BAB 1 PENDAHULUAN
1.1
LATAR BELAKANG
Setiap instansi baik instansi pemerintah maupun swasta memiliki dokumen-dokumen penting yang harus tetap disimpan dan dijaga dengan baik, karena berkaitan langsung dengan jalannya instansi tersebut, baik dalam hal kinerja secara internal maupun secara eksternal. Dokumendokumen tersebut juga sering dinamakan dengan istilah arsip atau file. Dalam dunia kedokteran arsip atau dokumen atau file sering disebut dengan istilah rekam medis. Rekam medis ini merupakan file-file tempat dimana keseluruhan keberadaan pasien beserta data-data yang dimilikinya termasuk jenis penyakitnya, tercatat atau terekam dalam file-file tersebut. Rekam medis ini merupakan suatu sistem pelayanan yang lebih efisien dan memungkinkan pengguna dapat memanfaatkan pelayanan yang diberikan dengan lebih efektif. Rumah sakit sebagai salah satu instansi yang berfungsi sebagai pusat pelayanan kesehatan bagi masyarakat sudah sepantasnya memberikan layanan tersebut. Dokumen-dokumen penting atau arsip atau rekam medis harus disimpan dengan sebaik-baik mungkin, agar jika arsip atau rekam medis terebut di butuhkan kembali dapat ditemukan dengan mudah dan cepat sehingga pelayanana yang diberikan menjadi lebih efektif. Dari kegiatan-kegiatan pengelolaan dokumen-dokumen penting atau arsip atau rekam medis tersebut sering kali ditemukan masalah dimana permasalahan tersebut dapat mengganggu mutu pengelolaan rekam medis. Sehingga dalam penulisan makalah ini, kami mengambil judul tentang problem solving terkait pengelolaan arsip rekam medis.
1
1.2
RUMUSAN MASALAH
1)
Apa yang dimaksud dengan problem solving ?
2)
Permasalahan apa yang timbul dalam kegiatan pengelolaan arsip rekam medis?
3)
Bagaimana solusi terkait dengan masalah
pengelolaan arsip rekam
medis? 4) 1.3
Bagaimana pemecahan masalah pengelolaan arsip rekam medis ?
TUJUAN
1) Untuk mengetahui apa yang dimaksud dengan problem solving. 2) Untuk mengidentifikasi permasalahan yang timbul dalam kegiatan pengeloaan arsip rekam medis. 3) Untuk memberikan solusi terkait dengan masalah pengelolaan arsip rekam medis. 4) Untuk memberikan pemecahan masalah pengelolaan arsip rekam medis.
2
BAB II PEMBAHASAN
2.1
PROBLEM SOLVING
Menurut Alfatih (2017) problem solving merupakan suatu keterampilan yang meliputi kemampuan untuk mencari informasi, menganalisa situasi, mengidentifikasi masalah dengan tujuan untuk menghasilkan alternatif tindakan, kemudian mempertimbangkan alternatif tersebut sehubungan dengan hasil yang dicapai dan pada akhirnya melaksanakan rencana dengan melakukan suatu tindakan yang tepat. Sedangkan menurut Gulo (2002) menyatakan bahwa problem solving adalah metode yang mengajarkan penyelesaian masalah dengan memberikan penekanan pada terselesaikannya suatu masalah secara menalar. Berdasarkan pengertian diatas dapat disimpulkan bahwa problem solving adalah pemecahkan suatu masalah yang menghasilkan suatu solusi atas permasalahan
yang dihadapi
dengan
terlebih
dahulu mengidentifikasi
permasalahan berdasarkan data dan informasi yang akurat melalui suatu proses intelektual dan professional. Menurut Alfatih (2017) Penyelesaian masalah merupakan proses dari menerima tantangan dan usaha – usaha untuk menyelesaikannya sampai menemukan penyelesaiannya. Berikut ini adalah langkah-lagkah
dalam
penyelesaian masalah : 1)
Mengidentifikasi Masalah Identifikasi masalah yang sangat jelas dan spesifik adalah langkah awal yang penting. Keberhasilan identifikasi akan mendukung akurasi dan validasi data dalam proses pemecahan masalah. Dalam mengidentifikasi masalah ada beberapa teknik yang digunakan, yaitu : dengan teknik pengamatan langsung, teknik consensus seperti matrik prioritas dan Teknik Analisis data.
2)
Mendefinisikan Masalah Setelah masalah telah diidentifikasi, langkah selanjutnya adalah mendefinisikan masalah yang kemudian akan menjadi informasi lebih
3
rinci. Selanjutnya dapat ditetapkan signifikansi masalah dan prioritas masalah sehingga akan lebih efisien dalam pemecahan masalah. Ini juga merupakan langkah awal menuju mendapatkan pendanaan dan rencana untuk mengalokasikan sumber daya untuk proses pemecahan masalah. 3)
Mengorganisir Informasi Informasi yang tersedia akan lebih berkualitas, lebih maksimal dan akurat apabila diorganisir atau diatur dengan baik sehingga lebih siap dengan solusi yang akurat kedepannya.
4)
Membentuk suatu Strategi Selanjutnya adalah mengembangkan strategi untuk memecahkan masalah. Banyak strategi yang dapat digunakan tergantung pada jenis dan beratnya masalah yang dihadapi.
5)
Mengalokasikan Sumber Sebelum mulai untuk memecahkan masalah, Prioritas masalah yang telah ditetapkan pada langkah sebelumnya sangat diperlukan dalam mengalokasikan sumber daya yang dimiliki, baik itu SDM, anggaran atau sumber daya yang lain. Untuk masalah yang penting, mungkin selayaknya mengalokasikan lebih banyak sumber daya untuk proses pemecahan masalah, karena supaya lebih cepat tuntas atau tidak berlarut-larut masalah tersebut dan tidak menimbulkan masalah lainnya yang berkaitan.
6)
Membuat Keputusan Setelah melalui beberapa tahapan dan menghasilkan berbagai macam opsi, langkah selanjutnya adalah mengambil keputusan melalui sikap realistis dan berfikir yang logis atas kelebihan dan kekurangan potensi masing-masing opsi untuk memilih beberapa opsi yang diinginkan.
7)
Pemantauan Kemajuan (Monitoring) Setelah Solusi telah diputuskan atau ditetapkan dan dalam proses pelaksanaan untuk pemecahan masalah, langkah berikutnya adalah melakukan pemantauan secara berulang dari waktu ke waktu untuk mengukur apakah menunjukkan pergerakkan ke arah tujuan atau tidak sama sekali.
4
8)
Mengevaluasi Dari hasil pemantauan yang telah dilakukan dapat diperoleh beberapa informasi yang penting untuk dilakukan suatu evaluasi atau penilaian. Apakah solusi
tersebut
tetap dilanjutkan, menyarankan
perbaikan, dilakukan revisi atau dihentikan sama sekali jika tidak ada kemajuan sedikitpun.
2.2
MENGIDENTIFIKASI PERMASALAHAN
Studi kasus (masalah yang didapat) adalah Rumah Sakit mengalami kesulitan dalam penemuan kembali arsip karena data tersebar dan tidak disimpan dalam satu tempat dan membutuhkan waktu yang sangat lama untuk kegiatan pencarian data yang dibutuhkan. Akibat yang ditimbulkan adalah akan terganggunya proses retrival arsip atau berkas rekam medis karena arsip tidak tersimpan dalam satu tempat sehingga saat arsip atau berkas rekam medis di butuhkan dalam proses pelayanan, maka akan membutuhkan waktu yang cukup lama untuk menemukan arsip atau berkas rekam medis yang di butuhkan. Hal ini akan mengganggu proses pelayanan terhadap penggunanya. Dampak selanjutnya, tenaga/pegawai yang dibutuhkan dalam proses temu kembali arsip akan tersebut akan bertambah karena arsip yang disimpan tidak suatu tempat penyimpanan, jadi secara otomatis tenaga yang yang dibutuhkan akan semakin banyak untuk menemukan arsip tersebut. Belum lagi dampak lebih lanjut yang timbul dari penelusuran (temu kembali) arsip tersebut. Masalah yang mungkin akan muncul adalah terkait dengan kualitas pelayanan yang diberikan. Misal karena penemuan kembali arsip pasien membutuhkan waktu yang terlalu lama, di sisi lain pasien juga ingin segera mendapatkan pelayanan dari dokter, dokter juga harus segera mendapatkan arsip pasien (dalam hal ini berkas rekam medis) sebelum memberikan pelayan kepada pasien, maka arsip pasien yang berupa berkas rekam medis tersebut seharusnya segera ditemukan. Namun, karena arsip
5
(rekam medis) tidak disimpan dalam satu tempat penyimpanan maka waktu yang dibutuhkan untuk temu kembali arsip tersebut menjadi lama. Hal ini yang menyebabkan tingkat kepuasan pasien dari segi pelayanan menjadi berkurang. Dampak berikutnya yang timbul dari pasien yang kurang tingkat kepuasannya adalah pasien tersebut akan menyebarkan informasi yang belum tentu kebenarannya, namun sesuai yang dirasakannya, kepada orang lain. Tentu saja hal ini akan mengancam kelangsungan organisasi kesehatan yang dalam hal ini adalah rumah sakit. 2.3
SOLUSI TERKAIT DENGAN
PENGELOLAAN ARSIP REKAM
MEDIS
Permasalahan yang timbul akibat temu balik arsip yang kurang cepat memiliki dampak yang paling banyak, maka diperlukan solusi agar data yang dicari cepat ditemukan, di antaranya: 1)
Membuat sistem penyimpanan yang baik agar dalam penemuan kembali berkas rekam medis dapat ditemukan dengan cepat.
2)
Membuat sistem penjajaran berkas yang sesuai dengan arsip atau berkas rekam medis yang ada di rumah sakit tersebut.
2.4
PEMECAHAN
MASALAH
TERKAIT
PENGELOLAAN
ARSIP
REKAM MEDIS
Berikut ini adalah pemecahan masalah dengan berdasarkan pada beberapa teori terkait : 2.4.1 Membuat Sistem Penyimpanan
Berkas rekam medis berisi data individual yang bersifat rahasia, maka setiap lembar formulir berkas rekam medis harus dilindungi dengan cara dimasukkan kedalam folder atau map sehingga setia folder berisi data dan informasi hasil pelayanan yag diperoleh pasien secara individu. Penyimpanan berkas rekam medis bertujuan untuk mempermudah dan mempercepat pelayanan ditemukan kembali berkas rekam medis
6
yang disimpan dalam rak filling , mudah mengambil dari tempat penyimpanan, mudah mengembaliannya, melindungi berkas rekam medis dari bahaya pencurian, bahaya kerusakan fisik, kimiawi dan biologi. Dengan demikian maka diperlukan sistem penyimpanan dengan mempertimbangkan
jenis
sarana
dan
peralatan
yang
digunakan,tersedianya tenaga ahli dan kondisi organisasi. Syarat berkas rekam medis dapat disimpan yaitu apabila pengisian data hasil pelayanan pada lembar formulir rekam medis telah terisi dengan lengkap sedemikan rupa sehinggs riwayat penyakit seorang pasien urut secara kronologis. Menurut Budi (2011) ditinjau dari pemusatan dan penyatuan berkas rekam medis, cara penyimpanan dibagi menjadi 2 cara yaitu : 1)
Sentralisasi Sistem penyimpanan secara sentralisasi yaitu, suatu sistem penyimpanan dengan cara menyatukan formulir rekam medis milik pasien kedalam satu kesatuan dimana dokumen rekam medis rawat jalan, rawat inap, gawat darurat, milik seorang pasien menjadi satu dalam satu folder (map). Keuntungannya sentralisasi adalah : (1) Data dan informasi hasil pelayanan dapat berkesinambungan kerena menyatu dalam satu folder sehingga riwayatnya dapat dibaca seluruhnya. (2) Mengurangi terjadinya duplikasi data dalam pemeliharaan dan penyimpanan rekam medis. (3) Mengurangi jumlah biaya yang digunakan untuk peralatan dan ruangan. (4) Memungkinkan
peningkatan
efisiensi
kerja
petugas
penyimpanan karena dokumen rekam medis milik seorang pasien berada dalam satu folder. (5) Mudah menerapkan sistem unit record .
7
Kekurangannya sentralisasi adalah : (1) Petugas rekam medis menjadi lebih sibuk karena harus menangani unit rawat jalan dan unit rawat inap. (2) Filing (tempat penyimpanan) dokumen rekam medis harus jaga 24 jam karena sewaktu-waktu diperlukan untuk pelayanan UGD yang dibuka 24 jam. (3) Tempat penerimaan pasien harus bertugas 24 jam, karena dokumen rekam medis digunakan sewaktu-waktu bila pasien datang untuk berobat 2) Desentralisasi Sistem penyimpanan secara desentralisasi yaitu suatu sistem penyimpanan dengan cara memisahkan formulir rekam medis milik pasien dimana dokumen rekam medis rawat jalan, rawat inap, gawat darurat, milik seorang pasien dipisahkan pada folder (map) yang berbeda. Keuntungannya desentralisasi adalah : (1)
Efesiensi waktu, sehingga pasien mendapat pelayanan yang lebih cepat.
(2)
Beban kerja yang dilaksanakan petugas lebih ringan.
Kekurangannya desentralisasi adalah: (1)
Terjadinya duplikasi data dalam pembuatan rekam medis, yaitu data dan informasi pelayanan pada pasien dapat disimpan lebih dari satu folder.
(2)
Biaya yang diperlukan untuk peralatan dan ruangan lebih banyak. Dari kedua sistem penyimpanan berkas tersebut masing masing
memiliki keunggulan dan kekurangan masing-masing. Jadi, untuk masalah seperti pada kasus tersebut yang tepat dipilih adalah cara sentralisasi di mana dalam cara pengelompokan ini data tidak dipisah pisah atau tidak tersebar dan disimpan dalam satu tempat penyimpanan.
8
2.4.2
Membuat Sistem Penjajaran
Menurut Budi (2011) Berikut ini adalah sistem penjajaran berkas rekam medis : 1)
Sistem Abjad (Alphabetic Filing System) Merupakan jenis penjajaran arsip atau berkas rekam medis berdasarkan urutan abjad. Huruf depan dari nama pasien akan dijadikan huruf kunci untuk pencarian pada rak penyimpanan. Pada jenis penjajaran ini membutuhkan waktu kerja yag lama dan mempunyai resiko tinggi terhadap tumbulnya banyak kesalahan, misalnya nama yang berubah dan nama yang salah eja. Selain itu, tidak dapat melakukan melakukan perkiraan terhadap kebutuhan penggunaan area rak tertentu, karena petugas tidak dapat memprediksi nama-nama pasien yang akan berobat nantinya. Hal ini menyebabkan tidak adanya control terhadap pengelolaan pada tempat penyimpanan berkas rekam medis. Kekuranga lain dari jenis penyimpanan ini adalah petugas harus teliti melihat satu persatu dari urutan huruf pada nama pasien. Dengan demikian jenis penyimpanan ini cocok untuk fasilitas pelayanan kesehatan dengan jumlah pasien yang masih sedikit.
2)
Sistem Kronologis (Chronological Filing System) Jenis penjajaran kronologis merupakan jenis penjajaran arsip atau berkas rekam medis yang berdasarkan urutan peristiwa / kejadian pasien datang ke fasilitas pelayanan kesehatan. Sebagai contoh pada fasilitas pelayanan kesehatan menyimpan berkas rekam medisnya dengan cara diurutkan tiap tanggal, sehingga mungkin akan terbentuk kelompok-kelompok sesuai tanggal pasien berobat. Secara tidak langsung penyimpanan kronologis dilakukan dengan menyimpan berkas sesuai dengan denga urutan waktu kedatangan di fasilitas pelayanan kesehatan. Sistem penjajaran ini hanya cocok untuk fasilitas pelayanan kesehatan dengan ruang
9
lingkup yang kecil, contohnyapada dokter praktek pribadi, praktek dokter spesialis, dan bidan. 3)
Sistem Wilayah (Geographic Filing System ) Sistem penjajaran berdasarkan wilyah merupakan jenis penjajaran arsip atau rekam medis berdasarkan wilayah yag ada dilingkup
fasilitas
penyimpanan
berkas
pelayanan rekam
kesehatan medis
akan
berada.
Rak-rak
dikelompokkan
berdasarkan nama wilayah yang ada, sehingga berkas rekam medis pasien akan disimpan berdasarkan wilayah tempat tinggalnya. Sistem penjajaran wilayah ini sering disebut dengan sistem penjajaran Family Folder . Umumnya dalam satu berkas rekam medis digunakan oleh satu keluarga dan masing-masing formulir diberi tambahan kode khusus untuk menandai kode rekam medis ayah,ibu,anak. Fasilitas pelayanan kesehatan yang memungkinkan untuk menggunakan sistem ini adalah puskesmas. Hal ini karenaterkait dengan tugas Puskesmas yang bertanggungjawab terhadap kesehatan masyarakat diwilayahnya. Sehingga dengan sistem ini akan diketahui banyaknya masyarakat yang berobat atau sakit dari masing-masing wilayah, sehingga dapat digunakan untuk pengambilan keputusan penanganan kesehatan di wilayah tersebut 4)
Sistem Subyek/Pokok Masalah (Subject Filing System) Jenis penjajaran Subyek/kasusu merupakan jenis penjajaran arsip atau berkas rekam medis berdasarkan masalah atau kasus atau penyakit yag diderita masing-masing pasien. Misalnya rak pertama untuk menyimpan berkas rekam medis pada kasus penyakit jatung, dan seterusnya.
5)
Sistem Nomor (Numeric Filing System) Jenis penjajaran berkas dengan nomor merupakan salah satu jenis penjajaran arsip atau berkas rekam medis yang mengikuti urutan nomor rekam medisnya. Terdapat 3 cara penjajaran berdasarkan nomor ini, yaitu :
10
(1) Sistem Nomor Langsung (Straight Numerical Filing) Dikenal dengan sistem penjjaran dengan nomor langsung yaitu sistem penjajaran berkas rekam medis dengan menjajarkan berkas rekam medis berdasarkan urutan nomor rekam medisnya secara langsung pada rak penyimpanan. Misalnya keempat rekam medis berikut ini akan disimpan berurutan dalam satu rak, yaitu 00-01-01, 00-01-02, 00-0103, 00-01-04. Adapun kelebihan dari jenis penjajaran Straight Numerical Filing adalah : 1.
Mudah
melatih
petugas-petugas
yang
harus
melaksanakan pekerjaan penyimpanan. 2.
Mudah dalam pencarian dokumen rekam medis dalam jumlah banyak dengan nomor berurutan.
Sedangkan untuk kekurangan sistem penjajaran Straight Numerical Filing adalah : 1.
Petugas harus memperhatikan seluruh angka nomor sehingga mudah terjadi kekeliruan menyimpan.
2.
Terjadinya konsentrasi pada rak penyimpanan untuk nomor besar yaitu rekam medis dengan nomor terbaru.
3.
Pengawasan
kerapian
penyimpanan
sangat
sulit
dilakukan, karena petugas tidak terbagi menurut nomor. (2) Sistem Angka Tengah (Middle Digit Filing) Middle Digit Filing merupakan sistem penjajaran berkas rekam medis berdasarkan numerik dengan urutan sistem angka tengah. Sistem ini menyimpan berkas rekam medis dengan menjajarkan berkas rekam medis berdasarkan urutan nomor rekam medis pada 2 angka kelompok tengah. Dalam hal ini angka yang terletak ditengah-tengah menjadi angka pertama, pasangan agka yang terletak paling kiri menjadi agka kedua , dan kelompok angka paling kanan menjadi angka ketiga. Untuk pembagian kelompok angka
11
pada Middle Digit Filing tersebut terlihat pada bagan dibawah ini : 4
8
1
2
0
6
Kelompok angka
Kelompok agka
Kelompok angka
kedua
pertama
ketiga
Keuntungan Sistem Middle Digit Filing yaitu : 1.
Mudah mengambil 100 dokumen rekam medis yang nomornya berurutan.
2.
Penggantian sistem nomor lengsung ke angka tengah lebih mudah dari pada sistem angka akhir.
3.
Petugas mudah di serahi tanggung jawab sejumlah rak.
Kelemahan Middle Digit Filing yaitu : 1.
Latihan dan bimbingan petugas lebih lama.
2.
Sistem ini tidak dapat digunakan apabila nomor sudah melebihi 6 digit.
3.
Terjadi rak-rak lowong pada beberapa seksi apabila dilakukan pencabutan dokumen non aktif.
(3) Sistem Angka Akhir (Terminal Digit Filing) Terminal Digit Filing merupakan sistem penjajaran berkas rekam medis numeric dengan sistem angka akhir. Pada sistem ini, penjajaran berkas rekam medis dirak filling dengan menjajarkan berkas rekam medis berdasarkan urutan nomor rekam medis kelompok akhir. Artinya 2 angka pada kelompok akhir ini dijadikan sebagai kunci penyimpanan berkas rekam medisnya (patokan peetam). Selanjutnya secara berturut-turut (didepannya) dengan berpatokan pada 2 angka kelompok angka tengah sebagai digit kedua dan patokan berikutnya pada 2 angka kelompok pertama sebagai didit ketiga.
12
4
8
1
2
0
6
Kelompok angka
Kelompok agka
Kelompok angka
ketiga
kedua
pertama
Sitem penjajaran numeric dengan Terminal Digit Filing mempunyai kelebihan adalah : 1.
Tersebar secara merata
2.
Petugas dapat diserahi tanggung jawab untuk sejumlah section tertentu.
3.
Rekam medis non aktif dapat diambil dari rak penyimpanan.
4.
Jumlah rekam medis untuk setiap section terkontrol dan bisa dihindarkan timbulnya rak-rak kosong.
5.
Membantu
memudahkan
perencanaan
peralatan
penyimpanan (jumlah rak). 6.
Kekeliruan menyimpan (misfile) dapat di cegah. Sitem penjajaran numeric dengan Terminal Digit
Filing mempunyai kekurangan diantaranya : 1.
Latihan dan bimbingan bagi petugas penyimpanan dalam hal sistem angka akhir mungkin lebih lama dibandingkan latihan menggunakan sistem nomor langsung, tetapi umunya petugas dapat dilatih dalam waktu yang tidak terlalu lama.
2.
Membutuhkan biaya awal lebih besar karena harus menyiapkan rak penyimpanan terlebih dahulu
Dari beberapa sistem atau jenis penjajaran berkas rekam medis diatas , sistem penjajaran yang paling cocok dengan permasalah berkas rekam medis di rumah sakit yaitu sistem penjajaran berdasarkan nomor dengan Terminal digit filling karena pada dasarnya arsip atau berkas rekam medis mempunyai nomer rekam medis yang unik, sehingga dapat membedakan berkas satu dengan yang lainya dan jika dalam proses temu
13
kembali berkas dapat di temukan dengan cepat dengan cara melihat nomer rekam medis nya. Fasilitas pelayanan kesehatan yang bermula dari ruang lingkup yang kecil kemudian berkembang menjadi besar biasanya belum mengunakan sistem penjajaran Terminal Digit Filing . sehingga ada beberapa fasilitas pelayanan kesehatan yang melakukan perubahan sistem penjajaran rekam medisnya. Perubahan sistem penjajaran rekam medis difasilitas pelayanan kesehatan bisa saja terjadi. Hal ini karena beberapa faktor diantaranya semakin banyak pasien yang berobat, seamakin berkembagnya fasilitas pelayanan kesehatan, dan peningkatan mutu pengelolaan rekam medis . Menurut Budi (2011) Perubahan sistem penyimpanan dalam dilakukan dengan tahapan langkah-langkah dibawah ini : 1.
Rencanakan dengan matang tanggal mulai perubahan sistem penjajaran, termasuk persiapan rak tempat penyimpanan berkas rekam medis, prosedur penjajaran dengan sistem yang baru, dan sumber daya manusia yang akan melakukan perubahan.
2.
Pada tanggal yang telah ditentukan, mulai menyimpan berkas rekam medis dengan sistem penyimpanan yang baru. Sehingga setiap kali berkas yang dikembalikan ke ruang penyimpanan mulai disimpan dirak yang baru.
3.
Tuliskan pada tracer untuk berkas rekam medis yang telah berpindah ke rak penyimpanan yang baru.
4.
Selain menunggu pasien meminta berkas untuk pelayanan dan ketika dikembalikan disimpan dirak yang baru dengan sistem yang baru, lakukan secara bertahap pemindahan penyimpanan rekam medis dari rak lama ke rak baru dengan sistem yang baru dengan tetap menyisipkan tracer pada rak penyimpanan yag lama. Hal ini dilakukan untuk control terhadap keberadaan berkas rekam medis.
14
BAB 3 PENUTUP
3.1
KESIMPULAN
1)
Problem solving adalah pemecahkan suatu masalah yang menghasilkan suatu solusi atas permasalahan yang dihadapi dengan terlebih dahulu mengidentifikasi permasalahan berdasarkan data dan informasi yang akurat melalui suatu proses intelektual dan professional.
2)
Pada dasarnya jika arsip atau berkas rekam medis tidak tersimpan dalam
satu
tempat atau
tidak
ada
sistem
yang
mengatur
penyimpanannya maka akan berdampak terhadap pelayanan yang diberikan, seperti akan memperlambat pelayanan dan tenaga yang dibutuhkan dalam akan bertambah untuk mecari arsip atau berkas tersebut. 3)
Solusi dari permasalahan ini adalah membuat sistem penyimpanan dan membuat sistem penjajaran berkas yang sesuai dengan arsip atau berkas rekam medis yang ada di rumah sakit.
4)
Pemecahan masalah tersebut berdasarkan teori. Arsip atau rekam medis harus disimpan dengan sistem yang baik untuk memperlancar pelayanan kesehatan yang diberikan kepada pasien maka hendaknya rumah sakit menggunakan sistem penyimpanan sentralisasi dan menggunakan sistem penjajaran dengan sistem nomer (Numeric Filing System ) yaitu Terminal Digit Filling
15
3.2
SARAN
1)
Sebaiknya membuat sistem penyimpanan berkas rekam medis dengan menggunakan sistem penyimpanan sentralisasi . Sehingga pengelolaan arsip akan terpusat dalam satu tempat sehingga kemungkinan data tersebar kemana-mana dapat diperkecil
2)
Sebaiknya membuat sistem penjajaran berkas dengan menggunakan sistem penjajaran berdasarkan nomor yaitu Terminal digit filling . sehingga dapat membedakan berkas satu dengan yang lainya dan dalam proses temu kembali berkas dapat di temukan dengan cepat dengan cara melihat nomer rekam medisnya.
16
