C ontabilid il ida adG eneral ral
M anual del L ibrodeC aja
LIBRO DE CAJA Es un auxiliar contable que se utiliza en combinación con el Libro Diario. Registra todos los movimientos en efectivo que realice la empresa durante un periodo mensual, con base en estos datos se realizan únicamente dos registros mensuales de caja en el Libro Diario, uno para registrar ingresos en efectivo y otro para registrar los egresos en efectivo. Para empresas que no llevan contabilidad completa suele ser obligatorio (Art. 46, ley del ISR). Se elabora en un rayado de dos columnas a Doble Folio, es decir DEBE y HABER, la primera columna representará los Parciales, la segunda columna los Totales. Sus elementos son: El Encabezado, Fecha, Nombre de la Cuenta, Descripción, Cantidades, Resumen y Certificación, como se observa en el ejemplo siguiente
DEBE
LIBRO DE CAJA correspondiente al mes de Enero de 20XX (Cifras en Quetzales)
HABER
OBSERVACIÓN: Las expresiones “DEBE” y “HABER”, “HABER”, así como el nombre de la empresa, suelen omitirse por considerarse sobreentendidas. Día 01 Existe istenc ncia ia inic inicia iall según egún arque rqueoo 4 0 0 0 00 Día 14 Bancos 3 0 0 0 00
10 Ventas
2 0 0 0 00
Depósito según boleta No. 01
Facturas de la No. 001 a la 010 10 IVA por Pagar
16 Compras 2 4 0 00
Factura No.128 de La Perla
12% sobre Q.2,000.00 17 IVA por Pagar
16 IVA por Cobrar 4 8 0 00
21 IVA por Cobrar
No.011
3 6 0 00 00
12% sobre Q.3,000.00, Fact. 2 8 0 00
No.214 de Dist. El Mimo, S. A.
Factura No. 316 de Inversiones
23 Papelería y Útiles
Múltiples, S. A. 29 Clientes
2 4 0 00
12% sobre Q.2,000.00
12% sobre Q.4,000.00, Factura 22 Comisiones
2 0 0 0 00
4 0 0 00 00
Fact. No.402 de Scribe, S. A. 2 5 0 0 00
23 IVA por Cobrar
Recibo de Caja No.003 a
4 8 00 00
12% sobre Q.400.00
Favor de Julio Verne
30 Proveedores
Suma Sumann los los In Ingr gres esos os del del mes mes
5 5 0 0 00
2 0 0 0 00 00
Rec. Rec. De Caja Caja No.0 No.028 28 de Dist Dist.. El Mimo, S. A., por abono a nuestra deuda
TOTAL
9 5 0 0 00
Suman los Egresos del mes
8 0 4 8 00
Saldo para Feb Febrero 20XX
1 4 5 2 00
TOTAL
9 5 0 0 00
RESUMEN Existencia inicial según arqueo Ventas
4 0 0 0 00 2 0 0 0 00
Bancos
3 0 0 0 00
Compras
2 0 0 0 00
IVA por Pagar
7 2 0 00
IVA por Cobrar
6 4 8 00
Comisiones
2 8 0 00
Papelería y Útiles
4 0 0 00
Clientes
2 5 0 0 00
Suman los Ingresos del Mes TOTAL
Proveedores 5 5 0 0 00 9 5 0 0 00
2 0 0 0 00
Suman los Egresos del Mes
8 0 4 8 00
Saldo para Febrero 20XX
1 4 5 2 00
TOTAL
9 5 0 0 00
Cobán, A. V. 31 de Enero de 20XX
Edin Haroldo Barrientos Herrera Perito Con tador Registro 1-16-2 1-16-2543 54382 82
E din H arol do B arrie rrientos H erre rrera
1
C ontabilidadG eneral
M anual del L ibro deC aja
Los Totales deberán coincidir en la línea para ambos folios, cuando un registro de compra o venta sea completamente en efectivo (días 10, 16 y 23) el registro de IVA no necesita detalle de factura, cuando las ventas o compras sean al crédito (días 17 y 21) se considera necesario detallar los datos de facturación como se observa en el ejemplo. PROCEDIMIENTO: Para su registro, debemos identificar los movimientos que se realizan en efectivo, en el caso de los Ingresos en efectivo serán registrados en el lado del DEBE y los Egresos en efectivo se registrarán en el HABER. El primer registro se considera como “Existencia inicial según arqueo”, para los siguientes utilizaremos la siguiente información:
01. Fecha, el día del mes en que se realiza la transacción. 02. Nombre de la Cuenta, cuenta que da origen al ingreso (ventas, IVA, comisiones cobradas, etc.) o egreso (compras, IVA, intereses gasto, etc.) 03. Cantidad, la cantidad correspondiente, registrada a la altura de la última línea de escritura del Nombre de la Cuenta (ver ubicación de cantidades en el ejemplo). Para la existencia inicial se utilizará la segunda columna, en los registros siguientes se utilizará la primera. 04. Descripción, breve detalle de lo que se registra, esto puede incluir los documentos que respaldan la operación si los hubiera. Se debe evitar la duplicación de la información, como en el caso de las compras o ventas en efectivo, se omite repetir las facturas que respaldan el IVA cuando estas ya han sido registradas en la cuenta de adquisición o salida. 05. Sumas del mes, sumar todas las cantidades de la primera columna del DEBE y del HABER registrando dichas cantidades en la segunda columna correspondiente. 06. Saldo, determinar la diferencia entre el DEBE (existencia inicial y suma del mes) y el HABER, por regla, el DEBE será mayor al HABER, caso contrario el registró podrá contener errores pues no es posible gastar más efectivo del que se posee. Este saldo se coloca en la segunda columna del HABER para obtener el cuadre correspondiente. 07. Totales, Sumar las cantidades de la segunda columna del DEBE (saldo inicial y suma del mes) y las cantidades de la segunda columna del HABER (suma del mes y saldo), ambas deberán tener el mismo resultado. Los totales deben coincidir en la línea de registro utilizando anulación de líneas vacías según sea necesario como se observa en el ejemplo. 08. Resumen, realice resumen con nombre de cuentas y cantidades solamente. Sume las cantidades que correspondan a la misma cuenta. Los totales deberán cerrarse en la misma línea. 09. Cierre y Certificación, cierre sus operaciones con doble línea y certifique el documento. El Libro de Caja se utiliza combinado con el Libro Diario, las cantidades u operaciones que no impliquen efectivo serán registradas en el Libro Diario. Cuando la operación sea completamente en efectivo se registrará únicamente en el Libro de Caja, cuando la operación no implique efectivo se registrará únicamente en el Libro Diario, cuando la operación implique movimiento en efectivo y movimientos sin efectivo deberán registrarse los movimientos en efectivo en el Libro de Caja y los movimientos sin efectivo en el Libro Diario, como se ejemplifica a continuación. EJEMPLO 01. Hoy, 18 de Abril, pagamos Q.6,666.66 a nuestro proveedor Distribuidora El Infierno mediante cheque No.666 del Banco de Sangre, Nota de Débito No.66.En este caso se observa que no hay movimiento en efectivo, se registrará únicamente la partida de diario correspondiente.
Abril 18
P # 01
Proveedores Bancos R//Abono a distribuidora el infierno mediante cheque No. 666 del Banco de Sangre. N. de D. No.66
6 6 6 6 66 6 6 6 6 66 6 6 6 6 66
6 6 6 6 66
EJEMPLO 02. Hoy, 21 de Mayo, vendimos Q.7,840.00 en efectivo, Facturas de la No.070 a la No.077.En este caso el movimiento es completamente en efectivo, por tanto únicamente se registrará en el Libro de Caja. La
venta implica un ingreso, los cuales se registran en el DEBE. E din H aroldo B arrientos H errera
2
C ontabilidadG eneral Día 21 Ventas
M anual del L ibro deC aja 7 0 0 0 00
Facturas de la No. 070 a la 077 21 IVA por Pagar
8 4 0 00
12% sobre Q.7,000.00
Como puede apreciarse, las facturas que respaldan la operación se detallan en el primer registro, Ventas, y se omiten en el segundo, IVA por Pagar (12% para Guatemala), para minimizar el uso del espacio. EJEMPLO 03. Hoy, 06 de Junio, compramos Q.3,360.00 en efectivo, Fact. No.099 de Almacén El Purgatorio. En este caso el movimiento es completamente en efectivo, únicamente se registrará en el Libro de Caja. La compra implica un egreso de efectivo, los cuales se registran en el HABER. Día 06 Compras
3 0 0 0 00
Factura No. 099 de Almacén El Purgatorio 06 IVA por Cobrar 12% sobre Q.3,000.00
3 6 0 00
Como puede apreciarse, la factura que respalda la operación se detalla en el primer registro, Compras, y se omite en el segundo, IVA por Cobrar (12% Guatemala), para maximizar el aprovechamiento del espacio disponible. EJEMPLO 04. Hoy, 07 de Julio, se pagaron dos letras de Q.2,500.00 cada una, pagando una en efectivo y otra mediante cheque No.077 del Banco Divina Providencia, S. A. Recibo de Caja No.007 de Muebles El Ángel En este caso existen movimientos en efectivo y movimientos sin efectivo, debiendo registrar los movimientos en efectivo en el Libro de Caja y los movimientos sin efectivo en el Libro Diario, quedando de la siguiente manera. Libro Diario, una letra fue pagada mediante cheque, esto no implica efectivo:
Julio 07
P # 01
Documentos por Pagar a Corto Plazo Bancos R//Pago de una letra a Muebles el Ángel mediante cheque No.077 del Banco Divina Providencia, Recibo de Caja No.007
2 5 0 0 00 2 5 0 0 00
2 5 0 0 00
2 5 0 0 00
Libro de Caja, una letra fue pagada en efectivo, un pago implica egreso: Día 06 Documentos po r Pagar a Coto Plazo
2 5 0 0 00
Recibo de Caja No.007 de Muebles el Ángel por pago de una letra
Como se puede observar, los documentos que respaldan la operación (recibo de caja) se registran en ambos Libros debido a que cada registro es individual y no hay duplicación en ninguno de los dos. EJEMPLO 05. Hoy, 09 de Septiembre, se compraron al crédito 10,080.00 de mercaderías, IVA incluido,
Factura No.099 de Distribuidora Paraíso Terrenal. El IVA se pagó en efectivo. Se identifica la existencia de Movimiento en Efectivo (pago del IVA) y Movimiento sin Efectivo (compra a crédito) por lo cual se hace necesario registrar estos movimientos en los correspondientes asientos para Libro Diario y Libro de Caja como se observa a continuación:
E din H aroldo B arrientos H errera
3
C ontabilidadG eneral
M anual del L ibro deC aja
Libro Diario, el Valor Neto de la compra se realizó al Crédito: Valor Neto (Sin IVA): Q.10,080/1.12 = Q.9,000.00
Julio 07
P # 01
Compras Proveedores R//Compra a crédito, Factura No.099 de Distribuidora El Paraíso Terrenal
9 0 0 0 00 9 0 0 0 00 9 0 0 0 00
9 0 0 0 00
Libro de Caja, el IVA fue pagado en efectivo, los pagos son egresos, folio del HABER: IVA: Q.9,000.00 * 0.12 (12%) = Q.1,080.00 1 0 8 0 00
IVA por Cobrar
12% sobre Q.9,000.00, factura No.099 de Distribuidora El Paraíso Terrenal
Como se puede observar, los documentos que respaldan la operación (factura correspondiente) se registran en ambos Libros debido a que cada registro es individual y se hace necesario respaldar documentalmente ambos registros. PARTIDAS FINALES DEL LIBRO DE CAJA: El objetivo del Libro de Caja es minimizar el uso de la cuenta Caja
(una de las más comunes) en el Libro Diario, por ello, al finalizar el mes deberán registrarse todos los movimientos de efectivo en el Libro Diario, una partida para los ingresos y una para los egresos, para ejemplificación utilizaremos el Libro Caja presentado en la primera página. Ingresos: Cargar la cuenta Caja con los Ingresos del Mes y Abonar las cuentas del DEBE del resumen. Egresos: Cargar las cuentas del HABER del resumen y abonar la cuenta Caja con los Egresos del Mes.
Enero 31
P # 01
Caja
5 5 0 0 00
Ventas IVA por Pagar Comisiones Clientes R// Ingresos habidos durante el mes de Enero 2,013 según resumen de caja de esta fecha Enero 31
20 7 2 25 5 5 0 0 00
0 2 8 0
0 0 0 0
00 00 00 00
5 5 0 0 00
P # 02
Bancos Compras IVA por Cobrar Papelería y Útiles Proveedores Caja R// Egresos habidos durante Enero de 2,013 según resumen de caja de esta fecha
300 200 64 40 200
0 0 8 0 0
00 00 00 00 00 8 0 4 8 00
8 0 4 8 00
8 0 4 8 00
El Libro de Caja es un gran auxiliar metodológico para el Libro Diario, razón por la cual se hace necesario poseer un excelente manejo de la partida doble para aplicar los conceptos de ingresos y egresos de efectivo y separarlos de los movimientos que no impliquen efectivo. E din H aroldo B arrientos H errera
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ANEXOS BALANCE DE COMPROBACIÓN DE SALDOS: Si se ha utilizado técnica de Doble Folio para el Libro Mayor, una vez finalizados los traslados y establecidos los saldos finales para cada rúbrica o cuenta, se realizará una comprobación de saldos, esto es útil para determinar la existencia de posibles errores en el registro. Para ello utilizaremos una hoja de cuatro columnas, divididas en dos columnas de SUMAS (Debe y Haber), y dos columnas de SALDOS (Deudor y Acreedor), debiendo cuadrar los resultados de las columnas de SUMAS y las columnas de SALDOS. En las columnas de SUMAS colocaremos lo que sumen los folios del DEBE y HABER en cada cuenta del Libro Mayor: En las columnas de SALDOS estableceremos cual es el saldo final para cada cuenta, restando la cantidad menor a la cantidad mayor. Cuando una cuenta tenga saldo en una sola columna de SUMAS, simplemente trasladaremos dicho saldo a la misma columna en los SALDOS (Ctas. 05, 06 y 08 del ejemplo) Cuando una cuenta tenga saldos en ambas columnas de SUMAS, restaremos la cantidad menor de la cantidad mayor y el resultado lo colocaremos en la misma columna de SALDOS donde se encuentra la cantidad mayor. Ejemplo Práctico No. 01: Con
base en los datos del Libro Mayor, se elabora Balance de Comprobación de Saldos del
Tienda Deportiva “Rocky”.
E din H aroldo B arrientos H errera
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