ISO 55000 Esta Norma Internacional provee los aspectos generales de la Ge stión de Activos, sus principios y terminología y los beneficios esperados al adoptar la Gestión de Activos.
Fundamentos de la Gestión de Activos La Gestión de Activos se basa en un conjunto de fundamentos los cuales se describen a continuación, de acuerdo a la Norma ISO 55000. a) Valor: Los Activos existen para proveer v alor a la organización y a sus partes interesadas. La Gestión de Activos no se enfoca e nfoca en el Activo en sí mismo, sino en el valor que este puede proveer a la organización. Este valor será de terminado, de acuerdo a los Objetivos Organizacionales, por la organización y sus partes interesadas. b) Alineación: La Gestión de Activos traduce los Objetivos Organizacionales en decisiones, planes y actividades técnicas y financieras. Las decisiones de Gestión de Activos permiten colectivamente el logro de los Objetivos Organizacionales. c) Liderazgo: El liderazgo y la cultura de trabajo son determinantes para la obtención de valor. El liderazgo y compromiso de todos los niveles gerenciales es e sencial para establecer, operar y mejorar exitosamente la Gestión de Activos en la organización. d) Aseguramiento: Asegura que los Activos cumplirán con su propósito. Surge de la necesidad de gobernar g obernar eficazmente una organización.
Elementos de un Sistema de Gestión de Activos Los requisitos del Sistema de Gestión de Ac tivos están agrupados de un modo coherente con los fundamentos de la Gestión de Activos.
Contexto de la Organización Organización (Capítulo (Capítulo 4) El contexto externo incluye el ambiente social, cultural, económico y físico, así como las restricciones reglamentarias, financieras y otras. El contexto interno incluye la cultura organizacional y el ambiente, así como la misión, visión y los valores de la Organización.
Liderazgo (Capítulo 5) La alta dirección es la responsable del de sarrollo de la Política y de los Objetivos Gestión de Activos y que estos se alineen con los Objetivos Organizacionales.
Los líderes deben utilizar su autoridad para apoyar el Sistema de Gestión de Activos y deberían asegurar que se alinee con otros sistemas de gestión. Deben reconocer y r esolver los conflictos entre la cultura interna de la Organización y el desempeño del Sistema de Gestión de Activos.
Planificación (Capítulo 6) Los Objetivos Organizacionales se generan usualmente a partir de las ac tividades de planificación estratégica de la organización y se documentan en el plan estratégico organizacional. En la Política de Gestión de Activos deberían establecerse los principios mediante los cuales se pretende aplicar la Gestión de Activos para alcanzar los objetivos organizacionales. El PEGA debe utilizarse para guiar la definición de sus objetivos organizacionales y describir el rol del Sistema de Gestión de Activos para lograr alcanzar estos objetivos; la Organización debería utilizar el PEGA para guiar su Sistema de Gestión de Activos en el desarrollo de sus Planes de Gestión de Activos para establecer qué se debe hacer. Los Planes de Gestión de Activos deben definir las actividades a realizar sobre los Activos y a la vez tener objetivos específicos y medibles. La alineación de los Objetivos de Gestión de Ac tivos con los objetivos organizacionales, así como la vinculación de los informes de Activos con los informes financieros, puede mejorar la eficacia y la eficiencia de la Organización.
Apoyo (Capítulo 7) La coordinación de recursos, aplicación, verificación y mejora de su uso deben ser Objetivos del Sistema de Gestión de Activos, además debe promoverse la toma de conciencia sobre los Objetivos de la Gestión de Activos en toda la Organización. El Sistema de Gestión de Activos provee información para apoyar el desarrollo de los Planes de Gestión de Activos y la evaluación de su eficacia. La generación, el control y la documentación de esta información es una función crítica del Sistema de Gestión de Activos. Los sistemas de recursos humanos y de Gestión de Activos, deberían apoyarse mutuamente, ya que el Sistema de Gestión de Activos debe especificar los requisitos de competencia para el personal involucrado en la Gestión de Activos; y la implementación, el mantenimiento, la evaluación y la mejora de esta competencia generalmente requieren la cooperación del sistema de recursos humanos.
Operación (Capítulo 8) Las políticas funcionales, las normas técnicas, los planes y los procesos para la implementación de los Planes de Gestión de Activos deberían ret roalimentarse en el diseño y la operación del Sistema de Gestión de Activos.
La operación del Sistema de Activos veces puede requerir cambios planificados a los procesos o procedimientos de Gestión de Activos, lo cual puede introducir nuevos riesgos. La e valuación de riesgos y control es una consideración importante al operar el Sistema de Gestión de Activos.
Evaluación del desempeño (Capítulo 9) La organización debería evaluar el desempeño de sus Act ivos, de la Gestión de sus Activos y de su Sistema de Gestión de Activos. La gestión e ficaz de los datos de Activos y la transformación de los datos en información es una clave para la medición del desempeño de Activos. Las evaluaciones del desempeño de Activos deberían llevarse a c abo sobre los Activos directamente gestionados por la organización y sobre los Activos tercerizados. El desempeño de la Gestión de Activos debería evaluarse teniendo en cuenta si los Objetivos de la Gestión de Activos se lograron y en caso de no haberse logrado, establecer la causa; en caso de haberse excedido se debe examinar c ualquier oportunidad. Debería de examinarse cuidadosamente si los procesos de toma de decisiones son adecuados. El desempeño del Sistema de Gestión de Activos debe evaluarse con respecto a los o bjetivos especialmente fijados para el sistema y os re sultados de las evaluaciones de desempeño utilizarse como aporte para las revisiones por la dirección.
Mejora (Capítulo 10) La mejora continua es un concepto aplicable a los Activos, a las actividades de la Gestión de Activos y al Sistema de Gestión de Activos, incluyendo las actividades o procesos tercerizados. Las oportunidades de mejora pueden determinarse directamente a través del monitoreo del desempeño del Sistema de Gestión de Activos y a través de monitoreo del desempeño de Activos. Las no conformidades o las potenciales no conformidades pueden identificarse mediante las revisiones por la dirección y las auditorías internas o externas; las primeras requieren de acciones correctivas mientras las segundas de acciones preventivas. Debería realizarse una evaluación del riesgo de las mejoras antes de su implementación.
ISO 55001 Esta Norma Internacional especifica los requisitos de un Sistema de Gest ión de Activos dentro del contexto de una Organización. Esta Norma Internacional puede aplicarse a todo tipo de Activos y por organizaciones de todo tipo y tamaño.
Contexto de la Organización Conocimiento de la Organización y su contexto La organización debe determinar los temas exte rnos e internos pertinentes a su propósito y que afectan su aptitud para alcanzar los resultados propuestos de su Sistema de Gestión de Activos. Los Objetivos de la Gestión de Act ivos, incluidos en el PEGA, deben estar alineados y ser coherentes con los Objetivos de la Organización.
Conocimiento de las necesidades y expectativas de las partes interesadas Es necesario que la Organización determine las parte s interesadas pertinentes al Sistema de Gestión de Activos así como los requisitos y expectat ivas de esas partes interesadas con respecto a la Gestión de Activos. Los criterios para la toma de decisiones en la Gestión de Activos y los requisitos de las partes interesadas para registrar la información contable y extra contable pertinente a la Gestión de Activos y para informarla tanto interna como externamente.
Determinación del alcance del Sistema de Gestión de Activos La Organización debe determinar los límites y la aplicabilidad del Sistema de Gestión de Activos para establecer su alcance, el cual debe estar alineado con el PEGA y la Política de Gestión de Activos; este alcance debe considerar la inter acción con otros sistemas de gestión, si corr esponde. La Organización debe definir la cartera de Activos cubiertos por el alcance del Sistema de Gestión de Activos y este alcance debe estar disponible como información documentada.
Sistema de Gestión de Activos La Organización debe desarrollar un PEGA que incluya la documentación del r ol del Sistema de Gestión de Activos para apoyar el logro de los Objetivos de Gestión de Activos.
Liderazgo Liderazgo y compromiso Para que la alta dirección demuestre liderazgo y compromiso con el Sistema de Gestión de Activos, debe asegurar el establecimiento y compatibilidad con los objetivos organizacionales de su Política de Gestión de Activos, el PEGA y los Objetivos de Gestión de Activos. Además debe asegurar la disponibilidad de los recursos que sean necesarios, esto a la vez que comunica la importancia de una eficaz Gestión de Activos. Es importante la dirección y apoyo a la personas, para de esta manera contribuir a la eficacia del Sistema de Gestión de Activos; la colaboración multifuncional dentro de la organización debe ser promovida así como la mejora continua.
Se debe asegurar que el enfoque utilizado para gestionar el Riesgo en la Gestión de Activos esté alineado con el enfoque de la Organización para el m anejo del Riesgo.
Política La Política de Gestión de Activos debe ser adecuada al propósito de la Organización y que provea un marco de referencia para fijar los Objetivos de Gestión de Activos. Debe incluir un compromiso de mejora continua del Sistema de Gestión de Activos, además de ser coherente con el Plan Organizacional y las otras Políticas Organizacionales pertinentes. Se debe tener disponible como información documentada y ser comunicada dentro de la Organización, por otra parte debe est ar disponible para las partes interesadas y ser implementada y revisada periódicamente, en caso de necesitar ser actualizada se debe hacer.
Roles, responsabilidades y autoridad en la Organización La alta dirección debe asignar la re sponsabilidad y autoridad para poder establecer el PEGA, incluyendo los Objetivos de Gestión de Activos. Debe asegurar la idoneidad, adecuación y eficacia del Sistema de Gestión de Activos a la vez que establece y actualiza el P lan de Gestión de Activos. El informar sobre el desempeño del Sistema de Gestión de Activos a la alta dirección es una acción que debe ser llevada a cabo.
Planificación Acciones para abordar los Riesgos y las Oportunidades para el Sistema de Gestión de Activos La Organización debe determinar los Riesgos y Oportunidades que necesitan abordarse, de manera que se pueda asegurar que el Sistema de Gestión pueda lograr los resultados propuestos, prevenir o reducir los efectos no deseados y lograr la mejora continua. Es necesario que la Organización planifique las acciones para abordar los Riesgos o Oportunidades, claro considerando de que manera los Riesgos y Oportunidades puedan cambiar a lo lar go del tiempo.
Objetivos de Gestión de Activos y planificación para lograrlos Objetivos de Gestión de Activos Al momento de establecer Objetivos de Gestión de Activos, la Organización debe considerar los requisitos de las partes interesadas pertinentes y otros re quisitos contables, técnicos, legales, regulatorios y organizacionales en el proceso de planificación de la Gestión de Activos. Dentro de las características que deben tener los Objetivos de Gestión de Activos es que deben ser coherentes y alineados con los objetivos organizacionales a la vez que lo son con la Política de Gestión de Activos, estos deben actualizarse utilizando criterios de toma de decisiones de Gestión de Activos como parte del PEGA. En la me dida que estos Objetivos sean monitoreados y medibles van a poder ser comunicados a las partes interesadas para poder ser revisados y actualizados, según corresponda.
Planificación para lograr los Objetivos de Gestión de Activos La planificación para lograr los Objetivos de Gestión de Activos debe ser integrada, por la Organización, con las otras actividades de planificación organizacional, incluidas las funciones financieras y contables, de recursos humanos y otras funciones de apoyo. Establecer, documentar y mantener los Planes de G estión de Activos para lograr los Objetivos de Gestión de Activos a la vez que estén alineados con la Política de Gestión de Activos y el PEGA es una tarea de la Organización; como lo es también asegurar que el plan de Gestión de Activos tome en cuenta lo requisitos pertinentes provenientes de fuera del Sistema de Gestión de Activos. Entre las medidas y acciones que debe tomar la Organización para lograr los Objetivos de Gestión de Activos se encuentra el tener documentado el método y criterio(s) para la toma de decisiones así como el priorizar las actividades y recursos que sean necesarios para poder llevar a cabo los Planes de Gestión de Activos y de esta manera alcanzar los Objetivos de Gestión de Activos. Se vuelve necesario contar con los procesos o métodos a utilizar para el manejo de los Activos durante el ciclo de vida de cada uno de ellos; entiéndase que se les debe hacer, con qué recursos se les hará, quien será el responsable de hacerlo, durante cuánto tiempo y de qué manera se evaluaran los resultados sobre las acciones hechas. Para el logro de los Objetivos de Gestión de Activos se debe planificar las acc iones cuando se deban analizar los Riesgos y Oportunidades que estén asociados a la Gest ión de Activos; esto tomando en cuenta de qué manera los Riesgos y Oportunidades van a variar con el pasar del tiempo. Para cumplir con este cometido es necesario empezar por determinar que será considerado como un Riesgo o una Oportunidad, seguidamente se evaluará de acuerdo a como lo establece la Norma y se determ inará la importancia de estos Activos en el logro de los Objetivos de Gestión de Activo. Con la idea de un tratamiento adecuado de los Riesgos y Oportunidades se plantea implementar un monitoreo de los mismos. En caso de considerar necesario, se recomienda remitirse a la ISO 31000 para obtener algunas pautas adicionales para la Gestión del Riesgo.
Apoyo Recursos La Organización en su afán para lograr los Objetivos de la Gestión de Activos debe determinar y proveer todos los recursos necesarios para poder tanto establecer como implementar, mantener y mejorar continuamente su Sistema de Gestión de Activos. De esta manera será posible llevar a cabo todas las actividades especificadas en su Plan de Gestión de Activos.
Competencia La Organización al estar compuesta de personas que realizan tareas bajo su control y que por ende afectan el desempeño de los Activos y a su vez, el desempeño del Sistema de Gestión de Activos es necesario determinar la competencia necesaria para dichas ta reas. Es importante rescatar que puede ser necesario el poner en práctica acciones para conseguir la compete ncia necesaria, en tal caso, se debe evaluar la eficacia de esas acciones. El revisar periódicamente las necesidades y
requisitos de competencia, tanto actuales como futuros, hace necesario el conservar la información documentada como evidencia de competencia.
Toma de conciencia El logro de los Objetivos de Gestión de Activos puede verse impactado por las personas que trabajan bajo el control de la Organización, es por esta razón que es necesario el que tomen conciencia sobre su importancia y rol determinante en el cumplimiento de los mismos; así como los factores que pueden afectar el cumplimiento de estos objetivos entre los cuales se pueden citar la Política de Gestión de Act ivos, la contribución que pueden hacer a la eficacia del Sistema de Gestión de Activos por medio de los beneficios que pueden aportar mejorando el desempeño de la Gestión de Activos. El comprender la relación que existe e ntre las actividades laborales que realizan, los Riesgos asociados y las Oportunidades y de qué manera las no conformidades trae implicaciones con los requisitos del Sistema de Gestión de Activos.
Comunicación La comunicación al ser el medio por e l cual se transmite la información pertinente al Sistema de Gestión de Activos y por ende a los Activos, la Organización debe determinar que comunicaciones internas y externas se deben realizar. Esto quiere decir, la información que se debe comunicar, cuándo se debe comunicar, a quien le debe llegar esta información y de qué m anera se le hará llegar.
Requisitos de información Es necesario que la Organización establezca las car acterísticas de la información que requiere para apoyar su Sistema de Gestión de Activos y con esto facilitar el logro e l logro de sus Objetivos Organizacionales. En el momento de determinar las cualidades de esta información se debe tener en cuenta la importancia de los Riesgos identificados con anterioridad, que ro les y responsabilidades han sido establecidos para la Gestión de Activos, los procesos y procedimientos que se lleven a cabo en la Gestión de Activos, de qué manera será intercambiada la información entre las partes interesadas y qué impacto tendrá la calidad y disponibilidad de esta información en la toma de decisiones. La información identificada debe contar con unas cualidades y calidad definida por la misma Organización, así como un lapso definido en el que se deberá recopilar esta información, establecer como deberá analizar y evaluar esta información deberá ser determinada. Dentro de los requisitos que debe tener esta información se incluye que su terminología deberá estar alineada con la terminología contable y extra contable de la Organización.
Información documentada Generalidades Entre las cualidades con las que debe contar la información documentada para el Sistema de Gestión de Activos, se encuentran los re quisitos legales y regulatorios aplicables al Sistema de
Gestión de la Organización, así como la que la Organización considere necesaria para contar con un Sistema de Gestión de Activos eficiente. Es importante acotar que la magnitud de la información documentada va a variar de organización a organización, esto debido al tamaño de las organizaciones, el tipo de actividades y procesos que realicen, además de la complejidad de los mismos y la competencia de sus partes interesadas; la complejidad de sus Activos es determinante en la magnitud de información requerida.
Redacción y actualización En el momento de realizar la re dacción de la información documentada y la correspondiente actualización de la misma, la Organización debe asegurarse de contar con la identificación y descripción de todas las fuentes; es recomendable el proporcionarle un formato adecuado y dependiendo del escogido así será el soporte que vaya a tener, entiéndase electrónico o bien en papel o ambos.
Control de la información documentada El manejo y control de la información documentada relacionada a la Gestión de Activos se fundamenta en asegurar a la Organización una disponibilidad y pertinencia adecuada con el fin de usarse en el momento y lugar que así lo amerite, por esta razón dicha información debe estar resguardada con una adecuada protección ante cualquier pérdida de confidencialidad o uso inapropiado. Dada la importancia de esta información documentada la Organización debe estar preparada de ante mano para alguna de las situaciones antes mencionadas. Para facilitar el control y resguardo de la información la Organización debe hacerse cargo de la distribución, acceso, recuperación y uso de la misma. Es sumamente importante que el almacenamiento y pre servación de la legibilidad de esta información perdure a través del tiempo así como se debe controlar los cambios que se le necesiten realizar, esto con el fin de que se modifique única y exclusivamente por el personal autorizado y capacitado para dicha función; en esto e ntra en juego la diferencia conceptual entre permiso que se aplica únicamente ver la información y autorización que abala la capacidad para poder modificarla o cambiarla.
Operación Control y planificación operacional La Gestión de Activos al ser una actividad programada requiere de control y planificación, es por esta característica en particular que se deben determinar y planificar los procesos necesarios para cumplir con los requisitos y así poder implementar las acciones planificadas en el Plan(es) de Gestión de Activos así como las acciones cor rectivas y preventivas previamente estimadas de acuerdo a las características de las no conformidades correspondientes. Para lograr un efectivo control y planificación operacional la Gestión de Activos debe contar con criterios establecidos para los procesos que se v ayan a llevar a cabo además de los respectivos controles para estos procesos. La información documentada juega un papel muy importante en este componente del Sistema de Ge stión de Activos, debido a que permite evidenciar que los
procesos se desarrollan conforme a lo planificado con anterioridad. El monitoreo continuo y tratamiento de Riesgos utilizando un enfoque determinado es vital ya que de esta manera se logrará estar preparado para cualquier eventualidad.
Gestión del cambio Dado que los Objetivos de Gestión de Activos se encuentran alineados con los Objetivos Organizacionales, para cualquier cambio se deben evaluar los Riesgos asociados que este cambio pueda generar, además de evaluarlos se deben revisar las consecuencias indeseadas que estos cambios puedan tener sobre la Organización; de ser nece sario se deben tomar las acciones necesarios para mitigar cualquier efecto adverso.
Tercerización En organizaciones donde se tercerice alguna(s) actividad(es) que afecte o impacte el logro de los Objetivos de Gestión de Activos será nece sario el evaluar y controlar los Riesgos y procesos asociados a dicha actividad. Dentro de dicho análisis y control se encuentra el de terminar y documentar la manera en la cual se integrarán y a su vez controlaran estos procesos dentro del Sistema de Gestión de Activos. El determinar que procesos y actividades serán las terce rizadas incluye establecer el alcance y las interfaces con los procesos propios de la Organización. Una vez re alizado esto, se volverá necesario el designar un responsable dentro de la Organización que se encargue de gestionar estos procesos y actividades tercerizados; se convierte en una necesidad el compartir conocimiento e información acerca de los procesos y actividades, tanto de la Organización con los terceros, como viceversa de manera que se genere un aprendizaje en dos vías. Dado que las actividades y procesos tercerizados influyen directamente sobre los Objet ivos de Gestión de Activos, será necesario que los terceros aseguren la competencia necesaria para realizar dichas actividades, además de que estos tomen concienc ia acerca de su papel en el desarrollo del resto del Sistema de Gestión de Activos y por último como ninguna parte de la Organización se ve exenta de generar información documentada acerca de las actividades que realiza y la forma en la que afecta a la Organización, para las actividades tercerizadas no ser á la excepción; de igual manera el monitoreo de desempeño será un procedimiento al se le dará seguimiento y el cual debe adecuarse a las necesidades y parámetros establecidos previamente.
Evaluación del desempeño Monitoreo, medición, análisis y evaluación Toda Organización deberá establecer que necesita monitorear o medir y las formas o métodos mediante los cuales pretende recabar esa información, el procedimiento de análisis que se le aplicará a la información recolectada y la forma e n la que será evaluada la misma, esto con e l fin de asegurar la validez de los resultados. La frec uencia o momentos en los cuales se realizaran los monitoreos deberán establecerse, así como el momento adecuado en el cual se realizará el análisis y evaluación de los monitoreos.
A partir del monitoreo y análisis correspondiente a los dato s recolectados, se deberá informar y evaluar el desempeño de los Activos estudiados, tanto desde el punto de vista operacional como desde el punto de vista de la Gestión de Activos, o sea, se incluye e l desempeño contable y extracontable; a partir de esto será posible evaluar e informar acerca de la eficacia del Sistema de Gestión de Activos. Una vez mas es necesaria conservar información documentada adecuada acerca de los monitoreos, sus resultados y el desempeño de los Activos.
Auditoría Interna Las auditorías por parte de la misma Organización a fin de recabar información y de esta forma determinar si se está cumpliendo con los re quisitos propios de la Organización con relación a lo esperado por el Sistema de Ge stión de Activos y a la vez si se ha implementado y se mantiene de una manera eficaz. La misma Organización quien debe elaborar e implementar e l programa de auditorías, en este es necesario incluir la frecuencia, los métodos, las responsabilidades y los informes; la Gest ión de Activos al ser un proceso basado en la m ejora continua se debe tener en cuenta los procesos relacionados pero además los resultados de las auditorías previas. Una adecuada auditoría debe definir los criterios y alcances de cada una de ellas. La selección de los auditores se debe realizar cuidadosamente y que este asegure la objetividad e imparcialidad en el proceso de auditoría, para de esta manera se aseguren los resultados y se informen a los directivos pertinentes. Conservar registros e información documentada de las auditorías y de sus resultados podrá ser tomado como e videncia de implementación del programa de auditorías.
Revisión por la dirección La alta dirección al ser el principal promotor del Sistema de Gestión de Act ivos, debe revisar el sistema para que se asegure una continua pertinencia, adecuación y eficacia del sistema implantado. En estas revisiones es necesario revisar el estado de las revisiones previas, el estado en el tema de cambios respecto al contexto de la Organización; se vuelve de interés de la alta dirección analizar la información acerca del desempeño de la Gestión de Activos con un enfoque hacia las no conformidades y acciones correctivas además de monitoreo y mediciones y el resultado de la auditorías aplicadas. Revisar posibles oportunidades para la mejora continua debe ser evaluado por la alt a dirección, ya que las directrices y requerimientos para e l Sistema de Gestión de Activos vienen dados por la alta dirección, así como los cambios en el perfil de Riesgos y Oportunidades.
Mejora No conformidad y acción correctiva En el momento que se presente un incidente o una no conformidad con relación a algún activo es necesario que se reaccione ya sea para tomar acciones para controlarla y corr egirla o bien, ocuparse de las consecuencias que acarreo. El e valuar la no conformidad o incidente y determinar
las causas pueden permitir determinar si existen algunos c asos similares o si pudieran ocurrir potencialmente permite evitar su recurrencia o bien, que ocurra en otro lugar. El revisar la eficacia de cualquier acción tomada permite realizar cambios en el Sistema de Gestión de Activos, de ser necesario. Es importante acotar que las acciones correctivas deben ser apropiadas a los efectos de las no conformidades o incidentes encontrados. Es por e sto que la Organización debe conservar la información documentada de la naturaleza de los incidentes y de cualquier acción posterior que se haya tomado así como de los resultados de esa acción correctiva.
Acción preventiva En el caso de encontrarse potenciales fallas en el desempeño de los Activos, se debe evaluar la necesidad de una acción preventiva; este proceso debe se r de manera proactiva y se deben aplicar los mismos requisitos que los aplicados para una acción correctiva.
Mejora Continua La Organización debe mejorar continuamente la pertinencia, la adecuación y la eficacia de su Gestión de Activos y de su Sistema de Gestión de Activos.
