FORMACION AUDITORES ARTE 2

FORMACIÓN DE AUDITOR INTERNO DE CALIDAD ISO 9001:2008 I&F/TRG/Q-04 - Rev 09 / Ene-09

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CONTENIDO ! ! ! ! ! !


GENERALIDADES ISO 9000:2005 GENERALIDADES NORMA ISO 9001:2008 INTRODUCCIÓN A LAS AUDITORÍAS GESTIÓN DE UN PROGRAMA DE AUDITORÍAS ACTIVIDADES DE DE AUDITORÍA AUDITORÍA COMPETENCIA Y EVALUACION DE AUDITORES

Los participantes exitosos deben ser capaces de: "Entender los principios y prácticas de auditoría "Gestionar un programa de auditoría "Planificar y preparar la auditoría interna "Conseguir y analizar evidencia objetiva "Ejecutar la auditoría y reportar sus resultados


I&F /TRG/QP-01 – Rev 01 - Ene13

3

CAPÍTULO I GENERALIDADES ISO 9000: 2005


ISO 9001:2008

Calidad Grado en que un conjunto de características Inherentes cumplen con unos requisitos ISO 9000:2005 © - Copyright Bureau Veritas


5

ISO 9001:2008

Actividades coordinadas coordinadas para dirigir y controlar una organización en lo relativo a la calidad . calidad .

Gestión de la Calidad

Mejora de la Calidad


Parte de la gestión de la calidad orientada a aumentar la capacidad de cumplir con los requisitos de la calidad .. calidad


6

ISO 9001:2008

PRINCIPIOS DE LA GESTIÓN DE CALIDAD 1. Organización enfocada al cliente. 2. Liderazgo. 3. Participación del personal. 4. Enfoque a procesos. 5. Enfoque del sistema. 6. Mejoramiento continuo. 7. Enfoque para la toma de decisiones basado en hechos. 8. Relación mutuamente beneficiosa con el proveedor.



7

1. Enfoque Al Cliente

Determinar las expectativas & necesidades del cliente

Requisitos

Las organizaciones dependen de los clientes.


Satisfacción del cliente


8

2. Liderazgo

Los líderes establecen una unidad de propósito, una dirección y un ambiente interno en el que la gente esté enteramente involucrada.



9

3. Participación del Personal

! Las

personas son la esencia

de una organización. ! Su

completa participación les

permite usar sus habilidades en

beneficio

de

la

organización.



10

4. Enfoque a Procesos

Un resultado deseado se logra eficientemente cuando los recursos y las actividades se manejan como un proceso.



11

5. Enfoque de Sistemas

Identificando, entendiendo y

J

B

manejando un sistema

A

de procesos interrelacionados para un objetivo específico contribuye a la eficacia y

F

C

eficiencia.



12

6. Mejoramiento Continuo

El mejoramiento continuo es un objetivo permanente de la organización



13

7. Enfoque para la toma de decisiones Basado en Hechos

Las decisiones efectivas se basan en un análisis lógico e intuitivo de los datos y la información.



14

8. Relación mutuamente beneficiosa con el proveedor

Una relación de beneficio mutuo entre las organizaciones y sus proveedores aumentan la capacidad de ambas organizaciones para crear valor.



15

Taller 1 Relación Principios vs. Numerales



16

CAPÍTULO II NORMA ISO 9001 : 2008


ISO 9001:2008 CONTENIDO 0

INTROD INT RODUCC UCCIÒN IÒN

1

OBJETO Y CAMPO DE APLICACIÓN

2

REF RE FER ERE ENC NCIA IA

3

TÉRMINOS Y DEFINICIONES

4

SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD

5

RESPONSABILIDAD DE LA DIRECCIÓN

6

GESTIÓN DE LOS RECURSOS

7

REALIZACIÓN DEL PRODUCTO

8

MEDICIÓN, ANÁLISIS Y MEJORA


NORM NO RMAT ATIIVAS


18

ISO 9001:2008 Mejoramiento Continuo del Sistema de Gestión de Calidad

C L I E N T E

R E Q U E R I M I E T O S

S A T I S F A C C I O N

5.- Responsabilidad de la Dirección

6.- Gestión de Recursos

Entrada


8.- Medición, análisis y mejora

7.- Realización del Producto


C L I E N T E

Producto Salida

19

ISO 9001:2008

INTRODUCCIÓN Procesos:

Entradas


Controles (p.e.procedimientos)

Proceso Actividades + Recursos


Salidas

20

ISO 9001:2008 ENFOQUE BASADO EN PROCESOS Entender las interacciones entre los procesos

Proceso A

Proceso C Proceso B



Proceso D

21

ISO 9001:2008 OBJETO Y CAMPO DE APLICACIÓN #CAPACIDAD para cumplir

sistemáticamente los requisitos del cliente, y los reglamentarios aplicables.

AUMENTAR AR LA SA SATISF TISFACCION ACCION # AUMENT DEL CLIENTE

" "


REQUISITOS GE GENÉRICOS EXCLUSIONES I&F /TRG/QP-01 – Rev 01 - Ene13

22

ISO 9001:2008 REFERENCIAS REFERENCIA S NORMA NORMATIV TIVAS AS

ISO 9000:2005, SISTEMAS DE GESTIÓN DE LA CALIDAD FUNDAMENTOS Y VOCABULARIO



23

ISO 9001:2008 TÉRMINOS Y DEFINICIONES

Organización Proveedor

Cliente

Producto/Servicio © - Copyright Bureau Veritas


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ISO 9001:2008 4. SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD 4.1 Requisitos Generales

4.2 Requisitos de la Documentació Documentaci ón

4.2.1 Generalidades 4.2.2 Manual de la Calidad 4.2.3 Control de Documentos 4.2.4 Control de los Registros © - Copyright Bureau Veritas


25

Taller 2 Identificar los Procedimientos Procedimien tos y Registros Obligatorios



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ISO 9001:2008 5. RESPONSABILIDAD DE LA DIRECCIÓN

5.1 Compromiso de la Dirección

5.2 Enfoque Al cliente

5.3 Política De la Calidad

5.4 Planificación

5.4.1 Objetivos de la calidad 5.4.2 Planificación del SGC

5.5 Responsabilidad autoridad y comunicación

5.5.1 Responsabilidad y autoridad 5.5.2 Representante de la Dirección 5.5.3 Comunicación interna

5.6 Revisión por la Dirección

5.6.1 Generalidades

5.6.2 Información para la revisión

5.6.3 Resultado de la revisión © - Copyright Bureau Veritas


27

ISO 9001:2008 6. GESTIÓN DE RECURSOS 6.1 Provisión de Recursos

6.2 Recursos humanos

6.3 Infraestructura

6.4 Ambiente de Trabajo

6.2.1 Generalidades 6.2.2 Competencia, toma de conciencia y formación,



28

Taller 3 Conocimientos de los Requisitos 4.1 al 6.4



29

ISO 9001:2008 7. “REALIZACIÓN DEL PRODUCTO” 7.2 Procesos relacionados con el Cliente

7.1 Planificación de realización del Producto

7.3 Diseño y Desarrollo

7.4 Compras

7.5 Producción y prestación del servicio

7.6 Control de equipos de seguimiento y medición

Planificación Control

Determinación de los requisitos del producto

Entradas

Proceso de Compras

Resultados Revisión de los requisitos del producto Comunicación con los Clientes

Revisión

Verificación Validación

Información de las Compras Verificación De los productos comprados

Validación de procesos Identificación y trazabilidad Propiedad del Cliente Preservación del Producto

Control de © - Copyright Bureau Veritas

cambios


30

ISO 9001:2008 8. “MEDICIÓN, ANÁLISIS Y MEJORA” 8.1 Generalidades

8.3 Control del producto No Conforme

8.2 Seguimiento y Medición

8.2.1 Satisfacción del Cliente 8.2.2 Auditorías internas 8.2.3 S y M de los procesos

8.4 Análisis de Datos

8.5 Mejora

8.5.1 Mejora Continua

8.5.2 Acción correctiva 8.5.3 Acción preventiva

8.2.4 S y M del producto



31

Taller 4 Conocimientos de los Requisitos 7.1 a 8.5



32

I. INTRODUCCIÓN A LAS AUDITORÍAS


!"#$%&! ( !)!* +!, -.$/!*$ +! 0&+12$.10

REALIDAD (QUE SE HACE)

EFICACIA

CONFORMIDAD

EVIDENCIAS OBJETIVOS (QUE SE QUIERE)

CRITERIOS (SE DEBE HACER) ADECUACION

HALLAZGOS

+

FORTALEZAS

-

ASPECTOS A MEJORAR NO CONFORMIDADES CONFORMIDADES



34

Introducción A Las Auditorías ISO 19011:2011 19011:2011 DIRECTRIC DIRECTRICES ES PARA PARA AUDIT AUDITAR AR SISTEMAS DE GESTIÓN. La norma ISO 19011, ha sido preparada conjuntamente por : $

$


El Comité Técnico ISO /TC 176, Gestión y aseguramiento de la calidad, Subcomité 3, tecnologías de apoyo, El Comité Técnico ISO /TC 207, Gestión ambiental, y El Subcomité 2, auditoría ambiental e investigaciones ambientales relacionadas.


35

Introducción A Las Auditorías !

! !

! !

En ISO 19011:2011 el alcance se amplió de auditorias de sistemas de gestión de calidad calidad y ambiental a auditorias auditorias de sistemas de de gestión en general. Se introdujeron métodos remotos de auditorias y el concepto del riesgo. Se agregó la confidencialidad como nuevo principio y se estableció la integridad en vez de la conducta ética en general Se reorganizaron las claúsulas 5, 6 y 7 El nuevo Anexo B contiene información información adicional que estaba en en los recuadros de ayuda, los cuales se eliminaron. elimi naron.

!

Se pretende poner mas información en el website publico de ISO,

!

Se agregaron nuevas definiciones y se reescribieron otras.



36

ISO 19011.2002 vs. ISO 19011.2011 Análisis del concepto concepto de Riego, en el enfoque de auditoría auditoría .

!

No cumplimiento del objetivo de la Auditoría

Riesgo Potencial de que la auditoría interfiera con las actividades y procesos de los auditados



37

Introducción A Las Auditorías ISO 19011 19011 DIRECTRICES DIRECTRIC ES PARA PARA AUDITORÍA DE SISTEMAS DE GESTIÓN . 1. Objeto y campo de aplicación 2. Referencias normativas 3. Términos y definiciones 4. Principios de auditoría 5. Gestión de un programa de auditoría 6. Actividades de la Auditoría Auditoría 7. Competencia y evaluación de los auditores © - Copyright Bureau Veritas


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Introducción A Las Auditorías

AUDITORÍA


Proceso sistemático, independiente y documentado para obtener evidencias y evaluarlas de manera objetiva con el fin de determinar el alcance en el que se cumplen los criterios de auditoría.


39


Criterios de Auditoría: Conjunto de políticas, procedimientos o requisitos utilizados como referencia



40


CLIENTE

AUDITADO

AUDITOR AUDITOR:

PERSONA CON LA COMPETENCIA PARA LLEVAR A CABO UNA AUDITORÍA

CLIENTE DE LA AUDITORÍA:

ORGANIZACIÓN O PERSONA QUE SOLICITA LA AUDITORÍA Ej. GERENCIA GENERAL/RESPONSABLE

AUDITADO:

ORGANIZACIÓN O ÁREA QUE ES AUDITADA


DE UN ÁREA/DIRECTOR DE CALIDAD


41

Introducción A Las Auditorías Registros, declaraciones de hechos o cualquier otra información que son pertinentes para los Criterios de auditoría y que son verificables

Evidencia de la Auditoria

Resultados de la evaluación de la evidencia de la auditoría recogida frente a los criterios de la auditoría © - Copyright Bureau Veritas


Hallazgos de la auditoría

42

TALLER 5 CONCEPTOS BASICOS DE AUDITORIA



43

Introducción A Las Auditorías PRINCIPIOS DE LA AUDITORÍA REFERENTES A LOS AUDITORES: !

!

Integridad: Conducta ética, confianza, integridad, confidencialidad y discreción.

REFERENTES A LA AUDITORÍA: !

Presentación ecuánime: obligación de reportar con veracidad y exactitud. !

!

Debido Cuidado profesional: la aplicación de diligencia y juicio al auditar .

Independencia: la base para la imparcialidad de la auditoría y la objetividad de las conclusiones de la auditoría. Enfoque basado en la Evidencia : método racional para conclusiones de la auditoría fiables y reproducibles.

UN FACTOR IMPORTANTE ES TENER LA COMPETENCIA NECESARIA. © - Copyright Bureau Veritas


44


CLASIFICACIÓN DE LAS AUDITORÍAS %

Primera Parte - por una organización en sí misma para sus propios propósitos.

%

Segunda parte - por una organización interesada en otra organización, por ejemplo un cliente en un proveedor .

%

Tercera parte - por una organización independiente, típicamente para la certificación.



45


Auditor Primera Parte

Organización

Auditado Organización

(auditoría Interna)

Segunda Parte

Organización

Otra Organización

(Auditoria Externa)

Tercera Parte

Organismo

(Auditoria Externa)

Independiente



Organización

46

Introducción A Las Auditorías OBJETIVO DE LA AUDITORÍA INTERNA

&

& & &

Evaluar el grado de adecuación entre Los objetivos que se pretenden, Las disposiciones adoptadas Los resultados obtenidos Determinar la conformidad del sistema de gestión de calidad Con las disposiciones planificadas. Proveer oportunidades de mejoramiento.



47

Alcance Extensión y Límites de la l a Auditoría Interna (ISO 19011) !

Procesos

!

Departamentos, Departamen tos, áreas

!

Actividades

!

Instalaciones físicas

!

Elementos de las normas

!

Total



48

PLAN DE AUDITORIA: Descripción de las actividades y de los detalles acordados para la ejecución de una auditoría. (ISO 19011)



49

Evidencia de Auditoria (ISO 19011) Registros, declaraciones de hechos o cualquier otra información que son pertinentes para los criterios de auditoría y que son verificables verificables.. (ISO 19011)

Puede ser cualitativa o cuantitativa.



50

Hallazgo de Auditoria ISO

Resultados de la evaluación de la evidencia de la auditoría recogida frente a los criterios de la auditoría



51

No Conformidad “Incumplimiento de un requisito especificado” Requisito: necesidad o expectativa establecida, Requisito: generalmente implícita u obligatoria.

Las No Conformidades señalan las áreas donde pueden hacerse mejoras al Sistema.



52

Observación !

!

Situación actual que a juicio del auditor, justifica una aclaración o investigación para mejorar el estado general y eficacia del SGI.

Pueden señalar la posibilidad de que ocurra una no conformidad, pero normalmente no requiere una respuesta por parte del auditado.



53

TALLER 6 Analizar los casos entregados, asociar asociar el requisito o cláusula relacionada de las Normas de referencia y determinar si es una Observación o una No Conformidad .



54

II. GESTIÓN DE UN PROGRAMA DE AUDITORÍAS


Capítulo 5. Gestión de un Programa de Auditoría 5.2 Establecer los objetivos del programa de Auditorías 5.3 Establecer el programa de Auditorías

5.4 Implementar el programa de Auditorías

Realizació n de Realización la Auditoría (Sección 6) Competencia y Evaluación de Auditores. (Sección 7)

5.5 Monitorear al programa de Auditorías 5.6 Revisar y mejorar el programa de Auditorías © - Copyright Bureau Veritas


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ETAPAS DEL PROCESO DE AUDITORIA PLANIFICACION

ELABORAR PLAN DE AUDITORIA DESIGNAR EQUIPO AUDITOR DEFINIR OBJETIVOS, ALCANCES Y CRITERIOS ELABORAR INFORME SEGUIMIENTO

DETERMINAR VIABILIDAD

REGISTRAR SOLUCIONES

REVISIÓN DE DOCUMENTOS

DISTRIBUIR INFORME

PREPARAR LISTAS DE VERIFICACION ASIGNAR TRABAJO DEL EQUIPO AUDITOR COMUNICACIÓN CON EL AUDITADO

ACCIONES

AUDITORIA DE CAMPO

FINALES

VERIFICAR ACCIONES CORRECTIVAS

REALIZAR REUNION DE APERTURA

PROGRAMAR DE AUDITORIA DE SEGUIMIENTO

RECOLECCION Y VERIFICACION DE INFORMACION

VERIFICAR EFICACIA DE ACCIONES

GENERAR HALLAZGOS PREPARAR CONCLUSIONES REUNION DE CIERRE INFORME

SEGUIMIENTO



57

Gestión De Un Programa De Auditoría

PROGRAMA DE AUDITORÍA

Conjunto de una o mas auditorías planificadas para un periodo de tiempo determinado y dirigidas hacia un propósito especifico Nota: un programa de auditoría incluye las actividades para planificar, planificar, organizar y llevar a cabo las auditorías.



58

Autoridad programa de de Auditoría Auditoría

PHVA Establecimiento del programa de auditoría -Objetivo/ extensión -Responsabilidades -Recursos -Procedimientos

A

Mejora del programa de auditoría

Implementación del programa -Elaboración del calendario -Evaluación de auditores -Selección del equipo auditor -Actividades de auditoría -Conservación de Registros Seguimiento y revisión del programa de auditoría -Identificación de la necesidad de acciones correctivas/preventivas y de oportunidades de mejoramiento



P Competencia y evaluación de los auditores

H

Actividades de auditoría

V

59


LOS OBJETIVOS DE UN PROGRAMA DE AUDITORÍAS PUEDEN BASARSE EN :


%

Prioridades de la dirección

%

Propósitos comerciales

%

Requisitos del Sistema de gestión

%

Requisitos legales, reglamentarios , contractuales

%

Necesidad de evaluar proveedores

%

Requisitos del cliente

%

Necesidades de otras partes interesadas


60


“La responsabilidad de la gestión de un programa de auditoría debería asignarse a una o más personas con conocimientos generales de los principios de la auditoría, de la competencia de los auditores y de la aplicación de técnicas de auditoría. Estas personas deberían tener habilidades para la gestión, así como conocimientos técnicos y del negocio pertinentes para las actividades que van a auditarse”



61

Gestión De Un Programa De Auditoría LOS PROCEDIMIENTOS PROCEDIMIENTOS DOCUMENT DOCUMENTADOS ADOS DEL PROGRAMA DE AUDITORÍA, DEBERIAN CONTENER LOS CRITERIOS PARA: !

La Programación Programación de las auditorías.

!

Selección de los equipos auditores y la asignación de funciones y responsabilidades.

!

Planeación.

!

Preparación.

!

Ejecución.

!

Informe de auditoría.

!

Seguimiento.

!

La conservación de los registros de auditoría.

!

La comunicación de los logros globales del programa la alta dirección.



62

Gestión De Un Programa De Auditoría IMPLEMENTACIÓN DEL PROGRAMA

SEGUIMIENTO Y REVISIÓN DEL PROGRAMA DE AUDITORÍA

!Comunicación del programa !Evaluación de auditores !Selección del equipo auditor !Provisión de recursos !Realización de auditorías !Revisión, aprobación y

distribución de informes !Conservación de registros


Debe realizarse a intervalos planificados para evaluar si se han cumplido los objetivos y para identificar oportunidades oportunidades de mejora. PERIODICIDAD DESEABLE DE LAS AUDITORÍAS: 6 MESES, SEGÚN LA NATURALEZA DE LAS ACTIVIDADES. ACTIVIDA DES.


63

III. ACTIVIDADES DE AUDITORÍA


Etapas De La Auditoría

Programación o t n e i m i u g e S

Planeación Preparación Ejecución Informe


1. Determinación de la factibilidad de la auditoría 2. Establecimiento del equipo de la auditoría 3. Contacto inicial con el responsable del proceso auditado 4. Cronograma del período 1. Definición de objetivos y criterio 2. Planificación de las actividades de las auditorías 3. Asignación de responsables del equipo auditor 4. Establecimiento de documentos de trabajo 1. Estudio de documentos 2. Elaboración de listas de verificación 1. Reunión de apertura 2. Recopilación y verificación de información 3. Hallazgos de la auditoría y reuniones de enlace 4. Comunicación con el cliente y el responsable del proceso auditado ( reuniones de retroalimentación) 5. Preparación de la reunión de cierre 6. Reunión de cierre


65

Etapas De La Auditoría - Programación

¿CÓMO PROGRAMAR AUDITORÍAS INTERNAS? Considere:

!

La importancia de la actividad

!

Estado de la actividad

!

Resultado de auditorías previas

!

Minimice la distracción

!

Disponibilidad Disponibilida d de trabajadore trabajadoress



66

Etapas De La Auditoría - Programación EJEMPLO PROGRAMA DE AUDITORÍAS FECHA (MM/DD/AA)


PROCESO A AUDITAR

RESPONSABLE DEL PROCESO

TIPO DE AUDITORIA

ALCANCE DE AUDITORIA


EQUIPO AUDITOR

67

Numeral 5.2 Establecer los Objetivos del Programa de Auditoría. !

Análisis de los Cambios / Numeral. - Ajuste al titulo del numeral. numeral. - Se realiza ampliación de las

consideraciones para establecer los objetivos a un programa de auditoría. Se destacan los siguientes: a. Nivel de madurez del sistema de gestión a ser auditado. b. Resultados de auditorías previas. c. Nivel de desempeño del auditado. d. Riesgos para el auditado.



68

Numeral 5.3 Establecer el Programa de Auditoría. !

Análisis de los Cambios / d. Actividades Actividades,, productos y procesos Numeral. del auditado. - Ajuste al titulo del numeral. numeral. - Se determinan competencias

e. Requisitos legales y de otra índole aplicables, relevantes a las al responsable de administrar actividades y productos del auditado. el programa de auditorías f. Clientes, proveedores y otras (numeral 5.3.2) partes interesadas del auditado, - Se destacan las siguientes cuando sea aplicable. competencias: a. Principios, procedimientos y métodos de auditoría. b. Normas b. Normas de sistemas de gestión y documentos de referencia. c. Actividades, c. Actividades, productos y procesos del auditado. © - Copyright Bureau Veritas


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Numeral 5.3 Establecer el Programa de Auditoría. !

Análisis de los Cambios / Numeral. - Se incluye en el numeral 5.3.4 la identificación y evaluación de los riesgos del programa de auditoría. Riesgo

• Comunicación ineficaz del programa • No logro de los objetivos del programa

Evaluación Riesgo Medio

Riesgo Alto

Medida de control Envío temprano y verificación de recibo. Fijar criterios de tiempo en el procedimiento. Determinar perfil de competencia y proporcionar acciones de formación / entrenamiento a los auditores. Revisión planes de auditoria y listas de chequeo por el auditor líder.

• Interferencia con las actividades productivas

Riesgo Medio

Coordinación previas con los responsables de los procesos operacionales

• Riesgo físico para los auditores

Riesgo Alto

Conocimiento previo de medidas de seguridad y uso de EPP, en el sitio de auditoría.



70

Numeral 5.4 Implementación del Programa de Auditoría !

Análisis de los Cambios / Numeral. - La norma establece lo que

debe hacer el responsable de la implementación del programa de auditoría.

- En el numeral 5.4.3 y el

Anexo B, se establecen guías sobre cómo determinar métodos de auditoría.

- Se incluyen en el numeral

5.4.2, directrices para la determinación de los objetivos, alcance y criterios de una auditoría.

- Se dan directrices generales

para la realización de auditorías combinadas.



71

Etapas De La Auditoría Planeación A Í R O T I D U A E D N A L P

'Objetivos y alcance de la auditoría 'Identificación de las personas que tengan responsabilidades

directas con respecto a los objetivos y alcance. 'Identificación de los documentos de referencia (tales como la norma aplicable del sistema de calidad y el procedimiento o instructivo del auditado). 'Identificación de los miembros del equipo de auditoría 'Designación del líder del equipo auditor 'Fecha y lugar donde va a ser realizada la auditoría 'Hora y duración esperados para cada actividad principal de la auditoría. 'Distribución del informe de la auditoría y la fecha esperada de publicación.



72

PLAN DE AUDITORÍA

P Entrevista

H V

Acciones correctivas correctivas

A Seguimiento de las acciones Nuevos objetivos. objetivos. © - Copyright Bureau Veritas


73

Etapas De La Auditoría - Planeación

EL PLAN DE LA AUDITORÍA DEBE SER: a. Aprobado por el cliente. cliente. b. Comunicado a los auditores y al auditado. c. Suficientemente flexible para permitir cualquier cambio que pueda surgir. d. Cualquier

revisión del plan debe ser acordado entre las

partes involucradas.



74

Ejemplo Plan de Auditoría



75

TALLER 7 Preparar el Plan de Auditoría Integrada según las cláusulas de las Normas ISO 9001, ISO 14001 asignadas. Registrar la información en el Formato entregado.



76

Preparación de la Auditoría

Revisión de la documentación preliminar de la organización tales como: $

Política Integral

$

Programas del SGI

$

Revisiones gerenciales

$

Auditorías previas previas (registros)

$

Manual del SGI

$

Legislación / Requisitos

$

$

Aspectos Ambientales Ambientales Caracterización Caracterizació n del Proceso



77

Revisión de la Documentación IDENTIFICAR: %

El propósito de cada proceso.

%

Las entradas y salidas de los procesos

%

Establecer el flujo o secuencia de actividades

%

Los recursos usados

%

Aspectos (Significativos) (Significativos)

%

Controles implementados (procedimientos, instrucciones, especificaciones, objetivos), etc.) objetivos), etc.)

%

Procedimientos de monitoreo.

%

Legislación, Normas aplicables



78

Lista de Verificación

!

Lista de Preguntas

!

Lista de Palabras Clave

!

De acuerdo a las áreas, Procesos



79

COMPAÑIA

Area/actividad: Almacenes

MUNDIAL S.A.

o 1 t 0 i s 0 m 9 i u e t O q I e S I R

1

5.5.6 (d)

Activ Ac tivida idades des a eva evalua luarr

o t n e i m i d e c o r P

P.05 P. 05

Informe No.: Come Co menta ntario rios s Notas

o p m e i T

Dispon Disp onib ibil ilidad i dad de dell en ensa sayo yo y estado de los siguientes procedimientos: P.10.1 Recepción e inspección P.13 Rechazo P.15.1 Manipuleo P.15.2 Almacenaje y preservación P.15.3 Inspección preentrega y despacho

15 min

•

Ejemplo LISTA DE VERIFICACIÓN

• • •

•


2

7.5.4

P.10.1

Recepción Autorización de recepción Autorización recepción vouchers GRV.

15 min

3

7.4.3

P.10.1

15 min

4

7.5.2

P.10.1 P15.3

Inspección deRecepción Verificar etiquetas de aprobación en los GRV’ 1. Verificar las etiquetas de aprobación en envases 2. Verificar etiquetas de aprobación en listas de empaque


10 min

80

La Lista de Verficación… ... es un recurso, ¡ no el maestro ! En caso de un evento inesperado, el Líder del Equipo decide si: * Se hace caso omiso, * Anota para investigar investigar después, después, * Hace seguimiento inmediatamente .



81

Etapas De La Auditoría - Preparación

LA LISTA DE VERIFICACIÓN

%

Es una herramienta para relacionar los resultados y ayudar a hacer una síntesis

%

Su con ten ido dep end e de la siituación a examinar s Ayuda a preparar la entrevista Permite estructurar la auditoría.

% %



82

Etapas De La Auditoría - Preparación PROPOSITO DE LA LISTA DE VERIFICACIÓN: VERIFICACIÓN : "

Ayudar a la memoria. memoria.

"

Asegurar que se cubren los aspectos y puntos de control.

"

Asegurar que la interacción entre procesos sea cubierta.

"

Asegurar profundidad profundidad y continuidad continuidad de la auditoría auditoría

"

Ayudar al manejo manejo del tiempo.

"

Organizar la toma de notas.

"

Es parte del reporte de auditoría.



83

Etapas De La Auditoría - Preparación #

Ejemplo de una lista de verificación: HOJA DE CHEQUEO - AUDITORÍA

Página ___ de ___ Auditoria No.: ____________ ____________ Fecha: ____/_____/____ Actividad/Proc Actividad/Procedimiento: edimiento: ___________________________________ _________________ _________________________ _______ ___________________________________ _________________ ____________________________________ ____________________________________ _____________________________________ _________________________________ ______________ ______ Auditor^Principal: Auditor^Princi pal: _ ______________________________ ______________________________ Auditor(es): ___________________________________ _________________ _______________________________ _____________

EVIDENCIA OBJETIVA ___________________________________ _________________ _______________________________ _____________

PREGUNTA


TIPO


COMENTARIOS

84

Etapas De La Auditoría - Preparación

MAL USO DE LAS LISTAS DE VERIFICACIÓN: VERIFICACIÓN :

%

Los cuestionarios pueden limitar la visión.

%

Los cuestionarios pueden obstruir la comunicación.

%

Un seguimiento estricto a la lista de verificación puede resultar en la omisión de importantes pistas de auditoría.



85

Resumen Etapa 1: Preparación Inicio Revisar documentos Programación Programa Preparación: Grupo Auditor

Plan de auditoría

Plan Auditoría (Agenda)

Notificar auditado Definir Objetivo Listas Verificación Listas de Verificación

Definir Alcance Fin © - Copyright Bureau Veritas


86

TALLER 8 Para el Proceso y requisitos asignados a auditar preparar la lista de verificación en el Formato entregado.



87

Capítulo 6. Realización / Actividades de Auditoría !

Análisis de los Cambios / Numeral. - Los cambios y/o modificaciones en el capítulo 6, siguen la

orientación de los cambios en el capítulo 5, re-organización del capítulo e inclusión de nuevas buenas prácticas de auditoría.

6.2 Inicio Actividades de Auditoría.

6.3 Preparación de Actividades de Auditoría

6.4 Realización de las Actividades de Auditoría

6.5 Preparación y Distribución del Reporte de Auditoría

6.6 Finalización de la Auditoría

6.7 Realización Realización de



Auditoría de Seguimiento

88

Comparativo Actividades Tipícas de Auditoría ISO 19011: 2011



ISO 19011:2002

89

Comparativo Actividades Tipícas de Auditoría ISO 19011: 2011


ISO 19011:2002


90

Etapas De La Auditoría - Ejecución

1. Reunión de apertura. 2. Recopilación y verificación de información. 3. Hallazgos de la auditoría y reuniones de enlace. 4. Comunicación con el cliente y el responsable del proceso auditado. 5. Preparación de la reunión de cierre. 6. Reunión de cierre.



91

Etapas De La Auditoría - Ejecución AGENDA DE LA REUNIÓN DE APERTURA "

Presentar el equipo

"

Clasificación de RNC

"

Razón, alcance y criterio

"

"

Revisión del plan de auditoría y métodos

Confirmar que el personal está avisado y disponible

"

Confirmar la logística

"

Explicar acerca del muestreo

"

Requisitos de seguridad

"

Confidencialidad

"

Preguntas

"

Método de reporte



92

Etapas De La Auditoría - Ejecución !

El auditor debe estar listo para: $

$

Seguir los procesos de un extremo hasta el otro, verificando la efectividad del control. No limitarse a determinar la conformidad de de las actividades. actividades. Evaluar también, si los los procesos procesos son capaces y producen producen los resultados deseados.

El auditor debe evaluar los procesos y el ciclo de gestión de mejora continua: !

$

¿Programas de mejora se cumplen? ¿recursos? ¿adecuados?

$

¿ Mediciones permiten evaluar si se alcanzan las mejoras?

$

¿Si no se alcanzan los objetivos se toman acciones correctivas ?

$

¿Mecanismos de mejora son sistemáticos ?



93

Etapas De La Auditoría - Ejecución ACERCA DEL PROCESO TENGA EN CUENTA: $

Identificar el propósito de cada proceso.

$

Identificar las entradas.

$

Identificar las salidas independien independientes. tes.

$

Establecer el flujo o secuencia de actividades.

$

Identificar los recursos usados.

$

Identificar qué controles están implementados (procedimientos, instrucciones, especificaciones, etc.).

$

Identificar los procedimientos planeados de monitoreo que son necesarios para mantener el control.



94


DESARROLLO DE LA AUDITORÍA

La técnica o metodología para ejecutar la auditoría consta de tres elementos: %LA ENTREVISTA %LA OBSERVACIÓN Y %LA REVISIÓN DE DOCUMENTOS



95


DESARROLLO DE LA AUDITORÍA

@ @

Utilizar la lista de chequeo como una guía. Identificar el circuito lógico del producto y seguirlo siempre que sea posible.

@ @

Estar atento a cada indicio de fluya en la auditoría.

@

Evaluar.

Registrar las observaciones y en caso de no conformidades validarlas con el auditado.



96

Desarrollo de la Auditoria !

Llegar al área (puntual)

!

Presentarse a través de un guía o solo

!

Mantener a la gente en calma

!

Explicar lo que se quiere

!

Investigar lo necesario

!

Satisfacer la muestra

!

Decir a la gente los resultados

!

No crear pánico, no buscar lo malo



97

Técnicas de Auditorias

1.Observación de Condiciones y Actividades 2.Revisión de Documentos 3.Entrevistas



98

1. Observación de Condiciones



99

Observación de las Instalaciones

!

Unidades de proceso

!

Fuentes de emisión

!

Puntos de descarga

!

Áreas de almacenamiento

!

Áreas de mantenimiento

!

Oficinas



100

Observación de Equipos !

¿Para qué sirve?

!

¿Puede tener un impacto en el ambiente, la persona o el producto?

!

¿Se calibró o ajustó?

!

¿Existe un registro?

!

¿Cuál es la lectura?

!

¿La lectura está dentro de los criterios operativos aceptables?



101

Observación de Actividades ! ! !

!

!

¿Se cumplen los procedimientos? ¿Se siguen los instructivos de trabajo? ¿Las actividades se realizan con criterios de preservación ambiental? ¿se controlan los procesos, los aspectos ambientales en la ejecución de las actividades? ¿son efectivos los controles?



102


RECOLECCIÓN Y VERIFICACIÓN DE INFORMACIÓN

CONSISTE EN OBTENER PRUEBAS TANGIBLES (OBJETIVAS) DE CÓMO EL SISTEMA DE CALIDAD FUNCIONA CORRECTA Y EFECTIVAMENTE. EVIDENCIAS OBJETIVAS


UN PROCEDIMIENTO UN REGISTRO APROBACIONES (Vo.Bo.). (Vo.Bo.). UNA PRÁCTICA DEMOSTRADA.


103

Etapas De La Auditoría - Ejecución RECOLECCIÓN DE EVIDENCIAS Fuentes de información Recolección y selección ( a través de revisión de documentos, entrevistas, observación otros)

Información

Verificación Evidencia de Auditoría Comparación con los criterios de Auditoria Hallazgo de la Auditoría Revisión Conclusiones de la Auditoría © - Copyright Bureau Veritas


104

Etapas De La Auditoría - Ejecución RECOLECCIÓN DE EVIDENCIAS, DOS CAMINOS PARA OBTENERLAS: (

AUDITORÍA POR ACTIVIDAD Investigación a través de una de las actividades del sistema.

(

AUDITORÍA POR TRAZABILIDAD Investigación a través de un caso formal, un documento, un producto, etc. siguiendo su historia.



105

Etapas De La Auditoría - Ejecución RECOLECCIÓN DE EVIDENCIAS ¿Qué debemos examinar sobre la documentación?


EL FONDO Cubrimiento del tema % % Quién, qué, cuándo, cómo. . . ? Exactitud de las referencias a % otros documentos Secuencia adecuada % Coherencia % % Actualizado LA FORMA % Conformidad con la norma fundamental de la empresa Identificación % LA APLICACIÓN Adecuada difusión % Efectiva implementación %


106

Etapas De La Auditoría - Ejecución Buscar evidencias objetivas


RECOLECCIÓN DE EVIDENCIAS

Actividades

Verificaciones

Tratamiento de los no conformes

Separación, Registros, Autoridad, Trazabilidad

Calibración

Programa de Calibración Hojas de vida Registro de Comprobaciones

Revisión por la Gerencia

Actas, acciones emprendidas

Compras

Revisión de Requisiciones


107

Etapas De La Auditoría - Ejecución COMUNICACIÓN DURANTE LA AUDITORÍA

El equipo auditor debe reunirse periódicamente para: •

Intercambiar información.

•

Evaluar el progreso de la auditoría.

•

Reasignar trabajo entre los auditores.

El líder del equipo debe comunicar periódicamente: Estado de la auditoría.

•

Inquietudes del auditado o cliente.

•

Evidencia que sugiera un riesgo inmediato

•

o significativo. © - Copyright Bureau Veritas


108


Las relaciones entre los auditores y los auditados son críticas para el éxito de la auditoría.



109


LA ENTREVISTA DATOS DE ENTRADA OBJETIVOS

Información


PROCESO ETAPAS Preguntar Escuchar Reformular Tomar Notas Agradecer I&F /TRG/QP-01 – Rev 01 - Ene13

DATOS DE SALIDA CONCLUSIONES Resultados Efectividad Eficacia - objetivos Requisitos Riesgos y consecuencias

110


LA ENTREVISTA LOS % DE LA COMUNICACIÓN Gestos, actitudes, mirada: 75% Expresión oral : 25%



111

Etapas De La Auditoría - Ejecución La entrevista se debe realizar: % Con personas de diferentes niveles y funciones. % Durante las horas de trabajo normales y en el sitio

de trabajo normal del entrevistado. % Procurar que la persona se sienta cómoda. % Explicar la razón de la entrevista y las notas que

se tomen. % Se pueden iniciar solicitando que se describa el

trabajo. % Los resultados se deben resumir y revisar con la

persona. pe rsona por su participación part icipación y % Agradecer a la persona cooperación. © - Copyright Bureau Veritas


112

Etapas De La Auditoría - Ejecución FACTORES QUE INFLUYEN EL DESARROLLO DE UNA ENTREVISTA

% La relación del entrevistador con el entrevistado, el

momento y el marco de la entrevista. % El lugar de la entrevista. % El tipo de documentación de la entrevista. % La forma de preguntar (como se plantean las

preguntas).



113

Etapas De La Auditoría - Ejecución TÉCNICAS PARA HACER PREGUNTAS

LA ENTREVISTA Las preguntas deben:


"

Buscar información relevante

"

No sugerir las respuestas

"

No contener frases emotivas o deducciones


? ?

114

Etapas De La Auditoría - Ejecución TIPOS DE PREGUNTAS

SE DEBEN EVITAR

APROPIADAS 1. Abiertas 1. Abiertas

1. Capciosas

2. Sondeo

2. Agresivas 2. Agresivas

3. Cerradas

3. Múltiples



115

Etapas De La Auditoría - Ejecución TÉCNICAS PARA HACER PREGUNT PRE GUNTAS AS

LA ENTREVISTA

%

Haga preguntas en forma natural

%

Introduzca las preguntas en la conversación general

%

No haga preguntas cruzadas

%

Evite caer en la preguntas-respuestas


práctica


116

Etapas De La Auditoría - Ejecución LOS SIETE AMIGOS DEL AUDITOR: ¿Qué? ¿Quién? ¿Dónde? ¿Por qué? ¿Cuándo? ¿Cómo? Muéstreme! ¿Qué hace usted?

¿Dónde lo almacena?

¿Po Porr qué se fi firrma ma? ?

¿Qu ¿Q uié ién n lo au auto torriz iza? a?

¿Cuándo lo envía ¿Comó lo recibe?



117


PREGUNTAS ABIERTAS Apropiadas…

Diseñadas para estimular el pensamiento y que el auditado se exprese, la intención debe ser clara y no ambigua.

%

Son eficaces cuando el auditado se siente cómodo y habla sobre el como realiza las tareas.

%

%

Extraen información sin crear barreras por el auditado.

Permiten reducir el número de preguntas y profundizar sobre el tema especifico. %



118


PREGUNTAS DE SONDEO O ACLARACIÓN % Aclaran temas expresados por el %

auditado.

Confirman la comprensión del significado de palabras y afirmaciones.

% Ayudan a evitar malos entendidos. entendidos. % Brindan información con %

profundidad.

Ejemplo: Qué quiere decir? Déme, por favor un ejemplo?



119


PREGUNTAS CERRADAS %Verifican la compresión de

lo que el auditado afirma.

%

Manejan información especifica.

%

Se obtienen respuestas breves.

% Son %

útiles para resumir.

No se utilizan para comenzar la entrevista.



120

Etapas De La Auditoría - Ejecución PREGUNTAS QUE SE DEBEN EVITAR )

CAPCIOSAS: Sugieren al auditado la respuesta.

Ejemplo: Este no es un residuo peligroso? AGRESIVAS: ) AGRESIVAS:

Colocan Colocan al auditado fuera de lugar lugar, utilizan palabras emotivas y pueden obligar al auditado a retirarse, mienta o no coopere mas. Ejemplo: Parece que usted tiene problemas en manejar este proceso? )

MULTIPLES: Confunden o desvían al auditado.

Ejemplo: Desde cuando realiza esta tarea? Esta incluida en el procedimiento? Lo ha verificado?



121

Etapas De La Auditoría - Ejecución ¿Cómo se ….realiza? ¿Con qué procedimientos y cuáles son los métodos utilizados para la comunicación interna?

Las preguntas de auditoría deben comprobar:

Las actividades de producción y su resultados satisfacen las disposiciones preestablecidas. preestablecidas.

Si las disposiciones son apropiadas para alcanzar los objetivos. ¿Cómo se planificaron planificaron y y cómo se llevan a cabo las capacitaciones necesarias? ¿Cómo se asegura asegura la la capacitación necesaria de los empleados?



122


MALOS HÁBITOS A EVITAR DURANTE SUS ENTREVISTAS:


&

Fingir atención

&

Ocuparse previamente

&

Sobre reacción

&

Interrumpir al que habla

&

Escuchar sólo lo que queremos oír

&

Usar el tiempo de escuchar, para pensar en otras cosas


123

Etapas De La Auditoría - Ejecución PREGUNTAS BÁSICAS EN RELACIÓN CON LOS PROCESOS UTILIZAN UTILIZANDO DO EL PHV PHVA A •¿Cuál es el objetivo de este proceso?

¿Quienes lo integran? ¿Cuáles son los requerimientos que se han identificado de las partes interesadas ( Cliente, organización, entorno ). ¿Cuáles son los recursos necesarios para el proceso? Verificar si lo visto corresponde a lo planificado. •

P

•

•

H © - Copyright Bureau Veritas

Mirar registros, resultados, métodos ( trazabilidad)


124

Etapas De La Auditoría - Ejecución PREGUNTAS BÁSICAS EN RELACIÓN CON LOS PROCESOS: ¿Cuáles son los métodos que se aplican para monitorear monitorear este proceso? Pedir Evidencia del monitoreo ¿Cuáles son los indicadores que se tienen de la medición del proceso? Pedir Evidencia de indicadores ¿Cuál fue la última auditoría que le realizaron? •

•

V

•

• •

¿Cómo se analizan los datos generados del proceso? proceso? ¿Hay datos de monitoreo o medición por fuera de los límites límites ? Que se hace en estos casos? ¿Cuáles acciones y preventivas se han identificado? ¿Tienen registros de acciones correctivas, cual es su tendencia? Evidenciar el seguimiento de cumplimiento cumplimiento de la eficacia de las acciones correctivas • •

A

• •

•



125

Etapas De La Auditoría - Ejecución ENFOQUE EXITOSO PARA LA AUDITORÍA : !

Establecer un clima adecuado

!

Observar el lenguaje corporal

!

Tranquilizar al auditado

!

Ser amigable y diplomático

Usar una técnica adecuada para hacer preguntas

!

Explicar la toma de notas

!

!

Mantener informado al auditado acerca de sus observaciones

!

Eliminar miedos

!

Elimine obstáculos



126

Etapas De La Auditoría - Ejecución CUALES DOCUMENTOS REVISAR? "

Manual de calidad

"

Listado de distribución

"

Procesos

"

Listado de documentos

"

Procedimientos

"

Contratos

"

Instrucciones

"

Pedidos

de trabajo "

Registros

"

Normas

"

Certificados



127


Manténgase observando la evidencia física:

!


$

Productos

$

Equipo

$

Instrumentos

$

Condiciones

$

Operaciones


128


MANEJO DEL TIEMPO "

El tiempo es siempre corto.

"

Planee bien.

"

No permita que su auditoría se extienda demasiado.

"

No se enfoque en trivialidades.

"

Decida el tamaño de la muestra y apéguese a ella.



129


REPORTES DE NO CONFORMIDAD No conformidad conformidad:: “No cumplimiento de un requisito” ISO 9000:2005



130


LA FORMA ADECUADA DE ESTABLECER UNA NO CONFORMIDAD

•

ES UNA OBSERVACIÓN EXACTA DE LOS HECHOS

•

DIRIGE AL QUÉ, CUÁNDO DÓNDE

•

ES RECUPERABLE (TRAZABLE)

•

AYUDA A LOGRAR LA IMPLEMENTACIÓN DE LA ACCIÓN CORRECTIVA



131

Reportes de No Conformidad

NO CONFORM CONFORMIDAD IDAD MA MAYOR YOR : "

"

"

"

Un requisito de la norma o criterio de auditoría no se ha tomado en cuenta, no se ha implementado. Alguna desviación o incumplimiento pone en riesgo el desempeño de todo el sistema de gestión de calidad. Existe producto no conforme y es enviado al cliente deliberadamente en ese estado. Falla sistemática en cumplir un requisito.



132

Reportes de No Conformidad NO CONFORM CONFORMIDAD IDAD MA MAYOR YOR : UNA FALTA DE IMPACTO QUE ATENTA CONTRA UN REQUISITO DE LA NORMA, REQUISITO LEGAL, REQUISITO DEL CLIENTE. TOMA TIEMPO RESOLVERLA .

Ejemplo: •Contradicción entre política y acciones implementadas. • No se ha implementado un criterio de auditoría. •Hay procedimiento pero se realiza lo contrario.



133

Reportes de No Conformidad NO CONFORMIDAD MENOR : Incumplimiento puntual o aislado de algún requisito de la norma o criterio de auditoría. Falla no sistemática.

DOCUMENTO OBSOLETO

Nota: Se Nota: Se puede levantar una no conformidad mayor por la acumulación de varias no conformidades menores del mismo requisito o criterio (Ver definición de n.m. Mayor)



PLANO 1998

PLANO 2010

134

•Diagnostico y recomendaciones •Elemento: 6. Gestión Operativa del Proyecto

elemento: 6.5.b. Control de las •Sub – elemento: condiciones del servicio. •ELEMENTO

•Estado:

•El contratista controla controla las condiciones del del servicio incluyendo incluyendo la disponibilidad de información de la descripción del servicio, instrucciones de trabajo, uso de equipos adecuados, disponibilidad de equipos de seguimiento y medición, las actividades de liberación y posteriores a las mismas durante la ejecución del proyecto? Situación encontrada:

•Hallazgo:

•Hallazgo: La matriz de Control del Plan de Inspección y Ensayos, no se encuentra revisada y aprobada por el cliente. •La Matriz del Plan de Inspección y ensayo mostrada durante la revision a el equipo de BV en campo, se encuentra incompleta ya que en la etapa de fabricación de bunkers no se incluyen el control de las actividades de: compactación de terreno, sello fundación, instalación de moldajes, control de armaduras, vaciado de hormigón, descimbre y curado y no se encontraba aprobada por el cliente. •El listado de equipos de inspección medición y ensayos (IME) presentado por el contratista se encuentra incompleto, en este no se incluye la placa calibradora utilizada en el control de las actividades del doblado de cañerías

•Plazo: •x Corto (1 meses) • Medio ( 1-2 meses) © - Copyright Bureau Veritas

• Largo (>2 meses) I&F /TRG/QP-01 – Rev 01 - Ene13

•Observación para mejorar •Cumplimiento

•135

135

135

Reportes de No Conformidad REDACCIÓN DE LAS NO CONFORMIDADES Es deseable que contengan tres elementos:

! LA EVIDENCIA

Lista de hallazgos, respaldados con evidencias objetivas o atestiguadas por el auditado.

! LA REFERENCIA

Al requisito de la norma y/o manual de calidad o procedimiento. Un requisito a la vez, el que más aplica.

! LA CONCLUSIÓN

Genérica, breve, precisa y aceptada por el auditado.



136

Reportes de No Conformidad !

Ser positivo en la presentación de la no conformidad.. conformidad

!

No ver la no conformidad en una forma negativa.

El descubrimiento de no conformidades presenta una oportunidad de mejora a través de las acciones correctivas. !



137

Reportes de No Conformidad * * * *

Claro Conciso y exacto Completo Que describa el problema

Reportar el hallazgo explicando el requisito que se incumple y soportado en la evidencia objetiva.

Esto ayuda a la investigación y sirve al auditor como una autoverificación, autoverifica ción, para evitar “inventar los requisitos”



138

Reportes de No Conformidad y Acciones Correctivas Corrective Action Request

Company: Auditor: Standard & Clause

Date:

NCR Number:

Auditee: Auditee: Major:

Minor

Auditors Report: Report: (Nonconformance)

Ejemplo de Formato

Signed: Date: Cause & Proposed Corrective Action:

Proposed Completion Date: Date: Corrective Action Review:

Signature

Signed: Date:



139

Reportes de No Conformidad IRCA QUALITY AUDITS

Incident Number …............... NONCONFORMI NONCONFORMITY TY REPORT REPORT

Company under Audit: XYZ plc Area under review: ………………………………………. Category

MAJOR*

MINOR*

Note Number ................. ......... ISO 9001 Clause Number …………………………………… * delete one

Deficiency

Formato utilizado para los ejercicios

Auditor If you do not think that there is sufficient evidence of non-conformity, state the reasons for your decision and state also what further actions the auditor should take.



140

Reportes de No Conformidad AL REDACTAR EL REPORTE DE NO CONFORMIDAD: "

Sea prec avid o, no sea demas iado concluyente!

"

No juzgue con base en las apariencias

"

Esté seguro de tener la evidencia completa!

"

Esté seguro de que su evidencia es objetiva!

"

En caso de duda , investigue! i nvestigue!

"

Identifique las pistas para investigaciones adicionales



141

TALLER MANEJO DE CASOS PARA DEFINIR SI EXISTEN NOCONFORMIDADES: Cada grupo de trabajo deberá analizar la situación presentada en los incidentes y definir si levanta una no conformidad. En caso de no hacerlo por considerar que no hay suficiente evidencia, indicará sus razones y la investigación adicional a realizar para definir la situación



142

Etapas De La Auditoría - Ejecución PREPARACIÓN DE LA REUNIÓN DE CIERRE Al Hacer el balance de las observaciones incluir: •UN RESUMEN RESU MEN DE D E LA AUDITORÍA -actividad auditada -aspectos favorables -aspectos no conformes •CONCLUSIONES SOBRE: - aspectos favorables - aspectos no conformes las solicitudes de acción correctiva © - Copyright Bureau Veritas


143

Etapas De La Auditoría - Ejecución AGENDA DE LA REUNIÓN DE CIERRE Agradecer al auditado auditado y nueva nueva presentación del equipo

" "

Reiterar la razón, alcance y criterio cri terio

"

Reportar las observaciones positivas y negativas "

Declaración Confidencialidad

"

Resumen General

"

Preguntas y respuestas

Acciones correctivas y plazos

" "


Seguimiento


144

Etapas De La Auditoría - Informe

•Traduce fielmente las conclusiones de la reunión de clausura. •Contiene el alcance y el objetivo de la Auditoría •Fecha de Auditoría •Equipo Auditor •Los documentos de referencia consultados •No Conformidades u Observaciones detectadas •Puntos fuertes de la actividad auditada



145

Etapas De La Auditoría - Informe

CONCLUSION GENERAL

+

Resumen de los puntos fuertes y débiles del sistema auditado.

+

Formula una opinión sobre las acciones prioritarias que hay que iniciar iniciar,,

+

Es la única parte subjetiva del informe



146

Etapas De La Auditoría - Informe APROBACIÓN Y DISTRIBUCIÓN El informe debe: 1. Emitirse dentro del período de tiempo convenido. Si no es posible, las razones del retraso deben ser informadas al cliente y debe acordarse una fecha revisada de emisión. 2. Ser fechado fechado y firmado por el líder del equipo equipo auditor, auditor, revisado y aprobado como está definido en los procedimientos documentados. 3. Distribuirse a los destinatarios destinatarios designados designados por el cliente de la auditoría. EL INFORME ES PROPIEDAD DEL CLIENTE Y SU CONFIDENCIALIDAD DEBE SER RESPETADA Y SALVAGUARDADA APROPIADAMENTE POR LOS INTEGRANTES DEL EQUIPO DE AUDITORÍA Y TODOS TODOS LOS DESTINAT DESTINA TARIOS DEL INFORME. INF ORME. © - Copyright Bureau Veritas


147

Etapas De La Auditoría

SEGUIMIENTO Auditado

Auditor

Identifique,anote & comunique

Acuerdo

Prepare RNC

Reconoce e investiga

Acuerdo tiempo

Propone la Acción Correctiva

Revisa eficacia

Implementa, verifica & notifica



148

Acciones de Seguimiento !

Verificar las respuestas a las solicitudes de acciones correctivas

! Elaborar

plan de auditoria de seguimiento

! Verificar

acciones

la eficacia de las

! Proponer

informe de seguimiento



149

Acciones de Seguimiento $

En el tiempo acordado

$

Revisión de evidencia documental

$

Auditoria nuevamente en el sitio sitio

$

Solamente revisar las acciones correctivas

$

No se empieza todo nuevamente



150

Acciones de Seguimiento

EVIDENCIA DOCUMENTAL PARA EL SEGUIMIENTO


"

Registros

"

Certificados de entrenamiento

"

Procedimientos modificados

"

Fotografías

"

Videos


151

Terminología Term inología de la auditoria

La auditoría termina cuando se han concluido todas las actividades indicadas en el plan de auditoría, incluyendo la distribución y aceptación del informe de auditoría.



152

Espíritu de Equipo y Cooperación =

Auditoría Exitosa © - Copyright Bureau Veritas


153

IV. COMPETENCIA Y EVALUACION DE AUDITORES


COMPETENCIA Y EVALUACION DE AUDITORES

Para ser auditor la persona debería:

• Poseer atributos personales. • Demostrar la capacidad para aplicar el conocimiento y las habilidades necesarias para realizar auditorías. •El conocimiento apropiado y las habilidades para llegar a ser auditor se adquieren por medio de la educación, la experiencia laboral, la formación del auditor y la experiencia en auditoría.



155


CONCEPTO DE COMPETENCIA

Ambiental/S&SO

Calidad Conocimientos y habilidades especiales en calidad

Educación

Conocimientos Conocimientos y y habilidades habilidades genéricos ambientales especificas

Experiencia Formac Formación ión Experiencia en laboral

del auditor

auditorías

Atributoss personales Atributo © - Copyright Bureau Veritas


156


CONOCIMIENTOS Y HABILID HABILIDADES ADES GENÉRICOS Estar en capacidad de: % Aplicar principios, procedimientos y técnicas de auditoría auditoría..

efectivamente. nte. % Planificar y organizar el trabajo efectivame % Realizar la auditoría oportunamente. % Priorizar y enfocarse en aspectos importantes. importantes. % Recolectar información por medio de entrevistas, escuchando y

observando y revisando documentos y registros. % Verif Verificar icar la exactitud de la información recolectada. % Confirmar la suficiencia y conveniencia de la evidencia de la

auditoría, auditorí a, para corroborar hallazgos y conclusiones. © - Copyright Bureau Veritas


157

COMPETENCIA Y EVALUACION DE AUDITORES CONOCIMIENTOS Y HABILIDADES GENÉRICOS… Estar en capacidad de: % Evaluar factores que puedan afectar la confiabilidad de los hallazgos

y conclusiones de auditoría auditoría.. % Entender la conveniencia y la consecuencia de usar técnicas de

muestreo. documentos os de trabajo. % Registrar las actividades de auditoría en document % Preparar reportes de auditoría claros y concisos. % Mantener información confidencial. % Comunicar efectivamen efectivamente. te.



158

COMPETENCIA Y EVALUACION DE AUDITORES CONOCIMIENTOS Y HABILIDADES GENÉRICOS…

El conocimiento y las habilidades debe incluir: organizaciones. % Aplicar sistemas de gestión en diferentes organizaciones. % Interactuar entre los componentes del sistema de gestión. % Normas de sistema de gestión u otros criterios. % Diferencia entre los documentos de referencia y su prioridad. % Sistema de información y tecnología para el manejo de

documentos, datos, registros, etc.



159


CONOCIMIENTOS Y HABILID HABILIDADES ADES GENÉRICOS… Situaciones organizacionales, para entender el contexto operacional de la organización, debe incluir: % Tamaño, estructura, funciones y relaciones

organizacionales. % Procesos generales del negocio y terminología

relacionada. % Hábitos culturales y sociales del auditado.



160


CONOCIMIENTOS Y HABILID HABILIDADES ADES GENÉRICOS… Leyes y reglamentaciones aplicables y otros requisitos Leyes pertinentes a la disciplina, esto incluye: % Contratos y convenio convenios. s. % Mano de obra, seguridad en el lugar de

trabajo y condiciones laborales. productos y servicios. % Actividades, productos % Tratados y convenios internacionales. % Salud, Medio ambiente. © - Copyright Bureau Veritas


161

Responsabilidades Auditores

!

!

!

!

!

Seguir el plan y los procedimientos de Auditoria.

!

Permanecer dentro del alcance de la auditoría.

!

Planear y ejecutar las labores individuales efectivamente.

!

Recolectar y analizar evidencias con exactitud.

!

Mantener la confidencialidad.

!


Reportar las observaciones, no conformidades y fortalezas. Verificar las acciones correctivas. Cooperar con y apoyar al auditor líder. No retener y/o mantener documentación.

Actuar de manera manera ética.


162

Capítulo 7. Competencia y Evaluación de Auditores ISO 19011:2011

Conocimientos y Habilidades

Educación

Formación como Auditor

Experiencia Laboral y en Auditorías

Conductas Personales

Competencia © - Copyright Bureau Veritas


163

Numeral 7.2.1 Generalidades Al decidir el conocimiento conocimiento y habilidades, se debe tener en cuenta lo siguiente:

!

$

$

Tamaño, naturaleza y complejidad de la organización. Disciplinas de sistemas de gestión a ser auditada.

$

Objetivos y alcance de la auditoría.

$

La complejidad del sector a auditar.

$

La complejidad del sistema de gestión a ser auditado.



164

Numeral 7.2.2 Comportamiento Personal

S O T N E I M A T R O P M O C

!

Ético.

!

Diplomático.

!

Observador.

!

Perceptivo.

!

Versátil.

!

Tenaz.

!

Seguro de sí mismo.

Actúa con Fortaleza. Fortaleza.

!

Abierto a la Mejora.

! !

Sensible Culturalmente.

!

Colaborador.



165

Numeral 7.2.3 Conocimientos y Habilidades !

Conocimientos Genéricos y Habilidades de los Auditores de Sistemas de Gestión. $

$

!

Principios, procedimientos y métodos de auditoría. Documentos del sistema de gestión y de referencia.

$

Contexto Organizacional.

$

Requisitos legales y contractuales.

Conocimientos y Habilidades Específicas de la disciplina o sector de auditores de sistemas de gestión (ver Anexo A).



166

Numeral 7.2.3 Conocimientos y Habilidades

Conocimiento Genérico y Habilidades del Líder del Equipo Auditor.

!

$

$

$

$

$

$

Relaciones armoniosas entre los miembros del equipo de trabajo. Realizar uso efectivo de los recursos de auditoría. Organizar y dirigir los integrantes del equipo auditor. Prevenir y resolver conflictos. Proteger la salud y seguridad de los miembros del equipo auditor. Representar al equipo auditor.



167

Numeral 7.2.4 Logro de Competencias de Auditor !

Análisis de los Cambios / Numeral. - El numeral 7.2.5 de la actual versión, sustituye lo

determinado en la Tabla #1 del numeral 7.4.4 de la versión 2002.

ISO 19011.2002

ISO 19011.201 19011.20111

– Educación secundaria. – Cinco (5) años de experiencia laboral . – Veinte (20) días de experiencia en auditorías.


El conocimiento y habilidades se pueden adquirir usando una combinación de: – Educación forma. – Entrenamiento. – Formación específica como auditor. auditor. – Experiencia en auditoría supervisada. – Experiencia técnica, gerencial o profesional.


168

Numeral 7.2.5 Líderes de Equipo Auditor

!

Análisis de los Cambios / Numeral. - El auditor líder debe

adquirir experiencia en la dirección de procesos de auditoría.

- La experiencia adquirida

en auditoría debe ser supervisada / guiada por un auditor líder.



169

Numeral 7.3 Establecimiento de Criterios de Evaluación del Auditor

Criterios Cualitativos


Criterios Cuantitativos


Criterios de Evaluación

170

Numeral 7.4 Selección del Método Apropiado de Evaluación del Auditor Método de Evaluación Revisión de registros

Retroalimentación

Entrevista

Observación

Examen

Revisión después de la auditoría


Objetivos

Ejemplos

A n á l i s i s d e r e g i s t r o s d e e d u c a c i ó n , entrenamiento, empleo, credenciales Verificar los antecedentes del auditor profesionales y experiencia en auditoría Encuestas, cuestionarios, referencias Proporcionar información sobre cómo se personales, recomendaciones, quejas, percibe el desempeño del auditor evaluación del desempeño, evaluación entre pares Evaluar los atributos personales y las habilidades de comunicación, para verificar la información y examinar los Entrevistas personales conocimientos, y para obtener información adicional Evaluar los atributos personales y la aptitud para aplicar los conocimientos y habilidades Evaluar las cualidades personales, los conocimientos y habilidades, y su aplicación Proveer información sobre el desempeño del auditor durante las actividades de auditoría, identificar fortalezas y debilidades I&F /TRG/QP-01 – Rev 01 - Ene13

Actuación, testificación de auditorías, desempeño en el trabajo Exámenes orales y escritos, exámenes psicotécnicos Revisión del reporte de auditoría, entrevistas con el líder del equipo auditor, con el equipo auditor y, si es adecuado, retroalimentación del auditado. 171

Numeral 7.5 Realización de la Evaluación del Auditor !

Análisis de los Cambios / Numeral. - Los resultados de las evaluaciones deben compararse con

los criterio de evaluación y de acuerdo al análisis realizado tomar decisiones encaminadas a fortalecer la competencia de los auditores.

Criterios de Evaluación


Mét odos de Métodos Evaluación


•Evaluación del Auditor

172

Numeral 7.6 Mantenimiento y Mejora de la Competencia del Auditor !

Análisis de los Cambios / Numeral. - Es de vital importancia para los auditores y auditores líderes el mantenimiento de la competencia a través de realizaciones regulares de auditorías. - Otros mecanismos son: Entrenamientos, participación de seminarios, foros, actualizaciones normativas. - La norma establece que el responsable de la gestión del programa de auditoría, debe establecer mecanismos para la evaluación continua del desempeño.



173

Responsabilidades Auditor Líder

!

Obtener toda la información requerida para la planificación.

A y u d a r a l a s e l e c c i ó n d e l Ay equipo.

!

!

Preparar el plan de auditoría.

Asignar tareas tareas individuales.

!

Asegurar que los documentos de trabajo estén preparados.

!

!

Representar el equipo de auditoría.


!

Presidir las reuniones de apertura y cierre.

Asegur Ase gurar ar el progr pr ogres eso o de la auditoría de acuerdo al plan.

!

Asegurar que las reuniones de enlace se lleven a cabo regularmente.

!

Asegurar que los resultados de auditoría sean reportados de una forma clara, concluyente y sin demoras.

!


174

Auditor Interno

Auditor Externo

"

Poder limitado dependiendo del respaldo gerencial

"

Alto grado de poder, no abuse abuse de él

"

Un compromiso y respaldo insuficiente de la gerencia puede arriesgar la efectividad de las auditorías internas

"

Sus recomendaciones son de gran importancia para el auditado, asegúrese que están bien fundamentad fundamentadas as

"

Conoce la gente, lo cual puede ayudar a la comunicación

"

Un punto de vista externo ayuda a identificar problemas

"

Guía para el auditor externo

"

Ayuda a la auditoría auditoría interna

"


Imparte conocimiento


175

Competencia Auditores

!

Experiencia laboral.

!

Experiencia en Auditorías.

!

Formación como auditor.

!

Conocimientos y habilidades específicos de calidad.

Atributos personales. personales.

!

Los auditores desarrollan, mantienen y mejoran su competencia a través del continuo desarrollo profesional y de la participación regular en auditorías. © - Copyright Bureau Veritas


176

Habilidades Auditores

Perceptividad Habilidad para entender el problema rápidamente sin saltar a conclusiones.

Persistencia La habilidad para vencer las dificultades y mantener el curso de acción planeado a pesar de las contrariedades.



177

Habilidades Auditores Enfoque Disciplinado Habilidad para enfocar un problema lógica y sistemáticamente.

!

Habilidad para definir los límites de responsabilidad del área de investigación. !

Punto de vista flexible La habilidad para ver cosas desde diferentes puntos de vista y adaptarse a circunstancias cambiantes.



178

Habilidades Auditores Habilidades Técnicas Habilidad para investigar y determinar el grado de cumplimiento en todas las áreas y procesos.

Habilidades de Presentación La habilidad para expresar claramente juicios, ideas y propuestas, tanto oral como por escrito.



179

Habilidades Auditores

Habilidades Sociales Habilidad para comunicarse y trabajar con otras personas de diferentes niveles y experiencia.



180

Características Positivas

Cortés.

!

Tenaz.

Amigable.

!

Mente abierta.

!

Servicial.

!

Diplomático.

!

Constructivo.

!

Honesto.

!

Informativo.

!

Maduro.

!

Perceptivo.

!

Modesto.

!

Juicioso.

!

Ético.

! !



181

Características para Evitar

!

Criticón.

!

Inflexible.

!

Polémico.

!

Perezoso.

!

Errático.

Agresivo.

! !

Desconsiderado.

!

Susceptible.

!

Inconsistente.

!

No práctico.

!

Indeciso.

!

Sabelotodo.



182



183

Decálogo del Auditor

!

! !

!

!

Sea objetivo y racional en todas sus actuaciones. Aplique siempre principios éticos y morales; en su comportamiento comportamiento y en su desempeño profesional. Sea discreto y mantenga la confianza en la información obtenida. Cumpla estrictamente las normas y disposiciones reglamentarias de la organización auditada La auditoría no se realiza en el escritorio del gerente o en la sala de conferencias. Evalúe con objetividad en el sitio de los l os acontecimientos. Mantenga siempre el control de la auditoría y compruebe todas las informaciones personalmente. Cíñase a los l os parámetros preestablecidos para la ejecución de la misma.



184



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FORMACION AUDITORES ARTE 2

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