conveniente. 8. Velar por la formulación, aplicación y actualización del Plan Empresarial y los Programas de Operación y Mantenimiento, que en cumplimiento de las normas debe formular la Sociedad. 9. Velar por el cumplimiento de las normas de salud. 10. Aprobar las políticas y estrategias de la Sociedad. 11. Aprobar los programas y presupuestos de la empresa. 12. Autorizar las ventas del activo fijo. 13. Autorizar el otorgamiento de garantías y cartas fianzas a terceros. 14. Las demás facultades que le señale la Ley y los Estatutos. 12.1 Auditoria Interna Función General Es el órgano responsable de evaluar permanentemente el control interno de la empresa, velando para que todos los elementos de control funcionen adecuadamente. Funciones Específicas 1. Elaborar el Plan de Anual de Auditoria Interna proponiéndolo al Directorio para su aprobación. 2. Elaborar los programas de auditoria de las actividades contenidas en el Plan Anual, así mismo auditorias especiales solicitadas por el Directorio. 3. Ejecutar las auditorias programadas. 4. Evaluar permanentemente el Plan Anual, recomendando al Directorio la readecuación del mismo y la realización de auditorias especiales. 5. Presentar informes de las auditorias realizadas indicando las conclusiones del examen, así como plantear las recomendaciones necesarias a fin de superar las deficiencias encontradas (observaciones). 6. Supervisar la implementación de las recomendaciones aprobadas por el Directorio y de las decisiones tomadas a partir del análisis de los informes de auditoria.
7. Proponer al Directorio la actualización del Manual de Auditoria Interna. 8. Otras funciones que sean designadas por el Directorio. 13 GERENCIA GENERAL Función General Es el máximo órgano ejecutivo de la EMPRESA, responsable de ejecutar todas las disposiciones del Directorio, representa a la Sociedad en los actos y contratos de administración, conduce a la empresa hacia sus objetivos cumpliendo las políticas y estrategias fijadas por sus Estatutos y por el Directorio. Funciones Específicas 1. Celebrar los actos y contratos relativos al objeto social y otros que estuvieran dentro de sus facultades o que le fueran delegados por el Directorio. 2. Dirigir las operaciones comerciales, administrativas y operativas de la EMPRESA. 3. Organizar el régimen interno de la Sociedad, usar el sello de la misma, expedir la correspondencia, cuidar que la contabilidad esté al día, inspeccionar los libros, documentos y operaciones de la Sociedad y dictar las disposiciones para el correcto funcionamiento de la misma. 4. Ordenar pagos y cobros reservados a su nivel, otorgando cancelaciones o recibos. 5. Nombrar, a los empleados que sean necesarios, fijándoles sueldo, salario, comisión y labor a efectuar. 6. Aplicar las sanciones necesarias para preservar la disciplina y ética laboral. 7. Dar cuenta en cada sesión del Directorio o de la Junta General de Accionistas, cuando ésta lo solicite, del estado y de la marcha empresarial. 8. Aprobar el Balance General y someterlo a aprobación del Directorio. 9. Supervisar la ejecución de los planes y presupuestos de acuerdo a las normas legales aplicables. 10. Ejecutar acuerdos y disposición del Directorio. 11. Llevar la firma y la representación legal de la Sociedad ante las distintas entidades nacionales o extranjeras, públicas o privadas, pudiendo suscribir los convenios interinstitucionales correspondientes.
Son órganos subordinados directamente a la Gerencia General: Asesoría Legal; Comunicación Social; Planeamiento; Contabilidad y Finanzas; Administración; Operacional; Comercial; Coordinación de Zonales. ORGANOS DE ASESORIA 21.1 Asesoría Legal Función General Es el órgano responsable de asesorar, proponer, opinar, y pronunciarse en todos los asuntos legales que sean de su competencia, solicitados por la Gerencia General y/o las áreas de la empresa. Funciones Específicas 1. Mantener actualizada una Biblioteca Legal, que contenga Dispositivos Legales (Leyes, Decretos, Resoluciones, Directivas, etc.), Jurisprudencia, Libros de Consulta y Estudios realizados sobre diversos aspectos jurídicos, que guarden relación con el objeto social de la Empresa. 2. Opinar sobre todos los asuntos de su competencia, que le sean solicitado. 3. Interponer o apersonarse a los procesos judiciales y/o administrativos en los que la empresa sea parte, presentando los recursos ordinarios o extraordinarios que sean necesarios en defensa de los intereses, imagen y patrimonio de la empresa. 4. Asesorar a los demás órganos de la Empresa respecto a la adecuada interpretación de los dispositivos legales vigentes. 5. Organizar y mantener un archivo de contratos y convenios suscritos por la empresa. 6. Proponer directivas y/o recomendar la promulgación de Dispositivos Legales que permitan el mejor desarrollo y marcha de la Empresa. 7. Opinar respecto a la procedencia de los Recursos Impugnatorios que se presenten contra las Resoluciones emitidas por la Empresa. 8. Formar parte en las Comisiones o Comités, en los que se discuta con terceros algún derecho de la Empresa. 9. Los que le asigne o encargue expresamente la Gerencia General. ORGANOS DE APOYO 31 SISTEMA DE PLANEAMIENTO
Función General Es el órgano responsable por la orientación de la marcha empresarial hacia el logro de su Misión, a corto, mediano y largo plazo, en las mejores condiciones de calidad total y oportunidad para el proceso de toma de decisión. Funciones Específicas 1. Formular y proponer el Plan de Gestión de la Empresa, proyectando las necesidades físicas, económicas, financieras y organizacionales; controlar y evaluar el desarrollo de los planes de la empresa en coordinación con los diversos órganos de la misma. 2. Formular planes de desarrollo físico técnicamente viables. 3. Preparación de estudios para conocer la viabilidad económica - financiera de la empresa y de sus proyectos. 4. Preparación de estudios de desarrollo institucional y determinación de su viabilidad administrativa, así como el planeamiento organizacional de la empresa. 5. Asesorar a la Gerencia General y a las demás jefaturas en la formulación y reformulación de planes y programas generales de la empresa con el sustento técnico requerido, mediante una adecuada identificación de las necesidades, de los recursos disponibles y el establecimiento de políticas, objetivos, directivas y metas. 6. Coordinar con los sistemas involucrados directa e indirectamente con el sistema de planeamiento empresarial, suministrando y recogiendo información, promoviendo reuniones y visando, consolidando y ejecutando el plan de gestión de la empresa. 7. Supervisar y coordinar las actividades del plan de gestión de la empresa. 8. Dirigir la formulación de los programas y presupuestos de la empresa. 9. Elaborar y aplicar sistemas de evaluación y control que permitan analizar y supervisar la ejecución de los programas en sus aspectos físicos, económicos y financieros. 10. Controlar y supervisar el desarrollo de los programas pre establecidos. 11. Supervisar y coordinar la retroalimentación a los planes , programas y presupuestos en base a las informaciones emitidas por los diversos sistemas de la empresa y su entorno. 12. Plantear a Gerencia General la reprogramación presupuestal, proponiendo correctivos a las desviaciones detectadas. 13. Formular y proponer a la Gerencia General herramientas de control y evaluación de los programas y presupuestos de la empresa en coordinación con los demás sistemas empresariales.
Son órganos subordinados directamente al Sistema de Planeamiento:Desarrollo Empresarial; Información, Evaluación y Control; Desarrollo Organizacional e Información.
31.1 Desarrollo Empresarial Función General Consolidación y formulación y actualización de los planes, programas y presupuestos generales de la Empresa; así como, de los diferentes sistemas que la conforman, estableciendo los objetivos, las políticas, los recursos necesarios y las metas de gestión. Funciones Específicas 1. Priorizar, elaborar y actualizar los estudios de factibilidad técnica - administrativa, económica y financiera de la empresa. 2. Elaborar, actualizar y administrar el plan de gestión de la empresa (Plan Empresarial). 3. Elaborar los programas y presupuestos anuales de la empresa., proponiendo normas y procedimientos presupuestales, así como la reformulación de los mismos. 4. Estudiar y proponer medidas y procedimientos para corregir los planes, programas y presupuestos en ejecución , cuando se justifiquen por razones coyunturales y/o estructurales 5. Elaborar estudios de mercado de los servicios que presta la empresa. Son órganos subordinados: Formulación de Planes; Programas y Presupuestos. 31.1.1 Formulación de Planes Función General Elaborar y actualizar el Plan de Gestión de la Empresa. Funciones Específicas 1. Elaborar y proponer los objetivos empresariales. 2. Elaborar y proponer las políticas empresariales. 3. Elaborar y proponer las metas de gestión.
4. Elaborar el plan físico o de inversiones de la empresa. 5. Elaborar el plan económico. 6. Elaborar el plan financiero. 7. Consolidación del Plan de Gestión. 8. Elaboración de Estudios de Factibilidad Técnicos, Económicos y Financiero. 31.1.2 Programas y Presupuestos Función General Programar las actividades anuales y elaborar los presupuestos Funciones Específicas 1. Inventariar los recursos disponibles. 2. Elaboración de los Programas y Presupuestos de Inversión. 3. Elaboración de los Programas y Presupuestos Operativos. 4. Determinación de la Tarifa para la factibilidad económica financiera. 31.2 Información, Evaluación y Control Función General Establecer un adecuado sistema de información que permita una eficiente evaluación y control de los planes, programas y presupuestos de la empresa. Funciones Específicas 1. Desarrollar, implantar y mantener actualizados los sistemas de información de la empresa. 2. Coordinar y controlar las actividades de procesamiento de datos, priorizando los aspectos normativos y de información de la empresa. 3. Promover y divulgar los nuevos sistemas de información, orientando y enseñando su utilización. 4. Recolectar la información disponible, estableciendo y evaluando los indicadores de gestión para permitir un conocimiento de la realidad de la compañía.
5. Elaborar datos estadísticos de las diferentes variables que inciden en la gestión empresarial, analizando e interpretando los mismos. Son órganos subordinados: Información Empresarial; Evaluación y Control. 31.2.1 Información Empresarial Función General Actualizar y archivar la información empresarial. Funciones Específicas 1. Implantar y actualizar sistemas de información. 2. Promover y divulgar los nuevos sistemas de información, orientando y enseñando su aplicación. 3. Recolectar la información disponible. 4. Mantener actualizado un archivo de información disponible y fácil acceso. 31.2.2 Evaluación y Control Función General Evaluar y Controlar la ejecución de los programas en sus aspectos físicos, económicos y financieros. Funciones Específicas 1. Implementar sistemas de evaluación y control. 2. Evaluación de indicadores de gestión. 3. Controlar y supervisar el desarrollo de los programas y presupuestos establecidos. 4. Elaborar informes de Gestión. 31.3 Desarrollo Organizacional e Informática Función General
Apoyo en el desarrollo institucional mediante las técnicas de organización y métodos, análisis y soporte informático. Funciones Específicas 1. Apoyar en la elaboración del Plan de Gestión Empresarial, en lo relacionado a planeamiento organizacional y planeamiento informático. 2. Formular y Proponer el Plan Organizacional. 3. Supervisar y coordinar la realización de todas las actividades relativas al proceso de planeamiento organizacional. 4. Revisar y/o definir la estructura organizacional de la empresa. 5. Elaborar y/o revisar y mantener actualizados los manuales de organización, funciones, políticas, normas, procedimientos, formularios y otros. 6. Propiciar, organizar y dirigir el desarrollo y utilización de los sistemas de informática. 7. Adecuar y actualizar los sistemas de informática a la realidad de la empresa. Son órganos subordinados: Planeamiento Organizacional; Soporte Informático 31.3.1 Planeamiento Organizacional Función General Incrementar la productividad de la Empresa. Funciones Específicas 1. Elaboración del Plan de Desarrollo Organizacional. 2. Actualización de Estructura Orgánica y Manuales de Gestión. 3. Estudios de factibilidad administrativa de proyectos. 4. Análisis de procesos y estudios para incrementar la productividad.
31.3.2 Soporte Informático
Función General Automatizar las actividades empresariales. Funciones Específicas 1. Elaborar, ejecutar y actualizar el Plan Directivo de Desarrollo Informático. 2. Elaborar y actualizar el Plan de Contingencia de Informática. 3. Dar soporte técnico a usuarios a través de programas y equipos. 4. Desarrollar y mantener aplicativos. 32 SISTEMA DE CONTABILIDAD Y FINANZAS Función General Ejecutar la administración financiera y el registro contable. Funciones Específicas 1. Planear, programar, coordinar y controlar el desarrollo de las actividades financieras de la empresa. 2. Definir y proponer al Gerente General, a través del Sistema de Planeamiento las normas y políticas que orientarán las actividades financieras, así como los estudios necesarios para mejorar la eficiencia de los servicios prestados. 3. Coordinar, organizar, controlar y dirigir los procesos de contabilidad y de administración de recursos financieros. 4. Supervisar y controlar la preparación de estados financieros de la empresa. 5. Cumplir y hacer cumplir las políticas económicas financieras de acuerdo a las directivas emanadas por la Gerencia General. 6. Abrir y controlar las cuentas bancarias de la empresa. Son órganos subordinados directamente al Sistema de Contabilidad y Finanzas : Planeamiento Financiero; Contabilidad General; Contabilidad de Costos; Administración de Recursos Financieros.
32.01 Planeamiento Financiero Funciones Específicas 1. Elaborar informes de seguimiento del desarrollo de los programas y asesorar a los órganos del Sistema de Contabilidad y Finanzas para la formulación y control de los planes necesarios. 2. Proponer y opinar sobre las tácticas y estrategias destinadas a desarrollar las potencialidades financieras de la empresa. 3. Analizar y someter a la aprobación, los planes financieros a corto plazo, así como las políticas de utilización de los recursos financieros disponibles. 4. Evaluar y supervisar la ejecución presupuestaria de la empresa.
32.1 Contabilidad General Función General Registrar en forma oportuna y confiable las transacciones económicas financieras; en base a dispositivos legales vigentes, principios y normas de Contabilidad generalmente aceptados a nivel de la contabilidad general, contabilidad presupuestal contabilidad patrimonial y contabilidad de costos, así como, elaborar estados financieros en forma regular. Funciones Específicas 1. Proponer y ejecutar las políticas que corresponden al ámbito de su competencia. 2. Plantear, desarrollar y actualizar los Sistemas y Procedimientos Contables, supervisando a los órganos de la empresa en lo referente a su adecuado tratamiento. 3. Centralizar el registro oficial de las operaciones contables; supervisando la apertura y actualización de los Libros Oficiales de Contabilidad y Registros Auxiliares respectivos. 4. Ejecutar la consolidación y control de la formulación, evaluación e interpretación de los Estados Financieros y su información complementaria. 5. Mantener un archivo ordenado y completo del acervo documental contable. 6. Coordinar con el área de informática la actualización de equipos y programas del Sistema de Contabilidad. Son órganos subordinados:
Análisis, Procesamiento y Consolidación Contable; Formulación de Estados Financieros e Informes Contables. 32.1.1 Análisis, Procesamiento y Consolidación Contable Función General Registrar de manera confiable y de acuerdo a los principios y normas de Contabilidad las actividades de la Empresa. Funciones Específicas 1. Aperturar, registrar y mantener actualizados los Libros Principales y Auxiliares que sean de su competencia. 2. Aperturar, registrar y mantener actualizados los controles de los movimientos de las partidas presupuestarias. 3. Revisar, procesar y consolidar la documentación contable y sustentatoria remitidas por los órganos de la Empresa, incluyendo los descentralizados. 4. Controlar la adecuada aplicación del Plan de Cuentas; así como, coordinar con los órganos de la empresa las regularizaciones y ajustes de las operaciones efectuadas. 5. Revisar y conciliar los saldos de las cuentas que, en el ámbito de su competencia, le sean asignados; proponiendo las regularizaciones y/o ajustes a que hubiera lugar. 6. Proporcionar los datos, reportes e información complementaria para la formulación de los Estados Financieros e informes contables respectivos. 32.1.2 Formulación de Estados Financieros e Informes Contables Función General Emitir los reportes contables que permita establecer la situación Económica - Financiera de la Empresa; así como formular la información de tipo Contable - Financiero, y Presupuestos tal que se requiera, dentro del ámbito de su competencia. Funciones Específicas 1. Desarrollar las actividades necesarias para la formulación de los Estados Financieros de la EMPRESA. 2. Efectuar el análisis, evaluación e interpretación de los Estados Financieros de la Empresa. 3. Efectuar al análisis y evaluación permanente de la rentabilidad y/o costos de producción de cada centro de responsabilidad presupuestal.
4. Proporcionar informes de la ejecución de las partidas presupuestarias, que permita evaluar cualitativa y cuantitativamente el desarrollo del Presupuesto aprobado. 5. Preparar la documentación contable que asigne los ajustes y/o regularizaciones de las operaciones contables para la correcta presentación de los Estados Financieros.
32.2 Contabilidad de Costos Función General Programar, organizar, coordinar y controlar las actividades para determinar y registrar los costos de proyectos y obras; los costos operacionales y comerciales. Funciones Específicas 1. Mantener un sistema apropiado de Centros de Costos. 2. Proponer procedimientos a los demás órganos de la empresa para una adecuada recolección, registro y determinación de costos. 3. Efectuar análisis de costos comparándolos con otros períodos y con costos de otros órganos de la empresa o de otras empresas. 4. Informar cuando se detecte desvíos de costos en relación a padrones considerados normales. 5. Mantener un sistema de información automatizado y adecuadamente formulado, para que sirva de instrumento en la toma de decisiones. 32.3 Administración de Recursos Financieros Función General Administrar, en términos de programación, ejercicios y de control, todos los recursos financieros de la empresa. Funciones Específicas 1. Dirigir, organizar y ejecutar los planes y programas financieros de la empresa, en base a las orientaciones de la Gerencia General y del Sistema de Planeamiento. 2. Organizar, coordinar y controlar los ingresos y egresos de recursos financieros. 3. Coordinar y elaborar los programas y proyectos financieros.
4. Preparar informes periódicos sobre la ejecución financiera de la empresa. Son órganos subordinados: Programación y Control; Procesamiento de Cuentas; Tesorería. 32.3.1 Programación y Control Funciones Específicas 1. Estimar y controlar el cronograma de utilizaciones y aplicaciones de recursos financieros. 2. Controlar, a nivel de programación financiera los pagos de obligaciones contraídas, así como los desembolsos de las entidades financieras para aplicarlos en obras. 3. Tener conocimiento de todos los contratos celebrados por la empresa, que tengan incidencia financiera, para incluirlas en la programación. 4. Preparar los presupuestos, y flujos de cajas proyectadas, para aprobación por la Gerencia General, emitir informes de la ejecución financiera y la reprogramación de acciones financieras. 5. Controlar la programación financiera elaborada por los órganos descentralizados. 6. Controlar la utilización de los fondos fijos. 32.3.2 Procesamiento de Cuentas Funciones Específicas 1. Dar conformidad, codificar los documentos a pagar y disponer su procesamiento, remitiéndolo a tesorería luego de ser autorizados por la Jefatura del Sistema. 2. Disponer la reposición de fondos fijos. 3. Mantener actualizados los registros de cuentas por pagar. 4. Elaborar y disponer el pago de impuestos. 5. Mantener actualizado los registros de accionistas. 32.3.3 Tesorería Funciones Específicas 1. Responsabilizarse por la recepción de recursos financieros y por su custodia.
2. Efectuar el pago de todos los compromisos de la empresa. 3. Elaborar los reportes diarios de caja y bancos incluyendo estados de movimientos. 4. Preparar cheques, depósitos bancarios, transferencias bancarias. 5. Controlar los fondos fijos. 6. Mantener actualizado en riguroso orden cronológico los pagos pendientes. 33 SISTEMA ADMINISTRATIVO Función General Apoyar administrativamente a todos los órganos de la empresa, entendiéndose como tal, la administración de los recursos humanos, la administración de suministros, de los bienes patrimoniales, del transporte y de los servicios generales. Funciones Específicas 1. Planear, organizar, dirigir y coordinar las actividades de apoyo administrativo a toda la empresa en cuanto a la administración de los Recursos Humanos, Suministros, Bienes Patrimoniales, Transportes y Servicios Generales. 2. Proponer las políticas y metas de apoyo administrativo. 3. Implantar planes y programas que tengan como objetivo la optimización de los recursos humanos y materiales existentes en la empresa. 4. Coordinar con el Sistema de Planeamiento la formulación y aprobación de los planes, programas y presupuestos. Son órganos subordinados directamente al Sistema Administrativo: Planeamiento y Control; Suministros y Servicios Generales; Recursos Humanos; Control Patrimonial y Seguros. 33.01 Planeamiento Administrativo Funciones Específicas 1. Representar al Sistema de Planeamiento. 2. Asesorar al Sistema Administrativo en la elaboración de planes programas y presupuestos en lo concerniente a la gestión de personal, de compras, de control patrimonial, de servicios generales y gestión de stock.
3. Emitir informes e índices de gestión que permitan una adecuada evaluación y control de la gestión de personal, de los materiales de consumo y patrimoniales, del transporte y de los servicios generales, teniendo como fin una óptima utilización de los recursos disponibles. 33.1 Suministros y Servicios Generales Función General Planear, organizar, dirigir, coordinar y controlar los procesos relativos a investigación del mercado de proveedores, compras nacionales e internacionales, gestión de inventarios, almacenamiento de insumos, materiales y repuestos, así como servicios generales. Funciones Específicas 1. Formular, ejecutar y controlar el Plan y Presupuesto Operativo Anual, coordinando corporativamente su formulación y ejecución; así como, compatibilizándolo e integrándolo con el Plan de Gestión Empresarial. 2. Formular, proponer y ejecutar el Programa Anual de Compras (nacionales e importadas). 3. Dirigir, controlar y evaluar el Proceso de adquisición de insumos, maquinarias, equipos, repuestos, materiales y servicios que permitan el normal desarrollo de las operaciones. 4. Planear, dirigir y coordinar el proceso de control de inventarios (stocks). 5. Administrar el proceso de almacenamiento de insumos, maquinarias, equipos, repuestos y materiales. 6. Proponer, implementar y controlar políticas y normas específicas para la administración del sistema logístico. 7. Proveer el servicio de mantenimiento de las plantas y oficinas. 8. Administrar la flota vehicular y los servicios de transporte, así como el servicio de mantenimiento y reparación. 9. Evaluar permanentemente el mercado de proveedores, para efectos de disponer de información actualizada que permita una eficiente y rápida toma de decisiones. 10. Administrar el trámite documentario, sistemas de comunicación y archivo de las empresas. 11. Mantener permanentemente informado al Sistema de Planeamiento, respecto a los principales indicadores e información básica.
Son órganos subordinados: Administración de Compras; Planeamiento de Stocks, Administración de Almacén; Administración de Flota de Vehículos; Servicios Generales. 33.1.1 Administración de Compras Funciones Específicas 1. Ejecutar, coordinar y controlar las actividades de compras de la empresa. 2. Coordinar con los agentes de aduana los procesos de importación de la empresa, responsabilizándose de su nacionalización. 3. Supervisar los procesos de compra, haciendo cumplir las estipulaciones contractuales de validez de precios, plazo de entrega, forma de pago, garantías exigidas y otras condiciones previstas. 4. Efectuar investigaciones de mercado para identificar nuevos productos y proveedores. 5. Informar a Planeamiento de Stocks las compras contratadas, remitiendo la documentación necesaria para la recepción de los materiales. 33.1.2 Planeamiento de Stocks Funciones Específicas 1. Programar las necesidades de materiales de uso rutinario para la Empresa. 2. Mantener actualizado las especificaciones técnicas de todos los materiales utilizados por la empresa. 3. Realizar estudios de costos de stocks, incluyendo lotes económicos de compra y costos mínimos de almacenaje, racionalización de stocks, stocks mínimos de emergencia, standardización de materiales y otros necesarios en coordinación con el Sistema de Planeamiento. 4. Clasificar y codificar todos los materiales en stock, emitir el Catálogo General de Materiales y distribuirlo a los usuarios. 33.1.3 Administración de Almacén Funciones Específicas 1. Programar, ejecutar, coordinar y controlar las actividades de recepción, almacenaje, conservación y distribución de los materiales adquiridos.
2. Organizar y mantener en condiciones adecuadas el almacenaje, facilitando su control físico, rotación y protección. 3. Mantener actualizado los saldos de materiales mediante los procedimientos establecidos. 4. Distribuir los materiales a los usuarios de acuerdo a los procedimientos establecidos. 5. Controlar, cuantitativa y cualitativamente, los stocks e informar a los interesados los materiales recibidos. 6. Proponer la venta de los stocks obsoletos e inservibles.
33.1.4 Administración Flota de Vehículos Funciones Específicas 1. Organizar, dirigir, coordinar y controlar los servicios de transporte. 2. Participar en los estudios comparativos de costos para determinar la modalidad de flota que mejor convenga: propia, alquilada o contratación de terceros. 3. Mantener un registro por cada vehículo conteniendo su estado operativo, estado de conservación y de mantenimiento. 4. Aplicar las normas y los procedimientos establecidos para el control de la utilización de los vehículos. 5. Informar al Sistema de Contabilidad y Finanzas sobre los costos de operación y mantenimiento de flota. 6. Controlar el consumo de combustible, lubricantes, repuestos y accesorios. 7. Realizar y/o controlar la reparación de vehículos. 8. Establecer y controlar el mantenimiento preventivo de vehículos.
33.1.5 Servicios Generales Funciones Específicas
1. Programar, ejecutar, coordinar y controlar las actividades de conservación de inmuebles, mantenimiento de bienes y equipos de oficina, servicios de fotocopiado, vigilancia. 2. Ejecutar y/o coordinar la higiene, limpieza, conservación, vigilancia de las instalaciones de la empresa, incluyendo instalaciones eléctricas, sanitarias y telefónicas. 3. Mantener un catastro de prestadores de servicio de conservación y recuperación de bienes de la empresa. 4. Controlar la utilización de los medios de comunicación: teléfono, facsímiles, red de radios y otros. 33.1.5.1 Administración de Documentos Función General Racionalizar y optimizar el flujo de información. Estandarizar documentos y reducir la trascripción de Datos y archivarlos adecuadamente. Funciones Específicas 1. La normalización y estandarización de los documentos de entrada y de salida. 2. Trámite de los documentos. 3. Archivo de los documentos.
33.2 Recursos Humanos Función General Planear, organizar, dirigir, coordinar y controlar los procesos vinculados con el reclutamiento, selección, contratación, inducción, capacitación, evaluación y desarrollo de personal, administración de las compensaciones, registro y control de personal, bienestar y asistencia social, relaciones laborales y seguridad e higiene ocupacional. Funciones Específicas 1. Formular, proponer, ejecutar y controlar el Plan y Presupuesto anual correspondiente del área, coordinando corporativamente su formulación y ejecución, así como compatibilizándolo e integrándolo con el Plan de Gestión empresarial.
2. Planear, organizar, dirigir, controlar y evaluar el proceso de adquisición de recursos humanos en los concernientes a la atención de los requerimientos de personal, su reclutamiento, selección, contratación e inducción, formulando estrategias, políticas, normas y procedimientos que garanticen la admisión de personal idóneo. 3. Planear, organizar, dirigir, controlar y evaluar el proceso de Desarrollo de Recursos Humanos en lo relativo a la Capacitación, Entrenamiento, Desarrollo de Líneas de Carrera, Evaluación del Desempeño y generación y mantenimiento de Programas Motivacionales, formulando estrategias, políticas, normas y procedimientos para asegurar el efectivo desarrollo y motivación de los recursos humanos. 4. Formular, proponer, implementar y administrar Estructuras Remunerativas racionales, equitativas y técnicamente conceptualizadas, así como el Programa de Beneficios y Compensaciones Adicionales. 5. Planear, diseñar y administrar la Estructura General de Puestos de la Empresa, sobre la base de estudios técnicos de categorización y clasificación de puestos. 6. Planear, dirigir, organizar, coordinar, controlar y evaluar el proceso de registro, trámite y control de personal. 7. Planear, evaluar, aprobar y/o gestionar la aprobación e implementar los movimientos de personal tales como promociones, transferencias, permutas, etc. 8. Administrar la Base de Datos y el Sistema de Información de Recursos Humanos. 9. Proponer, implementar y ejecutar políticas, normas y procedimientos específicos para la adecuada administración y control de personal en concordancia con la política empresarial y los dispositivos legales vigentes. 10. Proveer y administrar los servicios de Bienestar, Asistencia Social y recreación para la atención de las necesidades del personal en estos aspectos específicos. 11. Conducir la Relaciones Laborales tanto a nivel individual como colectivo, formulando y aplicando estrategias, políticas y normas que permitan un adecuado equilibrio en la relación Empresa/Trabajador. 12. Proponer y conducir las políticas, estrategias y alternativas de solución para las negociaciones colectivas. 13. Dirigir, coordinar, controlar y evaluar las actividades que garanticen la protección de los trabajadores, instalaciones, equipos, maquinarias e infraestructura física; así como, la seguridad e higiene ocupacional del personal. 14. Administrar, proponer, aplicar y/o recomendar o disponer la aplicación de medidas disciplinarias que se puedan derivar por inadecuadas y sancionables conductas o comportamientos laborales de los trabajadores personal.
15. Atender y/o resolver quejas, reclamos y/o denuncias individuales y/o colectivas de carácter laboral. 16. Mantener actualizado el soporte de normas legales especializadas en el área de Administración de Personal, así como interpretar, aplicar o consultar la interpretación y/o aplicación de los dispositivos vigentes en materia de Legislación Laboral. 17. Formular, administrar, mantener actualizado, así como cumplir y hacer cumplir el Reglamento Interno de Trabajo. 18. Mantener permanentemente informada tanto a la Gerencia General como a las Jefaturas de Sistemas respecto a los principales indicadores de gestión que fueren pertinentes o cualquier otra información que corresponda al ámbito de su área funcional. Son órganos subordinados: Administración de Personal; Desarrollo de Recursos Humanos; Relaciones Laborales; Asistencia Médico Social; Seguridad para el Trabajo. 33.2.1 Administración de Personal Funciones Específicas 1. Ejecutar los trámites para la admisión y retiro de trabajadores 2. Elaborar los contratos de personal. 3. Mantener actualizado el Cuadro de Asignación de Personal. 4. Mantener actualizado le legajo del personal. 5. Controlar la asistencia y permanencia del personal. 6. Establecer el cuadro de vacaciones. 7. Excluir o incluir trabajadores en la planilla. 8. Controlar los datos de entrada para la elaboración de la planilla. 9. Autorizar los descuentos al trabajador. 10. Controlar las estadísticas de asistencia. 11. Suministrar informes del personal. 33.2.2 Desarrollo de Recursos Humanos
Funciones Específicas 1. Proponer el modelo tipo del trabajador necesario para los planes de desarrollo empresarial. 2. Elaborar el plan de necesidades de contratación del personal en coordinación con los demás órganos de la empresa. 3. Reclutar personal tanto al interno como al externo. 4. Coordinar la elaboración de pruebas y entrevistas para la selección de personal, así como el manual de evaluación. 5. Desarrollar trabajos necesarios para la implantación de estudios relativos a la administración de puestos y salarios y evaluación del desempeño del personal de la empresa. 6. Desarrollar investigaciones y estudios sobre política salarial, proponiendo niveles adecuados de remuneraciones. 7. Capacitación y Evaluación de desempeño. 8. Estudiar y proponer medidas especificas para lograr una mayor integración, participación y rendimiento profesional de los trabajadores. 9. Calcular índices adecuados de rotación del personal. 10. Establecer la línea de carrera para efectos de promoción del personal y elaborar directivas al respecto.
33.2.3 Relaciones Laborales Funciones Específicas 1. Establecer una armoniosa relación entre la empresa y el trabajador tanto a nivel individual como colectivo. 2. Mantener un archivo actualizado de pactos, convenios y legislación laboral vigente. 3. Resolver en primera instancia los conflictos laborales. 4. Mantener actualizado el Reglamento Interno de Trabajo. 5. Administrar los procesos disciplinarios.
6. Propiciar la participación de los trabajadores en la solución de problemas empresariales. 7. Motivar a los trabajadores en alcanzar metas de desarrollo y crecimiento, propiciando su autoestima y autorrealización. 8. Estudiar y supervisar los problemas asistenciales, individuales y colectivos, utilizando todos los recursos disponibles. 9. Orientar y apoyar el tratamiento medico a los trabajadores y sus familiares directos. 10. Realizar estudios par mejorar los servicios de asistencia social y atención medica y odontológica de los trabajadores. 11. Investigar el ambiente de integración social. 12. Instruir a los trabajadores y sus dependientes sobre los beneficios que por ley tienen derecho. 13. Promover actividades deportivas, culturales y sociales para los trabajadores y sus dependientes.
33.2.4 Seguridad para el Trabajo Funciones Específicas 1. Coordinar las actividades de seguridad para el trabajo de la empresa, estudiando e implantando soluciones a la prevención de accidentes laborales y a la prevención de enfermedades laborales, de acuerdo con la legislación especifica. 2. Inspeccionar periódicamente las instalaciones y condiciones de trabajo verificando problemas de ruido, vibraciones, ventilación, iluminación, radiaciones y otros. 3. Investigar las causas de los accidentes para promover su prevención. 4. Proponer normas sobre seguridad en el trabajo. 5. Estudiar e implantar sistemas de protección contra incendio, organizando las brigadas y estableciendo un plan de entrenamiento. 6. Seleccionar equipos de seguridad y de protección personal. 7. Organizar y supervisar los Comités de Seguridad. 33.3 Control Patrimonial
Función General Controlar los bienes patrimoniales de la empresa, supervisando su existencia en condiciones adecuadas de uso y funcionamiento; deberá proveer información suficiente, completa y regular sobre la depreciación y ajuste por corrección monetaria para la determinación de los costos y la formulación de estados financieros. Reportará las necesidades de cobertura de los bienes contra riesgos diversos vía la contratación de seguros. Funciones Específicas 1. Organizar y mantener un archivo computarizado de los bienes de la empresa. 2. Administrar y fiscalizar los bienes patrimoniales. 3. Suministrar información al Sistema de Contabilidad y Finanzas y al Sistema de Planeamiento. 4. Mantener actualizado los títulos de propiedad de la empresa en coordinación con Asesoría Legal. 5. Conducir y dirigir las actividades concernientes a la contratación de pólizas de seguros. Son órganos subordinados: Catastro, Custodia y Control de Bienes; Seguros. 33.3.1 Catastro, Custodia y Control de Bienes Funciones Específicas 1. Registro de todos los bienes patrimoniales, identificándolos, mediante inventarios físicos que indiquen sus características, condiciones de uso y ubicación. 2. Clasificación contable del bien patrimonial, asegurándole un código cuya primera parte identifique su naturaleza y como segunda parte identifique el bien propiamente dicho. La ubicación o destino será parte de la información complementaria cuya variabilidad estará en razón al movimiento que tenga el bien. 3. Efectuará los procesos de depreciación y reevaluación mediante la aplicación de índices legalmente establecidos. 4. Supervisar y coordinar la incorporación oportuna de las obras concluidas.
5. Aplicar de normas y procedimientos destinados a controlar la incorporación de bienes de adquisición o construcción, la transferencia o movimiento de los mismos dentro de la empresa y retiros o bajas por obsolencia, reemplazo o deterioro. 6. Analizar los inventarios que se practiquen. 7. Controlar la conservación, mantenimiento y protección de los activos fijos de la empresa resguardándole de cualquier tipo de daño que afecten su funcionamiento regular. 33.3.2 Seguros 1. Coordinar con los diferentes órganos de la empresa las pólizas de seguros que se requieren inscribir. 2. Coordinar y Supervisar los estudios de cobertura de seguros. 3. Mantener catastro de Empresas de Seguros. 4. Supervisar el pago de las pólizas de seguros. 5. Ser el nexo de la empresa con la compañía de seguros. ORGANOS DE LINEA 41 SISTEMA OPERACIONAL Función General Operar, controlar, mantener los procesos productivos y de servicios; así como, llevar el registro catastral técnico de los equipos e instalaciones y disponer estudios, proyectos y construcción de obras para optimizar procesos y servicios. Funciones Específicas 1. Planear, organizar, dirigir y controlar la operación y mantenimiento de los servicios bajo su responsabilidad, así como las actividades de estudios, proyectos y construcción de obras, y registro catastral técnico. 2. Establecer normas y criterios técnicos para el desarrollo de las actividades. 3. Propiciar el seguimiento, supervisión y control de estudios, proyectos y obras contratadas o ejecutadas por administración directa. 4. Aprobar estudios, presupuestos y especificaciones de materiales y servicios.
5. Propiciar el seguimiento, supervisión y control de la operación, mantenimiento y control de calidad de los servicios a su cargo. 6. Propiciar la automatización de datos como herramienta esencial en la gestión empresarial. 7. Aprobar, coordinar y controlar la ejecución de las actividades programadas, teniendo como fin alcanzar las metas de la empresa. 8. Interrelacionarse permanentemente con el Sistema de Planeamiento, y los otros sistemas de la empresa para recibir y dar información con el fin de elaborar los planes de las actividades a su cargo. 9. Coordinar con el Sistema de Planeamiento los planes y programas propuestos para el Sistema Operacional. 10. Dirigir la elaboración de planes, programas y proyectos, orientando su utilización. El Sistema Operacional tiene como órganos directamente subordinados: Planeamiento Operacional; Ingeniería; Catastro Técnico; Operaciones; Mantenimiento. 41.01 Planeamiento Operacional Funciones Específicas 1. Constituirse en parte integrante del Sistema de Planeamiento de la Empresa. 2. Elaborar los planes, programas-presupuesto de actividades del sistema.
41.1 Ingeniería Función General Ejecutar los estudios y proyectos para la construcción de obras nuevas o para ampliación de las existentes así como desarrollar nuevas tecnologías. Funciones Específicas 1. Programar y controlar los estudios proyectos y obras. 2. Supervisar o hacer cumplir la ejecución de estudios proyectos y obras. 3. Asistir o asesorar al Gerente General en los asuntos de proyectos y construcciones.
4. Coordinar las acciones de fiscalización de obras contratadas así como obras ejecutadas por administración directa. 5. Elaborar presupuestos para estudios, proyectos y obras así como los términos de referencia para la contratación de terceros. 6. Suministrar elementos para la elaboración de estudios de evaluación. así como informar al Sistema de Planeamiento el desarrollo de los cronogramas físicos y financieros de los contratos para la elaboración de estudios, proyectos y/o ejecución de servicios. 7. Elaborar estudios de desarrollo tecnológico, desarrollar investigaciones, recolectar y analizar datos de la población, consumo y fuentes de abastecimiento de agua, así como el destino final de los desagües, tratamiento de las aguas servidas y su afectación al medio ambiente. Son órganos subordinados: Supervisión de Diseños y Obras; Desarrollo Tecnológico. 41.1.1 Supervisión de Diseños y Obras Funciones Específicas 1. Programación y Control de Obras y Diseños. 2. Elaborar instrucciones e información técnica para la ejecución de Obras y Diseños; así como, los requerimientos técnicos para contratar a terceros. 3. Elaborar los presupuestos de Obras y Diseños. 4. Supervisar el avance de Diseños y Obras. 5. Inspeccionar y fiscalizar la ejecución de Obras y Diseños. 6. Informar las modificaciones necesarias al catastro técnico. 7. Efectuar la recepción parcial y definitiva de Diseños y Obras. 8. Brindar el apoyo técnico necesario, tanto en equipos como en pruebas y ensayos preoperativos de las obras. 41.1.2 Desarrollo Tecnológico Funciones Específicas 1. Ejecutar investigaciones para mejorar la tecnología empleada en la operación de los servicios.
2. Ejecutar estudios de contaminación del medio ambiente. 3. Ejecutar estudios de ahorro de energía en los diferentes procesos de producción, distribución y recolección. 41.2 Operaciones Función General Operar y controlar la calidad de los procesos y servicios de producción de la empresa. Funciones Específicas 1. Planear, dirigir y coordinar las tareas de normalización, programación y control de las actividades relacionadas con la operación de los servicios a su cargo. 2. Dirigir o Aprobar estudios e investigaciones para optimizar la operatividad de los servicios. 3. Dirigir o coordinar la elaboración o actualización de manuales de operación. 4. Operar adecuadamente las instalaciones y equipos a su cargo. 5. Suministrar especificaciones técnicas y opinar sobre la selección y adquisición de materiales, y equipos destinados a la operación de los servicios. 6. Proponer, estudiar y suministrar datos para la normalización de los equipos electromecánicos. 7. Planear el archivo técnico e informar para su permanente actualización. 8. Dirigir la elaboración de normas y manuales de operación. 9. Adoptar medidas, optimizando y racionalizando los consumos de energía eléctrica. Son órganos subordinados: Programación y Control; Control de Calidad; Control de Pérdidas; Distribución y Recolección, Tratamiento y Disposición Final. 41.2.1 Programación y Control Funciones Específicas 1. Establecer normas para las actividades de operación de los servicios de agua potable, aguas servidas, recolección de aguas de lluvias y disposición sanitaria de excretas.
2. Elaboración de estudios de sectorización y macro medición. 3. Elaboración de manuales de operación. 4. Emitir informes de la situación de los sistemas controlados. 41.2.2 Control de Calidad Funciones Específicas 1. Elaborar inspecciones. 2. Emitir informes del seguimiento de la calidad, con propuestas de medidas correctivas.
42 SISTEMA COMERCIAL Función General Comercializar los bienes y servicios que brinda la empresa analizando y definiendo el perfil de los clientes, elaboración y ejecución del plan de ventas de la empresa. Funciones Específicas 1. Planear, coordinar, dirigir y controlar el desarrollo de las actividades comerciales de la empresa. 2. Definir y someter a la aprobación de la Gerencia General las políticas y normas que orientarán las actividades de comercialización, cobranza de los bienes y servicios. 3. Dirigir y coordinar la realización de estudios que tengan como fin la mejoría y eficiencia de los servicios. Son órganos subordinados: Planeamiento Comercial; Comercialización; Catastro de Clientes; Medición de Consumo; Facturación; y Cobranza. 42.01 Planeamiento Comercial Funciones Específicas 1. Ser un agente del Sistema de Planeamiento en el Sistema Comercial.
2. Asesorar a los órganos del Sistema Comercial en la formulación de los planes, programas y presupuestos. 3. Establecer indicadores de comportamiento de mercado, de facturación, de medición del consumo, de cobranza, de clientes
42.5 Comercialización Función General Atender adecuadamente al cliente así como de promover, expandir y mantener el mercado. Funciones Específicas 1. Elaborar una adecuada estrategia de promoción de ventas dirigida a captar a los clientes potenciales y factibles. Son órganos subordinados : Atención al Cliente; Presupuestos y Contratos; Promoción Comercial. 42.5.1 Atención al Cliente Funciones Específicas 1. Recepcionar y tramitar todos los reclamos de los clientes solucionando los mismos en coordinación con las áreas de la empresa.
