Sop

BADAN EKSEKUTIF MAHASISWA HIMPUNAN MAHASISWA JURUSAN ADMINISTRASI PENDIDIKAN Periode 2011-2012 STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR (SOP) PELAKSANAAN KEGIATAN 1. A. Pendahuluan Seluruh kegiatan yang dilaksanakan oleh BEM HMJ ADPEND merupakan realisasi dari pelaksanaan rapat kerja yang dilaksanakan oleh pengurus, program kepengurusan yang akan dilaksanakan tersebut, memerlukan prosedur sistematis dan terorganisir. Kegiatan ini melibatkan seluruh anggota BEM HMJ ADPEND terutama divisi serta kepanitiaan sebagai komponen pendukung berjalannya program kerja BEMJ HM ADPEND. Setiap unsure yang terlibat dalam kegiatan tersebut harus mengetahui tugas dan fungsinya masing-masing selama kegiatan tersebut berlangsung . maka, untuk mendukung hal itu dibutuhkan kejelasan tugas dan teknis pelaksanaannya yang dituangkan dalam Standar Operasional Prosedur (SOP) BEM HMJ ADPEND 2011-2012.

1. B. Pengertian Standar Operasional Prosedur (SOP) merupakan prosedur sistematis dan terorganisir yang berisi kerja teknis detail dari suatu satuan kerja yang akan dilakukan oleh anggota tim dalam suatu organisasi atau panitia kegiatan, prosedur tersebut mendiskrifsikan prosedur pelaksanaan suatu kegiatan dan administrasian yang menjadi landasan dalam setiap kegiatan yang dilakukan oleh seluruh pengurus BEM HMJ ADPEND 2011-2012.

1. C. Tujuan Tujuan dibuatnya Standar Operasional Prosedur (SOP) BEM HMJ ADPEND 2011-2012, adalah untuk: 1. Sebagai pedoman dalam pelaksanaan tugas. 2. Mengawasi kinerja divisi dan kepanitiaan agar tidak terjadi tumpang tindih pekerjaan. 3. Memberikan gambaran tugas spesifikasi sesuai dengan kepanitian BEM HMJ ADPEND.

1. D. Pedoman Penyusunan Rancangan Kegiatan Dalam merancang suatu kegiatan maka dilakukan perencanaan dengan menentukan:

1. Dasar Penyelenggaraan; Pada bagian ini tertung rasionalisasi atau alasan perlunya diadakan kegiatan 1. Kriteria Keberhasilan Kegiatan; Berisi parameter yang dapat dicapai dan diketahui selam proses kegiatan serta setelah kegiatan dilaksanakan. 1. Tujuan Kegiatan; Pada bagian ini dicantumkan tujuan kegiatan. Tujuan kegiatan dilakukan dengan dua tingkatan yaitu tujuan umum dan tujuan khusus. 1. Peserta Kegiatan; Pada bagian inidiuraikan tentang persyaratan, hak serta kewajiban peserta dan jumlah peserta (bisa perkiraan atau target). 1. Nara Sumber Kegiatan; Pada bagian inidicantumkan orang yang akan memfasilitasi kegiatan dan kualifikasinya termasuk lembaga asal nara sumber. 1. Organisasi/Kepanitiaan; Berisikan susunan organisasi petugas yang bertanggungjawab terhadap keberhasilan kegiatan. 1. Strategi Dalam Teknis Kegiatan; Pada bagian ini ditentukan mengenai kegiatan yang akan digunakan, prosedur, proses atau teknis yang digunakan untuk mencapai tujuan kegiatan. 1. Materi Kegiatan; Pada bagian ini ditentukan isi kegiatan, tujuan dari setiap bagian isi kegiatan. 1. Waktu dan Tempat Kegiatan; Pada bagian ini yang perlu dijelaskan adalah waktu pelaksanaan kegiatan, berupa lama dan tempat serta penrangkat yang akan digunakan. 1. Biaya; Pada bagian ini yang perlu dijelaskan adalah jumlah biaya dan sumber yang diusulkan secara terinci mengenai penggunaan biaya tersebut.

1. E. Persiapan Kegiatan 1. 1. Penyusunan Proposal dan Pengajuannya:

1. Proposal dibuat oleh sekretaris kepanitiaan, berkoordinasi dengan kesekretariatan. 1)

2. Sistematika pembuatan proposal kegiatan: Latar Belakang;

Bagain ini berisikan latar belakang perlunya digelar kegiatan kemahasiswaan yang diajukan. 2) Dasar Pemikiran; Bagain ini berisikan dasar pemikiran yang merupakan rasionalisasi diselenggarakannya kegiatan. 3)

Landasan Kegiatan;

Dibagian ini dicantumkan undang-undang, peraturan pemerintah, keputusan, kebijakan, serta pedoman tertulis yang relevan melandasi kegiatan yang akan diselenggarakan. 4) Nama Kegiatan; Dibagian ini disebutkan nama atau judul kegiatan yang akan diselenggarakan. 5) Tema Kgiatan; Bagian ini dirumuskan tujuan esensial tematis kegiatan. 6) Tujuan Kegiatan; Bagian ini dirumuskan tujuan yang langsung dan konkret. Bisa juga dirumuskan dua jenis tujuan, yakni tujuan khusus dan tujuan umum. 7) Sasaran Kegiatan; Bagian ini dirumuskan hal-hal yang menjadi sasaran kegiatan dalam rangkanmendukung pencapaian kegiatan. 8) Peserta Kegiatan; Bagian ini dicantumkan siapa peserta kegiatan. Karena menyangkut izin kegiatan, jika ada penceramah dan instruktur, maka identitas komponen inipun harus dicantumkan pula. 9) Waktu dan Tempat; Bagian ini menjelasakan tentang lamanya waktu kegiatan dan tempat yang akan digunakan. Tempat pelaksanaan kegiatan merujuk pada fasilitas ruangan, lapangan dan sebagainya.

Sebaiknya diusahakan agar dalam penempatan waktu penggunaan tempat tidak terjadi bentrokan dengan kegiatan lain. 10) Materi Kegiatan; Pada bagian ini menjelaskan bentuk dan lingkup kegiatan yang akan diadakan dan ddicantumkan juga pengisi materi kegiatan. 11) Jadwal Acara/ Kegiatan; Dalam penyusunanjadwal acara sebaiknya tercangkup urutan kegiatan mulai dari persiapan, pelaksanaan dan pelaporan. Dalam hal ini diperinci pula seara spesifik urutan/susunan acara dan para pelaksana yang terkait dalam kegiatan tersebut. 12) Pembiayaan; Dalam menyusun anggaran, sebaiknya didasarkan pada rincian kegiatanyang sesuai dengan tujuan program yang akan dipakai, sehingga akan memperlihatkan kebutuhan anggaran secara realitas. Sumber dan besar dana harus dijelaskan agar mudah diketahui sumber dan besar pengalokasian biaya. Sumber dana kegiatan kemahasiswaan adalah sebagai berikut: a) Kas BEM HMJ berasal dari iuran kemahasiswaan; b) Peserta kegiatan c)

Sponsor, donatur dan sumber lain yang halal dan tidak mengikat.

13) Susunan Kegiatan; a) Pelindung

: Pembantu Rektor Bidang Kemahasiswaan & Kemitraan UPI

b) Pembina

: Direktur Direktorat Kemahasiswaan UPI

Pembina Kemahasiswaan Jurusan ADPEND c)

Pembimbing : Pembantu Dekan 1 FIP

Ketua Jurusan ADPEND d) Penanggungjawab

: Ketua BEM HMJ ADPEND

e) Panitia Pelaksana

:

Panitia terdiri atas ketua, wakil ketua, sekretaris, bendahara dan seksi-seksi sesuai kebutuhan. Personil pelaksana disertakan nama lengkap dan NIM. 14) Anggaran Biaya (Rekapitulasi tiap seksi kegiatan); 15) Penutup; 16) Lampiran; a)

Lembaran Pengesahan

b) Bentuk Kerja sama c)

Rincian detail dana

d) Grafik/bagan atau ketengaran lain yang diperlukan 1. Proprosal dibuat pada kertas ber-kop kepanitiaan dan berlogo BEM HMJ Adpend; 2. Penandatanganan proposal; Proposal BEM HMJ Adpend ditandangani oleh panitia (ketua pelaksana dan sekretaris) dengan sepengetahuan ketua BEM HMJ Adpend dan rekomendasi ketua jurusan/pembimbing kemahasiswaan. 1. Proposal dibuat minimal rangkap 2; 1) Arsip BEM HMJ Adpend, 2) Keperluan panitia.

1. 2. Persiapan Teknis 1. Rapat Panitia, 2. Perencanaan Waktu, 3. Pembagian Tugas, 4. Koordinasi seluruh elemen pelaksana dan pihak-pihak luar yang terlibat, 5. Pemanfatan papan atau buku untuk koordinasi.

Format Persiapan Kegiatan No Kegiatan Sarana Petunjuk Teknis

Pendukung

PJ

Catatan: dibuat pada awal perencanaan oleh ketua pelaksana dan dijabarkan pada saat rapat panitia.

1. F. Pelaksanaan Kegiatan 1. Kegiatan yang dilaksanakan harus sesuai dengan rencana yang telah dipersiapkan.. 2. Ketua divisi yang berhubungan harus memantau jalannya acara dan mecatat hal-hal yang diangap penting. Format Pelaksanaan Kegiatan Petunjuk teknis kegiatan Waktu & Pra Pasca No Kegiatan Tempat Sarana Acara Pelaksanaan Acara PJ

Catatan: dijabarkan pada rapat terakhir panitia sebelum kegiatan dilaksanakan, oleh ketua pelaksana dan panitia.

1. G. Evaluasi Kegiatan 1. Mengevaliasi kegiatan dari mulai perencanaan sampai pelaksanaan, 2. Membahas penyimpangan-pemnyimpangn yang terjadi saat kegiatan berlangsung, 3. Menilai pencapaian tujuan dengan membandingkan pelaksanaan kegiatan dengan kriteria keberhasilan yang telah ditetapkan sebelumnya, 4. Memberi saran-saran untuk pelaksanaan kegiatan sejenis diwaktu mendatang.

Format Pasca Kegiatan Keterangan Pelaksanaan Wkt & No Kegiatan Tempat Sarana Terlaksana

1. H. Laporan Kegiatan

Tidak Terlaksana

Evaluasi Pelaksanaan PJ

1. Setelah selesai pelaksanaan kegiatan, panitia kegiatan wajib menyusun laporan pertanggungjawaban dengan bantuan kesekretariatan/sekretaris1 dan bendahara1. 2. Ketua pelaksana melaporkan kegiatan kepada ketua bemj adpend melalui kesekretariatan dalam bentuk file, yang isinya: 1. Susunan kepanitiaan, 2. Susunan acara, 3. Realisasi anggaran biaya, 4. Proposal kegiatan, 5. Bukti transaksi pembayaran, 6. Daftar hadir peserta dan panitia, 7. Administrasi dan arsip surat menyurat, 8. Famplet dan hasil dokumentasi. 9. Secara khusus dilaporkan pula laporan keuangan kegiatan kepada bendahara umum, 10. Laporan keuangan divisi dilaporkan kepada ketua BEM HMJ Adpend melalui bendahara 1. 11. Laporan tersebut harus telah sampai kepada sekretaris/kesekretariatan paling lambat 2 minggu setelah pelaksanaan. 12. Laporan disusun dengan rapi.

Format Laporan Kegiatan Laporan kegiatan………… (nama kegiatan) Divisi………… BEM HMJ ADPEND FIP UPI Periode 2011-2012 I

: Pendahuluan

II

: Nama Kegiatan / Desain Kegiatan

III

: Tujuan Kegiatan

IV

: Waktu dan Tempat

V

: Peserta Kegiatan / Sasaran

VI

: Nara Sumber

VII : Gambaran Kegiatan/Pelaksanaan VIII : Realisasi Anggaran Biaya IX

: Hambatan dan Evaluasi Kegiatan

X

: Rekomendasi

XI

: Penutup

Lampiran-lampiran 1. Susunan Kepanitiaan 1. SK 2. Struktur Organigram 3. Jobdes 4. Susunan Acara 5. Realisasi Anggaran Biaya 6. Notula Rapat/Daftar Hadir 1. Rekap Daftar Hadir Rapat dan Rincian 2. Daftar Hadir Kegiatan 3. Arus Surat Menyurat 4. Daftar Penerimaan Sertifikat dan Pelakat 5. Dokumentasi Kegiatan 1. Image 2. Video

1. I. Penyelenggaraan Kesekretariatan Dan Keuangan 1. Penyelenggaraan kesekretariatan dan keuangan merupakan hal yang wajib dilaksanakan oleh panitia kegiatan sesuai dengan petunjuk yang berlaku. 2. Ini menjadi tanggung jawab sekretaris panitia dan dianjurkan berkonsultasi dengan sekretaris dan bendahara.

BADAN EKSEKUTIF MAHASISWA HIMPUNAN MAHASISWA JURUSAN ADMINISTRASI PENDIDIKAN Periode 2011-2012 STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR (SOP) PEMBAKUAN SURAT MENYURAT DAN TATA LAKSANA ORGANISASI 1. A. Pembakuan Surat Menyurat 1. 1. Pendahuluan Berkas surat yang berhubungan dengan surat menyurat disusun berdasarkan klasifikasi dan penomorannya dan yang bertanggungjawab dalam mengatur penyusunan dan pengelolaan berkas adalah sekretaris dan kesekretariatan.

1. 2. Pedoman Teknis Penyusunan Surat a) Berkas disusun berdasarkan penomoran surat, b) Untuk setiap klasifikasi yang sama harus dibuat daftar masing-masing berkas untuk memudahkan penomoran pencarian ulang, c) Harus ada manual sistem pengarsipan untuk pegangan pengurus kestari yang menanganinya, d) Setiap dokumen, surat, formulir, ataupun kertas berkas lainnya hendaknya disediakan tempat tertentu dimana dapat disimpan dengan baik dan sedapat mungkin pada tempat yang terdekat dengan pengurus atau yang mengelola.

1. 3. Jenis Berkas Surat Jenis erkas dibedakan berdasarkan isi dan urgensinya. Berdasaran isinya surat dapat dibedakan menjadi: 1. a. Surat Masuk Surat masuk dicatat dan diarsipkan pada buku kendali surat masuk oleh kesekretaritan. 1) Surat asli harus diarsipkan dalam bentuk file digital pada folder tiap bidang.

2) Sistematika buku kendali surat masuk, terdiri dari: No Urut, No. Surat dan tanggal penerimaan surat, Nama dan alamat pengirim, perihal, disposisi surat dan keterangan. Tanggal Keterangan Penerimaan No. No. Surat Surat Pengirim Perihal Lampiran Waktu Tempat Tindakan Daftar Surat Masuk BEM HMJ Administrasi Pendidikan Periode 2011-2012 1. b. Surat Keluar Dilihat dari urgensinya, BEM HMJ Adpend mengeluarkan 2 (dua) surat yang terdiri dari: 1) Surat Khusus, yaitu surat keputusan yang di keluarkan oleh Ketua BEMJ Adpend. 2) Surat Umum, yaitu surat ekstern (keluar) BEM HMJ Adpend dan surat intern (kedalam) BEM HMJ Adpend. Surat umum dibedakan menjadi: 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7.

Surat Permohonan. Surat Tugas. Surat Berita Acara. Surat Perjanjian. Surat Rekomendasi. Surat Perintah. Surat Pengantar.

8. Surat Undangan. 9. Surat Pemberitahuan. 10. Surat Pengambilan Dana. 11. Surat Usulan. 12. Surat Penghargaan. 13. Surat Keterangan. 14. Surat Pernyataan. 15. Surat Kuasa. 16. Surat Ucapan Selamat. 17. Surat Balasan.

Surat keluar dicatat dan diarsipkan pada buku kendali surat keluar oleh kesekretaritan. Sistematika buku kendali surat keluar, terdiri dari: No Urut, No. Surat dan tanggal pengiriman surat, Nama dan alamat tujuan, perihal dan keterangan. No.

Tanggal

No.

Pengirim Penerima Perihal

Keteranagn

Pengeluaran Surat Surat

Waktu Tempat

Daftar Surat Keluar BEM HMJ Administrasi Pendidikan Periode 2011-2012 1. 4. Ketentuan Pembuatan Surat 1. Surat yang dibuat seizin sekum dan kesekretariatan, 2. Surat keputusan dibuat oleh sekretaris 1 atau kesekretariatan atas persetujuan ketua BEM HMJ Adpend. 3. Surat yang dibuat dalam kertas yang berkop BEM HMJ adpend dan amplop berkop BEMJ Adpend apabila diperlukan. 4. Setiap surat keluar harus dibuat rangkap 2 (dua), yaitu untuk arsip BEM HMJ Adpend dan disampaikan ke alamat yang dituju. 5. Setiap surat yang keluar harus dibubuhkan tanda tangan ketua umum BEM HMJ Adpend dan diberi stempel BEM HMJ Adpend.

1. 5. Kop Surat Seluruh Kop surat yang dikeluarkan oleh BEM HMJ, baik dalam lingkup struktural kepengurusan dan atau pelaksanaan kegiatan harus menyertakan logo UPI dan HMJ serta stempel BEM HMJ Adpend. Adapun logo HMJ yang dimaksud adalah sebagai berikut :

Dengan filosofi : - Sosok manusia yang berdiri tegak : menggambarkan mahasiswa Adpend sebagai calon pemimpin pendidikan di masa depan. - Pena yang digenggam : menggambarkan mahasiswa Adpend memperjuangkan aspek pendidikan yang sebagai pena atau belajar sebagai ujung tombak dalam mencapai tujuan pendidikan. - Buku yang diproyeksikan sebagai mimbar : menggambarkan buku merupakan sumber ilmu pengetahuan, mimbar melambangkan tempat seorang pemimpin memberikan arahan atau wejangan. 3 ruas buku didasari filosofi Ki Hajar Dewantara sebagai Bapak Pendidikan Indonesia; ing ngarso mangun harjo, ing madyo mangun karso, tut wuri handayani.

Dan contoh Kop Surat sebagai berikut : 1) Untuk BEM HMJ

BADAN EKSEKUTIF MAHASISWA HIMPUNAN MAHASISWA JURUSAN ADMINISTRASI PENDIDIKAN FAKULTAS ILMU PENDIDIKAN UNIVERSITAS PENDIDIKAN INDONESIA Jl. Dr. Setiabudhi No. 229 Gedung FIP Bandung 40154

2) Untuk Divisi DIVISI MINAT DAN BAKAT BADAN EKSEKUTIF MAHASISWA HIMPUNAN MAHASISWA JURUSAN ADMINISTRASI PENDIDIKAN FAKULTAS ILMU PENDIDIKAN UNIVERSITAS PENDIDIKAN INDONESIA Jl. Dr. Setiabudhi No. 229 Gedung FIP Bandung 40154

3) Untuk Kegiatan PANITIA KEGIATAN WISUDA BADAN EKSEKUTIF MAHASISWA HIMPUNAN MAHASISWA JURUSAN ADMINISTRASI PENDIDIKAN FAKULTAS ILMU PENDIDIKAN UNIVERSITAS PENDIDIKAN INDONESIA Jl. Dr. Setiabudhi No. 229 Gedung FIP Bandung 40154

1. 6. Kode Bidang dalam Pembuatan Surat 1. D1: Divisi PSDM (Pengembangan Sumber Daya Manusia);

2. D2: Divisi ADKESMA (Advokasi Kesejahteraan Mahasiswa); 3. D3: Divisi MIKAT (Minat & Bakat); 4. D4: Divisi INFOKOM (Informasi & Komunikasi); 5. D5: Divisi ROHIS (Rohani Islam) 1. 7. Format Penomoran Surat a. Surat Khusus Surat yang termasuk kedalam surat khusus adalah surat keputusan. Setiap surat keputusan yang dikeluarkan oleh ketua BEM HMJ memuat urutan-urutan sebagai berikut : 1. Memperhatikan. 2. 3. 4. 5.

Menimbang. Mengingat. Memutuskan. Menetapkan.

Penomoran surat terdiri dari: A/B/C/D/E/F/G: 1. Nomor Surat (Harus berurutan) 2. Kode jenis surat (SKP untuk surat keputusan) 3. Ruang lingkup surat. 4. 5. 6. 7.

Pihak yang mengeluarkan. Kode BEM HMJ Adpend. Kode bulan pada saat mengeluarkan surat (Menggunakan angka romawi). Kode tahun mengeluarkan surat.

Contoh : Surat Keputusan yang dikeluarkan oleh Ketua BEM HMJ Adpend. Misalnya tentang pengangkatan Pengurus BEM HMJ Adpend Periode 2011/2012.

Nomor : 01/SKP/A/A/BEM.HMJ.ADPEND/IV/2011

b. Surat Umum Penomoran surat umum terdiri dari A/B/C/D/E/F/G:

1. Nomor Surat (Harus berurutan) 2. 3. 4. 5. 6. 7.

Kode jenis surat. Ruang lingkup surat. Pihak yang mengeluarkan. Kode BEMJ Adpend. Kode bulan pada saat mengeluarkan surat (Menggunakan angka romawi). Kode tahun mengeluarkan surat.

Keterangan : A: Nomor surat (segala aktivitas pembuatan surat harus diketahui dan dilaporkan kepada Kesekretariatan dan Sekertaris Umum). B: Kode jenis surat. Jenis surat yang digunakan oleh pengurus BEM HMJ Adpend adalah :

1. SPM

: Surat Permohonan.

2. STG

: Surat Tugas.

3. SBA

: Surat Berita Acara.

4. SPJ

: Surat Perjanjian.

5. SRD

: Surat Rekomendasi.

6. SPR

: Surat Perintah.

7. SPT

: Surat Pengantar.

8. SUD

: Surat Undangan.

9. SPB

: Surat Pemberitahuan.

10. SAD : Surat Pengambilan Dana. 11. SUL : Surat Usulan. 12. SPH : Surat Penghargaan. 13. SKT : Surat Keterangan.

14. SPN : Surat Pernyataan. 15. SKA : Surat Kuasa. 16. SUS

: Surat Ucapan Selamat.

17. SBL : Surat Balasan.

C: Lingkup Surat. A : Surat ditujukan untuk pengurus & mahasiswa (Internal) BEM HMJ Adpend. B : Surat ditujukan untuk Ormawa Internal kampus. C : Surat ditujukan untuk Ormawa luar kampus. D: Bagian yang mengeluarkan. Pihak yang mengeluarkan surat ditandai dengan kode sebagai berikut : A

: Surat dikeluarkan oleh Ketua BEM HMJ Adpend,

B

: Sekertaris Umum

C

: Bendahara.

D1

: Divisi PSDM (Pengembangan Sumber Daya Manusia);

D2

: Divisi ADKESMA (Advokasi Kesejahteraan Mahasiswa);

D3

: Divisi MIKAT (Minat & Bakat);

D4

: Divisi INFOKOM (Informasi & Komunikasi);

D5

: Divisi ROHIS (Rohani Islam)

E: Kode Lembaga (BEM.HMJ.ADPEND). F: Kode bulan pada saat mengeluarkan surat menggunakan angka romawi. G: Kode tahun mengeluarkan surat Contoh : 1. Surat yang ditujukan untuk Pengurus dan Organisasi Internal Jurusan. Misalnya, surat permohonan bantuan dana yang dikeluarkan Divisi PSDM untuk Jurusan Adpend. Nomor : 01/SPM/A/D1/BEM.HMJ.ADPEND/IV/2011

1. Surat yang ditujukan untuk Ormawa Internal kampus. Misalnya, surat pemberitahuan yang dikeluarkan Divisi Mikat untuk ormawa di FIP. Nomor : 02/SPB/B/D3/BEM.HMJ.ADPEND/IV/2011

1. Surat yang ditujukan untuk ormawa ekstra kampus. Misalnya, surat permohonan bantuan dana yang dikeluarkan bidang Advokasi dan kesejahteraan untuk Pemerintah Kota Bandung. Nomor : 03/SPM/C/D2/ BEM.HMJ.ADPEND/IV/2011

1. c. Surat Kepanitiaan A : Nomor Surat (dibuat secara berurutan perkegiatan dan dilaporkan kepada Sekum dan Kesekretariatan). B

: Kode jenis surat.

C

: Ruang lingkup surat.

D

: Panitia yang mengeluarkan.

E

: Kode BEMJ Adpend.

F

: Kode bulan pada saat mengeluarkan surat (Menggunakan angka romawi).

G

: Kode tahun mengeluarkan surat.

Contoh : Divisi PSDM membuat surat undangan untuk melaksanakan kegiatan LDKM bagi Mahasiswa Adpend angkatan 2011. Nomor: 01/SUD/A/Pan.LDKM.D1/BEM.HMJ.ADPEND/VII/2011

1. d. Pengarsipan Surat Kepanitiaan 1. Surat keluar dibuat oleh Sekertaris Panitia. 2. Penomoran surat disesuaikan dengan penomoran surat kepanitiaan tersebut. 3. 3. Semua surat harus diarsipkan oleh sekertaris panitia dan disertakan pada laporan kegiatan.

1. Penandatanganan Surat Setiap surat yang keluar harus dibubuhkan tanda tangan ketua umum BEM HMJ Adpend dan diberi stempel BEM HMJ Adpend. Adapun format tanda tangan sebagai berikut : 1. Surat BEM HMJ : dibubuhkan tanda tangan Sekretaris & Ketua BEM HMJ. 1. Surat Divisi : dibubuhkan tanda tangan Sekretaris divisi, Ketua divisi, dan menyetujui Ketua BEM HMJ. 2. Surat Kegiatan : dibubuhkan tanda tangan Sekretaris pelaksana, Ketua pelaksana, mengetahui Ketua BEM HMJ, menyetujui Pembina Kemahasiswaan. Untuk kondisi tertentu format tanda tangan bisa bersifat fleksibel sesuai dengan kebutuhan.

1. B. Tata Laksana Divisi 1. 1. Pendahuluan Menjaga ketertiban dan kerapihan administrasi merupakan tugas kesekretariatan untuk menjamin keselamatan bahan pertanggungjawaban organisasi tentang perencanaan, dan penyelenggaraan program organisasi serta untuk menyediakan bahan pertanggungjawaban tersebut bagi kegiatan organisasi BEM HMJ Adpend.

1. 2. Petunjuk Tata Laksana Divisi 1. a. Berita Acara rapat Divisi 1. Setiap sekretaris divisi wajib membuat berita acara rapat divisi tiap akhir bulan. 2. Sistematika berita acara rapat divisi i.

Nama Divisi

ii.

Perihal Pembahasan (Agenda Rapat)

iii.

Tempat dan tanggal

iv.

Waktu

v.

Ketua Rapat

vi.

Peserta Rapat

vii.

Hasil Rapat

4) Berita acara rapat divisi diserahkan ke sekretaris sebagai lampiran laporan bulanan tiap Divisi.

1. b. Laporan bulanan Divisi 1. Setiap sekretaris divisi wajib membuat laporan bulanan secara tertulis yang diserahkan kepada sekretaris untuk selanjutnya diarsipkan di kesekretariatan pada saat rapat pengurus bulanan. 2. Laporan bulanan diketik rapi dengan sistematika laporan sebagai berikut: i.

Pendahuluan

ii.

Laporan perkembangan divisi

iii.

Kehadiran dan kinerja anggota divisi

iv.

Laporan Keuangan

v.

Evaluasi

vi.

Saran

vii.

Lampiran, berisikan:

i.

Laporan keggiatan yang telah dilaksanakan

ii.

Berita acara rapat divisi

1. Laporan bulanan dibuat rangkap dua sebagai arsip BEM HMJ Adpend dan untuk dipublikasikan ke pengurus BEM HMJ Adpend. Laporan dikumpulkan dalam bentuk print out atau file.

1. c. Laporan Akhir Divisi Diakhir kepengurusan setiap divisi wajib membuat laporan akhir divisi secara tertulis. Laporan akhir tiap bidang diketik rapi dengan sistematika laporan sebagai berikut: 1. PROLOG

Pada bagian ini berisi Apresiasi dari divisi berupa gambaran umum divisi, serta ucapan terimakasih kepada berbgai pihak yang telah membantu kelancaran program kerja divisi. 1. Kondisi Objektif Merupakan kondisi riil yang dialami divisi, yang memuat :   

Latar Belakang Divisi Tujuan Program divisi SDM

Struktur / keanggotaan divisi, serta menjelaskan sasaran program kerja divisi. 1. Realisasi Program  Program yang terealisasi  Program tidak terealisasi  Program pengganti dan tambahan 1. Hambatan Berisi hambatan yang dialami divisi dalam merealisasikan program kerja yang dapat diuraikan melalui SWOT analisys. 1. Evaluasi Berisi hasil evaluasi pasca kegiatan & hasil evaluasi pada rapat kerja bulanan. 1. Rekomendasi Menguraikan secara umum mengenai Program yang harus di lanjutkan, di pertahankan atau harus di hilangkan. Serta Masukan-masukan dari divisi dalam melaksanakan program, serta program inovativ yang harus di lanjutkan. 1. Penutup LAMPIRAN 1. Profil Divisi 2. Program Divisi 1 taun dtandatangani oleh ketua bem, ketua dpm, kadiv 3. Jadwal 4. 5. 6. 7.

Rekap realisasi kegiatan Keuangan (Kas dan Kuitansi faktur) Dokumentasi kegiatan LPJ kegiatan

Laporan akhir divisi diserahkan kepada sekretaris, 4 minggu sebelum MUMAS HMJ ADPEND 2011-2012 dilaksanakan. Laporan dikumpulkan dalam bentuk file dan print out bila perlu.

1. Administrasi Rapat Divisi 1. 1. Pendahuluan Administrasi rapat ini digunakan sebagai ukuran kemajuan kerja divisi selama masa kepenmgurusan. Hasil-hasil rapat, selain diketahui oleh pengurus yang terlibat pada rapat tersebut juga dimungkinkan semua pengurus BEM HMJ Adpend dapat mengetahui hasil rapat tersebut. 1. 2. Pemimpin rapat 1. Rapat pengurus inti dipimpin oleh ketua umum BEM HMJ Adpend atau sekretaris umum atau pengurus inti yang diberi wewenang. 2. Rapat divisi dipimpin oleh ketua bidang atau sekretaris divisi atau anggota lain yang diberi wewenang. 3. Rapat kepanitiaan dipimpin oleh ketua pelaksana, didampingi panitia SC, ketua divisi dan sekretaris divisi.

1. 3. Undangan Rapat 1. Undangan rapat pengurus inti dibuat oleh sekretaris 1 atau 2 kemudian diserahkan kepada pengurus inti dan selanjutnya diteruskan ke anggota lainnya. 2. Undangan rapat divisi dilakukan oleh sekretaris divisi dan diserahkan kepada anggotanya. 3. Undangan rapat kepanitiaan dibuat oleh sekretaris panitia dan diserahkan ke anggota panitia. 4. 4. Berita acara rapat 1. Berita acara rapat pengurus inti dibuat oleh sekretaris 1 atau kesekretariatan kemudian diserahkan kepada pengurus inti dan selanjutnya diteruskan ke anggota lainnya. 2. Berita acara rapat divisi dilakukan oleh sekretaris divisi dan diserahkan kepada anggotanya. 3. Berita acara rapat kepanitiaan dibuat oleh sekretaris panitia dan diserahkan ke anggota panitia.

3. Laporan Pertanggung Jawaban BEM HMJ ADPEND

Sistematika LPJ BEM HMJ ADPEND :

Cover Kata pengantar Ucapan terimakasih Daftar isi BAB 1

: Laporan Ketua BEM HMJ ADPEND

BAB II

: Laporan Sekretaris Umum

BAB III : Laporan Bendahara BAB IV : Laporan divisi PSDM BAB V

: Laporan divisi adkesma

BAB VI : laporan divisi mikat BAB VII : laporan divisi infokom BAB VIII : laporan divisi Rohis Lampiran – lampiran Lampiran I : 1. 2. 3. 4. 5.

Profile Standar Operasional Prosedur (SOP) Koordinasi & Mekanisme Kerja Jadwal Rencana Kerja Daftar Kegiatan BEM HMJ Adpend

6. Surat Keputusan

Lampiran II : 1. Pembakuan Surat-Menyurat Dan Administrasi 2. Daftar Surat Masuk

3. Daftar Surat Keluar 4. Data Pribadi Pengurus BEM HMJ Adpend 5. Data Inventaris Sekretariat BEM HMJ Adpend 6. Daftar Hadir Dalam Berbagai Kegiatan

Lampiran III 1. Laporan Keuangan  Rekap Realisasi Anggaran  Rekap Per-Divisi, Per-Kegiatan  Buku Kas 

Kwitansi + Faktur.

BADAN EKSEKUTIF MAHASISWA HIMPUNAN MAHASISWA JURUSAN ADMINISTRASI PENDIDIKAN Periode 2011-2012

STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR (SOP) PENGELOLAAN KEUANGAN

1. A. Pendahuluan SOP keuangan adalah standar operasional dalam mengelola keuangan yang ada di BEM HMJ ADPEND. SOP ini dirasa penting karena merupakan acuan bagi seluruh pengelola keuangan yang ada di BEM HMJ ADPEND. Maksud dan tujuan dalam penulisan pedoman laporan keuangan ini adalah untuk menstandarisasikan laporan keuangan yang ada di BEM HMJ ADPEND.

1. B. Pedoman Pengelolaan Keuangan BEM HMJ ADPEND FIP UPI 2. 1. Sumber Pendanaan

Sumber pendanaan merupakan sumber pendapatan keuangan dalam mengelola seluruh kegiatan yang dilaksanakan oleh BEM HMJ ADPEND UPI. Sesuai dengan AD-ART HMJ ADPEND FIP UPI Bab VII Pasal 13 menyatakan sumber pendanaan HMJ ADPEND adalah sebagai berikut: 1. IUK (Iuran Kemahasiswaan) IUK merupakan iuran yang dibayar oleh mahasiswa baru dan mahasiswa lama di awal tahun ajaran.

1. Donatur Donatur adalah seluruh sumber yang berasal dari pihak eksternal organisasi diantaranya Jurusan, Fakultas, Universitas, dan perusahaan yang diajak kerjasama.

1. Dana Sisa Kegiatan Seluruh dana sisa dari setiap kegiatan yang dilaksanakan di HMJ ADPEND secara otomatis masuk ke kas BEM ADPEND.

1. Infak Dana hasil iuran sukarela dari berbagai pihak yang tidak terikat.

1. Iuran Peserta Kegiatan Dana yang dibebankan kepada setiap peserta dan panitia dalam setiap kegiatan.

1. Usaha lain Usaha yang dilaksanakan oleh biro kewirausahaan dan tim danus di setiap kegiatan yang bersifat tidak mengikat.

1. 2. Proses Pengelolaan Keuangan 2. a. Budgeting/Penganggaran

Setiap divisi berkewajiban menentukan perencanaan anggaran untuk setiap kegiatan yang ada di divisi masing-masing. Prosentase pendanaan dari organisasi ditentukan sesuai dengan kesepakatan bersama. 1. b. Accounting/Pencatatan Pencatatan merupakan seluruh kegiatan yang berupaya untuk mendokumentasikan semua transaksi yang dilakukan. Dokumen yang harus ada dalam Accounting/pencatatan adalah: 1. 1. Buku kas Buku kas merupakan seluruh pencatatan transaksi yang terjadi yang dicatat setiap harinya. Format Buku Kas:

No. Bukti Tanggal

Uraian

Debet

Kredit

Saldo

Urut Kode

1. 2. Kwitansi Bukti transaksi pemasukan sumber pendanaan. Kodefikasi kwitansi adalah sebagai berikut: (D. Divisi. Nomer Urut Kegiatan. Abjad. Angka). Ket: D

: Debet

Divisi

: Divisi yang Melaksanakan Kegiatan

No. Urut Kegiatan : Urutan Kegiatan yang dilaksanakan Abjad

: Sumber Pendanaan

Angka

: Jumlah Transaksi

Ket. Kodefikasi Divisi:

D1

: Divisi PSDM

D2

: Divisi ADKESMA

D3

: Divisi MIKAT

D4

: Divisi INFOKOM

D5

: Divisi ROHIS

Ket. Kodefikasi Kegiatan: PSDM: 1. Pelatihan Sistem Administrasi Organisasi 2. Pelatihan Karya Ilmiah 3. Pelatihan ICT 4. Mahasiswa Berprestasi 5. Penerimaan Mahasiswa Baru 6. Maping Life For Adpend 7. LDKM dan PAB 8. OPER BEM 9. Pengabdian Pada Masyarakat ADKESMA: 1. Pelatihan Advokasi 2. Optimalisasi Beasiswa 3. Pengelolaan Dana Abadi 4. SMS Center pengaduan advokasi 5. Advokasi Profesi Administrasi Pendidikan 6. Pengadaan Barang MIKAT: 1. Futsal In Passion 2. Adpend English Club 3. 4. 5. 6. 7.

Be Creative Event Organizer Porang Badminton Wisudaan Latihan Rutin Futsal

INFOKOM: 1. Mading

2. Buletin 3. 4. 5. 6. 7.

Media Elektronik Sistem Jarkom (SMS) IPKA, Temu Alumni, dan Job Fair Studi Banding/Komprehensif Database

ROHIS: 1. Buser 2. Motivasi & Spiritual Training 3. Kajian Cinta Keislaman 4. Infak Adpend 5. SMS Hati

Ket. Kodefikasi sumber pendanaan: A : IUK (Iuran Kemahasiswaan) B : Donatur C : Dana Sisa Kegiatan D : Infak E : Iuran Peserta Kegiatan F : Usaha Lain

Contoh: (D. D1. 9. A. 1) dibaca (Debet. Divisi PSDM. Pengabdian Pada Masyarakat. IUK. Pendapatan pertama/transaksi pertama).

1. 3. Faktur Faktur adalah bukti transaksi pengeluaran. Setiap faktur memiliki kode. Kodefikasi faktur adalah sebagai berikut: (K. Divisi. No. Urut Kegiatan. Angka Romawi. Angka). Ket:

K

: Kredit

Divisi

: Divisi yang Melaksanakan Kegiatan

No. Urut Kegiatan : Urutan Kegiatan yang dilaksanakan Angka Romawi Angka

: Jenis Anggaran : Jumlah transaksi

Ket. Kodefikasi Divisi: D1

: Divisi PSDM

D2

: Divisi ADKESMA

D3

: Divisi MIKAT

D4

: Divisi INFOKOM

D5

: Divisi ROHIS

Ket. Kodefikasi Kegiatan: PSDM: 1. Pelatihan Sistem Administrasi Organisasi 2. Pelatihan Karya Ilmiah 3. Pelatihan ICT 4. Mahasiswa Berprestasi 5. Penerimaan Mahasiswa Baru 6. Maping Life For Adpend 7. LDKM dan PAB 8. OPER BEM 9. Pengabdian Pada Masyarakat ADKESMA: 1. Pelatihan Advokasi 2. Optimalisasi Beasiswa 3. Pengelolaan Dana Abadi 4. SMS Center pengaduan advokasi

5. Advokasi Profesi Administrasi Pendidikan 6. Pengadaan Barang MIKAT: 1. Futsal In Passion 2. Adpend English Club 3. Be Creative Event Organizer 4. Porang 5. Badminton 6. Wisudaan 7. Latihan Rutin Futsal INFOKOM: 1. Mading 2. Buletin 3. Media Elektronik 4. Sistem Jarkom (SMS) 5. IPKA, Temu Alumni, dan Job Fair 6. Studi Banding/Komprehensif 7. Database ROHIS: 1. Buser 2. Motivasi & Spiritual Training 3. Kajian Cinta Keislaman 4. Infak Adpend 5. SMS Hati

Ket. Kodefikasi Faktur Jenis Anggaran: I

: Pengurus Harian

II

: Divisi PSDM

III

: Divisi Adkesma

IV

: Divisi Mikat

V

: Divisi Infokom

VI

: Divisi Rohis

Ket. Kodefikasi Faktur Jenis Anggran Kegiatan: I

: Kestari

II

: Acara

III

: Logistik

IV

: PDD

V

: Humas

VI

:*)

*)

: Dapat ditambahkan sesuai dengan kebutuhan kegiatan

Contoh : (K. D2. 5. I. 1) dibaca (Kredit. Divisi Adkesma. Advokasi Profesi Administrasi Pendidikan. Kestari. Pengeluaran pertama/transaksi pertama).

1. c. Auditing/Pelaporan Seluruh bentuk pelaporan keuangan harus terdiri dari: 1. Rekapitulasi Pemasukan dan Pengeluaran Merupakan rekap keseluruhan sumber pendanaan yang berhasil dihimpun serta rekap pengeluaran secara keseluruhan.

1. Buku kas Merupakan laporan transaksi yang dicatat setiap harinya oleh bendahara.

1. Realisasi Jenis Anggaran Kegiatan Rekapitulasi dari setiap jenis anggaran yang dibutuhkan.

Seluruh bendahara divisi diwajibkan memiliki buku kas bendahara sebagai bukti dokumentasi pengelolaan keuangan. Selajutnya bendahara divisi berkewajiban melaporkan pengelolaan keuangan divisi ke bendahara umum setiap satu bulan sekali pada saat rapat kerja bulanan.

BADAN EKSEKUTIF MAHASISWA HIMPUNAN MAHASISWA JURUSAN ADMINISTRASI PENDIDIKAN Periode 2011-2012

KOORDINASI DAN MEKANISME KERJA ORGANISASI 1. A. Sistem Koordinasi Intern Pengurus 2. 1. Pengantar Untuk menjalankan fugsi koordinasi , integrasi dan sinkronisasi serta evaluasi maka diturunkan dalam bentuk-bentuk rapat, baik dilakukan dalam lingkup bidang atau pengurus inti (Ketua BEM HMJ, Sekretaris, Kesekretariatan, Bendahara dan Ketua Divisi). 1. 2. Macam rapat 1. Rapat Kerja 1)

Pelaksanaan rapat kerja diselenggarakan sebanyak 2 kali, yaitu pada awal

pembentukan kepengurusan dan awal semester genap periode kepengurusan. 2)

Agenda

1. Rapat Kerja I 1. Sosialisasi Visi, Misi dan Tujuan Organisasi. 2. Penyampaian pola umum kebijakan organisasi. 3. Penjelasan AD/ART dan GBPK.

4. Pembuatan, pembahasa dan penetapan program kerja. 5. Pembahasan anggaran Keuangan. 6. Rapat Kerja II 1. Laporan pengurus selama satu semester. 2. Evaluasi program dan kinerja pengurus selama satu semester. 3. Analisis dan pembahasan pada semester genap. 3)

Diikuti oleh seluruh pengurus BEM HMJ Adpend.

1. Rapat Kerja Bulanan 1) Pelaksanaan rapat kerja bulanan rutin diselenggarakan satu bulan sekali, yaitu pada akhir bulan. 2)

Agenda

i. Laporan pertanggungjawaban panitia setiap kegiatan yang berlangsung selama satu bulan kebelakang. ii.

Evaluasi kinerja oleh ketua BEM HMJ.

iii.

Evaluasi oleh setiap divisi untuk program sebelum dan selanjutnya.

iv.

Pembentukan panitia pokja apabila diperlukan.

3)

Diikuti oleh seluruh pengurus BEM HMJ Adpend.

1. Rapat Pengurus Inti 1)

Rutin, dilakukan satu minggu sekali bersamaan dengan piket mingguan.

2)

Agenda

1. Silaturahmi pengurus. 2. Evaluasi program kerja yang sudah, sedang dan akan dilaksanakan. 3. Penjadwalan aktivitas bulan berikutnya. 3)

Diikuti oleh seluruh pengurus inti.

1. Rapat Divisi 1)

Rutin dilaksanakan satu minggu sekali bersamaan dengan piket mingguan.

2)

Agenda

1. Silaturahmi anggota divisi. 2. Evaluasi program kerja yang telah dan sedang berjalan. 3. Penjadwalan aktivitas bidang dalam satu bulan mendatang.

4. Strategi pencapaian program. 3)

Diikuti oleh ketua bidang, sekretaris bidang dan seluruh anggota bidang.

1. Rapat Pokja (Kelompok Kerja) 1) Pokja dibentuk oleh ketua divisi sesuai dengan kebutuhan proyek masingmasing. 2)

Dilaksanakan secara insidentil.

3)

Agenda

Rapat pokja bertugas membuat konsep proyek secara keseluruhan, baik konsep acara, pembiayaan dan lain-lain. 1. Rapat Sosialisasi 1)

Dilaksanakan secara insidentil, terutama di rapat kerja bulanan.

2)

Agenda

i. Sosialisasi hasil rapat pokja. ii. Pembentukan atau open recruitment kepanitiaan. 3)

Diikuti oleh seluruh pengurus BEM HMJ Adpend.

1. Rapat Kepanitiaan 1)

Dilaksanakan secara insidental.

2)

Agenda

i.

Pembahasan rencana, persiapan dan pelaksanaan.

ii.

Penyampaian job des oleh ketua panitia.

iii.

Pembahasan manajemen kegiatan.

iv.

Diakhir pelaksanaan kegiatan dilaksanakan evaluasi.

3)

Diikuti oleh panitia kegiatan, panitia SC dan ketua bidang yang bersangkutan.

1. Rapat Besar 1)

Dilaksanakan paling lambat seminggu sebelum proyek berlangsung.

2)

Agenda, yaitu mensosialisasikan kinerja dan capaian panitia kegiatan serta

konsep kegiatan. 3)

Diikuti oleh pengurus BEM HMJ dan perwakilan setiap angkatan.

1. B. Mekanisme Kerja Organisasi 2. 1. Pelaksanaan Pelaksanaan tugas dan wewenang masing-masing pengurus diatur dalam job des yang disusun oleh ketua BEM HMJ Adpend. 1. 2. Hierarki Kepengurusan Hierarki hubungan antara ketua dan staf kepengurusan adalah komando sedangkan antar staf kepengurusan adalah koordinasi. Dalam divisi terdapat biro yang bertujuan untuk spesifikasi program kerja, namun tidak dicantumkan dalam struktural organisasi. 1. 3. Mekanisme Laporan 1. Setiap pengurus wajib melaporkan kegiatan pada ketua BEM HMJ paling lambat 3 minggu setelah kegiatan. 2. Kepengurusan BEM HMJ Adpend wajib melaporkan kegiatan kepada DPM HMJ paling lambat 1 bulan setelah melaksanakan kegiatan. 3. Jika dalam waktu yang telah ditentukan BEM HMJ tidak memberikan laporan maka DPM HMJ berhak mengajukan surat teguran. 2. 4. Mekanisme Surat Teguran, Surat Panggilan Dan Pelaksanaan MUMASLUB 1. Surat teguran akan diberikan apabila kepengurusan BEM HMJ Adpend melakukan kesalahan dalam kebijakan yang telah ditetapan. 2. Surat panggilan akan diberikan jika 2 kali surat teguran diabaikan. 3. MUMASLUB akan diberlakukan jika 3 kali surat panggilan diabaikan.