Alur pelayanan rawat jalan model : membayar sebelum tindakan Petugas melakukan pencatatan biodata dan data kunjungan, mencetak kartu pasien,kartu status dan nota tagihan
Pasien melakukan pendaftaran
Pendaftaran
Pasien menuju kasir, menyerahkan nota tagihan, melakukan pembayaran /pengesahan
Kasir menerima pembayaran, memberikan cap lunas pada nota dan mengembalikan ke pasien, melakukan klik pelunasan pada sim rs
Kasir
Pasien menuju klinik tujuan dan mendapat pemeriksaan/tindakan Petugas klinik mencatat : tindakan tambahan untuk penagihan, diagnose pasien, kunjungan ke unit lain(lab,ro,fisio,klinik rujukan) Jika pasien mendapat tindakan tambahan, petugas poli memberikan tagihan tindakan kepada pasien untuk dibayarkan ke kassa
Klinik
Alur pelayanan rawat jalan model : Pembayaran setelah pelayanan Petugas melakukan pencatatan biodata dan data kunjungan, mencetak kartu pasien,kartu status dan nomor antrian
Pasien melakukan pendaftaran
Pendaftaran
Pasien menuju klinik tujuan dan mendapat pemeriksaan/tindakan
Dirujuk ke klinik lain atau penunjang medis
Petugas klinik mencatat : tindakan tambahan untuk penagihan, diagnose pasien, kunjungan ke unit lain(lab,ro,fisio,klinik rujukan) Jika pasien mendapat tindakan tambahan, petugas poli memberikan catatan tagihan kepada pasien untuk dibayarkan ke kassa
Kasir menerima pembayaran, mencetak nota penerimaan dan melakukan klik pelunasan pada sim rs
Klinik
Pasien menuju kasir, menyerahkan catatan tagihan, melakukan pembayaran /pengesahan Kasir
Alur Transaksi Pasien RANAP Pulang
Dokter menyatakan pasien boleh pulang
Administrasi bangsal menginformasikan pada Apotek dan Penujang bahwa pasien dengan nomer CM xxxxxx akan pulang dan meminta seluruh tagihan sudah dientry kedalam SIM
Administrasi bangsal melakukan recheck terhadap validitas tagihan pasien. Jika ada tagihan yang tidak valid/belum masuk, administrasi bangsal harus mengkofimasikan kepada unit yang bersangkutan
Jika sudah tagihan sudah valid, administrasi bangsal menginformasikan kepada kasir , pasienpasien yang akan pulang
Kasir mencetak tagihan pasien yang akan pulang dan memberikan kepada administrasi bangsal
Administrasi bangsal memberikan tagihan kepada keluarga pasien
Keluarga pasien membayar ke BPD dan kembali ke bangsal untuk memberikan bukti pembayaran
Pendaftaran Pasien Pendaftaran pasien dapat dibedakan menjadi dua yaitu : 1. pendaftaran pasien baru 2. pendaftaran pasien lama
a. Pendaftaran Pasien Baru 1. Pendaftaran pasien baru terdiri dari dua macam pengisian data, yaitu pengisian biodata pasien dan data kunjungannya dan dilakukan terhadap pasien yang baru pertama kali terdaftar dalam database sim rs. 2. Pengisian biodata pasien hanya dilakukan satu kali pada saat pasien tersebut pertama kali terdaftar dalam database SIM RS 3. Isi biodata pasien sebagai berikut :
Nomer CM/MR dapat secara manual atau otomatis
Untuk nomor otomatis anda langsung tekan tombol tab pada keyboard .
Perhatikan kolom STATUS ….untuk menentukan status pasien (Askes/Umum/Karyawan/Gakin/dll)
Isi tanggal lahir dan kolom umur akan secara otomatis terisi
Apabila pasien tidak mengetahui Tanggal Lahirnya, anda dapat langsung mengisi kolom umur
Alamat dan kelurahan harus diisi. Data kecamatan, kabupaten dan propinsi akan terisi secara otomatis.
Untuk mempermudah pencarian kelurahan dapat menggunakan fasilitas daftar kelurahan
4. Isi data kunjungan pasien dengan ketentuan sebagai berikut :
Pilih Pelayanan Yang Dituju dengan meng-klik kolom isian-nya
Pilih Dokter/Perawat Pemeriksa dengan meng-klik kolom isian-nya
Status Saat Berkunjung harus sesuai dengan keadaan pasien pada saat berobat apakah sebagai pasien askes atau umum
5.
Setelah biodata pasien dan data kunjungan terisi kemudian klik tombol atau tekan ALT+S.
6.
Untuk keperluan pasien, dapat dilakukan pencetakan form rekam medik seperti : kartu pasien, kartu indeks utama pasien, form berkas rekam medik, surat pengantar, surat bukti askes/jamkesmas dan sebagainya.
b. Pendaftaran Pasien Lama Untuk pasien yang pernah berkunjung sebelumnya (biodata sudah masuk) maka tidak perlu mengisi biodata lagi sehingga tinggal mengisi data kunjungan-nya. Langkah-langkah pendaftaran lama sebagai berikut : 1
Ketikkan nomor CM pasien pada kolom isian no CM/MR atau Gunakan barcode reader pada kartu pasien yang memiliki barcode.
2
Setelah terisi klik tombol Tab pada Keyboard sehingga data pasien akan muncul secara otomatis
3
Kemudian isi data kunjungan pasien
Pilih Pelayanan Yang Dituju dengan meng-klik kolom isian-nya
Pilih Dokter/Perawat Pemeriksa dengan meng-klik kolom isian-nya
Status Saat Berkunjung harus sesuai dengan keadaan pasien pada saat berobat apakah sebagai pasien askes atau umum
4
Jika tidak tahu nomor CM/MR maka gunakan fasilitas pencarian pasien
c. Penghapusan nomor rekam medik Untuk kebutuhan rekam medik , sistem memperbolehkan adanya penghapusan nomer rekam medik. Tetapi penghapusan data tersebut harus dilakukan dengan cermat agar karena akan mempengaruhi data pasien tersebut secara keseluruhan. Ketentuan penghapusan data adalah sebagai berikut : 1. Terjadi redudansi data dimana seorang pasien memiliki nomer cm lebh dari satu. Sehingga salah satu nomor cm harus dilikuidasi dan data kunjungan maupun transaksinya harus di merger dengan no cm yang benar. Data yang harus dimerger antara lain sebagai berikut :
data kunjungan
data transaksi
data diagnosa
data rawat inap
data pemeriksaan penunjang
data penggunaan obat
2. Nomer CM yang tidak valid sehingga tidak digunakan dalam bertransaksi. Untuk kasus ini penghapusan data dapat dilakukan secara langsung.
d. Penghapusan data kunjungan Petugas pendaftaran dapat melakukan penghapusan data kunjungan pasien dengan ketentuan sebagai berikut :
Terjadi kesalahan input data kunjungan
Pasien yang bersangkutan tidak jadi berobat sedangkan data nya sudah terinput
Terjadi dupilkasi data kunjungan. Pasien terdaftar pada klinik yang sama di hari yang sama.
Pelayanan Poliklinik dan IRD Pelayanan poliklinik dan IRD dapat melakukan tugas input data melalui fasilitas poliklinik dan IRD pada menu utama. Secara umum, terdapat 3 kegiatan input data yang harus dilakukan oleh petugas yaitu : a. Input data transaksi tindakan b. Input data rekam medik pasien c. Melakukan rujukan pasien ke unit lain / penunjang / rawat inap
a. Input data transaksi tindakan Data transaksi tindakan adalah biaya terhadap jasa pelayanan medik yang diberikan kepada pasien. Petugas klinik/IRD harus melakukan input data sehingga pada saat pasien melakukan pembayaran di kasir, data tersebut sudah tersaji dan petugas kasir dapat dengan mudah melakukan transaksi dengan pasien tersebut. Ketentuan yang harus diperhatikan dalam menginput data transaksi adalah sebagai berikut : 1. Petugas yang menginput adalah petugas administrasi atau perawat pada klinik/IRD yang bersangkutan. Setiap petugas pada klinik/IRD harus memiliki password masing-masing yang hanya dapat digunakan pada modul klinik/IRD yang sesuai 2. Untuk mempermudah pekerjaan petugas klinik/IRD, sistem menyediakan fasilitas pencarian dengan bantuan berbagai filter, seperti pencarian berdasarkan nomor CM, alamat,tanggal, dan sebagainya 3. Pada menu pencarian pasien, akan menginformasikan daftar pasien yang telah terdaftar pada masing-masing klinik/IRD. 4. Petugas dapat melakukan sinkronisasi dan pengurutan antrian pasien dengan memanfaatkan fasilitas menu pencarian pasien 5. Apabila tarif biaya pelayanan pemeriksaan telah terinput secara otomatis pada saat pasien mendaftar maka, petugas hanya menginput tindakan tambahan yang dikenakan kepada pasien. 6. Untuk menambahkan data transaksi tindakan, petugas dapat menginputkan nama atau kode pada baris transaksi aktif atau menggunakan bantuan pencarian tarif tindakan. 7. Apabila terdapat dua atau lebih transaksi dengan kode tarif yang sama dan tarif tersebut terdapat komponen jasa medik dalam satu kali kunjungan, maka petugas disarankan untuk menginput tagihan ulang tersebut sesuai dengan jumlah tindakan yang diberikan. Karena akan mempermudah pelaporan jasa medik dokter
8. Apabila terdapat dua atau lebih transaksi dengan kode tarif yang sama dan tarif tersebut tidak terdapat komponen jasa medik seperti pemakaian oksigen maka petugas dapat menginput cukup sekali dan mengisi jumlah tindakan pada kolom jumlah/quantity 9. Petugas klinik/IRD harus memperhatikan dokter pelaksana pada transaksi tindakan yang terinput apakah sudah sesuai atau belum. Apabila belum sesuai maka petugas klinik/IRD berkewajiban untuk melakukan koreksi karena data tersebut akan berpengaruh pada laporan jasa medik. 10. Petugas dapat melakukan pengeditan / penghapusan data transaksi selama pasien yang bersangkutan belum melakukan pembayaran/pelunasan 11. Data transaksi setelah dilakukan pelunasan tidak dapat diedit maupun dihapus 12. Petugas klinik/IRD dapat mencetak nota tagihan kepada pasien apabila tersedia printer
b. Menginput data rekam medik Data rekam medik pasien sangat bermanfaat dalam memberikan informasi kepada dokter terkait dengan riwayat medis pasien tersebut. Apabila data rekam medik terinput dengan benar , maka informasi riwayat kesehatan pasien dapat diketahui dokter lebih cepat. Selain itu , data rekam medik pasie sangat terkait dengan sistem pelaporan rumah sakit seperti laporan morbiditas maupun surveylans penyakit. Dalam proses input data rekam medik terdapat ketentuan sebagai berikut : 1. Penginputan data diagnosa pasien menggunakan kode ICD X 2. Petugas klinik / IRD harus mengidentifikasi jenis kasus penyakit apakah kasus baru , kasus lama atau kunjungan kasus lama. Definisi operasional untuk menentukan jenis kasus penyakit tersebut harus sesuai dengan definisi operasional bagian rekam medik 3. Petugas klinik / IRD harus mengidentifikasi jenis diagnosa apakah diagnosa utama atau diagnosa penunjang 4. Apabila dalam menginput kode diagnosa , petugas klinik / IRD tidak hafal kode ICD X dapat menggunakan fasilitas pencarian diagnosa yang tersedia 5. Sangat disarankan pihak rekam medik melakukan mapping
kode diagnosa yang sering
digunakan pada setiap klinik/IRD dan membuat daftar diagnosa tersebut untuk dibagikan kepada masing-masing petugas klinik / IRD 6. Selain menginput kode diagnosa penyakit, Petugas klinik / IRD sebaiknya menginput juga data penjelasan diagnosa, anamnesa, Terapi, Komplikasi , pemeriksaan dan hasil pengobatan. Data tersebut akan berguna sebagai rekam medik digital yang dapat diakses dokter sehingga dapat mengetahui riwayat kesehatan pasien lebih cepat tanpa harus menunggu berkas fisik RM diterima.
7. Apabila petugas klinik / IRD tidak dapat menginput kode diagnosa karena faktor teknis maka, yang bersangkutan harus menginput data penjelasan diagnosa dan anamnesa dengan lengkap dan jelas. Selanjutnya kode diagnosa akan diinput oleh petugas rekam medik 8. Data rekam medik yang terinput tidak dapat dihapus oleh petugas klinik / IRD dan hanya dapat dihapus oleh petugas rekam medik dengan pembatasan waktu penghapusan 9. Validitas dan kebenaran kode diagnosa yang diinput oleh petugas klinik/ IRD menjadi tanggung jawab bagian rekam medik 10. Petugas rekam medik dapat mengontrol data rekam medik yang diinput melalui register pasien maupun informasi pada menu pencarian pasien 11. Petugas rekam medik berkewajiban merubah data yang diinput apabila tidak benar
c. Melakukan rujukan pasien ke unit lain / penunjang / rawat inap Apabila pasien tersebut membutuhkan pemeriksaan kepada spesialis lain atau membutuhkan pemeriksaan penunjang diagnosa, maka pasien tersebut harus didaftar terlebih dahulu. Proses pendaftaran tersebut tidak melibatkan petugas bagian pendaftaran, tetapi menjadi tanggung jawab klinik/IRD. Terdapat 2 metode pendaftaran rujukan pasien yaitu : 1. Klinik/IRD asal mengirimkan pasien ke unit tujuan -
Petugas klinik / IRD memanfatkan fasilitas kunjungan pada window transaksi
-
Dalam mendaftar pasien tersebut, petugas klinik / IRD asal harus menginput data klinik tujuan dan dokter pemeriksa dengan benar
2. Unit tujuan menarik data pasien dari klinik/IRD -
Petugas unit tujuan mencari pasien tersebut pada menu pencarian pasien
-
Tambahkan kunjungan melalui fasilitas kunjungan pada window transaksi
-
Dalam mendaftar pasien tersebut, petugas unit tujuan harus memastikan dokter pemeriksa dengan benar
Pelayanan Rawat Inap Petugas pelayanan rawat inap dapat melakukan tugas input data melalui fasilitas rawat inap pada menu utama. Secara umum, terdapat 3 kegiatan input data yang harus dilakukan oleh petugas yaitu a. Input data transaksi tindakan b. Input data rekam medik pasien c. Melakukan mutasi pasien rawat inap
a. Input data transaksi tindakan Data transaksi tindakan adalah biaya terhadap jasa pelayanan medik yang diberikan kepada pasien. bangsal rawat inap harus melakukan input data sehingga pada saat pasien melakukan pembayaran di kasir, data tersebut sudah tersaji dan petugas kasir dapat dengan mudah melakukan transaksi dengan pasien tersebut. Ketentuan yang harus diperhatikan dalam menginput data transaksi adalah sebagai berikut : 1. Petugas yang menginput adalah petugas administrasi atau perawat pada bangsal rawat inap yang bersangkutan. Setiap petugas pada bangsal rawat inap harus memiliki password masing-masing yang hanya dapat digunakan pada modul rawat inap yang sesuai 2. Untuk mempermudah pekerjaan petugas bangsal rawat inap , sistem menyediakan fasilitas pencarian dengan bantuan berbagai filter, seperti pencarian berdasarkan nomor CM, alamat,dokter dan sebagainya 3. Pada menu pencarian pasien, akan menginformasikan daftar pasien yang pada saat ini masih dirawat pada masing-masing bangsal. 4. Petugas dapat mengetahui pasien yang masih dirawat atau sudah keluar bangsal beserta cara keluar pasien tersebut 5. Biaya akomodasi akan terinput secara otomatis pada saat penempatan bangsal. 6. Untuk menambahkan data transaksi tindakan, petugas dapat menginputkan nama atau kode pada baris transaksi aktif atau menggunakan bantuan pencarian tarif tindakan. 7. Apabila terdapat pelayanan yang sama diberikan kepada pasien maka input tagihan adalah satu persatu. Tidak diperkenankan menggunakan faktor kali jumlah 8. Input tindakan harus dilakukan pada hari yang sama pada saat tindakan tersebut dilakukan guna akurasi data dan kemudahan pada saat perhitungan tagihan akhir 9. Petugas bangsal rawat inap harus memperhatikan dokter pelaksana pada transaksi tindakan yang terinput apakah sudah sesuai atau belum. Apabila belum sesuai maka petugas bangsal
rawat inap berkewajiban untuk melakukan koreksi karena data tersebut akan berpengaruh pada laporan jasa medik. 10. Petugas dapat melakukan pengeditan / penghapusan data transaksi selama pasien yang bersangkutan belum melakukan pembayaran/pelunasan 11. Data transaksi setelah dilakukan pelunasan dan/atau dipulangkan
tidak dapat diedit
maupun dihapus 12. Petugas bangsal rawat inap dapat mencetak nota tagihan kepada pasien apabila tersedia printer
b. Menginput data rekam medik Data rekam medik pasien sangat bermanfaat dalam memberikan informasi kepada dokter terkait dengan riwayat medis pasien tersebut. Apabila data rekam medik terinput dengan benar , maka informasi riwayat kesehatan pasien dapat diketahui dokter lebih cepat. Selain itu , data rekam medik pasie sangat terkait dengan sistem pelaporan rumah sakit seperti laporan morbiditas maupun surveylans penyakit. Dalam proses input data rekam medik terdapat ketentuan sebagai berikut : 1. Penginputan data diagnosa pasien menggunakan kode ICD X 2. Petugas bangsal rawat inap harus mengidentifikasi jenis kasus penyakit apakah kasus baru , kasus lama atau kunjungan kasus lama. Definisi operasional untuk menentukan jenis kasus penyakit tersebut harus sesuai dengan definisi operasional bagian rekam medik 3. Petugas bangsal rawat inap harus mengidentifikasi jenis diagnosa apakah diagnosa utama atau diagnosa penunjang 4. Apabila dalam menginput kode diagnosa , petugas bangsal rawat inap tidak hafal kode ICD X dapat menggunakan fasilitas pencarian diagnosa yang tersedia 5. Sangat disarankan pihak rekam medik melakukan mapping kode diagnosa yang sering digunakan pada setiap bangsal rawat inap dan membuat daftar diagnosa tersebut untuk dibagikan kepada masing-masing petugas bangsal rawat inap 6. Selain menginput kode diagnosa penyakit, Petugas bangsal rawat inap sebaiknya menginput juga data penjelasan diagnosa, anamnesa, Terapi, Komplikasi , pemeriksaan dan hasil pengobatan. Data tersebut akan berguna sebagai rekam medik digital yang dapat diakses dokter sehingga dapat mengetahui riwayat kesehatan pasien lebih cepat tanpa harus menunggu berkas fisik RM diterima. 7. Apabila petugas bangsal rawat inap tidak dapat menginput kode diagnosa karena faktor teknis maka, yang bersangkutan harus menginput data penjelasan diagnosa dan anamnesa
dengan lengkap dan jelas. Selanjutnya kode diagnosa akan diinput oleh petugas rekam medik 8. Data rekam medik yang terinput tidak dapat dihapus oleh petugas bangsal rawat inap dan hanya dapat dihapus oleh petugas rekam medik dengan pembatasan waktu penghapusan 9. Validitas dan kebenaran kode diagnosa yang diinput oleh petugas bangsal rawat inap menjadi tanggung jawab bagian rekam medik 10. Petugas rekam medik dapat mengontrol data rekam medik yang diinput melalui register pasien maupun informasi pada menu pencarian pasien 11. Petugas rekam medik berkewajiban merubah data yang diinput apabila tidak benar
c. Melakukan mutasi pasien rawat inap Mutasi pasien rawat rawat inap meliputi keluar masuk pasien pada suatu bangsal, pindah kamar atau pindah kelas. Proses transaksi tersebut merupakan tanggung jawab petugas bangsal rawat inap. Ketentuan yang harus diperhatikan dalam melakukan mutasi pasien tersebut adalah sebagai berikut 1. Apabila pasien tersebut pindah kamar, maka yang menginput data mutasi pasien adalah bangsal asal. 2. Apabila pasien tersebut keluar dari bangsal dan bukan pindah kamar, maka bangsal rawat inap yang bersangkutan menginput data mutasi pada saat pasien keluar dengan memperhatikan cara keluar (sembuh/dirujuk/meninggal < 48 jam/meninggal > 48 jam/dll) 3. Pada saat menginput mutasi pasien, petugas bangsal rawat inap harus diperhatikan jenis kasus perawatan untuk kebutuhan pelaporan RL 4.
Setiap pencatatan mutasi pasien harus dilakukan tepat waktu , sesaat setelah pasien tersebut meninggalkan bangsal. Karena akan berpengaruh pada informasi bangsal dan proses penempatan bangsal pada TPPRI/IRD
5. Setelah pasien dinyatakan pulang dan petugas memberikan status pulang pada sistem maka seluruh transaksi tagihan akan diproteksi sehingga tidak dapat dilakukan penghapusan
